intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Bài giảng Phân tích kinh doanh bằng máy tính - Trần Công Nghiệp

Chia sẻ: Pppppp Pppppp | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:109

Thêm vào BST
Báo xấu
91
lượt xem 22
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Nội dung bài giảng gồm có 4 chương: Chương 1 - Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý thông tin trong kinh doanh, chương II - Microsoft excel, chương 3 - Đưa các báo cáo tài chính vào excel, chương 4 - Các kĩ thuật hoạch định. Mời tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Phân tích kinh doanh bằng máy tính - Trần Công Nghiệp

  1. ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH PHÒNG THỰC HÀNH KINH DOANH -----------    ----------- BÀI GIẢNG PHÂN TÍCH KINH DOANH BẰNG MÁY TÍNH (Tài liệu lưu hành nội bộ) Trần Công Nghiệp Thái Nguyên 2007
  2. MỤC LỤC MỤC LỤC..................................................................................................................1 CHƯƠNG I XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỂ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG KINH DOANH ...........................................................................................3 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu ........................................................................................... 3 1.1 Các bảng dữ liệu như là một cơ sở dữ liệu đơn giản .................................................................3 1.2 Bản ghi và trường trong cơ sở dữ liệu .......................................................................................3 1.3 Cơ sở dữ liệu quan hệ ................................................................................................................3 1.4 Các phép tính trên cơ sở dữ liệu ................................................................................................5 2. Lựa chọn phần mềm máy tính để xây dựng cơ sở dữ liệu .......................................... 7 2.1 Cơ sở dữ liệu trong Visual FoxPro............................................................................................7 2.2 Cơ sở dữ liệu trong Access........................................................................................................8 2.3 Bảng tính excel như là một cơ sở dữ liệu đơn giản ...................................................................8 3. Xây dựng các cơ sở dữ liệu .......................................................................................... 8 3.1. Khảo sát nhu cầu thực tế để xây dựng ......................................................................................8 3.2. Xây dựng các mô hình thực thể................................................................................................9 CHƯƠNG II - MICROSOFT EXCEL ..................................................................16 1. Giới thiệu .................................................................................................................... 16 1.1. Khởi động và thoát khỏi Excel ...............................................................................................16 1.2. Một số khái niệm cơ bản ........................................................................................................18 1.3. Màn hình làm việc của Excel. ................................................................................................20 1.4. Làm việc với Worksheet.........................................................................................................22 1.5. Nhập và sửa dữ liệu ................................................................................................................24 1.6. Sao chép dữ liệu cho dãy các ô liên tục..................................................................................24 1.7. Tách bảng tính ........................................................................................................................25 1.8. Ẩn hiện bảng tính ...................................................................................................................25 1.9. Tạo bảng tính mới...................................................................................................................26 1.10. Lưu file bảng tính lên đĩa .....................................................................................................26 1.11. Lưu các thay đổi trên một file đã tồn tại...............................................................................27 1.12. Lưu file với tên khác.............................................................................................................27 1.13. Lưu file vào đĩa mềm............................................................................................................27 1.14. Mở một tập tin đã tồn tại trên đĩa. ........................................................................................27 2. Làm việc với bảng tính Excel..................................................................................... 28 2.1. Xử lý ô, cột, dòng ...................................................................................................................28 2.2. Các dạng dữ liệu trong Excel .................................................................................................32 2.3. Các phép toán trong Excel......................................................................................................34 3. Sử dụng hàm trong Excel........................................................................................... 35 3.1. Khái niệm hàm và cách dùng .................................................................................................35 3.2. Cách dùng một số hàm toán học.............................................................................................36 3.3. Cách dùng một số hàm xử lý ký tự.........................................................................................40 3.4. Cách dùng một số hàm hàm về thời gian ...............................................................................41 3.5. Cách dùng một số hàm logic ..................................................................................................43
