Thực hành Kế toán doanh nghiệp với Access: Phần 1

Chia sẻ: Kiếp Này Bình Yên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:133

Thêm vào BST

Báo xấu

179
lượt xem 24
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu Kế toán doanh nghiệp với Access giới thiệu một mô hình quản lý kế toán dành cho doanh nghiệp trên Microsoft Access, giúp bạn đọc tìm hiểu cách ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kế toán. Bố cục Tài liệu gồm có 6 chương và được chia thành 2 phần. Phần 1 sau đây từ chương 1 đến chương 3 với các nội dung về: Tổng quan về chương trình quản lý kế toán doanh nghiệp, giao diện điều khiển và chức năng quản trị hệ thống của chương trình, phân hệ kế toán tiền mặt. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thực hành Kế toán doanh nghiệp với Access: Phần 1

T6ng hjp & Sifln diich V N -a H ID E * MJ C U ■ O K K E - T Q flN J D Q f iN t l N Q H L | R V 0 I i’V e" d - / k ... 1 I . « ._ i Jr /N rciW G H O P N H A P _ XUAT KHO Zhang: / " .'■Urn : r i n '
K e to a n d o a n h n g h ie p vofi ACCESS
K € TORN D O flN H N G H I€ P V O i ACCESS Tong hdp va bien soan: VN-GUIDE® N H A X U A T BAN T H O N G KE
Lcfi mfl dau "Ke toan doanh nghiep vdi Access" gidi thieu mot mo hinh quan ly ke toan danh cho doanh nghiep tren Microsoft Access, giup ban doc tim hieu cach ufng dung cong nghe thong tin vao cong tac quan ly ke toan. Nhi/ da biet, chung ta co the suf dung Microsoft Excel de ttf to chijfc cong viec quan ly ke toan. Tuy nhien, doi vdi cac tfng dung quan ly ke toan phtic tap, Microsoft Access mcfi thifc sii la trd thu dac li/c cho cong tac qu£n ly. Chi can bo cong thiet ke va lap trinh. ban co the giam di rat nhieu cong siic nhap lieu va bat may tinh xtf ly thay ban nhieu viec nhi/ lap chCfng tif ghi so. tinh toan va lap bao cao ke toan..... nhiifng gi ma ban phai tU thifc hien khi lam viec vdi Microsoft Excel. De ban doc tien theo doi, chung toi da chia chifdng trinh thanh nhieu phan he. Moi phan he di/Oc xem nhU mot chi/dng trinh nho hoat dong kha doc lap nhau. Tat nhien de dam bao tinh lien tuc duf lieu trong mot chtfdng trinh ke toan, cac phan he ph^i co cung mot to chijfc cd sd di? lieu. Vi the, phan cd sd duT lieu cua chifdng trinh se difdc gidi thieu ngay chddng ddu tien va sijf dung cho tat ca cac phan he ke toan trinh bay trong sach. Sau khl hieu ro cach thiet ke, tuy vao tinh chat hoat
6 Ke to a n d o a n h n g h ie p vdi A c c e s s dong cua tifng cong ty, ban co the tuy y dieu chinh lai cd sd dtf lieu, cung nhU cach phan chia cac phan he trong chi/dng trinh sao cho phu hdp. NhSm han che so trang, nen sach se trinh bay tUdng doi ngdn gon va xem nhif ban da biet Microsoft Access, cung nhi/ cac kien thtfc cd ban ve ke toan roi. Hy vong. sach mang lai cho ban nhieu dieu bo ich va giup ban rut ngSn thdi gian khi tii minh thiet ke mot chiidng trinh quan ly ke toan. Ban bien soan V N -G U ID E
C h i/o n g 1. Tong quan ue chuang trinh quan ly he toan doanh nghiep 1. Phan tich kha nang cua chtfdng trinh Day la chifOng trinh ke toan danh cho doanh nghiep nho, giup doanh nghiep thiic hien cac nghiep vu quan ly kinh doanh. thu chi. ton kho va cong nd khach hang. Ngoai ra. doanh nghiep co the xem ket qud cac bao cao ke toan tong hop (nhi/ bang can doi ke toan, bao cao ket qua hoat dong kinh doanh). Nhiifng chijfc nang xuf lv chinh cua chtfdng trinh bao g6m: • Chiifc nang dang ky tai khoan (danh muc tai khoan. tai khoan doi ijfng). • Chijfc nang dang ky danh muc (nhom hang, hang hoa, khach hang, chufng tti. loai nhap xuat. nhan vien, hinh thijfc thanh toan. thue va kho hang]. • Ke toan tien mat: Quan lv nhiJng khoan thanh toan gitfa doanh nghiep vdi khach hang va nha cung cap. cac chi phi ban hang. Lap chtfng tti thu, chufng ttf chi. bao cao tong hop thu chi va bao cao quy. ■ Ke toan hang hoa: Quan ly viec nhap va xuat hang vdi cac hinh thOfc thanh toan khac nhau nhif tien mat. chuyen khoan. tra cham. Quan ly ton kho. TO do in cac bao cao nhap xuat chi tiet, cung nhif tong hop. In bao cao ton kho hang hoa (so lifdng ton va gia trt von hang ton).
8 K e to a n d o a n h n g h ie p vd i A c c e s s ■ Ke toan doanh thu: Lap bao cao doanh thu ban hang hang ngay. theo tdng khach, ti/ng mSt hang, cung nhd tong hdp doanh thu ban hang trong thang. ■ Ke toan cong nd: Lap chufng td thanh toan cong nd- TO do di/a ra ket qua bao cao theo doi cong nd khach hang va nha cung cap. ■ Ke toan chi phi: Ke khai cac khoan chi phi hang thang nhd chi phi quan ly, chi phi lddng nhan vien. nhdng kho^n khau hao tai san cd dinh, chi phi lddng nhan vien...... ■ But toan tong hdp: Nhting but toan dieu chinh sd dd gida cac tai khoan. • Ke toan tong hdp: Thdc hien qua trinh cap nhat chdng td ghi sd, td dong ket chuyen sd dd, lap so cai theo doi tai khoan va dda ra nhdng bao cao ke toan tong hdp. ■ Chdc nang bao mat chddng trinh va phan quyen. • Chdc nang trd giup. ■ Chdc nang sao ldu va phuc hoi dd lieu. 2. He thong va moi trtfdng cai dat a. To ch ifc th i/m y c va t$p tin Tao thd muc BTKETOAN tren o dia C. Toan bo chddng trinh se dddc dat trong mot tap tin M DB duy nhat co ten Ketoan.mdb. b. Yeu cau h$ thong va c a i
C h i / d n g 1. T o n g q u a n ve chU dng trin h q u a n ly k e to an. 9 may tinh cua ban da cai Vietkey 4.09, nhiing chtfa co font he thong, hay gd bo Vietkey khoi may va thiic hien cai lai. ■ Chtfdng trinh thi hanh tren nen Windows 95 hofic Windows 98 va stt dung he cd sd dti lieu Microsoft Access 97. MACH NlfCfC Ban co the cai dat Microsoft Access 97 ti/ bo dia cai dat Microsoft Office 97. Tat nhidn, nd'u dang sii dung Microsoft Access 2000, thi chang vi&c gi phai gd bo no d£ cai lai Access 97. Vi hau h&'t nhQng thiet ke trinh bay trong tap sach nay, bgn deu co the? thifc hien no m6t cach di dang tren Microsoft Access 2000. 3. Cd sd dCif lieu he thong ■ Khdi dong Microsoft Access, chon Blank Databases de tao mot cd sd dti lieu mdi. Trong muc File name nhap K etoa n .m d b (ten cd sd dti lieu mdi), xong chon Create. ■ De dinh nghla cau true mot table: Chon trang Tables. nhap New. roi Design View. Ttidng tti, ban co the dinh nghla cau true cho cac table con lai. • Muon dat khoa chinh cho table, chon cac field can dat khoa chinh, xong nhap lenh Edit ** Primary Key. a. Thiet ke ca u tru e ca c table danh m y c a 1. Table T_DMCT\ Danh muc loai chting tti. stt Field Type Width Description 1 MSCT Text 10 Ma so chting tif 2 Diengiai Text 50 Ten chifng tti MSCT. Khoa chinh.
