Bài 4: Nghệ thuật ủy quyền

Chia sẻ: The Quang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

217
lượt xem 105
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu không, chính bạn phải làm”

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài 4: Nghệ thuật ủy quyền

NGHE THUAT LANH DAO CFVG B UOÅI 4 : NGHEÄ THUAÄT UÛY QUYEÀN Phaàn 1 UÛY QUYEÀN LAØ GÌ ? “UÛy quyeàn laø ngheä thuaät hoaøn thaønh coâng vieäc thoâng qua noã löïc cuûa ngöôøi khaùc. Ñieàu naøy theå hieän loøng tin cuûa baïn vaøo ngöôøi khaùc ñeå giao phoù coâng vieäc maø, neáu khoâng, chính baïn phaûi laøm” Dickinson Chuù yù ! - UÛy quyeàn khoâng khoâng phaûi laø giao vieäc. - UÛy quyeàn khoâng phaûi laø choã ñeå baïn “toáng khöù” (dumping) nhöõng coâng vieäc maø baïn khoâng thích laøm. - UÛy quyeàn khoâng phaûi laø töø boû traùch nhieäm. - UÛy quyeàn bao haøm 3 khaùi nieäm quan troïng : traùch nhieäm, quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cuoái cuøng. Lôïi ích cuûa uûy quyeàn  UÛy quyeàn laø giaûi phoùng thôøi gian cuûa baïn.  UÛy quyeàn laø phöông tieän ñeå phaùt trieån nhaân vieân.  UÛy quyeàn bieåu hieän loøng tin cuûa baïn vaøo nhaân vieân.  UÛy quyeàn giuùp gia taêng chaát löôïng caùc quyeát ñònh.  UÛy quyeàn giuùp naâng cao quyeát taâm, tinh thaàn haêng haùi vaø laø nguoàn ñoäng vieân cho nhaân vieân. Ñieàu gì ngaên caûn baïn uûy 1
NGHE THUAT LANH DAO CFVG quyeàn ? o Moät soá giaû ñònh cuûa baïn : - Hoï khoâng ñaùng ñöôïc nhö vaäy - Hoï khoâng thích coù theâm vieäc … o Söï sôï haõi : - Toâi khoâng muoán hoï bieát nhieàu quaù ! - Neáu hoï laøm sai, toâi seõ bò khieån traùch ! o Nieàm tin caù nhaân : - Toâi coù theå laøm vieäc ñoù toát hôn nhieàu - Neáu chính tay toâi laøm thì seõ nhanh hôn nhieàu - Toâi thích luùc naøo cuõng baän roän. Baïn uûy quyeàn nhöõng gì ? - Nhöõng vieäc maø baïn thích laøm vaø cuõng ñoàng thôøi giuùp ngöôøi khaùc phaït trieån. - Caùc coâng vieäc thöôøng nhaät. - Caùc coâng vieäc caàn thieát. - Nhöõng vieäc maø baïn bieát raát töôøng taän vaø muoán huaán luyeän cho ngöôøi khaùc. - Coâng vieäc haáp daãn, ñoøi hoû söï saùng taïo vaø giuùp cho nhaân vieân phaùt trieån. Nhöõng coâng vieäc baïn khoâng neân uûy quyeàn - Ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc - Ñònh höôùng hoaït ñoäng cuûa ñôn vò - Ñoäng vieân nhaân vieân - Giao tieáp vôùi nhaân vieân - Xaây döïng eâ kíp Moät trình töï uûy quyeàn hieäu quaû 2
NGHE THUAT LANH DAO CFVG 1. Chuaån bò 6. Kieåm 2. Löïa choïn ñieåm 3. Gaëp 5. Theo gôõ doõi 4. Hôïp ñoàng 1. CHUAÅN BÒ : Baïn haõy töï hoûi - Nhöõng muïc tieâu vaø keát quaû mong ñôïi cuûa coâng vieäc laø gì ? - Keát quaû coâng vieäc ñöôïc ño löôøng nhö theá naøo ? - Caàn bao nhieâu thôøi gian ñeå thöïc hieän coâng vieäc ? - Caàn nhöõng nguoàn löïc vaø hoå trôï gì ñeå hoaøn thaønh coâng vieäc ? - Caàn thaåm quyeàn ñeán möùc ñoä naøo ? - Toâi ñaõ laøm baûn yeáu löôïc coâng taùc chöa ? - Toâi coù saün saøng toû ra linh hoaït khi gaëp ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn hay khoâng ? 2. LÖÏA CHOÏN : Baïn haõy töï hoûi. - Ai coù theå laøm coâng vieäc naøy ? - Ai coù theå phaùt trieån thoâng qua coâng vieäc naøy ? - Ai caàn phaûi ñöôïc giao traùch nhieäm nhieàu hôn ? - Hieän taïi ai coù theå laøm coâng vieäc 3
NGHE THUAT LANH DAO CFVG naøy ? - Ai caàn ñöôïc phaùt trieån kyõ naêng trong moät lónh vöïc ñaëc thuø ? - Coâng vieäc coù khaån caáp hay khoâng ? - Coøn nhöõng ñieàu gì caàn phaûi caân nhaéc hay khoâng ? 3. GAËP GÔÕ : Baïn haõy töï hoûi. - Baïn ñaõ thaûo luaän veà nhöõng muïc tieâu vaø keát quaû mong ñôïi chöa ? - Baïn ñaõ thaûo luaän veà tieâu chuaån hoaøn thaønh coâng vieäc vaø haïn ñònh thôøi gian chöa ? - Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn coù bieát veà nhöõng nguoàn löïc coù saün vaø phaïm vi quyeàn haïn cuûa anh / chò ta khoâng ? - Baïn ñaõ gaëp tröïc dieän ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn ñeå giaûi thích roõ moïi vaán ñeà chöa ? - Baïn coù noùi vôùi ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn laø taïi sao baïn choïn anh / chò ta hay khoâng ? - Baïn coù ñeå cho ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn ñöôïc töï do quyeát ñònh phaûi laøm coâng vieäc nhö theá naøo khoâng ? 4. HÔÏP ÑOÀNG : Nhöõng ñieåm chính maø baïn phaûi thoûa thuaän - Baûn chaát vaø phaïm vi coâng vieäc - Keát quaû mong ñôïi - Ngöôøi coäng söï seõ ñöôïc ñaùnh giaù nhö theá naøo ? - Haïn thôøi gian hoaøn thaønh coâng vieäc. - Phaïm vi thaåm quyeàn caàn thieát. - 4
NGHE THUAT LANH DAO CFVG 5. THEO DOÕI : Baïn caàn phaûi laøm gì ? - Chæ kieåm tra vaøo nhöõng thôøi ñieåm ñaõ thoûa thuaän. - Luoân luoân saün saøng. - Hoå trôï vaø giuùp ñôõ khi caàn thieát - Cung caáp ñuû nguoàn löïc ñeå hoaøn thaønh coâng vieäc. - Luoân ñoäng vieân coå vuõ. 6. KIEÅM ÑIEÅM : Baïn haõy töï hoûi. - Coâng vieäc coù ñöôïc hoaøn thaønh nhö nhöõng muïc tieâu ñaët ra ban ñaàu hay khoâng ? - Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn coù phaùt trieån thoâng qua coâng vieäc hay khoâng ? - Baïn coù caûm thaáy haøi loøng vôùi keát quaû coâng vieäc khi giöõ vai troø ngöôøi uûy quyeàn hay khoâng ? - Baïn seõ laøm gì laàn sau ñeå naâng cao chaát löôïng uûy quyeàn ? 5
