Quản lý phát triển dự án tài nguyên số hóa tài liệu nội sinh tại trung tâm thông tin – thư viện, Đại học quốc gia Hà Nội

NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI<br /> QUẢN LÝ PHÁT TRIÊN DỰ ÁN TÀI NGUYÊN SỐ HÓA TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI<br /> TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI<br /> Phạm Ngọc Cường(1), Trần Văn Độ(2)<br /> (1)<br /> <br /> Trường Đại học Quốc Gia Hà Nội, (2)Trường Đại học Mỏ địa chất Hà Nội<br /> <br /> 1. VÀI NÉT VỀ DỰ ÁN TÀI NGUYÊN SỐ HÓA TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG<br /> TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI<br /> Ngày 01/02/2012, Đại học Quốc gia Hà Nội ký quyết định số 448/QĐ-KHCN giao cho<br /> Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN làm chủ đầu tư dự án “Xây dựng và phát triển<br /> Hệ thống sách điện tử đại học để nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học” với<br /> mục đích dự án được triển khai là một trong những giải pháp quan trọng góp phần thực hiện<br /> thành công kế hoạch chiến lược phát triển ở ĐHQGHN đến năm 2020 và tầm nhìn 2030.<br /> Triển khai thành công dự án là một giải pháp quan trọng cho việc triển khai thực hiện quy chế<br /> đào tạo đại học, nâng cao năng lực sinh viên, dần dần đạt trình độ quốc tế, góp phần đưa<br /> ĐHQGHN nhanh chóng đạt chuẩn khu vực và quốc tế. Việc khai thác sách điện tử trong hệ<br /> thống sách điện tử được đầu tư của dự án sẽ làm tăng hiệu quả nghiên cứu, giảng dạy và học<br /> tập trong ĐHQGHN, qua đó hình thành một mô hình sản xuất sách điện tử đa phương tiện có<br /> khả năng tương tác cao với người học và hình thành một trung tâm số hóa sách đáp ứng được<br /> các yêu cầu xây dựng và phát triển ĐHQGHN theo hướng đại học số hóa và việc triển khai<br /> thành công dự án sẽ là một mô hình để các trung tâm thông tin, trung tâm tư liệu trong nước<br /> học tập, hoặc kết nối cùng chia sẻ các tài nguyên số nội sinh của ĐHQGHN với các đơn vị<br /> trong và ngoài nước.<br /> Dự án số hóa này được triển khai trong 2 năm 2012 và 2013, bước đầu nguồn tài liệu<br /> nội sinh được quản lý và đưa vào số hóa để phục vụ cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên<br /> là: 3500 tên sách và giáo trình do nhà xuất bản ĐHQGHN xuất bản; 20000 luận án, luận văn;<br /> 12 chuyên san của tạp chí khoa học; 2000 đề tài cấp nhà nước và cấp ĐHQGHN; 5000 bài kỷ<br /> yếu khoa học trong nước và quốc tế và nguồn tài liệu đóng góp bởi cán bộ giảng viên trong<br /> ĐHQGHN. Tổng số tài liệu khi dự án kết thúc vào năm 2013 là khoảng 40000 tên tài liệu<br /> tương đương với 2 triệu trang.<br /> 2.<br /> <br /> VẤN ĐỀ BẢN QUYỀN TÀI LIỆU<br /> <br /> Tất cả tài liệu trong dự án đều có bản quyền thuộc ĐHQGHN. 3000 sách và giáo trình<br /> là những tài liệu được đặt hàng với cán bộ, giảng viên trong trường; các bài đăng trong 12<br /> chuyên san tạp chí khoa học được trả nhuận bút; tác giả luận án, luận văn là những người<br /> được đào tạo và bảo vệ trong các cơ sở đào tạo thuộc ĐHQGHN.<br /> 3. NHÂN LỰC VÀ HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN<br /> 3.1. Nhân lực<br /> Để triển khai dự án có hiệu quả và đúng tiến độ, trung tâm TT-TV đã thành lập một ban<br /> quản lý dự án và huy động nhân lực triển khai dự án ở tất cả các bộ phận thuộc trung tâm<br /> khoảng 40 người tham gia, nòng cốt là phòng phát triển tài nguyên số và các phòng nghiệp vụ<br /> như tin học, biên mục, bổ sung và thông tin.<br /> 3.2. Hạ tầng công nghệ thông tin<br /> - 01 máy số hóa Kirtas 1600<br /> TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ & THỰC PHẨM SỐ 07/2015<br /> <br /> 74<br /> <br /> NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI<br /> - 02 máy số hóa Treventus<br /> - 03 máy chủ IBM<br /> - 03 Bộ lưu trữ QNAP 8TB<br /> - 04 Stograge 12TB up to 18TB<br /> - 200 máy trạm cấu hình cao<br /> - Phần mềm quản lý quy trình số hóa<br /> - Phần mềm nhận dạng tiếng Việt<br /> - Phần mềm cắt ghép và chuyển định dạng word sang pdf<br /> - Phần mềm quản lý tài nguyên số (thư viện số) Content Pro IRX của Innovative.<br /> 4. THỰC TIỄN TRIỂN KHAI<br /> Việc xây dựng các quy trình và quy định xử lý tài liệu trước khi tiến hành số hóa, tạo<br /> các bộ sưu tập được đặc biệt quan tâm và đưa lên hàng đầu. Do đó ban dự án đã tiến hành<br /> biên soạn và ban hành các quy định và quy trình xử lý tài liệu như sau:<br /> 4.1. Quy định lựa chọn tài liệu số hóa<br /> Tài liệu nội sinh số hóa tại trung tâm được xác định qua 5 tiêu chí và xếp theo thứ tự ưu<br /> tiên. Tài liệu được chọn phải thỏa mãn 3 tiêu chí hoặc ít nhất là 2 tiêu chí đầu.<br /> + Tiêu chí 1 – Truy cập<br /> Đó là tài liệu được sử dụng nhiều hoặc tài liệu có giá trị như giá trị chính trị, giá trị<br /> nghiên cứu giảng dạy, giá trị tài chính và giá trị văn hóa xã hội hay truyền thống. Những tài<br /> liệu đơn bản hoặc hiếm cũng được xếp trong tiêu chí này.<br /> + Tiêu chí 2 – Bảo quản<br /> Là những tài liệu dễ hỏng, dễ phân hủy hoặc khó bảo quản<br /> + Tiêu chí 3 – Cộng đồng<br /> Là những tài liệu phục vụ cho các sự kiện, các chương trình nghiên cứu trọng điểm hay<br /> các triển lãm và xây dựng thương hiệu ĐHQGHN.<br /> + Tiêu chí 4 – Tài liệu có tiềm năng phát triển<br /> Là những tài liệu có kinh phí từ dự án, tương lai được đầu tư, bổ sung hoặc số hóa theo<br /> yêu cầu của lãnh đạo hay nhà tài trợ.<br /> + Tiêu chí 5 – Cam kết của thư viện<br /> Thư viện có thể có một cam kết từ trước khi số hóa một bộ sưu tập cụ thể<br /> Các chính sách và tiêu chuẩn trên đây hàng năm sẽ được xem xét và cập nhật theo thưc<br /> tiễn và thay đổi trong công nghệ.<br /> 4.2. Quy trình xử lý tài liệu của các máy số hóa<br /> Sơ đồ quy trình thực hiện số hóa tài liệu với máy số hóa kirtas<br /> <br /> TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ & THỰC PHẨM SỐ 07/2015<br /> <br /> 75<br /> <br /> NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI<br /> <br /> Sơ đồ quy trình thực hiện số hóa tài liệu với máy số hóa treventus<br /> <br /> 4.3. Quy định chuyển định dạng và xử lý bookmark tài liệu<br /> Để thuận tiện cho việc bảo quản, xử lý tài liệu trong các quy trình cũng như thuận tiện<br /> cho bạn đọc sử dụng sau này, tất cả các tài liệu dạng text đều được chuyển định dạng sang<br /> pdf và tạo bookmark cho các phần, chương, mục. Tài liệu là luận án, luận văn được xử lý<br /> thành 2 file là tóm tắt và nội dung với mục đích sau này phân quyền truy cập tóm tắt và toàn<br /> văn cho từng đối tượng bạn đọc cụ thể.<br /> Ví dụ về quy định xử lý file và tạo bookmark cho luận án, luận văn.<br /> File tóm tắt<br /> 1. Đặt tên file: ĐKCB_Tom_tat.pdf<br /> 2. Nội dung file gồm có:<br /> a/ Trang bìa<br /> b/ Trang tên tài liệu<br /> c/ Mục lục<br /> d/ Tóm tắt (Bỏ qua nội dung này nếu file gốc không có tóm tắt)<br /> File nội dung<br /> 1. Đặt tên file: ĐKCB_Noi_dung.pdf<br /> 2. Nội dung file gồm có:<br /> a/ Trang bìa<br /> b/ Trang tên<br /> TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ & THỰC PHẨM SỐ 07/2015<br /> <br /> 76<br /> <br /> NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI<br /> c/ Mục lục<br /> d/ Danh mục các chữ viết tắt<br /> e/ Danh mục các bảng biểu<br /> f/ Mở đầu<br /> g/ Chương 1:<br /> 1.1.<br /> 1.1.1. ….<br /> h/ Chương 2:<br /> 2.1.<br /> 2.1.1. ….<br /> ,….<br /> i/ Kết luận<br /> j/ Tài liệu tham khảo<br /> k/ Phụ lục<br /> <br /> (Ghi chú: Tôn trọng trật tự nội dung bản gốc nếu tài liệu không theo trật tự trên)<br /> Các file dữ liệu kèm theo không phải là textfile.<br /> a/ Các file chương trình<br /> - Tạo một thư mục tên là DKCB_CTr rồi copy các file vào trong.<br /> - Nén thư mục này thành file theo định dạng .rar tên file làĐKCB_CTr.rar.<br /> b/ Các loại file khác<br /> - Tạo một thư mục tên là DKCB_Kem_theo rồi copy các file vào trong.<br /> - Nén thư mục thành file theo định dạng .rar tên file là ĐKCB_Kem_theo.rar.<br /> 4.4. Quy định tạo cấu trúc các bộ sưu tập<br /> Việc xây dựng cấu trúc các Bộ sưu tập tại trung tâm TT-TV, ĐHQGHN căn cứ vào<br /> nguồn tài liệu và các dạng tài liệu khác nhau, trung tâm sẽ cấu trúc cho phù hợp với các đơn<br /> vị đào tạo và nội dung các đối tượng số. Bộ sưu tập là đơn vị nhỏ nhất chứa các bản ghi và<br /> nội dung đối tượng số cùng một lĩnh vực khoa học. Đối với bộ sưu tập luận án, luận văn thiết<br /> kế cấp cao nhất là các đơn vị đào tạo, tiếp đến là các bộ sưu tập theo chuyên ngành đào tạo.<br /> Điều này giúp cho các nhà quản lý, các đơn vị đào tạo và người sử dụng có một bức tranh<br /> tổng thể về số lượng nghiên cứu thuộc lĩnh vực đó, qua đó điều chỉnh để mang tới sự cân<br /> bằng cho các ngành trong toàn ĐHQGHN. Đối với tài liệu là sách và giáo trình, do số lượng<br /> lớn nên trung tâm đã cấu trúc theo trật tự bảng phân loại DDC nhằm mang lại tiện ích cho<br /> người dùng tin. Các chuyên san của tạp chí được trình bày theo danh sách, trật tự của bảng<br /> chữ cái. Ngoài ra còn có các dạng tài liệu quý hiếm và đặc biệt là những tài liệu sưu tầm,<br /> đóng góp của cán bộ, giảng viên trong ĐHQGHN mang tới cho thư viện số của trung tâm<br /> nhiều nội dung phong phú, đa dạng và chất lượng.