QUY ĐỊNH VỀ TRÁCH NHIỆM BẢO VỆ TÀI SẢN CỦA CTY

Chia sẻ: HUYNH KHANH QUOC | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

2.019
lượt xem 163
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài sản của Công ty được đề cập đến trong Bản Quy định này bao gồm : nhà văn phòng làm việc và các trang thiết bị nội thất, xe cộ, các máy móc và phương tiện làm việc, các hồ sơ, chứng từ, tài liệu của Công ty và các tài sản khác có liên quan tại trụ sở Công ty

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: QUY ĐỊNH VỀ TRÁCH NHIỆM BẢO VỆ TÀI SẢN CỦA CTY

QUY ĐỊNH Về trách nhiệm bảo vệ tài sản của Công ty I). CÁC QUY ĐỊNH CHUNG : I.1). Tài sản của Công ty được đề cập đến trong Bản Quy định này bao gồm : nhà văn phòng làm việc và các trang thiết bị nội thất, xe cộ, các máy móc và phương tiện làm việc, các hồ sơ, chứng từ, tài liệu của Công ty và các tài sản khác có liên quan tại trụ sở Công ty. I.2). Các tài sản nêu trên của Công ty là tài sản chung của các cổ đông Công ty mà Ban Giám đốc và toàn thể CBNV Công ty được Đại hội đồng cổ đông giao trách nhiệm quản lý, bảo quản và sử dụng một cách hiệu quả nhằm phục vụ tốt nhất cho yêu cầu công tác hàng ngày của Công ty. I.3). Trách nhiệm bảo vệ tài sản của Công ty là trách nhiệm chung của toàn thể CBNV Công ty, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến CBNV bình thường của Công ty. Trách nhiệm đó bao gồm : sử dụng tài sản một cách hợp lý và tiết kiệm; bảo quản tốt tài sản để sử dụng được lâu dài; bảo vệ an toàn tài sản tránh thất thoát, mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích gây phương hại đến lợi ích chung của Công ty. II).- TRÁCH NHIỆM CỦA CBNV CÔNG TY TRONG VIỆC BẢO VỆ TÀI SẢN CỦA CÔNG TY : II.1). Mọi CBNV Công ty phải có ý thức và có trách nhiệm bảo quản tốt mọi tài sản của Công ty để sử dụng lâu dài, phục vụ tốt nhất cho yêu cầu công việc hàng ngày của Công ty, từ cơ sở vật chất dùng làm văn phòng, các trang thiết bị nội thất, xe cộ cho đến các máy móc, phương tiện làm việc đã được giao cho CBNV trong các Bộ phận công tác sử dụng để phục vụ cho công tác. Bất cứ CBNV nào làm hư hỏng, mất mát tài sản hoặc có hành vi trộm cắp, hũy hoại tài sản của Công ty, thì tùy mức độ vi phạm nặng hay nhẹ, vô tình hay cố ý sẽ được Công ty xem xét để có biện pháp xử lý thích đáng, kể cả việc buộc người vi phạm phải bồi thường cho Công ty; trường hợp nghiêm trọng có thể sẽ bị Công ty truy tố trước pháp luật. II.2). Mọi CBNV của Công ty phải có ý thức và có trách nhiệm thực hiện việc tiết kiệm khi sử dụng các phương tiện làm việc được Công ty giao, từ việc tiết kiệm văn phòng phẩm, tiết kiệm các chi phí về điện, nước, điện thoại, xăng xe và các chi phí phát sinh trong hoạt động hàng ngày của Công ty. Hệ thống đèn, máy lạnh, các máy móc sử dụng điện (chủ yếu là hệ thống máy vi tính) phải được tắt toàn bộ trong giờ nghĩ trưa và sau giờ làm việc (trường hợp CBNV cần sử dụng để giải quyết công việc cấp bách của cơ quan 1/7
trong thì chỉ được mở trong phạm vi cần thiết). Trong giờ làm việc, nếu phòng nào không có người ngồi làm việc thường xuyên và liên tục thì cũng phải tắt máy lạnh, tắt đèn và máy vi tính. Điện thoại của Công ty chỉ được sử dụng chủ yếu cho yêu cầu công tác. Người sử dụng điện thoại để giao dịch phải nói chuyện hết sức ngắn gọn, tiết kiệm thời gian để không làm trở ngại cho việc thông tin liên lạc chung trong nội bộ Công ty cũng như giữa Công ty với bên ngoài.Việc CBNV sử dụng điện thoại của Công ty để giải quyết việc riêng chỉ được cho phép trong những trường hợp thật sự cần thiết và cấp bách và phải tuân thủ nguyên tắc : ngắn gọn, tiết kiệm chi phí cho Công ty. CBNV Công ty chỉ được sử dụng văn phòng phẩm do Công ty cấp để phục vụ cho yêu cầu công tác và phải sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm. Số lượng văn phòng phẩm do các Bộ phận công tác đề nghị Phòng HCQT cung cấp hàng quý phải trên cơ sở yêu cầu và khối lượng công việc thực tế của từng Bộ phận công tác, và phải trên tinh thần tận dụng, hết sức tiết kiệm chi phí cho Công ty. II.3). Hồ sơ, tài liệu có liên quan đến chức trách của từng CBNV phải được lưu giữ có hệ thống, đảm bảo an toàn, tránh mất mát hoặc thất lạc. Trong giờ làm việc, chỉ những hồ sơ, tài liệu cần thiết cho công việc trong ngày mới được để trên bàn làm việc; các hồ sơ, tài liệu chưa hoặc không sử dụng đến phải được lưu trữ đúng nơi, đúng chỗ; cuối ngày làm việc, toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được cất giữ cẩn thận vào ngăn tủ, không được để trên bàn; những loại hồ sơ, chứng từ quan trọng phải được cất vào tủ có khóa. Ngoại trừ các thành viên Ban Giám đốc Công ty, không một CBNV nào của Công ty được phép mang các hồ sơ, tài liệu, chứng từ, sổ sách của Công ty ra khỏi cơ quan nếu không vì lý do công vụ hoặc chưa được sự cho phép của thành viên Ban Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo Bộ phận công tác có liên quan. Ngoại trừ Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty, không một CBNV nào của Công ty được phép cung cấp bất cứ số liệu, tài liệu nào có liên quan đến các mặt hoạt động kinh doanh, đầu tư, tài chánh, kế toán cùng các số liệu, tài liệu tổng hợp chung toàn Công ty cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài Công ty khi chưa được sự đồng ý cho phép của Tổng Giám đốc. Trường hợp Tổng Giám đốc đi công tác vắng và do yêu cầu thực sự cấp bách của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Lãnh đạo Bộ phận công tác có liên quan được phép cung cấp cho các cơ quan này các hồ sơ, tài liệu cần thiết theo yêu cầu và phải làm biên bản giao hồ sơ, tài liệu có chữ ký nhận của người đại diện cơ quan nêu trên. Trong nội bộ Công ty, việc thông tin, luân chuyển các loại hồ sơ, số liệu, tài liệu thuộc bí mật kinh doanh của Công ty cũng chỉ được thực hiện trong nội bộ Ban Giám đốc hoặc giữa một số thành viên Ban Giám đốc có liên quan. II.4). Mọi CBNV Công ty đều có trách nhiệm tham gia bảo vệ an toàn tài sản của Công ty, ngăn ngừa và hạn chế tối đa các trường hợp mất mát hoặc cháy nổ gây thiệt hại đến tài sản chung của Công ty. 2/7