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Phaàn 2 UÛy quyeàn laø moät phaàn quan troïng trong tieán trình quaûn lyù : hoaøn thaønh coâng vieäc thoâng qua ngöôøi khaùc. Thaät khoâng may laø kyõ naêng naøy laïi thöôøng ñöôïc thöïc hieän moät caùch vuïng veà vaø haàu heát caùc nhaø quaûn lyù ñeàu khoâng caûm thaáy töï tin khi thöïc hieän vieäc uûy quyeàn. Keát quaû laø nhieàu ngöôøi trong hoï phaûi gaùnh chòu nhöõng haäu quaû nghieâm troïng do coá gaéng töï laøm moïi vieäc moät mình. UÛy quyeàn laø caùch duy nhaát ñeå thöïc hieän ñaày ñuû caùc coâng vieäc thoâng qua ngöôøi khaùc vaø phaùt huy heát tieàm naêng cuûa cô quan, toå chöùc. Hôn löõa, chuùng ta ñaõ töï löøa doái khi cho raèng moät ngöôøi coù theå laøm heát moïi chuyeän. Baïn haõy thöû nghó ñeán haøng loaït caùc coâng vieäc quaûn lyù bò boû qua maø ñaùng leõ chuùng phaûi ñöôïc quan taâm thích ñaùng. UÛy quyeàn laø trao cho nhaân vieân thaåm quyeàn vaø caùc nguoàn löïc ñeå thöïc hieän moät coâng taùc. Noù coøn mang yù nghóa ñoäng vieân hoï. Tuy nhieân nhaø quaûn lyù vaãn laø ngöôøi chòu traùch nhieäm veà keát quaû cuoái cuøng, vaø vì vaäy, thaät laø voâ lyù khi tin raèng giöõa vieäc phaân phoái coâng vieäc roài queân baúng noù ñi vaø uûy quyeàn coù ñieåm töông ñoàng ñaâu ñaáy. Thaät khoâng may laø nhieàu ngöôøi khoâng nhìn thaáy ñöôïc söï khaùc bieät naøy. UÛy quyeàn laø gì ? UÛy quyeàn laø cho moät ngöôøi bieát yeâu caàu veà keát quaû coâng vieäc vaø trao cho anh ta thaåm quyeàn, töùc laø “Haõy laøm theo caùch cuûa anh vaø yeâu caàu ñöôïc hoå trôï neáu anh thaáy caàn”. UÛy quyeàn coù theå ñònh nghóa ñôn giaûn laø vieäc moät nhaø quaûn lyù giao cho moät ngöôøi coäng söï thaåm quyeàn ñeå haønh ñoäng vaø ra quyeát ñònh thay cho nhaø quaûn lyù ñoù. Nhö vaäy noù haøm yù roäng hôn laø “thöïc hieän coâng vieäc thoâng qua ngöôøi khaùc” maëc duø ñaây cuõng laø moät phaàn cuûa noù. Nhö trong hai ñònh nghóa treân ñaây ñaõ ñeà caäp, uûy quyeàn laø giao cho nhaân vieân thaåm quyeàn ñeå tieán haønh moät coâng taùc vaø quyeàn chuyeân quyeát coâng taùc ñoù ñöôïc hoaøn thaønh nhö theá naøo. Ñoàng thôøi baïn phaûi chòu traùch nhieäm veà keát quaû cuoái cuøng cuûa coâng taùc ñoù, vì daàu sao chính baïn laø nhaø quaûn lyù. UÛy quyeàn coù theå ôû nhieàu möùc ñoä khaùc nhau. UÛy quyeàn khoâng phaûi chæ laø “phaân phoái coâng vieäc”, hoaëc laø “ra meänh leänh vaø chæ thò”. Khi noùi veà uûy quyeàn chuùng toâi muoán noùi ñeán uûy quyeàn moät caùch hieäu quaû. Nhieàu nhaø quaûn lyù ngôõ raèng mình ñang uûy quyeàn nhöng thaät ra hoï chæ thoaùi thaùc coâng vieäc hoaëc ñôn giaûn chæ laø ra leänh cho nhaân vieân phaûi laøm gì maø thoâi. Chuùng toâi cho raèng uûy quyeàn khoâng hieäu quaû cuõng gioáng nhö khoâng uûy quyeàn gì caû maø thoâi. Thoaùi thaùc traùch nhieäm hoaëc chæ thuaàn tuùy ra leänh ñeàu coù haïi cho uy tín cuûa baïn vaø hieäu quaû cuûa cô quan, toå chöùc. Neáu baïn khoâng uûy quyeàn moät caùch hieäu quaû baïn coù theå gaëp nhöõng haäu quaû sau ñaây :  Nhaân vieân phaân taùn vì khoâng bieát roõ höôùng ñi cuûa cô quan… 6
NGHE THUAT LANH DAO CFVG  Nhaân vieân lô laø trong coâng vieäc.  Nhaân vieân khoâng gaén boù vôùi nhöõng gì ñang xaûy ra.  Toán nhieàu thôøi gian ñeå phoái hôïp vaø giaùm saùt.  Laõng phí nguoàn löïc cô quan  Caùc quyeát ñònh coù chaát löôïng thaáp. Phaân phoái coâng vieäc Neáu baïn phaân phoái coâng vieäc keøm theo chæ thò nghieâm ngaët hoaëc ra leänh, baïn ñang ñieàu haønh chöù khoâng phaûi uûy quyeàn. Noùi caùch khaùc, baïn giao coâng taùc vaø baûo moät ngöôøi phaûi laøm chính xaùc nhö theá naøo vaø thöôøng xuyeân kieåm tra anh ta ñeå ñaûm baûo raèng anh ta nhaát nhaát laøm theo lôøi baïn. Thoaùi thaùc coâng vieäc Khi baïn thoaùi thaùc coâng vieäc, baïn laøm ngöôïc laïi ñieàu treân ñaây. Baïn ruõ boû taát caû traùch nhieäm ñoái vôùi coâng vieäc. Baïn thaûy coâng taùc cho nhaân vieân, baûo hoï laøm vaø ñöøng quaáy raày baïn : “Traû laïi cho toâi khi naøo anh laøm xong vaø ñöøng laøm thaëng xò leân”. Chuùng ta haõy xem caùc ví duï sau ñaây ñeå hieåu theá naøo laø uûy quyeàn moät coâng vieäc : 1. OÂng Ñaïo baùo cho moät nhaân vieân bieát laø anh ta phaûi cho taát caû caùc ñieåm baùn haøng bieát laø saép coù moät maët haøng vaên phoøng phaåm môùi. OÂng ta göûi moät maãu tin : “Anh haõy lo vieäc naøy vaø baùo cho toâi bieát khi laøo laøm xong”. 2. OÂng Ñaïo baûo moät nhaân vieân raèng anh ta caàn phaûi thoâng baùo cho taát caû caùc nhaø phaân phoái laø saép coù moät maët haøng vaên phoøng phaåm môùi. OÂng Ñaïo göûi moät thoâng baùo noäi boä vaø moät soá taøi lieäu cho nhaân vieân neâu roõ : “Sao chuïp caùc taøi lieäu saûn xuaát vaø baùn haøng (ñaûm baûo chuùng phaûi roõ neùt) vaø göûi 2 baûn cho moãi ñieåm baùn haøng tröôùc thöù naêm tuaàn tôùi”. 3. OÂng Ñaïo giaûi thích cho moät nhaân vieân caàn phaûi laøm gì (thoâng baùo cho taát caû caùc ñieåm baùn haøng veà moät maët haøng vaên phoøng phaåm môùi) vaø yeâu caàu anh ta leân keá hoaïch thöïc hieän sao cho toát nhaát vaø trôû laïi baùo caùo cho oâng ta sau moät tuaàn leã. Khi anh nhaân vieân ñaõ thaûo xong keá hoaïch, anh ta seõ thaûo luaän vôùi oâng Ñaïo. Trong ví duï ñaàu tieân, oâng Ñaïo ñeå cho nhaân vieân hoaøn toaøn töï lo lieäu. Nhaân vieân coù “bôi” hay laø “chìm” cuõng maëc keä. Thaäm chí oâng ta cuõng khoâng cho haïn ñònh veà thôøi gian. Neáu nhö nhaân vieân coù laøm gì sai, oâng Ñaïo cuõng khoâng bieát cho ñeán khi moïi chuyeän vôõ lôû ra. Trong ví duï 2, oâng Ñaïo coi nhaân vieân nhö nhöõng caùi maùy voâ tri voâ giaùc. OÂng ta hoaøn toaøn khoâng ñeå cho ñeå cho nhaân vieân coù cô hoäi phaùt trieån hoaëc phaùt huy saùng kieán. Coâng vieäc seõ hoaøn taát, nhöng nhaân vieân khoâng ñöôïc lôïi gì vaø cô quan cuõng vaäy veà laâu veà daøi. 7
