Cách làm việc hiệu quả hơn trong Windows

Chia sẻ: | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:10

Thêm vào BST

Báo xấu

99
lượt xem 16
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hiện nay, có rất nhiều trò tiêu khiển được ra mắt và chúng đang đấu tranh nhằm thu hút sự chú ý của người dùng. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là việc thực hiện công việc hàng ngày của bạn càng hiệu quả càng tốt. Giữ ý định đó trong đầu, chúng tôi đã tìm giúp bạn các thủ thuật tốt nhất dành cho Windows và tham khảo với các chuyên gia khác nhằm lọc ra 55 mẹo nhỏ chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc trên máy tính của mình trong thời gian nhanh nhất.(Chú ý: Những mẹo...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Cách làm việc hiệu quả hơn trong Windows

Cách làm việc hiệu quả hơn trong Windows Thủ thuật vi tính » Thủ thuật windows - Viết vào 31/10/2010 4864 lượt xem Chia sẻ| Hiện nay, có rất nhiều trò tiêu khiển được ra mắt và chúng đang đ ấu tranh nhằm thu hút s ự chú ý c ủa ng ười dùng. Tuy nhiên, đi ều quan trọng hơn cả là việc thực hiện công việc hàng ngày của bạn càng hi ệu quả càng t ốt. Gi ữ ý đ ịnh đó trong đ ầu, chúng tôi đã tìm giúp b ạn các thủ thuật tốt nhất dành cho Windows và tham khảo với các chuyên gia khác nhằm l ọc ra 55 mẹo nhỏ chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thành công vi ệc trên máy tính c ủa mình trong th ời gian nhanh nh ất.( Chú ý: Những mẹo nhỏ này được áp dụng đầu tiên với Windows 7, mặc dù hầu hết trong s ố chúng có th ể hoạt đ ộng v ới Vista cũng nh ư r ất nhi ều “trò” có th ể th ực hiện với Windows XP.) Tối thiểu hóa tất cả các cửa sổ (ngoại trừ cửa sổ bạn đang làm việc) Khi màn hình máy tính của bạn trở nên bừa bộn với r ất nhi ều cửa sổ đ ược mở cùng lúc khi ến bạn không th ể tìm th ấy th ứ gì, b ước này s ẽ là cách tốt giúp bạn lấy lại được “tiêu điểm”. Kích vào thanh tiêu đ ề c ủa c ửa s ổ b ạn mu ốn, l ắc chu ột c ủa b ạn m ột chút và t ất c ả các c ửa sổ khác sẽ biến mất vào thanh tác vụ. Thực hiện lại để khôi phục l ại tất c ả các c ửa sổ ẩn. Giảm bớt sự sao nhãng bằng cách hạn chế tần suất các lần kiểm tra message m ới c ủa email client của bạn bằng cách sử dụng các folder trong email client. Để email của bạn được tích lũy trong hòm th ư nguyên khối khi ến vi ệc tìm ki ếm message quan tr ọng là đi ều không thể đối với bạn nếu không bỏ công sức ra “truy lùng”. Ngoài ra, vi ệc này còn tăng kh ả năng b ạn b ỏ sót ho ặc đ ơn gi ản là nhìn xem qua một bức thư điện tử nào đó có n ội dung quan tr ọng. Xóa email không quan tr ọng, file email th ừa vào các folder đã đ ược ấn đ ịnh trước. Hãy tập thói quen lọc email tới bằng cách này là đi ều tối quan tr ọng đ ối v ới h ầu h ết ng ười dùng nh ằm tăng hi ệu su ất làm vi ệc. Hãy thận trọng với các email folder. Một e-mail folder không nên bị giới hạn về tiêu đề hiển thị, những cũng không nên quá dài khi ến nó trở nên rườm rà, trừ phi bạn muốn sử dụng folder này để l ưu tr ữ và không c ần quan tâm t ới n ội dung c ủa nó. S ử d ụng m ột tên miêu t ả cho mỗi folder và giữ chúng đủ ngắn gọn để khi kéo con tr ỏ qua b ảng Mail Folders, b ạn s ẽ không ph ải m ất công.
