Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ <br />
quan, tổ chức<br />
<br />
I. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ<br />
Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu <br />
lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần được nhà <br />
nước quản lý tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện <br />
cụ thể như sau:<br />
<br />
1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia<br />
<br />
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên <br />
cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước.<br />
<br />
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia là <br />
những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, <br />
ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình <br />
thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá <br />
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ <br />
chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề <br />
nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật <br />
lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và <br />
hoạt động thực tiễn.<br />
<br />
Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn bộ tài liệu lưu trữ <br />
quốc gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt <br />
Nam do cơ quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện <br />
nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông <br />
Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước <br />
Việt Nam. Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do <br />
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu <br />
trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước <br />
(trực thuộc Bộ Nội vụ) quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu <br />
sự điều chỉnh chung của hệ thống các văn bản quy phạm pháp <br />
luật về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; <br />
Nghị định 111/2004/NĐCP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm <br />
2004 quy định thi hành chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ <br />
Quốc gia; Các thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 30/2004/TT<br />
BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ thu, <br />
nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ… <br />
Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc <br />
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu <br />
trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản <br />
lý thống nhất của Đảng và Nhà nước.<br />
<br />
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, trong thời gian tới cần có một <br />
cơ quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài <br />
liệu của Đảng và Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự <br />
quản lý thống nhất của Nhà nước (Điều 3).<br />
<br />
2. Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu <br />
trữ<br />
<br />
Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết <br />
lập một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa <br />
phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới <br />
các kho, các trung tâm lưu trữ.<br />
<br />
Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao <br />
gồm:<br />
<br />
+ Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội <br />
vụ): Đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh <br />
vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc <br />
Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của Pháp luật.<br />
+ Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và <br />
các địa phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng <br />
dẫn của Nhà nước. Trước đây, theo Thông tư số 40/1998/TT<br />
TCCP ngày 20 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính <br />
phủ (nay là Bộ Nội vụ) thì tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan <br />
thuộc chính phủ thành lập các Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ Bộ, <br />
ngành có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành <br />
trong quá trình hoạt động của cơ quan, các đơn vị trực thuộc cơ <br />
quan và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai <br />
đoạn hiện hành trước khi nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Hiện nay, <br />
ở tất cả các Bộ, ngành đều có Phòng Lưu trữ.<br />
+ Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực <br />
thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện có Phòng <br />
lưu trữ huyện trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.<br />
Sau khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, năm 2001 <br />
và Nghị định số 111/2004/NĐCP của Chính phủ quy định chi tiết <br />
thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam <br />
ngày 08 tháng 4 năm 2004, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số <br />
21/2005/TTBNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 hướng dẫn chức <br />
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách văn <br />
thư lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính <br />
phủ và Uỷ ban nhân dân.<br />
Thông tư này quy định như sau:<br />
Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập <br />
Phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng. Phòng Văn thư Lưu <br />
trữ Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ <br />
trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của <br />
Bộ.<br />
Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, là đơn vị trực <br />
thuộc Bộ có Văn phòng thì có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ <br />
hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.<br />
Tại cấp tỉnh: Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kiện toàn, sáp <br />
nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để <br />
thành lập Phòng Văn thư Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.<br />
Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có <br />
