Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh Đô đến năm 2015

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:96

Thêm vào BST

Báo xấu

27
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là phân tích, hệ thống hóa cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô; đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công ty cổ phần Kinh Đô.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh Đô đến năm 2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ----------------------------------------- VÕ THÀNH ANH VŨ MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Mã số : 60.34.05 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ----------------------------------------- VÕ THÀNH ANH VŨ MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Mã số : 60.34.05 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. VŨ CÔNG TUẤN TP. Hồ Chí Minh - Năm 2009
MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU...................................................................................................... ... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài .............................................................................. ... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................... ... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................... ... 2 4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ ... 2 5. Kết cấu của luận văn................................................................................... ... 2 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM ......................................................................... ... 4 1.1 Khái niệm về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm ........ ... 4 1.1.1 Định nghĩa về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp..................................................... ... 4 1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp ...................................................................... ... 4 1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm ............................................................................................ ... 5 1.1.3.1 Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu .......................... ... 6 1.1.3.2 Hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất .................................. ... 7 1.1.3.3 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp .......................... ... 8 1.1.3.4 Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ............................... ... 9 1.2 Nội dung thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm .12 1.2.1 Quản trị mua hàng ............................................................................... ..12 1.2.2 Quản trị kho hàng ................................................................................ ..12 1.2.3 Quản trị bán hàng................................................................................. ..13
1.2.4 Marketing ............................................................................................ ..14 1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền.......................................................................... ..14 1.2.6 Quản trị ngoại tệ .................................................................................. ..15 1.2.7 Quản trị tài sản cố định ........................................................................ ..15 1.2.8 Quản trị công nợ phải thu..................................................................... ..15 1.2.9 Quản trị công nợ phải trả ..................................................................... ..16 1.2.10 Kế toán tổng hợp.................................................................................. ..16 1.3 Hiệu quả ứng dụng của công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm ..................................................................................... ..17 1.3.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ ............................................... ..17 1.3.2 Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh ............................. ..19 1.3.3 Hoàn thiện thông tin quản trị................................................................ ..21 1.3.3.1 Tính kịp thời ............................................................................ ..22 1.3.3.2 Tính chính xác.......................................................................... ..23 1.3.4 Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh... ..25 1.4 Điều kiện để ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm ...................................................................................... ..26 1.4.1 Yếu tố về nhân lực ............................................................................... ..26 1.4.1.1 Đối với giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ thống .......................... ..26 1.4.1.2 Đối với giai đoạn vận hành hệ thống ........................................ ..27 1.4.2 Yếu tố về quỹ thời gian........................................................................ ..27 1.4.3 Yếu tố về điều kiện tài chính................................................................ ..28 1.4.3.1 Chi phí bản quyền phần mềm ................................................... ..28 1.4.3.2 Chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai................................................. ..29 1.4.3.3 Chi phí bảo trì hệ thống ............................................................ ..29 1.4.3.4 Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng.......................................... ..29
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ THỜI GIAN QUA............................................................................................. ..31 2.1 Tổng quan về hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. ..31 2.1.1 Tồng quan về Công Ty Cổ Phần Kinh Đô............................................ ..31 2.1.2 Sơ đồ tổ chức của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô ..................................... ..33 2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô ......... ..34 2.2 Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô............................................. ..37 2.2.1 Giới thiệu phần mềm ERP Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đang áp dụng .. ..37 2.2.2 Nội dung và hiệu quả thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.................................... ..40 2.2.2.1 Quản trị mua hàng.................................................................... ..40 2.2.2.2 Quản trị bán hàng ..................................................................... ..45 2.2.2.3 Quản trị kho hàng..................................................................... ..48 2.2.2.4 Quản trị công nợ phải thu ......................................................... ..54 2.2.2.5 Quản trị công nợ phải trả.......................................................... ..58 2.2.2.6 Quản trị vốn bằng tiền .............................................................. ..63 2.2.2.7 Kế toán tổng hợp ...................................................................... ..64 2.3 Đánh giá điều kiện thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô ................................... ..65 2.3.1 Nhân lực tham gia................................................................................ ..65 2.3.2 Thời gian thực hiện .............................................................................. ..66 2.3.3 Chi phí thực hiện ................................................................................. ..66
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 .............................................................................. ..67 3.1 Mục tiêu hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015 ........... ..67 3.1.1 Mục tiêu tổng quát ............................................................................... ..67 3.1.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................... ..67 3.2 Quan điểm hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015 ........... ..68 3.3 Một số giải pháp đề xuất ........................................................................ ..69 3.3.1 Hoàn thiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu bằng phần mềm ....................................................................... ..69 3.3.2 Hoàn thiện quản trị mua hàng bằng phần mềm..................................... ..71 3.3.3 Hoàn thiện quản trị bán hàng bằng phần mềm...................................... ..74 3.3.4 Hoàn thiện quản trị kho hàng bằng phần mềm ..................................... ..76 3.3.5 Hoàn thiện quản trị công nợ phải thu bằng phần mềm.......................... ..78 3.3.6 Hoàn thiện quản trị công nợ phải trả bằng phần mềm........................... ..82 3.4 Kiến nghị................................................................................................. ..86 3.4.1 Đối với Nhà nước ................................................................................ ..86 3.4.2 Đối với nhà cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.. ..86 3.4.3 Đối với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô ..................................................... ..87 KẾT LUẬN ....................................................................................................... ..88 TÀI LIỆU THAM KHẢO
