Quản lý thư viện: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống

Chia sẻ: Lương Tấn Thi | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

152
lượt xem 29
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hệ thôń g Quản ly ́ thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng la ̀ môṭ trong nhưñ g hê ̣ thống Quản ly ́ thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thaǹ h phô ́ Haỉ Phoǹ g. Công tać quản ly ́ “Thư viện ” taị Trường ĐHDL Hải Phòng thơì gian trước khi tin hoc̣ hoá chưa phat́ triên̉ thi ̀ công viêc̣ quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản ly ́ trên cać giâý tơ ̀ sô ̉ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thơì gian, công sức và...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quản lý thư viện: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống

Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống 1. Mô tả thực trang thực tế cua hệ thông cũ ̣ ̉ ́ Trong quá trinh khao sat thực tế từ hệ thông Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải ̀ ̉ ́ ́ Phòng. em thu nhân được môt số vân đề sau: ̣ ̣ ́ Hệ thông Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là môt trong những hệ thống ́ ̣ Quản lý thư việnlớn cua hệ thông cac thư viện trong thanh phố Hai Phong. Công tac ̉ ́ ́ ̀ ̉ ̀ ́ quan lý “Thư viện ” tai Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin hoc hoá ̉ ̣ ̣ chưa phat triên thì công viêc quan lý chủ yêu dung phương phap thủ công, tức là quan ́ ̉ ̣ ̉ ́ ̀ ́ ̉ lý trên cac giây tờ sổ sach dân đên viêc lưu giữ rât công kênh, gây tôn nhiêu thời gian, ́ ́ ́ ̃ ́ ̣ ́̀ ̀ ́ ̀ công sức và thiêu độ chinh xac . Do đo, công viêc quan lý sử dung phương phap thủ ́ ́ ́ ́ ̣ ̉ ̣ ́ công sẽ không đap ứng được nhiêm vụ và muc tiêu cua hệ thông và nó cung gây anh ́ ̣ ̣ ̉ ́ ̃ ̉ hưởng rât lớn tới năng suât, chât lượng và hiêu quả cua công viêc. Để khăc phuc cac ́ ́ ́ ̣ ̉ ̣ ́ ̣ ́ nhược điêm trên đây, đông thời nhờ vao sự phat triên nhanh chong cua Công nghê ̉ ̀ ̀ ́ ̉ ́ ̉ ̣.thông tin thì xây dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện” giúp cho công tác quản lí là một nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác 2.Yêu cầu của hệ thống mới Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường ĐHDL HP cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Th ư viện”đáp ứng yêu c ầu trên của hệ thống và nó cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt th ời gian theo dõi bằng ssỏ sách giấy tờ ,làm việc trên máy tính sẽ nhanh chóng chính xác và thu ận tiện. 3.Mô tả qui trình hoạt động của hệ thống Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách c ần mua để trình nhà trường duyệt ,sau khi truong duyet thủ thư sẽ lập phiếu mua sách va gửi tới nhà cung cấp . Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho th ư viện thu thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh toán gửi nhà cung cấp .Sách được x ử lí tr ước khi cho vào kho.
