BẢNG TÓM TẮT Tên đề tài : Chu trình mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Cty TNHH Dây & Cáp điện Tân Cường Thành.

Chia sẻ: Kim Kim | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:10

Thêm vào BST

Báo xấu

68
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích: Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, đối với một doanh nghiệp sản xuất, chất lượng sản phẩm sản xuất chính là một trong những ưu thế cạnh tranh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: BẢNG TÓM TẮT Tên đề tài : Chu trình mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Cty TNHH Dây & Cáp điện Tân Cường Thành.

BẢNG TÓM TẮT Tên đề tài : Chu trình mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Cty TNHH Dây & Cáp điện Tân Cường Thành. Mục đích: Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, đối với một doanh nghi ệp sản xuất, chất lượng sản phẩm sản xuất chính là một trong những ưu thế cạnh tranh. Trong đó chất lượng nguyên vật liệu đầu vào là một yếu tố quan trọng đảm bảo về măt chất lượng hàng hoá đầu ra. Đồng thời cũng cần phải đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất mà không để lượng nguyên vật liệu tồn kho quá cao làm chậm tốc độ luân chuyển vốn. Vì vậy cần thiết phải xây dựng một hệ thống kiểm soát hữu hiệu đối với chu trình mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Nội dung thực hiện: tìm hiểu và phân tích về cách thức tổ chức dữ liệu và cách thức xử lý của cty đối với chu trình mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Qua quá trình thực hiện nhận thấy cty đã tổ chức bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh, thực hiện công tác tổ chức, ghi chép, lưu trữ chứng từ đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, cung cấp kịp thời các báo cáo cần thiết, tuy nhiên về hình thức kế toán áp dụng và cách thức xử lý kế toán thủ công không phù hợp với quy mô hiện tai của cty. Riêng về cách thức tổ chức và xử lý dữ liệu của cty đối với chu trình mua _ nhập kho NVL và thanh toán cho NCC thì cho thấy hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán khá đầy đủ và hợp lý, phù hợp nhu cầu quản lý của cty và xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ khá hiệu quả. Tuy nhiên vẫn còn mắc phải một vài hạn chế về mặt tổ chức chứng từ và hệ thống báo cáo.
ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT PHẦN I : GIỚI THIỆU SƠ NÉT VỀ CTY TNHH DÂY & CÁP ĐIỆN TÂN CƯỜNG THÀNH I. Lịch sử hình thành Cty 1. Giới thiệu sơ nét về Cty 2. quá trình hình thành & ph át triển Đầu thập niên 70: là cửa hàng chuyên bán các lọai cáp và dây điện Năm 1986: là tổ hợp sản xuất cáp và dây điện Năm 1992 : chuyển thành doanh nghiệp tư nhân Dây & Cáp điện Tân Cường Thành với số vốn ban đầu là 200,000,000 VND Tháng 11 năm 1998 : chuyển thể thành cty TNHH Dây & Cáp điện Tân Cường Thành. II. Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại Cty Giao dịch chủ yếu giữa công ty và các đối tác đều được thực hiện dựa trên các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Khách hàng chủ yếu của Cty là các chủ đầu tư, các doanh nghi ệp trong và ngòai nuớc. Cty còn có lượng khách hàng ổn định là các công ty điện lực Nhà Nước. Phần lớn nguyên vật liệu dùng đẻ sản xuất sản phẩm như Đồng, Nhôm... đều được nhập khẩu từ nước ngòai . Mọi thanh tóan với khách hàng, nhà cung cấp đều được thực hiện qua ngân hàng. Sản phẩm chủ yếu do Cty cung cấp là Dây & Cáp điện. Sản phẩm của Cty được sản xuất theo đúng thiết kế kỹ thuật , theo một quy trình công nghệ tiến tiến, hiện đại. Quy trình công nghệ sản xuất tại cty:( sơ đồ) III. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Cty bộ máy quản lý chung: ( sơ đồ) 1. 