Những điều cần quan tâm trước khi tiếp xúc với khách hàng của luật sư

Chia sẻ: Nguyen CCC | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

190
lượt xem 16
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khách hàng là nguồn sống, là đối tác của luật sư. Nói như vậy, có nghĩa rằng, luật sư phải có khách hàng, thu hút khách hàng, phải xây dựng cho mình một đội ngũ khách hàng, nhưng làm được điều đó, luật sư phải xây dựng uy tín và niềm tin của mình đối với khách hàng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Những điều cần quan tâm trước khi tiếp xúc với khách hàng của luật sư

Những điều cần quan tâm trước khi tiếp xúc với khách hàng của luật sư Khách hàng là nguồn sống, là đối tác của luật sư. Nói như vậy, có nghĩa rằng, luật sư phải có khách hàng, thu hút khách hàng, phải xây dựng cho mình một đội ngũ khách hàng, nhưng làm được điều đó, luật sư phải xây dựng uy tín và niềm tin của mình đối với khách hàng. I.1. Lựa chọn khách hàng Trong hoạt động tư vấn pháp luật, không phải luật sư tìm đến với khách hàng mà khách hàng đến với luật sư. Khách hàng có quyền chọn luật sư hoặc công ty tư vấn pháp luật nào mà họ muốn, họ tin cậy. Khách hàng cũng có thể chọn một luật sư vì những mối quan hệ cá nhân như quen biết, qua giới thiệu,… Có thể nói, khách hàng đến với luật sư qua các kênh, như uy tín, kiến thức và chuyên môn, sách báo xuất bản, các bài giảng tại các Hội thảo khoa học, do sự giới thiệu của các khách hàng khác, khách hàng quen, quan hệ cá nhân tốt, qua tiếp xúc cá nhân, tổ chức, các cuộc thi hay sự phát triển của thị trường. Tuy vậy, luật sư cũng có quyền lựa chọn khách hàng và đây là điểm đầu tiên để quyết định sự thành bại của hoạt động tư vấn. Vậy khách hàng của bạn là ai? Trong thực tiễn hoạt động tư vấn pháp luật của Việt Nam thường có hai mối khách hàng: khách hàng Việt Nam và khách hàng nước ngoài.
I.1.1. Khách hàng Việt Nam Người Việt Nam (khách hàng Việt Nam) có tâm lý thắng thua trong kiện cáo. Khi bắt đầu việc kiện nhau họ thường tìm mọi cách để giành phần thắng về mình kể cả việc tìm luật sư giỏi để tư vấn. Đồng thời, người Việt Nam cũng có tâm lý chuộng hình thức, như các công ty thường mời những luật sư giỏi tư vấn cho mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng của công ty. Khi tiếp xúc với luật sư tư vấn, khách hàng Việt Nam thường biểu hiện dưới hai dạng sau đây: - Thứ nhất, mang nặng suy nghĩ chủ quan, luôn cho rằng mình đúng. Vì vậy khi tiếp xúc với luật sư, khách hàng tìm mọi cách để áp đảo, thuyết phục luật sư hiểu như mình, tức là khách hàng đang đúng. Có trường hợp khách hàng đúng, nhưng cũng không ít trường hợp khách hàng chủ quan nguỵ biện, ngộ nhận. Khi đó, luật sư phải giải thích, yêu cầu khách hàng trình bày một cách mạch lạc, cung cấp các thông tin cần thiết đối với việc cần tư vấn, trên cơ sở đó luật sư sẽ tiến hành các bước như tư vấn ở đoạn sau. - Thứ hai, biết sai, thậm chí có đầy đủ cơ sở chứng minh là sai nhưng vẫn cố tình bảo vệ cái sai của mình. Khách hàng trong trường hợp này muốn luật sư biến cái sai thành cái đúng, khai thác lợi ích từ những điểm, vấn đề sai đó để họ được lợi hoặc khách hàng nhờ luật sư tư vấn để khắc phục, nhằm giảm bớt tổn thất, giảm bồi thường thiệt hại do lỗi của họ gây ra. Ví dụ: Đối với các việc ly hôn có gắn liền với việc chia tài sản và con cái. Trước khi đưa vụ kiện ra Toà, khách hàng thường yêu cầu luật sư giúp họ bằng cách nào vừa ly hôn, được chia tài sản (không phải của mình) vừa được nuôi con. Trong trường hợp này, xét về mặt đạo đức nghề nghiệp, luật sư không được giúp khách hàng thực hiện những hành vi trái pháp luật. Luật sư