10 K e to a n d o a n h n g h ie p vdi Access a2. Table T_DMHtf. Danh muc hang hoa. Stl Field Type W idth D e scrip tio n 1 Msnhom Text 2 Ma s8 nhom hang 2 MSHH Text 10 Ma s5 hang hoa 3 Tenhang Text 50 Tgn hang 4 Dvt1 Text 10 Don vi tinh 5 Quicach Text 50 Qui cach m at hang 6 Dgvnd Number Double Don gia nh3p VND 7 Dgusd Number Double I Don gia nhap USD Dgbanusd Number Double Don gia ban USD 8 9 Dgbanvnd Number Double Don gia ban VND M SHH Khoa chinh. * Quy tk c rang buoc: - Ma so nhom: Phai thuoc mot trong cac nhom diTtfc khai bao d nhom hang hoa. - Don gia nhap va ddn gia ban khong am. a3. Table T_DMHTTT: Hinh thtfc thanh toan. Stt Field Type Width Description 1 MSHTTT Text 10 Ma hinh th jc thanh toan 2 Tenhttt Text 50 Tgn hinh th iic thanh toan MSHTTT. khoa chinh. * Quy t i c ran g bupc: - Cac hinh thtfc thanh toan co the chap nhan la tien mat. tra cham, sec chuyen khodn, chi phieu djch vu. visa va master credit card.
C h i / d n g 1. T o n g q u a n ve c h i/d n g trin h q u i n ly ke to an. 11 a4. T a ble ^DMKht. Danh muc khach hang va nha cung cap. s tt Fields Type Width D escription 1 Loai Text 1 Loai khach hang 2 MSKH Text 10 Ma sd khach hang 3 Hokh Text 30 Hq khach hang 4 Tenkh Text 10 Ten khach hang 5 Diachi Text 50 Dja chi 6 T e lj i x Text 20 Di§n thoai ho3c sd fax 7 Email Text 30 Dia chi Email MSKH: Khoa chinh. * Quy t i c rang buoc: - Loai: “1": Nha cung cap, “2": Khach hang , “3": VC/a cung cap vtia khach hang. - Cac khach hang khong thi/dng xuyen (khach le) don vao mot ma: Khachle (tra tien mat, khong co cong nd). - MSKH = Loai + toi da 9 ky ti/. a 5. Table T^DMKHfr. Danh muc kho. Stt Fields Type Width Description 1 MSKHO Text 10 Ma s6 kho 2 Diengiai Text 50 T§n kho 3 Diachi Text 50 Dia chi kho MSKHO: khoa chinh. a 6 . Table T_DMNHOI*. Danh muc nhom hang. Stt Fields Type Width Description 1 MSNHOM Text 2 Ma sfi' nh6m hang 2 Tennhom Text 50 T6n nh6m hang MSNHOM: Khoa chinh.
12 K e to a n d o a n h n g h ie p vdi A c c e s s a7. Table T_DMNV'. Danh muc nhan vien. Stt Fields Type W idth Description 1 . MSNV Text 10 Ma s6 nh^n vifin 2 Honv Text 30 Hp nh3n vi&n 3 Tennv Text 10 T§n nh3n viSn 4 Chucvu Text 50 ChCfc vy 5 Diachi Text 50 Dia chi 6 Dienthoai Text 10 Di§n thoai M SPTV: Khoa chinh. a8. Table T_DM NX: Danh muc nhap xuat. Stt Fields Type Width Description 1 MSNX Text 10 Ma s6 nhap xuat 2 Lydo Text 50 Ly dp M S JV X : Khoa chinh. a9. Table T_DMTHUE: Danh muc thue Stt Fields Type Width Description 1 MSTHUE Text 10 Ma s6 thu£ 2 Mucthue Number Single M ifc thu£ 3 Diengiai Text 50 D iin giai M S T H U E : khoa chinh. a10. Table T_DMTK\ Danh muc tai khodn. Stt Fields Type Width Description 1 MSTK Text 10 M i s6 tai khoan 2 Diengiai Text 40 T6n tai khoin 3 Msql Text 5 M3 s6 quin ly TK chinh/TK con
