Ứng dụng MS-Excel trong kế toán
Trang 37
CHƯƠNG III
THỰC HÀNH LẬP SỔ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
THEO HÌNH THỨC “NHẬT KÝ CHUNG”
I. Sơ đồ truyền thông tin của kế toán excel theo hình thức nhật ký chung
Nhật ký thu tiền
5 Nhật ký
Nhật ký chi tiền
Nhật ký mua hàng chịu
Nhật ký bán hàng chịu
Nhật ký chung
Sổ cái các tài khoản
Sổ cái tổng hợp
Sổ quỹ tiền mặt
Các sổ chi tiết
Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ chi tiết thanh toán
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết hàng tồn kho
Sổ chi tiết các tài khoản khác
Bảng tổng hợp chi tiết TK 131
Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng tổng hợp chi tiết TK 331
Bảng tổng hợp chi tiết TK 15…
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (154,
621, 622, 627, 632…
Kế toán chi phí
Phiếu tính giá thành sản phẩm
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh
Báo cáo lưu chuyểnt tiền tệ
Chứng từ
gốc
SOKTMAY
(Nhật ký)
BDMTK
(hệ thống
tài khoản)
Ứng dụng MS-Excel trong kế toán
Trang 38
Qua sơ đồ ta thấy tất cả các sổ kế toán, báo cáo thuế và báo cáo tài chính đều nhận
thông tin từ BDMTK và SOKTMAY, trong đó:
- BDMTK cung cấp số dư đầu kỳ của các tài khoản, cung cấp số cuối kỳ sau khi
tổng hợp số phát sinh từ SOKTMAY và tính số dư cuối kỳ.
- SOKTMAY (sổ nhật ký hàng ngày) cung cấp chi tiết phần nhật ký hàng ngày chính
là các bút toán định khoản và những thông tin liên quan.
- Từ cấu trúc của hai bảng trên (BDMTK, SOKTMAY), khi lập các sổ kế toán và
báo cáo kế toán nếu cần số dư đầu kỳ ta sẽ truy xuất trong BDMTK, và khi cần số
phát sinh (hay các thông tin chi tiết phát sinh), ta sẽ truy cập SOKTMAY.
II. Kỹ thuật lập 5 sổ nhật ký
SƠ ĐỒ TRUYỀN THÔNG TIN TỪ SỔ KT MÁY SANG CÁC SỔ NHẬT KÝ
SỔ KẾ TOÁN
MÁY
SỐ NK
THU
TIỀN
SỔ NK
CHI
TIỀN
SỔ NHẬT
KÝ
CHUNG
Chứng từ thu
x
Chứng từ chi
x
Chứng từ thu
x
Chứng từ chi
x
Chứng từ mua chịu
Chứng từ khác
x
Chứng từ bán chịu
Chứng từ chi
x
Chứng từ thu
x
Chứng từ bán chịu
Chứng từ khác
x
Nhìn vào năm sổ nhật ký trên ta thấy rằng một chứng từ chỉ được ghi vào một
trong các sổ nhật ký, chứng từ đã ghi vào sổ nhật ký này rồi sẽ không được ghi vào sổ
nhật ký khác.
1. Lập sổ nhật ký thu tiền mặt
SỔ KẾ TOÁN MÁY
SỔ NHẬT KÝ THU
TIỀN
Ứng dụng MS-Excel trong kế toán
Trang 39
1.1 Tạo một cấu trúc sổ: chèn vào sheet mới, đặt tên là NKTHU, tạo cấu trúc sổ
như sau (các ô chứa tài khoản đều nhập dạng chuỗi).
1.2. Truy xuất dữ liệu:
[1]? Tổng phát sinh Nợ của tài khoản 111
[2]? Tổng phát sinh có của tài khoản 112 đối ứng TK 111
[3]? Tổng phát sinh có của tài khoản 141 đối ứng với tài khoản 111:
[4]? Tổng phát sinh có của tài khoản 131 đối ứng với TK 111:
[5]? Tổng phát sinh có của tài khoản 138 đối ứng với tài khoản 111:
[6]? Tổng phát sinh có của tài khoản 3331 đối ứng với tài khoản 111:
[7]? Tổng phát sinh có của tài khoản khác đối ứng với TK 111:
Ứng dụng MS-Excel trong kế toán
Trang 40
[8]? Ngày ghi sổ:
[9]? Số chứng từ:
[10]? Ngày chứng từ:
[11]? Diễn giải:
[12]? Ghi nợ TK 111
[13]? Ghi có TK 112 đối ứng với TK 111
[14]? Ghi có TK 141 đối ứng với TK 111
[15]? Ghi có TK 131 đối ứng với TK 111:
[16]? Ghi có TK 138 đối ứng với TK 111
[17]? Ghi có TK 3331 đối ứng với TK 111
Ứng dụng MS-Excel trong kế toán
Trang 41
[18]? Số tiền ghi có tài khoản khác đối ứng với 111
[19]? Số hiệu tài khoản ghi có khác đối ứng với 111
Copy công thức xuống hết bảng tính: chọn đồng thời tất cả các công thức từ [8]
cho đến [19] sau đó copy đến dòng 300, chú ý nếu trong SOKTMAY có 500 dòng thì các
công thức này phải copy xuống dòng lớn hơn 510 (số dòng có công thức trong sổ nhật ký
thu tiền phải bao gồm tất cả những dòng chi tiết trong SOKTMAY).
Sau khi copy xong công thức: quan sát sổ nhật ký thu tiền thì thấy có dòng có dữ
liệu nhưng cũng rất nhiều dòng bị bỏ trống. Nếu để ý kỹ thì sẽ thấy những dòng có số liệu
là những dòng tương ứng với các dòng chi tiết thu tiền mặt trong SOKTMAY và những
dòng bị bỏ trống là những dòng ứng với các bút toán không phải là thu tiền mặt.
Làm thế nào để che (dấu) đi những dòng rỗng một cách nhanh nhất, tự động
nhất? Cần thực hiện các bước sau:
- Cài bộ lọc tự động Auto filter vào cột có đầy đủ thông tin (cột 4-cột diễn giải):
Chọn gở bỏ dấu tích NonBlanks
2. Lập sổ nhật ký chi tiền
2.1 Tạo một cấu trúc sổ: chèn vào sheet mới, đặt tên là NKCHI, tạo cấu trúc sổ
như sau (các ô chứa tài khoản đều nhập dạng chuỗi).
SỔ KẾ TOÁN MÁY
SỔ NHẬT KÝ CHI
TIỀN