Sử dụng các rule của email để tự động định tuyến email đến vào các folder cụ thể, giúp bạn làm việc trong hòm thư dễ dàng hơn. Sử dụng các rule để định tuyến message tự động. Khi không cần thiết tới tác động của người dùng, các rule c ủa email có th ể ti ết ki ệm thời gian rất hiệu quả. Ví dụ, công ty bạn nhận được thư thông báo đ ến từ m ột đ ịa ch ỉ 10 l ần trong ngày? Hãy chuy ển chúng sang m ột folder nào đó để xem lại sau. Trong Outlook, hãy tìm một rule thông minh giúp b ạn t ạo m ột lo ạt các rule khác. Đ ể tìm th ấy nó, chọn Tools > Rules and Alerts. Hầu hết các chương trình email khác đều có l ựa ch ọn t ương t ự giúp b ạn thi ết l ập các rule t ự đ ộng. Vẽ lại bản đồ với phím Windows. Bạn đã từng sử dụng phím Windows? Hoặc bạn không thích n ơi chúng đ ược đ ặt và mu ốn tráo đ ổi v ị trí với phím khác? Hãy download phần mềm vẽ lại bản đồ bàn phím. Có rất nhiều ứng dụng miễn phí và nếu m ất phí thì cũng r ất r ẻ có th ể thực hiện công việc này nhưng Keyboard Remapper ($10) được đánh giá là ph ần m ềm ho ạt đ ộng t ốt nh ất. Sau khi cài đ ặt ph ần m ềm, bạn có thể thay đổi vị trí của các bàn phím. Tuy nhiên, hãy nhớ trong đ ầu là b ạn không th ể thay đ ổi ho ặc vô hi ệu hóa phím Fn c ủa máy tính xách tay. Tùy biến công cụ tìm kiếm mặc định của trình duyệt. Nhà sản xuất máy tính thường xuyên để công cụ tìm ki ếm m ặc định cho Internet Explorer là công cụ nào trả tiền cho họ cao nhất. N ếu không, công c ụ m ặc đ ịnh s ẽ là công c ụ tìm ki ếm c ủa Microsoft: Bing. Thay đ ổi cài đặt này bằng cách kích vào mũi tên ở trên cùng góc bên ph ải c ủa c ửa s ổ IE (Bên trong h ộp tìm ki ếm), và kích vào Find More Providers. Bạn sẽ không thấy Google nếu không tìm kiếm. Thế nên, gõ Google vào hộp tìm ki ếm ‘Find add-ons…’ r ồi ch ọn k ết qu ả đ ầu tiên: Google Search Suggestions. Tiếp đến, kích vào Add to Internet Explorer, và ở cửa sổ pop-up, kích vào Make this my default search provider. Nâng cấp Windows Search. Nếu Windows Search không tìm thấy dữ liệu bạn chắc chắn rằng đã l ưu trên máy c ủa mình, hãy ki ểm tra Windows Indexing Options (gõ indexing options vào thanh tìm kiếm ở Windows 7 Start Menu), sau đó kiểm tra các khu v ực có trong ch ỉ s ố tìm kiếm. Tiếp đến, kích vào Modify và điều hướng tới ổ C để thêm các khu vực khác vào chỉ số tìm kiếm. Đổi tên file nhanh chóng. Bạn cần thay đổi rất nhiều file trong Windows Explorer? Hãy ch ọn file đầu tiên trong danh sách r ồi nh ấn F2 và điền tên mới. Khi thay đổi xong, nhấn Tab thay vì nh ần Enter. Explorer s ẽ nh ảy sang file ti ếp theo trong danh sách và t ự đ ộng ch ọn toàn bộ tên file để bạn có thể chỉnh sửa luôn tên mà không cần ph ải nh ấn phím Backspace. Ti ếp t ục nh ấn phím Tab và b ạn s ẽ ch ỉnh s ửa đ ược cả một danh sách trong thời gian ngắn. (Xem thêm video Đổi tên nhiều file một cách nhanh chóng) Kéo vào Outlook. Trong Outlook, bạn có thể kéo bất kì một m ục tin nào tới các khu v ực khác c ủa ch ương trình. Sau đó, ch ương trình s ẽ tạo ra một mục tin mới ở đó, với thông tin đã được kéo gi ống nh ư m ột ph ần c ủa m ục tin m ới. Ví d ụ, n ếu b ạn kéo m ột email vào nút Contacts, nó sẽ tạo một contact mới cho người gửi, t ự động đi ền mục Name và Email và đ ặt ph ần thân c ủa message vào m ụcNotes. Nếu kéo một liên lạc vào Calendar và bạn đã có thể tạo thư mời họp mặt, sẵn sàng gửi cho người này.
