Sổ tay lễ tân đối ngoại: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:62

Thêm vào BST

Báo xấu

13
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 cuốn "Sổ tay lễ tân đối ngoại" tiếp tục trình bày các nội dung sau: Một số nguyên tắc giao tiếp ứng xử trong lễ tân đối ngoại; Giao tiếp đa văn hóa – những điều cần chú ý; Một số lưu ý cho các đoàn đi công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn nước ngoài đến tỉnh. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sổ tay lễ tân đối ngoại: Phần 2

Sổ tay Lễ tân đối ngoại 95 PHẦN III: MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI 1 Cách chào 1.1. Cách chào - Khi chào cần tỏ thái độ đúng mực, thân thiện và tôn trọng nhau. Người có chức vụ thấp chào người có chức vụ cao trước; - Người ít tuổi chào người lớn tuổi hơn; - Nếu giữa những người có cùng độ tuổi, địa vị xã hội tương đương thì nam chào phụ nữ trước; - Người từ ngoài phòng bước vào chào người trong phòng. Người mới đến chào người đến trước. - Người được chào có nghĩa vụ trả lời. 1.2. Tư thế chào - Khi đang ngồi, chào khách hay đáp lại lời chào cần đứng dậy, nhưng phu nhân có thể vẫn ngồi và chào đáp lại, tuy nhiên đối với người có chức vụ cao, người lớn tuổi, người được kính trọng thì nên đứng dậy; - Khi chào nam bỏ mũ, nữ được phép đội mũ nón; - Không nhai kẹo, ăn uống, ngậm thuốc lá khi chào; - Không đút tay vào túi quần khi chào;
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 96 - Tư thế hơi cúi đầu, mắt nhìn người cần chào; - Thái độ vui vẻ, kính trọng, lễ độ, lịch thiệp. 2 Cách bắt tay 2.1. Mục đích - Để chào khi gặp hoặc tạm biệt; - Để bày tỏ thái độ kính trọng, thân tình hay lạnh nhạt, xã giao. 2.2. Cách bắt tay - Bàn tay phải siết chặt bàn tay phải người kia; - Không dùng tay trái để bắt tay; - Không dùng tay chụp bổ vào nhau; - Không siết quá chặt khi bắt tay phụ nữ; - Không nắm tay hờ hững tỏ vẻ lạnh nhạt; - Không nắm tay lâu hoặc rung lắc mạnh; - Nam đứng dậy để bắt tay, nữ có thể ngồi; - Phụ nữ, người có chức vụ cao, người cao tuổi đưa tay ra trước bạn mới được bắt; - Không đút tay vào túi tay kia bắt tay; - Không vừa ăn uống, nhai kẹo vừa bắt tay; - Thái độ niềm nở, vui vẻ, lịch thiệp; - Đầu hơi cúi, mắt nhìn vào người đó; - Không bắt tay chéo nhau; - Không dùng 2 tay bắt tay 2 người cùng lúc; nếu cần phải bắt tay với nhiều người cùng một lúc, khi bắt tay phải tính đến thứ tự trước sau, từ bên trên đến bề dưới, từ trưởng lão đến thiếu niên, nữ rồi mới đến nam, từ người
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 97 đã kết hôn rồi mới đến người chưa kết hôn, từ cấp trên đến cấp dưới. - Khi giao tiếp nếu số lượng người tương đối lớn, có thể chỉ bắt tay một số người ngay cạnh mình, gật đầu với những người xung quanh thay cái bắt tay chào hỏi, hoặc hơi cúi thấp người để thể hiện phép lịch sự. - Khi bắt tay nam bỏ găng tay, nữ không cần; - Không đứng trên bậc thang bắt tay người ở dưới; - Không đứng trong ngưỡng cửa bắt tay người ngoài cửa; - Chủ nhà chủ động bắt tay khách; - Khi chủ nhà ít tuổi, khách lớn tuổi hoặc chức vụ cao thì cả hai người bắt tay đồng thời. - Khi gặp đôi vợ chồng thì bắt tay vợ trước; - Nếu không quen biết nhau mà chưa giới thiệu thì chưa bắt tay. Chú ý: - Tại một số nước như Thái Lan, Lào, Campuchia, Miến Điện không bắt tay mà chắp hai tay trước ngực, đầu hơi cúi và nói câu chào; - Tại các nước Hồi giáo không bắt tay phụ nữ và trẻ em gái. 3 Cách ôm hôn. - Ôm hôn vào má hoặc hôn tay là một cách chào; - Chỉ ôm hôn má hoặc hôn tay phụ nữ khi đã quen biết hoặc thân quen với nhau; - Người Pháp: Hôn 4 lần, lần lượt vào 2 bên má; - Người Nga, Bỉ, Thụy sĩ: Hôn 3 lần vào 2 má; - Người Hungary, Bungary, Ba lan, Hy Lạp: Hôn má 1 lần; - Người Mỹ-la-tinh vừa hôn má vừa vỗ lưng;