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Trong ví duï sau cuøng, oâng Ñaïo ít nhaát laø taïo cô hoäi cho ngöôøi coäng söï ñöôïc tham gia vaøo coâng vieäc moät caùch saùng taïo. Nhaân vieân coù theå laøm y heät nhö oâng Ñaïo muoán, nhöng baàu khoâng khí tin töôûng vaø toân troïng phaùt sinh trong quaù trình coâng taùc ñoù laø moät keát quaû töôûng thöôûng. Vaäy baïrl haõy nghó laïi xem mình ñaõ töøng “uûy quyeàn” moät coâng vieäc töông töï nhö theá naøo. Coù nhieàu möùc ñoä uûy quyeàn khaùc nhau maø baïn coù theå söû duïng tuøy theo coâng taùc vaø trình ñoä naêng löïc cuûa nhaân vieân. Chuùng ta coù theå phaân thaønh laêm möùc ñoä nhö sau : 1. UÛy quyeàn hoaøn toaøn Möùc ñoä naøy ñöôïc aùp duïng ñoái vôùi nhaân vieân raát laønh ngheà maø baïn bieát roõ veà hoï. Noù cuõng coù theå aùp duïng cho caùc coâng taùc nhoû nhaët hoaëc caùc coâng vieäc söï vuï haønh chaùnh. Baïn cho nhaân vieân bieát coâng taùc maø baïn caàn hoaøn thaønh vaø thôøi haïn yeâu caàu. Vieäc laøm nhö theá naøo laø do nhaân vieân quyeát ñònh. Baïn luoân saün saøng ñeå nhaân vieân tham khaûo yù kieán neáu caàn. 2. UÛy quyeàn chuû yeáu ÔÛ möùc ñoä uûy quyeàn naøy, baïn giaûi thích coâng taùc cho nhaân vieân vaø ra haïn choùt ñeå hoaøn thaønh coâng vieäc. Baïn cuõng xaùc ñònh roõ thôøi gian gaëp gôû ñeå thaûo luaän veà möùc ñoä tieán boä cuûa ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn trong quaù trình hoaøn thaønh coâng vieäc. Nhaân vieân vaãn ñöôïc töï do quyeát ñònh phöông aùn tieán haønh coâng taùc nhörlg ñònh kyø thoâng baùo cho baïn veà tieán ñoä. Baïn khoâng neân phuû quyeát caùc phöông aùn vaø quyeát ñònh cuûa nhaân vieân tröø phi ñieàu ñoù thaät söï caàn thieát. 3. UÛy quyeàn giôùi haïn Baïn giaûi thích coâng taùc cho nhaân vieân vaø yeâu caàu anh ta haõy suy nghó veà phöông aùn maø anh ta seõ tieán haønh noù. Nhaân vieân ñöôïc uûy quyeàn sau ñoù trình baøy kieán nghò cuûa anh ta cho baïn. Baïn coù theå chaáp nhaän, hieäu chænh hoaëc baùc boû ñeà nghò cuûa anh ta vaø xaùc ñònh thôøi haïn hoaøn thaønh cuõng nhö thaûo luaän tieán trieån cuûa coâng taùc. Hai möùc ñoä cuoái cuøng laø : 4) UÛy quyeàn toái thieåu vaø 5) Khoâng uûy quyeàn gì caû. ÔÛ hai möùc ñoä naøy, veà caên baûn, nhaø quaûn lyù chæ ra leänh cho rthaârl vieân phaûi laøm gì vaø laøm thö theá naøo, hoaëc laø khoâng uûy quyeàn chuùt gì caû. Baây giôø chuùng ta haõy xem xeùt nhöõng taùc duïng tích cöïc cuûa uûy quyeàn hieäu quaû. UÛy quyeàn mang laïi lôïi ích gì cho nhaø quaûn lyù ? Maëc duø coù voâ soá caùc lôøi bieän hoä cho uûy quyeàn khoâng hieäu quaû, treân thöïc teá, baïn bieát raèng duø theá naøo baïn cuõng phaûi uûy quyeàn. Trong phaàn naøy, chuùng toâi nhaéc laïi nhöõng lôïi ích chuû yeáu cuûa uûy quyeàn. 1. UÛy quyeàn giaûi phoùng thôøi gian cuûa baïn 8
NGHE THUAT LANH DAO CFVG UÛy quyeàn cho pheùp baïn raûnh tay taäp trung vaøo nhöõng coâng vieäc ñaëc bieät quan troïng, coù möùc ñoùng goùp ôû taàm nhöõng muïc tieâu haøng ñaàu cuûa cô quan. Keát quaû laø baïn coù theå gia taêng hieäu quaû vaø hieäu löïc coâng taùc, ñaûm baûo hoaøn thaønh coâng vieäc maø söû duïng söùc löïc baûn thaân ít nhaát. 2. UÛy quyeàn coù theå phaùt trieån nhaân vieân UÛy quyeàn laø phöông tieän toát nhaát ñeå phaùt trieån nhaân vieân cuûa baïn. Thoâng qua uûy quyeàn, baïn ñaõ giuùp caùc nhaân vieân hoïc taäp naâng cao trình ñoä vaø töø ñoù tieàm löïc cuûa cô quan cuõng taêng leân. 3. UÛy quyeàn bieåu hieän söï tin caäy vaø tin töôûng Baèng vieäc uûy quyeàn coù hieäu quaû, baïn ñaõ cho nhaân vieân thaáy laø baïn tin caäy hoï vaø tin töôûng vaøo naêng löïc cuûa hoï. “UÛy quyeàn, vieäc trao thaåm quyeàn cho moät ngöôøi naøo ñoù haønh ñoäng nhö laø ngöôøi ñaïi dieän cuûa baïn, laø moät bieåu hieän quan troïng cuûa söï tin caäy vaø laø moät phöông tieän ñeå hình thaønh traùch nhieäm”. 4. UÛy quyeàn naâng cao chaát löôïng caùc quyeát ñònh Cuoái cuøng baïn coù ñöôïc nhöõng quyeát ñònh toát hôn bôûi vì caùc caù nhaân tham gia vaøo vieäc ra quyeát ñònh (nhaân vieân) thoâng qua uûy quyeàn thöôøng saâu saùt vôùi vaán ñeà “thöïc teá haøng ngaøy” cuûa hoï hôn laø baïn. 5. UÛy quyeàn taïo ra söï quyeát taâm gaén boù, nguoàn ñoäng vieân vaø tinh thaàn haêng haùi Qua uûy quyeàn, nhaân vieân coù ñöôïc moät soá quyeàn töï chuû treân coâng vieäc. UÛy quyeàn thaønh coâng thöôøng ñeå cho nhaân vieân töï do quyeát ñònh phaûi laøm coâng vieäc nhö theá naøo, töø ñoù nhaân vieân seõ quyeát taâm hôn ñeå ñaït ñöôïc thaønh tích. Khi hoï hoaøn thaønh toát coâng vieäc, hoï caûm thaáy haøi loøng vaø haõnh dieän. Chuùng ta khoù maø tìm ra lyù luaän naøo beânh vöïc cho uûy quyeàn maïnh hôn laø caùc luaän ñieåm treân ñaây. UÛy quyeàn coù hieäu quaû coøn coù khaû naêng naâng cao trieån voïng ngheà nghieäp cuûa baïn. Thaät vaäy, ngöôøi ta ñaùnh giaù baïn döïa treân möùc ñoä ñoùng goùp cuûa ñôn vò maø baïn quaûn lyù ñoái vôùi muïc tieâu chung cuûa cô quan, döïa treân möùc ñoä quan heä cuûa baïn ñoái vôùi nhaân vieân toát hay xaáu vaø hieäu quaû coâng taùc cuûa caùc thaønh vieân trong ñôn vò. Baïn chaéc chaén khoâng ñöôïc khen ngôïi neáu nhö töï mình laøm moïi thöù. UÛy quyeàn cuõng laøm taêng vò theá vaø quyeàn haønh cuûa baïn vôùi tö caùch laø nhaø quaûn lyù. Neáu baïn tin caäy nhaân vieân cuûa mình thì hoï ngöôïc laïi seõ gaén boù vôùi baïn. Ñieàu naøy thöôøng ñöôïc phaûn aùnh qua vieäc gia taêng hieäu suaát laøm vieäc. Nhö vaäy uûy quyeàn mang laïi lôïi ích cho chính baïn, cho nhaân vieân cuûa baïn, cho ñôn vò vaø caû cô quan cuûa baïn. “Ñieàu gì ngaên trôû baïn uûy quyeàn !” Haàu heát caùc nhaø quaûn lyù ñeàu caûm thaáy khoù khaên khi uûy quyeàn. Hoï coù nhieàu lyù do khaùc nhau. Moät soá nhaø quaûn lyù e ngaïi uûy quyeàn ; hoï 9