tư vấn giúp họ giải toả được về mặt tâm lý, để họ thấy rằng pháp luật chỉ bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của công dân, thực hiện những điều trái với pháp luật là trái với tư cách hành nghề của luật sư. Tuy vậy trong từng trường hợp cụ thể, luật sư tư vấn có thể giúp khách hàng của mình tận dụng các quy định của pháp luật để giảm bớt trách nhiệm cho họ. I.1.2. Đối với khách hàng nước ngoài Khách hàng có thể là cá nhân nước ngoài hoặc các doanh nghiệp, các công ty, tổ chức nước ngoài thành lập và hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Khác hàng nước ngoài thường là những người hiểu biết pháp luật, có trình độ chuyên môn cao, có năng lực quản lý và đầu óc tổ chức. Vì vậy, các yêu cầu của họ thường rõ ràng, rành mạch. Khác với khách hàng Việt Nam, họ ít khi yêu cầu luật sư Việt Nam tư vấn cho họ những điều trái với pháp luật, rất coi trọng hình thức và uy tín nghề nghiệp. Vì vậy, khi làm việc với họ, luật sư phải thể hiện bản lĩnh là người am hiểu pháp luật Việt Nam, có uy tín và thâm niêm trong nghề, là người bảo vệ quyền lợi cho khách hàng phù hợp với pháp luật Việt Nam. Khách hàng nước ngoài sẽ không hài lòng, nếu luật sư làm việc thông qua kinh nghiệm cá nhân hoặc lợi dụng mối quen biết để đi cửa sau. Để thu hút khách hàng nước ngoài, luật sư có thể tiến hành một số hoạt động sau: - Kỹ thuật tiếp thị: Là một phương pháp được sử dụng phổ biến trong các quốc gia kinh tế thị trường. Các cơ quan tổ chức, cá nhân trong nền kinh tế thị trường thường bận bịu với công việc không có điều kiện tìm hiểu sâu sắc các lĩnh vực khác ngoài lĩnh vực chuyên môn của mình, vì vậy để chiếm lĩnh thị trường luật sư cần phải tiếp thị và có thể thông qua một số hình thức như:
Hội thảo, giới thiệu công ty tư vấn của mình bằng các cuốn sách nhỏ hoặc các tờ rơi hay làm tư vấn tại gia, tại cơ quan để củng cố quan hệ với khách hàng, tiếp đãi khách hàng -đây là cách thức quan trọng để tạo quan hệ, họp báo, quảng cáo… - Uy tín: Là phương tiện tiếp thị quý giá nhất, là yếu tố quan trọng nhất đối với khách hàng khi họ lựa chọn luật sư tư vấn. Tạo được uy tín tốt là luật sư đã có được một gia tài. Một hãng luật, công ty luật hoặc một luật sư có uy tín chắc chắn sẽ thu hút được những khách hàng tốt nhất và có cơ hội tham gia vào các giao dịch lớn nhất. Qua đó luật sư sẽ được tích luỹ thêm nhiều kinh nghiệm đồng thời thu hút được nhiều khách hàng. - Trung thực: Đừng bao giờ thiết lập kiểu quan hệ mua bán với khách hàng, Phải xây dựng quan hệ với khách hàng trên cơ sở chân thực, hợp tác, bền vững và hai bên đều có lợi. Phải để khách hàng thầy rằng, bạn (luật sư) hay công ty bạn là người làm ăn đứng đắn, đàng hoàng, không mang tích chất chộp giật, không lấy chuyện tiền bạc làm mục tiêu. Điều đó củng cố uy tín của bạn, tạo niềm tin cho khách hàng và duy trì được mối khách hàng thường xuyên cho bạn. - Tính kiên nhẫn: Đừng bao giờ tỏ ra sốt ruột, muốn tạo ngay một mối khách hàng rộng lớn. Khách hàng thường xuyên, rộng lớn, gắn bó với luật sư phải được hình thành qua thời gian. Khách hàng khi lựa chọn cũng phải thử thách. Hiệu quả của công việc, trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, uy tín kết hợp với tính kiên nhẫn tạo nên sự thành công của luật sư. I.2. Thù lao và thanh toán chi phí Khách hàng Việt Nam hay khách hàng nước ngoài ngoài yếu tố chuyên môn
vấn đề họ quan tâm là thù lao của dịch vụ. Cùng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ như nhau, khách hàng sẽ chọn luật sư hay công ty (hãng) luật có mức phí thấp. Tuy nhiên, giá thấp chưa phải là vấn đề quyết định mà chỉ là một yếu tố để khách hàng cân nhắc. Thông thường khi nhờ đến luật sư họ sẽ chủ động hỏi về các chi phí và khách hàng nước ngoài thù lao thường được coi là vấn đề nghiêm túc, thẳng thắn và sòng phẳng. Vì vậy, luật sư nên chủ động tính toán vấn đề chi phí với khách hàng nước ngoài, thông báo các chi phí cần thiết để họ chấp nhận hay không chấp nhận. Còn với khách hàng Việt Nam chưa quen với các vấn đề chi phí, nhiều khi không đặt vấn đề thù lao dịch vụ với luật sư mà thường chủ động dùng quà biếu để thay cho tiền dịch vụ. Đối với những dịch vụ có giá trị lớn luật sư tư vấn không được chấp nhận cách trả chi phí như trên. Hiện tại chưa có một văn bản nào chính thức quy định về chi phí mà khách hàng cần phải trả cho luật sư tư vấn. Các đoàn luật sư hay công ty luật có quy định, cách tính khác nhau về chi phí luật sư. Một số luật sư hành nghề độc lập cũng tự định giá cho khách hàng. Theo Điều 55 Luật Luật sư, mức thù lao và phương thức