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 98 - Nếu khách thân quen tiến gần tới, dang tay tỏ ý muốn ôm hôn thì bạn mới nên ôm hôn; - Hôn tay: Khi người phụ nữ quen biết giơ tay phải ra hơi thòng xuống, úp bàn tay thì nam cầm nhẹ các ngón tay đưa lên hôn nhẹ vào mu bàn tay; - Người Pháp chỉ hôn tay phụ nữ đã có chồng và không hôn ở ngoài đường; - Người Đức có thể hôn tay phụ nữ có chồng hoặc chưa và bất kỳ ở đâu. - Người Tây- Ban- Nha hôn tay phụ nữ ngay trên đường phố; - Người Hy Lạp chỉ hôn tay các vị tu sĩ. - Không vừa ăn, uống, nhai kẹo vừa hôn tay; - Không vừa đút tay túi quần, vừa hôn tay. 4 Cách giới thiệu và tự giới thiệu 4.1. Mục đích: Để làm quen hoặc thiết lập quan hệ. 4.2. Cách giới thiệu: - Thông thường: Giới thiệu họ tên rồi đến chức vụ. - Chỉ giới thiệu họ tên, chức vụ mà không giới thiệu rườm rà như khai lý lịch; - Người được giới thiệu cần đứng dậy cúi chào; - Nữ có thể ngồi khi giới thiệu trừ trường hợp người kia cao tuổi, tu hành hoặc chức vụ cao thì nữ cũng cần đứng dậy; - Nếu thấy hai người không muốn làm quen với nhau thì không nên giới thiệu với nhau; - Thái độ của người được giới thiệu cần lịch sự, vui vẻ, tươi cười, thân thiện, mắt nhìn vào người kia;
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 99 - Sau khi được giới thiệu, hai bên làm quen, bắt tay, mỉm cười chào và nói:”Rất hân hạnh được làm quen với anh (chị)”. 4.3. Đối tượng giới thiệu: - Giới thiệu nam cho nữ, người ít tuổi cho người cao tuổi, người có chức vụ thấp cho người có chức vụ cao, anh em thân quyến cho khách lạ, bạn bè cho cha mẹ; - Nếu hai người cùng tuổi, cùng chức vụ, cùng là nam hoặc cùng là nữ thì giới người đến sau cho người đến trước; - Nếu người ít tuổi có chức vụ cao, người cao tuổi có chức vụ thấp thì áp dụng nguyên tắc “kính lão đắc thọ”. - Tự giới thiệu: Tiến gần đến người muốn làm quen, chào hỏi hoặc bắt tay rồi nói: “Xin tự giới thiệu: Tôi là Nguyễn Văn A - Trưởng phòng Hợp tác quốc tế, Sở Ngoại vụ. Rất hân hạnh được làm quen với anh (chị)”, sau đó có thể trao đổi danh thiếp. 5 Cách nói chuyện - Thái độ khi nói chuyện: Vui vẻ, hòa nhã, niềm nở, không thô tục, suồng sã, chân tình, lễ phép, lịch sự; - Giọng nói: Không quá to, quá nhỏ, quá nhanh, quá chậm - Yêu cầu: + Nơi đông người không nói tiếng lóng, tiếng nước ngoài, thì thầm to nhỏ với người khác; + Không nói câu chuyện chỉ có hai hoặc vài người biết và hiểu với nhau; + Không vừa nói, vừa nhìn chằm chằm hoặc chỉ trỏ người khác; không bình luận người khác khi vắng. + Không châm chọc, nói xấu, bình luận về bệnh tật, tuổi tác, đời tư,
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 100 khiếm khuyết của người khác; + Không nổi khùng, cáu giận khi nói chuyện; + Không ngắt lời người khác, nói đế, nói leo; + Cần chăm chú lắng nghe, không tỏ ý sốt ruột, cần dùng cử chỉ phi ngôn ngữ tỏ ý tán đồng; + Không nói thô tục, chửi thề, chửi đổng, nói trống không, nói cộc lốc; + Không hỏi tuổi phụ nữ nước ngoài; + Không hỏi về đời tư, thu nhập, chuyện riêng tư; + Cần thường xuyên nói từ cảm ơn, xin lỗi đúng lúc. + Không nói to, cười hô hố ở nơi công cộng. 6 Cách sử dụng danh thiếp 6.1. Kiểu danh thiếp Kiểu ngang, thứ tự hàng từ trên xuống dưới, thứ tự chữ từ trái qua phải. Hàng thứ nhất viết tên đơn vị người dùng danh thiếp; Hàng thứ hai ghi họ tên người dùng danh thiếp, chữ viết to vào chính giữa tấm thiếp. Chức vụ, tên gọi chức vụ thường viết chữ nhỏ bên cạnh phía dưới, bên phải họ và tên. Hàng thứ ba ghi địa chỉ đầy đủ, điện thoại, mã số bưu điện của người dùng thiếp. Kiểu dọc, đứng, thứ tự hàng từ trái qua phải, thứ tự chữ từ trên xuống dưới. Hàng thứ nhất ghi tên đơn vị người dùng danh thiếp, viết ở cạnh trái tấm thiếp; hàng thứ hai viết họ tên người dùng thiếp, chữ viết to ở giữa danh thiếp. Chức vụ - tên gọi chức vụ được viết bằng chữ nhỏ ở bên phải, phía dưới họ và tên; hàng thứ ba ghi đầy đủ địa chỉ, điện thoại, mã số bưu điện. Chữ viết trên danh thiếp, giống chữ viết thường dùng, trước hết phải phù hợp với quy phạm, nếu không dễ gây hiểu lầm, ảnh hưởng đến hiệu quả
