Tiểu luận: Hệ thống phần mềm kế toán giúp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp

Chia sẻ: Nguyễn Thị Hạnh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

610
lượt xem 115
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hệ thống thông tin kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng có được số liệu cập nhật tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực tế trước khi ra quyết định. Các dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có khả năng khai báo, phân tích, thống kê phục vụ cho công tác lập kế hoạch, hoạch định phương hướng sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư. ....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận: Hệ thống phần mềm kế toán giúp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp

Tiểu luận Hệ thống phần mềm kế toán giúp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp
MỤC LỤC MỤC LỤC .................................................................................................................................... 1 LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................... 3 Phần I: LÝ THUYẾT ................................................................................................................... 4 I. Tìm hiểu các phần mềm hiện nay............................................................................................. 4 MÔ HÌNH SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8........................................ 6 II. Mô tả và giới thiệu các chức năng cho một phần mềm cụ thể. .............................................. 7 1. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền ................................................................................................. 7 2. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu.................................................................................... 7 3. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả ...................................................................... 8 Kế toán kho hàng hóa vật tư........................................................................................................ 8 Kế toán tài sản cố định & công cụ dụng cụ ................................................................................. 8 Kế toán chi phí & giá thành sản phẩm ........................................................................................ 9 Phân hệ báo cáo thuế ................................................................................................................... 9 Phần hệ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính ........................................................................... 9 III. Thực hiện các bước cho một chức năng chi phí giá thành trong phần mềm SAS ..............10 Kế toán chi phí & giá thành sản phẩm .......................................................................................10 Phần mềm kết toán SAS INNOVA 6.8 ..........................................................................................10 Chứng từ đầu vào ........................................................................................................................10 Chức năng ...................................................................................................................................10 Màn hình quản lý chi phí và giá thành sản phẩm ......................................................................11 Màn hình Phiếu kế toán ..............................................................................................................11 Báo cáo chi phí giá thành sản phẩm ...........................................................................................12 