NGHE THUAT LANH DAO CFVG sôï raèng nhaân vieân seõ khoâng thích hoï nöõa. Neáu baïn coù yù nghó ñoù thì neân suy nghó laïi. Giaû söû nhö ñieàu naày coù ñuùng, thì nhöõng nguy haïi do khoâng uûy quyeàn hieäu quaû coøn nghieâm troïng hôn nhieàu. Coù ba yeáu toá ngaên caûn uûy quyeàn hieäu quaû. Yeáu toá thöù nhaát xuaát phaùt töø giaû ñònh cuûa baïn veà nhaân vieân. Yeáu toá thöù hai lieân quan ñeán nhöõng noãi sôï haõi cuûa con ngöôøi (taát caû chuùng ta ñeàu coù). Yeáu toá thöù ba laø do nhaän thöùc baûn thaân ñoái vôùi vai troø cuûa baïn. Moät soá giaû ñònh cuûa baïn Chuùng ta haõy xem xeùt moät soá nguyeân côù giaû ñònh maø caùc nhaø quaûn lyù ñöa ra ñeå bieän hoä cho vieäc khoâng uûy quyeàn hieäu quaû cho caùc coäng söï. “Hoï khoâng ñaùng ñöôïc uûy quyeàn” “Hoï khoâng muoán coù theâm vieäc” “Hoï sung söôùng vôùi nhöõng gì ñang laøm” “Hoï ñöôïc traû löông haäu ñeå laøm coâng vieäc cuûa hoï” “Hoï coù theå laøm vieäc ñoù chöøng naøo hoï trôû thaønh nhaø quaûn lyù” “Hoï khoâng ñaùng ñöôïc uûy quyeàn !” “Haàu heát caùc nhaân vieân thaät söï khoâng coù naêng löïc. Toát nhaát laø khoâng neân tin caäy ñeå giao phoù coâng vieäc cho hoï”. Tuy nhieân, nhöõng nhaø quaûn lyù hieäu quaû ñeàu bieát raèng muoán thaønh coâng hoï phaûi saün saøng maïo hieåm. Hoï cuõng hieåu ñöôïc raèng ngay caû moät nhaân vieân hieän taïi chöa coù ñöôïc nhöõng kyõ naêng caàn thieát, thì hoï cuõng coù theå ñöôïc huaán luyeän, thoâng qua uûy quyeàn, ñeå hoaøng thaønh moät coâng taùc. Ñieàu naøy, trong taàm daøi haïn, seõ giuùp baïn tieát kieäm thôøi gian vaø naâng cao naêng suaát, möùc ñoä ñoäng vieân ñoái vôùi nhaân vieân, cuõng nhö baïn seõ quan taâm hôn ñeán nhu caàu phaùt trieån cuûa nhaân vieân. “Hoï khoâng muoán coù theâm vieäc !” “Hoï chæ laø nhöõng nhaân vieân coøn treû vaø khoâng thích gaùnh theâm nhieàu traùch nhieäm. Ñoái vôùi hoï, ñoù laø nhöõng chuyeän laët vaët. Hoï seõ phaøn naøn taïi sao laïi giao vieäc cho hoï, raèng chính toâi môùi laø ngöôøi ñöôïc traû löông ñeå laøm coâng vieäc ñoù cô maø”. Neáu baïn söû duïng lôøi bieän hoä naøy baïn caàn phaûi xem laïi nhöõng giaû thuyeát quaûn lyù veà taïi sao ngöôi ta laøm vieäc. Dó nhieân coù moät soá nhaân vieân coù theå phuø hôïp vôùi moâ taû treân, nhöng noùi chung haàu heát caùc nhaân vieân ñeàu muoán vaø caàn nhöõng coâng vieäc thöû thaùch, coù nhieàu traùch nhieäm ñeå phaùt trieån. Haàu heát moïi ngöôøi ñeàu muoán ñöôïc hoïc taäp vaø tieán boä trong lónh vöïc ngheà nghieäp maø hoï löïa choïn vaø saün saøng laøm vieäc ñeå gaët haùi theâm kinh nghieäm. “Hoï ñaõ baèng loøng vôùi nhöõng gì ñang laøm !” 10
NGHE THUAT LANH DAO CFVG “Hoï khoâng quan taâm ñeán söï phaùt trieån cuõng nhö khoâng coù tham voïng, vì vaäy cuõng khoâng caàn kinh nghieäm veà thaåm quyeàn uûy quyeàn cuõng nhö vieäc nhaän laõnh traùch nhieäm”. Caùc nhaø quaûn lyù coù kinh nghieäm ñeàu nhaän thöùc raèng haàu heát caùc nhaân vieân quan taâm ñeán vieäc phaùt trieån. Thoâng thöôøng hoï coù veû khoâng quan taâm ñeán noù laø vì hoï chaúng bao giôø ñöôïc taïo cô hoäi ñeå naâng cao trình ñoä vaø phaùt trieån. Neáu nhaân vieân khoâng ñöôïc taïo nhöõng cô hoäi nhö vaäy, hoï coù theå trôû leân laõnh ñaïm vaø maát ñi söï ñoäng vieân cuõng nhö nhöõng hoaøi baûo, khaùt voïng. “Hoï ñaõ ñöôïc traû löông haäu ñeå laøm coâng vieäc cuûa hoï !” “Taïi sao toâi laïi phaûi maát thì giôø ñeå huaán luyeän vaø phaùt trieån hoï. Chaúng phaûi laø chuùng ta ñaõ coù moät phoøng chuyeân lo veà chuyeän ñoù roài sao ? Hôn nöõa, hoï ñöôïc thueâ möôùn ñeå laøm moät coâng vieäc vaø phaûi laøm ñöôïc vieäc ñoù maø khoâng caàn söï trôï giuùp cuûa toâi”. Lôøi bieän hoä naøy coù theå ngaên trôû vieäc uûy quyeàn hieäu quaû. Nhöõng nhaø quaûn lyù suy nghó nhö vaäy coù theå coi nhö ñaõ choïn laàm ngheà. Moät trong nhöõng nhieäm vuï chuû yeáu cuûa thaø quaûn lyù laø hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa toå chöùc thoâng qua quaù trình laøm vieäc cuøng vôùi nhaân vieân cuûa mình vaø phaùt trieån hoï. Nhöõng nhaø quaûn lyù naøo khoâng phaùt trieån nhaân vieân cuûa mình thoâng qua uûy quyeàn chaéng bao laâu seõ phaûi ñoái dieän vôùi söï vieäc, trong tröôøng hôïp toát nhaát, laø hoï phaûi laõnh ñaïo nhöõng nhaân vieân uø lì, khoâng hieäu quaû, hoaëc giaû teä hôn, laø chính nhaø quaûn lyù seõ maát vieäc. “Hoï coù theå laøm vieäc ñoù chöøng naøo hoï trôû thaønh nhaø quaûn lyù. Khoâng phaûi baây giôø !” Nhöõng nhaø quaûn lyù coù yù nghó nhö theá naøy neân suy nghó laïi veà quaù trình hoï ñaït ñöôïc vò trí nhö ngaøy hoâm nay. Trong haàu heát caùc tröôøng hôïp coù theå ñeàu laø do caáp treân cuûa hoï tin caäy ñaày ñuû vaø uûy quyeàn cho hoï nhöõng coâng taùc coù yù nghóa. Dó nhieân coù nhöõng coâng taùc maø baïn khoâng theå uûy quyeàn. Nhieäm vuï cuûa baïn laø xaùc ñònh coâng taùc naøo coù theå vaø khoâng theå uûy quyeàn. Noãi sôï haõi “Neáu hoï laøm sai, toâi seõ bò khieån traùch” “Neáu hoï laøm toát hôn toâi, toâi coù theå khoâng coøn caàn thieát nöõa” “Toâi coù theå maát tieáng taêm maø hieän toâi ñang coù” "Neáu hoï laøm sai, toâi seõ bò khieån traùch” “Toâi ñeå cho Ngoïc laøm moät coâng vieäc caùch ñaây 2 naêm vaø anh ta laøm hoûng noù. Toâi coù theå gaëp raéc roái to”. Nhöõng moái lo sôï thö theá naøy coù theå khieán cho baïn trôû neân cuoàng tín hôn trong vieäc kieåm tra vaø quan taâm ñeán hình aûnh, ñòa vò cuûa mình hôn laø nhaân vieân cuûa baïn. Xu höôùng nghieân veà vieäc töï baûo veä mình bieåu hieän döôùi hình thöùc choái boû traùch nhieäm khi phaïm sai laàm, haï thaáp caùc coäng söï phaïm khuyeát 11