tính thù lao dựa trên các căn cứ: Nội dung, tính chất của dịch vụ pháp lý; Thời gian và công sức của luật sư sử dụng để thực hiện dịch vụ pháp lý; kinh nghiệm và uy tín của luật sư; giờ làm việc; vụ, việc với mức thù lao trọn gói; vụ, việc với mức thù lao tính theo tỷ lệ phần trăm của giá ngạch vụ kiện hoặc giá trị hợp đồng, giá trị dự án; hợp đồng dài hạn với mức thù lao cố định Ngoài các khoản thù lao, khách hàng có thể thoả thuận với luật sư về việc thanh toán tiền tàu xe, lưu trú và các chi phí hợp lý khác cho việc thực hiện yêu cầu của mình. Việc thanh toán các khoản chi phí thực hiện theo các quy
định của pháp luật về kế toán (Điều 56, 57, 58). Đối với những luật sư tư vấn làm việc với các khách hàng nước ngoài thông thường áp dụng cách tính thù lao như sau: - Mức thù lao theo giờ. Thông thường khi khách hàng tiếp xúc với bạn, sau khi đã nắm bắt được nội dung công việc luật sư tư vấn chủ động thông báo cho khách hàng số giờ cần phải thực hiện và số tiền phải trả cho mỗi giờ đó. - Mức thù lao hỗn hợp. Được tính theo giờ chung cho mọi luật sư tham gia cuộc giao dịch từ các luật sư lâu năm đến các luật sư mới vào nghề. Mức thù lao này căn cứ vào mức trả quy định chung cho mỗi luật sư, thời gian bỏ ra của từng luật sư cộng với một khoản tiền xê dịch lên xuống. Nhìn chung khách hàng thích trả tiền thù lao cho luật sư theo mức thù lao hỗn hợp vì họ biết rằng nếu có phát sinh vấn đề phức tạp trong giao dịch hoặc nếu công việc cần thêm thời gian của các luật sư lâu năm, thì họ vẫn phải chi trả cùng một mức thù lao hỗn hợp. - Lệ phí trần. Khách hàng thường tìm cách giảm tối thiểu các chi phí pháp luật trong tổng chi phí của một giao dịch để tăng khả năng cạnh tranh của mình và giảm tới mức thấp nhất thiệt hại nếu vụ việc không thành công. - Lệ phí cố định. Việc áp dụng giá cố định đối với những công việc nhất định ngày càng trở lên thông dụng. Một số khách hàng đã quen với mức lệ phí cố định theo quy mô của cuộc giao dịch. Lệ phí cố định giống như lệ phí trần, nhưng khác ở chỗ, lệ phí cố định khuyến khích luật sư tiến hành giao dịch và quản lý nguồn lực một cách có hiệu quả nhằm tăng tối đa lợi nhuận. Khi lựa phương thức lệ phí cố định, phải cân nhắc nên thu lệ phí về việc gì, liệu lệ phí tính theo mức quy định chung cho các luật sư là thấp hay cao hơn mức tỉ lệ cố định nói trên. Phương thức tính lệ phí này thường gồm có một phần lệ phí
cho việc hoạch định giao dịch ban đầu và thường áp dụng đối với các khách hàng lớn, quen biết hoặc các khách hàng thuộc dạng ưu tiên đặc biệt. Đối với cách tính này nên thoả thuận về khoản lệ phí cố định với các khoản lệ phí thoả thuận cho từng phần việc của giao dịch và các nội dung có tích chất điều kiện thông thường của một chương trình công việc đã thảo thuận, điều khoản về thanh toán và những trường hợp xem xét lại lệ phí. - Tạm ứng tiền thù lao. Thông thường với các việc kéo dài hoặc không rõ sẽ kết thúc vào thời điểm nào, trong hợp đồng được ký kết giữa luật sư tư vấn và khách hàng sẽ có thêm điều khoản tạm ứng tiền thù lao trước. Điều khoản này có thể được thoả thuận và nêu rõ số lượng tiền tạm ứng, thời gian, địa điểm và phương thức thanh toán. Việc tạm ứng tiền chỉ áp dụng cho những việc có thù lao cao. Hiện nay chưa có quy định nào vê việc luật sư tư vấn có quyền nhận tiền thanh toán trước cho các chi phí, về việc sử dụng, quản lý và bảo quản số tiền này khi công việc chưa kết thúc mà khách hàng và luật sư thường thỏa thuận với nhau bằng một hợp đồng tư vấn pháp luật trong đó nêu rõ thời hạn thực hiện dịch vụ, thù lao định mức được trả theo tháng hoặc theo quý. Ví dụ, mỗi tuần luật sư phải có mặt hai ngày tại Công ty A và giải quyết hoặc giải đáp các vấn đề, thắc mắc liên quan đến pháp luật và hàng tháng Công ty A trả cho luật sư một số tiền cố định không phụ thuộc vào việc luật sư A giải quyết được bao nhiêu vấn đề. Ngoài tiền thù lao, luật sư cũng nên chỉ ra các khoản chi phí khác trong quá trình tư vấn như chi phí điện thoại, Fax, in ấn và photo tài liệu, lệ phí đi lại, thuế… Để tránh tình trạng tranh cãi nên nói rõ thời hạn thanh toán.
