Quyết định số 17/2005/QĐ-BGTVT

Chia sẻ: Tuan Pham | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

59
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quyết định số 17/2005/QĐ-BGTVT về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Bộ Giao thông vận tải do Bộ Giao thông vận tải ban hành

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quyết định số 17/2005/QĐ-BGTVT

B GIAO THÔNG V N C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM T I c l p - T do - H nh phúc ****** ********* S 17/2005/Q BGTVT Hà N i, ngày 21 tháng 03 năm 2005 QUY T NNH C A B TRƯ NG B GIAO THÔNG V N T I BAN HÀNH QUY CH TI P NH N, X LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN B N C A B GIAO THÔNG V N T I B TRƯ NG B GIAO THÔNG V N T I Căn c Ngh nh s 34/2003/N -CP ngày 04 tháng 4 năm 2003 c a Chính ph Quy nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a B Giao thông v n t i; Căn c Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Theo ngh c a Chánh Văn phòng, QUY T NNH i u 1. Ban hành k m theo Quy t nh này Quy ch ti p nh n, x lý và ban hành văn b n c a B Giao th ng v n t i. i u 2. Quy t nh này cú hi u l c sau 15 ngày, k t ngày ăng Công báo. C c quy nh trư c õy tr i v i Quy t nh này u bói b . i u 3. Ch nh Văn phũng, Chánh Thanh tra B , V trư ng các V , C c trư ng các C c, Th trư ng c c cơ quan, t ch c và cá nhân có liên quan ch u tr ch nhi m thi hành Quy t nh này. Nơi nh n: B TRƯ NG B GIAO THÔNG V N - Như i u 3; T I - Văn phòng Chính ph ; - Các Th trư ng; - Công báo; - C c Ki m tra văn b n (B Tư pháp); - Công oàn ngành Giao thông v n t i; ào ình Bình - ng y, Công oàn cơ quan B ; - Lưu VP. QUY CH
TI P NH N, X LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN B N C A B GIAO THÔNG V N T I (Ban hành kèm theo Quy t nh s 17 /2005/Q -BGTVT ngày 21 tháng 3 năm 2005 c a B trư ng B Giao thông v n t i) CHƯƠNG I QUY NNH CHUNG i u 1. Ph m vi i u ch nh và i tư ng áp d ng 1. Quy ch này quy nh v nguyên t c, trình t , th t c ti p nh n, x lý và ban hành văn b n c a B Giao thông v n t i. Vi c ti p nh n, x lý và ban hành văn b n m t ph i tuân th quy nh v b o v bí m t nhà nư c do B trư ng B Giao thông v n t i ban hành, tr trư ng h p có quy nh c th t i Quy ch này. Vi c so n th o, ban hành văn b n quy ph m pháp lu t c a B Giao thông v n t i ư c th c hi n theo Quy ch so n th o, thNm nh, ban hành, ki m tra và x lý văn b n quy ph m pháp lu t v giao thông v n t i ư c ban hành kèm theo Quy t nh s 18/2004/Q -BGTVT ngày 01/10/2004 c a B trư ng B Giao thông v n t i. 2. Quy ch này áp d ng i v i cơ quan, t ch c, cá nhân tr c thu c B Giao thông v n t i (sau ây g i chung là ơn v ) và cơ quan, t ch c, cá nhân khác có liên quan n vi c ti p nh n, x lý và ban hành văn b n c a B Giao thông v n t i. i u 2. Gi i thích t ng Trong Quy ch này, các t ng dư i ây ư c hi u như sau: 1. “Văn b n n” là t t c văn b n, tài li u, k c ơn, thư do các cơ quan, t ch c, cá nhân trong nư c và nư c ngoài g i n B Giao thông v n t i theo ư ng công văn ho c g i tr c ti p. 2. “Văn b n i” là t t c văn b n do B Giao thông v n t i ho c các cơ quan tham mưu c a B Giao thông v n t i ban hành g i các cơ quan, t ch c, cá nhân trong nư c và nư c ngoài. 3. “Văn thư B ” là b ph n Văn thư thu c Phòng Văn thư-Lưu tr Văn phòng B Giao thông v n t i. 4. “Văn thư cơ quan” là chuyên viên c a các V , Thanh tra B , Văn phòng B (sau ây g i chung là cơ quan tham mưu) ư c giao nhi m v kiêm nhi m công tác văn thư. 5. “Văn thư ơn v ” là ngư i ư c ơn v giao nhi m v làm công tác văn thư ho c kiêm nhi m công tác văn thư. 6. “B n th o văn b n” là b n ư c vi t ho c ánh máy, hình thành trong quá trình so n th o m t văn b n.