NGHE THUAT LANH DAO CFVG ñieåm hoaëc laø töø choái uûy quyeàn tröø nhöõng coâng vieäc laët vaët taàm thöôøng. "Toâi khoâng muoán hoï coù nhöõng yù töôûng !” “Hieän nay moïi thöù ñeàu oån caû. Toâi hoaøn toaøn kieåm soaùt ñöôïc hoï. Hoï coù theå thöùc tænh hôn vôùi cuoäc soáng ñôn giaûn naøy neáu toâi trao cho hoï traùch nhieäm. Vaø chuyeän gì seõ xaûy ra neáu hoï baét ñaàu nghó raèng hoï coù theå laøm coâng vieäc cuûa toâi ? Nhö vaäy toâi seõ khoâng coøn caàn thieát nöõa vaø ñaëc bieät neáu hoï thaät söï laøm caùi gì ñoù toát hôn toâi. Hôn nöõa, moïi ngöôøi ñeàu cho raèng toâi gioûi nhaát trong moïi chuyeän cô maø !”. Nhöõng noåi sôï haõi raøy coù theå laø coäi nguoàn thaät söï cuûa söï lo aâu vaø thaáp thoûm. Nhöõng nhaø quaûn lyù hieäu quaû ñeàu nhaän thöùc raèng hoï khoâng theå laøm hoaøn haûo coâng vieäc neáu nhö chính hoï laøm taát caû moïi thöù. Caùc cô quan, toå chöùc ngaøy nay raát ö laø phöùc taïp. Caùc nhaø quaûn lyù thaønh coâng cuõng nhaän thöùc raèng moät phaàn trong nhieäm vuï cuûa hoï laø phaùt trieån vaø ñeà baït caùc nhaân vieân coù naêng löïc vì lôïi ích cuûa cô quan, toå chöùc. Neáu nhö moät nhaân vieân laøm ñöôïc moät ñieàu gì ñoù toát hôn baïn, vaø neáu nhö baïn coâng nhaän vaø taän duïng ñöôïc ñieàu naøy, thì noùi chung baïn caøng coù giaù trò hôn ñoái vôùi cô quan. Baïn neân yù thöùc ñöôïc ñieàu naøy. Moät soá nhaø quaûn lyù cuõng lo sôï raèng neáu nhö hoï uûy quyeàn caùc coâng vieäc quan troïng, hoï coù theå maát tieáng taêm cuûa ngöôøi laõnh ñaïo. Thaät ra vò theá cuûa hoï gia taêng neáu nhö ñôn vò cuûa hoï laøm vieäc hieäu quaû. Nieàm tin caù nhaân “Toâi coù theå laøm vieäc ñoù toát hôn nhieàu” “Neáu chính tay toâi laøm thì seõ nhanh hôn nhieàu” “Toâi thích luùc naøo cuõng baän roän” “Toâi phaûi laøm vieäc laâu hôn vaø chaêm chæ hôn hoï” “'Toâi coù theå laøm vieäc ñoù toát hôn nhieàu !” “Neáu baïn muoán coâng vieäc hoaøn thaønh moät caùch toát ñeïp, haõy töï mình laøm laáy”. Ña soá chuùng ta laøm vieäc theo nguyeân taéc naøy bôûi vì noù ñôn giaûn hoùa cuoäc ñôøi cuûa chuùng ta. Chuùng ta khoâng caàn phaûi baän taâm tôùi vieäc phaûi giao tieáp theá naøo cho phuø hôïp. Bôûi vì baûo nhöõng ngöôøi khaùc laøm moät coâng vieäc gì ñoù cuõng laø moät ñieàu khoù khaên. Chuùng ta seõ caûm thaáy ñôn giaûn hôn khi cho raèng chính mình coù theå laøm coâng vieäc toát hôn. Thaät ra nhöõng nhaø quaûn lyù hieäu quaû ñeàu bieát raèng ñieàu ñoù laø sai. Hoï hieåu raèng coù nhieàu ngöôøi khaùc cuõng laøm coâng vieäc toát nhö hoï, neáu khoâng muoán noùi laø toát hôn hoï. Cho leân, tin raèng chuùng ta luoân luoân coù theå laøm vieäc toát hôn ngöôøi khaùc chaúng qua chæ laø caûm giaùc cuûa chuùng ta maø thoâi. 12
NGHE THUAT LANH DAO CFVG “Neáu chính tay toâi laøm thì seõ nhanh hôn nhieàu !” “Taïi sao toâi laïi phaûi nhôø moät ngöôøi khaùc laøm coâng vieäc khi maø chính toâi coù theå laøm vôùi phaân nöûa thôøi gian maø thoâi ?”. Ñieàu naøy coù theå hoaøn toaøn chính xaùc. Baïn coù theå laøm coâng vieäc ñoù nhanh hôn nhieàu. Tuy nhieân, ñaây khoâng phaûi laø khía caïnh duy nhaát cuûa vaán ñeà maø ta caàn caân nhaéc. Chuùng ta haõy nhôù laïi nhöõng lyù do chính ñeå uûy quyeàn : giaûi phoùng thôøi gian cuûa baïn cho nhöõng coâng taùc quan troïng vaø laø moät phöông tieän ñeå phaùt trieån nhaân vieân. Ñaàu tö thôøi gian khi baïn baét ñaàu uûy quyeàn moät coâng taùc coù theå thu laïi keát quaû trong töông lai : thoâng qua uûy quyeàn, baïn phaùt trieån moät nhaân vieân ñeå cuoái cuøng töï anh ta coù theå hoaøn thaønh coâng vieäc vaø nhö vaäy giaûi phoùng thôøi gian cuûa baïn. “Toâi thích luùc naøo cuõng baän roän !” “Toâi caûm thaáy haõnh dieän neáu toâi baän roän suoát ngaøy; ngöôøi ta traû löông cho toâi vì chuyeän ñoù cô maø”. Nhieàu nhaø quaûn lyù thích toû ra baän roän trong coâng vieäc ; ñieàu ñoù khieán hoï caûm thaáy mình quan troïng. Noù cuõng laø caùi côù ñeå hoï laãn traùnh nhöõng coâng vieäc khoù khaên vaø quan troïng hôn maø hoï phaûi ñoái dieän. Baïn haõy suy nghó xem baïn thaät söï coù maët ôû ñoù ñeå laøm gì. Coù phaûi laø ñeå laøm nhöõng coâng vieäc maø nhöõng ngöôøi khaùc coù theå hoaøn thaønh deã daøng hay laø laøm thay cho hoï ? Moät soá nhaø quaûn lyù nghó raèng hoï phaûi laøm vieäc laâu hôn vaø chaêm chæ hôn taát caû moïi ngöôøi khaùc. Hoï tin raèng ñieàu naøy seõ laøm cho ngöôøi khaùc kính troïng hoï. Laøm vieäc laâu hôn khoâng coù yù nghóa maø chính ra laø phaûi laøm vieäc “thoâng minh” hôn : chính uûy quyeàn môùi mang laïi ñieàu ñoù. Baïn coù leõ ñaõ nghe taát caû nhöõng lôøi bieän hoä treân ñaây luùc naøy hoaëc luùc khaùc. Thaät ra, neáu suy nghó kyõ, cuõng coù khi chính baïn ñaõ söû duïng nhöõng bieän hoä töông töï. Taêng cöôøng söï uûy quyeàn Nhaø quaûn lyù gioûi seõ quan taâm ñeán keát quaû coâng vieäc cuûa cô quan, ñôn vò hoaëc laø lónh vöïc traùch nhieäm. Cô quan, ñôn vò coù laøm heát nhöõng coâng vieäc ñaët ñònh ra cho noù hay khoâng ? Noù coù ñaït ñöôïc hieäu quaû coâng vieäc toái öu hay khoâng ? Nhaø quaûn lyù gioûi cuõng nhaän thöùc raèng söû duïng moät caùch coù hieäu quaû nguoàn nhaân löïc laø ñieàu kieän tieân quyeát ñeå quaûn lyù thaønh coâng. Moät laõnh ñaïo laøm moïi coâng vieäc thì khoâng theå naøo xaây döïng moät cô quan thaønh coâng veà moïi maët. Khi xem xeùt vaán ñeà uûy quyeàn, nhaø quaûn lyù leân töï hoûi moät soá caâu hoûi quan troïng sau ñaây :  Toâi coù thaät söï söû duïng heát naêng löïc cuûa nhaân vieân chöa ?  Coù ngöôøi naøo khaùc coù theå laøm coâng vieäc vaø coù lôïi cho ngöôøi ñoù khoâng ?  Toâi coù nghó raèng toâi raát caàn thieát hay khoâng ? 13