Trong giờ làm việc, CBNV các Bộ phận công tác có trách nhiệm quản lý và bảo vệ an toàn toàn bộ các máy móc, thiết bị, phương tiện làm việc mà Công ty đã giao cho từng bộ phận công tác và/hoặc từng CBNV sử dụng để phục vụ cho công việc hàng ngày. Từng CBNV cũng phải tự chịu trách nhiệm quản lý và cất giữ các vật dụng, đồ đạc cá nhân mang theo. Máy phopocopy của Công ty chỉ được sử dụng để phục vụ yêu cầu công tác, không được sử dụng vào các mục đích riêng tư. Trưởng Phòng HCQT có trách nhiệm phân công người trực tiếp quản lý và sử dụng máy. Mọi việc sao chụp tài liệu phải do người này thực hiện, các CBNV khác không được tự ý sử dụng máy. CBNV Công ty chỉ được phép sử dụng máy vi tính của Công ty để phục vụ cho yêu cầu công tác hàng ngày, không được sử dụng máy để làm việc riêng, không dược truy cập các số liệu, tài liệu có trên máy không thuộc phạm vi chức trách của mình. Khi sử dụng máy, CBNV của Công ty phải tuân thủ đúng quy trình vận hành máy do Bộ phận Công nghệ Thông tin hướng dẫn. Cuối mỗi buổi làm việc, CBNV sử dụng máy phải tắt máy và rút dây điện khỏi ổ cắm điện. Trước khi rời khỏi cơ quan vào cuối ngày làm việc, Trưởng Bộ phận Công nghệ Thông tin có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hệ thống máy vi tính trong toàn Công ty để đảm bảo rằng các máy này đã được tắt và các dây điện đã được rút ra khỏi các ổ cắm điện. Mọi CBNV Công ty phải tuân thủ nghiêm nhặt các quy định về phòng chống cháy nổ tại nơi làm việc, tích cực tham gia các buổi huấn luyện về phòng cháy, chữa cháy để có thể tham gia xử lý mọi tình huống xấu có thể xảy ra tại cơ quan. Tuyệt đối nghiêm cấm CBNV mang những vật dễ cháy, dễ nổ vào phòng làm việc; không được hút thuốc trong phòng họp, phòng làm việc, tầng hầm để xe và tại các nơi có đặt bảng “cấm hút thuốc” . II.5). Kho quỹ và phòng đạt máy fax, máy chủ của mạng vi tính của Công ty phải được bảo vệ an toàn tuyệt đối; chỉ những người có trách nhiệm mới được vào những nơi này. Trong giờ nghĩ trưa và sau giờ làm việc mỗi ngày, hai phòng này phải được khóa cửa cẩn thận. Trước khi nghỉ cuối tuần, nghĩ lễ hoặc nghĩ Tết, Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm quỹ, báo cáo kết quả kiểm quỹ cho Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc trực tiếp chỉ đạo đồng thời tổ chức niêm phong quỹ theo đúng quy định. III). QUY ĐỊNH RIÊNG ĐỐI VỚI TỔ BẢO VỆ CỦA CÔNG TY III.1). Tổ Bảo vệ của Công ty là bộ phận chuyên trách công tác bảo vệ trực thuộc Phòng HCQT Công ty. Tổ Bảo vệ do một Tổ trưởng trực tiếp điều hành với số nhân sự tối thiểu là 6 người; số nhân viên bảo vệ này được phân công làm 3 ca trực, mỗi ca 8 giờ, để đảm bảo việc bảo vệ cơ quan được thực hiện 24/24 giờ mỗi ngày. Việc phân công nhân sự trong từng ca trực và việc thay 3/7