2. chức năng, quyền hạn của các phòng ban giám đốc 2.1 trợ lý giám đốc 2.2 phó giám đốc kỹ thuật 2.3 2.4. phó giám đốc kinh doanh 2.5. phòng kinh doanh 2.6. phòng kế tóan 2.7. phòng kỹ thuật 2.8. phòng sản xuất 2.9. phòng kiểm tra chất lượng 2.10. phòng tổ chức hành chính. IV. Bộ máy kế toán tại Cty 1. đặc điểm của hệ thống kế toán cơ cấu tổ chức phòng kế tóan tại cty (sơ đồ) 1.1 chính sách kế tóan 1.2 hình thức kế tóan 1.3 2. phân quyền và chức năng của từng phần hành kế toán 2.1. kế tóan trưởng 2.2. phó phòng kế tóan
kế tóan tiền mặt 2.3 kế tóan tiền gửi ngân hàng và tiền vay 2.4. kế tóan vật tư, công nợ & TSCĐ 2.5. kế tóan bán hàng 2.6. thủ quỹ. 2.8. PHẦNII.CƠ SỞ LÝ LUẬN I. Tổ chức dữ liệu trong chu trình mua_nhập kho nguyên vật liệu và thanh tóan cho nhà cung cấp. 1. Hệ thống tài khỏan cần dùng: định nghĩa: 1.1 1.2. hệ thống tài khỏan sử dụng : 1.2.1 Tài khỏan 111_tiền mặt tại quỹ: 1.2.2 Tài khỏan tiền gửi ngân hàng _112: 1.2.3. Tài khỏan Thuế VAT được khấu trừ_133: 1.2.4. TK cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn_144: 1.2.5. TK hàng mua đang đi đường_151: 1.2.6. TK nguyên liệu, vật liệu_152: 1.2.7. TK phải trả cho người bán_331 1.2.8. TK thuế và các khỏan phải nộp Nhà nước_333 2. hệ thống chứng từ phát sinh và liên quan đến chu trình chứng từ phát sinh và liên quan đến chu trình trong trường hợp mua chịu 2.1 nguyên vật liệu trong nưoc: 2.1.1 phiếu yêu cầu mua hàng mục đích : a) phương pháp lập b) 2.1.2 đơn đặt hàng: mục đích: a) 2.1.3 biên bản kiểm nghiệm mục đích: a) phương pháp lập: b) 2.1.4 biên bản giao nhận hàng: 2.1.5 phiếu nhập kho mục đích a) phương pháp lập b) 2.1.6 hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT 2.1.7 ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi ủy nhiệm chi: 2.1.7.1 phiếu chi 2.1.7.2 mục đích: a) phương pháp lập b) 2.1.8 giấy báo nợ chứng từ phát sinh và liên quan đến chu trình trong trường hợp nhập khẩu 2.2 nguyên vật liệu : 2.2.1 giấy đề nghị mở L/C (yêu cầu mở L/C) 2.2.2 thông báo chứng từ hàng nhập theo L/C 2.2.3 tờ khai hải quan 2.2.4 bộ chứng từ nhập khẩu trường hợp trả lại hàng mua 2.3
2.3.1 biên bản kiểm nghiệm 2.3.2 đề nghị trả lại hàng mua hoặc đề nghị giảm giá hàng mua mục đích a) phương pháp lập b) 2.3.3 chấp nhận nhận lại hàng hoặc chấp nhận giảm giá lô hàng 2.3.4 hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT ghi âm II. Xử lý, luân chuyển chứng từ 1. Lập & luân chuyển chứng từ trường hợp mua_nhập kho nguyên vật liệu trong nước 1.1 1.1.1 bảng mô tả thực thể 1.1.2 lưu đồ trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu 1.2 Các nghiệp vụ phát sinh trong chu trình diễn ra tương tự như trong trường hợp mua_ nhập kho nguyên vật liệu trong nước, chỉ phát sinh thêm một số nghiệp vụ liên quan đến khâu nhập khẩu như mở L/C, lập tờ khai hải quan... nhưng phần lớn công việc này sẽ giao cho bộ phận mua hàng đảm nhận. trường hợp trả lại hàng mua hoặc giảm giá hàng mua 1.3 1.3.1 bảng mô tả thực thể 1.3.2 lưu đồ 2. quá trình ghi chép, phản ánh nghiệp vụ trong hình thức Nhật ký sổ cái Trong hình thức Nhật ký sổ cái, trình tự ghi chép nghiệp vụ vào hệ thống sổ kế tóan được thể hiện theo sơ đồ (vẽ sơ đồ trình tự ghi sổ) 2.1. công việc của kế tóan tổng hợp công việc của kế tóan kho 2.2 công việc của kế tóan thanh tóan 2.3 công việc của kế tóan ngân hàng hoặc kế tóan tiền mặt 2.4 3. sổ kế tóan sử dụng trong hình thức Nhật ký sổ cái Các lọai sổ kế tóan sử dụng: sổ Nhật ký sổ cái, các sổ kế tóan chi tiết sổ nhật ký sổ cái 3.1 3.2 Sổ chi tiết nguyên vật liệu 3.3 Sổ chi tiết theo dõi thanh tóan với người bán. 3.4 Sổ chi tiết theo dõi thanh tóan với người bán bằng ngọai tệ 3.5 Sổ chi tiết tiền gửi hoặc sổ quỹ tiền mặt 3.5.1 Sổ chi tiết tiền gửi 3.5.2 Sổ quỹ tiền mặt 3.6 Sổ chi tiết các tài khỏan khác 4. báo cáo kế tóan Báo cáo nhập _xuất _tồn nguyên vật liệu 4.1 Dự tóan nguyên vật liệu 4.2 Báo cáo nợ phải trả đến hạn trả 4.3 Báo cáo nợ phải trả trong thời hạn chiết khấu 4.4 III. kiểm sóat nội bộ đối với chu trình mua_nhập kho nguyên vật liệu và thanh tóan cho nhà cung cấp
