BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG " Quản lý xét tuyển nhân lực "

Chia sẻ: Doan Van Hau Lao Hau | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

673
lượt xem 144
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nguồn nhân lực trong một số doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và tốn kém nhất. Vấn đề quản trị xét tuyển nhân lực ngày càng trở nên phức tạp, vì có sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của các điều luật và các quy định lao động. Trong một doanh nghiệp, phòng Quản trị nhân lực đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau. Song, việc tổ chức xét tuyển đã đặt ra rất nhiều yêu cầu phức tạp và gặp nhiều khó khăn. Để có thể quản trị được...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG " Quản lý xét tuyển nhân lực "

Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN --------- --------- BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Quản lý xét tuyển nhân lực Giáo viên hướng dẫn : CHU PHƯƠNG CHI Sinh viên thực hiện : DOÃN VĂN HẬU ĐÀM THỊ NHÀN NINH THỊ CÚC Lớp : CNTT1_K2 ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Hậu – Nhàn - Cúc
MỤC LỤC Phần I. Báo cáo khảo sát 1. Hiện trạng của hệ thống........................................................................................ 4 2. Mục đích hoạt động 3. Các quy trình nghiệp vụ chủ yếu.............................................................................5 4. Các khuyết điểm của hệ thống....................................................................................7 5. Một số giải pháp được đưa ra...............................................................................8 Phần II: Phân tích hệ thống.................................................................................. 9 1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống........................................................10 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh................................................................11 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh........................................................................12 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh..................................................................14 4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 1).............................14 4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 2).............................15 4.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 3).............................17 4.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 4)............................18 5. Đặc tả chức năng................................................................................................19 5.1. Mô tả chức năng quản lý hồ sơ đăng ký của người lao động..............19 5.2. Mô tả chức năng quản lý xét tuyển.........................................................20 5.3. Mô tả chức năng quản lý kết quả xét tuyển...........................................21 5.4. Mô tả chức năng quản lý kết quả xét tuyển...........................................21 6. Sơ đồ thực thể liên kết dữ liệu........................................................................... 22 2
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ PHẦN I: BÁO CÁO KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ XÉT TUYỂN NHÂN LỰC ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Hậu – Nhàn - Cúc
1. Hiện trạng của hệ thống Nguồn nhân lực trong một số doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và tốn kém nhất. Vấn đề quản trị xét tuyển nhân lực ngày càng trở nên ph ức tạp, vì có sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của các điều luật và các quy định lao động. Trong một doanh nghiệp, phòng Quản trị nhân lực đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau. Song, việc tổ chức xét tuyển đã đặt ra rất nhiều yêu cầu phức tạp và gặp nhiều khó khăn. Để có thể quản trị được một nguồn lực là rất quan trọng và tốn kém, vấn đề xét tuyển cũng “đóng góp” một phần không nhỏ. Để khắc phục đ ược điều đó, phòng quản trị nhân lực phải dựa vào hệ thống tự động hoá. Các hệ thống này không những trợ giúp cho phòng Quản trị nhân lực lưu trữ các thông tin về nhân sự và lập báo cáo định kì mà còn giúp các nhân viên phòng Quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. Hệ thống được khảo sát tại công ty TNHH Thành Linh, một công ty với quy mô không lớn. Song, đây là một công, có thể nói, có số lượng nhân viên thay đổi khá lớn. Công ty có khoảng trên 60 nhân viên, trong vòng 2 năm trở lại đây, có khoảng hơn 60 nhân viên đã nghỉ việc vì rất nhiều lý do khác nhau và tương ứng cũng có khoảng hơn 60 nhân viên mới được nhận vào làm. Sự thay đổi thường xuyên như vậy luôn đòi một phần mềm luôn đổi mới, đáp ứng được yêu cầu trong công ty cũng như xã hội. 2. Mục đích hoạt động. Quản trị nhân lực liên quan đến mọi thành viên trong doanh nghiệp. Dưới góc độ tổ chức, chức năng quản trị nhân lực có nghĩa là thực hiện huy động nhân l ực và s ử dụng có hiệu quả lực lượng lao động. Để thực hiện được các chức năng này, bộ 4
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ phận quản trị nhân lực phải tiến hành hàng loạt các hoạt động, trong đó vấn đ ề nổi bật cần được giải quyết thật tốt đó là Tuyển chọn người lao động. Hệ thống thông tin về xét tuyển nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể l ực của t ừng con người. Qua đó, có thể có một cách nhìn tổng quát, dự đoán đ ược khả năng, trình độ của mỗi người ở thời điểm hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền một cách hợp nhất với các hệ thống quản trị nhân lực của doanh nghiệp, do đó, cũng gắn liền một cách hợp nhất với các hệ thống khác của doanh nghiệp đó như: hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung. Mục đích của hệ thống quản lý xét tuyển nhân lực là: • Tự động hóa trong việc nhập dữ liệu về hồ sơ của người dự tuyển từ các địa điểm đăng kí xét tuyển. Lập các thống kê, báo cáo về số lượng người đăng kí xét tuyển đầu vào theo các tiêu chí khác nhau. • Tổ chức và sắp xếp các nơi, địa điểm phỏng vấn. Đồng thời đánh số thứ tự cho từng người dự tuyển tham gia phỏng vấn, lập danh sách các người tại nơi phỏng vấn. Sau đó gửi các thông báo đến cho từng người đăng kí và các giấy tờ liên quan cho các cán bộ trực tiếp phỏng vấn. • Tổng hợp lại các thông tin sau nhiều bước phỏng vấn. • In kết quả phỏng vấn ra giấy, gửi văn bản đó lên ban lãnh đạo phòng quản lý nhân lực. Từ đó thống kê kết quả phỏng vấn theo các tiêu chí khác nhau phục vụ cho công tác tuyển dụng lao động. 3. Các quy trình nghiệp vụ chủ yếu. Công việc quản lý xét tuyển nhân lực cho một doanh nghiệp gồm các nghiệp vụ sau: ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Hậu – Nhàn - Cúc
Công việc quản lý hồ sơ đăng kí của người dự tuyển bao gồm các nghiệp vụ sau: Từ dữ liệu của các bản đăng kí tìm việc (trực tiếp hoặc thông qua webside), bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ nhập vào dữ liệu đó. Từ dữ liệu đã có đưa ra báo cáo chi tiết về thông tin về người dự tuyển cũng như tổng số các hồ sơ được gửi về t ừ các địa điểm khác nhau. Sau đó in thành danh sách để sử dụng cho quá trình tuy ển dụng sắp tới. Công việc quản lý xét tuyển bao gồm các nghiệp vụ sau: Thông tin về kế hoạch xét tuyển sẽ được gửi đến cho từng người dự tuyển trong đợt phỏng vấn diễn ra, trong đó phải thông báo địa điểm phỏng vấn, ngày giờ phỏng vấn, các hình thức tổ chức phỏng vấn (IQ, viết tiểu luận bằng tiếng Anh,…) cho từng người dự tuyển (thường qua hình thức liên lác bằng điện thoại)… Cũng trong công việc làm thủ tục xét tuyển đó, bộ phận tuyển dụng sẽ in ra danh sách người dự tuyển tại các địa điểm, các bàn phỏng vấn khác nhau. Nếu trong việc làm thủ tục tuyển dụng có sai sót về thông tin thì sẽ có một bản sửa chữa