7. “B n chính văn b n” là b n hoàn ch nh v n i dung và th th c văn b n ư c B Giao thông v n t i ban hành. B n chính có th ư c làm thành nhi u b n có giá tr như nhau. 8. “B n g c văn b n” là b n hoàn ch nh v n i dung và th th c văn b n, có ch ký tr c ti p c a ngư i có thNm quy n, ư c B Giao thông v n t i ban hành. 9. “B n sao y b n chính” là b n sao y , chính xác n i dung c a văn b n và ư c trình bày theo th th c quy nh. B n sao y b n chính ph i ư c th c hi n t b n chính. 10. “B n trích sao” là b n sao m t ph n n i dung c a văn b n và ư c trình bày theo th th c quy nh. B n trích sao ph i ư c th c hi n t b n chính. 11. “B n sao l c” là b n sao y , chính xác n i dung c a văn b n, ư c th c hi n t b n sao y b n chính và trình bày theo th th c quy nh. 12. “H sơ công vi c” là m t t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t s vi c, m t v n , m t ngư i hay m t s ngư i ư c hình thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a ơn v , k t khi s vi c b t u n khi k t thúc. CHƯƠNG II TI P NH N VÀ X LÝ VĂN B N i u 3. Nguyên t c ti p nh n văn b n 1. Văn b n n, k c văn b n do Lãnh o B , Lãnh o và chuyên viên cơ quan tham mưu c a B nh n tr c ti p u ph i ư c t p trung t i Văn thư B làm th t c ti p nh n, ăng ký. Nh ng văn b n n không làm th t c ti p nh n, ăng ký t i Văn thư B thì các ơn v không có trách nhi m gi i quy t. 2. Khi ký nh n văn b n, Văn thư B ph i ki m tra, i chi u nơi g i, nơi nh n, d u niêm phong (n u có), s và ký hi u văn b n ghi trên bì ph i úng v i S Giao nh n văn b n. 3. Văn b n n ph i ư c làm th t c ti p nh n, ăng ký ngay trong ngày; n u văn b n g i n vào cu i bu i chi u, thì có th làm th t c vào sáng ngày làm vi c ti p theo, tr trư ng h p văn b n n có ghi khNn . i u 4. Th t c ti p nh n, ăng ký văn b n Khi ti p nh n, ăng ký văn b n, Văn thư B có trách nhi m th c hi n các th t c sau ây: 1. Bóc bì văn b n n, tr các văn b n ư c quy nh kho n 1, 2, 3 i u 6 Quy ch này.
2. Ki m tra văn b n trong bì, i chi u tài li u có trong bì v i s , ký hi u ghi trên bì và có trách nhi m làm Phi u báo ho c Phi u g i l i văn b n trình Chánh Văn phòng ký thông báo cho nơi g i văn b n trong các trư ng h p sau: a) Trư ng h p thi u tài li u (s d ng Phi u báo theo m u quy nh t i Ph l c 1 kèm theo Quy ch này); b) Trư ng h p văn b n n không th t c hành chính như g i vư t c p, ký và óng d u không úng thNm quy n, không úng th th c, b n phô tô (tr b n fax), nhàu nát ho c ch m khó c (s d ng Phi u g i l i văn b n theo m u quy nh t i Ph l c 2 kèm theo Quy ch này). 3. óng d u “Công văn n” vào kho ng tr ng dư i m c trích y u ho c kho ng tr ng trên u văn b n. Nh p các thông tin c a văn b n: s ; ký hi u; ngày ban hành; ngày nh n; cơ quan, t ch c, cá nhân g i; tên ngư i ký; trích y u vào S Giao nh n văn b n và phân lo i văn b n theo các tiêu chí ph c v cho vi c chuy n và x lý văn b n ư c nhanh nh t. 4. Nh p d li u vào Chương trình qu n lý văn b n c a B Giao thông v n t i. i u 5. Nguyên t c chuy n giao văn b n n 1. Vi c chuy n giao văn b n ph i m b o tính chính xác và gi bí m t n i dung văn b n. 2. Tr l i ngay Phòng T ng h p Văn phòng B (sau ây g i chung là Phòng T ng h p), không chuy