Chương 7:
ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ
DỰ ÁN
11
1. Giới thiệu công tác kiểm soát dựán
2. Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống
3. Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trịthu được
4. Bài tập
1
1. GIỚI THIỆU
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT DỰÁN
2
SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Cạm bẫy của những báo cáo quá lạc quan
3
Tiến triển
đạt được
Tiến triển được
báo cáo
Công việc được
hoạch định
Không đúng thời hạn
333
SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Đảm bảo dựán đạt mục tiêu đề ra
Thấy sớm những vấnđề phát sinh
để có thểcó những hành động xửlý chúng
Trao đổi thông tin với các bên liên quan
Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam
kết vào mục tiêu dựán
Rút ra bài học kinh nghiệm
cho những dựán khác (hiện tại và tương lai)
4
4
4
KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Kiểm soát dựán (Project Control) là
quá trình:
Thu thập sốliệu vàthông tin vềviệc thực
hiện dựán và những thay đổi của môi
trường
So sánh sốliệu thu thậpđược với kế
hoạch dựán, tiêu chuẩn thực hiện hoặc
các tác động mong muốn.
Thực hiện các biện pháp sửađổi, hiệu
chỉnh nhằm mụcđích đạtđược yêu cầuđã
đề ra. 5
GIÁM SÁT DỰ ÁN
Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự
án trong suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự
án
Mục tiêu: cung cấp thông tin để ra quyếtđịnh
6
6
VÒNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN
KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
7
XÁC
ĐỊNH
HOẠCH
ĐỊNH
THỰC
HIỆN
KẾT
THÚC
- Mục đích
- Mục tiêu
- Thiết kế DA
- WBS
- Lập KH tài chính
- Thời gian biểu DA
- Nhân sự & tổ chức
- Kỹ thuật/ hậu cần
- Giám sát/ kiểm tra
- Các hoạt động và
kết quả
-ĐG tiến độ và
việc thực hiện
- Giải quyết vấn đề
- Giao tiếp
- Chuyển giao/
bàn giao
- Khóa sổ
- Thanh toán
-Đánh giá
tác động
- Bài học rút
ra
2 – 5 – 10
năm sau
Đánh giá
nhu cầu
Đánh giá
phê chuẩn
Đánh giá cuối kỳ,
báo cáo cuối kỳ
Đánh giá
phê chuẩn
Đánh giá
tiếp theo
Kiểm soát
7
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Là quá trình nhậnđịnh dựán một cách hệthống và
khách quan về:
Việc thực hiện dựán trên tổng thể
Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kếdựán
Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả
Những bài học, kinh nghiệm cần thiết
Công việc không thường xuyên
Có sựtham gia của chuyên gia bên ngoài
So với kiểm soát, việcđánh giá DA được thực hiện không
thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, thông thường
cósựtham gia của chuyên gia bên ngoài8
8
MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Tại sao cầnđánh giá dựán (giữa và cuối dựán)?
Có cái nhìn toàn diện và hệthống vềhiện trạng
dựán
Có đánh giá độc lập và khách quan vềviệc thực
hiện dựán
Thêm kinh nghiệm cho các dựán tương tự
Đánh giá hiệu quảcủa Ban quản lý và Hệthống
giám sát dựán
Bài học trao đổi
9
9
KIỂM SOÁT DỰ ÁN
10
Thu thập số liệu, thông tin về
việc thực hiện dự án, những
thay đổi của môi trường
So sánh số liệu thu thập và kế
hoạch, tiêu chuẩn, tác động
mong muốn
Hiệu chỉnh
10
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Kiểm soát các yêu cầu vềchất lượng
Kiểm soát thời gian
Kiểm soát chi phí
11
11
PHẠM VI
KIỂM SOÁT
Quản lý phạm viQuản lý thu mua
Quản lý thời gian
Quản lý chi phí
Hỗ trợ kỹ thuật
Quản lý nguồn lực
Quản lý nhân lực
Quản lý môi trường
Quản lý truyền
đạt thông tin
Quản lý chất lượng
Kiểm soát thay đổi
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Quản lý phạm vi:
Tài liệu hoạch định
•Điều khoản dựán
• Cấu trúc phân việc
• Danh sách các công việc/ bảng NVL
• Bản vẽ
•Đặc tính kỹthuật
• Danh sách các bộphận, phụtùng
• Hợpđồng
12
12
Tài liệu kiểm soát
• Những truyền đạt thông
tin về dự án
• Những phát biểu tác động
• Những biến đổi và hiệu
chỉnh
• Những yêu cầu thay đổi
• Những nhượng bộ
• Báo cáo kết thúc
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Hỗtrợkỹthuật:
Tài liệu hoạch định
• Những bản tóm tắt của khách hàng
• Những điều luật quy định
• Những đặc tính kỹthuật
• Những tính toán thiết kế
• Những phương pháp xây dựng
13
13
Tài liệu kiểm soát
• Kiểm soát cấu hình
• Những phát biểu tác động
• Sự ủy nhiệm
• Bản vẽ được sửa đổi
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Quản lý thời gian: phác thảo trình tựvà thời
gian vềphạm vi công việc
Tài liệu hoạch định
• Biểuđồ mốc thời gian
• Sơ đồ thanh ngang
• Sơ đồ mạng
14
14
Tài liệu kiểm soát
• Báo cáo tiến triển (thực tế& kếhoạch)
• Sơ đồ thanh ngang
• Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh
• Giá trịthu được
• Tài liệu vềxu hướng
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ
những khoản mục phải mua, đúng đặc tính
kỹthuật, đúng tiếnđộ và ngân sách
Tài liệu hoạch định
• Danh sách NVL, phụtùng
• Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu
• Ngân sách thu mua
Tài liệu kiểm soát
•Đơn mua hàng
• Báo cáo tình trạng tiến hành
• Tiếnđộ và ngân sách thu mua sửađổi
15
15
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời
gian tạo ra những dựbáo vềnguồn lực
Tài liệu hoạch định
• Dựbáo nguồn lực
• Sựsẵn có vềnguồn lực
• Biểuđồ tần suất vềnguồn lựcđượcđiều hòa
Tài liệu kiểm soát
• Bảng thời gian
• Biểuđồ tần suất hiệu chỉnh vềnguồn lực
16
16
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Quản lý chi phí: phân bổngân sách và dòng
tiền tới gói công việc
Tài liệu hoạch định
• Cấu trúc phân bổchi phí
• Các ngân sách cho công việc (hoạtđộng)
• Các ngân sách phòng ban
• Báo cáo dòng tiền tệ
Tài liệu kiểm soát
• Các báo cáo chi tiêu (thực tếvà kếhoạch)
• Chi phí được giao và chi phí tại thờiđiểm hoàn thành
• Ngân sách sửađổi
• Giá trịthu được17
17
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Kiểm soát thay đổi: khi dựán tiến triển,
phạm vi công việcđược sửađổi và kiểm
soát thông qua:
Những thông tin vềdựán
Những phát biểu tác động
Những báo cáo vềsựkhông phù hợp
Những yêu cầu và nhượng bộvềthay đổi
Những sửađổi vềbản vẽ
Những đơn hàng được sửađổi và thay đổi
Những điều khoản phụthêm trong hợpđồng
Những
sửa
đổi
về
đặc
tính
thuật
và
cấu
hình
18
18
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Quản lý chất lượng:
Tài liệu hoạch định
• Kếhoạch chất lượng dựán
• Kếhoạch kiểm soát chất lượng
• Danh sách các bộphận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹthuật
Tài liệu kiểm soát
• Các báo cáo điều tra
• Những báo cáo vềsựkhông phù hợp
• Những nhượng bộ
• Những yêu cầu thay đổi
• Bản vẽ được sửađổi
• Sổtay dữliệu và sổtay vận hành
• Sự ủy nhiệm19
19
PHẠM VI KIỂM SOÁT
Quản lý việc truyềnđạt thông tin:
Tài liệu hoạch định
• Các kênh truyềnđạt thông tin
• Danh sách tài liệuđược kiểm soát
• Danh sách phân phối
• Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo
Tài liệu kiểm soát
• Sựchuyển giao
• Biên bản của các cuộc họp
20
20