Trong chu trình mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh tóan cho nhà cung cấp, để đảm bảo về tài sản, thông tin chính xác và tính hiệu quả của công việc, đòi hỏi phải thực hiện tốt hệ thống kiểm sóat nội bộ. 1. về phân chia trách nhi ệm Cần có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng mua hàng và kế tóan phải trả, kế tóan kho và bộ phận kho hàng, bộ phận nhận hàng và bộ phận kho hàng, kế tóan thanh tóan và thủ quỹ hoặc kế tóan ngân hàng. 2. về ủy quyền xét duyệt Để giảm thiểu công việc của nhà quản lý, cần thiết phải có chính sách ủy quyền xét duyệt cụ thể trong phạm vi trị giá hàng mua quy định. Đôi với những lô hàng mua nguyên vật liệu có giá trị lớn, vượt quá phạm vi được ủy quyền thì nhà quản lý sẽ tự xét duyệt và quyết định. Công tác thanh tóan cho nhà cung cấp sẽ được kế tóan thanh tóan theo dõi, nhưng việc xét duyệt, chấp nhận thanh tóan cho nhà cung cấp phải do bộ phận tài vụ độc lập với phòng kế tóan thực hiện. 3. họat động kiểm sóat trong khâu mua _nhập kho nguyên vật liệu đối với công tác yêu cầu mua hàng 3.1 đối với công tác đặt hàng 3.2 đối với công tác nhận hàng 3.3 đối với công tác nhập kho 3.4 4. họat động kiểm sóat trong khâu thanh tóan cho nhà cung cấp Kế tóan thanh tóan sau khi nhận đủ các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng hay hóa đơn GTGT sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng từ đã khớp đúng với nhau hay chưa để đảm bảo thanh tóan đúng ,đủ số nợ cho người bán, và hạn chế thanh tóan cho số nguyên vật liệu mua vượt quá yêu cầu. Đồng thời cũng kiểm tra số tiền ghi nhận trên hóa đơn có đúng số nợ phải trả không . Bộ chứng từ thanh tóan sau khi được bộ phận tài vụ chuẩn chi thì cần đóng dấu đã chi tiền hoặc đã thanh tóan để tránh tình trạng tái thanh tóan cho cácchứng từ đã được thanh tóan trứơc đó nhằm đảm bảo về tài sản cho cty. 5. kiểm sóat nội bộ đối với khâu ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa kế tóan ghi sổ Nhật ký sổ cái với kế toán thanh toán và kế tóan ngân hàng. kế tóan kho : 5.1 kế tóan thanh tóan 5.2 5.3 kế tóan tiền mặt hoặc kế tóan ngân hàng PHẦNIII: THỰC TIỄN CÔNG TÁC MUA_ NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CTY TÂN CƯỜNG THÀNH I. Tổ chức dữ liệu trong chu trình mua_nhập kho nguyên vật liệu và thanh tóan cho nhà cung cấp. 1. Hệ thống tài khỏan sử dụng Tài khỏan tiền gửi ngân hàng _112: 1.1 Tài khỏan Thuế VAT được khấu trừ_133: 1.2 TK cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn_144: 1.3 TK hàng mua đang đi đường_151: 1.4 TK nguyên liệu, vật liệu_152: 1.5 TK phải trả cho người bán_331 1.6 TK thuế và các khỏan phải nộp Nhà nước_333 1.7 2. hệ thống chứng từ phát sinh và liên quan đến chu trình