n tr c ti p t ơn v này sang ơn v khác i v i nh ng văn b n chuy n n nh m a ch x lý. i u 6. Th t c chuy n văn b n n 1. Bì văn b n n có óng d u “M t”, “T i m t”, “Tuy t m t”: Văn thư B ch vào s theo dõi s và ký hi u ghi ngoài bì, sau ó chuy n bì văn b n n Chánh Văn phòng x lý; trư ng h p Chánh Văn phòng i v ng thì trình tr c ti p B trư ng. Trư ng h p trên bì văn b n m t n có d u “Ch ngư i có tên trên bì m i ư c bóc bì” thì Văn thư B vào s s và ký hi u ghi ngoài bì và chuy n ngay n ngư i có tên; n u là văn b n khNn mà ngư i có tên trên bì i v ng thì chuy n Chánh Văn phòng x lý. 2. i n m t : Văn thư B ch vào s theo dõi s và ký hi u ghi ngoài bì, sau ó chuy n cho ngư i ph trách Cơ y u ho c cho Chánh Văn phòng trong trư ng h p ngư i ph trách Cơ y u v ng m t bóc bì i n m t, vào s theo dõi và trình ngay B trư ng. Sau khi có ý ki n c a B trư ng ghi chuy n cho ơn v x lý, Phòng T ng h p chuy n i n m t cho ơn v ư c giao nhi m v . Khi x lý xong, ơn v này ph i làm th t c tr l i cho Cơ y u. 3. Bì g i ích danh tên ngư i nh n, Ban Cán s ng B , ng u , Công oàn Cơ quan B : Văn thư B ch vào S Giao nh n văn b n và chuy n bì văn b n t i a ch ghi trên bì.
4. Các văn b n n có d u “Ho t c”, “Thư ng khNn”, “KhNn” : Văn thư B ph i ưu tiên làm th t c ti p nh n, ăng ký và chuy n ngay cho Chánh Văn phòng x lý ho c trình tr c ti p B trư ng trong trư ng h p Chánh Văn phòng v ng m t. 5. Các văn b n n có d u “Ho t c” có h n gi g i n B ngoài gi hành chính: nhân viên tr c c a Phòng B o v ghi l i s văn b n trên bì, tên cơ quan g i và báo cáo ngay Chánh Văn phòng x lý ho c chuy n ngay n B trư ng n u Chánh Văn phòng i v ng. 6. Văn b n n, tr các văn b n nêu kho n 1, 2, 3, 4, 5 i u này, sau khi ã hoàn t t th t c ti p nh n, ăng ký văn b n, Văn thư B trình Chánh Văn phòng x lý. 7. Chánh Văn phòng ký vào Phi u trình văn b n n (theo m u quy nh t i Ph l c 3, 4 kèm theo Quy ch này) và giao Phòng T ng h p trình Lãnh o B ngay trong ngày xin ý ki n gi i quy t i v i nh ng văn b n thu c thNm quy n gi i quy t c a Lãnh o B , n u B trư ng (Th trư ng) i công tác v ng trên 02 ngày thì trình Th trư ng thư ng tr c (B trư ng) gi i quy t thay. 8. Phòng T ng h p có trách nhi m c p nh t ý ki n gi i quy t c a Lãnh oB i v i các văn b n và th c hi n theo th t c sau ây: a) Phân văn b n vào h p thư c a các cơ quan tham mưu và các ơn v khác có ăng ký H p thư t i Văn phòng B . b) Ph i h p v i Văn thư B chuy n văn b n cho các ơn v không có h p thư t i Văn phòng B ; c) Chuy n ngay qua m ng toàn b n i dung văn b n cùng bút phê ý ki n c a Lãnh o B cho ơn v ư c giao nhi m v x lý i v i nh ng văn b n c n gi i quy t ngay căn c theo n i dung c a văn b n ho c theo ch o c a Lãnh o B ; ng th i g i i n tho i thông báo cho ơn v ó bi t xác nh n vi c ã nh n ư c văn b n qua m ng. Trư ng h p không th chuy n qua m ng thì s d ng bi n pháp phù h p như g i khNn, fax, i n tho i... d) Trong trư ng h p m t văn b n có nhi u ơn v ư c giao nhi m v cùng x lý, Phòng T ng h p có trách nhi m sao ch p và chuy n n cho các ơn v , trong ó b n chính có bút phê c a Lãnh o B chuy n cho ơn v ư c giao trách nhi m ch trì; ) i v i nh ng văn b n B trư ng giao Th trư ng ch