chức năng của lưu trữ lịch sử; Trung tâm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự <br />
nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy <br />
định của pháp luật.<br />
Như vậy là, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác <br />
văn thư – lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo <br />
quản tài liệu lưu trữ đã được tổ chức thống nhất trong cả nước.<br />
Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà <br />
nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật <br />
để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn <br />
quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung <br />
tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài <br />
liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, <br />
Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ quốc gia <br />
và lưu trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực <br />
hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà <br />
nước và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn <br />
bản nói trên.<br />
Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các <br />
cơ quan quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng <br />
dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng <br />
được tổ chức và thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa <br />
phương.<br />
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trên đây hiện đang được <br />
áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội <br />
và các doanh nghiệp nhà nước. Riêng các doanh nghiệp ngoài quốc <br />
doanh, nguyên tắc này có một số điểm cần chú ý. Xét trên tầm vĩ <br />
mô, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các <br />
doanh nghiệp (trong đó có các doanh nghiệp ngoài quốc doanh) đã <br />
được Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 xác định là thuộc <br />
thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì thế, công tác lưu <br />
trữ ở các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định <br />
chung trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu <br />
lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử <br />
dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước <br />
và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của <br />
pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư <br />
hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia <br />
vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp <br />
pháp của tổ chức, cá nhân. Song đến nay, nhà nước vẫn chưa có <br />
những quy định cụ thể trong việc quản lý công tác lưu trữ trong <br />
các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Vì vậy, để quản lý thống <br />
nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp <br />
vụ lưu trữ trong doanh nghiệp thì trước mắt các doanh nghiệp cần <br />
căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế, <br />
quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.<br />
<br />
Trong các doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất <br />
tài liệu lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu <br />
trữ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các <br />
đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của doanh nghiệp đó. <br />
Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các <br />
nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy <br />
định, quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công <br />
tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước <br />
Việt Nam.<br />
<br />
II. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các <br />
cơ quan<br />
<br />
1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ<br />
<br />
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu <br />
trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác <br />
lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong <br />
cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng <br />
những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý <br />
và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ <br />
quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ <br />
cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu <br />
trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ <br />
quan trong thời gian tới.<br />
<br />
Đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính <br />
trị xã hội, việc tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ được thực hiện <br />
theo những quy định cụ thể của nhà nước. Cụ thể là:<br />
<br />
1.1. Ở các cơ quan cấp Bộ<br />
<br />
Tại Thông tư số 21/2005/TTBNV (đã trích dẫn ở trên), bộ phận <br />
quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan cấp Bộ là Phòng Văn thư <br />
– Lưu trữ Bộ thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ <br />
có nhiệm vụ:<br />
Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây <br />
dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện công tác văn thư <br />
lưu trữ;<br />
Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch phát triển ngắn <br />
hạn, dài hạn về văn thư, lưu trữ;<br />
Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa <br />
học công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ <br />
chức khác thuộc Bộ thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ <br />
cho cán bộ văn thư, lưu trữ;<br />
Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc <br />
giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn <br />
thư, lưu trữ;<br />
Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo <br />
quy định của pháp luật.<br />
<br />
1.2. Ở cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương<br />
<br />
Cũng theo Thông tư này, bộ phận quản lý công tác lưu trữ ở cấp <br />
tỉnh là Phòng Văn thư Lưu trữ tỉnh:<br />
Phòng Văn thư Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng <br />