đổi luân phiên giữa các ca do Tổ trưởng Tổ Bảo vệ đề nghị (bằng văn bản) và Trưởng Phòng HCQT xem xét, quyết định. III.2). Tổ trưởng Tổ Bảo vệ chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng HCQT về việc tổ chức và điều hành công việc trực gác hàng ngày để bảo vệ trụ sở Công ty. Tổ trưởng Tổ Bảo vệ và nhân viên bảo vệ của ca trực có liên quan chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, và trước pháp luật, nếu vì sự thiếu trách nhiệm của mình để xảy ra bất cứ sự cố nào gây thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản của Công ty. III.3). Tổ Bảo vệ có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây : (a). Bảo vệ an toàn tài sản của Công ty trong khuôn viên trụ sở Công ty, 24/24 giờ mỗi ngày, kể cả vào các ngày Chủ nhật, các ngày nghĩ lễ và nghĩ Tết, ngăn ngừa kẻ gian lợi dụng sự sơ hở, mất cảnh giác của nội bộ Công ty để trộm cắp, gây hư hại tài sản Công ty; phòng chống các trường hợp cháy, nổ gây thiệt hại đến tài sản. (b). Bảo vệ an ninh nội bộ Công ty, nhất là trong giờ làm việc, ngăn ngừa trường hợp kẻ xấu lẽn vào Công ty để gây rối, hoặc làm những việc phi pháp hoặc có hành động gây phương hại đến Công ty và CBNV của Công ty. (c). Bảo vệ an toàn các loại xe của Công ty và của CBNV Công ty, xe của các Công ty thuê văn phòng làm việc của Công ty và CBNV của các đơn vị này trong cũng như ngoài giờ làm việc, cùng với xe của khách đến quan hệ giao dịch với Công ty và với các Công ty trên, theo các quy định cụ thể của Công ty. (d). Hướng dẫn khách đến quan hệ giao dịch với Công ty và các đơn vị thuê văn phòng của Công ty đến đúng nơi khách cần. (đ). Tiếp nhận và chuyển ngay cho Phòng HCQT toàn bộ các công văn, hồ sơ, tài liệu, báo chí...được gởi đến Công ty. (e). Đối với văn phòng làm việc của các cơ quan, đơn vị thuê mặt bằng của Công ty, nhân viên bảo vệ Công ty chỉ có trách nhiệm “bảo vệ phía bên ngoài” các văn phòng này; việc bảo vệ các tài sản, trang thiết bị, hồ sơ, tài liệu bên trong các văn phòng làm việc này do các đơn vị có liên quan tự chịu trách nhiệm. III.4). Các quy định đối với nhân viên bảo vệ của Công ty : Để làm tốt nhiệm vụ được giao, các nhân viên bảo vệ của Công ty cần tuân thủ nghiêm nhặt các điều quy định sau đây : (a). Đối với khách đến quan hệ giao dịch với Công ty cũng như với các đơn vị có văn phòng tại số 28 Phùng khắc Khoan, nhân viên bảo vệ cần có thái độ lịch sự, nhã nhặn, chỉ dẫn khách đậâu xe hoặc gởi xe đúng chỗ quy định, hướng dẫn khách đến đúng nơi họ cần quan hệ, trả lời cặn kẽ những điều khách hỏi; không được có bất cứ một thái độ hoặc hành động nào gây phiền hà, sách nhiễu đối với khách. (b). Các nhân viên bảo vệ thi hành nhiệm vụ trong giờ làm việc của Công ty phải đeo bảng tên trên ngực áo để thuận tiện cho khách khi cần quan hệ. Mẫu 4/7
bảng tên thống nhất cho tất cả nhân viên bảo vệ do Tổ trưởng Tổ Bảo vệ đề nghị và Giám đốc Bộ phận công tác HCQT-TCNS duyệt cho thực hiện. (c). Nhân viên bảo vệ trong từng ca trực phải có mặt tại nhiệm sở ít nhất là 15 phút trước khi nhận ca. Việc bàn giao giữa hai ca trực phải được thực hiện đúng giờ, nội dung bàn giao phải được ghi đầy đủ trong sổ trực (kể cả những sự việc bất thường xảy ra trong ca trực trước để ca trực sau cần lưu ý) có chữ ký của bên giao ca và bên nhận ca. (d). Tại nơi làm việc của nhân viên bảo vệ phải luôn luôn có sẵn máy điện thoại sử dụng được và bảng ghi các số máy điện thoại khẩn cấp và cần thiết sau đây để có thể liên hệ ngay khi có sự cố xảy ra : Công an (113), Cứu hỏa (114), Cấp