o, Phòng T ng h p ph i báo cáo xin ý ki n gi i quy t c a Th trư ng ngay trong ngày ho c mu n nh t là ngày làm vi c ti p theo trư c khi th c hi n quy nh t i i m a, b, c, d kho n 8 i u này. 9. i v i nh ng văn b n do các doanh nghi p, các S Giao thông v n t i, S Giao thông công chính và ơn thư c a cá nhân g i n B Giao thông v n t i mà n i dung c n gi i quy t mang tính ch t chuyên môn nghi p v thu c ch c năng, nhi m v c a ơn v , không ph i xin ch trương c a Lãnh o B , Chánh Văn phòng ký Phi u chuy n văn b n n (theo m u quy nh t i Ph l c 5 kèm theo Quy ch này) chuy n cho ơn v ó x lý. i u 7. Nguyên t c x lý văn b n
1. Căn c n i dung văn b n n, ý ki n ch o c a Lãnh o B (n u có), ơn v x lý văn b n n theo úng ch c năng, nhi m v ư c giao, úng trình t và th i gian quy nh 2. Trư ng h p không th m b o th i gian quy nh, ơn v ch trì x lý báo cáo B trư ng ho c Th trư ng ph trách lĩnh v c cho ý ki n ch o. Văn b n báo cáo, sau khi có ý ki n ch o ư c sao ch p và g i cho Văn phòng B theo dõi. i u 8. Th i h n x lý văn b n 1. Văn b n “H a t c”, “KhNn”, “Thư ng khNn” và nh ng văn b n có n i dung c p bách ph i ư c x lý ngay. 2. Văn b n có th i h n gi i quy t ph i ư c x lý theo th i h n Lãnh o B quy nh, n u Lãnh o B không có ý ki n thì th c hi n theo th i h n ghi trong văn b n. 3. i v i nh ng v n ph c t p ho c có n i dung quan tr ng òi h i nhi u th i gian x lý, Lãnh o B tham kh o ý ki n các chuyên gia ho c yêu c u các ơn v làm rõ trư c khi quy t nh, th i h n cu i cùng gi i quy t là 10 ngày làm vi c. i v i nh ng v n c n th o lu n t p th Lãnh o B trư c khi quy t nh, th i h n cu i cùng gi i quy t là 15 ngày làm vi c. 4. i v i nh ng văn b n c n xin ý ki n c a các B , ngành, a phương có liên quan, ơn v ch trì ph i có trách nhi m bám sát, thúc Ny nh n ư c k t qu tr l i theo Quy ch làm vi c c a Chính ph ban hành kèm theo Ngh nh s 23/2003/N -CP ngày 12 tháng 3 năm 2003 c a Chính ph . 5. i v i các d án, án, chương trình, th i h n gi i quy t th c hi n theo ti n ã nh ho c theo quy nh c a Lãnh o B . 6. i v i nh ng v n có th i h n gi i quy t ư c quy nh b i văn b n quy ph m pháp lu t do c p có thNm quy n cao hơn ban hành, th i h n gi i quy t th c hi n theo văn b n có hi u l c pháp lý cao hơn. 7. i v i văn b n không quy nh th i h n gi i quy t : a) Ch m nh t là 05 ngày làm vi c, k t ngày ký nh n văn b n t i Phòng T ng h p, ơn v ch trì x lý ph i gi i quy t xong và l p H sơ trình gi i quy t công vi c báo cáo Lãnh o B ; b) Trư ng h p n i dung văn b n liên quan n các ơn v khác thu c B Giao thông v n t i, ơn v ch trì x lý ph i t ch c l y ý ki n tham gia c a các ơn v có liên quan. ơn v ư c h i ý ki n ph i tr l i b ng văn b n trong th i h n 03 ngày làm vi c k t ngày nh n ư c văn b n xin ý ki n. Trong th i h n 07 ngày làm vi c, ơn v ch trì x lý ph i hoàn ch nh văn b n d th o, l p H sơ trình gi i quy t công vi c báo cáo Lãnh o B . 8. i v i nh ng văn b n có n i dung không thu c thNm quy n gi i quy t c a B Giao thông v n t i, ơn v ch trì x lý ph i làm Phi u g i l i văn b n (theo m u quy nh t i Ph l c 2 kèm theo Quy ch này), chuy n cho Phòng T ng h p trình Chánh Văn phòng ký, g i l i cơ quan, t ch c phát hành văn b n.
CHƯƠNG III BAN HÀNH VĂN B N i u 9. So n th o văn b n 1. N i dung văn b n ư c so n th o ph i m b o các yêu c u sau ây: a) Phù h p v i ư ng l i, ch trương, chính sách c a ng và Nhà nư c, phù h p v i quy nh c a pháp lu t; b) Phù h p v i n i dung yêu c u gi i quy t công vi c; c) Th hi n ý ki n ch o c a Lãnh oB ; d) úng thNm quy n. 2. Th th c và k thu t trình bày văn b n: a) Văn b n hành chính: theo quy nh do B trư ng B N i v và B trư ng, Ch nhi m Văn phòng Chính ph ban hành. b) Văn b n chuyên ngành: theo quy nh do B trư ng B Giao thông v n t i ban hành sau khi th a thu n th ng nh t v i B trư ng B N i v . i u 10. ánh máy, nhân b n 1. Văn thư B có trách nhi m ánh máy, nhân b n nh ng văn b n do Lãnh oB , Lãnh o cơ quan tham mưu c a B yêu c u. 2. Vi c ánh máy, nhân b n văn b n ph i m b o nh ng yêu c u sau: a) ánh máy úng nguyên văn b n th o, úng th th c và k thu t trình bày văn b n. Trư ng h p phát hi n có s sai sót ho c không rõ ràng trong b n th o thì ngư i ánh máy ph i h i l i ơn v ch trì so n th o ho c ngư i duy t b n th o ó; b) Nhân b n úng s lư ng quy nh; c) Th i gian hoàn thành ánh máy, nhân b n theo yêu c u nhưng không mu n quá 02 ngày; d) Gi bí m t n i dung văn b n. i u 11. H sơ trình gi i quy t công vi c 1. ơn v ch trì so n th o văn b n ph i l p H sơ trình gi i quy t công vi c. 2. H sơ trình gi i quy t công vi c bao g m:
a) Phi u trình gi i quy t công vi c (theo m u quy nh t i Ph l c 6, 7 kèm theo Quy ch này). Phi u trình gi i quy t công vi c ph i ư c ghi rõ ràng, s ch s ; b) 02 d th o văn b n và ph l c kèm theo (n u có) trong ó 01 d th o ph i có ch ký t t c a Th trư ng ơn v so n th o sau t cu i cùng c a ph n n i dung; c) Văn b n n (n u có); d) Ý ki n b ng văn b n c a Lãnh o các cơ quan, t ch c có liên quan (n u có); ) Các tài li u khác có liên quan (n u có); 3) Trư ng h p H sơ trình gi i quy t công vi c có văn b n b ng ti ng nư c ngoài, khi trình u ph i d ch ra ti ng Vi t, k c ph l c. Trong trư ng h p văn b n quá dài, có nhi u ph l c ho c ph l c quá dài thì c n có b n d ch tóm t t n i dung quan tr ng. V H p tác qu c t có trách nhi m d ch nh ng văn b n Lãnh o B yêu c u. i u 12. Th t c trình ký, duy t 1. ơn v ch trì so n th o văn b n n p H sơ trình gi i quy t công vi c cho Phòng T ng h p . 2. Trư ng Phòng T ng h p có trách nhi m ki m tra H sơ trình gi i quy t công vi c theo quy nh t i i u 11 c a Quy ch này và th c hi n theo th t c sau ây: a) N u H sơ trình gi i quy t công vi c h p l thì c p nh t vào S Giao nh n văn b n theo dõi, sau ó giao H sơ trình gi i quy t công vi c cho Thư ký B trư ng, chuyên viên giúp vi c Th trư ng; b) N u H sơ trình gi i quy t công vi c không h p l thì tr l i ơn v ch trì so n th o b sung. 3. Thư ký B trư ng, chuyên viên giúp vi c Th trư ng có trách nhi m: a) Ki m tra d th o văn b n v n i dung, hình th c, th th c và k thu t trình bày văn b n theo m u quy nh. Trư ng h p n u không t yêu c u ph i báo ngay cho Trư ng Phòng T ng h p, ng th i tr c ti p yêu c u ơn v ch trì trình b sung hoàn thi n l i d th o văn b n trư c khi trình Lãnh o B ; b) Trình Lãnh o B trong ngày n u H sơ th t c. 4. Trư ng h p c bi t quan tr ng và c p thi t, ơn v ch trì so n th o văn b n có th tr c ti p trình Lãnh o B ký văn b n nhưng ph i ch u trách nhi m hoàn toàn v văn b n trình và ngay trong ngày ho c không quá 01 ngày làm vi c ti p theo ph i n p l i H sơ trình gi i quy t công vi c cho Phòng T ng h p c p nh t vào S Giao nh n văn b n và làm các th t c theo quy nh. i u 13. Ki m tra văn b n trư c khi ký ban hành