<br /> TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ & THỰC PHẨM SỐ 07/2015<br /> <br /> 77<br /> <br /> NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI<br /> Ví dụ về cấu trúc BST luận án, luận văn<br /> Ví dụ về cấu trúc BST sách<br /> 4.5. Hình thức và địa chỉ truy cập thư viện số Trung tâm TT-TV<br /> Thư viện số trung tâm được phục vụ qua giao diện web, người dùng tin khai thác qua<br /> mạng máy tính ĐHQGHN (VNUnet), những máy tính ngoài VNUnet phải khai báo mạng<br /> riêng ảo VPN để có thể truy cập đến toàn văn tài liệu. Sắp tới trung tâm sẽ triển khai giải<br /> pháp truy cập từ xa qua Ezproxy, lúc đó bạn đọc chỉ cần nhập tài khoản và mật khẩu xác thực<br /> qua web để khai thác toàn bộ tài nguyên thông tin mà thư viện sở hữu.<br /> Bạn đọc có thể truy cập thư viện số từ cổng thông tin của trung tâm hoặc truy cập trực<br /> tiếp vào trang thư viện số tại địa chỉ sau:http://lic.vnu.edu.vn/hoặchttp://dlib.vnu.edu.vn/<br /> 4.6. Chính sách truy cập<br /> Tất cả bạn đọc trong và ngoài ĐHQGHN đều có thể khai thác thông tin thư mục của<br /> thư viện số. Bạn đọc là học sinh, sinh viên, học viên, NCS, cán bộ, giảng viên của ĐHQGHN<br /> được khai thác tài liệu toàn văn ở mức độ khác nhau.<br /> Trước mắt chính sách truy cập được chia thành bốn nhóm cơ bản sau đây:<br /> 4.6.1. Nhóm bạn đọc thông thường<br /> Bao gồm tất cả các bạn đọc trong và ngoài ĐHQGHN<br /> - Tìm kiếm toàn bộ thư mục tài liệu trong thư viện số.<br /> - Tải về các bài kỷ yếu hội thảo, bài tạp chí khoa học ĐHQGHN, tóm tắt luận án, luận<br /> văn, các đề tài nghiên cứu đã nghiệm thu và một số tài liệu khác.<br /> 4.6.2. Nhóm bạn đọc được đọc trực tiếp tài liệu trên màn hình<br /> Là học sinh, sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh (người học) thuộc ĐHQGHN<br /> - Tìm kiếm toàn bộ thư mục tài liệu trong Thư viện số.<br /> - Tải về các bài kỷ yếu hội thảo, bài tạp chí khoa học ĐHQGHN, tóm tắt luận án, luận<br /> văn, các đề tài nghiên cứu đã nghiệm thu và một số tài liệu khác.<br /> - Xem trực tiếp toàn văn các tài liệu liên quan đến bản quyền trên màn hình.<br /> 4.6.3. Nhóm bạn đọc được tải về tài liệu<br /> Là cán bộ, giảng viên, nhà nghiên cứu, nhà quản lý thuộc ĐHQGHN, có tài khoản<br /> email do Trung tâm Ứng dụng Công nghệ thông tin cấp với định dạng email là<br /> xxx@vnu.edu.vn.<br /> - Tìm kiếm toàn bộ thư mục tài liệu trong thư viện số.<br /> - Tải về các bài kỷ yếu hội thảo, bài tạp chí khoa học ĐHQGHN, tóm tắt luận án, luận<br /> văn, các đề tài nghiên cứu đã nghiệm thu và một số tài liệu khác.<br /> - Xem trực tiếp toàn văn các tài liệu liên quan đến bản quyền trên màn hình.<br /> - Tải về tất cả tài liệu.<br /> 4.6.4. Nhóm bạn đọc được tải về và tải lên tài liệu<br /> Là cán bộ, giảng viên, nhà nghiên cứu, nhà quản lý thuộc ĐHQGHN, có tài khoản<br /> email do trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin cấp với định dạng email là<br /> xxx@vnu.edu.vn, có nhu cầu tải lên (đóng góp) các tài liệu cá nhân, sưu tầm.<br /> TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ & THỰC PHẨM SỐ 07/2015<br /> <br /> 78<br /> <br />