tỉnh tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ <br />
chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh.<br />
<br />
Phòng Văn thư Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ:<br />
Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và <br />
hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ <br />
chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;<br />
Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu <br />
trữ và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng <br />
các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác <br />
văn thư, lưu trữ để Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân <br />
dân tỉnh ban hành.<br />
Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê <br />
duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế <br />
độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ <br />
chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, tổ chức có tài liệu <br />
là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.<br />
Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học <br />
công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức <br />
khác thuộc Ủy ban thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ <br />
cho cán bộ văn thư, lưu trữ;<br />
Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo <br />
quy định của pháp luật;<br />
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan <br />
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.<br />
<br />
1.3. Ở cấp huyện<br />
<br />
Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – <br />
lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân <br />
huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối <br />
với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối <br />
với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục <br />
vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu <br />
trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành <br />
tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.<br />
Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới <br />
sự quản lý của Văn phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh <br />
văn phòng cơ quan. Những cơ quan có bộ phận lưu trữ được đặt <br />
ngang với Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan thì bộ <br />
phận quản lý công tác lưu trữ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp <br />
của Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan. Ví dụ <br />
Phòng Văn thư Lưu trữ Bộ đặt trong Văn phòng Bộ và dưới sự chỉ <br />
đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Bộ; Trung tâm Lưu trữ tỉnh <br />
thuộc Văn phòng UBND tỉnh và cũng chịu sự quản lý của Chánh <br />
văn phòng tỉnh….<br />
<br />
2. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ<br />
<br />
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, <br />
lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động <br />
trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu <br />
trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp <br />
vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ <br />
quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán <br />
bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại <br />
và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của <br />
công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển <br />
dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc <br />
làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo <br />
văn phòng và lãnh đạo cơ quan.<br />
Theo Thông tư số 40/1998/TTTCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 <br />
của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng <br />
dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp thì số lượng <br />
và trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí và quy định <br />
như sau:<br />
Phòng Lưu trữ Bộ có một trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng và <br />
yêu cầu công tác có thể có phó trưởng phòng. Biên chế của Phòng <br />
Lưu trữ Bộ tối thiểu là hai người có trình độ trung học lưu trữ trở <br />
lên do Bộ trưởng quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự <br />
nghiệp được giao cho Bộ.<br />
Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc phụ trách, giúp việc cho <br />
giám đốc có một phó giám đốc.<br />
Trung tâm lưu trữ tỉnh có bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận <br />
quản lý kho lưu trữ.<br />
<br />
Biên chế của trung tâm lưu trữ tỉnh có tối thiểu là năm người, có <br />
trình độ trung học lưu trữ trở lên do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh <br />
quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao <br />
của tỉnh.<br />
Ở cấp huyện bố trí từ một đến hai người, có trình độ trung học <br />
lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phòng <br />
Ủy ban nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự <br />
nghiệp được giao của huyện).<br />
Ở cấp xã có cán bộ văn phòng Ủy ban nhân dân xã kiêm nhiệm <br />
công tác lưu trữ.<br />
Nhưng hiện nay, tại Thông tư số 21/2005/TTBNV ngày 01 tháng <br />
02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, <br />
quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan <br />
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân thì việc <br />
bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ có sự điều chỉnh như sau:<br />
Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có trưởng phòng, các phó trưởng <br />
phòng và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ;<br />
Biên chế của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ do Bộ trưởng quyết <br />
định theo đề nghị của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế <br />
của Bộ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.<br />
Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ <br />
phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, <br />
lưu trữ theo quy định của pháp luật.<br />
Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài <br />
khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng thì tuỳ theo khối lượng công <br />
việc của công tác văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư – Lưu <br />
trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.<br />
Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài <br />
khoản trực thuộc Bộ, nếu không có văn phòng thì bố trí bộ phận <br />
chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.<br />
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các <br />
cơ quan tổ chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch <br />
công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.<br />
Trung tâm Lưu trữ tỉnh có Giám đốc, các Phó giám đốc và một số <br />
cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ. Giám đốc, Phó Giám đốc <br />
Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ <br />
nhiệm theo đề nghị của Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và <br />
Giám đốc Trung tâm (với chức danh Phó Giám đốc);<br />
Biên chế của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là biên chế sự nghiệp do Chủ <br />
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế sự <br />
nghiệp của tỉnh;<br />
Cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có <br />
đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ <br />
theo quy định của pháp luật.<br />
Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, <br />
có dấu và tài khoản thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có bộ phận chuyên <br />
trách công tác văn thư, lưu trữ. Biên chế cụ thể làm văn thư lưu <br />
trữ do Thủ trưởng cơ quan đó quy định theo hướng dẫn của Ủy <br />
ban nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật.<br />
Ở cấp huyện: Biên chế của bộ phận Văn thư, lưu trữ do Chủ <br />
tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo thẩm quyền trong <br />
tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của huyện.<br />
Tại các phòng, ban chuyên môn của huyện và cấp xã có cán bộ <br />
kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.<br />
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của <br />
huyện và xã phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công <br />
chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.<br />
Theo thông tư này, trình độ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu <br />
trữ ở các cơ quan nhà nước phải đáp ứng được tiêu chuẩn nghiệp <br />
vụ của các ngạch công chức quản lý văn thư lưu trữ ban hành kèm <br />
theo Quyết định số 650TCCP/CV ngày 20 tháng 8 năm 1993 của <br />
Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) và đáp ứng <br />
được những yêu cầu về cán bộ, công chức, viên chức ở các văn <br />
bản hiện hành khác như: Pháp lệnh Cán bộ công chức và các Nghị <br />
định hướng dẫn thi hành.<br />
Thông tư số 21/2005/TTBNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ <br />
Nội vụ được ban hành thay thế cho Thông tư số 40/1998/TT<br />
TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính <br />
phủ. Tuy nhiên, hiện nay thông tư số 21/2005/TTBNV chưa được <br />
triển khai thực hiện mà các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện <br />
theo Thông tư 40/1998/TTTCCP.<br />
Trong những năm qua, hầu hết các cơ quan từ trung ương đến địa <br />
phương đều tổ chức bộ phận lưu trữ và bố trí nhân sự làm công <br />
tác lưu trữ theo thông tư hướng dẫn trên. Các cơ quan nhà nước từ <br />
trung ương đến địa phương đều đã bố trí cán bộ làm công tác lưu <br />
trữ. Những cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí trước khi thông <br />
tư 40 được ban hành, nếu chưa có trình độ chuyên môn thì các cơ <br />
quan đều đã có kế hoạch đào tạo hoặc đào tạo lại về nghiệp vụ <br />
lưu trữ bằng việc tạo điều kiện cho các cán bộ này tham gia học <br />
đại học tại chức, trung học tại chức hoặc học các lớp nghiệp vụ <br />
ngắn hạn. Đến nay, hầu hết cán bộ lưu trữ của các cơ quan nhà <br />
nước đều có tr×nh độ chuyên môn nhất định song vẫn chưa đáp <br />
ứng được yêu cầu của công tác lưu trữ ở các cơ quan.<br />
<br />
Về vấn đề tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ: Hiện nay hệ <br />
thống các cơ sở đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ ở nước ta đã <br />
bước đầu đáp ứng được yêu cầu của ngành lưu trữ. Trước đây ở <br />
Việt Nam chỉ có một cơ sở đào tạo cán bộ có trình độ đại học về <br />
lưu trữ là: Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trường <br />
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Gần đây, năm <br />
2004, tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành <br />
phố Hồ Chí Minh cũng vừa thành lập Khoa Lưu trữ học và Quản <br />
trị Văn phòng. Hệ Trung học có hai cơ sở đào tạo là Trường Trung <br />
học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Hà Nội, Trường Trung học <br />
Văn thư Lưu trữ Trung ương II tại thành phố Hồ Chí Minh và một <br />
số cơ sở dạy nghề và đào tạo các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ văn <br />
phòng, nghiệp vụ văn thư – lưu trữ…<br />
Một số năm gần đây, việc tuyển dụng cán bộ lưu trữ vào làm việc <br />
tại các cơ quan nhà nước đã có chiều hướng coi trình độ chuyên <br />
môn đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ cơ quan là tiêu chuẩn hàng <br />
đầu. Vì vậy, hầu hết các học sinh, sinh viên được đào tạo về <br />
nghiệp vụ lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng đều có nhiều khả năng <br />
tìm được việc làm hơn một số ngành khác. Số lượng và trình độ <br />
cán bộ lưu trữ làm việc trong các cơ quan nhà nước tương đối ổn <br />
định. Đồng thời nhu cầu về cán bộ làm công tác lưu trữ tại các <br />
doanh nghiệp, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ <br />
chức xã hội nghề nghiệp cũng ngày càng lớn đòi hỏi việc đào tạo <br />