1. Th trư ng ơn v ch trì so n th o văn b n ph i ki m tra và ch u trách nhi m v chính xác c a n i dung văn b n. 2. Chánh Văn phòng ph i ki m tra và ch u trách nhi m v hình th c, th th c, k thu t trình bày và th t c ban hành văn b n. i u 14. Ký văn b n 1.Trư ng h p B trư ng, Th trư ng ng ý v i văn b n ư c trình ký : a) B trư ng ký vào 02 b n d th o ho c y quy n cho Th trư ng ký thay ho c Chánh Văn phòng, Th trư ng cơ quan tham mưu ký th a l nh ban hành; b) Th trư ng ký vào 02 b n d th o. 2. Trư ng h p B trư ng, Th trư ng không ng ý v i văn b n ư c trình ký thì giao l i cho ơn v ch trì so n th o hoàn thi n văn b n. 3. Khi ký văn b n không dùng bút chì; không dùng m c ho c các th m c d phai. i u 15. Th m quy n ký văn b n 1. B trư ng ký ban hành các văn b n gi i quy t t t c các v n thu c ch c năng, nhi m v , quy n h n c a B Giao thông v n t i. 2. Th trư ng ký thay (KT) B trư ng gi i quy t nh ng v n ư c B trư ng phân công ph trách. 3. B trư ng có th giao cho Chánh Văn phòng, Th trư ng cơ quan tham mưu c a B ký th a l nh (TL) m t s lo i văn b n. Vi c giao ký th a l nh ư c quy nh c th t i văn b n riêng. 4. Trong trư ng h p c bi t, B trư ng có th y quy n cho C c trư ng các C c qu n lý chuyên ngành ký th a y quy n (TUQ) m t s văn b n mà B trư ng ph i ký. Vi c giao ký th a y quy n ph i b ng văn b n và gi i h n trong m t th i gian nh t nh. Ngư i ư c y quy n không ư c y quy n l i cho ngư i khác ký. 5. T t c các văn b n ký thay, ký th a u quy n, ký th a l nh B trư ng ph i ư c g i t i B trư ng báo cáo và ư c th hi n a ch nơi nh n c a văn b n. 6. Th trư ng không y quy n ký văn b n. i u 16. Phát hành văn b n, chuy n phát văn b n i 1. Phòng T ng h p chuy n ngay văn b n ã ư c ký và toàn b H sơ trình gi i quy t công vi c n Văn thư B th c hi n th t c ban hành và chuy n văn b n n a ch nh n.
2. Văn b n c a các cơ quan tham mưu g i trao i công vi c v i nhau thì không óng d u Qu c huy; Văn thư cơ quan có nhi m v vào S Giao nh n văn b n c a ơn v mình và chuy n tr c ti p n nơi nh n, ng th i chuy n cho Văn thư B 01 b n c p nh t vào Chương trình qu n lý văn b n c a B Giao thông v n t i. 3. Văn thư B ki m tra l n cu i v hình th c, th th c, k thu t trình bày văn b n; ghi s , ngày tháng, năm, nhân sao theo quy nh và óng d u vào văn b n, óng các d u ch m t, khNn do ngư i ký văn b n duy t ghi trong Phi u trình gi i quy t công vi c. 4. Văn thư B ch óng d u và phát hành nh ng văn b n Lãnh o B ký kèm theo H sơ trình gi i quy t công vi c và nh ng văn b n quy nh t i kho n 3 và kho n 4 i u 15 c a Quy ch này do Phòng T ng h p tr c ti p chuy n n, n u do Văn thư ơn v ch trì ho c chuyên viên tr c ti p so n th o chuy n n thì ph i ư c s ng ý c a Chánh Văn phòng ho c Trư ng phòng T ng h p. 5. Văn thư B ch u trách nhi m phát hành các văn b n c a B n a ch nh n ngay trong ngày văn b n ó ư c ký, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti p theo; trư ng h p văn b n có óng d u ch m c khNn ho c theo yêu c u g p c a ngư i ký thì ph i ư c chuy n phát ngay; các văn b n có óng d u ch m c m t ph i g i theo ch b o m t. Trư ng h p c bi t, n u cơ quan, t ch c nơi nh n c n nh n văn b n tr c ti p t i Văn thư B , ph i có gi y gi i thi u ho c công văn ngh và ph i ư c s ng ý c a ngư i ký văn b n ho c c a Chánh Văn phòng, ng th i ph i ký nh n vào S Giao nh n văn b n c a Văn thư B . 6. Văn b n i có th ư c chuy n cho nơi nh n b ng Fax ho c chuy n qua m ng thông tin nhanh. 7. Trong m t s trư ng h p, cơ quan, t ch c, cá nhân nh n văn b n c n văn b n g c thì ph i ăng ký s lư ng văn b n g c h p lý v i ơn v ch trì so n th o ưa vào H sơ trình gi i quy t công vi c. 8. Vi c phát hành gi y m i h p, h i ngh , h i th o mà th i gian t khi phát hành n khi di n ra cu c h p, h i ngh , h i th o không quá 07 ngày làm vi c thì Văn thư B ph i g i Fax, ng th i g i “ Ho t c” cho nơi nh n. i u 17. Lưu văn b n 1. Văn thư B lưu b n g c có ch ký t t c a Th trư ng ơn v ch trì so n th o và b n chính Phi u trình gi i quy t công vi c. 2. ơn v ch trì so n th o nh n t i Văn thư B : a) H sơ trình gi i quy t công vi c; b) 02 b n chính, trong ó có 01 b n g c ưa vào H sơ công vi c n p lưu tr theo quy nh do B trư ng B Giao thông v n t i ban hành và 01 b n cho chuyên viên so n th o theo dõi quá trình th c hi n; c) 01 b n phôtô Phi u trình gi i quy t công vi c.
CHƯƠNG IV QU N LÝ VÀ S D NG CON D U, SAO VĂN B N, H SƠ CÔNG VI C i u 18. Qu n lý và s d ng con d u 1. Văn phòng B ch u trách nhi m qu n lý, s d ng, b o qu n các lo i con d u theo quy nh c a pháp lu t v qu n lý và s d ng con d u và các quy nh c a Quy ch này. 2. Con d u c a B Giao thông v n t i ph i t i tr s Cơ quan B và ư c giao cho 01 nhân viên văn thư gi và óng d u. Nhân viên văn thư có trách nhi m th c hi n nh ng quy nh sau ây: a) B o qu n con d u ch t ch , không giao con d u cho ngư i khác khi chưa ư c phép b ng văn b n c a Chánh Văn phòng ho c c p có thNm quy n cao hơn; b) Ph i t tay óng d u vào các văn b n, tài li u c a B Giao thông v n t i; c) Ch ư c óng d u vào các văn b n, tài li u sau khi ã có ch ký c a ngư i có thNm quy n ký văn b n quy nh t i i u 15 Quy ch này; d) Không ư c óng d u vào văn b n, tài li u không có n i dung, óng d u trư c khi ký; ) Ph i báo cáo ngay v i Lãnh o Văn phòng B khi b m t d u. 3. D u óng ph i rõ ràng, ngay ng n, úng chi u và dùng úng m c d u quy nh. 4. Khi óng d u lên ch ký thì d u óng ph i trùm lên kho ng 1/3 ch ký v phía bên trái. 5. Vi c óng d u lên các ph l c kèm theo văn b n chính do ngư i ký văn b n quy t nh; d u ư c óng lên trang u c a t ng ph l c và trùm lên m t ph n tên cơ quan. 6. Vi c óng d u giáp lai i v i nh ng văn b n g m nhi u trang do ngư i ký văn b n quy t nh. 7. Vi c óng d u vào trang u các d th o văn b n ph c v cu c h p, h i ngh , h i th o do Th trư ng ơn v so n th o văn b n xu t (theo m u quy nh t i Ph l c 8 kèm theo Quy ch này) và ư c s ng ý c a Chánh Văn phòng. i u 19. B n sao văn b n 1. Th th c b n sao ư c th c hi n theo quy nh c a B trư ng B N i v và B trư ng, Ch nhi m Văn phòng Chính ph . 2. Nguyên t c và trình t sao văn b n.