C h d d n g 1. T o n g q u a n ve chU O ng trin h q u i n ly k e toan. 13 Stt Fields Type Width Description 4 Nodk Number Double Nd dSu ky 5 Codk Number Double C6 dSu ky 6 Nops Number Double No phat sinh 7 Cops Number Double C6 phat sinh 8 Nock Number Double NO cufl'i ky 9 Cock Number Double C6 cud'i ky MSTK: Khoa chinh. a 1 1 . Table T_DMTKDOh Danh muc tai khoan doi ting. Stt Fields Type Width Description 1 M sct Text 10 Ma s6' loai chufng tir 2 Noco Text 1 Ghi no hay ghi co 3 Tkdoi Text 10 T£i kho^n dfi'i ifng Moi loai chting tCf (can cti theo Msct) d tren co the co mot so tai khoan ben co va mot so tai khoan ben nd dtfdc quan ly trong danh sach tai khoan doi nay. Khi nhap chting tti se cho phep chon trong danh sach nhting tai khoan dtidc dinh khoan trong danh sach doi ma thoi. b. T hiet ke c a u tru e c a c table luu d u li$ u p h a t sinh b1. Table T_HDNHAP'. Hoa ddn nhap hang. Stt Fields Type Width Description 1 Soct Text 12 S6' chifng tif nhap / 2 Diengiai Text 60 D iin giai 3 Msnv Text 10 Ma s6‘ nhan vi§n nh^p hang 4 Ngay Date/Time 8 N g iy l$p chifng tir 5 Mskh Text 10 Ma sfi' nha cung ca'p
14 Ke to a n d o a n h n g h ie p v d i A c c e s s Stt Fields Type W idth Description 6 Manx Text 5 Ma s£> nh3p xuat 7 Mskho Text 10 Ma s6 kho 8 M shttt Text 5 Ma s6 hinh th iic thanh toan 9 Tonggt Number Double Tong gia trj hoa don nh$p 10 Kiem tra Text 1 Da ki£m tra hay chua 11 Tygia Number Single Ty gia 12 M sct Text 10 Ma stf loai chtfng tir 13 Msthue Text 10 Ma sCi thue 14 Tax Rate Number Single Ty gia thu£ 16 Tkno Text 12 Tai khoan no 17 Tkco Text 12 Tai kho^n co + Soct co dang ddmmyynnnn. + Hinh thtfc thanh toan gom: chuyen khoan, tien mat, cham tra. + Tkno : 156 (tai khoan theo kho nhap vao). + Tkco: 331 (tai khoan theo nha cung cap). b2 . Table T_HDNHAPCT: Hoa dcfn nhap hang chi tiet. Stt Fields Type Width Description 1 Soct Text 12 Stf churng tir nhap 2 Mshh Text 10 Ma stf hang h6a 3 SI Number Single Sd luong 4 Dvt Text 8 Don vj tinh 5 DgusO Number Single Don gia USD 6 Tygia Number Single Ty gia 7 Dgvnd Number Single Dan gia VND
C h i i d n g 1. T o n g q u a n ve ch U d n g trin h q u a n ly ke to an. 15 * 9 u y tac rang buoc: - Loai chufng tif thuoc mot trong hai loai la chOfng tif nhap hay chifng tif chuyen. - Khi xuf ly ton kho. neu Dvt = Dvt2 (Danh muc hang hoa) dung Hsqdoi de doi sang Dutl mdi cap nhat vao table. b3 . T a ble T_HDXUAT : Hoa don xuat hang. Stt Fields Type W idth D escription 1 Soct Text 2 Sd' chifng ti/ xuat ban 2 Diengiai Text 60 D iin giai 3 M snv Text 10 Ma stf nh3n vien xu5't ban 4 Ngay DateATime 8 Ngay I3p hoa don 5 Mskh Text 10 Ma stf khach hang 6 Msnx Text 5 Ma s6' nh3p xuat 7 Tygia Number Single Ty gia thanh toan 8 Mskho Text 10 Ma so kho xuat 9 M shttt Text 10 Ma s6' hinh thifc thanh toan 10 Tonggt Number Double Tong gia tri hoa don 11 Kiemtra Text 1 Da kiem tra hoa don chi/a 12 Tktco Text 10 Tai khoan thue co 13 Taxrate Number Double Ti gia thue 14 Msthue Text 10 Loai tinh thue 15 Msct Text 10 Ma stf chifng ti/ 16 Giavonhh Number Double Gia v6'n hang h6a 17 Tkno Text 10 T^i khoan no 18 Tkco Text 10 Tai khocin co
