Bài thuyết trình về trộn và in văn bản trong Microsoft Word 2010

Chia sẻ: Le Tien | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

264
lượt xem 30
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu tham khảo danh cho các bạn đang tìm hiểu về cách trộn và in văn bản trong Microsoft Word 2010. Việc kết xuất dữ liệu từ một văn bản mẫu có sẵn với 1 danh sách để có thể xuất ra file hoặc in ra giấy.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài thuyết trình về trộn và in văn bản trong Microsoft Word 2010

H CH Giáo viên thực tập: Lê Thị Tiển Giảng viên hướng dẫn: Trương Thế Quy
Khái niệm trộn văn bản? Là việc kết xuất dữ liệu từ một văn bản mẫu có sẵn với 1 danh sách để có thể xuất ra file hoặc in ra giấy
I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản 1/ Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...) 2/ Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời được thông báo,..) II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) III/ In văn bản 1/ Xem trước khi in (Print Preview) 2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản:
I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản: 1/ Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...) +Đây là văn bản chính (Main Document), văn bản này chứa nội dung không thay đổi. + Lưu ở dạng *.DOCX + Văn bản mẫu:
I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản: 2/ Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời được thông báo,..) + Là một bảng biểu mà : vMỗi hàng là thông tin của một đối tượng. vMỗi cột là một thuộc tính của đối tượng ấy. vLà bảng biểu, lập ở 1 file riêng và đặt ở trang đầu tiên của file vKhông chứa bất kì 1 đối tượng nào kể cả kí tự rỗng + Lưu ở dạng *.DOCX + Nguồn dữ liệu:
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước)
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Vào thanh công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có 2 cách chọn (theo giao diện) để tiếp tục thực hiện trộn văn bản: Cách 1 Cách 2
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh Cách 1: +Letters | Select Recipients... rồi trộn chọn 1 trong các lựa chọn sau:
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh Cách 1: Ý nghĩa từng mục chọn như sau: trộn
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Cách 1: + Chọn tiếp Edit Recipient List... Xuất hiện hộp thoại
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Cách 1:... tiếp tục tùy chỉnh các mục chọn: Find Duplicates (Tìm Checkboxs trùng lắp) Sort (Sắp xếp) Find Recipient Validate Addressees Filter (Lọc) (Xác nhận địa chỉ)
Checkboxs: Những cá nhân được tích ở trong hộp checkboxs là những người sẽ được gửi ở trong trộn thư (mail merge). Nếu bạn không muốn gửi cho một cá nhân nào trong danh sách bỏ nút tích ở trong checkboxs.
Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn sắp xếp để sắp xếp người nhận theo thứ tự như mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C của tên hoặc ngày tháng năm sinh….
Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại bộ lọc và lựa chọn cột lọc theo mong muốn.
Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates, một hộp thoại sẽ mở ra với danh sách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1 lần. Bạn có thể bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin.
Find Recipient: Tùy chọn này cho phép bạn tìm thông tin của một cá nhân cụ thể một cách dễ dàng.
Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn này chỉ áp dụng cho các máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa chỉ tồn tại. (Các máy tính của Việt Nam hiện chưa cài đặt phần mềm này)
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Cách 2: + Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu thực hiện 6 bước chọn trong giao diện màn hình Word 2003
+ 3 trong 6 bước chọn gồm: q Chọn kiểu cho văn bản chính, thông thường là Letter, rồi bấm Next: Starting Document q Chọn Use The Current Document (sử dụng văn bản tạm thời để trộn thư, bấm Next : Select Recipients. Xuất hiện hộp thoại tiếp tục bước chọn 3 q Chọn nguồn dữ liệu: Chọn Use Existing List và bấm chọn Browse để chỉ ra tên và vị trí đường dẫn Sau khi chọn file, ta thấy hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện hộp Ta quyết định chọn các đối tượng và nhấn OK
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thư Quá trình trộn thư gần như đã được hoàn tất. Và có thể sửa đổi và xem lại kết quả •Click vào nút Preview Results để xem kết quả trộn thư • Sử dụng mũi tên trong nhóm kết quả từ Preview để kiểm tra tính chính xác của mỗi trường dữ liệu được chèn vào văn bản và phát hiện các lỗi về font chữ, cỡ chữ…. Hoàn thiện quá trình trộn thư (mail merge)