a) Văn b n do Lãnh o B ký ban hành: Văn b n sao ph i n p qua Phòng Văn thư -Lưu tr Văn phòng B ki m tra và trình Chánh Văn phòng ký sao. b) Văn b n do Th trư ng ơn v ký ban hành: Th trư ng ơn v ó ch u trách nhi m ký sao. c) Văn b n do các cơ quan, t ch c không thu c B Giao thông v n t i g i nB : Chánh Văn phòng ký sao. i u 20. L p H sơ công vi c 1. H sơ công vi c g m các văn b n, tài li u sau ây: a) T bìa H sơ có ghi tiêu h sơ (theo m u quy nh t i Ph l c 8 kèm theo Quy ch này); b) Danh m c văn b n, tài li u có trong H sơ; c) Văn b n, tài li u ư c h th ng theo th t th i gian và m i liên h gi a các văn b n ph n ánh rõ s vi c trong H sơ; d) Văn b n n có ý ki n ch o c a Lãnh o B , Th trư ng ơn v ; ) Văn b n óng góp ý ki n c a các cơ quan, t ch c, cá nhân có liên quan; e) Văn b n i (b n g c) có n i dung xin ý ki n ho c tr l i văn b n n; g) Các văn b n khác có liên quan (n u có). 2. Th trư ng ơn v ch u trách nhi m trư c B trư ng B Giao thông v n t i v t ch c, ki m tra, ôn c cán b , công ch c trong ơn v l p h sơ công vi c trong ph m vi ch c trách ư c giao. 3. Khi công vi c k t thúc, cán b , công ch c ph i l p h sơ công vi c, s p x p văn b n, tài li u theo quy nh t i kho n 1 i u này và b o qu n t i ơn v ch trì so n th o trong th i gian m t năm, sau ó ph i n p vào Lưu tr B . 4. Văn phòng B ch u trách nhi m ti p nh n và x lý các h sơ công vi c; ch trì, hư ng d n nghi p v l p h sơ công vi c cho các ơn v . i u 21. Qu n lý văn b n 1. Cán b , công ch c, viên ch c B Giao thông v n t i có trách nhi m qu n lý và gi gìn văn b n, h sơ, tài li u. 2. Không cung c p cho các cơ quan, t ch c, cá nhân không có trách nhi m bi t nh ng thông tin, h sơ, tài li u ã và ang x lý và các văn b n có bút phê c a Lãnh oB CHƯƠNG V
T CH C TH C HI N i u 22. Trách nhi m c a Văn phòng B 1. Ph bi n, hư ng d n, giám sát vi c th c hi n các quy nh t i Quy ch này và nh kỳ 6 tháng, m t năm báo cáo B trư ng. 2. ôn c các ơn v x lý văn b n và gi i quy t công vi c theo s ch o c a Lãnh o B ; báo cáo Lãnh o B nh ng trư ng h p ch m x lý theo th i h n ã nh; báo cáo tu n, báo cáo tháng và báo cáo t xu t k t qu x lý văn b n c a các ơn v ư c giao nhi m v . i u 23. Trách nhi m c a cơ quan tham mưu c a B 1. Tri n khai th c hi n Quy ch này trong cơ quan. 2. C p nh t k p th i y k t qu quá trình x lý văn b n c a cơ quan mình vào Chương trình qu n lý văn b n c a B Giao thông v n t i. Th trư ng cơ quan ph i ch u trách nhi m v chính xác c a n i dung ư c c p nh t. i u 24. Trách nhi m c a các ơn v khác tr c thu c B Giao thông v n t i 1. Căn c nh ng quy nh chung c a nhà nư c, Quy ch này và th c t t i cơ s , Th trư ng các ơn v tr c thu c B Giao thông v n t i có trách nhi m xây d ng và tri n khai th c hi n Quy ch ti p nh n, x lý và ban hành văn b n trong n i b ơn v mình. 2. Th c hi n quy nh t i kho n 2 i u 23 c a Quy ch này trong trư ng h p ư c Lãnh o B Giao thông v n t i giao nhi m v x lý văn b n n . 3. Các ơn v có tr s chính, Chi nhánh ho c Văn phòng i di n óng trên a bàn thành ph Hà N i có nhu c u nh n văn b n tr c ti p t i cơ quan B Giao thông v n t i c n g i văn b n ăng ký n Văn phòng B . i u 25. M S Giao nh n văn b n 1. T t c các ơn v ph i m S Giao nh n văn b n. M i tác nghi p giao nh n văn b n, tài li u, H sơ trình gi i quy t công vi c, H sơ công vi c nêu trong Quy ch này u ph i ký xác nh n vào S Giao nh n văn b n. 2. Văn thư B và Phòng T ng h p ch th c hi n giao nh n văn b n, tài li u, H sơ trình gi i quy t công vi c, H sơ công vi c v i Văn thư c a ơn v , chuyên viên ư c ơn v giao nhi m v tr c ti p so n th o văn b n ho c ngư i ư c Th trư ng ơn v ó y quy n.