16 K e to a n d o a n h n g h ie p vd i A c c es s * Q uy t i c ran g buoc: - Loai chtfng tif thuoc mot trong ba loai la chifng tif xuat ban, xuat s&n xuat hay xuat cho/khuyen mai. - Tien thue diftfc tinh difa tren Tonggt theo hai cong thifc tinh thue tnic tiep hay khau trti. (Phan tien thue se dung de theo doi thue tting hoa ddn cung nhif dung de tinh phan ldi ttfc cua cong ty khi ket sd hang thang.) - Loai thue: GTTT, TT, Khong tinh thue. - Soct co dang ddmmyynnnn. - Tktco: Tai khoan tinh thue se tra 333. - ' Tkrw. 111 (trong tn/cfng hop H t t t tien mat) / 131 (trong tniftng hdp Httt: cham tra, tai khoan cong nd khach hang). - Tkco: 511. b4 . Table T_HDXUATCT\ Hoa ddn xuat chi tiet. Stt Fields Type Width Description 1 Soct Text 12 Ma stf chifng til x itft 2 Mshh Text 10 Ma stf hang hoa 3 Dvt Text 8 Don vi tfnh 4 SI Number Single Stf lu$ng 5 Dgusd Number Single Don gia USD 6 Tygia Number Single Ty gi^ [ _ ---- . . -j 7 Dgvnd Number Single Don gia V ifit Nam dtfng 8 Tkvno Text 10 T ii kho
C h iio n g 1. T d n g q u a n ve chU O ng trin h q u a n ly ke to a n .. 17 Quy tac rang buoc: - Tkvno (Tai khoan von nd): 632. - Tkvco (Tai khoan von co): 156 (tai khoan cua kho ttfdng ifng). - Ddn gia von USD va VND diidc cap nhat tif table ton kho (nhap trtfdc xuat trtfdc) de neu can thi tinh ra khoan ldi cho tifng hoa ddn. b5. T a ble T _T 0N K H 0‘. Ton kho hang hoa theo thang. Stt Fields Type Width Description 1 Mskho Text 10 Ma so kho 2 Mshh Text 10 Ma so hang hoa 3 Sldau Number Single So lU0ng d$u ky 4 Slpsn Number Single So lupng phat sinh nh§p 5 Slpsx Number Single S6 luong phat sinh xuat 6 Slton Number Single S6 luong ton 7 Dgiausd Number Single Don gia von USD 8 Tygia Number Single Ty gia 9 Dgiavnd Number Single Don gia von VND b6. Table T_THUCHh Phieu thu chi trong thang. Stt Fields Type Width Description 1 M sct Text 10 Loai chting tti 2 Soct Text 12 S6 chting tti Ngay Date/tim e 3 8 n Mskh Text i f 4 ■ ■ t i ■;n \ j *!W *1 1 *ouu \ j ijir.ii 5 Tkno Text T ii khoan no
18 K e to a n d o a n h n g h ie p vdi A c c e s s Stt Fields Type W idth D e scrip tio n 6 Tkco Text 10 Tai khoan c6 7 Usd Number Double Tign USD 8 Tygia Number Single Ty gia 9 Vnd Number Double T iin VND 10 Diengiai Text 40 Di§n giai Neu ben hoa ddn nhap xuat hang ma Httt: tra tien mdt thi tif dong cap nhat cac thong tin gom So CT, MSKH va Tong tri gia cua hoa ddn vao phieu thu chi (chi co nhtfng khach hang thifdng xuyen nghla la co trong danh muc khach hang mdi difdc nd). b7. Table T_GHINQ Ghi nd trong thang. Stt Fields Type W idth D e scrip tio n 1 Msct Text 10 Loai chifng tif 2 Soct Text 30 So chifng ti/ 3 Ngay Date/time 8 Ng£y I3p chifng ti/ 4 Mskh Text 10 Ma s6' khach hang 5 Tkno Text 10 Tai khoan no 6 Tkco Text 10 Tai khoan cd> 7 Usd Number Double Tien USD 8 Tygia Number Single Ty gia 9 Vnd Number Double T iin VND 10 Diengiai Text 40 Di§n giai 11 Msnh Text 30 i ** I . , . , ... 12 Thtt Date/tim e