  3. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính 3.6. Cách dùng một số hàm cơ sở dữ liệu......................................................................................43 3.7. Cách dùng một số hàm tìm kiếm ............................................................................................45 4. Cơ sở dữ liệu trong Excel........................................................................................... 46 4.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu..........................................................................................................46 4.2. Thao tác với cơ sở dữ liệu ......................................................................................................46 4.3. Đồ thị trong Excel ..................................................................................................................50 5. In ấn bảng tính ........................................................................................................... 52 1. Thiết kế sổ nhật kí chung ........................................................................................... 55 1.1 Xây dựng danh mục tài khoản:................................................................................................55 1.2 Xây dựng sổ nhật kí chung .....................................................................................................56 2. Thiết kế bảng đối chiếu số phát sinh phát sinh ......................................................... 57 3. Xây dựng bảng cân đối kế toán.................................................................................. 58 4. Xây dựng bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh (phần Lỗ lãi)........................ 62 5. Xây dựng báo cáo lưu chuyển tiền tệ......................................................................... 64 6. Tiến hành phân tích ................................................................................................... 65 6.1 Phương pháp phân tích ............................................................................................................65 6.2 Phân tích các chỉ số chủ yếu....................................................................................................66 6.3 Phân tích hiệu quả sử dụng vốn...............................................................................................70 7 Đánh giá hàng tồn ...................................................................................................... 78 7.1. Xây dựng hệ thống bảng biểu trong excel ..............................................................................78 7.2 phân tích theo phương pháp thực tế đích danh ........................................................................79 7.3 Phân tích theo phương pháp đơn giá trung bình......................................................................80 7.4 Phân tích theo phương pháp FIFO...........................................................................................81 CHƯƠNG IV CÁC KĨ THUẬT HOẠCH ĐỊNH ...................................................84 1 Các hàm tài chính trong Excel.................................................................................... 84 1.1 Các hàm khấu hao tài sản cố định ...........................................................................................84 1.2 Các hàm đánh giá và tính toán hiệu quả vốn đầu tư................................................................85 2 Kĩ thuật dự báo trong Excel........................................................................................ 87 2.1 Dự báo bằng phương pháp trung bình giản đơn. .....................................................................87 2.2 Dự báo bằng phương pháp trung bình động ............................................................................88 2.3 Sử dụng đồ thị để dự báo ........................................................................................................89 2.4 Dự báo bằng hồi qui của Excel................................................................................................89 3 Giải các bài toán qui hoạch tuyến tính trên Excel ..................................................... 94 3.1. Nhắc lại bài toán quy hoạch tuyến tính ..................................................................................94 3.2 Các bước giải bài toán quy hoạch tuyến tính trong excel........................................................96 3.3 Các lựa chọn khi giải bài toán quy hoạch tuyến tính............................................................100 3.4 Mở rộng bài toán ..................................................................................................................102 Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 2
  4. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính CHƯƠNG I XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỂ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG KINH DOANH 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu 1.1 Các bảng dữ liệu như là một cơ sở dữ liệu đơn giản Mỗi bảng ( table ) như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh sách cán bộ… ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể. Thực thể: Là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm tính chất cần ghi chép lại. Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng…còn một số khái niệm khác chỉ là quan niệm như dự án, tài khoản… Mỗi thực thể đều có những đặc điểm gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính dùng để mô tả thực thể và là những dữ liệu ta cần lưu trữ về thực thể đó. Các bảng dữ liệu được coi như một cơ sở dữ liệu đơn giản. Ví dụ, Công ty Phú Lợi hiện có trong kho những mặt hàng nhập khẩu sau Mã hàng Tên hàng Giá ĐV Số lượng Thuế Cước vận ( Tr đ) (%) chuyển ( %) TV02 Ti vi SANYO, 21 inches 5.5 29 4 8 TV01 Ti vi SANYO, 16 inches 4.5 38 4 8 TL01 Tủ lạnh TOSHIBA 3.7 18 6 10 DT03 Điện thoại dây 0.43 265 2 2 Để đơn giản hoá Công ty dùng một bảng gồm 6 cột và 5 dòng để lưu trữ dữ liệu những mặt hàng nhập khẩu có trong kho. 1.2 Bản ghi và trường trong cơ sở dữ liệu - Bản ghi: Mỗi bảng có nhiều dòng. Mỗi dòng được gọi là một bản ghi ( record ) bởi nó ghi chép dữ liệu về một cá thể. Chẳng hạn mỗi dòng của bảng sinh viên dữ liệu về một sinh viên cụ thể như anh Nguyễn Văn A chẳng hạn. - Trường : Mỗi bảng gồm có nhiều cột. Mỗi cột được gọi là một trường ( filed). Giao giữa một dòng và một cột là ô chứa dữ liệu của một thuộc tính của cá thể trên dòng đó. Chẳng hạn, ngoài họ tên, anh Nguyễn Văn A còn có các thuộc tính khác như ngày sinh, quê quán, khoá học… 1.3 Cơ sở dữ liệu quan hệ - Cơ sở dữ liệu: là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Chẳng hạn, tất cả các bảng liên quan đến sinh viên như danh sách khoa, danh sách môn học, các mức học phí cùng với bảng sinh viên hợp thành cơ sở dữ liệu sinh viên. Từ những năm 70, mô hình dữ liệu quan hệ do Codd đưa ra với cấu trúc hoàn chỉnh đã tạo cơ sở toán học cho các vấn đề nghiên cứu dữ liệu. Với cấu trúc đơn giản và khả năng hình thức hoá phong phú, CSDL quan hệ dễ dàng mô phỏng các hệ thống thông tin đa dạng trong thực tế. Lưu trữ thông tin tiết kiệm, có tính độc lập dữ liệu cao, dễ sửa đổi, bổ sung cũng như khai thác dữ liệu là những ưu điểm nổi bật của CSDL quan hệ. Việc nghiên cứu của Codd để sáng lập ra mô hình quan hệ vào ba mục tiêu. Mục tiêu thứ nhất là vạch ra một đường gianh giới rõ ràng giữa phương diện logic và vật lý của việc quản trị CSDL. Khi đó các nhà lập trình ứng dụng không cần phải để ý tới cách trình bày dữ liệu trên các phương tiện vật chất nữa. Codd Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 3
  5. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính gọi mục tiêu này là mục tiêu độc lập dữ liệu. Mục tiêu thứ hai là tạo ra một mô hình đơn giản mà đông đảo các nhà lập trình và những người dùng có thể hiểu được ngay, đây là mục tiêu truyền đạt nhằm tăng hiệu quả của việc trao đổi giữa người dùng và các cán bộ hệ thống thông tin quản lý. Mục tiêu thứ 3 gọi là mục tiêu xử lý tập hợp, nhằm tăng khả năng xử lý “lần lượt từng bản ghi” đến “ đồng thời nhiều bản ghi “. Đạt được những mục tiêu này có nghĩa là chỉ cần viết một số lệnh cho các trình ứng dụng đồng thời những người dùng và những cán bộ quản lý sẽ ít hiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp. Mô hình quan hệ có ba thành phần cơ bản: - Các cấu trúc dữ liệu - Các quy tắc vẹn toàn - Các phép toán được dùng để tìm và biến đổi dữ liệu 1.3.1 Cấu trúc dữ liệu Mô hình quan hệ dựa trên các cấu trúc và khái niệm sau đây - Miền: Một miền là một tập hợp giá trị thuộc cùng một kiểu dữ liệu. Ví dụ, miền tên nước là tập hợp các tên nước trên thế giới, miền hệ số lương là tập hợp các hệ số lương có thể có theo quy định về các bậc lương. Một miền cần chứa các giá trị nguyên tố, tức là không chia nhỏ hơn nữa. Giá trị thực tiễn của khái niệm miền là giúp ta xác định những phép so sánh nào có thể thực hiện được. Chỉ những giá trị thuộc tính rút ra cùng một miền mới có thể so sánh được với nhau. So sánh hai giá trị từ hai miền khác nhau là không so sánh được. - Quan hệ: Một quan hệ là một bảng gồm n cột ( hay thuộc tính ) và m dòng (hay bộ). Mỗi cột có tên duy nhất và tất cả các giá trị trong cột được rút ra từ cùng một miền. Mỗi dòng của quan hệ được xác định một cách duy nhất. Trật tự của các cột và dòng không quan trọng. - CSDL quan hệ: Một cơ sở dữ liệu quan hệ là một tuyển tập các quan hệ ( hay các bảng ). Các bảng được kết nối với nhau bởi những cột chung rút ra từ cùng một miền. Hai cột chung ở hai bảng không nhất thiết phải có cùng một tên nhưng các giá trị trong đó phải được rút ra từ cùng một miền để có thể so sánh được với nhau. - Khoá chính: Khoá chính của một quan hệ là yếu tố phân biệt duy nhất của nó. Khoá chính có thể là tổ hợp của một vài cột. - Khoá ngoại lai: Khoá ngoại lai là khái niệm quan trọng trong mô hình quan hệ. Đó là phương tiện để biểu diễn các mối quan hệ và có thể coi như một thứ “ hồ dính “ để dính một số bảng thành một CSDL quan hệ. 1.3.2 Quy tắc vẹn toàn Quy tắc vẹn toàn thực thể: Không một thành phần nào của khoá chính trong một quan hệ có thể là rỗng. Quy tắc vẹn toàn trong quan hệ: Một CSDL không được chứa những giá trị khoá ngoại lai nào mà không thể tìm thấy giá trị khoá chính tương ứng trùng hợp với nó. 1.3.3 Ví dụ về CSDL quan hệ Mô hình CSDL Sinh viên. SINH_VIEN BANG_DIEM MON_HOC Ma sinh vien Ma sinh vien Ma mon hoc Ten sinh vien Ma mon hoc Ten mon hoc So trinh Diem Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 4
  6. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính Người ta thiết kế CSDL sinh viên trên để quản lý họ tên, ngày tháng năm sinh và điểm của các môn học của sinh viên. 1.4 Các phép tính trên cơ sở dữ liệu Mô hình quan hệ bao hàm một tập hợp phép toán trên quan hệ, gọi là đại số quan hệ. Đại số quan hệ dùng như một tiêu chuẩn để đánh giá các ngôn ngữ tìm kiếm dữ liệu, như SQL chẳng hạn có thể biểu diễn được tất cả các phép toán của đại số quan hệ thì nó được coi là đầy đủ về mặt quan hệ. Sáu phép toán cơ bản trên tập hợp được áp dụng trên tập các bộ giá trị quan hệ, đó là: Hợp ( Union ), Hiệu ( Minus), Giao, Tích đề các, Phép chia và Phép bù. Giả thiết: U = { A1, A2, A3….An} R và S là hai quan hệ được định nghĩa trên U có cùng thứ tự của các thuộc tính. Và ở đây chúng ta luôn luôn giả thiết R và U có số lượng hữu hạn bộ giá trị. 1.4.1. Phép hợp Hợp của hai quan hệ R và S - được ký hiệu là R U – là một quan hệ Q xác định trên tập thuộc tính U, có cùng thứ tự thuộc tính như trong quan hệ R và S, được định nghĩa như sau: Q= R U = { t / t R hoặc t  S} Nói một cách nôm na, hợp của hai quan hệ là một quan hệ có cùng ngôi với hai quan hệ đó với các bộ giá trị bằng gộp các bộ giá trị của cả R và S ; những bộ giá trị trùng nhau chỉ được giữ lại 1 bộ. Ví dụ: Quan hệ Đơn vị A có các bộ giá trị sau Mã số Họ tên Giới tính Chức danh Lương Mã ĐV 100 Nguyễn Văn Nam Nam Giám đốc 2.500.000 10 101 Hoàng Thị Xuân Nữ Kế toán 1.700.000 11 103 Đặng Ngọc Chiến Nữ Thư ký 1.000.000 10 105 Phan Kỳ Nhân Nam Lái xe 700.000 10 Quan hệ Đơn vị B có các bộ giá trị như sau Mã số Họ tên Giới tính Chức danh Lương Mã ĐV 210 Phan Kỳ Nhân Nữ Trưởng Phòng 1.200.000 30 101 Hoàng Thị Xuân Nữ Kế toán 1.700.000 11 221 Nguyễn Hữu Ngọc Nam Phó Phòng 1.000.000 30 223 Hoàng Thao Nam Chuyên viên 1.000.000 30 Hợp của hai quan hệ trên cho kết quả sau: Mã số Họ tên Giới tính Chức danh Lương Mã ĐV 100 Nguyễn Văn Nam Nam Giám đốc 2.000.000 10 101 Hoàng Thị Xuân Nữ Kế toán 1.200.000 11 103 Đặng Ngọc Chiến Nam Lái xe 850.000 10 Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 5
  7. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính 105 Phan Kỳ Nhân Nam Bảo vệ 700.000 10 210 Phan Kỳ Nhân Nữ Trưởng 1.200.000 30 Phòng 221 Nguyễn Hữu Ngọc Nam Phó Phòng 1.000.000 30 223 Hoàng Thao Nam Chuyên viên 1.000.000 30 1.4.2 Phép trừ hai quan hệ Hiệu của hai quan hệ R và S, được ký hiệu là R – S, là một quan hệ Q xác định trên tập thuộc tính U, có cùng thứ tự thuộc tính như trong quan hệ R và S và được định nghĩa như sau: Q= R – S = { t / t  R và t S } Ví dụ : Với hai quan hệ như trên, hiệu của Đơn vị A và Đơn vị B là Mã số Họ tên Giới tính Chức danh Lương Mã ĐV 100 Nguyễn Văn Nam Nam Giám đốc 2.000.000 10 103 Đặng Ngọc Chiến Nam Lái xe 850.000 10 105 Phan Kỳ Nhân Nam Bảo vệ 700.000 10 1.4.3 Giao của hai quan hệ Giao của hai quan hệ R và S, được ký hiệu R  S, là một quan hệ Q xác định trên tập thuộc tính U, có cùng thứ tự thuộc tính như trong quan hệ R và S, được định nghĩa như sau: Q= R   S = { t / t R và t  S} Nói một cách nôm na, giao của hai quan hệ R và S là một quan hệ có cùng ngôi với quan hệ R và S với các bộ giá trị là các bộ giống nhau của cả hai quan hệ. Ví dụ: Với hai quan hệ như trên, hiệu của A và B là: Mã số Họ tên Giới tính Chức danh Lương Mã ĐV 100 Nguyễn Văn Nam Nam Giám đốc 2.000.000 10 101 Hoàng Thị Xuân Nữ Kế toán 1.200.000 11 1.4.4. Tích Đề – các của hai quan hệ R ( A1,A2, …, An} và S ( B1,B2,…,Bn} là hai quan hệ có bộ giá trị hữu hạn. Tích đề các của hai quan hệ R và S, được ký hiệu là R x S, là một quan hệ Q xác định trên tập thuộc tính của R và S ( với n + m thuộc tính ) và được định nghĩa như sau: Q= R x S = { t / t có dạng ( a1,a2, …, an, b1, b2,…,bn) trong đó ( a1,a2, …, an) R và (b1, b2,…,bn) S} Nói một cách nôm na, tích Đề – các của hai quan hệ R và S là một quan hệ có số ngôi bằng tổng số ngôi của R và S, với các bộ giá trị gồm hai phần : Phần bên trái là một bộ giá trị của R và phần bên phải là một bộ giá trị của S. Như vậy, nếu R có n1 bộ giá giá và S có n2 bộ giá trị thì Q sẽ có n1 x n2 bộ giá trị. Ví dụ: R (A, B, C) R x S = Q (A, B, C, D, E, F) a1, b1 c1 a1 b1 c1 d1 e1 f1 a2, b2 c2 a1 b1 c1 d2 e2 f2 Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 6
  8. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính a3, b3 c3 a2 b2 c2 d1 e1 f1 vaứ S (D, E, F) a2 b2 c2 d2 e2 f2 d1 e1 f1 a3 b3 c3 d1 e1 f1 d2 e2 f2 a3 b3 c3 d2 e2 f2 1.4.5. Phép chia R là quan hệ n ngôi và S là quan hệ m ngôi ( n> m và S   ), có m thuộc tính chung ( thuộc tính có thể so sánh được ) giữa R và S. Phép chia hai quan hệ R và S, ký hiệu R S , là một quan hệ Q có n – m ngôi được định nghĩa như sau: Q= R S = { t/ sc : u S, (t,u)  R} Ví dụ A B A divide B X Y Y X X1 Y1 Y1 X1 X1 Y2 Y2 X1 Y3 X2 Y1 X3 Y3 1.4.6. Phép bù của một quan hệ Cho quan hệ R( A1, A2,…,An) với các miền giá trị của thuộc tính A1 là MGT(A1). Phép bù của quan hệ R là quan hệ Q xác định trên tập thuộc tính R+, được định nghĩa như sau: Q=  R = { t ( a1, a2, …, an) và a1  MGT(A1) i =1…n, t  R } Nghĩa là tập hợp tất cả các bộ giá trị có thể có của tích Đề – các miền giá trị MGT ( A1 ) nhưng chưa có mặt trong thể hiện của quan hệ R. Quan hệ bù của một quan hệ có số lượng bộ giá trị rất lớn, vì vậy trong thực tế rất ít hệ quản trị CSDL cài đặt phép toán này. 2. Lựa chọn phần mềm máy tính để xây dựng cơ sở dữ liệu Để giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL như: Tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền khi khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố… thì phải có một hệ thống các phần mềm chuyên dụng. Hệ thống các phần mềm đó được gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Đó là các công cụ hỗ trợ tích cực cho các nhà phân tích và thiết kế CSDL và những người khai thác CSDL. Cho đến nay có khá nhiều hệ quản trị CSDL mạnh được đưa ra thị trường như: Visual FoxPro, Microsoft Access, SQL-Sever, oracle… với chất lượng khác nhau. Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên mô hình dữ liệu cụ thể. Hầu hết các hệ quản trị hiện nay dựa trên mô hình quan hệ. 2.1 Cơ sở dữ liệu trong Visual FoxPro Trong Visual FoxPro, cơ sở dữ liệu dùng để tổ chức, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng. Cơ sở dữ liệu trong Visual FoxPro cung cấp cấu trúc dùng để lưu trữ dữ liệu và thêm các điều kiện tốt nhất để quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro mang đến cho bạn những khả năng mở rộng giúp bạn trong nhiều lính vực khi phát triển ứng dụng và cơ sở dữ liệu. Bạn có thể thấy sự tiến bộ trong thực thi, hay sử dụng nguồn tài nguyên hệ thống và môi trường thiết kế. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro được dùng nhiều trong việc xây dựng các chương trình kế toán cho các doanh nghiệp. Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 7
  9. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính 2.2 Cơ sở dữ liệu trong Access Theo đánh giá của PC Word vào năm 1999 thì hiện nay Microsoft Access đã giành được phần chia lớn trên thị trường. Access là một trong những chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft sản xuất. Access hoạt động trong môi trường Windows. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có những ưu điểm vượt trội so với nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, tuy nhiên chỉ thích hợp với những cơ sở dữ liệu vừa và nhỏ. 2.3 Bảng tính excel như là một cơ sở dữ liệu đơn giản Excel cho phép xây dựng, cập nhật, truy suất thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. ở đây cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau, được tổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng, cột. Người dùng có thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Exel và lập những báo cáo dựa trên cơ sở dữ liệu. 2.4 Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác như Oracle, SQL_Server - Oracle là một bộ phần mềm được cung cấp bởi công ty ORACLE, nó bao gồm một bộ xây dựng các ứng dụng và các sản phẩm cuối cùng cho user (end_uer product). - Oracle cung cấp một hệ quản trị CSDL mềm dẻo nó bao gồm CSDL Oracle, môi trường cho việc thiết kế các cơ sở dữ liệu (Designer 2000) và các công cụ phát triển (Developer 2000).... - Hệ quản trị CSDL có tính an toàn, bảo mật cao, tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu, cho phép các user truy nhập tới CSDL phân tán như một khối thống nhất ... Vì vậy nó được đánh giá là ưu việt nhất hiện nay . 3. Xây dựng các cơ sở dữ liệu 3.1. Khảo sát nhu cầu thực tế để xây dựng 3.1.1 Khảo sát ban đầu Mục đích khảo sát  Cần phải làm sáng tỏ những câu hỏi sau: - Có cần thiết phải tiến hành không? - Cái gì cần tiếp tục? - Thời gian làm? - Chi phí bao nhiêu?  Phương pháp tiến hành Việc khảo sát ban đầu được tiến hành qua các bước sau: - Xác định những điều cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp với Công ty. - Xác định phạm vi vấn đề. - Xác định các User là những người trực tiếp chịu sự chi phối bởi sự phát triển của hệ thống. - Viết báo cáo ban đầu về quá trình khảo sát.  Kết quả chính của phương pháp khảo sát ban đầu Sau khi kết thúc giai đoạn này cần có một bản báo cáo các phần sau: - Phát biểu vấn đề - Thông tin rõ ràng về các vấn đề được đề cập và không đề cập. - Xem xét công việc: Xem xét góc độ tổ chức và sự quản lý nó dựa từ kết quả thu được của sự phát triển hệ thống. 3.1.2. Khảo sát chi tiết Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 8
  10. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính Mục tiêu của giai đoạn này là tìm những giải pháp tối ưu về mặt kỹ thuật tài chính, thời gian ràng buộc, xác định dòng thông tin, đánh giá và lựa chọn giải pháp.  Lĩnh vực khảo sát bao gồm - Chi tiết hoá các mục tiêu - Xác định các nguồn thông tin, yêu cầu thông tin.  Cách tiếp cận - Là quá trình tìm hiểu về hệ thống, dữ liệu, khả năng và cách sử dụng hệ thống. - Xem xét các ứng dụng theo từng bước. - Tập trung trước hết vào các kết quả đạt được từ đó xác định nguồn thông tin tạo ra nó. - Công việc bắt đầu từ người quản lý cấp cao nhất trở xuống. - Bảo đảm rằng mọi người đều biết điều gì xảy ra.  Tổ chức và khảo sát chi tiết - Xem xét lại hồ sơ. - Xem xét lại các nguồn từ hội thảo. - Lập kế hoạch khảo sát. - Giao trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm. - Kiểm tra công việc.  Xác định nhu cầu của Công ty - Phải hỗ trợ sao cho Công ty đạt được mục tiêu tăng doanh thu, giảm chi phí và tăng chất lượng phục vụ. - Đối với từng vấn đề cần xác định ảnh hưởng của nó tơi Công ty và các nhu cầu về thông tin vào ra, các thao tác… 3.1.3 Một số phương pháp khảo sát Công việc khảo sát được tiến hành sau khi đã đánh giá đúng yêu cầu. Người ta có thể dùng các phương pháp thu thập thông tin khác nhau phục vụ cho mục đích khảo sát như: Phỏng vấn, Nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát. Phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất và được sử dụng rộng rãi. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, có thể gặp được người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không ghi trên văn bản của tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung có thể khó nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ về nhiều khía cạnh của tổ chức. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Khi chúng ta cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng thì ta phải sử dụng phiếu điều tra. Yêu cầu của các câu hỏi trên phiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu điều tra ghi theo cách dễ tổng hợp. Phương pháp Quan sát được sử dụng khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hay không, tuy nhiên quan sát gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giỏng ngày thường. 3.2. Xây dựng các mô hình thực thể 3.1.1 Mô hình hoá dữ liệu là gì? Mô hình hoá dữ liệu là quá trình xác định các chi tiết dữ liệu và những mối quan hệ cần được lưu trữ trong một CSDL. Đó cũng là quá trình trao đổi về cách thiết kế CSDL giữa người này với người khác. Mục đích là tạo ra một mô hình dữ liệu phản ánh chính xác nhu cầu dữ liệu và các mối quan hệ dữ liệu trong thế giới thực tại. Những yếu tố cơ bản hợp thành một mô Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 9
  11. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính hình dữ liệu là: Các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể, yếu tố phân biệt của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa các thực thể. Việc xây dựng mô hình dữ liệu đòi hỏi một sự phối hợp chặt chẽ giữa khách hàng ( tức là đại diện của những người dùng ) với các nhà thiết kế. Phác hoạ mô hình dữ liệu là một quá trình thử nghiệm, thường phải sửa đi sửa lại nhiều lần. Một mô hình dữ liệu sẽ thay đổi khi bạn hiểu biết nhiều hơn về nhu cầu và lĩnh vực hoạt động của khách hàng. Sản phẩm cuối cùng rất có thể sẽ khác xa với những phiên bản ban đầu của bạn. Chỉ nên dùng bút chì và chuẩn bị sẵn một cục tẩy to. Tốt hơn hết là bạn dùng một phần mềm máy tính để việc vẽ và sửa mô hình dữ liệu được dễ dàng hơn. 3.2.2. Chất lượng của mô hình dữ liệu Khi đánh giá chất lượng của một mô hình dữ liệu. Trước hết ta phải tìm hiểu cặn kẽ bối cảnh của môi trường mà trong đó mô hình được sử dụng, sau đó dựa vào các tính chất của một mô hình dữ liệu hoàn hảo và coi đó là những tiêu chuẩn để đánh giá. Một mô hình dữ liệu hoàn hảo có các tính chất sau đây: - Tuân thủ mọi quy tắc và quy định về xây dựng mô hình dữ liệu đã được khách hàng chấp nhận. - Không có sự nhập nhằng dẫn đến sự hiểu lầm theo nhiều nghĩa khác nhau. ( Chẳng hạn nên dùng cụm từ “Số hiệu hoá đơn “ thay cho cụm từ “ Số hoá đơn “ để tránh hiểu lầm là số lượng hoá đơn. - Các tên thực thể trong một mô hình và các tên thuộc tính của một thực thể không trùng nhau. Các tên đều có nghĩa và gần sát