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 101 trong giao tiếp. Sau khi đã phù hợp với quy phạm rồi, có thể coi trọng đến phong cách riêng của mình, biểu hiện cá tính của mình. Phong cách, cá tính của danh thiếp, biểu hiện chủ yếu ở phần bố cục danh thiếp, chọn kiểu chữ và thiết kế mặt danh thiếp. Về thể loại, kiểu chữ viết nhỏ, viết thường, viết in, viết hoa, các kiểu chữ có dáng mỹ thuật đều được chấp nhận. 6.2. Thái độ khi trao danh thiếp Khi rút danh thiếp ra phải nghiêm túc từ tốn, không thể với thái độ tùy tiện. Lần đầu gặp gỡ, có thể căn cứ vào thái độ rút, trao danh thiếp của nhân viên phục vụ khách để đoán trước nhân phẩm, xem có đáng giao tiếp hay không. Danh thiếp nên cất vào chỗ dễ lấy, có thể lấy ra đúng lúc, đúng thời cơ, cung kính đưa tận tay, và hơn thế phải nói thêm: Đây là danh thiếp của tôi, xin được gặp gỡ trao đổi nhiều hơn về sau này. Làm vậy, tất sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp với phía bạn. 6.3. Thời điểm trao danh thiếp Nếu lần đầu mới quen, bạn cảm thấy khách này có thể quan hệ lâu dài, thì lúc vừa gặp gỡ, có thể đưa ngay danh thiếp của mình, điều này có lợi cho việc khách nhanh chóng biết tình hình cơ bản về mình, tăng tiến trình trao đổi và giao tiếp. Nếu là cuộc gặp gỡ có hẹn trước, đã biết khách là người như thế nào, thì khi chia tay ra về có thể lấy danh thiếp gửi cho khách để tăng thêm ấn tượng. 6.4. Cách trao danh thiếp Trong lần đầu tiên gặp mặt đối tác, việc đầu tiên bạn nên làm là hỏi thăm họ một cách thân thiện, đồng thời nêu rõ tên cơ quan mình, sau đó đưa danh thiếp của mình cho đối tác. Việc đầu tiên phải nhớ, danh thiếp có thể để trong túi áo comple nhưng không được đút trong túi quần và lôi ra, vì đó là một hành động không lịch sự.
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 102 Khi trao danh thiếp, tốt nhất nên dùng tay trái, mặt chính của danh thiếp nên hướng lên phía trên, hướng đặt danh thiếp nên để phần họ tên thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được tên trên danh thiếp. Khi đưa danh thiếp cho người đối diện, bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn tập trung vào họ, nên dùng ngón tay cái kết hợp với ngón tay trỏ cầm góc trên của danh thiếp và trao danh thiếp cho người đối diện. Phải trao trước mặt, phía tay phải của khách, nên dùng hai tay để trao danh thiếp. Nếu bạn đang ở tư thế ngồi thì bạn nên đứng dậy để đưa danh thiếp hoặc hơi cúi người về phía trước khi đưa, khi trao danh thiếp nên nói vài câu như: “Tôi là X, đây là danh thiếp của tôi” hoặc giả dụ: “Xin gửi ngài danh thiếp của tôi”. Khi trao danh thiếp bạn nên chú ý: Người có chức vụ thấp hơn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao hơn trước; người nam nên trao danh thiếp ra trước cho người nữ. Khi bạn tiếp xúc một lúc với nhiều người, bạn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao nhất và người nhiều tuổi nhất. Nếu trong trường hợp bạn không thể phân biệt được tuổi tác và chức vụ của họ thì bạn nên trao danh thiếp cho những người ở phía bên trái bạn. 6.5. Tiếp nhận danh thiếp Phải tỏ ra lễ độ trước khi tiếp nhận danh thiếp. Nguyên tắc cơ bản là: đứng lên để nhận danh thiếp và mỉm cười, cung kính dùng hai tay nhận nâng, sau khi nhận phải gật đầu cảm ơn. Sau khi nhận được danh thiếp, phải chăm chú đọc 1 lần, không được vô ý nhét luôn vào túi. Càng không được tùy tiện để bừa bãi, không nên ghi chú vào danh thiếp, hoặc viết chữ vào danh thiếp.