Không nên thường xuyên kiểm tra email. Kiểm tra thường xuyên sẽ khiến bạn mất tập trung và làm gián đo ạn công vi ệc c ủa b ạn. Gi ảm tần suất kiểm tra email mới sang một khoảng thời gian khác bớt xao nhãng hơn: C ứ 10 – 15 phút là kho ảng th ời gian đ ủ đ ể b ạn t ập trung vào công việc nhưng cũng không làm mọi người khó chịu khi ch ờ b ạn tr ả lời. Trong Outlook, kích Ctrl-Alt-S và chỉnh sửa số trong ‘Schedule an automatic send/receive every __ minutes’ đ ể nhận email m ới trong kho ảng th ời gian này. Tìm kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổi dòng tiêu đề là được. Chẳng có đi ều gì khó ch ịu h ơn vi ệc nhận m ột b ức email quan trọng có có dòng tiêu đề “vô vị”, không có dấu hi ệu gì của email quan tr ọng ví nh ư “này” (Th ậm chí dòng tiêu đ ề còn b ị đ ể tr ống). M ột tiêu đề có ý nghĩa sẽ nâng cấp khả năng tìm kiếm cũng nh ư giúp email c ủa b ạn tr ở nên giá tr ị h ơn. Trong Outlook, m ở message quan tr ọng ra, chọn dòng tiêu đề và điền một tiêu đề ý nghĩa nhất bạn mu ốn. Chọn nhiều file một cách dễ dàng. Sử dụng phím Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều file trong Windows Explorer r ất khó và còn x ảy ra l ỗi. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên cần phải mở nhiều file cùng một lúc, hãy b ật h ệ th ống h ộp đánh d ấu c ủa Windows – nó s ẽ giúp b ạn ch ọn các file dễ dàng hơn. Trong Windows Explorer, bạn có thể tìm th ấy cài đ ặt này d ưới m ục Organize > Folder and search options > View. Kéo thanh trượt xuống dưới và chọn Use check boxes to select items rồi kích OK. Sau đó, khi muốn chọn nhiều file, folder, chỉ cần kích vào ô vuông bên cạnh thẻ Name là được. Sử dụng hệ thống phân nhóm của Outlook. Outlook cho phép bạn quy ước màu cho các message, danh sách tác v ụ các m ục tin, l ịch, và thậm chí là các liên lạc thành 6 mục khác nhau. Chỉ vào một h ệ th ống và g ắn màu cho chúng. Ví d ụ, màu đ ỏ dành cho công vi ệc kinh doanh, xanh cho các dữ liệu cá nhân. Hoặc, bạn cũng có th ể quy ước màu cho các m ục tin d ựa theo m ức đ ộ kh ẩn c ấp: xanh lá cây cho các việc “cần làm trong ngày”, xanh da tr ời cho “cần làm trong tu ần” và vàng dành cho “c ần làm trong tháng”. Nâng cấp tính năng ‘Send To’. Khi phải chuột vào một file trong Windows Explorer, nhấn phím Shift trước khi kích rồi chọn lệnh Send To. Windows sẽ hiển thị một loạt các lựa chọn phụ, ví như chuyển file sang một folder th ường đ ược s ử d ụng. Sử dụng tính năng tìm kiếm folder của Outlook. Mặc dù hiện nay tính năng tìm kiếm dữ liệu và gắn chỉ số PC đã tr ở nên thông d ụng, tính năng Search Folders trong Outlook vẫn có một chức năng. Đ ặc bi ệt, các folder này s ẽ l ưu l ại b ản copy c ủa t ất c ả message d ựa trên các rule bạn đã định trước đó – ví như các message có t ừ khóa trong dòng tiêu đ ề ho ặc đ ược g ửi/nh ận t ừ m ột ng ười nào đó – và các folder này sẽ tự cập nhật khi có messeage mới. Nếu bạn thường xuyên phải kiểm tra các thông báo t ừ m ột ai đó (ví nh ư s ếp c ủa b ạn ho ặc khách hàng quan trọng), nhưng việc sắp xếp chúng vào folder cá nhân không hi ệu qu ả v ới b ạn, Search Folders s ẽ giúp b ạn ti ết ki ệm th ời gian. Bạn có thể cài đặt chúng qua New > Search Folders. Thay thế ‘Favorites’ của Windows Explorer. Kéo các folder lên trên cùng bên trái của màn hình từ Explorer r ồi s ắp x ếp chúng theo cách
bạn muốn. Phải chuột và chọn Remove để loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không muốn. Cài đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương trình email của bạn chưa có tính năng này, bạn có th ể tìm ki ếm ch ương trình l ọc spam đ ể dùng. Một lựa chọn tốt có thể là chương trình Cloudmark DesktopOne Sử dụng máy tính của Windows 7. Bạn không phải tìm kiếm một trang web đặc biệt hoặc một chi ếc máy tính c ầm tay đ ể gi ải các bài toán phức tạp. Tiện ích Calculator trong Windows 7 có khả năng m ạnh m ẽ h ơn nhi ều so v ới b ề ngoài c ủa nó. Kích vào nút View đ ể s ử d ụng các máy tính khác như Scientific, Programmer, và Statistics cùng v ới date calculator đ ể tính ngày, b ộ chuy ển đ ổi và th ậm chí là mortgage calculator - tính toán thế chấp. Chỉnh sửa User Account Control. Đây là một cách tiết kiệm thời gian ngay lập tức. Trong bảng Control Panel, vào ‘User Accounts and Family Safety’ kích tiếp vào User Accounts tiếp đến là Change User Account Control settings. N ếu bạn là người dùng chuyên nghi ệp, b ạn có thể bật UAC xuống mức Never notify me, hoặc lựa chọn trên đó, Notify me only when programs try to make changes to my computer (do not dim my desktop). Biến iPad thành màn hình thứ 2. Tất cả những gì cần dùng là Air Display, m ột tiện ích hi ện cũng đã h ỗ tr ợ máy tính ch ạy h ệ đi ều hành Windows. Chương trình này có giá $10 trên iTunes Store. Mặc định vào Documents Library. Trong Windows 7, khi bạn chạy Windows Explorer, hi ển thị mặc định s ẽ là Libraries Folder. V ới nhi ều người đây không phải là hiển th ị hữu ích. Khi bận bạn có th ể mu ốn kích ngay vào Documents Library t ại đây. Ti ết ki ệm m ột l ần kích chu ột bằng cách hướng dẫn Explorer mặc định vào Documents Library. Đ ể th ực hi ện vi ệc này, ph ải chu ột vào shortcut c ủa Explorer (Shortcut trên thanh tác vụ không hoạt động). Trong mục Targrt, gõ ho ặc dán dòng sau: %windir%\explorer.exe ::{450D8FBA-AD25-11D0-98A8-0800361B1103} Cuối cùng, thay thế icon trong thanh tác vụ với shortcut bạn v ừa ch ỉnh s ửa.
Jump Lists của Windows 7 có rất nhiều shortcut cho các hành đ ộng thông th ường. Tìm hiểu chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm được hàng trăm cú kích chu ột mỗi ngày. Sử dụng Jump Lists của Windows 7. Bạn có thể truy cập Jump Lists bằng cách phải chuột vào b ất kì một icon nào trên thanh tác v ụ. Sau đó, bạn sẽ thấy các dữ liệu đã được sử dụng gần đây, cùng với một s ố ch ức năng khác (ví nh ư cài đ ặt ch ương trình IM sang tr ạng thái “rời khỏi bàn làm việc”). Tiết kiệm thời gian: Bạn có thể ghim địa chỉ URL của m ột trang web vào Jump List c ủa trình duy ệt b ằng cách kéo địa chỉ URL vào icon của trình duyệt trong thanh tác vụ (th ực hi ện đi ều này b ằng cách kích vào icon nh ỏ trên thanh URL). Sử dụng hiển thị Conversations trong Outlook 2010. Hiển thị này sẽ giúp hòm thư của bạn dễ quản lý hơn bằng cách nén tất c ả các message thành các nhóm khác nhau và hiển thị các message g ần nh ất – gi ống v ới cách ho ạt đ ộng c ủa Gmail. Đ ể th ử hi ển th ị này, kích vào thẻ Arrange By trong bảng danh sách message rồi chọn Conversation. Outlook sẽ hiển th ị những message gần nhất. Sử dụng nút Clean Up trong Outlook. Hòm thư của bạn vẫn nằm ngoài tầm kiểm soát? Trong Outlook 2010, kích vào nút Clean Up, và Outlook sẽ quét các message thừa trong hòm thư vào thùng rác ch ỉ v ới m ột cú kích chu ột. Gọi nhanh hỗ trợ kỹ thuật bằng cách sử dụng Problem Steps Recorder c ủa Windows để nhận được các bước hỗ trợ cho một vấn đề nào đó nảy sinh trên máy tính. Sử dụng Problem Steps Recorder của Windows. Yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật là một vấn đề nhức nhối. Nếu máy tính của bạn b ị l ỗi, không nên tốn thời gian vào các cuộc gọi không có hồi k ết để nhận được h ỗ tr ợ. Thay vào đó, hãy ch ạy Problem Steps Recorder trong Windows để có được bản ghi từng bước về những gì bạn đang làm. T ừ đó, b ạn có th ể chia s ẻ nó v ới b ạn bè ho ặc nhân viên h ỗ tr ợ k ỹ thu ật. Ch ỉ cần đánh PSR trong hộp tìm kiếm ở menu Start để tìm kiếm và ghi lại các hoạt động. Sau đó, đi qua m ột lo ạt các b ước đã d ẫn t ới v ấn đ ề của bạn, PSR sẽ ghi lại một bản chụp màn hình của m ỗi bước, ghi l ại tất c ả nh ững gì bạn kích ho ặc gõ. Khi đã hoàn thành, kích vào nút Stop và lưu lại file. Công việc còn lại là gửi bản ghi này cho ai đó có trình đ ộ k ỹ thu ật t ốt h ơn đ ể h ọ có th ể đ ưa ra gi ải pháp cho b ạn. Mở rộng thêm màn hình. Bạn có thể thu nhỏ lại kích cỡ các icon quá khổ trên thanh tác v ụ trong Windows 7 b ằng cách kích ph ải chu ột vào thanh tác vụ, chọn Properties > Use small icons. Lựa chọn này sẽ đi ều chỉnh l ại kích c ỡ c ủa thanh tác v ụ l ại còn m ột n ửa, giúp b ạn có thêm “không gian” trong màn hình. Tắt Aero Snap. Cho tới nay chắc chắn bạn đã biết điều này trong Windows 7: Kéo m ột c ửa s ổ sang bên c ạnh màn hình s ẽ t ự đ ộng ch ỉnh sửa kích cỡ về đúng một nửa kích cỡ màn hình, và kéo nó lên trên cùng s ẽ đ ưa c ửa s ổ này v ề hi ển th ị đ ầy đ ủ. Đi ều này tuy ệt v ời v ới nhiều người, nhưng nếu bạn không thích Aero Snap, bạn s ẽ g ặp v ấn đ ề trong vi ệc ch ỉnh s ửa kích c ỡ các c ửa s ổ. B ạn có th ể t ắt tính năng này bằng cách: Chạy Regedit và tìm duyệt tới HKEY_CURRENT_USER > Control Panel > Desktop. T ại đây, đ ặt giá tr ị của WindowArrangementActive về 0. Sau khi hoàn thành, bạn sẽ phải khởi động lại máy. Kéo các cửa sổ nhanh hơn. Tuy nhiên, nếu bạn thích Aero Snap thì sao? Đây là m ột cách nhanh hơn đ ể kéo các c ửa s ổ sang trái ho ặc phải bằng cách sử dụng bàn phím thay vì dùng chuột. Phím Windows + mũi tên sang trái đ ể di chuy ển c ửa s ổ sang bên trái, phím Windows + mũi tên sang phải để di chuyển cửa sổ sang bên phải. Ngoài ra, bạn còn có th ể s ử d ụng phím Windows + mũi tên lên trên để mở rộng cửa sổ và Windows + mũi tên xuống để tối thiểu hóa cửa sổ. (Chú ý: Nếu bạn đã loại bỏ tính năng Aero Snap như ở mẹo bên trên, cách dưới này sẽ không thể thực hi ện được ). Chuyển về chữ thường trong các văn bản. Trong ứng dụng Microsoft Office, chuyển đổi văn bản sang d ạng ch ữ th ường b ằng cách ch ọn đoạn văn bản bạn muốn rồi nhấn Shift-F3. Nhấn tiếp Shift-F3 một lần nữa để chuyển đổi văn bản sang d ạng ch ữ hoa đ ầu m ỗi t ừ. Tùy biến khay hệ thống. Windows 7 đã thành công trong việc giảm thi ểu không gian dành cho Notification Area b ằng cách đ ặt t ất c ả các thông báo quan trọng bên trong m ột hộp Drop-down. Trông chúng ổn, nh ưng b ạn có th ể s ẽ t ốn r ất nhi ều th ời gian đ ể tìm đ ược cái mình mong muốn. Nếu bạn muốn đưa chúng trở lại “trạng thái bình th ường”, kích vào m ột s ố thông báo này và thay đ ổi s ắp x ếp m ặc đ ịnh. Điều này rất dễ thực hiện. Chỉ cần mở cửa sổ của khay và kéo các icon b ạn mu ốn vào khu v ực c ủa thanh tác v ụ. B ạn có th ể s ắp x ếp l ại các icon này trong cửa sổ thêm. Ghim tất cả mọi thứ vào thanh tác vụ. Thực tế, bạn có thể ghim không hạn chế mọi thứ vào thanh tác v ụ: các folder th ường s ử d ụng, Control Panel, thậm chí là cả một nút để tắt máy tính. (V ới l ựa ch ọn tắt máy tính, tìm ki ếm file shutdown.exe trong System > Windows32, tạo một shortcut cho nó rồi dán đoạn sau vào Properties: /s /f /t 00).
Sử dụng menu Manage Add-ons trong Internet Explorer đ ể lo ại bỏ plug-in c ủa trình duy ệt đang làm ch ạy ch ậm t ốc đ ộ duy ệt web c ủa bạn. Giúp Internet Explorer tải nhanh hơn. Khi IE tải chậm mà không có lý do rõ ràng, lý do thường n ằm ở các add-on. May m ắn thay, m ột trong những tính năng tốt nhất của IE là nó cho phép ng ười dùng bi ết đ ược m ỗi add-on m ất bao lâu th ời gian đ ể t ải hoàn toàn. B ạn có th ể tìm thấy điều này bằng cách vào Tools > Manage Add-ons. Kiểm tra dòng “Load time” để bi ết được th ủ ph ạm làm ch ậm t ốc đ ộ duy ệt web c ủa bạn là add-on nào. Loại bỏ hạn chế của Jump List. Jump Lists khá tiện ích, nhưng Windows 7 đã không còn cho phép bạn m ở m ột ứng d ụng m ới – ví nh ư một tài liệu Word mới hoặc cửa sổ trình duyệt m ới – bằng cách ph ải chu ột vào icon c ủa ứng d ụng trên thanh tác v ụ. Thay vì ph ải nh ờ c ậy tới menu File, nhấn phím Shift rồi kích vào icon của ứng dụng trên thanh tác vụ để mở ngay m ột ứng d ụng m ới, trong khi v ẫn s ử d ụng được cửa sổ đã được mở trước đó. Thủ thuật nhỏ với Desktop. Chỉ cần kích vào phím Windows + phím cách để ẩn tất cả cửa sổ đang được mở. Giữ nguyên phím Windows để giữ màn hình của bạn sạch bóng cửa sổ hoặc nhả phím này ra đ ể tr ở l ại tr ạng thái tr ước đó với t ất c ả các c ửa s ổ đ ược m ở trên màn hình. Lưu download vào một sổ địa chỉ mới. Sổ địa chỉ Download của Windows 7 có vẻ như rất tiện dụng, nhưng do r ất ít ng ười dùng vào đó nên các file được download có thể bị lãng quên. H ầu h ết các trình duy ệt đ ều t ự đ ộng download các file vào s ổ đ ịa ch ỉ này. Ng ười dùng Firefox và Chrome có thể thay đổi điều này r ất dễ dàng đ ể có đ ược thu ận ti ện hơn. Trong Firefox, kích vào Tools > Options. Dưới thẻ General, thay đổi cài đặt Save files to sang địa điểm khác thuận tiện với bạn hơn. Trong Google Chrome, kích vào icon Tools (Có hình giống chiếc cờ lê), sau đó chọn Options. Kích vào thẻ Minor Tweaks rồi thay đổi cài đặt Download location. Không may với người dùng IE là họ sẽ phải hack Registry để thay đổi. Zoom nhanh hơn. Trong hệ điều hành Windows 7 và Vista, Ctrl + Cuộn chuột cho phép bạn phóng to và thu nhỏ hầu hết các ứng d ụng. Trong Windows Explorer, tính năng này giúp các bức ảnh nh ỏ và icons tr ở lên l ớn hơn ho ặc nh ỏ đi. Trong trình duy ệt web và h ầu h ết các chương trình đồ họa khác, nó làm thay đổi font chữ hoặc m ức đ ộ phóng lên ho ặc xuống. Kiểm soát thời gian sau khi đi du lịch. Không nên lên lịch cho bất cứ th ứ gì cho ngày bạn quay tr ở v ề sau m ột chuy ến du l ịch, b ởi b ạn s ẽ cần sử dụng ngày này để bắt kịp với tất cả công việc bạn đã nhỡ khi trong kho ảng th ời gian du l ịch. N ếu b ạn s ử d ụng ch ương trình chia sẻ lịch, hãy đặt toàn bộ ngày sau khi trở về với các cuộc họp tr ước khi đi bạn đã “trì hoãn”. Tiết kiệm thời gian với VoIP. Bạn có thể tiết kiệm thời gian – và có thể là cả tiền – bằng cách s ử d ụng h ệ th ống VoIP. H ệ th ống này cho phép bạn kích vào một số điện thoại nào đó trên các trang web và email message rồi g ọi tới s ố này tr ực ti ếp trên máy tính c ủa b ạn. Skype cung cấp lựa chọn tương tự như vậy, có khả năng hoạt động trên email và h ầu h ết các trang web. M ới đây, Google cũng đã tích h ợp d ịch vụ VoIP riêng của hãng, Google Voice vào Gmail. Ngoài ra, Google Voice l ưu l ại b ản ghi các cu ộc g ọi, tích h ợp chúng vào h ệ th ống qu ản lý liên lạc của Gmail.
