20 quy tắc viết thư điện tử

Chia sẻ: Nguyenhoang Phuonguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:6

Thêm vào BST

Báo xấu

208
lượt xem 41
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu quả.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: 20 quy tắc viết thư điện tử

20 quy t c vi t thư đi n t thương m i m t cách hi u qu Vi c so n th o các b c thư i n t marketing lo i B2B (doanh nghi p t i doanh nghi p) m t cách hi u qu khác xa so v i so n th o nh ng b c thư i n t lo i B2C (doanh nghi p t i ngư i tiêu dùng). Dư i ây là 20 quy t c vi t nh ng b c thư i n t thương m i m t cách hi u qu Vi c so n th o các b c thư i n t marketing lo i B2B (doanh nghi p t i doanh nghi p) m t cách hi u qu khác xa so v i so n th o nh ng b c thư i n t lo i B2C (doanh nghi p t i ngư i tiêu dùng). Ch c ch n là theo kinh nghi m c a b n thân mình, b n cũng hi u là t t c nh ng ngư i làm công vi c kinh doanh khi nh n m t b c thư i n t u mu n bi t ngay v n m t cách nhanh nh t. H không có th i gian c qua t t c các b c thư tr phi có m t i u gì ó ngay l p t c thu hút s quan tâm c a h . H không thích s dài dòng và lan man mà mu n bi t ngay nh ng l i ích và th c t . Dư i ây là 20 quy t c vi t nh ng b c thư i n t thương m i m t cách hi u qu :
1. Chính xác. B t c yêu c u nào mà b n ưa ra, l i ích nào mà b n ngh , hay s li u th ng kê nào mà b n trích d n, hãy ch c ch n r ng chúng là úng n và không cư ng i u quá m c. Không gì t i t hơn là kh i u m t m i quan h v i nh ng thông tin phóng i ho c th m chí gi t o. 2. Ng n g n. Vì m c ích c a các b c thư i n t B2B c a b n là thu hút s quan tâm, b n c n ph i xác nh rõ l i ích quan tr ng nh t mà ngư i nh n thư có th có ư c và t ng k t trong m t o n ng n. Tuy nhiên, b n cũng c n cung c p thêm thông tin n u ư c yêu c u. 3. Rõ ràng. H u h t nh ng ngư i kinh doanh s r t b c mình v i nh ng thư i n t sai chính t , sai ng pháp và có n i dung khó hi u. 4. Chân th t. Đ ng s d ng s cư ng i u ã áp d ng v i nh ng ngư i tiêu dùng trong các thư i n t B2C. Quan h B2B ư c xây d ng d a trên ni m tin. Hãy ch c ch n r ng m i i u mà b n nói u cho th y b n là ngư i th ng th n và trung th c, ang th c hi n m t công vi c kinh doanh nghiêm túc và có uy tín. 5. S d ng ngôn ng c a h . Cho dù b n nh nói b t c i u gì, hãy dùng nh ng ngôn t mà nh ng ngư i nh n hi u và th y tho i mái. Đ ng vi t quá ơn gi n ho c quá khó hi u i v i h . M i ngư i u có xu hư ng hi u và ph n ng t t hơn i v i nh ng ngôn t mà h thư ng s d ng trong àm tho i hàng ngày. 6. Hi u v công vi c c a h . C g ng hình dung ra chu i công vi c thư ng làm hàng ngày c a nh ng ngư i mà b n ang liên l c và ph n ánh vào b c thư c a b n: "Tôi bi t anh r t b n, vì v y tôi s i
th ng vào v n ". 7. Chú ý n "kho ng cách v tri th c".Đ ng cho r ng nh ng ngư i nh n thư cũng có ư c nh ng hi u bi t như b n v s n ph m ho c d ch v c a b n. Sau khi b n ã thu hút ư c s quan tâm c a h và ã chuy n sang giai o n "thông tin thêm", hãy c g ng cung c p m t bư c ti p c n t ng bư c v b t c th gì b n ang marketing giúp h hi u b n ang nh nói cái gì. 8. Vi t thư i n t thương m i như nh ng lá thư th c th , không ph i nh ng qu ng cáo. Trong th gi i B2B, liên l c tr c ti p dư i d ng thư tín thì hi u qu hơn nhi u so v i m t b c thư i n t trông như m t qu ng cáo. 9. Không nên v i vàng. Gi ng v i thư i n t B2C (và b t c lo i giao ti p nào khác), sau khi vi t xong, ng g i ngay b c thư ó mà hãy i m t ho c hai ngày. Đưa nó cho các b n ng nghi p và nh ng doanh nhân khác và tham kh o ý ki n óng góp c a h . Trong h u h t các trư ng h p, quãng th i gian ó và ý ki n óng góp c a nh ng ngư i khác s giúp b n c i thi n vi c vi t lách c a b n. 10. Nên nh r ng thư i n t c a b n có th ư c chuy n ti p cho nhi u ngư i n a. B i vì thư i n t có th ư c g i chuy n ti p m t cách d dàng, hãy gi nh r ng b c thư c a b n s ư cg i n nh ng ngư i khác n a n u ngư i u tiên nh n nó th y quan tâm. B n có th ưa vào nh ng liên k t t i thông tin liên quan n nh ng th khác, bao g m nh ng chi ti t k thu t, thông tin v ho t ng và d li u v tài chính. 11. B t chư c cách trình bày b ng l i nói c a b n. M c dù