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 103 Cùng lúc trao danh thiếp vài ba người, lại là mới gặp nhau lần đầu, phải lần lượt theo thứ tự chỗ ngồi đặt lên bàn phía trước mặt. Khi cùng trao đổi, vừa bàn bạc, vừa ghi nhớ tên họ, dáng vẻ của họ và chỉ cất danh thiếp đi khi thấy thuận tiện. Không được để đồ vật khác đè lên trên danh thiếp, đây là điều quan trọng nhất. 6.6. Các vấn đề cần chú ý khác Danh thiếp cũng giống như lý lịch trích chéo của một người, khi bạn trao danh thiếp cho một ai đó, nghĩa là bạn muốn cho họ biết rằng bạn là ai, bạn đang ở đâu và làm cách nào để liên lạc lại được với bạn. Do đó, biết nắm bắt đúng thời điểm nên đưa ra danh thiếp sẽ khiến cho chúng phát huy được hiệu quả tốt nhất. Khi chúng ta mới tham gia vào một công việc nào đó, thì thiết kế và in danh thiếp là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ khiến cho ấn tượng của người khác về bạn sẽ sâu sắc hơn rất nhiều. Nhưng việc đưa danh thiếp đúng lúc và đúng khung cảnh lại là một nghệ thuật mà không hẳn người nào cũng nắm được. Khi tham gia vào các hoạt động như các buổi tiệc trọng đại, bạn phải nhớ rõ nên mang danh thiếp theo bên mình. Cho dù bạn tham dự vào một buổi yến tiệc do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất ngoại giao, không nên đưa danh thiếp khi đang dùng cơm. Nếu như đưa một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì tốt nhất là không đưa. Bạn nên thu gọn danh thiếp, để ngay ngắn chỉnh tề và có thứ tự trong sổ kẹp danh thiếp, trong hộp hoặc trong túi, tránh cho danh thiếp bị rách, hỏng. Những danh thiếp đã cũ và không lành lặn thì nên vứt đi.
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 104 7 Cách xưng hô Xưng hô là vấn đề khá hệ trọng trong công tác đối ngoại. Tên một quốc gia, tên một tổ chức, tên một cá nhân cùng với chức vụ cần được gọi đúng và đầy đủ, chuẩn xác. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Mỗi quốc gia, tổ chức đều có tên gọi chính thức đầy đủ của quốc gia hay tổ chức đó. Đối với quốc gia, tên gọi chính thức đầy đủ chính là quốc hiệu của quốc gia đó. Sẽ khó chấp nhận được khi gọi tên một quốc gia hay một tổ chức theo cảm tính, tự tiện thêm vào những từ không phù hợp, ví dụ như thêm từ Cộng hòa vào Liên bang Nga thành Cộng hòa Liên bang Nga; gọi các nền kinh tế thành viên APEC là các quốc gia thành viên APEC; gọi Hội nghị các quốc gia và vùng lãnh thổ có sử dụng tiếng Pháp là Hội nghị các nước nói tiếng Pháp... Trong giao tiếp trực tiếp hoặc những cuộc tiếp xúc không chính thức, đặc biệt là những người ngang cấp, có xu hướng gọi nhau ngắn gọn và xưng hô với nhau một cách thân mật. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Việt Nam. Mỗi dân tộc có truyền thống trong cách gọi tên riêng một người, có nước yêu cầu gọi tên đầy đủ kể cả họ, tên và cả tên đệm hoặc cả tên thánh, có dân tộc khi gọi tắt và thân mật thì gọi bằng họ, cũng có nước trong trường hợp gọi tắt và thân mật thì gọi bằng tên, cũng có nước bên cạnh tên khai sinh còn có tên gọi thân mặt hoặc bí danh thường dùng. Việc gọi tên một người tưởng chừng đơn giản, nhưng trong giao tiếp đối ngoại lại là việc đòi hỏi rất cẩn trọng. Một mặt yêu cầu phải phát âm đúng, mặt khác tùy hoàn cảnh giao tiếp, tùy mối quan hệ cá nhân mà cách gọi tên có khác nhau. Việc gọi tên một cá nhân không đúng có thể gây ra những hiểu nhầm đáng tiếc, nhẹ thì có thể bị coi là thiếu lịch sự, nặng thì có thể bị coi là trịnh thượng hay lỗ mãng.
