Báo cáo tốt nghiệp: Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:47

Thêm vào BST

Báo xấu

51
lượt xem 29
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài "Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN)" nhằm tìm hiểu cách thức và hình thức quản lý, sử dụng tiền mặt tại công ty thực hiện như thế nào. Từ đó đưa ra nhận xét ưu điểm, nhược điểm và những kiến nghị nhầm hoàn thiện việc quản lý và sử dụng tiền mặt của công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo tốt nghiệp: Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ *********** BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KIM LOẠI HONG YI (VN) Họ và tên sinh viên :LÊ QUỲNH NHƯ Mã số sinh viên :1723403010184 Lớp :D17KT04 Ngành : KẾ TOÁN GVHD :TH.S MÃ PHƯỢNG QUYÊN Bình Dương, tháng 10 năm 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi cam kết đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong Báo cáo tốt nghiệp được thực tập tại CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KIM LOẠI HONG YI (VN), không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về bài báo cáo của mình nếu như có sai phạm với những điều trên. Bình Dương, ngày 20 tháng 10 năm 2020 Sinh viên Lê Quỳnh Như ii
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo tốt nghiệp ngoài những kiến thức đã được học trong lớp học mà còn là kết quả của sự hướng dẫn tận tình của quý thầy cô Khoa Kinh Tế – Trường Đại Học Thủ Dầu Một cùng với sự quân tâm chỉ bảo giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo, các cô chú, anh chị tại Công ty TNHH Sản Xuất Kim Loại Hong Yi (VN). Trong thời gian qua, quý thầy cô Trường Đại học Thủ Dầu Một đã truyền đạt những kiến thức quý báu cho em, để em có thể vận dụng vào thực tế trong suốt quá trình thực hiện bài báo cáo tốt nghiệp cũng như sau này. Tại Công ty TNHH Sản Xuất Kim Loại Hong Yi (VN) em xin cảm ơn Ban lãnh đạo, các cô chú, anh chị đã tận tình hướng dẫn, cung cấp thông tin và số liệu liên quan đến đề tài, tạo điều kiện cho em hoàn thành bài báo cáo. Với tầm kiến thực còn hạn chế và thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngắn nên sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong sự thông cảm và đóng góp ý kiến của quý Thầy (Cô) và quý Doanh nghiệp để bài Báo cáo tốt nghiệp này được tốt hơn. Cuối cùng em xin chúc Thầy (Cô) trường Đại học Thủ Dầu Một dồi dào sức khỏe, cống hiến nhiều hơn cho sự nghiệp giáo dục, kính chúc quý doanh nghiệp kinh doanh ngày càng gặp nhiều thuận lợi và đạt được nhiều thành tựu hơn nữa. Sinh viên thực hiện Lê Quỳnh Như iii
MỤC LỤC iv
DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty .........................................................4 Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán................................................................................... v
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa, thị trường mở như hiện nay, cùng với sự ra đời của các doanh nghiệp không ngừng gia tăng, gồm nhiều loại hình doanh nghiệp như: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (TNHH MTV), Công ty cổ phần, Công ty hợp danh với vốn đầu tư nước ngoài hay vốn đầu tư trong nước đều chú trọng vấn đề về doanh số, vốn, nguồn thu, chi. Mục đích cuối cùng mà các doanh nghiệp đều hướng tới là lợi nhuận, mà để đạt được mục tiêu đó thì doanh nghiệp phải trải qua nhiều giai đoạn từ mua hàng đến tiêu thụ hàng hóa, bên cạnh đó khâu chi tiền mua nguyên vật liệu để tạo ra sản phẩm đóng vai trò rất quan trọng. Làm như thế nào để kế toán quản lý tốt những khoảng thu, chi bằng tiền mặt cho doanh nghiệp là điều rất cần thiết. Qua một thời gian tìm hiểu và thực tập tại công ty em đã chọn đề tài: “Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN)”. Đề tài giúp em nghiêm cứu sâu hơn về kế toán tiền mặt thực tế tại doanh nghiệp em thực tập. 2. Mục tiêu nghiên cứu. Tìm hiểu cách thức và hình thức quản lý, sử dụng tiền mặt tại công ty thực hiện như thế nào. Từ đó đưa ra nhận xét ưu điểm, nhược điểm và những kiến nghị nhầm hoàn thiện việc quản lý và sử dụng tiền mặt của công ty 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.  Đối tượng: Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN).  Phạm vi nghiêm cứu: - Thời gian nghiêm cứu: từ ngày 14/08/2020 đến 15/09/2020. - Số liệu sử dụng trong bài: Số liệu năm 2018. 1
- Không gian nghiêm cứu: Công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN). 4. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu. -Phương pháp phỏng vấn trực tiếp và quan sát: Là phương pháp hỏi trực tiếp những người cung cấp thông tin số liệu, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài. Sự quan sát, học hỏi của bản thân cùng với sự giúp đỡ, hỗ trợ của các nhân viên trong công ty. - Phương pháp thu thập số liệu: Quan sát, tìm hiểu thực tế tại các phòng ban để có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của công ty. Thu thập số liệu thực tế từ phòng kế toán. Tham khảo những tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu - Nguồn dữ liệu: Các sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết tiền mặt, chứng từ tại doanh nghiệp. 5. Ý nghĩa của đề tài. - Đề tài giúp em nghiên cứu nắm vững cơ sở lý luận về kế toán tiền mặt, phản ánh kịp thời đầy đủ những thông tin về tiền gửi ngân hàng tại công ty. - Kế toán tiền mặt là điều kiện cần thiết để đánh giá tình hình thu, chi của Công ty trong kỳ kế toán nhất định, là cơ sở đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh. 6. Kết cấu của đề tài. Kết cấu của đề tài gồm 3 chương: + Chương 1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN). + Chương 2. Thực trạng kế toán tiền mặt của công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN). + Chương 3. Nhận xét và kiến nghị. 2
CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KIM LOẠI HONG YI (VN) 1.1 . Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN). 1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty. - Quyết định thành lập. Tên giao dịch: Công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN). Địa chỉ: C-1, đường N4, khu công nghiệp Nam Tân Uyên, Phường Khánh Bình, Thị xã Tân Uyên, Tỉnh Bình Dương. Được thành lập và hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư số 462043000199 ngày 20/06/2006 do Ban Quản Lý Các Khu Công Nghiệp Bình Dương cấp. Thành lập vào ngày 20 tháng 06 năm 2006, địa chỉ trụ sở chính tại Flat 3, 28/F Block C, Imperial Court 62G Conduit Road, HongKong, Trung Quốc, với đại diện được ủy quyền Ông Gong Hui, quốc tịch Trung Quốc hiện là Chủ tịch kiêm Tổng Giám Đốc. Vốn điều lệ: 12.800.000.000đ Mã số thuế: 3700718916 - Hình thức sở hữu vốn. Với 100% vốn đầu tư nước ngoài từ nhà đầu tư Hong Kong Wang Tai Mettals Co.,LTD. - Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh. Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu (ngành chính), Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê, Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế. 3
STT Tên ngành Mã ngành Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu 1 2599 (Chi tiết: Sản xuất linh kiện kim loại phục vụ cho ngành gỗ) 2 Cho thuê nhà xưởng. 6810 Sản xuất, gia công, tủ, kệ, bàn, ghế bằng gỗ có phối 3 3100 khung bao bằng kim loại, nệm lót. 1.1.2 Đặc điểm, quy trình sản xuất kinh doanh. Phương thức hoạt động của công ty đã kết hợp sản xuất và thương mại dịch vụ một cách năng động, linh hoạt vì mục tiêu tăng trưởng của công ty. 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Sơ đồ tổ chức, chức năng của từng bộ phận). TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC P.KẾ TOÁN, GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT TÀI VỤ ĐIỀU HÀNH KHO SINH BP.SẢN THU P.KINH P.NHÂN QUẢN XUẤT MUA DOANH SỰ N Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty. Nguồn: Phòng tài vụ, kế toán năm 2020. 4
*Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. - Tổng giám đốc: Điều hành quản lý toàn bộ công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt của công ty với chủ đầu tư. - Phó tổng giám đốc: Tiếp khách, duyệt chứng từ chi tiền mặt, ngân hàng của phòng tài vụ, quản lý giám đốc điều hành, giám đốc sản xuất. - Giám đốc điều hành: Xem xét duyệt đơn xin mua, bán hàng, báo giá, chịu trách nhiệm tiến độ thực hiện đơn đặt hàng cho khách hàng của phòng kinh doanh, xét duyệt tăng lương công nhân viên sản xuất; phân công, bổ nhiệm nhân sự, kiểm soát chi phí cho công ty. - Giám đốc sản xuất: Phân công, tổ chức bộ phận sản xuất, kho, sinh quản: xét duyệt phiếu xuất kho, nhập kho hàng hóa, xét duyệt đơn cho sản xuất hàng theo đơn đặt hàng; báo cáo tình trạng xuất, nhập, tồn kho của hàng hóa; theo dõi, đốc thúc tiến độ sản xuất hàng hóa. - Phòng kế toán, tài vụ: Theo dõi, đối chiếu nợ phải thu, nợ phải trả, xuất hóa đơn tài chính, thu chi tiền mặt, lập chứng từ thanh toán qua ngân hàng, báo cáo tiền mặt và tiền gửi ngân hàng mỗi ngày, mỗi tháng; kiểm kê tài sản, báo cáo lãi lỗ hàng tháng, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán năm, tính giá thành sản phẩm, tính lương, phát lương, xin mã số thuế cá nhân cho công nhân viên, báo cáo quyết toán thuế cá nhân, nộp thuế. - Phòng kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng, báo giá, tìm kím khách hàng, công nợ khách hàng. - Bộ phận thu mua: Thu mua nguyên vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa, máy móc theo đơn xin được duyệt; theo dõi, cập nhật tình hình xin mua của các bộ phận; lập công nợ phải trả kèm theo chứng từ đưa kế toán vào mỗi cuối tháng. - Phòng nhân sự: Tuyển dụng công nhân viên; làm bảo hiểm cho công nhân viên; báo cáo số lao động mỗi ngày cho giám đốc; chấm công, tính lương; tham gia bảo hiểm cho công nhân viên, báo số phần cơm cho nhà ăn, cập nhật, báo cáo tai nạn lao động, tổ chức cho công nhân viên tham gia tập huấn an toàn lao động, phòng 5
cháy chữa cháy, khám sức khỏe định kỳ, theo dõi, kiểm định máy móc, trang thiết bị trong công ty, cung cấp dữ liệu công nhân viên cho kế toán xin mã số thuế cá nhân. - Bộ phận kho: Nhập, xuất hàng theo đơn, theo dõi đơn hàng, thời gian giao đúng tiến độ, theo dõi tình hình lãnh liệu, vật tư, nhập lại kho các thành phẩm từ bộ phận sản xuất, kiểm kê kho vào mỗi cuối tháng, theo dõi tình trạng xuất, nhập, tồn kho của tất cả hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu, vật tư, phế liệu, văn phòng phẩm rồi cung cấp cho kế toán. - Sinh quản: Theo dõi tiến độ sản xuất, sản lượng của từng bộ phận sản xuất, tạo khuôn mẫu hàng, kiểm tra chất lượng thành phẩm, chịu trách nhiệm về chất lượng và tiến độ hàng. - Bộ phận sản xuất: Sản xuất hàng đúng theo số lượng, mẫu bên sinh quản giao và phải đảm bảo tiến độ thời gian giao hàng. 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán (Cơ cấu nhân sự, Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán, nhiệm vụ từng phần hành) TRƯỞNG PHÒNG TÀI VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN THỦ QUỸ CÔNG NỢ CÔNG NỢ TỔNG KIÊM KẾ PHẢI THU PHẢI TRẢ HỢP TOÁN THANH TOÁN Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán. Nguồn: Phòng tài vụ, kế toán năm 2020. 6
*Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán. - Trưởng phòng tài vụ: Kiểm tra độ chính xác, trung thực báo cáo của kế toán trưởng, báo cáo lãi lỗ hàng tháng cho giám đốc điều hành. - Kế toán trưởng: Kiểm tra báo cáo của kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu; báo quỹ tiền mặt, tiền ngân hàng; tính giá thành sản phẩm; định mức tiêu hao nguyên vật liệu, khấu hao tài sản cố định, chi phí sản xuất kinh doanh. Báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN trong năm; chịu trách nhiệm cung cấp hồ sơ và giải trình số liệu kế toán với cơ quan thuế. - Kế toán công nợ phải thu: Lập đối chiếu công nợ phải thu với khách hàng; xuất hóa đơn tài chính; theo dõi tổng nợ phải thu để thu hồi nợ; tập hợp hóa đơn đầu ra đưa kế toán tổng hợp. - Kế toán công nợ phải trả: Đối chiếu công nợ phải trả cho khách hàng; nhận kiểm tra hóa đơn đầu vào và tập hợp lại đưa cho kế toán tổng hợp. - Kế toán tổng hợp: Báo cáo thuế, lập hồ sơ tổng hợp, sổ cái cho kế toán tiền; tính lương, trả lương cho công nhân viên; xin mã số thuế cho công nhân viên; nộp thuế; kiểm kê tài sản và báo cáo kiểm kê. - Thủ quỹ kiêm kế toán thanh toán: Quản lý tiền mặt cho công ty; lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, ngân hàng; lập hồ sơ vay (nếu có); báo cáo tình hình thu chi tiền mặt, ngân hàng; kiểm kê quỹ mỗi tháng và báo cáo lại với trưởng phòng tài vụ. 1.4 Chế độ, chính sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị thực tập. 1.4.1 Chính sách kế toán. - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng. - Kỳ kế toán: Tính theo tháng. - Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. 7
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kế toán vật liệu xuất dùng: Phương pháp nhập trước, xuất trước. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Công ty tính khấu hao Tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. 1.4.2 Hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên công ty sử dụng các loại sổ sách như: sổ Nhật ký chung, sổ Cái, Sổ Chi tiết, các tài khoản khác có liên quan. 1.4.3 Chế độ và hình thức kế toán áp dụng. Công ty TNHH sản xuất kim loại Hong Yi (VN) đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 Bộ tài chính. 8
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KIM LOẠI HONG YI (VN) 2.1. Nội dung. - Công ty sử dụng tài khoản tiền mặt để thực hiện những mục đích thanh toán thông qua việc mua, bán trong nước với những khoản tiền dưới 20.000.000đ vẫn đảm bảo độ an toàn và chính xác. - Công ty sử dụng tài khoản tiền mặt khá thường xuyên với 75 nghiệp vụ thu, chi tiền mặt khác nhau trong tháng 08/2018. 2.2 Nguyên tắc kế toán. - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên 9
nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: + Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122; + Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan. - Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. - Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc: + Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (do doanh nghiệp tự lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. + Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước. Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định 2.3. Tài khoản sử dụng. Tài khoản 111: Tiền mặt Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ tăng tiền mặt trong kỳ tại công ty, bao gồm: - Thu tiền bán hàng. - Thu tiền khách hàng trả nợ hoặc ứng trước. - Rút Sec về nhập quỹ. 10
- Nhân viên trả lại tạm ứng thừa. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ giảm tiền mặt trong kỳ tại công ty, bao gồm: - Chi tiền mua hàng. - Chi tiền trả cho nhà cung cấp hoặc ứng trước tiền cho người bán. - Chi tiền ủng hộ hội chữ thập đỏ phường. - Chi tiền mua văn phòng phẩm . - Chi tiền trả lương nhân viên. - Chi tiền mua quà sinh nhật cho nhân viên. Số dư cuối kỳ Bên Nợ: Thể hiện số tiền mặt hiện còn vào ngày cuối kỳ. 2.4. Chứng từ, sổ sách kế toán. 2.4.1 Chứng từ sử dụng. Để hoạch toán tiền mặt gồm có các chứng từ: * Phiếu chi: Là chứng từ ghi nhận việc chi tiền để mua hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ,… đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt. - Mục đích nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. - Cách lập: + Góc trên bên trái của chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị. + Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi. + Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận tiền. + Dòng “Lý do chi” ghi rõ nội dung chi tiền. + Dòng “Số tiền”: Ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD … 11
+ Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi. + Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi. Liên 1: lưu ở nơi lập phiếu. Liên 2: thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. Liên 3: giao cho người nhận tiền. * Phiếu thu: Là chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hoá, bán thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. - Mục đích: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu. Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với Phiếu thu. - Cách lập: + Góc trên phía bên trái của Phiếu thu người viết phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị. + Đơn vị phải đóng Phiếu thu thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền. + Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền cho đơn vị học xuất nhập khẩu ở đâu tốt + Dòng “Lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,… 12
+ Dòng “Số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD … + Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu. + Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. + Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. + Phiếu thu hoàn chỉnh phải có đủ chữ kỹ của các đối tượng liên quan. * Giấy tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Cách lập: Góc trên bên trái của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận. ... Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. * Hóa đơn giá trị gia tăng: Là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng cho tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế. Tổ chức khai và tính nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hóa đơn GTGT. - Cách lập: + Ngày tháng năm: Kế toán cần phải xác định đúng thời điểm để xuất hoá đơn tránh bị phạt. Thời điểm xuất hoá đơn được xác định như sau: 13
Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với cung ứng dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung ứng DV, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng DV thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. Đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, DV viễn thông, dịch vụ truyền hình: Chậm nhất không quá bảy ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp DV viễn thông, truyền hình. Đối với xây dựng, lắp đặt: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. + Mã số thuế: Viết chính xác mã số thuế của bên mua và bên bán. Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị trực thuộc. Nếu đơn vị trực thuộc không có MST thì ghi mã số thuế của trụ sở chính. + Tên, địa chỉ: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài thì người bán được viết tắt một số từ như sau: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… Trường hợp bán HHDV từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) vẫn phải lập hóa đơn và ghi 14
rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. + Hình thức thanh toán. Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Ghi “TM” Nếu chuyển khoản: Ghi “CK” Nếu chưa biết rõ hình thức thanh toán: Ghi “TM/CK” Lưu ý: Đối với hàng hoá dịch vụ có tổng trị giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thì bên mua bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản để được khấu trừ thuế cũng như tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN + Số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự của từng mặt hàng + Tên hàng hoá dịch vụ: Viết đầy đủ tên hàng hoá dịch vụ như lúc nhập Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý: thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa. Với hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. + Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính tương ứng với từng mặt hàng như khi nhập Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hoá đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính (Khoản 2 Điều 5 TT Thông tư 119/2014/TT-BTC) + Số lượng: Điền số lượng hàng hoá, dịch vụ 15