I.3. Tiếp xúc với khách hàng: Một khâu quan trọng có ảnh hưởng đến kết quả của quá trình tư vấn Nói chung khách hàng Việt Nam hay khách hàng nước ngoài dù có khác nhau ở một số điểm nhưng họ đều tin tưởng và kỳ vọng vào luật sư nhiều điều. Vì vậy khi làm việc với khách hàng, luật sư phải có một số thao tác bắt buộc. Trước hết, không được tỏ ra bi quan hoặc lạc quan thái quá sau khi biết được những thông tin đầu tiên của khách hàng. Cần lắng nghe, nếu một lần chưa đủ có thể đề nghị họ trình bày nhiều lần và yêu cầu họ cung cấp thêm tài liệu hoặc hẹn gặp để thông qua giao tiếp nắm được một cách cụ thể bản chất của vấn đề mà khách hàng yêu cầu. Có những vấn đề khách hàng yêu cầu tư vấn ngay luật sư vẫn phải thận trọng trước khi đưa ra các kết luận, bởi một kết luận sai sót làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của khách hàng, làm giảm uy tín của bạn. Để đảm bảo cho tư vấn đạt kết quả, luât sư nên thực hiện một số điểm lưu ý sau đây. I.3.1. Xem xét các mối quan hệ về lợi ích của đương sự với khách hàng mà mình đang tư vấn giúp họ. Người luật sư trong bất kỳ trường hợp nào cũng không được tư vấn cho hai khách hàng mà lợi ích của họ trái ngược nhau. Vì vậy trước khi lựa chọn khách hàng bạn phải kiểm tra vấn đề mâu thuẫn về lợi ích, nếu có phải từ chối một bên khách hàng để bảo vệ mối khách hàng quen của bạn. Việc mâu thuẫn về lợi ích cũng có thể phát sinh ngay sau khi đã bắt tay vào công việc, luật sư phải ngừng ngay công việc cho các khách hàng khi có sự phát sinh đối kháng về lợi ích giữa các khách hàng. Một số trường hợp xung đột về lợi ích thường gặp:
- Một khách hàng yêu cầu tiến hành tư vấn chống lại một khách hàng khác cũng là khách hàng của luật sư. - Cùng một lúc làm việc cho cả phía người bán và phía người mua trong một cuộc mua bán tài sản. - Một khách hàng yêu cầu tư vấn về một tài liệu mà luật sư đã soạn thảo cho một khách hàng khác. - Luật sư phải cùng một lúc tư vấn cho ngân hàng cho vay tiền và người vay tiền. - Luật sư làm việc cho khách hàng A trong khi bạn nắm được thông tin bí mật khách hàng B cung cấp và thông tin này liên quan đến công việc mà khách hàng A giao cho bạn. Tại khoản 1 Điều 9 Luật Luật sư có quy định các hành vi luật sư bị nghiêm cấm, cụ thể: a, Cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng có quyền lợi đối lập nhau trong cùng vụ án hình sự, vụ án dân sự, vụ án hành chính, việc dân sự, các việc khác theo quy định của pháp luật; b, Cố ý cung cấp tài liệu, vật chứng giả, sai sự thật; xúi giục người bị tạm giữ, bị can, bị cáo, đương sự khai sai sự thật hoặc xúi giục khách hàng khiếu nại, tố cáo, khiếu kiện trái pháp luật; c, Tiết lỗ thông tin về vụ, việc, về khách hàng mà mình biét được trong khi thi hành nghề, trừ trường hợp được khách hàng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; d, Sách nhiễu, lừa dối khách hàng; đ, Nhận, đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác từ khách hàng ngoài khoản thù lao và chi phí đã thỏa thuận với khách hàng trong hợp đồng dịch
vụ pháp lý; e, Móc nối, quan hệ với người tiến hành tố tụng, người tham gia tố tụng, cán bộ, công chức khác để làm trái quy định của pháp luật trong việc giải quyết vụ, việc; g, Lợi dụng việc hành nghề luật sư, danh nghĩa luật sư để gây ảnh hưởng xấu đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, xâm phạm lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Như vậy, khoản 1 Điều 9 Luật Luật sư không quy định cấm cụ thể về luật sư tư vấn, nhưng trong bất kỳ trường hợp nào, luật sư tư vấn cũng không được tư vấn cho các khách hàng có quyền và lợi ích đối kháng nhau. I.3.2. Thông tin cho khách hàng Khi tiến hành công việc ngay từ đầu luật sư tư vấn phải cung cấp cho khách hàng mọi thông tin mà họ cần biết, tốt nhất là bằng văn bản. Các thông tin đó bao gồm: - Nội dung công việc, xác nhận lại yêu cầu của khách hàng, ghi chú các vấn đề phát sinh và tên của các chuyên gia khác đại diện cho khách hàng. - Họ tên các luật sư sẽ tiến hành các công việc liên quan. Bạn phải đảm bảo rằng khách hàng sẽ nắm được ai là người làm các công việc hàng ngày, ai là luật sư chính và ai là luật sư phụ. - Người phải xuất hiện khi có vấn đề nảy sinh. Đó thường là một luật sư lâu năm chịu trách nhiệm về công việc đang làm hoặc cũng có thể là một luật sư lâu năm không đảm trách về công việc đang làm nhưng chịu trách nhiệm chung về quan hệ với khách hàng. - Dự toán về các khoản chi phí và các chi tiết về chi phí cũng như việc thanh