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 105 Trong giao tiếp quốc tế, khi xưng hô cũng rất cần lưu ý đến chức vụ của cá nhân. Mỗi quốc gia, mỗi tổ chức có hệ thống tổ chức điều hành không hoàn toàn giống với một quốc gia hay một tổ chức khác. Ngay cả khi giữa các quốc gia hay tổ chức có các chức vụ tương đương với nhau, nhưng cách gọi tên lại không hoàn toàn giống nhau. Ví dụ: Tên gọi chức vụ Bộ trưởng Ngoại giao ở Anh hay ở Mỹ không giống như tên gọi chức vụ này bằng tiếng Anh ở nhiều nước. Chính vì vậy trong giao tiếp quốc tế khi gọi tên chức vụ của một người nào đó, đặc biệt là khi dùng bằng ngôn ngữ của quốc gia đó hay bằng ngoại ngữ khác, cần được tìm hiểu kỹ, tránh trường hợp dịch ngược một cách máy móc. Trong quan hệ quốc tế, một số chức vụ lãnh đạo cao cấp có những danh từ chung để gọi. Khi dùng những danh từ này, chúng ta cần phân biệt và hiểu một cách chính xác. Danh từ Nguyên thủ Quốc gia để gọi Người đứng đầu nhà nước của quốc gia đó, tùy theo hình thức tổ chức nhà nước của quốc gia, đó có thể là Tổng thống, Chủ tịch nước, Vua, Nữ hoàng, Quốc vương, Hoàng đế hay Sultan. Đối với các vị lãnh đạo của một quốc gia có chức vụ Thủ tướng, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Chính phủ hay Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng,… tùy theo hệ thống tổ chức Chính phủ của mỗi quốc gia, được gọi chung là Người đứng đầu Cơ quan hành pháp. Ví dụ, nếu nói trong thời gian diễn ra Hội nghị APEC tại Việt Nam năm 2006, có 5 Nguyên thủ Quốc gia nước ngoài thăm song phương Việt Nam là chưa chính xác. Thực tế, trong 5 chuyến thăm song phương thì có 4 vị là Nguyên thủ Quốc gia (Tổng thống Hoa Kỳ, Chủ tịch Trung Quốc, Tổng thống Nga và Tổng thống Chi-lê) và một chuyến thăm là của người đứng đầu Chính phủ (Thủ tướng Nhật Bản). Bên cạnh chức vụ, ở một số nước, đặc biệt là những nước theo chế độ quân chủ, nhiều người còn có tước hiệu được phong tặng. Đối với các tước hiệu này, ở mỗi quốc gia có những quy định khác nhau. Có nước có tập quán
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 106 khi gọi tên một người luôn luôn đi liền với tước hiệu mà người đó có, nhưng cũng có nước tập quán quy định chỉ trong những nghi lễ chính thức thì mới cần gọi tên với đầy đủ tước hiệu, còn trong những giao tiếp thông thường thì không cần. Ngoài việc gọi tên, chức vụ, tước hiệu đối với một cá nhân trong giao tiếp quốc tế còn có những quy tắc lịch thiệp trong thưa gửi và xưng hô. Khi thưa gửi và xưng hô với một người cần lưu ý thưa gửi và xưng hô phải phù hợp với chức vụ và tước hiệu của người đó, tuân thủ những quy tắc chung theo tập quán quốc tế và các quy định hay thông lệ của quốc gia hay tổ chức của người đó. Trong tiếng Việt các đại từ danh xưng khi thưa gửi và xưng hô trong giao tiếp quốc tế được sử dụng là ngài, ông/bà/cô. Dùng từ ngài, đại từ danh xưng có mức độ kính trọng cao nhất trong tiếng việt cho đối tượng nào là vấn đề còn có nhiều cách hiểu khác nhau. Có người cứ thấy người phương Tây là gọi “ngài”. Có người gọi ngài không chỉ đối với một vị đại sứ nước ngoài mà với bất kỳ một cán bộ nhân viên nào của đại sứ quán nước ngoài. Ở nhiều nước, việc gọi ai là ngài có quy định khá chặt chẽ và cụ thể, ví dụ từ cấp Bộ trưởng và tương đương trở lên và Đại sứ mới được gọi là Ngài. Ở nước ta, do đến nay chưa có quy định cụ thể, nên việc sử dụng đại từ danh xưng còn tương đối tùy tiện. Tuy nhiên, có thể dựa theo chuẩn mực khá phổ biến là chỉ nên gọi “ngài” đối với những người có chức vụ lãnh đạo từ cấp Bộ và tương đương trở lên và Đại sứ.
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 107 PHẦN IV. GIAO TIẾP ĐA VĂN HÓA - NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý 1 Những điều cần biết khi giao tiếp với những người từ các nền văn hóa khác nhau - Để có ứng xử phù hợp với từng đối tác nước ngoài, trước hết phải hiểu sự khác biệt về văn hóa ứng xử giữa các khu vực, quốc gia mà chúng ta sẽ làm việc. - Mỗi quốc gia, vùng đất trên thế giới sẽ có truyền thống và văn hóa ứng xử đa dạng khác nhau. Theo đó, việc tìm hiểu đặc trưng tính cách, tâm lý của các vị khách ở khắp nơi trên thế giới để trang bị cho mình phong cách phục vụ và cách cư xử phù hợp là cần thiết. 2 Cư dân Âu - Mỹ Tâm lý của người châu Âu - Sống thực tế, cởi mở, đề cao chủ nghĩa cá nhân - Tác phong nhanh nhẹn, giờ giấc chuẩn xác - Không thích nói chuyện về đời tư, sòng phẳng, làm việc có kế hoạch - Chú trọng các nghi thức giao tiếp Tâm lý người châu Mỹ - Thẳng tính, thực tế, cởi mở, thân thiện, coi trọng nghi thức - Hiếu khách, khi trò chuyện thích ngồi cạnh khách - Khi tranh cãi thường có cử chỉ mạnh, quan tâm đến địa vị và giàu sang.