NGHE THUAT LANH DAO CFVG  Toâi bieát raèng toâi ñang baän roän vì nhöõng coâng vieäc quan troïng. Coù ai khaùc coù theå laøm coâng vieäc naøy khoâng ? Ñaàu tieân, baïn caàn phaûi bieát naêng löïc cuûa caùc nhaân vieân cuûa baïn ; döôùi hình thöùc moät baûng thoáng keâ chaúng haïn. Keá ñoù baïn caàn caân nhaéc nhöõng naêng löïc ñoù moät khi uûy quyeàn coâng taùc. “Coù ngöôøi naøo khaùc coù theå laøm coâng vieäc doù hay khoâng ?” Ñaây laø caâu hoûi ñaùng ñöôïc ñaët ra tröôùc moãi coâng taùc maø baïn phaûi uûy quyeàn. Baïn phaûi chaáp nhaän raèng nhöõng ngöôøi khaùc coù theå laøm coâng vieäc theo caùch khaùc vôùi baïn hoaëc laø khoâng nhanh nhö baïn, nhöng hoï coù khaû naêng vaø coù theå phaùt trieån nhôø coù theâm kinh nghieäm qua vieäc nhaän laõnh traùch nhieäm. Tuy nhieân, baïn haõy chuù yù laø khoâng ñöôïc chæ uûy quyeàn toaøn nhöõng coâng vieäc taàm thöôøng, laët vaët. Neáu baïn laøm nhö vaäy, vieäc uûy quyeàn khoâng coøn laø dòp ñeå phaùt trieån nhaân vieân hoaëc söû duïng nguoàn nhaân löïc hieäu quaû, maø chæ laø phöông tieän ñeå baïn toáng khöù ñi nhöõng coâng vieäc voâ vò. "Toâi coù thaät söï caàn thieát hay khoâng ?” Lo sôï vaø rlghi ngôø cuõng coù haïi cho vieäc uûy quyeàn. Noù laøm cho chuùng ta trôû neân quaù söùc heïp hoøi trong cung caùch laøm vieäc vaø queân ñi nhu caàu phaùt trieån cuûa nhaân vieân cuõng nhö cuûa toå chöùc. Moät nhaø quaûn lyù giaø daën nhaän thöùc raèng taát caû chuùng ta coù theå voâ duïng veà moät soá phöông dieän naøo ñoù - ñieàu ñoù ñaùng buoàn nhöng laïi laø söï thaät. “Coù ngöôøi naøo khaùc laøm ñöôïc coâng vieäc naøy khoâng ?” Nhaø quaûn lyù hieäu quaû bieát raèng coù nhöõng coâng vieäc quan troïng caàn söï quan taâm cuûa oâng ta. Thay vì ñeå cho nhöõng coâng vieäc khoâng quan troïng laøm giaùn ñoaïn nhöõng hoaït ñoäng thieát yeáu nhö hoaïch ñònh, ñoäng vieân, giaùm saùt, v.v..., baïn haõy töï hoûi lieäu coù ngöôøi naøo khaùc thay baïn ñeå ñaûm nhieäm coâng vieäc naøy hay khoâng. UÛy quyeàn hieäu quaû laø söï caân baèng giöõa trao quyeàn giaûi quyeát coâng vieäc ñeå giaûi phoùng thôøi gian quyù baùu cuûa baïn vaø vieäc phaùt trieån nhaân vieân. Ñeå coù theå laøm ñöôïc ñieàu naøy, baïn caàn phaûi bieát vieäc naøo coù theå uûy quyeàn ñöôïc vaø vieäc naøo khoâng. Neáu coù theå, baïn neân laäp keá hoaïch tröôùc : traùnh ñeå nöôùc ñeán chaân môùi nhaûy. Laäp keá hoaïch cho nhöõng coâng vieäc uûy quyeàn tröôùc tieân. Baïn khoâng neân ngoài chôø vaø chæ uûy quyeàn vaøo giôø choùt. Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn caàn thôøi gian ñeå laäp keá hoaïch haønh ñoäng. Luoân laøm vieäc trong tình traïng gaáp gaùp thì khoù maø chu ñaùo vaø kyû löôõng ñöôïc. Haõy suy nghó phaàn vieäc naøo cuûa baïn coù theå uûy quyeàn vaø phaàn naøo khoâng. Cuõng caàn phaûi öu tieân cho nhöõng coâng taùc maø baïn coù theå uûy quyeàn. Baïn uûy quyeàn nhöõng gì ? Baøi taäp : Phaàn 1 14
NGHE THUAT LANH DAO CFVG 1.1 Nhaän daïng caøng chi tieát caøng toát nhöõng gì coù lieân quan ñeán coâng vieäc cuûa baïn. Baïn phaûi ñaûm baûo lieät keâ ñaày ñuû nhöõng coâng taùc quan troïng cuõng nhö nhöõng coâng taùc söï vuï , haøng ngaøy. 1.2 Baïn haõy nghieân cöùu danh saùch cuûa baïn vaø suy nghó xem coâng taùc naøo coù theå uûy quyeàn, coâng taùc naøo khoâng (chæ caàn ñaùnh daáu gaïch cheùo caïnh coâng taùc coù theå vaø daáu chöõ thaäp beân caïnh coâng taùc khoâng theå uûy quyeàn). Trong khi laøm coâng vieäc naøy, baïn neân töï hoûi mình nhöõng caâu sau ñaây : - Nhöõng coâng taùc naøo cöù laäp ñi laäp laïi hoaøi ? - Caùc chi tieát naøo laøm tieâu toán phaàn lôùn nhaát thì giôø cuûa toâi ? - Coù khía caïnh naøo maø toâi boû qua hay khoâng ? - Nhöõng vaán ñeà nhoû nhaët naøo maø toâi phaûi ra quyeát ñònh maõi ? - Nhöõng coâng taùc naøo cho pheùp moät soá nhaân vieân ra quyeát ñònh ? - Nhöõng coâng taùc naøo seõ giuùp nhaân vieân cuûa baïn phaùt trieån ? - Nhöõng coâng taùc naøo khoâng caàn ñeán naêng löïc cuûa baïn ñeå giaûi quyeát ? - Nhöõng coâng taùc naøo maø moät soá nhaân vieân coù theå coù khaû naêng laøm toát hôn baïn ? BAØI LAØM : Phaàn 2 2.1 Giôø ñaây baïn ñaõ coù moät danh saùch caùc coâng vieäc quan troïng maø baïn cho raèng coù theå uûy quyeàn. Baây giôø baïn haõy chaêm chuùt theâm danh saùch ñoù baèng caùch thieát laäp thöù töï öa tieân caùc coâng taùc. 2.2 Nghieân cöùu töøng coâng taùc maø baïn quyeát ñònh raèng coù theå uûy quyeàn. Löu yù nhöõng yeáu toá quan troïng cuûa coâng taùc, khi naøo noù phaûi ñöôïc hoaøn thaønh, vaø noù coù lôïi nhö theá naøo veà maët phaùt trieån nhaân vieân cuûa baïn. 2.3 Khi baïn ñaõ hoaøn taát vieäc xeáp thöù töï öa tieân caùc coâng taùc, haõy ghi ra 5 coâng vieäc öu tieân nhaát treân khoaûng chöøa troáng döôùi ñaây. Kieåm tra taïi sao baïn ñaùnh giaù cao thoâng coâng vieäc ñoù. Neâu lyù do giaûi thích cho moãi coâng taùc. COÂNG TAÙC LYÙ DO GIAÛI THÍCH 1. 2. 3. 4. 5. 15