Báo giá thành công trình xây lắp ................................................................................................12 Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản ...........................................................................................12 Các báo cáo chi phí theo vụ việc .................................................................................................12 Mẫu báo cáo giá thành sản xuất .................................................................................................12 Mẫu báo cáo chi phí sản xuất theo công trình ...........................................................................12 Phần II: Bài tập. ..........................................................................................................................13 1. Chức năng đặt hàng (Xử lý yêu càu hàng – mua hàng) .........................................................13 2. Quản lý kho hàng. ...................................................................................................................13 3. Chấp thuận hóa đơn. ...............................................................................................................13 4. Thanh toán với NCC. ..............................................................................................................13 5. Kế toán tổng hợp và lập báo cáo. ............................................................................................14 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh .....................................................................................................17 2
LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số l ượng và chất lượng, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt. Việc làm thế nào quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh,...tiết giảm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả... luôn là nổi trăn trở của lãnh đạo các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nhiều hơn. Hệ thống thông tin kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng có được số liệu cập nhật tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực tế trước khi ra quyết định. Các dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có khả năng khai báo, phân tích, thống kê phục vụ cho công tác lập kế hoạch, hoạch định phương hướng sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư. . Mỗi doanh nghiệp luôn cần cho mình một phần mềm quản lý phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình. Việc xây dựng hệ thông thông tin kế toán luôn là vấn đề cấp thiết vì nó thể hiện trình độ quản lý, sắp xếp công việc của mỗi nhà quản trị. Nắm bắt được nhu cầu đó từ thực tiễn, sau thời gian nghiên cứu và qua thử nghiệm, các Công ty cung cấp phần mềm Việt Nam đã phát triển thành công giải pháp Hệ thống phần mềm Kế Toán, Tài Chính và Quản Trị Doanh Nghiệp… là một giải pháp tối ưu giúp các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam giải quyết nổi trăn trở của mình, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp. 3
Phần I: LÝ THUYẾT I. Tìm hiểu các phần mềm hiện nay. Một số phần mềm kế toán đang sử dụng hiện nay như: + FAST BOOK + MISA Mimosa + SAS INNOVA + ASOFT-ERP * FAST BOOK Fast Book là phần mềm được thiết kế dành riêng – phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản về chế độ kế toán, thuế, và các nghiệp vụ thường phát sinh trên thực tế. Phiên bản Fast Book 10.0 có 13 phân hệ sau: · Hệ thống · Kế toán tổng hợp · Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay · Kế toán mua hàng và công nợ phải trả · Kế toán bán hàng và công nợ phải thu · Kế toán hàng tồn kho · Kế toán tài sản cố định · Kế toán công cụ dụng cụ · Báo cáo tập hợp chi phí theo khoản mục và tiểu khoản · Báo cáo chi phí theo công trình, vụ việc · Báo cáo thuế · Báo cáo quản trị · Thuế thu nhập cá nhân (chỉ có từ phiên bản 10.0) 4