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 108 Giữa cư dân châu Âu và châu Mỹ có những sự khách biệt trong văn hóa ứng xử, song họ cũng có những điểm chung trong lĩnh vực này: + Khi gặp gỡ, họ thường chào hỏi nhau một cách hồ hởi và nhanh chóng. Phong cách chung là bắt tay, ôm hôn hoặc gật đầu. Họ luôn tỏ thái độ tự tin, bình đẳng, ít coi trọng cương vị xã hội. Trong công việc, họ luôn tỏ rõ bản lĩnh và lòng nhiệt tình của mình, đồng thời cũng đánh giá người khác qua công việc của họ. Cương vị xã hội, trong quan niệm của họ là do mỗi người tự đặt lấy. Họ rất ngưỡng mộ ai bằng năng lực và lòng kiên trì giành được thành công. Họ cũng có sự kính trọng với truyền thống gia đình, dòng họ. + Họ luôn có ý thức và coi trọng quyền công dân của mỗi người. Họ luôn tin vào quy định của luật pháp để thực hiện công lý trong xã hội và luôn coi trọng, bảo đảm cho quyền sở hữu cá nhân. Vì thế, những câu hỏi tỏ sự ân cần quá mức về cuộc sống riêng tư không được ưa chuộng như với người châu Á. Tính độc lập này còn thể hiện trong cả sinh hoạt gia đình (kể cả khi đi du lịch). Họ thường nuôi dạy con cái từ nhỏ theo tinh thần luôn có nguyện vọng, xu hướng và khả năng sống tự lập. Họ ít coi trọng quan hệ láng giềng như người châu Á. Khi rảnh rỗi, họ có thể vui thú với bạn bè hoặc trong câu lạc bộ chứ không nhất thiết thăm hỏi những người xung quanh. + Người Âu - Mỹ rất coi trọng tri thức khoa học và tư duy tuyến tính, nên muốn mọi việc phải được sắp xếp theo kế hoạch và vận động theo một hướng. Với quan niệm, cuộc sống chỉ diễn ra có một lần, nên họ rất quý và coi trọng thời gian. Họ thường sắp đặt công việc theo thời gian chính xác, hoạt động phải đúng giờ và thời gian phải được sử dụng một cách hợp lý, các công việc được giải quyết càng nhanh càng tốt. Đối với họ, thời gian là tiền bạc và cái gì đã trôi qua là thuộc về quá khứ, ít lưu luyến.
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 109 Tuy vậy, những người ở vùng Nam Mỹ và Địa Trung Hải thường ít khắt khe về thời gian hơn. 3 Cư dân châu Á Tâm lý người châu Á - Đời sống tình cảm kín đáo, nặng tình - Ăn uống rất cầu kỳ và ngồi lâu - Chi tiêu hay tính toán, tiết kiệm - Xưng hô thân mật, thích mời chào vồn vã - Tôn trọng lễ nghi, tín nghĩa, chú trọng vấn đề chào hỏi - Kín đáo, dè dặt trong giao tiếp, ít bộc lộ cá tính Cư dân ở châu Á khi gặp gỡ, chào hỏi thường dè dặt và có xu hướng tôn trọng địa vị xã hội của cá nhân. Họ luôn luôn tôn kính người lớn tuổi hoặc những người có địa vị xã hội cao hơn. Thái độ biểu cảm và cử chỉ, điệu bộ trong giao tiếp của họ cũng cụ thể. Trong công việc, người châu Á thường bày tỏ lòng biết ơn, sự khiêm nhường và trung thành với cấp trên, sẵn sàng thích ứng với công việc do yêu cầu của cấp trên hay người chủ đề ra. Họ coi trọng truyền thống gia đình, địa vị xã hội và học vấn. Phần lớn trong số họ thường tự bằng lòng với những gì có sẵn được sắp đặt trong cuộc sống. Họ bằng lòng với số phận và thường có ý thức về việc thực hiện vai trò của mình trong cuộc sống một cách hài hòa với môi trường xã hội. Người châu Á thường ít tin vào pháp luật, mà coi đó như sự áp đặt từ bên ngoài vào cuộc sống và lợi ích của họ. Vì vậy mức độ tôn trọng luật pháp của họ phụ thuộc vào địa vị xã hội, học vấn, truyền thống và danh dự của gia đình. Tuy nhiên, trong cộng đồng dân
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 110 cư sống ở nông thôn châu Á, mức độ hiểu biết và tin tưởng luật pháp còn hạn chế và thường có xu hướng ứng xử theo tập quán truyền thống. Cũng vì vậy, trong quan hệ, họ coi trọng cộng đồng và thích phụ thuộc lẫn nhau. Gia đình rất được coi trọng và đôi khi có ba, bốn thế hệ chung sống trong một ngôi nhà. Người châu Á thường coi trọng việc đón tiếp khách và trân trọng tình thân hữu với láng giềng. Con cái của họ được giáo dục về tính cộng đồng từ sớm, để có thể thích hợp với các mối quan hệ ứng xử trong công việc, đời sống. Mặc dù cũng coi trọng thời gian theo lịch trình, song người châu Á chịu ảnh hưởng tôn giáo khá đậm, họ quan niệm thời gian là vòng luân hồi và có sự gắn kết quá khứ với hiện tại và tương lai. Họ có thái độ ứng xử hài hòa với nhau và với giới tự nhiên. Cũng vì vậy, nhịp thời gian thường có sự co giãn theo thời vụ nông nghiệp và lễ hội. Trong việc sắp xếp thời gian, đôi khi có sự xen kẽ hay lẫn lộn giữa chơi và làm việc. Người châu Á nhiều khi sử dụng thời gian theo cảm hứng trong cả hoạt động khoa học, sản xuất và đi du lịch. Họ thích sự ngẫu hứng và tin vào sự may rủi, số phận và sự ngẫu nhiên. 