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Ñeán ñaây baïn neân coù moät danh saùch coâng taùc maø baïn tin raèng coù theå uûy quyeàn ñöôïc. Baïn haõy ñaûm baûo raèng chuùng khoâng phaûi toaøn laø coâng taùc taàm thöôøng, voâ vò. Baïn haõy nhôù raèng moät trong nhöõng lyù do chính ñeå uûy quyeàn laø ñeå phaùt trieån nhaân vieân cuûa baïn. Noùi chung khoâng coù moät coâng thöùc toång quaùt, tuy nhieân coù moät soá coâng taùc maø baïn khoâng neân uûy quyeàn : 1. Ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc. 2. Xaùc ñònh höôùng ñi cuûa cô quan, toå chöùc 3. Kyû luaät nhaân vieân 4. Ñoäng vieân nhaân vieân 5. Giao tieáp vôùi nhaân vieân 6. Xaây döïng ñoäi, nhoùm. Moät trình töï ñeå uûy quyeàn thaønh coâng Ñeå cho uûy quyeàn thaønh coâng, coù moät soá nguyeân taéc troïng taâm maø caùc nhaø quaûn lyù phaûi tuaân thuû. Khi löïa choïn moät coâng taùc ñeå uûy quyeàn, baïn phaûi ñaûm baûo raèng baïn bieát roõ nhöõng chi tieát lieân quan ñeán coâng taùc vaø nhöõng keát quaû mang laïi cho caù nhaân vaø / hoaëc cho cô quan khi hoaøn thaønh coâng taùc ñoù. 1. Coâng taùc thuoäc phaïm vi traùch nhieäm cuûa baïn, quan troïng ñoái vôùi cô quan vaø baïn coù theå uûy quyeàn noù. 2. Haõy caân nhaéc caùc ñieåm sau :  Coâng vieäc ñoù taàm thöôøng hay ñaày thaùch thöùc ?  Ñoù coù phaûi thaät söï laø coâng taùc cuûa chính baïn hay laø hôïp leõ hôn neáu baïn uûy quyeàn noù ?  Ñoù chæ laø coâng vieäc taàm thöôøng maát nhieàu thôøi gian hay thaät söï laø cô hoäi phaùt trieån cuûa nhaân vieân CHUAÅN BÒ GAËP GÔÕ HÔÏP ÑOÀNG GIAÙM SAÙT KIEÅM ÑIEÅM Khi baïn ñaõ löïa choïn moät coâng taùc ñeå uûy quyeàn, ñieàu quan troïng laø baïn phaûi chuaån bò ñeå “baøn giao” cho moät nhaân vieân. Coù moät soá ñieåm baïn caàn phaûi xem xeùt. 16
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Böôùc ñaàu tieân laø baïn phaûi xaùc ñònh nhöõng muïc tieâu cuûa coâng taùc : keát quaû mong ñôïi cuûa noù laø gì Baïn phaûi coù ñöôïc roõ raøng trong ñaàu keát quaû mong ñôïi , caùc tieâu chí ñeå ñaùnh giaù söï thaønh coâng cuûa coâng taùc. Ñaûm baûo raèng chuùng phaûi coù tính hieän thöïc. Baïn phaûi bieát roõ vieäc hoaøn thaønh toát coâng taùc ñöôïc ño löôøng nhö theá naøo. Xaùc ñònh nhöõng khía caïnh ñaëc thuø cuûa coâng taùc neáu nhö noù phöùc taïp. Xem xeùt caån thaän thôøi gian döï kieán ñeå thöïc hieän hoaëc hoaøn thaønh coâng taùc. Baïn phaûi ñaët ñònh moät khung thôøi gian hôïp lyù. Noù coù theå thay ñoåi tuøy theo coâng taùc vaø kyõ naêng hieän coù cuûa nhaân vieân. Coù theå laø nhaân vieân chöa coù kinh nghieäm vaø caàn söï trôï giuùp trong giai ñoaïn ñaàu, vì vaäy caàn cho anh ta nhieàu thôøi gian hôn ñeå giuùp anh ta deã daøng tieáp caän coâng taùc. Tìm hieåu nhöõng gì lieân quan cuõng caàn thôøi gian. Xaùc ñònh thôøi haïn choùt ñeå hoaøn thaønh coâng taùc ôû möùc “quaù laïc quan” hoaëc khoâng hôïp lyù coù theå gaây xaùo troän vieäc hoaøn thaønh coâng taùc vaø gaây thieät haïi cho tinh thaàn laøm vieäc. Ngöôïc laïi, neáu thôøi haïn quaù laâu coù theå aûnh höôûng ñeán laêng suaát. Chuaån bò höôùng daãn veà nhöõng nguoàn löïc maø nhaân vieân ñöôïc uûy quyeàn caàn thieát ñeå hoaøn thaønh coâng taùc.. ÔÛ ñieåm naøy, baïn cuõng caàn thieát laäp nhöõng khung giôùi haïn. Nguoàn löïc bao goàm tieàn baïc, nhaân löïc, thieát bò, v.v... Baïn caàn caân nhaéc nhöõng tieâu chuaån hoaøn thaønh coâng taùc. Baïn cuõng caàn caân ñoái giöõa giaù trò phaùt trieån cuûa coâng taùc ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn vôùi hieäu quaû kinh teá veà giaù thaønh cuûa coâng taùc ñoù. Caàn ñaït ñeán moät möùc ñoä hôïp lyù. Thaät laø khoâng hôïp lyù chuùt naøo neáu hy sinh moät coâng taùc quan troïng ñeå ñaùnh ñoåi moät cô hoäi phaùt trieån coûn con. Döï kieán moät lòch theo doõi tình hình ñeå thaûo luaän vôùi nhaân vieân ñöôïc uûy quyeàn veà tieán boä vaø hieäu quaû trong quaù trình thöïc hieän coâng taùc. Moät laàn nöõa, baïn caàn phaûi caân ñoái giöõa möùc ñoä töï do cuûa thaåm quyeàn uûy quyeàn vaø keát quaû mong ñôïi. Cuoái cuøng, xem xeùt nhöõng phöông tieän hoå trôï maø baïn coù theå cung caáp cho ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn. Thaät laø voâ lyù neáu nhö uûy quyeàn moät coâng taùc maø khoâng hoå trôï ngöôøi ñoù gì caû. Baïn caàn nhôù raèng, ñeå hoaøn thaønh toát moät coâng taùc, nhaân vieân coù theå caàn nhieàu thaåm quyeàn hôn laø nhö anh ta hieän ñang coù. Baïn phaûi quyeát ñònh anh ta caàn thaåm quyeàn ñeán möùc ñoä naøo ñeå hoaøn thaønh coâng taùc. Khi baïn ñaõ caân nhaéc taát caû caùc ñieåm treân ñaây, toát nhaát laø baïn ñöa heát chuùng vaøo trong moät baûn yeáu lónh coâng taùc (task brief), laø moät danh saùch lieät keâ moät caùch coâ ñoïng caùc chi tieát cô baûn. Taøi lieäu naøy raát höõu ích khi baïn gaëp gôõ ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn laàn ñaàu tieân ñeå thaûo luaän coâng taùc. Moät ví duï veà “Baûn toùm löôïc coâng taùc” Muïc tieâu : Thieát keá moät catalogue môùi cho ñôn vò Thôøi haïn ñeà nghò : Hoaøn thaønh tröôùc 13/07/2001 Ngaøy theo doõi ñeà nghò : - 09/03/2001 17
NGHE THUAT LANH DAO CFVG - 11/05/2001 - 08/06/2001 Nguoàn löïc coù saún : Ngaân saùch 28 trieäu ñoàng 02 trôï lyù Thaåm quyeàn caàn thieát : Duøng maùy vi tính thieát keá; 2 trôï lyù; Thôï chuïp aûnh Yeâu caàu : Catalogue maøu Roõ raøng, deã ñoïc Haáp daãn ñoái vôùi ñoäc giaû ñaïi chuùng Khi baïn ñaõ caân nhaéc taát caû caùc ñieåm treân ñaây vaø chuaån bò baûn toùm löôïc coâng taùc, baïn ñaõ saün saøng ñeå quyeát ñònh ai laø ngöôøi seõ ñöôïc uûy quyeàn. Tröôùc khi laøm ñieàu naøy baïn haõy ghi nhôù moät ñieàu quan troïng : nhaát thieát baïn khoâng ñöôïc coi nhöõng gì baïn ñaõ chuaån bò nhö laø “ñinh ñoùng coät”. Moät trong nhöõng nguyeân taéc chính cuûa uûy quyeàn laø phaùt trieån nhaân vieân baèng caùch ñeå hoï tham gia vaø bieát caùch hoaøn thaønh coâng taùc nhö theá naøo. Neáu nhö baïn toû ra quaù cöùng nhaéc vaø khoâng ñeå cho hoï tham gia goùp yù, baïn coù nguy cô möùc sai laàm uûy quyeàn khoâng hieäu quaû hay chæ ñôn thuaàn laø “phaân phaùt coâng vieäc”. TOÙM TAÉT CHUAÅN BÒ Chuaån bò uûy quyeàn moät coâng taùc, baïn haõy töï ñaët caùc caâu hoûi sau ñaây :  Muïc tieâu cuûa coâng taùc laø gì ?  Keát quaû mong ñôïi cuûa coâng taùc laø gì ?  Keát quaû ñöôïc ño löôøng nhö theá naøo ?  Baïn mong ñôïi coâng taùc hoaøn thaønh theo tieâu chuaån naøo ?  Caùc khía caïnh ñaëc bieät naøo lieân quan ñeán coâng taùc ?  Caàn thôøi gian bao laâu ñeå thöïc hieän coâng taùc ?  Caàn nhöõng nguoàn löïc gì ñeå hoaøn thaønh coâng taùc ?  Toâi caàn phaûi trôï giuùp nhöõng gì ?  Caàn thaåm quyeàn ôû möùc ñoä naøo ?  Coù caàn nhieàu hôn 1 ngöôøi ñeå hoaøn thaønh coâng vieäc hay khoâng ? 18