hồ sơ của người dự tuyển trong đó ghi đầy đủ thông tin lỗi về thí sinh đó (sai sót về họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán,…). Trong quá trình tuyển dụng, người phỏng vấn sẽ phải ghi lại các thông tin như: vắng mặt,… cũng như thông tin về số lượng người phỏng vấn. Tất cả các thông tin trên sẽ được lưu trữ tại và cũng được in thành danh sách.. Công việc quản lý kết quả phỏng vấn được thực hiện như sau: Sau khi đã có kết quả phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng sẽ nhập dữ liệu, đ ồng thời, lắp ghép các thông tin của từng người dự tuyển. Từ các kết quả đó, bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành xử lý bằng cách thống kê kết quả tuyển dụng theo các tiêu chí khác nhau: căn cứ theo khả năng, trình độ, hay theo chỉ số IQ, sắp xếp t ừ cao xuống thấp để phục vụ cho công tác xây dựng phương án tuyển dụng của công ty. 6
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Sau đó in thành một danh sách, đồng thời sẽ gửi danh sách đó lên phòng nhân sự để tiến hành xét tuyển. Công việc quản lý kết quả xét tuyển được thực hiện như sau: Từ các thông tin đã có phòng quản lý nhân sự sẽ căn cứ vào những vị trí làm việc làm còn trống cộng thêm các thông tin vừa thu được trong quá trình phỏng vấn, căn cứ vào chỉ tiêu, số lượng nhân sự cần tuyển dụng để đưa ra danh sách các những người đã trúng tuyển vào công ty. Đồng thời phân bổ những người mới trúng tuyển vào từng đơn vị, từng phòng ban khác nhau một cách hợp lý nhất để có thể tận dụng tối đa khả năng của mỗi nhân viên trong công ty.Bộ phận tuyển dụng sẽ thống kê, cập nhật và lên danh sách, hồ sơ nhân sự mới. Quy trình nghiệp vụ quản lý xét tuyển nhân lực được mô tả lại như sau: Như biểu đồ ở trên, quy trình tuyển dụng nhân sự có các quy trình nghiệp vụ liên quan chặt chẽ với nhau, không tách rời nhau đòi hỏi hệ thống cần có tính ổn đ ịnh và chính xác. 4. Các khuyết điểm của hệ thống cũ. Hiện nay, hệ thống quản lý xét tuyển nhân l ực tại công ty TNHH Thành Linh được xử lý bởi một phần mềm cũ. Do tính quan trọng của công tác quản lý xét tuyển nhân sự nên phần mềm quản lý này đã có nhiều thay đổi, được nâng cấp hàng năm cho phù hợp với những thay đổi về kết cấu và những yêu cầu mới c ủa công ty cũng như của xã hội. Song, do tính chất đặc thù của công việc xét tuyển nhân l ực vào các ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Hậu – Nhàn - Cúc
cơ quan, phần mềm này vẫn chưa đáp ứng được nhiều yêu cầu của công ty. Cụ th ể là: chưa có được giao diện tiện ích cho người sử dụng, chưa có đầy đủ các khả năng liên kết các dữ liệ để thuận tiện cho việc sao chép và đối chiếu với các phần mềm khác,… 5. Một số giải pháp được đưa ra. Bài toán đặt ra là phải tạo ra một phần mềm quản lý xét tuy ển nhân l ực có th ể khắc phục được những thiếu sót trong phần mềm cũ và đáp ứng được những nhu cầu riêng của công việc xét tuyển nhân lực của công ty. Cụ thể phần mềm đó phải: - Có giao diện thân thiện với người sử dụng - Có khả năng liên kết dữ liệu để sao chép và đối chiếu với các phần mềm khác. 8
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ PHẦN II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ XÉT TUYỂN NHÂN ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Hậu – Nhàn - Cúc
1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 10
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Các tác nhân ngoài: • Người lao động: trực tiếp nộp hồ sơ xét tuyển cho phòng nhân sự và sẽ tham gia vào quá trình xét tuyển theo yêu cầu và hướng dẫn của nơi nộp hồ sơ.. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Hậu – Nhàn - Cúc