Quá trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu c ầu đ ọc t ại phòng thư viện và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: độc gi ả vi ết tên sách cần mượn lên phiếu mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và trinh thẻ sinh viên ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phi ếu và ki ểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được mượn sách .Thư viện trường làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến th ứ 7,buổi sáng từ 7h30-11h,bu ổi chi ều t ừ 14h-17h. Đối với sách mượn đọc tại phòng đọc thì không thu b ất c ứ 1 l ệ phí nào.Nhưng nếu mượn sách khỏi phòng đọc thì sẽ thực hiện thu phí theo bảng tính phí mượn sách cho tới thời hạn trả sách .Giới hạn 1 sinh viên mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn. độc giả đến mượn sách đều ph ải theo nội quy quy đ ịnh c ủa thư viện: +Trả sách đúng kỳ hạn định.Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ h ọc.N ếu vi phạm thời gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách là 500 đ ồng /1 ngày c ộng với tiền mượn ban đầu. +Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên b ản ph ải b ồi th ường g ấp đôi tiền sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu. +Sinh viên chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 ph ần s ố sách đã mượn. +Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lành đạo khi có yêu cầu
1. Kế hoạch phỏng vấn KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người được hỏi :Trần Hữu trung Người phỏng vấn :Nguyễn văn Hạnh Địa chỉ :trường DHDL Hải Phòng Thời gian hen ngày 20/03/2006 Thời gian bắt đầu 11h Phòng F301 Thời gian kết thúc 11h40’ Đối tượng Các yêu cầu đòi hỏi: -Đối tượng được hỏi là:Thủ thư Người được phỏng vấn phải có trình độ -Cần thu thập nhứng thông tin về:quá kinh nghiệm,chuyên môn về mượn trả trình quản lí sách của thư viện sách của trường ĐHDL Hải phòng Chương trình Ước lượng thời gian - Giới thiệu 1 phút - Tổng quan về dự án 3 phút - Tổng quan về phỏng vấn 2 phút Chủ đề sẽ đề cập Xin phép được ghi âm -Chủ đề 1 10 phút -Chủ đề 2 10 phút -Chủ đề 3 5 phút - C hủ đề 4 5 phút - Tổng hợp các nội dung chính,ý kiến của ngời được hỏi Kết thúc cám ơn sự hợp tác giúp đỡ Dự kiến tổng cộng:38 phút
2.Phiếu phỏng vấn PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP Ngày:20-3-2006 Người được hỏi :Trần Hữu Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh trung Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Xin anh cho biết quy trình Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách nhập sách và xử lý sách của là tháng 5 và tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập thư viện ? phiếu yêu cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt và gửi tới nhà cung cấp .khi sách được nhập về sẽ được sử lý đánh mã cho sách rồi đưa vào kho Câu 2: xin anh cho biết quy Trả lời : Sinh viên có yêu cầu mượn sách thì viết trình mượn trả sách của thư thông tin về họ và thông tin về sách cần mượn viện ? vào phiếu mượn sách Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin về người mượn và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì sinh viên sẽ được mượn sách Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn thì ngoài lệ phí Câu 3: mượn sách bình thường cùng tiền phạt 500 Nếu có sự cố sẩy ra thì xử lý đồng/ngày. như thế nào? Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền sách in trên bía cộng với tiền mượn sách ban đầu Đánh giá chung:
3.Lưu đồ công việc (lưu khi phỏng vấn) Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường Trang 1 ĐHDL Hải Phòng Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách Ngày 10/05/2006 Thủ thư Người quản lý Bên ngoài NHA CUNG Thẻ thư CAP Danh sách cần viện(D3) mượn(D2) Phiếu yêu cầu (D1) Lập phiếu BAN LÃNH mượn sách(T1) ĐẠO Phiếu mượn, trả (D4) Tiếp nhận ,ghi Đơn sách phiếu (T3) D(5) Tiếp nhận kiểm phiếu(T2) (D6)Loại sách mượn,trả 4.Bảng mô tả chi tiêt tài liệu Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường Trang ĐHDL Hải Phòng Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: 1 trạng Ngày 10/05/2006
Tên dữ liệu: Phiếu mượn sách Là phiếu dựng để ghi thông tin người mượn và các loại Định nghĩa sách cần mươn Cấu trúc và khuôn dạng Kích cỡ nhỏ,có ghi thông ting sinh viên mượn,các loại sách mượn,số lượng sách mượn… Sơ cấp (Tài liệu gốc) Loại hình 10quyển/1 lần Số lượng Ví dụ Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách Lời bình sách cần mượn 5.Bảng mô tả chi tiết công việc: Dự án: Tiểu dự án:Quản lý thư viện Trang:1 trường ĐHDL Hải Phòng Loại:Phân tích hiện Số tt:1 Mô tả công việc trạng Ngày:18-3-2006 Công việc:Lập phiếu mượn sách Điều kiện bắt đầu Sinh viên có yêu cầu mượn sách,còn sách trong kho. Trong thời gian mở cửa của thư viện Thông tin đầu vào: Phiếu yêu cầu,danh mục sách cần mượn. Kết quả đầu ra: Phiếu mượn có chữ ký của người mượn và sách được chuyển cho người mượn. Nơi sử dụng: Phòng mượn,phòng đọc Tần xuất: Thời lượng: Thực hiện theo nội quy của thư viện Quy tắc: Trường hợp thư viện hết sách thì có thông báo. Lời bình: Nếu sinh viên nào mượn sách qúa hạn thì sẽ bị phạt Trong thời gian mượn sách mà đung sinh viên khi đó hết ̣ thời gian mở của mà vần còn người mượn sách thì phải sang ngày hôm khác mới mượn được. Nếu ngày nào thư viện không mở cửa thì có thông báo cho sinh viên biết. 6.Bảng tổng hợp công việc 7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể dữ liệu) Số tt Kiểu Công việc Tên vai trò liên quan Danh mục sách mượn Ký tự D1 T1 Phiếu nhập sách D2 bảng tính phí mượn sách Ký tự D3 T1
Phiếu mượn sách Ký tự D4 T1 phiếu giao sách Ký tự D5 T1,T2 sổ mượn sách Ký tự D6 T1 sổ trả sách Ký tự D7 T2,T3 phiếu thanh toán Ký tự D8 Biên bản sự cố Ký tự D9 Ký tự D10 Báo cáo T1,T 8:Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu STT Tên gọi ý Kiểu Cỡ Khuôn dạng Quy tắc, ràng Lĩnh vực buộc nghĩa Số phiếu Ký tự Kế Số 1 4 toán Ngày mượn Ngày Ngày…thong…năm… Kế ̉ Chữ,số 2 15 toán Ký tự Kế Chữ 3 Tên sinh 30 viên toán Ký tự Kế Số 4 Mã sinh 5 Mã SV . . . viên toán địa chỉ Ký tự Lớp…Khoa… Kế Chữ,số 5 50 toán Tên ,mã các Ký tự Thủ Chữ,số 6 40 M+mã sách loại sách đã quỹ mượn Biểu đồ ngữ cảnh :
y/c mua sách 0 Thông tin y/c báo NHÀ BAN QUẢN L cáo Cung cấp CUNG LÃNH Ý THƯ sách CẤP ĐẠO VIỆN Hoá đơn TT báo cáo Phiếu y/c Cung trả Thông mượn cấp TT sách tin sách sách ĐỘC GIẢ Mô tả bằng lời : Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra lập phiếu mua sách và gửi tới nhà cung cấp yêu cầu mượn sách .Nhà cung cấp sẽ có thông tin phản hồi lại thư viện .Khi Nhà cung cấp cung cấp s ách cho thư viện thủ thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh tóan gửi nhà cung cấp . QUẢN LÝ độc giả có nhu cầu mượn sách , độc giả viết phiếu y/c mượn sách rồi chuyển vào MƯỢN TRẢ phòng mượn sách đăng ký mượn sách , hệ thống sẽ có thông tin phản hồi lai độc giả SÁCH ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách n ếu sách có trong kho thì đ ộc giả sẽ được cung cấp sách. Khi độc giả trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên 1. Nhập 2. Mượn sách 3.Trả sách 4. sự cố 5. Báo cáo Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho sách ban lãnh đạo và khi có yêu cầu báo cáo. 1.1 Phiếu 2.1 Tra cưu 3.1 y/c trả sách Kiểm tra sự Yêu cầu báo nhập cố sách cáo 1.2 Kiểm tra 2.2 lập phiếu 3.2 Kiểm tra sách Lập biên bản Báo cáo mượn sách 1.3 Sử lý 2.3 Xử lý 3.3 Ghi sổ trả Giả quyết sự phiếu mượn cố sách sách sáchgiao sách 1.4Ghi sổ 3.4 Lập phiếu TT 2.4 nhập 2.5 ghi sổ mượn