với những tên mà khách hàng thường dùng hàng ngày. - Mỗi thực thể đều có ít nhất một yếu tố phân biệt để tránh tình trạng người dùng tra cứu nhầm cá thể này với cá thể khác. - Tất cả các mối quan hệ đều được ghi nhận bằng các ký hiệu chuẩn xác. Nếu cần thiết thì viết thêm lời mô tả quan hệ để tránh hiểu lầm. - Tất cả các thực thể và thuộc tính của thực thể mà khách hàng quan tâm đều được liệt kê trong mô hình. - Có độ trung thực cao. Những người dùng dữ liệu muốn có một hình ảnh dữ liệu với độ trung thực cao, giống như người say mê âm nhạc đều muốn có một bộ dàn có khả năng tái tạo các bản nhạc gần như bản gốc, ít bị bóp méo. Một mô hình dữ liệu là một hình ảnh với độ trung thực cao khi nó mô tả trung thành thế giới thực tại và cung cấp được thông tin chính xác cho người dùng. Độ trung thực của một mô hình dữ liệu phụ thuộc phần lớn vào sự phản ánh đầy đủ và chính xác các mối quan hệ giữa các thực thể. Chẳng hạn, nếu một mối quan hệ thực tế là m:m thì nó phải được ghi nhận như vậy trong mô hình. - Một mô hình dữ liệu hoàn hảo sẽ dễ hiểu, dễ dùng đồng thời phản ánh được đầy đủ và chính xác thực tế theo đúng yêu cầu của người dùng. 3.2.3 Nâng cao chất lượng của mô hình dữ liệu Để có được một mô hình dữ liệu hoàn hảo thì phải tốn thời gian. Khách hàng phải giải thích vấn đề một cách đầy đủ sao cho người thiết kế có thể hiểu rõ mọi yêu cầu của khách hàng nhằm thiết kế được một mô hình đáp ứng được các yêu cầu đó. Mô hình hoá dữ liệu giống như một quá trình thử nghiệm và cải biến dần: Cán bộ thiết kế dần dần tạo ra một mô hình của cơ sở dữ liệu nhờ sự tiếp xúc và trao đổi thường xuyên với khách hàng. Đôi khi mô hình dữ liệu bộc lộ những thiếu sót nghiêm trọng khiến nhà thiết kế phải thay đổi hàng loạt. Sau đây là một số gợi ý để nâng cao chất lượng của mô hình dữ liệu và giảm bớt sự sửa đổi không đáng phải tiến hành. 3.2.3.1 Mở rộng hay thu hẹp mô hình dữ liệu Mô hình dữ liệu có thể mở rộng và cũng có thể thu hẹp. Mô hình dữ liệu sẽ được mở rộng khi ta tăng phạm vi ứng dụng, bổ sung thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ để bao trùm cả các Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 10
  12. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính trường hợp ngoại lệ. Nói chung, các mô hình dữ liệu thường lớn dần lên, có khi gấp hai ba lần quy mô ban đầu bởi vì nó cần phản ánh độ phức tạp của thực tế mà người thiết kế không dễ gì nhận thức được đầy đủ ngay từ đầu. Đừng cố ý hạn chế sự tăng trưởng của mô hình mà hãy để cho nó lớn lên đến mức cần thiết. Một mô hình dữ liệu có thể thu hẹp lại khi ta tổng quả hoá các thực thể của nó. Mô hình cũng được thu hẹp khi ta có những cải tiến để biểu diễn các mối quan hệ một cách đúng đắn và ít vụng về hơn. Sau đây là một vài ví dụ vế sự cải biến mô hình dữ liệu: Ví dụ 1: Xét trường hợp một Công ty có những phòng ban và những tổ đội. Một phòng ban có nhiều tổ đội, nhưng mỗi tổ đội chỉ thuộc về một phòng ban. Thoạt đầu giả sử Công ty chỉ cho phép mỗi cán bộ công nhân viên làm việc cho một tổ đội duy nhất. Mô hình dữ liệu phản ánh cơ cấu tổ chức theo công việc của Công ty. Trong suốt thời kỳ làm việc cho Công ty, một CBCNV có thể thuyên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, thậm chí Công ty có thể thay đổi chủ trương cho phép một người đồng thời kiêm nhiệm ở nhiều bộ phận. Muốn ghi nhận cả lịch sử tức là việc làm trong quá khứ, và thể hiện được chủ trương mới của Công ty thì cần mở rộng mô hình. Vì một tổ có nhiều CBCNV và một CBCNV có thể làm cho nhiều tổ nên ta có mối quan hệ m:m giữa tổ và CBCNV. Cần có một thực thể giao để biểu diễn mối quan hệ này, ta gọi nó là thực thể CHức vụ. Mỗi hiện diện của thực thể, tức là mỗi chức vụ mà một CBCNV nào đó đã đảm nhiệm được xác định duy nhất bởi ngày bắt đầu, kết hợp với mã tổ và mã CBCNV. Phòng Tổ Chức vụ CBCNV Mã phòng Mã tổ Ngày bắt đầu Mã CB Tên phòng Tên tổ Mã tổ Tên CB Mã CBCNV Bây giờ ta lại muốn theo dõi các khoản tiền công đã trả cho CBCNV. Một người có thể có nhiều phiếu trả lương nhưng mỗi phiếu chỉ thuộc về một người. Một lần nữa mô hình lại được mở rộng. Phòng Tổ Chức vụ CBCNV Mã phòng Mã tổ Ngày bắt đầu Mã CB Tên phòng Tên tổ Mã tổ Tên CB Mã CBCNV Phiếu lương Ngày trả Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 11
  13. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính Ví dụ 2: Một hãng môi giới có thể đứng ra chịu trách nhiệm ký hợp đồng cho một hãng hàng không thuê một chiếc máy bay. Khi hợp đồng thuê một máy bay hết hạn thì hãng mối giới lại cho hãng hàng không khác thuê chiếc máy bay ấy. Trong ngành kinh doanh này ta thấy có ba mối quan hệ nhiều nhiều: - Một máy bay có thể được thuê nhiều lần bởi nhiều hãng hàng không và một hãng hàng không có thể thuê nhiều máy bay. - Một hãng môi giới có thể thuê nhiều máy bay và một máy bay có thể được nhiều hãng môi giới thuê. - Một hãng hàng không có thể ký hợp đồng thuê với nhiều hãng môi giới và ngược lại. Máy bay MB_MG Hãng MG * Mã máy bay * Mã hãng MB_HK HàngHK HK_MG * Mã hãng không Vấn đề vướng mắc khi tạo ra ba thực thể giao tách biệt như trên là không biết nên lưu trữ hợp đồng thuê máy bay ở đâu. Sau khi xem xét ta thấy nên dùng chính hợp đồng thuê máy bay là thực thể giao giữa ba thực thể. Máy bay Hợp đồng Hãng HK * Mã máy bay * Ngày ký * Mã hãng HK Hãng MG Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành * MãKinh hãngdoanh 12 MG