4 Tâm lý người châu Phi - Sống theo đại gia đình với chủ nghĩa “Gia tộc trị” - Tôn sùng đạo giáo: có nhiều phong tục kỳ cục, khắt khe - Rất hiếu khách và lễ phép 5 Một số tập quán, nghi lễ của các dân tộc a. Châu Âu - Người Anh, người Scotland và người Ailen Tránh nói về vấn đề độc lập dân tộc vì đây là vấn đề chính trị nhạy cảm. Những người này đều có chung ngôn ngữ: tiếng Anh. Họ thận trọng trong
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 111 giao tiếp, ăn mặc và chú ý đến địa vị xã hội, danh tiếng, luôn đúng giờ và có thói quen luôn bắt tay khi làm quen. Nam giới thường thích đeo cavat kẻ sọc. Những chủ đề ưa thích: lịch sử, văn chương, kiến trúc. Những vấn đề cần tránh là: tôn giáo, tiền nong. - Người Pháp Họ luôn chú ý đến tính trang trọng và lễ nghi trong các cuộc gặp gỡ giao dịch và rất ít khi dùng tên thân mật. Họ có thói quen bắt tay nhanh và nhẹ. Họ sử dụng các bữa ăn tối để đàm đạo về những vấn đề quan trọng và cân nhắc khá kỹ trước khi quyết định một vấn đề. Người Pháp rất tự hào về lịch sử, ngôn ngữ, hệ thống giáo dục, thành tựu nghệ thuật của đất nước. Họ có yêu cầu khá cao về chất lượng món ăn và chất lượng phục vụ, bữa chính thường là bữa ăn trưa. Chủ đề ưa thích của họ là: món ăn, thể thao, văn hóa nghệ thuật. Họ tránh các chủ đề về tiền bạc, giá cả, đời tư, chính trị. - Người Nga Họ rất niềm nở và trân trọng khi giao tiếp. Khi chào nhau, họ thường bắt tay và xưng danh, trừ khi gặp bạn bè họ ôm hôn ở má. Người Nga ưa thích các chủ đề: nghệ thuật, văn chương, tình bạn, hòa bình. Họ ưa thích các món quà là một cuốn sách, album nhạc, bút.... - Người Đức Họ có thói quen bắt tay chặt khi làm quen, chào hỏi và chỉ gọi tên thân mật khi đã quen. Họ có tác phong đúng giờ và khá sòng phẳng. Khi giao tiếp, họ không đút tay vào túi và không xỏ tay vào vạt áo khi ăn và xưng danh đầy đủ khi trả lời điện thoại. Họ thường bàn luận công việc vào sau bữa ăn. Chủ đề ưa thích là bóng đá, món ăn và tránh các chủ đề về chiến tranh, về thể thao Mỹ. - Người Thụy Điển Họ bắt tay khi giao tiếp và rất nghiêm túc. Họ ưa chuẩn xác về giờ giấc và thận trọng trong công việc, không thích nắm tay hay vỗ sau lưng. Họ có thói
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 112 quen chúc tụng nhau trong bữa ăn. Người Thụy Điển luôn tự hào về lịch sử, văn hóa, xã hội của mình và di sản của bộ tộc Viking. Chủ đề yêu thích của họ: mức sống, cảnh quan thiên nhiên, thể thao. Họ tránh các chủ đề: tuổi tác, nghề nghiệp, ăn uống, gia đình. - Người Thụy Sỹ Họ là dân tộc có sự giao thoa của văn hóa Pháp, Đức, Italia, sử dụng thông thạo cả ba ngôn ngữ này. Họ rất đúng giờ và kín đáo. Họ luôn tự hào về nền độc lập, trung lập, mức sống, lịch sử, cảnh quan của đất nước. Họ thường chúc nhau về sức khỏe và có thói quen tặng hoa, quả. Chủ đề ưa thích là thể thao, di sản và cảnh quan Thụy Sỹ, du lịch, chính trị, đồng thời tránh các chủ đề về: tuổi tác, nghề nghiệp, ăn uống, gia đình. - Người Áo Họ có thói quen bắt tay chặt khi giao tiếp và rất đúng giờ, trang trọng trong việc xưng hô, ít khi dùng tên thân mật. Họ có thói quen tặng hoa hay sô cô la khi được mời tới nhà và rất không thích bị nhầm là người Đức dù sử dụng tiếng Đức. Chủ đề ưa thích là nhạc, thể thao, nghệ thuật, lịch sử, các loại rượu. Họ tránh các chủ đề: tiền bạc, tôn giáo, chính trị. - Người Bỉ Họ có thói quen bắt tay khi chào hỏi và tiễn biệt, không dùng tên thân mật trừ khi là bạn bè. Khi ôm hôn, họ hôn đều lên cả hai bên má ba lần. Họ rất đúng giờ. Người Bỉ sử dụng tiếng Pháp và tiếng Hà Lan. Đối với họ, khi đi mà xỏ tay vào túi hay nắm tay nhau là thiếu lịch sự. Chủ đề ưa thích: bóng đá, lịch sử, dạo chơi bằng xe đạp. Họ tránh né những vấn đề chính trị và không thích bị nhầm là người Pháp. - Người Bungari Họ thường bắt tay khi giao tiếp và hầu hết đều biết nói tiếng Nga và tiếng Đức. Họ có thói quen hẹn trước và rất đúng giờ. Điều đáng chú ý nhất trong phong cách của họ là: lắc đầu là đồng ý và gật đầu là không đồng ý. Họ
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 113 thường mang tặng hoa, kẹo, rượu khi được mời. Bữa tối của họ hay có bánh mì với nước xốt thịt. Chủ đề ưa thích là gia đình, cuộc sống riêng tư, nghề nghiệp. Họ tránh các chủ đề: chính trị, tôn giáo. - Người Hà Lan Họ có thói quen tự giới thiệu và cũng muốn người đối thoại tự giới thiệu, sau đó bắt tay với tất cả mọi người, kể cả trẻ em. Họ không xoay người khi giao tiếp và không phô trương. Người Hà Lan thông thạo tiếng Anh và một số tiếng châu Âu khác. Họ thường đưa ra những ý kiến chính xác và không nói quá sự thật. Họ rất đúng giờ và khi tặng quà thường gói theo kiểu truyền thống dân tộc. Người Hà Lan tự hào về việc lấn biển và lịch sử đất nước, về thương mại. Chủ đề ưa thích là chính trị, du lịch, thể thao và đánh giá cao sự chân thực trong thương mại. - Người Italia Họ có thói quen bắt tay và nắm khuỷu tay khi giao tiếp. Họ có thể biểu lộ thái độ, tình cảm qua các cử chỉ, điệu bộ nhưng ít khi xưng hô bằng tên thân mật. Tuy vậy, các cuộc tiếp xúc xã giao họ luôn chú ý tới giờ giấc và không ưa kéo dài, không nói chuyện kinh doanh trong buổi gặp gỡ xã giao, họ ăn bữa chính vào buổi trưa. Chủ đề ưa thích là sự kiện thế giới, bóng đá và gia đình. Họ tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, thuế. - Người Ba Lan Khi tiếp đón và tạm biệt, nam giới có thói quen hôn tay phụ nữ và chỉ dùng tên thân mật khi nói với bạn. Họ thường tặng quà cho nữ chủ nhà khi được mời và chúc tụng nhau vào bữa tối, bữa tiệc. Họ theo Thiên chúa giáo và tự hào về truyền thống lịch sử, văn hóa của mình. Chủ đề ưa thích là lịch sử, văn hóa, phong trào đoàn kết. Họ tránh các chủ đề: mối quan hệ với Liên Xô (cũ), Đông Đức (cũ)... - Người Tây Ban Nha Họ khá nồng nhiệt trong giao tiếp và nếu thân mật thường hay ôm hôn
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 114 khi gặp và chia tay. Trong tiếp xúc, họ hay nói chuyện vui trước khi vào công việc chính. Họ cần thông tin về địa chỉ rất ngắn gọn. Người Tây Ban Nha ăn tối muộn: từ 10 giờ tối trở đi và bữa chính là buổi trưa, thường từ 13 giờ 00 tới 16 giờ 30. Họ kiêng kỵ hoa cúc. Khi giao tiếp đôi khi họ chen ngang hoặc ngắt lời để thể hiện sự nhiệt tình. Chủ đề ưa thích là thể thao, du lịch, lịch sử. Họ tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, gia đình, nghề nghiệp. b. Châu Á - Người Trung Quốc Khi gặp nhau, họ thường khom người hoặc cúi đầu để chào hỏi, đôi khi bắt tay, họ chú ý đến địa vị xã hội và tuổi tác của người đối thoại. Họ không có thói quen vỗ lưng và ôm người khác khi gặp nhau. Họ có thể hỏi những câu về địa vị của cá nhân (thu nhập, nhà cửa, con cái...). Họ rất chú ý đến mối quan hệ cá nhân khi quan hệ thương mại. Khi tặng quà, họ chỉ giới hạn ở mức rất khiêm tốn và có thể chỉ cần một món quà chung. Chủ đề ưa thích là lịch sử, văn hóa, gia đình, sự tiến bộ của Trung Quốc. Họ tránh các chủ đề về Đài Loan, Cách mạng văn hóa, sức khỏe, chính trị. - Người Nhật Khi tiếp xúc họ trao danh thiếp rồi cúi người thấp để chào hoặc bắt tay một cách nhẹ nhàng và không nhìn chằm chằm vào mắt khách. Họ rất chú ý tới tác phong và đánh giá cao đức tính kiên nhẫn, lịch sự, khiêm nhường. Ít khi họ xưng hô bằng tên thân mật. Họ cũng tiếp thu văn hóa ứng xử phương Tây, song ít khi dùng từ “không” trong đối thoại. Họ đánh giá cao vai trò cá nhân trong kinh doanh thương mại. Chủ đề chủ yếu là lịch sử, văn hóa, nghệ thuật. Họ tránh các đề tài chiến tranh thế giới, những tranh luận gay gắt. Khi tặng quà đối tác Nhật Bản, cần phải được gói đẹp, cẩn thận bằng giấy gói tặng phẩm. Người Nhật coi việc đóng gói và nghi thức trao quà là nghệ thuật văn hóa giao tiếp tinh tế và nhiều ý nghĩa. Đặc biệt đừng bao giờ tặng người Nhật món quà có bộ 4 hoặc 9 (ví dụ 4 bông hoa, bộ khăn bàn