chứng từ phát sinh và liên quan đến chu trình trong trường hợp mua chịu 2.1 nguyên vật liệu trong nước: 2.1.1 phiếu nhu cầu sản phẩm mục đích : a) phương pháp lập b) 2.1.2 đơn đặt hàng: mục đích: a) phương pháp lập b) 2.1.3 biên bản kiểm nghiệm mục đích: a) phương pháp lập: b) 2.1.4 Phiếu kết quả kiểm nghiệm 2.1.5 biên bản giao nhận hàng: 2.1.6 phiếu nhập kho mục đích : a) phương pháp lập b) 2.1.7 hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT 2.1.8 ủy nhiệm chi chứng từ phát sinh và liên quan đến chu trình trong trường hợp nhập khẩu 2.2 nguyên vật liệu : 2.2.1 giấy đề nghị mở L/C (yêu cầu mở L/C) 2.2.2 thông báo chứng từ hàng nhập theo L/C 2.2.3 tờ khai hải quan 2.2.4 bộ chứng từ nhập khẩu trường hợp trả lại hàng mua 2.3 2.3.1 Giấy đề nghị trả lại hàng mua hoặc đề nghị giảm giá hàng mua mục đích a) phương pháp lập b) 2.3.2 chấp nhận nhận lại hàng hoặc chấp nhận giảm giá lô hàng 2.3.3 hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT ghi âm II. Xử lý, luân chuyển chứng từ 1. Lập & luân chuyển chứng từ trường hợp mua_nhập kho nguyên vật liệu trong nước 1.1 bảng mô tả thực thể 1.1.1 lưu đồ 1.1.2 trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu 1.2 bảng mô tả thực thể 1.2.1 lưu đồ 1.2.2 trường hợp trả lại hàng mua hoặc giảm giá hàng mua 1.3 bảng mô tả thực thể 1.3.1 lưu đồ 1.3.2 2. quá trình ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại cty Cty sử dụng hình thức kế tóan là hình thức Nhật ký sổ cái. Trình tự ghi chép trong hình thức Nhật ký sổ cái( sơ đồ trình tự ghi sổ ) 2.1. công việc của kế tóan tổng hợp công việc của kế tóan kho 2.2 công việc của kế tóan thanh tóan 2.3 công việc của kế tóan ngân hàng hoặc kế tóan tiền mặt 2.4
3. Sổ kế tóan sử dụng tại công ty để ghi nhận nghiệp vụ mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh tóan cho nhà cung cấp Các lọai sổ kế tóan sử dụng: sổ Nhật ký sổ cái, các sổ kế tóan chi tiết sổ nhật ký sổ cái 3.1 3.1.1 đặc trưng 3.1.2 phương pháp ghi sổ 3.2 Sổ chi tiết nguyên vật liệu 3.3 Sổ chi tiết theo dõi thanh tóan với người bán. 3.4 Sổ chi tiết tiền gửi ( các sổ chi tiết đều trình bày tương tự như Sổ nhật ký sổ cái) 4. báo cáo kế tóan liên quan đến chu trình mua_ nhập kho nguy ên vật liệu được sử dụng tại công ty 4.1 Báo cáo nhập _xuất _tồn nguyên vật liệu Mục đích sử dụng báo cáo: Nội dung thông tin chủ yếu mà báo cáo cung cấp: Căn cứ lập Báo cáo. Mẫu báo cáo. 4.2 Báo cáo các khỏan đên hạn thanh tóan Mục đích sử dụng báo cáo: Nội dung thông tin chủ yếu mà báo cáo cung cấp: Căn cứ lập Báo cáo. Mẫu báo cáo. III. kiểm sóat nội bộ đối với chu trình mua_nhập kho nguyên vật liệu và thanh tóan cho nhà cung cấp Những họat động kiểm sóat được thực hiện tại cty 1. về phân chia trách nhi ệm Tại cty có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng mua hàng và kế tóan phải trả, kế tóan kho và bộ phận kho hàng, bộ phận nhận hàng và bộ phận kho hàng, kế tóan thanh tóan và thủ quỹ hoặc kế tóan ngân hàng. 2. về ủy quyền xét duyệt Giám đốc không định ra cơ chế ủy quyền xét duyệt đối với công tác xét duyệt mua nguyên vật liệu vì hầu hết nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất là hàng nhập khẩu có giá trị lớn. Vì vậy, tòan bộ phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, hợp đồng thương mại, đơn đặt hàng đều do chính giám đốc xét duyệt. Công tác thanh tóan cho nhà cung cấp sẽ được kế tóan thanh tóan theo dõi, nhưng việc xét duyệt, chấp nhận thanh tóan cho nhà cung cấp do giám đốc thực hiện. 3. họat động kiểm sóat trong khâu mua _nhập kho nguyên vật liệu đối với công tác yêu cầu mua hàng 3.1 đối với công tác đặt hàng 3.2 đối với công tác nhận hàng 3.3 đối với công tác nhập kho 3.4 4. họat động kiểm sóat trong khâu thanh tóan cho nhà cung cấp Kế tóan thanh tóan sau khi nhận đủ các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng hay hóa đơn GTGT đều phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng từ xem đã khớp đúng với nhau hay chưa để đảm bảo thanh tóan đúng ,đủ số nợ cho người bán, và hạn chế thanh tóan cho số nguyên vật liệu mua vượt quá yêu cầu. Đồng thời cũng kiểm tra số tiền ghi nhận trên hóa đơn có đúng số nợ phải trả không .