* MISA Mimosa Nối tiếp sự thành công từ các phiên bản đã thành công và giành nhiều giải thưởng lớn (Sao Khuê 2009, Cúp vàng CNTT-TT 2009..), MISA Mimosa.NET 2012 có 10 phân h ệ nghiệp vụ: - Kho bạc - Tiền mặt - Tiền gửi - Vật tư - Hàng hoá - Công cụ dụng cụ - Tài sản cố định - Tiền lương - Bán hàng - Mua hàng - Thuế - Sổ cái với các tính năng ưu việt như: + Theo dõi chi tiết từng nguồn kinh phí theo nhiều Chương + Theo dõi chi tiết tiền mặt, tiền gửi đến từng quỹ + Quản lý vật tư, hàng hóa, CCDC linh hoạt + Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm + Tự động quyết toán số dư đầu năm, kết chuyển chênh lệnh thu chi +Cung cấp hàng trăm báo cáo tài chính và quản trị… 5
* SAS INNOVA Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phiên bản được thiết kế theo quy định mới nhất của Bộ TC. Với sản phẩm này người dùng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phát sinh chương trình sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách ,báo cáo kế toán, phân tích tài chính, sản xuất kinh doanh. Các phân hệ trong phần mềm kế toán quản trị SAS INNOVA 6.8 được thiết kế trong mối liên hệ mật thiết hữu cơ đảm bảo tính logic của công việc kế toán tài chính. Giao diện của SAS INNOVA 6.8 được xây dựng theo các phần hành quản trị tài chính kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Quản lý mua hàng và công nợ phải trả, Quản lý bán hàng và công nợ phải thu, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý tài sản cố định, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán chi phí và tính giá thành, Kế toán tổng hợp. MÔ HÌNH SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8 * ASOFT-ERP ASOFT-ERP® được phân chia linh hoạt thành nhiều phân hệ. Mỗi phân hệ được thiết kế, xây dựng để có thể làm việc một cách độc lập và giải quyết những nghiệp vụ chuyên môn sâu của từng phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, nhưng đồng thời giữa các phân hệ lại có mối quan hệ mật thiết với nhau về mặt nghiệp vụ và số liệu liên quan. Nhờ vậy mà ASOFT-ERP® luôn phù hợp với công tác tổ chức quản trị kế toán, tài chính, sản xuất, kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp. 6
- ASOFT®-S: Phân hệ Quản trị hệ thống - ASOFT®-CI: Phân hệ Thông tin dùng chung - ASOFT®-OP: Phân hệ Xử lý đơn hàng - ASOFT®-T: Phân hệ Kế toán - tài chính doanh nghiệp - ASOFT®-WM: Phân hệ Quản lý tồn kho - ASOFT®-FA: Phân hệ Quản lý tài sản cố định - ASOFT®-M: Phân hệ Giá thành sản phẩm - ASOFT®-HRM: Phân hệ Quản lý nhân sự & Tính lương - ASOFT®-CS: Phân hệ Quản lý dịch vụ khách hàng - ASOFT®-CRM: Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng ASOFT-ERP® hoạt động theo mô hình Client-Server do đó có thể hoạt động được trên nhiều môi trường khác nhau như mạng LAN, WAN hoặc INTERNET. Điều đó giúp các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại các tỉnh thành khác nhau có thể giải quyết bài toán điều hành quản trị hợp nhất trên cùng một hệ thống. II. Mô tả và giới thiệu các chức năng cho một phần mềm cụ thể. 1. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền * Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 hỗ trợ hữu hiệu quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng. Truy xuất ngân quỹ tức thời, báo cáo dòng tiền, quản lý thu - chi, hạch toán và theo dõi ngoại tệ, tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, in toàn bộ chứng từ tiền mặt và chứng từ ngân hàng bằng máy, theo dõi thanh toán theo t ừng hoá đơn, hợp đồng. Tính toán và theo dõi lãi vay; Hạch toán, ghi nhận toàn bộ các thông tin thuế đầu ra, đầu vào. Chức năng: Khai báo danh mục Ngân hàng, khế ước, ngoại tệ, tỷ giá. 2. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, phân tích tình hình bán hàng theo nhiều chỉ tiêu như theo mặt hàng, thị trường, thời gian, hợp đồng, nhân viên bán hàng v.v. Đồng thời theo dõi chi tiết tình trạng công nợ của khách hàng như tuổi nợ, hoá đơn, hợp đồng; Khai báo thuế đầu ra. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu trong phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 được liên kết với Phân hệ Vật tư hàng hóa, Kế toán vốn bằng tiền và Kế toán thuế. 7