và cung cấp cán bộ có trình độ chuyên môn cao về lĩnh vực lưu trữ <br />
cần được quan tâm, chú trọng và đẩy mạnh.<br />
<br />
3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ<br />
<br />
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo <br />
quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.<br />
Để thực hiện chủ trươgn trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước <br />
đã có những hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu. Đó <br />
là Công văn số 111/LTNNNVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về <br />
việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; ban hành một số tiêu <br />
chuẩn về bảo quản tài liệu như: tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu; tiêu <br />
chuẩn bìa hồ sơ; tiêu chuẩn giá đựng tài liệu….<br />
Tại các lưu trữ lịch sử, nhà nước đã rất quản tâm đến công tác <br />
bảo quản những tài liệu lưu trữ quý hiếm của dân tộc bằng việc <br />
phê duyệt nhiều đề án lớn như: Đề án xây dựng Kho lưu trữ <br />
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Đề án Cải tạo nâng cấp kho lưu <br />
trữ trung tâm tưu trữ quốc gia I; Đề án cấp cứu tài liệu châu bản; <br />
Đề án nâng cấp Phông Lưu trữ Quốc hội Việt Nam; Đề án Bảo <br />
hiểm Tài liệu lưu trữ Quốc gia… Đồng thời Nhà nước cũng cấp <br />
kinh phí cho các trung tâm mua sắm các trang thiết bị hiện đại để <br />
bảo quản tài liệu như: Tủ đựng tài liệu bản đồ; giá di động để <br />
đựng tài liệu giấy; hệ thống điều hòa nhiệt độ tại kho…<br />
Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các <br />
trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc <br />
vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối <br />
với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù hầu hết các lưu trữ hiện <br />
hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng song cũng <br />
đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống <br />
điều hoà nhiệu độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo <br />
quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành.<br />
Đối với các cơ quan có tài liệu chuyên môn, đặc thù mà phương <br />
pháp và vật liệu chế tác khác tài liệu giấy như: tài liệu phim, ảnh, <br />
ghi âm, ghi hình; tài liệu địa chất, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn <br />
và một số ngành đặc thù khác thì việc bảo quản tài liệu cũng <br />
mang tính khác biệt và cần có các trang thiết bị riêng do các ngành <br />
đó trang bị.<br />
<br />
4. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác <br />
lưu trữ<br />
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện <br />
nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong <br />
toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu <br />
trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống <br />
văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu <br />
trữ, cụ thể như sau:<br />
Văn bản pháp lý có giá trị cao nhất ngành lưu trữ là: Pháp lệnh <br />
Lưu trữ Quốc gia 2001, được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban <br />
hành ngày 28 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia là văn <br />
bản mang tính bao quát, quy định được những vấn đề cơ bản của <br />
ngành lưu trữ cần có sự điều chỉnh của pháp luật như: Tổ chức <br />
lưu trữ quốc gia; Quản lý công tác lưu trữ; Thu thập và Bổ sung <br />
tài liệu lưu trữ; Xác định giá trị tài liệu; Bảo quản tài liệu; Khai <br />
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; Khen thưởng và kỷ luật trong <br />
ngành lưu trữ…. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ra đời đánh dấu <br />
bước phát triển mới của ngành lưu trữ Việt Nam, là tiền đề cơ <br />
bản để thực hiện những chuyển biến của ngành lưu trữ trong giai <br />
đoạn cải cách nền hành chính nhà nước.<br />
Tiếp đó Nghị định số 111/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 <br />
của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp <br />
lệnh Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 40/2004/TTBTC ngày 07 <br />
tháng 4 năm 2004 do Bộ Tài chính hướng dẫn việc thu và sử dụng <br />
phí khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT<br />
BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức <br />
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu <br />
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban <br />
nhân dân; Quyết định số 13/2005/QĐBNV ngày 06 tháng 5 năm <br />
2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ <br />
sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐBNV ngày <br />
06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo <br />
cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; và một số văn <br />
bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước <br />
như: Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19 tháng 3 năm 2004 <br />
về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn <br />
số 260/VTLTNNNVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về việc hướng <br />
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan…<br />
Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của <br />
những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của <br />
cơ quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao <br />
đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một <br />
số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các <br />
nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên <br />
chức cơ quan đối với công tác lưu trữ. Cũng có nhiều cơ quan ban <br />
hành những công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp vụ <br />
lưu trữ trên cơ sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước như: <br />
Quyết định số 16/2003/QĐBCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của <br />
Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, <br />
xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan Bộ Công nghiệp; <br />
Chỉ thị số 06/2001/CTBTS ngày 14 tháng 9 năm 2001 của Bộ <br />
trưởng Bộ Thuỷ sản về việc tăng cường công tác quản lý và chỉ <br />
đạo nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ trong ngành thuỷ sản….<br />
Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu <br />
cho lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu <br />
trữ cơ quan đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những <br />
quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi người trong cơ <br />
quan cùng thực hiện. Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đi <br />
vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.<br />
<br />
5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công <br />
tác lưu trữ<br />
<br />
Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Cục <br />
Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định <br />
của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, Thanh tra Cục Văn <br />
thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan <br />
lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn <br />
bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ các cơ quan, sau đó báo cáo <br />
với Lãnh đạo Cục và Vụ Pháp chế của Bộ Nội vụ.<br />
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức <br />
năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có <br />
mục đích, ý nghĩa như sau:<br />
Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà <br />
nước trong thực tế xem có chính xác không, chính xác bao nhiêu <br />
phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không.<br />
Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời <br />
phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục <br />
cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.<br />
Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết <br />
quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế <br />
khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.<br />
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục <br />
theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành <br />
kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có <br />
những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các <br />
vi phạm trong ngành lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn <br />
cho công tác thanh tra, kiểm tra của ngành.<br />
Trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, việc <br />
khen thưởng và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ cũng đã <br />
được đề cập. Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định về <br />
việc khen thưởng và xử lý vi phạm như sau:<br />
Điều 28. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu <br />
thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng <br />
cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm <br />
cho cơ quan lưu trữ thì được khen thëng theo quy định của pháp <br />
luật.<br />
Điều 29. Người nào chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài <br />
liệu lưu trữ quốc gia hoặc có hành vi khác vi phạm những quy <br />
định của pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà <br />
bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu <br />
gây thiệt hại thì phải båi thường theo quy định của pháp luật.<br />
Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm các quy định của <br />
pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý <br />
kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì <br />
phải bồi thường theo pháp luật.<br />
Nghị định số 111/2004/NĐCP cũng quy định các cơ quan, tổ chức, <br />
cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; phát hiện, giao nộp, tặng <br />
tài liệu cho cơ quan lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi <br />
chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ <br />
quốc gia sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Cơ <br />
quan nào, người nào vi phạm thì bị kỷ luật theo quy định của pháp <br />
luật; các tổ chức, cá nhân có quyền tố cáo, khiếu nại những hành <br />
vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ; việc giải quyết khiến <br />
nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.<br />
Đối với lưu trữ cơ quan, ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và <br />
xử lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ <br />
nhà nước còn chịu sự thành tra, kiểm tra thường xuyên của bộ <br />
phận làm công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan. Bộ phận thanh <br />
tra, kiểm tra của cơ quan lấy những quy định pháp luật của nhà <br />
nước về công tác lưu trữ làm căn cứ pháp lý đồng thời dựa trên <br />
những quy định cụ thể về công tác lưu trữ của cơ quan.<br />
Đối với các doanh nghiệp không chịu sự thanh tra, kiểm tra của <br />
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì lãnh đạo doanh nghiệp căn <br />
cứ vào những quy định của pháp luật và những quy định, quy chế <br />
của cơ quan về công tác lưu trữ để làm căn cứ tiến hành thanh tra <br />
kiểm tra thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất. Từ đó có <br />
những đánh gía chính xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh <br />
những sai sót nếu có và xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật <br />
thích đáng.<br />
Trên đây là những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý công tác <br />
lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ cần nắm vững <br />
kiến thức của chương này để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo <br />
trong việc tổ chức công tác lưu trữ và tuyển dụng cán bộ chuyên <br />
môn làm công tác lưu trữ ở cơ quan. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng <br />
cần nắm vững những yêu cầu về trình độ của cán bộ lưu trữ để <br />
quyết định việc tham dự các chương trình đào tạo cho phù hợp.<br />
TS. Nguyễn Lệ Nhung<br />