-1- PHẦN MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI: Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP). Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý từ rất sớm. Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề mà công ty đặc biệt quan tâm. Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất quan tâm. Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015” được lựa chọn với mong muốn hệ thống hóa các lợi ích mà phần mềm mang lại đồng thời đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
-2- 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU: - Phân tích, hệ thống hóa cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm để quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp nói chung. - Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua. - Thời gian nghiên cứu: đến năm 2015. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp quy nạp. - Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. - Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình thực tế của doanh nghiệp. - Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra các nhận định, giải pháp. 5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN: Mở đầu
-3- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm. Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015. Kết luận
-4- CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM 1.1 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM 1.1.1 Định nghĩa về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – sau đây xin gọi tắt là ERP) là việc ứng dụng phần mềm trên máy tính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý các nguồn lực như quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp. 1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau: Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,... Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,... Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân,
-5- các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy không cao. 1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như: - Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT) - Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ ) - Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock) - Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials-BOMP) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders) Những hoạt động trên cần xử lý dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác. Do đó từ giữa những năm 1960 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống.
-6- Hình 1.1: Sự hình thành và phát triển của các hệ thống hỗ trợ quản trị nguồn lực doanh nghiệp Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Quá trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau: 1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning - MRP)
-7- Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn: MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số hàng đó cho sản xuất. MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn (tuần/tháng/quý/năm,…) để: - Xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất ra loại hàng đó. - Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRP xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất. MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó. 1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning - MRPII) Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả tiếp theo về sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định nguồn lực giúp các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã
-8- chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể mô phỏng khả năng cung ứng. Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: - Lập kế hoạch bán hàng - Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu. Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là: - Kế hoạch kinh doanh - Kế hoạch mua hàng - Chi phí vận chuyển. - Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho. 1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (client- server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng. Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn
-9- cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. Việc triển khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi phí và chất lượng dịch vụ khách hàng... 1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Management - ERM) Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ 21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó không phải là một bước phát triển về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP phát triển lên ERP. Đối với ERM cần chú ý đến “Resource - Nguồn lực” và “Management - Quản trị”. ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phân mềm chỉ là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, quy trình nghiệp vụ, quản trị,…. Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng
- 10 - Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống ERM ERM chính là sự tích hợp các phân hệ phần mềm chức năng và nghiệp vụ sản xuất kinh doanh Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” bao gồm quản lý nhân sự, kế toán (kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán thanh toán, sổ cái), quản lý sản xuất, quản lý phân phối, marketing và bán hàng,… Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng nghiệp vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ. Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một hệ thống được hiểu như là ERM.
- 11 - Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp.
- 12 - 1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao gồm việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP: 1.2.1 Quản trị mua hàng Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc thực hiện kế hoạch,..). Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt hàng, giá cả, chính sách,…): hỗ trợ cho việc ra quyết định khi lựa chọn nhà cung cấp cho kế hoạch mua hàng. Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua: lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý việc trả hàng nếu phát sinh. Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu,… Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị công nợ phải trả. Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến độ. Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết. 1.2.2 Quản trị kho hàng Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về tổ chức hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho
- 13 - (mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn tồn kho cho phép,…). Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng; tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ này. Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…). Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau. Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch. Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý. Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết. 1.2.3 Quản trị bán hàng Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…); theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch. Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,… Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng.
- 14 - Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn. Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…). Xử lý việc trả hàng. Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị nợ phải thu. Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết. 1.2.4 Marketing Quản trị các chính sách bán hàng mang tính thời điểm (thông qua các chương trình khuyến mãi); các hoạt động marketing (quảng cáo, tài trợ,…); các hoạt động cộng đồng. Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương trình. Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình. Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành có liên quan của hệ thống. Thực hiện các thống kê và phân loại, phân tích liên quan đến các chương trình. 1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền Ghi nhận tự động các số liệu liên quan từ phần hành quản trị công nợ phải thu và phải trả: các nghiệp vụ thu tiền nợ, chi thanh toán. Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ (không liên quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm ứng,…; các nghiệp vụ rút, chuyển tiền,… Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán.