Quy trình sắp xếp các loại chứng từ kế toán khoa học

QUY TRÌNH SẮP XẾP CÁC LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN <br /> KHOA HỌC<br /> Sắp xếp và lưu trữ Chứng từ một cách khoa học là việc tưởng chừng đơn giản nhưng không <br /> phải ai cũng biết. Bài viết hôm nay xin chia sẻ các cách sắp xếp các loại Chứng từ khác nhau <br /> sao cho khoa học, hợp lý nhất; Cụ thể 10 cách sắp xếp Chứng từ kế toán một các khoa học.<br /> <br /> 1. Chứng từ gốc khoa học.<br /> ­ Các chứng từ  gốc nên được sắp xếp theo thứ  tự  trong Bảng kê khai thuế  đầu ra, đầu vào <br /> hàng tháng, hàng quý. Các hóa đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT <br /> đã nộp cho Cơ quan Thuế hàng kỳ.<br /> ­ Đối với các chứng từ đính kèm chứng từ gốc, kế toán nên sắp xếp, lưu trữ như sau:<br /> + Hóa đơn bán ra nên kẹp cùng với Chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Giấy báo có,… Ngoài <br /> ra có thể kẹp thêm Phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế hay thanh lý Hợp đồng (Nếu có).<br /> + Hóa đơn mua vào thì kẹp cùng các loại Chứng từ thanh toán như Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, <br /> Giấy báo nợ,… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng.<br /> + Nếu hàng hóa bán chịu thì kẹp cùng với Phiếu kế toán hay các Phiếu hạch toán và phiếu  <br /> xuất kho kèm cùng Hợp đồng, thanh lý Hợp đồng (Nếu có),…<br /> ­ Kế toán cần chú ý một số điểm sau:<br /> + Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (Nếu có) theo đúng chức danh.<br /> + Nên kẹp riêng các Chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm <br /> kiếm và kiểm tra khi cần.<br /> 2. Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế.<br /> ­ Các loại báo cáo Thuế cho cơ quan Thuế thường nộp hàng kỳ, vì thế nên sắp xếp và phân <br /> loại theo năm để dễ tìm kiếm.<br /> ­ Lưuý kèm theo chứng từ của năm đó là Báo cáo của năm đó. Kế  toán nên sắp xếp cụ thể,  <br /> khoa học như sau:<br /> + Mở một File Folder để lưu Tờ khai thuế cho từng năm cụ thể.<br /> + Chia các File thành các File nhỏ lưu theo từng loại thuế.<br /> + Tách riêng một File để lưu các văn bản liên quan đến cơ quan thuế.<br /> 3. Hợp đồng và các chứng từ liên quan.<br /> ­ Tập hợp lại tất cả các hợp đồng gốc có dầu đỏ  và lưu trữ  tại phòng kế  toán của Doanh <br /> nghiệp. Với trường hợp có từ  2 bản gốc của Hợp đồng trở  lên thì Phòng kế  toán giữ  một <br /> bản, một bản còn lại có thể lưu tại Bộ phận khác theo yêu cầu của Doanh nghiệp.<br /> ­ Với các hợp đồng được phân loại theo từng dự án, kế toán nên tạo một Folder lưu trữ riêng  <br /> biệt và dán tên của dự án ở gáy để dễ tìm kiếm, quản lý hơn.<br /> ­ Đặc biệt, không nên cho các Bộ  phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài hoặc không cho <br /> mượn nếu như  không được sự  cho phép của cấp trên để  tránh được tình trạng mất hồ  sơ, <br /> chứng từ, hợp đồng gốc.<br /> ­ Lưu Hợp đồng kinh tế cùng với các tài liệu sao để đồng bộ và dễ kiểm soát:<br /> + Tờ trình hoặc bản kế hoạch.<br /> + Các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt, ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu  <br /> hay báo giá,…<br /> + Hợp đồng gốc.<br /> + Các bản phụ lục ký thêm.<br /> + Phiếu chi, Ủy nhiệm chi từng lần thanh toán (Bản phôtô)<br /> + Biên bản bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý,…<br /> + Các loại hóa đơn đỏ, Phiếu nhập kho, xuất kho (Bản phô tô).<br /> + Các loại chứng từ nộp thuế (Nếu có).<br /> + Bảng tính lãi vay thanh toán (Nếu là vay cá nhân); Bảng tính lãi vay (Nếu là vay ngân hàng).<br /> + Các Hồ sơ chứng từ khác liên quan.<br /> + Các Biên bản thỏa thuận khác có liên quan sắp xếp chứng từ.<br /> 4. Chứng từ lương<br /> Với các loại chứng từ lương, kế toán nên sắp xếp như sau:<br /> ­ Tạo một File Folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm.<br /> ­ Nên chia File để lưu các bảng lương theo từng tháng để dễ theo dõi và một File riêng biệt  <br /> để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm.<br /> ­ Các chứng từ  lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ  sau: Bảng thanh toán <br /> lương có đầy đủ  dấu, ký duyệt của cấp trên; Bảng lương chuyển khoản ngân hàng và  Ủy <br /> nhiệm chi bản phô tô (Nếu thanh toán lương qua ngân hàng); Bảng ký nhận lương của người  <br /> lao động (Nếu trả lương bằng tiền mặt). Ngoài ra có thể bao gồm các chứng từ khác có phát <br /> sinh tăng/giảm lương.