C h i / d n g 1. T o n g q u a n ve c h i/o n g trin h q u a n ly ke to a n . 19 b8. T a ble T_NXT: Nhap xuat ton. Stt Fields Type Width Description 1 Reckey Text 30 Ma so khoa 2 Mskho Text 10 Ma so kho 3 Mshh Text 30 Ma stf hang hoa 4 Tenhang Text 50 T£n hang 5 Msnhom Text 10 Ma so nhom hang 6 Quicach Text 40 Qui cach 7 Solgdauk Number Single So luong dau ky 8 Gtdaukus Number Single Gia trj USD dau ky 9 Gtdaukvn Number Single Gia trj VND dau ky 10 Solgnhap Number Single Stf luong nhap 11 Gtnhapus Number Single Gia trj nh3p US 12 Gtnhapvn Number Single Gia trj nhap VN 13 Solgxuat Number Single So luong xuat 14 Gtxuatus Number Single Gia trj xuat US 15 Gtxuatvn Number Single Gia trj xuat VN 16 Solgcuoi Number Single So luong cutfi 17 Gtcuoius Number Single Gia trj cuoi US 18 Gtcuoivn Number Single Gia trj cuoi VN 19 Gtbqvn Number Single Gia trj binh quan VN 20 Gtbqus Number Single Gia trj binh quan US b9. Table T_THSL: Tong hcfp sd lieu. Stt Fields Type Width Description 1 Reckey Text 50 Ma stf khoa 2 Soct Text 30 Stf chilng ti/ 3 Ngay Date/tim e Ngay
20 K e to a n d o a n h n g h ie p vdi A c c e s s Stt Fields Type Width Description 4 Mskho Text 10 Ma stf kho 5 Mskho2 Text 10 Ma stf kho 2 6 M sct Text 10 Ma so chifng tif 7 Msnhom Text 2 Ma s6' nhom 8 Mshh Text 10 Ma sd' hang hoa 9 Tenhang Text 40 Ten hang 10 Quicach Text 10 Qui cach 11 Dvt Text 10 Don vj tinh 12 Soluong Number Long Integer S6 luong 13 Giatrius Number Single Gia tri US 14 Giatrivn Number Single Gia trj VN 15 Dgusd Number Single Don gia USD 16 Dgvnd Number Single Don gia VND 17 Tygia Number Single Ty gia 18 Manx Text 10 Ma so nhap xua't MACH Nl/OfC •0* Ngoai ra cd sd dtf lieu con cac table dung de tong hdp so lieu va chila duf lieu xtf ly trung gian, se dude de cap trong ti/ng phan he cu the. ❖ DO lieu mau di/
C h i i d n g 1. T o n g q u a n ve c h u o n g trin h q u a n ly k e toan. 21 Thiet dat quan he gitia hai table T_HDNHAP vdi T_HDNHAPCT theo Soct: ■ Danh dau chon Enforce Referential Integrity de bao toan duT lieu. • Danh dau chon Cascade Update Related Fields: Khi stia doi dti lieu tren field quan he [Soct) d table chinh (T_HDNHAP\ thi dti lieu ttidng ting trong field quan he (Soct) d table quan he (T_HDNHAPCT) se tti dong stia theo. ■ Danh dau chon Cascade Delete Related Records: Khi xoa mot record cua table chinh (T_HDNHAP) thi nhting record ttidng ting trong table quan he ( T_HDNHAPCT) se tti dong xoa theo. Ttidng tti, hay thiet dat cac quan he con lai. Cuoi cung, ban se dtidc ket qua nhti hinh dtidi. MSMOM MSKHO MSHH MSCT MSNHOM MSW TEMiANG M5CT DIENGIAI MSCT MSCT SOCT DIENGIAI SOCT M5KH MSNV MSCT DIENGIAI HOKH NGAY NOCO MSNV TEMQH MSKH TKDOI NGAY |DIACHI MSKH MSWC TYGIA MSW MSKHO MSKHO MSHTTT MSHTTT TONGGT TONGGT QEMTRA TYGIA KIEMTRA TKTCO MSTHUE TA>RATE ' TKNO MSTHUE