cứu y tế (115), Công an Quận …(………..), Công an Phường …. (……..) cùng số điện thoại di động, điện thoại nhà riêng của Tổng Giám đốc và các thành viên khác trong Ban Giám đốc Công ty. Khi có bất cứ sự việc bất thường nào xảy ra trong ca trực, nhân viên bảo vệ trong ca trực có liên quan phải báo cáo ngay cho Trưởng Phòng HCQT (nếu trong giờ làm việc) ngay sau khi phát hiện (nếu ngoài giờ làm việc) để người này có biện pháp xử lý thích hợp. Trường hợp sự việc khẩn cấp và nghiêm trọng, phải báo ngay bằng điện thoại cho các cơ quan chức năng có liên quan, đồng thời báo ngay cho Tổng Giám đốc để có biện pháp xử lý cấp thời nhằm giải quyết sự cố. (e). Trong ca trực, nhân viên bảo vệ phải giữ tác phong nghiêm túc, không được ăn uống, cười đùa lớn tiếng tại nơi làm việc; không được tổ chức nhậu nhẹt, bài bạc hoặc làm bất cứ việc riêng nào khác khiến việc trực gác bị xao lãng (nhất là ngoài giờ làm việc). • Trong khi thi hành nhiệm vụ, nhân viên bảo vệ không được có mùi rượu, bia. • Trong ca trực ngoài giờ làm việc của Công ty hoặc trong các ngày Chủ nhật, ngày nghĩ lễ, nhân viên bảo vệ không được tiếp thân nhân, bạn bè trong khuôn viên trụ sở Công ty. • Nghiêm cấm nhân viên bảo vệ tổ chức đun nấu bằng bất cứ loại phương tiện nào tại nơi làm việc. • Nhân viên bảo vệ chỉ được sử dụng điện thoại để phục vụ cho yêu cầu công tác; trường hợp cần thiết phải sử dụng điện thoại để giải quyết việc riêng cũng phải hết sức ngắn gọn để tiết kiệm chi phí cho Công ty. g). Việc giữ xe hai bánh cho khách đến quan hệ giao dịch với Công ty và các đơn vị thuê văn phòng của Công ty là hoàn toàn miễn phí, nhân viên bảo vệ trong bất cứ trường hợp nào cũng không được phép nhận tiền của khách. • Ngoài các đối tượng mà nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm giữ xe trong cũng như ngoài giờ làm việc như Đã nêu trên, nhân viên bảo vệ không được nhận giữ xe cho bất cứ đối tượng nào khác, trong cũng như ngoài giờ làm việc (dù xe đó được để tại khoản sân cạnh tầng trệt của Công ty) 5/7
h). Để làm tốt công tác phòng chống cháy nổ tại trụ sở Công ty, Tổ Bảo vệ có trách nhiệm : • Nắm vững các quy định hiện hành của nhà nước và của các cơ quan chức năng về việc phòng chống cháy nổ tại các cơ quan, đơn vị, trên cơ sở đó có ý kiến đề xuất với Ban Giám đốc Công ty chỉ đạo cho toàn thể CBNV quán triệt và chấp hành nghiêm túc các quy định nêu trên; • Đề nghị Ban Giám đốc Công ty cho thành lập đội phòng cháy chữa cháy không chuyên bao gồm một số thanh niên được chọn từ các Bộ phận công tác của Công ty và có phương án PCCC cho toàn cơ quan; Tổ Bảo vệ phải hướng dẫn kỹ lưỡng cho đội PCCC không chuyên của Công ty cách xử lý tình huống khi có sự cố xảy ra; bản thân Tổ Bảo vệ phải luyện tập thuần thục và tổ chức cho đội PCCC không chuyên thường xuyên luyện tập để sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống có thể xảy ra. • Quan hệ thường xuyên và chặt chẻ với các cơ quan, đơn vị bạn đóng bên cạnh Công ty để có sự phối hợp hành động khi có sự cố xảy ra. • Tổ Bảo vệ phải thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở CBNV Công ty chấp hành nghiêm túc nội quy của cơ quan có liên quan đến việc sử dụng điện và các dụng cụ , máy móc dùng điện; việc không hút thuốc trong phòng làm việc, phòng họp, tại tầng hầm và tại các nơi có bảng cấm hút thuốc. i). Trong thời hạn tối đa là 30 phút sau khi kết thúc giờ làm việc hàng ngày của Công ty, Tổ Bảo vệ phải phân công người đi kiểm tra toàn bộ các phòng làm việc tại các tầng lầu về : việc tắt đèn, tắt các máy móc sử dụng điện tại các phòng làm việc và khóa cửa các phòng; nếu phát hiện các trường hợp quên tắt điện, tắt máy, quên khóa cửa phòng, nhân viên bảo vệ đi kiểm tra trước hết phải tìm cách tắt điện tại chỗ (nếu cửa phòng không khóa) hoặc ngắt điện tại cầu dao điện chung của mỗi tầng (nếu cửa phòng khóa); niêm phong cửa phòng chưa khóa; ghi vào sổ trực các sự việc có liên quan và báo cho Trưởng Phòng HCQT ngay đầu giờ của ngày làm việc kế tiếp để người này lưu ý, nhắc nhở các Bộ phận công tác có liên quan. k). Đối với các trường hợp CBNV ở lại cơ quan làm việc ngoài giờ hoặc trong những ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ trong ca trực phải yêu cầu các CBNV này xuất trình giấy tờ hoặc sổ đăng ký làm việc ngoài giờ có chữ ký xác nhận của Lãnh đạo Bộ phận công tác có liên quan; ghi vào sổ trực : tên CBNV làm việc ngoài giờ, giờ bắt đầu và giờ kết thúc công việc; kiểm tra việc tắt điện, đóng cửa phòng sau khi CBNV này rời khỏi cơ quan. Đối với các CBNV do yêu cầu công tác phải đến làm việc sớm trước giờ làm việc theo quy định, nhân viên bảo vệ chỉ cần ghi vào sổ trực tên CBNV và giờ giấc người này có mặt tại cơ quan. l). Trong những ngày nghĩ lễ, nghỉ Tết, Tổ Bảo vệ phải lập danh sách những người được phân công trực gác tại cơ quan (bao gồm những nhân sự thuộc Tổ Bảo vệ và các nhân sự khác được tăng cường, nếu có), cùng với thời gian trực gác trong ngày của những ngưới này, chuyển trình Trưởng Phòng HCQT phê duyệt; danh sách này phải được sao gởi cho Tổng Giám đốc “để báo 6/7
cáo”, cho các thành viên khác trong Ban Giám đốc Công ty “để biết”, đồng thời phải được sao gởi cho Công an sở tại (Công an phường, Cảnh sát khu vực) “để thông báo và đề nghị được hổ trợ khi cần”. Bản Quy định này có giá trị pháp lý và có hiệu lực thi hành kể từ ngày được Tổng Giám đốc Công ty ký ban hành. Trong quá trình thực hiện, Bản Quy định này có thể được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty và thực tế phát sinh trong từng thời gian. Yêu cầu các Bộ phận công tác phổ biến Bản Quy định này đến từng CBNV thuộc Bộ phận công tác “để quán triệt và chấp hành nghiêm túc” (từng CBNV phải ký tên trên Bản Quy định được sao gởi cho các Bộ phận công tác để xác nhận rằng mình đã được phổ biến và cam kết chấp hành). Trưởng Phòng HCQT của Công ty, ngoài việc phổ biến Bản Quy định này cho CBNV trong Phòng HCQT và cho các Bộ phận công tác khác, cần tổ chức phổ biến riêng cho tất cả các nhân viên bảo vệ (kể cả những người sẽ được tuyển dụng sau này) để những người này quán triệt đầy đủ và tuân thủ nghiêm nhặt các nội dung của Bản Quy định. ______________, ngày tháng năm TỔNG GIÁM ĐỐC 7/7