Chức năng - Tính lại tiền đã thu của các hoá đơn - Tính số dư tức thời của khách hàng - Khai báo danh mục khách hàng 3. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả sẽ theo dõi toàn bộ tình hình nhập mua hàng, phân tích hàng nhập mua theo số lượng và giá trị. Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp như theo hoá đơn, hợp đồng, hạn thanh toán; theo dõi hàng hoá nhập khẩu, tính và phân bổ tự động chi phí mua hàng, khai báo thuế đầu vào v.v. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả trong phần mềm kế toán được liên kết với Phân hệ Vật tư hàng hóa, Kế toán vốn bằng tiền và Kế toán thuế. Chức năng - Trả tiền theo hoá đơn - Điều chỉnh tiền phải trả trên hoá đơn - Tính lại tiền đã trả cho hoá đơn - Tính số dư tức thời của NCC - Khai báo danh mục NCC Kế toán kho hàng hóa vật tư Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi tình hình xuất - nhập - tồn hàng hóa, vật tư cả số lượng và giá trị. Tự động áp giá vốn hàng xuất kho; các PP tính giá vốn chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa: NTXT, TB tháng, TB di động, Đích danh. Theo dõi hàng hoá theo nhiều đơn vị tính quy đổi như : Thùng – Cái, Kg – Mét v.v ; Quản lý vỏ vật tư; cho phép xuất âm kho nhằm mềm dẻo linh hoạt trong công việc, xuất điều chuyển kho thao tác đơn giản. Phân hệ kế toán kho, hàng hóa vật tư trong phần mềm kế toán SAS INNOVA được liên kết với các phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Giá thành và kế toán tổng hợp Chức năng - Khai báo danh mục kho hàng hoá - -Khai báo danh mục nhóm hàng hoá - Khai báo dah mục hàng hoá Kế toán tài sản cố định & công cụ dụng cụ Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, quản lý chi tiết thông tin về TSCĐ như giá trị, khấu hao, nguồn hình thành, bộ phận sử dụng, theo dõi xuất xứ nguồn gốc tài sản; theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định; hỗ trợ công tác kiểm kê TSCĐ. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ theo nhiều chiều như bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành, đồng thời cho phép điều chỉnh khấu hao theo tình hình sản xuất kinh doanh thực tế; lên các bảng khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản theo quy định của BTC (206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 và thông tư số 10/TC/CĐKT ngày 23/03/1997). Chức năng - Cập nhật thông tin TSCĐ - Tính khấu hao TSCĐ - Phân bổ khấu hao TSCĐ - Điều chỉnh TSCĐ - Lên báo cáo TSCĐ và Khấu hao TSCĐ - Khai báo danh mục nguồn vốn - Khai báo bộ phận sử dụng 8
Khai báo lý do tăng giảm TSCĐ - Khai báo nhóm TSCĐ - Kế toán chi phí & giá thành sản phẩm Phần mềm kết toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, tập hợp chi phí đến từng sản phẩm, công trình, kể cả các sản phẩm vụ việc là dịch vụ. Báo cáo chi phí giá thành đầy đủ phục vụ công tác quản trị sản xuất kinh doanh: tập hợp, phân tích bóc tách từng yếu tố chi phí của mỗi sản phẩm, vụ việc ở từng công đoạn hay sản phẩm cuối cùng, so sánh chi phí th ực tế và chi phí định mức, kế hoạch... Chức năng: - Khai báo các danh mục đối tượng - Cập nhật định mức - Khai báo chỉ tiêu phân bổ Phân hệ báo cáo thuế Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Khai báo thuế đầu vào, đầu ra từ các phân hệ kế toán Mua hàng, Bán hàng và Vốn bằng tiền để lên các báo cáo, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra (mẫu 03/GTGT, 04/GTGT, 05/GTGT), tờ khai thuế, các khoản phải nộp ngân sách, các sổ theo dõi thuế được hoàn lại, được miễn giảm, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn v.v. Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 Cập nhật mẫu biểu mới nhất theo thông tư 60/2007/BTC, Thông tư 32/2007/TT-BTC, Thông tư 127/2004/TT-BTC. Chức năng - Nhập hoá đơn GTGT đầu vào - Nhập hoá đơn GTGT đầu ra - Kết sinh báo cáo thuế đầu vào - Kết sinh báo cáo thuế đầu ra - Kết sinh tờ khai thuế và các báo cáo liên quan - Khai báo danh mục thuế suấ Phần hệ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phân hệ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính được liên kết chặt chẽ với toàn bộ hệ thống các phân hệ kế toán trong SAS INNOVA 6.8, thực hiện tiếp nhận thông tin từ các phần hành trên sau đó thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển tự động và kết sinh lên các báo cáo tài chính, thuế và sổ sách kế toán. Các báo cáo tài chính kế toán được thiết kế theo các quy định mới nhất của Bộ tài chính. Cung cấp các sổ sách kế toán đầy đủ theo các hình thức sổ: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và nhật ký sổ cái. Thường xuyên cập nhật các Thông tư, Quyết định mới nhất của BTC như: Quyết định 48/QĐ-BTC, Quyết định 15/QĐ-BTC, Thông tư 23/TT- BTC, Thông tư 105/2003/TT-BTC v.v Chức năng - Liên kết số liệu từ các phân hệ kế toán khác - Các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ - Nhập số dư đầu năm và chuyển số dư sang năm sau - Cung cấp hệ thống sổ kế toán theo các hình thức ghi sổ: NKC, CTGS, NKCT, … 9
- Cung cấp hệ thống báo cáo tài chính theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính và thường xuyên được cập nhật. - Các danh mục tài khoản mẫu của các TT & QĐ dành cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau. - Khai báo các DM TK, nhóm TK, tiểu khoản III. Thực hiện các bước cho một chức năng chi phí giá thành trong phần mềm SAS Kế toán chi phí & giá thành sản phẩm Phần mềm kết toán SAS INNOVA 6.8 Tập hợp và phân bổ các chi phí sản xuất như nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí máy thi công công tr ình, chi phí quản lý, chi phí bán hàng – giao dịch...Tiêu thức phân bổ tự động hoặc theo chủ quan của người quản lý rất đa dạng tuỳ thuộc vào đặc thù của đối tượng được sản xuất và tính giá thành sản phẩm như phân bổ theo hệ số, theo một tiêu thức đã khai báo (chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, doanh số, giá trị hợp đồng... Báo cáo chi phí giá thành đầy đủ phục vụ công tác quản trị sản xuất kinh doanh: tập hợp, phân tích bóc tách từng yếu tố chi phí của mỗi sản phẩm, vụ việc ở từng công đoạn hay sản phẩm cuối cùng, so sánh chi phí thực tế và chi phí định mức, kế hoạch... Phân hệ này tiếp nhận thông tin từ các phân hệ khác như vốn bằng tiền, tổng hợp, kho, tài sản...sau khi xử lý tính toán giá vốn sẽ cập nhật vào các phiếu nhập kho cũng như vào phân hệ kế toán tổng hợp. Chứng từ đầu vào - Phiếu kế toán - Phiếu nhập - Xuất kho - Chứng từ chi - Cập nhật dở dang đầu kỳ - Tính các chi phí & phân bổ - Tính giá thành định mức - Tính giá thành sản phẩm Chức năng - Khai báo các danh mục đối tượng - Cập nhật định mức - Khai báo chỉ tiêu phân bổ 10
Màn hình quản lý chi phí và giá thành sản phẩm Màn hình Phiếu kế toán 11