• Phòng nhân sự: phòng tiếp nhận hồ sơ của người lao động, có trách nhiệm bàn giao hồ sơ đăng kí xét tuyển cho ban tuyển chọn đồng thời nhận l ại các thông tin về quá trình xét tuyển; mặt khác, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm phỏng vấn cho người lao động; gửi các giấy báo triệu tập cho người lao động nếu trúng tuyển. • Nhà tuyển chọn: là một bộ phận trong phòng nhân sự, họ đưa ra các yêu cầu trong việc xét tuyển. • Ban tuyển chọn: bộ phận chịu trách nhiệm xét tuyển bao gồm các nhân viên trong phòng nhân sự-họ trực tiếp phỏng vấn người lao động; nhận các thông tin về người lao động, lưu lại kết quả phỏng vấn cùng vời danh sách người dự thi cũng như vắng mặt và gửi lại cho ban tuyển chọn. 12
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 Hậu – Nhàn - Cúc
• Kho “hồ sơ người lao động”: lưu tất cả các thông tin của người lao động: tên, quê quán, ngay sinh, dân tộc, tôn giáo… • Kho “phòng phỏng vấn-địa điểm phỏng vấn”: lưu thông tin về các phòng và địa điểm phỏng vấn người lao động • Kho “kết quả phỏng vấn”: lưu thông tin về quá trình phỏng vấn người lao động. • Một số ký hiệu dùng trong biểu đồ: + pv: Phỏng vấn + lđ: lao động + ĐK: đăng ký 14
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 1) ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 Hậu – Nhàn - Cúc
4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(Chức năng 2) • Kho “người lao động tại mỗi phòng phỏng vấn”: lưu thông tin về danh sách người lao động trong từng phòng phỏng vấn. • Một số ký hiệu dùng trong biểu đồ: pv: phỏng vấn 16
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 3) ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17 Hậu – Nhàn - Cúc
4.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Chức năng 4) 5. Đặc tả chức năng 18
Quản lý xét tuyển nhân lực ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Như trên ta đã giới thiệu, các biểu đồ chức năng của hệ thống đã mô tả khá chi tiết các chức năng cần thiết cho phần mềm quản lý xét tuy ển nhân s ự. Qua các bi ểu đồ chức năng trên ta có thể thấy được các luồng dữ liệu được di chuyển như thế nào, chúng được đi qua các chức năng nào và được đi tới đâu. Cũng từ đó, ta có th ể th ấy được sự tác động của các tác nhân ngoài với hệ thống, họ nhận và gửi thông tin như thế nào. Phần tiếp sau đây sẽ mô tả chi tiết từng chức năng trong hệ thống. Với mỗi chức năng như vậy, sẽ có mô tả chi tiết dữ liệu vào ra qua mỗi chức năng cũng như cách thức hệ thống sẽ xử lý dữ liệu như thế nào. Mô tả chức năng quản lý hồ sơ đăng ký của người lao động Các đầu vào thường gặp Thông tin về người lao động: Họ và tên Giới tính Nơi sinh Quê quán Tôn giáo Chức vụ Trình độ văn hoá Trình độ ngoại ngữ Trình độ chính trị Chuyên môn Kinh nghiệm(năm công tác) Đầu đề: Tên chức năng: Tiếp nhận hồ sơ Đầu vào: Thông tin về người lao động Đầu ra: dữ liệu của người lao động đăng ký xét tuyển Thân: kiểm tra thông tin về người lao động thông qua chức năng hỗ trợ của hệ thống. Nếu thông tin về người lao động sai thì cần sửa cho đúng. đầu đề: ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 Hậu – Nhàn - Cúc
Tên chức năng: thống kê số lượng đăng ký Đầu vào: Thông tin người lao động Đầu ra: danh sách người lao động đăng ký dự thi sẽ được gửi cho Ban tuyển chọn và Nhà tuyển chọn Thân: kiểm tra sự tồn tại về thông tin của người lao động để lập danh sách Mô tả chức năng quản lý xét tuyển Đầu đề: Tên chức năng: nhập dữ liệu phòng phỏng vấn - địa điểm phỏng vấn Đầu vào Tên địa điểm phỏng vấn số điện thoại địa chỉ số phòng phỏng vấn từ phòng Đến phòng số lượng phòng Đầu ra: Dữ liệu về phòng phỏng vấn-địa điểm phỏng vấn để lập danh sách Thân: kiểm tra sự hợp lý của dữ liệu nhập vào Đầu đề: Tên chức năng: Tổ chức phỏng vấn Đầu vào: Thông tin người dự tuyển(như trên) Thông tin về phòng pv-địa điểm pv(như trên) Đầu ra: danh sách người dự tuyển tại các phòng phỏng vấn Thân: kiểm tra dữ liệu đầu vào để tạo ra các danh sách Đầu đề: Tên chức năng: thống kê trong và sau khi phỏng vấn Đầu vào: Danh sách người dự tuyển vắng mặt Danh sách người dự tuyển bị sai lệch thông tin Đầu ra: danh sách của người lao động thực tham gia phỏng vấn Thân: Nếu người dự tuyển vắng mặt thì ghi lại Mô tả chức năng quản lý kết quả phỏng vấn 20