NGHE THUAT LANH DAO CFVG  Toâi coù phaûi chuaån bò moät baûn toùm löôïc coâng taùc hay khoâng ?  TOÂI COÙ CAÀN PHAÛI LINH ÑOÄNG KHI GAËP NGÖÔØI ÑÖÔÏC UÛY QUYEÀN HAY KHOÂNG ? LÖÏA CHOÏN Baïn haõy suy nghó xem ngöôøi naøo thích hôïp nhaát ñeå uûy quyeàn coâng taùc. Khi quyeát ñònh vieäc naøy, baïn ñöøng cho raèng phaûi laø nhaân vieân gioûi moïi vieäc hoaëc laø ngöôøi maø baïn luoân luoân tin caäy. Coù theå laø ngöôøi naøy khoâng caàn traùch nhieäm veà phöông dieän phaùt trieån. Anh ta coù theå chaùn ngaáy vieäc moïi thöù cöù ñoå doàn leân baøn laøm vieäc cuûa anh ta. Dó nhieân laø caàn phaûi coù söï phuø hôïp giöõa con ngöôøi vaø coâng taùc ñöôïc giao, tuy nhieân baïn phaûi tìm kieám ngöôøi naøo coù theå thu ñöôïc lôïi ích töø kinh nghieäm thöïc hieän coâng vieäc ñoù. Nhö vaäy ngöôøi ñoù cuõng coù theå laø moät nhaân vieân chöa coù kinh nghieäm hoaëc laø moät ngöôøi naøo ñoù môùi taäp teånh ôû naác thang quaûn lyù, hoï caàn nhöõng cô hoäi ñeå luaân phieân coâng vieäc töông ñöông : nhaèm coù theâm kinh nghieäm trong lónh vöïc coøn xa laï. Khi quyeát ñònh ngöôøi ñeå uûy quyeàn, baïn caàn caân nhaéc hai khía caïnh. Ñaàu tieân, haõy töï hoûi baïn :  Ai coù theå laøm coâng taùc naøy (ai saün saøng ñeå ñöôïc uûy quyeàn) ? Vaø, khía caïnh thöù hai :  Ai coù theå phaùt trieån khi thöïc hieän coâng taùc naøy ? Haøm yù ñaèng sau hai caâu hoûi naøy laø vieäc uûy quyeàn mang laïi lôïi ích cho caû baïn vaø cô quan. Baøi taäp aùp duïng 1. Choïn moät coâng taùc maø baïn quyeát ñònh uûy quyeàn 2. Baïn haõy soaïn moät baûn toùm löôïc coâng taùc ñeå uyû quyeàn moät coâng vieäc (baïn coù theå thieát keá theo maãu khaùc tuyø yù). Maëc duø bieåu maãu naøy khoâng ñeà caäp heát taát caû caùc ñieåm maø baïn phaûi caân nhaéc trong “giai ñoaïn chuaån bò”, chuùng toâi ñeà nghò baïn neân suy nghó ñeán chuùng. MAÃU TOÙM LÖÔÏC COÂNG TAÙC Muïc tieâu Thôøi haïn ñeà nghò Ngaøy theo doõi ñeà nghò Nguoàn löïc coù saün Thaåm quyeàn caàn thieát Keát quaû coâng vieäc 19
NGHE THUAT LANH DAO CFVG “Ai coù theå laøm coâng taùc naøy vaø taïi sao ?” Khi baïn töï hoûi caâu hoûi naøy, coù moät soá ñieåm caàn phaûi caân nhaéc. Ví duï nhö coù nhöõng nhaân vieân naøo maø baïn caûm thaáy caàn phaûi giao traùch nhieäm lôùn hôn hoaëc nhöõng nhaân vieân maø baïn thaáy caàn phaûi thöû thaùch veà moät phöông dieän naøo ñoù hay khoâng ? UÛy quyeàn coù theå ñöôïc söû duïng ñeå chuaån bò hoaëc “thöû nghieäm” moät ngöôøi naøo ñoù maø baïn döï ñònh ñeà baït : baïn coù theå uûy quyeàn cho moät nhaân vieân thuoäc loaïi naøy hay khoâng ? Baïn cuõng coù theå xem xeùt ñeán tieàm naêng cuûa nhaân vieân vaø möùc ñoä tin töôûng ôû moät lónh vöïc naøo ñoù. Nhaân vieân loaïi naøy coù theå thích hôïp nhaát cho nhöõng coâng taùc phöùc taïp vaø khaån caáp hôn. Trong tröôøng hôïp naøy kinh nghieäm vaø naêng löïc seõ ñöôïc coi troïng hôn nhu caàu phaùt trieån. “Ai thu ñöôïc lôïi ích veà maët phaùt trieån khi thöïc hieän coâng taùc naøy !” Gioáng nhö caâu hoûi treân ñaây, löïa choïn moät nhaân vieân ñoøi hoûi phaûi hieåu bieát saâu saéc caùc nhaân vieân cuûa baïn. Caùc thoâng tin naøy coù theå thu thaäp khi ñaùnh giaù phaùt trieån hoaëc giaùm saùt. Ñaùnh giaù phaùt trieån coù theå coù theå laø dòp toát ñeå thaûo luaän uûy quyeàn. . Nhaän dieän nhöõng nhaân vieân maø baïn cho laø thieáu töï tin hoaëc coøn yeáu keùm trong moät lónh vöïc naøo ñoù Hoï coù theå thu ñöôïc lôïi ích khoâng ? Dó nhieân, neáu baïn choïn moät nhaân vieân ñuùng loaïi naøy, khoâng neân choïn coâng taùc khoù hoaëc phöùc taïp quaù luùc ban ñaàu. Haõy baét ñaàu anh ta moät caùch töø töø. Seõ khoâng phaùt trieån ñöôïc moät nhaân vieân neáu anh ta bò ñaåy vaøo moät tình huoáng maø anh ta coù nhieàu khaû naêng bò thaát baïi. Neáu baïn choïn moät nhaân vieân vì lyù do naøy, baïn phaûi daønh nhieàu thôøi gian hôn cho anh ta trong nhöõng giai ñoaïn ñaàu. Baïn cuõng caàn xem xeùt ñeán nhöõng nhaân vieân coøn yeáu keùm veà kyõ naêng trong moät lónh vöïc ñaëc thuø maø hoï coù theå gaët haùi tieán boä thoâng qua vieäc hoaøn thaønh coâng taùc döôùi söï höôùng daãn cuûa baïn. Trong tröôøng hôïp raøy, toát nhaát baïn baét ñaàu baèng coâng taùc “coù möùc ñoøi hoûi thaáp” vaø cöù theá tieán daàn leân. Moät soá ñieåm khaùc ngoaøi phaïm vi naøy cuõng caàn ñöôïc xem xeùt. Ví duï, neáu coâng taùc maø baïn muoán uûy quyeàn ñoøi hoûi phaûi giao tieáp vôùi nhöõng nhaân vieân ôû phoøng ban khaùc, thì baïn cuõng phaûi caân nhaéc ñeán yeáu toá naøy. Khoù maø cung caáp moät danh saùch ñaày ñuû taát caû nhöõng ñieàu maø baïn phaûi suy nghó khi löïa choïn moät ngöôøi ñeå uûy quyeàn. Caùc coâng taùc khaùc nhau coù nhöõng söï phöùc taïp, vaán ñeà vaø nhöõng yeâu caàu khaùc nhau. Ñieàu quan troïng laø baïn phaûi löïa choïn cho phuø hôïp giöõa söï phöùc taïp hoaëc yeâu caàu ñaëc bieät cuûa coâng taùc vôùi nhu caàu, naêng löïc vaø tieàm naêng cuûa nhaân vieân. Trong tröôøng hôïp lyù töôûng, vieäc uyû quyeàn coâng vieäc thoaû maõn muïc ñích phaùt trieån, tuy nhieân ñieàu naøy khoâng phaûi luùc naøo cuõng thöïc hieän ñöôïc. Tuy nhieân, neáu nhö baïn nhaém muïc tieâu cuûa uûy quyeàn laø 20