r t nhi u i u mà b n s trình bày khi g p tr c ti p có th không c n thi t ho c không thích h p cho m t b c thư i n t ư c g i l n u tiên, b n v n c n ph i xem xét xem b n s trình bày b ng l i v s n ph m ho c d ch v c a b n như th nào, b ng i n tho i ho c g p m t tr c ti p. Hãy nghĩ v nh ng i m quan tr ng mà b n s nh n m nh vào (nh ng i m này có th ư c g ch chân ho c in m trong thư i n t c a b n) và nh ng ngôn t mà b n s d ng (g n v i nh ng gi i thích b ng l i mà m i ngư i u hi u). 12. Ki m tra m c ch ký c a b n. Ch c ch n r ng b n ã ký rõ ràng và ghi tên y , ch c v , công ty, a ch , s i n tho i, fax, a ch e-mail, và các liên k t Web site. Hãy cho ngư i nh n có th l a ch n cách liên l c v i b n bi t thêm thông tin. 13. Ch n th i i m g i thư i n t m t cách c n th n. H u h t nh ng ngư i làm công vi c kinh doanh thư ng giành th i gian x lý các thư i n t , thư tín và các cú i n tho i t n ng t th sáu tu n trư c vào bu i sáng th hai tu n sau. H n là b n không mu n b c thư i nt c a mình b hoà l n trong hàng tá hay th m chí hàng trăm cu c giao ti p mà nh ng ngư i nh n thư ang th c hi n. 14. Chu n b k lư ng dòng ch c a b n. Sau dòng a ch ngư i g i, dòng ch là cái u tiên mà nh ng ngư i nh n thư i n t B2B s nhìn vào. Nó na ná như nh ng i u mà b n s nói trên i n tho i trong vòng 5 n 10 giây u tiên. Dòng ch c n liên quan tr c ti p n l i ích chính mà s n ph m hay d ch v c a b n cung c p. 15. S d ng hình nh m t cách khôn ngoan. Nh ng ngư i làm công vi c kinh doanh u quan tâm n nh ng l i ích, các chi ti t,
nh ng khách hàng khác, v.v… Tr phi nh ng hình nh làm n i b t b c thư c a b n m t cách có ý nghĩa, ng s d ng chúng. 16. Hãy ch c ch n r ng các liên k t trong thư i n t c a b n hi n th và làm vi c úng n. Khi b n li t kê các liên k t "xem thêm thông tin chi ti t", hãy ch c ch n r ng chúng có th kích ngay vào ư c ngư i nh n thư không ph i c t và dán l i vào trình duy t. Đ ng th i nh ng liên k t này s d n h t i úng trang mà b n mu n và trang này là m i nh t và cung c p nh ng thông tin b n mu n g i t i nh ng ngư i nh n. Không nên d n m i ngư i n trang ch c a b n r i m ch t tìm hi u xem i ti p như th nào. 17. Th n tr ng v i vi c g i nh ng th ính kèm. H u như b n không bi t ngư i nh n có ph n m m gì hay nh ng thi t l p v l c nào ư c kích ho t. G i các file PDF, Word hay b ng tính Excel có th không ph i là m t ý tư ng hay, vì b n không bi t li u ngư i nh n có th c, hay th m chí nh n, cái mà b n g i. T t hơn là b n hãy liên k t t i nh ng trang Web có hi n th nh ng thông tin ch a trong các t p ính kèm. 18. Ki m tra. Vi c ki m tra l i n i dung và dòng tiêu i v i các thư i n t B2B cũng quan tr ng không kém gì các thư i n t B2C. 19. Vi t hoàn thi n. H u h t nh ng ngư i nh n thư i nt B2B s ưa ra m t s k t lu n sơ b v s n ph m và d ch v c a b n trư c khi h g i thư h i áp. H s quy t nh xem li u thư i n t c a b n có áp ng ư c nhu c u c a h không. Đó là lý do t i sao vi c cung c p các chi ti t và thông tin hoàn thi n là r t quan tr ng, nh m cung
c p cho ngư i nh n nh ng chi ti t mà h c n ưa ra quy t nh thông báo v i b n là h nh n l i. 20. Đ ng vi t gi ng nh ng ngư i khác. Giành m t chút th i gian xem l i các thư i n t B2B mà b n nh n ư c xem nh ng ngư i khác vi t như th nào. Tham kh o các danh sách thư i n t c a các i th c nh tranh c a b n xem h liên l c như th nào. Phân tích t t c và tìm ra cách vi t riêng c a b n không l n v i nh ng lá thư khác.