toán phải được xác nhận bằng văn bản. Nếu thấy phù hợp và cần thiết thì cho khách hàng biết về tiến độ giải quyết công việc. I.3.3. Lập kế hoạch. Khi bắt tay vào công việc, bạn nên suy nghĩ về những vấn đề sau đây: - Nếu cần có sự tham gia của một luật sư từ lĩnh vực hoạt động khác, từ nhóm làm việc hay phòng ban khác trong cùng công ty luật thì hãy mời những người đó càng sớm càng tốt. Đừng nghĩ rằng một luật sư khác cùng làm sẽ gây khó khăn và sẽ phải chịu chia sẻ khoản thù lao của khách hàng. Thực ra điều đó hoàn toàn không phải như vậy. Một luật sư có kinh nghiệm trong một ngành chuyên môn nhất định sẽ hỗ trợ rất nhiều trong công việc mà luật sư đang thiếu. Hiện nay, những luật sư tư vấn Việt Nam am hiểu về các lĩnh vực hàng hải, kế toán, ngoại thương, sở hữu trí tuệ không phải lúc nào cũng có. - Nếu cần hỏi ý kiến hay xin tư vấn của luật sư hoặc chuyên gia nước ngoài thì hãy nói và giải thích điều đó cho khách hàng của mình được biết để họ có sự chuẩn bị những chi phí phải trả. - Nếu vì lý do nào đó không thể xem xét lại toàn bộ các khía cạnh của một vấn đề, hoặc phải xử lý một việc trong một khoảng thời gian rất ngắn thì phải thông báo điều này cho khách hàng và ghi lại việc thông báo đó vào sổ lưu. - Kiểm tra những văn bản pháp luật cần tham khảo có liên quan đến việc tư vấn. Nhiều khi khách hàng là những nhà kinh doanh, họ nắm các vấn đề về nghiệp vụ kinh doanh rất kỹ, đồng thời họ cũng lưu trữ các văn bản liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh một cách có hệ thống, từ các văn bản cũ nhất đến các văn bản mới nhất. Hãy đừng ngần ngại đặt vấn đề thẳng thắn với họ để họ có thể cung cấp cho bạn bản photo copy của những văn bản đó. Tất nhiên
về nguyên tắc một luật sư tư vấn giỏi cũng như một công ty luật có uy tín phải có đầy đủ các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động của mình. - Lập cho mình một việc một hồ sơ riêng biệt. Một hồ sơ phải có một cuốn nhật ký để ghi chép về diễn biến của vụ việc. - Đứng ngần ngại khi phải thông báo cho khách hàng của bạn về kế hoạch của bạn. Trong những trường hợp mà quá trình tư vấn yêu cầu phải tiến hành ở các địa phương khác nhau bạn nên lập kế hoạch cụ thể cũng như chi phí cho kế hoạch đó và thoả thuận với khách hàng trước. - Chủ động thực hiện kế hoạch của mình đề ra, tránh tình trạng để khách hàng nhắc nhở nhiều lần mới thực hiện điều đó sẽ làm giảm uy tín của bạn. I.3.4. Một số điểm cần lưu ý khi khách hàng của bạn là người nước ngoài Người nước ngoài thường rất thẳng thắn và ưa thích sự việc rõ ràng, sòng phẳng. Vì vậy một kế hoạch nhằm thông tin đầy đủ cho khách hàng nước ngoài cần phải được lập chi tiết để họ biết luật sư đang dẫn họ đi đâu, về đâu, họ thu được gì, phải chi phí bao nhiêu tiền bạc và vụ việc kéo dài trong bao nhiêu lâu. Một khách hàng nước ngoài thường đánh giá luật sư qua một số yếu tố sau: Luật sư được đào tạo ở đâu: Điều này không chỉ liên quan đến trình độ chuyên môn mà còn liên quan đến ngôn ngữ, thói quen và văn hoá của luật sư. Người nước ngoài thường cho rằng một người được đào tạo ở một trường đại học danh tiếng là người đáng trân trọng. Ngoài ra việc luật sư tốt nghiệp ở nước ngoài giúp sẽ giúp luật sư am hiểu về ngôn ngữ, lối sống, văn hoá của nước đó hoặc khu vực đó, châu lục đó… Chính vì thế không phải ngẫu nhiên mà các nhà doanh nghiệp Pháp hoặc các Công ty luật của Pháp chọn những
luật sư Việt Nam đã học ở Pháp hoặc biết tiếng Pháp thành thạo để tư vấn giúp họ. Các nước Châu Á, thường chọn luật sư biết tiếng Anh và được đào tạo cơ bản ở các nước tư bản như Anh, Mỹ hoặc các nước trong khu vực. Kiến thức về luật thực định: Một số luật sư Việt Nam thường cho rằng họ có thể tư vấn về bất kỳ vấn đề gì. Một luật sư chuyên về hình sự nhưng sẵn sàng làm tư vấn về pháp luật kinh tế cho một công ty nước ngoài, ngược lại một luật sư chỉ biết về ngoại thương nhưng lại nhận tư vấn cho khách hàng trong một việc liên quan đến luật hình sự. Luật sư đừng bao giờ cho rằng mình nắm bắt được tất cả mọi vấn đề, hãy đi theo một vấn đề và nghiên cứu sâu lĩnh vực đó. Trước khi nhận lời với khách hàng, phải xem khách hàng yêu cầu loại dịch vụ gì rồi quyết định một cách nghiêm túc và chân thực. Bạn hãy cân nhắc các vấn đề sau đây: - Tìm hiểu xem khách hàng yêu cầu tư vấn về pháp luật Việt Nam hay pháp luật quốc tế. Nếu được nhờ xem xét lại một bản hợp đồng trước tiên bạn phải xem các quy định của luật và kiểm tra xem hợp đồng có được soạn thảo theo luật Việt Nam hay không. Nhiều hợp đồng tài chính được soạn thảo theo luật Anh hoặc Mỹ. Trong trường hợp người vay tiền là một công ty Việt Nam phải xác định xem luật Việt Nam có áp dụng hay không và chỉ nên tư vấn những vấn đề liên quan đến luật Việt Nam mà thôi. Điều này có nghĩa là bạn chỉ tư vấn xem liệu luật Anh hay luật Mỹ có phải là luật được sử dụng theo quy định của pháp luật Việt Nam hay không? liệu các Tòa án Việt Nam có quyền giải thích và thi hành một văn bản pháp luật nước ngoài? nội dung của văn bản đó có trái với chính sách của Việt Nam? hoặc các vấn đề khác liên quan đến việc bên vay tiền là người Việt Nam đã có giấy phép, sự chuẩn y của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để họ có thể ký kết hợp đồng vay tiền
hay chưa? - Năng lực về pháp luật còn bao gồm cả kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. - Nói rõ về khả năng luật sư hoặc công ty luật. Đây là hình thức giới thiệu để giúp khách hàng nước ngoài biết về luật sư một cách chính thức, bao gồm cả về quy mô, năng lực và các lĩnh vực chuyên môn mà công ty hoặc luật sư thành thạo. Tiếp cận thông tin: Khách hàng nước ngoài nhìn nhận các công ty luật Việt Nam và luật sư Việt Nam ở mối quan hệ của họ với các nhà chức trách có tốt hay không, bởi điều đó thuận lợi trong hoạt động tư vấn của bạn. Nhưng ngược lại, họ không thích luật sư quá gần gũi với nhà chức trách, vì các thông tin của luật sư dễ bị ảnh hưởng từ các nhà chức trách. Giữ thế chủ động: Luật sư sẵn sàng cung cấp tất cả các thông tin cần thiết cho khách hàng. Tìm hiểu tiến tới am hiểu công việc của khách hàng: Luật sư không làm thay các công việc của khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh của họ, nhưngluật sư phải am hiểu một cách tường tận công việc hàng ngày của khách hàng mà luật sư đang tư vấn. Trong trường hợp khách hàng vi phạm pháp luật, chống lại nhà chức trách nhưng họ cố tình không cho luật sư biết, luật sư có thể áp dụng một trong các biện pháp như thẩm tra đặc điểm của khách hàng và các công ty luật mà luật sư không rõ; đề nghị giải đáp về những yêu cầu bất thường và thảo luận về những nội dung gây lo lắng trong cuộc giao dịch với khách hàng; kiểm tra giá thực được ghi trong mọi văn bản; không làm chứng cho các tài liệu được ký sẵn từ trước và hãy thẩm tra chữ ký; nghiên cứu về công ty để xác minh tên, địa chỉ của các cán bộ và cổ đông của công ty. Tôn trọng kế hoạch mà bạn đã lập ra: Khi đã lập kế hoạch trong đó mô tả các
công việc cũng như thời hạn để hoàn thành công việc đó, kế hoạch đã thỏa thuận với khách hàng thì hãy tôn trọng và thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch đó. Hãy luôn luôn đặt khách hàng trên hết: Coi khách hàng là thượng đế, nhìn nhận mọi vấn đề từ quan điểm của khách hàng, hãy phục vụ khách hàng để đáp ứng các yêu cầu của họ, tránh các cuộc tranh luận về mặt học thuật mà nên giải thích vấn đề một cách thực tế. Một số vấn đề khác trong hoạt động tư vấn: Đối với khách hàng, luật sư hãy: - Tỏ ra là người có đầu óc kinh doanh và thực tế, trả lời các câu hỏi cụ thể chứ không phải những câu hỏi mà luật sư thích trả lời cho khách hàng. - Đưa ra lời tư vấn tích cực, chủ động, nắm bắt đúng thời cơ và vì lợi ích của khách hàng. - Cư xử lịch thiệp và tỏ ra có hứng thú khi thực hiện tư vấn giúp khách hàng; - Luôn là người tận tụy với công việc, phúc đáp kịp thời các bức thư, bức điện, fax và bảo đảm rằng khách hàng lúc nào cũng có thể tìm đến luật sư nếu cần - Một trong những điểm khách hàng nước ngoài hay để ý là tên và địa chỉ của họ có được sử dụng đúng hay không, đừng bao giờ viết sai tên của khách hàng mình. Việc soạn thảo các thư từ giao dịch cũng phải được chú trọng đến truyền thống và văn hóa của nước mà khách hàng của bạn mang quốc tịch. Trách nhiệm giữ gìn bí mật đối với các thông tin của khách hàng: Luật sư phải chịu trách nhiệm giữ kín mọi thông tin cho khách hàng. Điều này áp dụng cả trường hợp khách hàng chết.
I.3.5. Quan hệ với các bên thứ ba Luật sư tư vấn không được lừa dối, thiếu trung thực hoặc trái với địa vị của luật sư tư vấn, cũng không được lợi dụng địa vị của mình để làm lợi cho mình hoặc cho người khác. Những bức thư xúc phạm mà một luật sư tư vấn viết cho một bên thứ ba có thể làm mất danh tiếng nghề luật và hành vi như vậy bị coi là không phù hợp với đạo đức. Nếu luật sư tư vấn cho rằng tiêu chuẩn đạo đức của một luật sư tư vấn khác không tốt, luật sư phải thông báo cho Đoàn luật sư hoặc công ty luật biết sau khi được khách hàng của luật sư đó đồng ý. Trong trường hợp luật sư tư vấn không thể thay mặt khách hàng của mình tham gia tranh tụng trước tòa có thể tìm đến dịch vụ của các luật sư bào chữa để đại diện cho khách hàng trước tòa. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các luật sư nước ngoài không được phép tư vấn pháp luật Việt Nam, vì vậy họ phải chọn các công ty luật hoặc luật sư Việt Nam để làm việc cho họ. Thông thường các khách hàng quốc tế sẽ yêu cầu Hãng luật nước ngoài soạn thảo các hợp đồng phù hợp với luật pháp quốc tế bởi vì họ đã có kinh nghiệm. Sau đó họ sẽ yêu cầu các luật sư Việt Nam tư vấn về pháp luật Việt Nam và sửa đổi văn bản cho phù hợp với pháp luật Việt Nam. Một công ty luật hoặc một luật sư Việt Nam hoạt động có hiệu quả phải có khả năng hợp tác với các luật sư quốc tế bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp. Khi tư vấn về pháp luật Việt Nam cho khách hàng nước ngoài thông qua các công ty luật nước ngoài ở Việt Nam, các luật sư Việt Nam phải nêu tên các tài liệu tham khảo để luật sư nước ngoài tham khảo thêm và thẩm tra lại. Ngoài ra việc tư vấn cho khách hàng nước ngoài, các
luật sư Việt Nam cần có thao tác nghề nghiệp nhanh chóng. Khi làm việc với khách hàng nước ngoài, luật sư Việt Nam nên hướng theo ba góc độ như sau: - Tư vấn về khía cạnh luật pháp. - Tư vấn điều gì sẽ xảy ra trong thực tiễn dựa vào kinh nghiệm bản thân cũng như qua trao đổi với các cơ quan hữu quan. - Cuối cùng, giữ liên hệ với các cơ quan có liên quan đến việc thông qua và cấp giấy phép. I.4. Một số kỹ năng văn phòng I.4.1. Giữ bí mật thông tin Một luật sư tư vấn có thể cung cấp cho khách hàng những lời khuyên tốt nhất và chính xác nhất, luật sư phải có cơ hội được trao đổi một cách thoải mái với khách hàng về tất cả những vấn đề mà hai bên cùng quan tâm. Vì vậy, một số hình thức thông tin nhất định giữa luật sư với khách hàng hoặc với người thứ ba được coi là bí mật. I.4.2. Giữ gìn an toàn các giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu và các giấy tờ khác. Trong trường hợp cần phải lưu giữ các văn bản giấy tờ gốc của đương sự luật sư phải thực sự thận trọng. Chỉ giữ các giấy tờ đó khi bắt buộc phải có nó để xuất trình cho cơ quan chức năng, sau khi hoàn thành công việc đó nên bàn giao lại cho khách hàng và yêu cầu khách hàng sao công chứng để lúc cần có thể sử dụng. I.4.3. Quản lý và bảo quản hồ sơ Việc quản lý hồ sơ phần lớn do luật sư lo liệu. Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ bạn nên có một cặp riêng để lưu giữ hồ sơ cho vụ việc mà luật sư đang làm. Nên
chọn mầu sắc cho từng cặp hồ sơ để dễ dàng phân biệt hồ sơ đang làm với hồ sơ đã làm và hồ sơ chuẩn bị làm. Trước khi bắt tay vào thụ lý một hồ sơ, luật sư phải lập một kế hoạch. Trong kế hoạch đó bao gồm cả những văn bản tài liệu, văn bản pháp luật cần phải có trong quá trình làm. Các văn bản phải được cập nhật theo đúng kế hoạch. Khi đã có trong tay bộ hồ sơ thì phải bảo quản. Giữ lại các giấy tờ ghi chép các cuộc trao đổi với khách hàng, với các cơ quan liên quan, với những người khác. Các bức thư, bức điện… gửi đi và nhận cần được lưu giữ. II. KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT II. 1. Tư vấn trực tiếp bằng miệng Qua thực tiễn hoạt động tư vấn pháp luật cho thấy hình thức tư vấn bằng miệng là hình thức phổ biến. Với các vụ việc có tính chất đơn giản, các khách hàng Việt Nam thường gặp gỡ luật sư để tìm hiểu bản chất pháp lý của vụ việc trên cơ sở đó giúp họ tìm giải pháp để bảo vệ quyền lợi hợp