Báo cáo chi phí giá thành sản phẩm Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm  Bảng chi phí tiền lương, BHXH và KPCĐ cho sản phẩm  Thẻ tính giá thành sản phẩm  Báo giá thành công trình xây lắp Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo công trình  Bảng cân đối số phát sinh của các công trình  Số dư đầu kỳ của các công trình  Báo cáo Lãi/Lỗ từng công trình  Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản Bảng phân bổ chi phí chung – Tk 627  Bảng phân bổ NVL & CCDC – Tk 152, 153  Bảng phân bổ tiền lương BHXH – Tk 334, 338  Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ – Tk 214  Các báo cáo chi phí theo vụ việc Bảng kê chứng từ NVL theo vụ việc  Tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc  Bảng cân đối số phát sinh theo vụ việc  Mẫu báo cáo giá thành sản xuất Mẫu báo cáo chi phí sản xuất theo công trình 12
Phần II: Bài tập. I. Mô tả các nghiệp vụ chu trình chi phí. - Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận yêu cầu, xem xét xử lý phiếu yêu cầu. Tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp (NCC) - Nhận thông tin phản hồi từ NCC có chấp nhận hay không yêu cầu mua hàng của DN. - Đơn đặt hàng được chấp thuận tiến hành làm hợp đồng mua hàng nhận hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có) Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng mua, đối chiếu chứng từ liên quan ghi sổ theo dõi số lượng hàng mua ( TK 152,153…TSCĐ: TK 211,213…) phản ánh thông tin nhập kho hàng sau khi đã kiểm tra các thông số kỹ thuật, số l ượng hàng nhận. - Thanh toán một phần hay toàn bộ số tiền mua hàng cho nhà cung cấp ghi sổ theo dõi tiền hàng đã thanh toán và công nợ phải trả với NCC. Tập hợp thông tin về tình hàng mua, số lượng hàng nhập, số tiền thanh toán, công nợ… Lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo công nợ phải trả, báo cáo hàng tồn kho, hàng mua; Báo cáo chi tiền…và các báo cáo quản trị khác, cập nhận thông tin kip thời cho các nhà quản trị theo dõi tình hinh chi tiền, mua hàng và công nợ phải trả của DN. II. Mô tả các chức năng trong chu trình chi phí. 1. Chức năng đặt hàng (Xử lý yêu càu hàng – mua hàng) - Nhận yêu cầu hàng từ các bộ phận yêu cầu (về mua nguyên vật liệu, hàng hóa, TSCĐ..), (với yêu cầu hợp lệ lưu vào danh mục hàng mua), gửi thông tin mua hàng cho bộ phận mua hàng. - Bộ phận mua hàng xem thông tin chào hàng từ các NCC chọn nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng. - Nhận thông tin phản hồi từ NCC 2. Quản lý kho hàng. - Nhận hàng mua từ NCC đối chiếu với chứng từ liên quan, kiểm tra chủng loại, số lượng, chất lượng. Nếu đạt yêu cầu chấp nhận việc giao hàng và nhập kho (kiểm tra lại hàng nhập), nếu hàng không đạt yêu cầu trả lại hàng cho NCC và lập biên bản yêu cầu trả lại hàng. - Ghi sổ theo dõi hàng nhập. - Gởi thông báo đến bộ phận liên quan. 3. Chấp thuận hóa đơn. - Nhận hóa đơn bán hàng từ NCC (kiểm tra hóa đơn đúng loại, đúng quy đinh) - Đối chiếu HĐ với chứng từ liên quan :đơn mua hàng, phiếu nhập kho, sổ công nợ, sổ chi tiền (nếu đã thanh toán một phần tiền hàng) - Chấp nhận hóa đơn (sau khi đối chiếu chứng từ hợp lệ) và lưu chứng từ. - Theo dõi nợ phải trả người bán. 4. Thanh toán với NCC. - Từ những thông tin liên quan đến công nợ tiến hành thanh toán một phần hay toàn bộ (ghi sổ theo dõi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng) 13
- Chuyển chứng từ thanh toán, giấy đòi nợ, giấy báo nợ của ngân hàng ...cho các bộ phận liên quan như: kế toán tài chính, kế toán theo dõi công nợ.. 5. Kế toán tổng hợp và lập báo cáo. - Từ các chứng từ liên quan đến mua hàng tiến hành tập hợp và lập báo cáo mua hàng. - Lập báo cáo nhập kho (cập nhập thông tin từ nhật ký theo d õi hàng mua: TK152,156,..TSCĐ TK 211, 213…). - Lập báo cáo chi tiền (cập nhật thông tin từ phiếu chi tiền, nhật ký chi tiền, giấy báo nợ của ngân hàng…) - Lập báo cáo tình hình thanh toán với NCC (cập nhật thông tin từ phòng kế toán, phiếu chi, sổ cái 331, nhật ký công nợ 331, ngân hàng….) - Lập báo cáo tổng hợp (từ các báo cáo đã lập đối chiếu với các chứng từ gốc) gửi cho các bộ phận yêu càu thông tin tra cứu về tình hình mua hàng, tình hình chi tiền… như: ban kiểm soát, ban quản trị… 14
SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CHU TRÌNH CHI PHÍ THANH ĐẶT QUẢN TỔNG CHẤP TOÁN LÝ HÀNG HỢP, THUẬN VỚI NHẬN LẬP HÓA HÀNG, NCC BÁO ĐƠN NHẬP CÁO KHO Xử Nhập Ghi sổ Thông Thanh Theo Chuyển Xử lý Nhận lý theo báo toán dõi ghi C.từ cho kho yêu hàng mua dõi cho BP với sổ 111, BP cầu 152,156 liên Liên hàng NCC 112 hàng ,211… quan quan Nhận Chấp Theo Lập Lập Lập Lập Đ/chiếu c.từ thuận Dõi BC BC BC BC HĐBH liên mua nhập thanh tổng người HĐBH phải toán quan hàng kho hợp với trả 15 NCC
SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH KẾ TOÁN TÀI CHÍNH T.trả nợ + phiếu chi Tiền mua + phiếu chi Chứng từ mua hàng. TT yêu cầu báo cáo TT yêu cầubáo cáo Giấy chào hàng Giấy đòi nợ Đơn đ ặt hàng T.tin ĐĐH được chấp nhận Phiếu yêu cầu hàng Hàng + HĐ vận chuyển (nc) T.tin phản hồi Hàng trả lại BỘ PHẬN NHÀ CHU TRÌNH YÊU CÂU CUNG Hoá đơn bán hàng Y/c không hơp lệ CHI PHÍ CẤP Tiền Hàng Thông tin chuyển khoản TT chuyển khoản Y/c bổ sung hàng TT hàng mua TT hàng tồn kho TT y/c hàng xuât kho TT chuyển khoản Giấy đòi nợ BỘ PHẬN KHO NGÂN HÀNG 16
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh DM mặt hàng Phiếu y/c hàng Bộ phận T.tin mặt hàng kho T.tin phản hồi Giấy chào hàng Đặt, T.tin hàng tồn kho Đ ĐH mua T.tin y/c xuất T.tin phản hồi T.tin y/c hàng hàng Bộ phận T.tin phản hồi Hàng yêu cầu DM NCC Đ ĐHàng T.tin ĐĐH T.tin kểm nhận hàng T.tin hàng mua T.tin hàng mua Hàng + HĐ vận chuyển (nếu có) T.tin kiểm nhận hàng NCC T.tin hàng trả lại Đ đặt hàng HĐBH T.t hàng mua CT T.tin hàng mua QL Sổ theo dõi 152, HĐBH nhận 156, 211… Ghi sổ HTK hàng, T.tmua hàng - phải trả T.tin hàng thực nhập Chấp nhập thuận kho Phiếu NK hoá Tt hàng nhập Giấy nợ đơn Tt hàng nhập NCC Thanh toán Thanh toán T.tin y/c CK CT mua hàng Ngân T.t chuyển khoản với NCC hàng nợ phải trả Phòng Kế toán Sổ 331 CT TT – Công nợ PT Chứng từ Giấy nợ T.tin chuyển khoản Giấy đòi nợ Sổ theo dõi Tiền 111. 112… Tiền T.tin thanh toán – công nợ T.tin chi BC mua hàng, thanh toán Nợ PT Ban Tổng hợp và BC mua hàng – thanh toán kiểm lập BC T.t hàng nhập Phiếu NK soát
Sơ đồ mức dưới đỉnh 1- Đặt hàng. Đơn ĐH DM mặt hàng Cty Đơn ĐH Xử lý Phiếu Y/C hàng Giấy chào hàng Ttin y/c mua hàng yêu Xử lý Đơn đặt hàng cầu Ttin Y/C được đáp ứng mua NCC Bộ phận Ttin ĐH được chấp thuận hàng Ttin y/c được đáp ứng hàng yêu cầu Ttin phản hồi Ttin phản hồi Trường hợp trong kho T.tin hàng tồn kho Ttin y/c xuất kho vẫn còn.mua Ttin y/c hàng Ttin NCC Ttin hàng hàng ko đúng trong danh mục Danh mục NCC Bộ phận kho 18
2 - Quản lý nhận hàng, nhập kho. Biên bản nhận hàng Hàng + HĐ vận chuyển (nếu có) T.tin hàng nhận T.tin kiểm nhận hàng Hàng T.tin hàng trả lại NCC Nhận T.tin kiểm nhận hàng Bộ hàng Thông báo hàng phận kho T.tin hàng bị trả lại T.tin hàng kiểm nhận NK T.tin hàng đã kiểm tra T.tin hàng đặt TT hàng trả lại Bộ phận Đơn ĐH yêu cầu T.tin hàng đặt Biên bản nhập hàng T.tin hàng nhập T.tin hàng nhập Nhập hàng T.tin hàng nhập Ghi sổ T.tin hàng nhập Phiếu nhập kho theo dõi (152, Sổ chi tiết 152, ,156, 156,211… T.tin hàng mua 211…) 19
3 - Chấp thuận hoá đơn Hoá đơn mua hàng HĐBH Sổ theo dõi 111, 112… Hoá đơn bán hàng NCC Nhận hoá Thông tin tiền hàng đẫ thanh toán đơn bán hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho T.tin hàng nhập kho T.tin đặt hàng tra HĐ đã kiểm Biên bản nhập kho T.tin NK hàng Đối chiếu chứng Sổ công nợ T.tin nợ phải trả từ liên quan HĐ đã kiểm tra đối chiếu Biên bản nhận hàng Công nợ khách hàng T.tin nhận hàng Sổ cái tổng hợp Hoá đơn mua Chấp nhận Hoá đơn bán hàng hoá đơn bán Theo T.tin công nợ T.t m.hàng - n ợ dõi nợ NCC 20 Phòng kế toán