<br /> 5. Phiếu nhập kho, xuất kho<br /> ­ Kế toán lưu các Phiếu xuất kho cùng với:<br /> + Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt.<br /> + Bản dự toán nguyên vậtliệu đã phê duyệt (Bản phô tô).<br /> + Biên bản giao nhận hàng hóa cho mỗi lần xuất kho.<br /> ­ Kế toán sắp xếp Phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau:<br /> + Hóa đơn đầu vào, mua vào.<br /> + Các biên bản giao hàng hóa<br /> + Hợp đồng mua bán.<br /> + Đề nghị mua hàng hóa.<br /> 6. Chứng từ thanh toán<br /> ­ Các loại chứng từ thanh toán như  Phiếu chi,  Ủy nhiệm chi thì kế  toán nên sắp xếp và lưu  <br /> trữ cùng với:<br /> ­ Đề  nghị  thanh toán hay Đề  nghị  tạm  ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc Doanh  <br /> nghiệp.<br /> ­ Với trường hợp Doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một dự án, kế  hoạch chiến lược <br /> tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi (Chỉ cần bản  <br /> phô tô) và Bản ký nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.<br /> ­ Với các khoản chi có định mức như  xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi <br /> km trên xe có xác nhận của Đội xe, Phòng hành chính hay các Bộ  phận chức năng có quyền <br /> trong Doanh nghiệp.<br /> ­ Với các khoản chi theo yêu cầu, quyết định của Giám đốc thì sẽ  phải ghi rõ theo Quyết <br /> định, Văn bản nào; Phô tô Quyết định, Văn bảnyêu cầu đó kèm theo.<br /> ­ Giấy xác nhận trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng (Nếu có).<br /> ­ Với các Phiếu thu hay Giấy báo có thì kế toán lưu cùng:<br /> + Hợp đồng bán hàng.<br /> + Hóa đơnGTGT.<br /> + Các loạichứng từ khác có liên quan.<br /> 7. Chứng từ của tiền và các khoản tương đương tiền.<br /> Tạo một Folder chia các File ra để lưu tài liệu cụ thể như sau:<br /> ­ Các Biên bản đối chiếu hay kiểm kê quỹ tiền mặt tại Doanh nghiệp.<br /> ­ Tờ khai mở tài khoản ngân hàng.<br /> ­ Biên bản xác nhận Số dư tài khoản tại các ngân hàng.<br /> ­ Các Quyết định, Văn bản có liên quan đến xử lý hao hụt quỹ tiền mặt, âm quỹ tiền mặt,…<br /> ­ Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm, thanh lý hợp đồng tiết kiệm từng lần.<br /> 8. Chứng từ tài sản của Doanh nghiệp<br /> Các Chứng từ tài sản của Doanh nghiệp nên lưu trữ và sắp xếp riêng theo 1 Folder và chia ra <br /> các File nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một Folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ <br /> kèm theo như:<br /> ­ Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ.<br /> ­ Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của Doanh nghiệp.<br /> ­ Hợp đồng mua Tài sản ký kết với người bán.<br /> ­ Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản.<br /> ­ Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán Tài sản đó.<br /> ­ Biên bản giao nhận Tài sản giữa Doanh nghiệp và Bên bán tài sản.<br /> ­ Biên bản bàn giao Tài sản đưa vào sử  dụng ký nhận của người phụ  trách hoặc người sử <br /> dụng tài sản.<br /> ­ Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do Kế toán trưởng hoặc  <br /> Giám đốc phê duyệt.<br /> ­ Mã tài sản theo như sổ sách kế toán.<br /> ­ Biên bản kiểm kê Tài sản định kỳ của Doanh nghiệp.<br /> ­ Thẻ theo dõi tài sản cố định.<br /> ­ Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: Tờ trình thanh lý; Phê duyệt thanh lý; Hợp đồng thanh lý; Quyết  <br /> định thanh lý; Biên bản thanh lý,… Quyết định dừng khấu hao TSCĐ, hóa đơn thanh lý bản  <br /> phô tô.<br /> ­ Quyết định luân chuyển Tài sản từ Bộ phận này sang Bộ phận khác của Doanh nghiệp.<br /> ­ Các loại chứng từ khác có liên quan.<br /> 9. Chứng từ công nợ<br /> Với các hồ  sơ  công nợ, kế  toán nên sắp xếp và lưu trữ  theo một File riêng. Đồng thời chia  <br /> nhỏ thành các File cụ thể như sau:<br /> ­ Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ.<br /> ­ Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm.<br /> ­ Công văn đòi nợ từng lần.<br /> ­ Quyết định xử lý công nợ.<br /> 10. Chứng từ pháp lý<br /> Để khoa học và hợp lý, nên chia theo Folder riêng để dễ tìm kiếm và quản lý:<br /> ­ Các Biên bản họp, các Quyết định, Nghị  quyết của Hội đồng cổ  đông, Hội đồng quản trị <br /> liên quan đến tài chính.<br /> + Các ủy quyền có liên quan đến kế toán tài chính.<br /> + Đăng ký kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi.<br /> + Các đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng (Nếu có).<br /> + Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần.<br /> + Các quy chế, điều lệ của Doanh nghiệp.<br />