Khi đến hạn thanh tóan, kế tóan thanh tóan chuyển bộ chứng từ thanh tóan về cho Giám đốc xét duyệt và chấp nhận thanh tóan. Sau khi chấp nhận thanh tóan, Giám đốc sẽ đề nghị kế tóan ngân hàng lập ủy nhiệm chi và ký duyệt ủy nhiệm chi để kế tóan ngân hàng mang đi nộp cho ngân hàng. 5. kiểm sóat nội bộ đối với khâu ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế Để đảm bảo hữu hiệu cho hệ thống kiểm soát nội bộ, tại cty đã phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa kế tóan ghi sổ Nhật ký sổ cái với kế toán thanh toán và kế tóan ngân hàng. kế tóan kho 5.1 kế tóan thanh tóan 5.2 5.3 kế tóan ngân hàng PHẦN IV: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÁCH THỨC TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG CHU TRÌNH MUA_ NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TÓAN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TÂN CƯỜNG THÀNH I. Nhận xét 1. nhận xét chung về bộ máy kế tóan tại Cty Tân Cường Thành Ưu điểm 1.1 Thực hiện tốt công tác ghi chép, phản ánh, thống kê hệ thống thông tin kinh tế, tổ chức bảo quản, lưu trữ dữ liệu kế tóan theo đúng pháp lệnh kế tóan do Bộ Tài Chính ban hành. Hòan thành tốt các nhiệm vụ lập và nộp Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế ... đúng thời hạn. Phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm tốt công tác đôn đốc, nhắc nhở ban giám đốc thanh tóan đúng hạn các khỏan phải trả Nhà nước, các khỏan nợ vay, phải trả người bán. Lập và cung cấp kịp thời các Báo cáo kế tóan cần thiết cho Ban giám đốc nhằm phục vụ công tác quản trị. Về cơ cấu tổ chức, phòng kế tóan có sự phân chia rõ ràng giữa các chức năng kế tóan, tránh được tình trạng một người kiêm nhiệm quá nhiều chức năng làm ảnh hưởng không tốt đến hệ thống kiểm sóat nội bộ cũng như công việc xử lý kém hiệu quả. Khuyết điểm 1.2 Hình thức kế tóan Nhật ký sổ cái không phù hợp với quy mô của cty. Cách thức xử lý thủ công không còn phù hợp với mô hình hiện tại của cty. 2. Nhận xét về chu trình mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh tóan cho nhà cung cấp. Ưu điểm 2.1 Về hệ thống tài khỏan sử dụng trong chu trình: xây dựng được hệ thống tài khỏan kế tóan phù hợp, phản ánh một cách đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Về hệ thống chứng từ sử dụng: xây dựng được hệ thống chứng từ tương đối đầy đủ Về hệ thống sổ kế tóan: xây dựng hệ thống sổ chi tiết khá đầy đủ, thuận tiện theo dõi tình hình nhập_ xuất_ tồn kho nguyên vật liệu cũng như tình hình thanh tóan với nhà cung cấp. Về hệ thống kiểm sóat nội bộ: _có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng quan trọng _có sự kiểm tra, xét duyệt, theo dõi chặt chẽ của giám đốc _các chứng từ quan trọng như Đơn đặt hàng và Phiếu nhập kho đều được đánh số trước liên tục _có sự kiểm tra, đối chiếu cẩn thận số liệu trên các chứng từ với nhau _mọi khỏan chi đều được thực hiện thông qua hình thức chuyển khỏan