Mô tả chi tiết chức năng lá : 1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách mới thủ thư sẽ lập ra phiếu nhập gửi tới nhà cung cấp để yêu cầu mua sách. 1.2 Kiểm tra : khi nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ kiểm tra sách kiểm tra đon giá sách 1.3 Sử lý sách: sách được nhập về sẽ được thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt và dán mã vạch để chuyển vào kho 1.4 Ghi sổ nhập: sau khi sách được dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt sẽ được ghi vào sổ nhập kho 2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách gì thì tra cứu trong danh mục sách nếu sách có trong kho thì đăng ký mượn . 2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi đã tra cứu sách có trong kho độc giả sẽ lập phiếu mượn sách để gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách. 2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận được phiếu mươn sách sẽ kiểm tra phiếu và thông tin người mượn vào kho lấy sách và làm thủ tục cho mượn sách . 2.4Giao sách : Khi đã kiểm tra phiếu mượn và thông tin người mượn sách xong, thủ thư sẽ lập ra phiếu giao sách và giao sách cho độc giả 2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư sẽ ghi sổ mượn sách để luu thông tin về người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách .
3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn của thư viện tới phòng trả sách giao cho thủ thư yêu cầu trả sách 3.2 Kiểm tra sách : khi độc giả trả sách ,thủ thư sẽ kiểm tra sách xem có đúng là sách mượn của thư viện và sách có bị hư hỏng không 3.3 Ghi sổ trả sách : Sau khi nhận sách thủ thư sẽ ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả đó trả sách và để lưu thông tin cho quá trình tổng hợp báo cáo . 3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách và kiểm tra sách xong sẽ lập phiếu thanh toán gửi cho độc giả để độc giả thanh toán phiếu mượn sách 4.1 Kiểm tra sự cố : Khi sẩy ra sự cố thủ thư sẽ kiểm tra sự cố để tìm hiểu thông tin lập biên bản sự cố 4.2 Lập biên bản : Sau khi kiểm tra sự cố thủ thư sẽ lập biên bản ghi rõ sự cố là gì và như thế nào để có phương hướng giải quyết sự cố. 4.3 Giải quyết sự cố : Dựa vào biên bản sự cố và các quy định đã có của thư viện thủ thư sẽ giải quyết sự cố bằng cách phạt tiền, nếu sự cố nằm ngoài sự kiểm soát của thủ thư thì thủ thư sẽ trình lên ban lãnh đạo giải quyết. Ma trận thực thể chức năng: D1 Danh mục sách D2 Phiếu nhập sách D3 Bảng tính phí mượn sách D4 Phiếu mượn sách D5 Phiếu giao sách D6 Sổ mượn sách D7 Sổ trả sách D8 Phiếu thanh toán
D9 Biên bản sự cố D10 Báo cáo D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 Nhập sách R C C Mượn sách R C C U Trả sách R R U C Sự cố R C C Báo cáo R R R R R R C Mô hình luồng dữ liệu ở mức 0:
1.0 NHÀ D4 phiếu mượn sách CUNG CẤP NHẬP SÁCH phiếu nhập sách D2 2.0 D5 phiếu giao sách MỰƠN SÁCH SINH VIÊN D3 Bảng tính phí mượn sách 3.0 TRẢ D6 Sổ mượn sách SÁCH Danh mục sách D1 D7 Sổ trả sách 4.0 SỰ C Ố phiếu thanh toán D8 D9 Biên bản sự cố D10 Báo cáo 5.0 BÁO CÁO BAN LÃNH ĐẠO