  14. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính 3.2.3.2 Yếu tố phân biệt – Thực thể độc lập hay phụ thuộc Nếu không có một yếu tố phân biệt rõ ràng và đơn giản nào thì hãy sáng tạo ra một yếu tố hay nhờ hệ quản trị CSDL tạo ra. Đơn giản nhất là dùng một mã ngắn gọn làm yếu tố phân biệt. Nếu ta tự tạo ra yếu tố phân biệt thì cần đảm bảo nó không có giá trị trùng lặp đối với các cá thể như nhau. Đừng nên chất đầy thông tin vào một yếu tố phân biệt làm cho nó quá tải. Có Công ty chất dẻo đã từng đặt ra mã sản phẩm dài tới 22 ký tự để không những xác định sản phẩm một cách duy nhất mà còn chỉ ra mầu sắc, loại nguyên liệu tạo ra sản phẩm. Mã quá dài sẽ gây ra nạp dữ liệu sai và ít người có thể nhớ được cách giải mã để biết ý nghĩa đầy đủ của nó. Thực thể độc lập hay phục thuộc: Một thực thể phải dựa vào một thực thể khác để tồn tại hay để được xác định một cách duy nhất thì gọi là thực thể phụ thuộc. Tuy nhiên khái niệm độc lập hay phụ thuộc chỉ có tính chất tương đối. 3.2.3.3. Vị trí và trật tự Trong mô hình dữ liệu không có quy định gì về vị trí và trật tự xuất hiện của các thực thể. Nhưng, thực thể nào có nhiều quan hệ với các thực thể khác thì nên đứng giữa để dễ vẽ. Các thuộc tính của một thực thể cũng có thể được liệt kê theo thứ tự tuỳ ý. Tuy nhiên nên sắp xếp liên tiếp các thuộc tính có liên quan với nhau. Chẳng hạn, họ đệm nên đứng ngay trước tên. Các dòng trong bảng cũng không cần được nạp vào theo thứ tự nào cả. 3.2.3.4 Thực thể chỉ có một cá thể Đừng dè dặt khi phải tạo ra một thực thể chỉ có một cá thể. Xét trường hợp mô hình dữ liệu dùng để quản lý dữ liệu tiêu thụ điện năng. ở Việt Nam chỉ có một cơ quan độc quyền cung cấp điện đó là “ Sở điện lực “ Vì vậy thực thể công ty chỉ là một cá thể. 3.2.3.5. Chú ý tới các trường hợp ngoại lệ Luôn thăm dò và phát hiện những trường hợp ngoại lệ để thiết kế lại mô hình nhằm xử lý được cả trường hợp đó. Mô hình càng bao trùm được nhiều trường hợp ngoại lệ thì càng có độ trung thực cao. Để phát hiện những trường hợp ngoại lệ thì phải luôn đặt câu hỏi: - Có phải lúc nào cũng như vậy không? - Liệu có tình huống nào khiến cho mối quan hệ này trở thành nhiều – nhiều hay không? - Trong tương lai vẫn giữ nguyên quy định ấy chứ? 3.2.3.6 Tham khảo các mô hình dữ liệu đã từng được sử dụng Một mô hình đã từng được sử dụng chắc chắn có độ trung thực khá cao vì nó trải qua nhiều lần sàng lọc và sửa đổi. Việc thừa kế có chọn lọc mô hình cũ tốt hơn so với việc thiết kế một mô hình mới hoàn toàn. 3.2.4 Chuẩn hoá 3.2.4.1 Chuẩn hoá là gì? Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 13
  15. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính Chuẩn hoá là quá trình cải tiến một bản thiết kế CSDL tối sao cho nó khắc phục được những điểm bất thường khi đổi mới dữ liệu và tránh được hiện tượng không nhất quán về dữ liệu. Nếu mô hình hoá dữ liệu một cách hoàn toàn đúng đắn và đã dùng mô hình để thiết kế CSDL với độ trung thực cao thì chẳng cần chuẩn hoá nữa. Tuy nhiên, đôi khi các nhà phân tích hệ thống vẫn lợi dụng các hệ thống tệp dữ liệu cũ của cơ quan rồi tiến hành chuẩn hoá tạo ra CSDL mới. Trong quá trình chuẩn hoá ta áp dụng các quy tắc để dần dần chuyển đổi hệ thống tệp cu sang dạng chuẩn thứ nhất, thứ hai… 3.2.4.2. Sự phụ thuộc hàm Sự phụ thuộc hàm là một mối quan hệ giữa các thuộc tính trong thực thể. Nó đơn thuần có nghĩa là một hay một số thuộc tính xác định giá trị của thực thể khác. Chẳng hạn, cho biết mã của một cổ phiếu thì ta có thể biết tên Công ty phát hành ra cổ phiếu ấy, giá cổ phiếu, số lượng, phần trăm lãi suất. Như vậy, tên Công ty, giá cổ phiếu, số lượng, phần trăm lãi suất phụ thuộc vào mã cổ phiếu như một hàm. 3.2.4.3. Dạng chuẩn thứ nhất Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ nhất ( 1 NF – First Normal Form ) khi và chỉ khi tất cả các cột của bảng đều chứa những giá trị nguyên tố, nghĩa là tất cả các dòng của bảng đều có cùng số cột và tại mỗi cột trên mỗi dòng chỉ có một giá trị duy nhất. Ví dụ: giả sử hoá đơn ghi nhiều món hàng đã bán. Nếu ta gộp dữ liệu về tất cả các món hàng vào bảng hoá đơn thì bởi vì mỗi hoá đơn chỉ được dành một dòng trong bảng nên sẽ có hai khả năng khiến cho bảng không thuộc dạng chuẩn thứ nhất. - Có một số cột phải chứa nhiều giá trị tương ứng với nhiều món hàng. - Nếu tách các cột sao cho mỗi cột có cùng giá trị thì số cột trên các dòng sẽ không bằng nhau bởi vì các hoá đơn không ghi cùng một số món hàng như nhau. 3.2.4.4. Dạng chuẩn thứ hai Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ hai ( 2NF) khi và chỉ khi nó thuộc dạng chuẩn thứ nhất và tất cả các cột không thuộc khoá chính đều phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính. Nói cách khác, một bảng không thuộc dạng chuẩn thứ hai khi có một cột không phụ thuộc vào khoá chính mà chỉ phụ thuộc vào phần khoá chính. Ví dụ: Xét một CSDL chỉ có một bảng ghi tất cả các khoản mục hàng hoá do khách hàng đặt trước: HANG_DAT MA_HANG MA_KH SO_LUONG TIN_DUNG 12 57 25 Bình thường Tên bảng “ Hàng đặt” . Các tiêu đề cột tương ứng mã hàng, mã khách hàng, số lượng, tín dụng. Khoá chính của bảng là tổ hợp của mã hàng và mã khách hàng. Vấn đề khiến bảng này không thuộc dạng chuẩn thứ hai là: tình trạng tín dụng của khách hàng chỉ phụ thuộc vào mã khách mà không phụ thuộc vào mã hàng, có nghĩa là nó chỉ phụ thuộc một phần vào khoá chính. Phân tích ta nhận thấy rằng một mặt hàng có thể được nhiều khách hàng đặt và một khách hàng có thể mua nhiều mặt hàng, đây là mối quan hệ m:m vì vậy khi xây dựng mô hình ta phải xây dựng thực thể giao giữa hai thực thể trên. Mô hình dữ liệu cần có ba thực thể: MAT_HANG, HANG_DAT, KHACH_HANG. MAT_HANG HANG_DAT KHACH_HANG * Mã hàng Số lượng * Mã khách Tên hàng Tên khách Tín dụng Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 14
  16. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính 3.2.4.5. Dạng chuẩn thứ ba Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ ba ( 3NF) khi và chỉ khi nó thuộc dạng chuẩn thứ hai và không có sự phụ thuộc bắc cầu. Nói cách khác, một bảng không thuộc dạng chuẩn thứ ba khi có một cột không thuộc khoá chính lại phụ thuộc vào một cột khác không thuộc khoá chính. Ví dụ: Xét bảng sau CO_PHIEU MA_CO_PH TEN_NUOC HOI_DOAI Trong bảng này có MA_CO_PHIEU là khoá chính xác định duy nhất tên nước có công ty bán cổ phiếu còn tên nước xác định duy nhất giá hối đoái của nước. Như vậy đã có sự phụ thuộc mang tính chất bắc cầu: Hối đoái phụ thuộc vào tên nước, tên nước phụ thuộc vào mã cổ phiếu. Ta thấy rằng một nước có thể có nhiều cổ phiếu, nhưng mỗi cổ phiếu chỉ thuộc về một nước. Như vậy, muốn có dạng chuẩn thứ ba ta phải xây dựng mô hình quan hệ thực thể gồm hai bảng: NUOC, CO_PHIEU. NUOC CO_PHIEU * Mã nước * Mã cổ phiếu Tên nước Tên Công ty Hối đoái Giá cổ phiếu SL Phần trăm lãi Ngoài ba dạng chuẩn thông thường vừa nêu trên, còn có các dạng chuẩn khác nữa với những đòi hỏi khắt khe và tinh vi hơn, đó là dạng chuẩn thứ 4 và thứ 5. Tuy nhiên, vì quá khắt khe và tinh vi nên các dạng chuẩn ấy đã vượt quá phạm vi xem xét của các HQTCSDL hiện nay. Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 15
  17. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính CHƯƠNG II - MICROSOFT EXCEL 1. Giới thiệu Microsoft Excel (sau đây gọi là Excel) là một phần mềm bảng tính điện tử nằm trong gói phần mềm MS Office của Microsoft. Excel chạy trên môi trường Windows và được dùng phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lí bởi tính đơn giản, trực quan và dễ sử dụng của nó. Excel được ra đời và phát triển từ cuối năm 1980 cho đến nay qua các phiên bản khác nhau, đối với Việt Nam hiện nay thì phiên bản phổ biến nhất vẫn là Excel 2003 nằm trong gói phần mềm Microsoft Office 2003. Các chức năng cơ bản của Excel có thể tóm tắt như sau: Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng in và lưu giữ bảng tính.. Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: Tính năng này cho phép sắp xếp bảng tính chứa dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau với trình tự ưu tiên định trước. Chức năng này cũng cho phép tạo nhóm và tiến hành tính toán, tổng hợp theo nhóm. Đặt lọc và kết xuất dữ liệu: Tính năng này cho phép tìm kiếm và kết xuất thông tin theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Biểu diễn dữ liệu dưới dạng biểu đồ với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều. Tính năng này làm tăng tính trực quan đối với dữ liệu. Tính toán sử dụng hàm: Excel cung cấp nhiều hàm mẫu thuộc các phạm trù khác nhau như thống kê, ngày tháng, toán học, cơ sở dữ liệu.. Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo: Trong Excel có nhiều công cụ phân tích cho phép người dùng tiến hành các phân tích thống kê hàm lượng hóa các xu thế, các quan hệ giữa các yếu tố kinh tế và trên cơ sở đó tiến hành dự báo. Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu đơn giản và tiến hành cập nhật, truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu. Tự động thực hiện bằng công cụ Macro: chức năng này cho phép tạo một macro chứa các thao tác hoặc các công thức. Người sử dụng sau đó có thể gọi lại macro này để tự động thực hiện công việc. 1.1. Khởi động và thoát khỏi Excel a) Khởi động Excel Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Excel. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà người ta có thể chọn một trong các cách sau để khởi động: C1: Vào menu Start | Programs | Microsoft Office 2003 | Microsoft Office Excel 2003. C2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Excel trên màn hình nền Desktop Sau khi Excel khởi động xong, chương trình sẽ xuất hiện một màn hình làm việc riêng với một bảng tính trống để cho ta làm việc. Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 16
  18. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính Excel cho phép mở nhiều bảng tính cùng một lúc, mỗi bảng tính được hiển thị trên một cửa sổ riêng biệt. Cũng giống như các ứng dụng chạy trên Windows, Excel cũng có các nút chức năng để cho phép bạn điều chỉnh độ rộng cửa sổ hiển thị.  Khi tối thiểu hóa các bảng tính bằng nút Minimize , các bảng tính sẽ được thu gọn trên thanh taskbar.  Hiển thị cửa sổ làm việc ở dạng trung bình bằng nút Restore\ Maximize  Đóng cửa sổ làm việc của Excel bằng nút Close . b) Thoát khỏi Excel. Sau khi đã hoàn thành công việc hoặc không muốn làm việc với Excel nữa, để thoát khỏi Excel dùng một trong các cách sau: C1: Bấm vào nút Close ở góc trên bên phải của cửa sổ Excel. C2: Vào menu File | Exit. C3: Dùng tổ hợp phím tắt Alt + F4 (Nhấn phím Alt và gõ phím F4). C4: Dùng tổ hợp phím Ctrl + W C5: Kích phải chuột lên vị trí chương trình Excel nằm trên thanh tác vụ (taskbar) và chọn Close. Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 17
  19. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính C6: Nháy kép chuột lên biểu tượng Excel ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề. 1.2. Một số khái niệm cơ bản File excel là file có phần mở rộng là .xls (vd: bang_luong.xls). Workbook (Book): Một workbook là một tập tin mà trên đó có chứa các phép toán, vẽ đồ thị, và lưu trữ dữ liệu… Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy người dùng có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa tối đa 255 worksheet hay chart sheet. Worksheet (Sheet): Là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 256 cột đánh số từ A đến IV và 65536 dòng đánh số từ 1 đến 65535. Mỗi Worksheet có một tên riêng, tên mặc định là Sheet1, Sheet2,…, ta có thể đặt lại tên cho từng Worksheet. Chart sheet: Là một sheet trong workbook, nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. Cell: Ứng với một cột và một hàng được gọi là một Cell hay còn gọi là một ô. Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) tương ứng bằng tên cột ghép với tên hàng (VD: A1–hàng 1 cột A) Địa chỉ ô tương đối: Toạ độ ô ghi trong công thức sẽ được thay đổi mỗi khi sao chép đến vị trí mới. Ví dụ: Công thức trong ô C3 là =A3+B3 Khi sao chép đến ô C4 là = A4+B4 Địa chỉ tuyệt đối: Tọa độ ô ghi trong công thức được cố định không thay đổi khi sao chép đến vị trí mới. Ký tự biểu diễn địa chỉ tuyệt đối là dấu đô la ($). Để khẳng định địa chỉ tuyệt đối của 1 ô ta chọn ô đó rồi bấm phím F4 trên bàn phím. VD: Địa chỉ tuyệt đối của ô A1 => $A$1 (tuyệt đối hàng và tuyệt đối cột) C1=$A$1+$B$1 Khi sao chép sang ô D1 =$A$1+$B$1 Khi sao chép sang ô E1 =$A$1+$B$1 Địa chỉ hỗn hợp: Là dạng kết hợp giữa địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tuyệt đối sẽ không đổi khi copy còn địa chỉ tương đối sẽ thay đổi khi copy.  Tương đối cột, tuyệt đối dòng: VD ô A1 => A$1 Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 18
  20. 3/1/2008Bài giảng phân tích kinh doanh bằng máy tính  Tuyệt đối cột, tương đối dòng: VD ô A1 => $A1 Trần Công Nghiệp – Phòng Thực hành Kinh doanh 19
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

CEO.24: Bộ 240+ Tài Liệu Quản Trị Rủi Ro Doanh Nghiệp
249 tài liệu
1533 lượt tải
THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2