pháp một cách nhanh chóng, có hiệu quả. Tuy vậy, hoạt động tư vấn pháp luật là một hoạt động đa dạng, phức tạp đòi hỏi một quá trình lao động trí óc. Vì vậy khi tư vấn trực tiếp bằng miệng cho khách hàng, luật sư tư vấn cần thiết phải tôn trọng một quy trình sau đây: - Luật sư phải lắng nghe khách hàng trình bày và ghi chép đầy đủ nội dung chính, ý chính, trên cơ sở đó đặt câu hỏi để làm rõ thêm. Thông thường, lần đầu tiên tiếp xúc, luật sư chưa thể nắm bắt một cách chắc chắn bản chất của sự việc đó hơn nữa, khách hàng thường trình bày theo ý chủ quan và bỏ qua nhiều chi tiết mà họ cho là không cần thiết. Vì vậy, luật sư cần gợi ý những vấn đề để khách hàng trình bày đúng bản chất của vụ việc. Luật sư tư vấn nên
lưu ý khách hàng, chỉ có thể đưa ra giải pháp chính xác, đầy đủ và đúng pháp luật nếu khách hàng trình bày vấn đề trung thực và khách quan. - Yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu liên quan đến việc cần tư vấn. Những giấy tờ tài liệu này phản ánh diễn biến của quá trình tranh chấp hoặc bản chất của vụ việc mà khách hàng yêu cầu tư vấn. Nếu không có những tài liệu này, việc tư vấn có thể sẽ không chính xác. Sau khi khách hàng cung cấp đầy đủ các văn bản giấy tờ, tài liệu có liên quan, luật sư phải dành thời gian để đọc các giấy tờ tài liệu đó. Đối với các tài liệu bằng tiếng nước ngoài nhất thiết phải được dịch ra tiếng Việt để hiểu đúng nguyên văn tài liệu đó, đồng thời cũng dùng đính kèm hồ sơ để sử dụng lâu dài. Trong trường hợp sau khi nghe khách hàng trình bày và nghiên cứu các tài liệu do khách hàng cung cấp mà thấy không thể trả lời ngay được, phải thông báo điều đó cho khách hàng và hẹn khách hàng gặp vào một ngày khác. - Tra cứu tài liệu tham khảo. Việc dùng các quy định của pháp luật để làm cơ sở cho các kết luận của mình là điều bắt buộc. Trong nhiều trường hợp khách hàng biết họ đúng họ không giải thích được và yêu cầu luật sư phải cung cấp cho họ cơ sở pháp luật để khẳng định yêu cầu của họ. Đối với luật sư tư vấn việc tra cứu tài liệu tham khảo là điều bắt buộc bởi vì: Thứ nhất, để khẳng định với khách hàng rằng luật sư đang tư vấn theo luật chứ không phải theo cảm tính chủ quan của mình. Thứ hai, tra cứu tài liệu tham khảo giúp luật sư khẳng định chính những suy nghĩ của mình. - Định hướng cho khách hàng. Về thực chất là việc đưa ra giải pháp bằng miệng cho khách hàng để trả lời các vấn đề mà khách hàng yêu cầu. Tuy vậy có thể sau khi luật sư đã đưa ra định hướng nhưng khách hàng không thực
hiện những bước tiếp theo. Một trong những nguyên tắc khi tiến hành tư vấn cho khách hàng là luật sư phải thể hiện thái độ trung thực, phân tích các vấn đề trên cơ sở pháp lý và luôn đứng về phía khách hàng của mình. Thái độ thiên vị, thiếu cơ sở pháp luật của luật sư có thể tác động đến khách hàng khiến họ thiếu tin tưởng vào luật sư. Trong quá trình tư vấn, luật sư có thể kết hợp làm công tác của người hoà giải, giúp hai bên đương sự hoà giải, thoả thuận với nhau để tìm một giải pháp thoả đáng. Tuy nhiên, trong trường hợp hoà giải, luật sư phải cho khách hàng biết bản chất của vấn đề, tức là nếu đưa vụ án ra xét xử tại Toà án hoặc trọng tài họ sẽ được lợi gì và nếu tự hoà giải họ cũng sẽ được lợi gì. II.2. Tư vấn bằng văn bản Việc tư vấn bằng văn bản thông thường được tiến hành với những lý do sau: - Khách hàng ở xa, không trực tiếp đến gặp luật sư. - Khách hàng là người nước ngoài muốn khẳng định độ tin cậy của giải pháp thông qua việc đề ra các câu hỏi để luật sư tư vấn trả lời bằng văn bản. - Kết quả tư vấn bằng văn bản có thể được khách hàng sử dụng để phục vụ cho mục đích của họ. Theo yêu cầu của khách hàng việc tư vấn bằng văn bản có thể được thực hiện theo hai hình thức: Khách hàng viết đơn, thư, chuyển fax và khách hàng trực tiếp đến gặp luật sư tư vấn và đề nghị tư vấn bằng văn bản. Khi thực hiện tư vấn bằng văn bản thông thường hai bên (luật sư và khách hàng) phải ký hợp đồng tư vấn pháp luật với nhau. Theo quy định tại Điều 26 Luật Luật sư thì luật sư thực hiện dịch vụ pháp lý theo hợp đồng dịch vụ pháp