Về cách thức ghi chép, phản ánh nghiệp vụ: các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong chu trình đều được ghi chép, phản ánh kịp thời và đầy đủ vào hệ thống sổ kế tóan liên quan Khuyết điểm 2.2 Đơn đặt hàng chỉ được lập 3 liên nên số lượng chứng từ luân chuyển trong chu trình không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận. Bộ phận nhận hàng không có đơn đặt hàng để làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi nhận hàng. Bộ phận nhận hàng không xác định được là lô hàng người bán chuyển đến có đúng như lô hàng mà cty đặt hàng với người bán hay không. Bộ chứng từ thanh tóan sau khi được giám đốc xét duyệt, chấp nhận thanh tóan xong không được đánh dấu “đã chấp nhận thanh tóan” hoặc “đã thanh tóan”, vì vậy dễ xảy ra tình trạng tái sử dụng lại bộ chứng từ, dẫn đến việc thanh tóan nhiều lần cho cùng một khỏan nợ. Trên báo cáo các khỏan đến hạn thanh tóan không thể hiện được thời hạn chiết khấu và cty cũng không lập thêm bất kỳ báo cáo nào để nhắc nhở về các khỏan thanh tóan trong thời hạn chiết khấu. Điều này sẽ làm cho cty mất đi cơ hội được hưởng các khỏan chiết khấu thanh tóan mà nhà cung cấp dành cho. II. Kiến nghị 1. Đối với bộ máy kế tóan tại cty Tân Cường Thành Với quy mô sản xuất hiện tại của cty Tân Cường Thành cần thiết phải thay đổi hình thức kế tóan mới phù hợp hơn. Với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiêu như hiện nay tại cty thì hình thức Nhật ký chung sẽ phù hợp hơn. Hình thức Nhật ký chung có kết cấu đơn giản và thuận tiện khi cty chuyển đổi từ phương thức hạch tóan thủ công sang phương thức tự động hóa công tác kế tóan. Ban giám đốc cần thảo luận về vấn đề đầu tư thêm hệ thống máy tính và tiến hành tự động hóa công tác kế tóan để các thông tin kinh tế tài chính được phản ánh, tổng hợp kịp thời. Hiện nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, các ứng dụng kế tóan khá hòan thiện mà giá thành lại hợp lý vì vậy công tác tin học hóa hệ thống kế tóan tại cty không đòi hỏi phải đầu tư quá nhiều kinh phí mà hiệu quả công việc lại cao, tiết kiệm được thời gian và lao động. 2. Đối với công tác mua_ nhập kho nguyên vật liệu và thanh tóan cho nhà cung c ấp Để có bằng chứng về công tác đặt hàng, bộ phận sản xuất cần lập thêm 1 liên Phiếu yêu cầu mua hàng để tự lưu lại tại bộ phận mình, làm bằng chứng chứng minh về việc đặt hàng của bộ phận mình, tránh tình trạng Phiếu yêu cầu mua hàng đã gửi mà bộ phận cung ứng không nhận được , khi đó sẽ có cơ sở để truy cứu trách nhiệm. Đơn đặt hàng nên được lập thành 5 liên thay vì 3 liên như hiện nay. Bộ phận cung ứng vật tư cần tự lưu lại 1 liên để làm bằng chứng về công tác đặt hàng với nhà cung cấp. Đồng thời cần chuyển thêm 1 liên cho bộ phận nhận hàng để bộ phận này có cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi nhà cung cấp chuyển hàng đến. Sau khi kiểm tra, xét duyệt và chấp nhận thanh tóan cho nhà cung cấp thì Giám đốc cần đóng dấu “đã thanh tóan” hoặc “chấp nhận thanh tóan” lên bộ chứng từ thanh tóan để hạn chế tình trạng tái sử dụng bộ chứng từ dẫn đến thanh táon nhiều lần cho cùng một người bán về cùng một khỏan nợ. Đối với các khỏan phải trả mà nhà cung cấp dành cho cty một khỏan chiết khấu thanh tóan trong một htời hạn cố định thì kế tóan thanh tóan cần lập Báo cáo các khỏan nợ phải trả trong thời hạn chiết khấu nộp kèm với Báo cáo các khỏan đến hạn trả vào cuối mỗi ngày cho Giám đốc. Với Báo cáo này Ban giám đốc có thể tranh thủ các khỏan tiền tạm thời
nhàn rỗi để thanh tóan cho nhà cung cấp trong thời hạn chiết khấu để có thể hưởng thêm khỏan thanh tóan chiết khấu nhà cung cấp dành cho cty. –& —