Bạn ghét Splash screen hiển thị mỗi khi chương trình chạy? S ử d ụng Use Gnag để loại bỏ kiểu hiển thị này và các loại pop-up gây khó ch ịu khác. Loại bỏ splash screen và các cửa sổ pop-up phi ền nhi ễu. Splash screen là màn hình mỗi khi bạn bắt đầu 1 ứng d ụng hay game dùng đ ể trang trí làm đẹp cho ứng dụng hoặc quảng cáo thông tin v ề ứng d ụng đó cũng nh ư nhà s ản xu ất. Chúng không giúp ích gì cho công vi ệc của bạn. Vậy nên, Gnag sẽ giúp bạn loại bỏ chúng giúp b ạn ch ỉ v ới m ột b ước cài đ ặt đ ơn gi ản. Ứng d ụng này không ch ỉ t ập trung vào việc loại bỏ các video vô nghĩa chạy khi bạn khởi động video game, mà còn có khả năng c ấm ho ạt đ ộng, ví nh ư, các message pop-up khiến bạn khó chịu mà hàng ngày vẫn phải nhận t ừ phần mềm di ệt virus Avira AntiVir Personal Edition Classic. Không nên chơi FarmVille. Lời khuyên này là hiển nhiên nhưng rất cần thi ết. Mẹo nhỏ từ các chuyên gia I. Các mẹo nhỏ từ David Allen, tác giả của cuốn sách Sẵn sàng cho m ọi vi ệc, gi ờ đã đ ược in ra thành sách.
1. Allen là người rất thích dùng Lotus Notes, và ông cũng đã tìm cách nâng cấp giao di ện của Notes v ới add-on eProductivity. Add-on này hỗ trợ thêm một số tính năng hiệu quả hơn vào phần mềm. M ột trong nh ững tính năng này là nó cho phép ng ười dùng kéo m ột email messages vào nút call để có thể thực hiện ngay m ột cuộc gọi đi ện tho ại tới ng ười g ửi message. 2. Allen đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu từ tài khoản Notes với chi ếc đi ện tho ại BlackBerry c ủa ông, b ởi ông cho r ằng đây là cách t ốt nh ất đ ể truy cập dữ liệu cho các sự kiện quan trọng. 3. Mặc dù Notes là một ứng dụng tuyệt vời dành cho các hoạt đ ộng trong ngày, Allen v ẫn mu ốn s ử d ụng MindManager để theo dõi các dự án lâu dài và suy nghĩ về các note. Ông cho rằng đi ều này gi ống nh ư “m ột hành đ ộng xem xét l ại hàng tu ần v ề nh ững gì đang di ễn ra...các việc quan trọng sẽ diễn ra trong thời gian sắp tới và tôi c ần ph ải dành s ự quan tâm hàng đ ầu cho chúng”. 4. Shortcut bàn phím rất hiệu quả trong việc giúp một ng ười bận rộn có th ể th ực hi ện m ột lo ạt các tác v ụ trong th ời gian ng ắn. Allen s ử dụng ActiveWords để tạo ra macro đơn giản, để mở dữ liệu th ường dùng, và th ậm chí là thêm ngày hi ện t ại vào b ất kì m ột ứng d ụng ho ặc dữ liệu nào. 5. Pamela Professional for Skype - một công cụ quản lý cuộc gọi – giúp vi ệc ghi âm l ại các cu ộc g ọi VoIP tr ở nên d ễ dàng h ơn. II. Mẹo nhỏ của chuyên gia công nghệ tr ẻ Tim Ferriss, tác gi ả của cu ốn sách Tuần làm vi ệc 4 gi ờ.
1. Theo Ferriss, "Kỷ luật cá nhân luôn được đánh giá cao. Các công cụ công ngh ệ s ẽ giúp b ạn t ập trung và hi ệu su ất h ơn ”. Tuy nhiên, Ferriss là người “tối thiểu hóa công cụ” khi mỗi ngày anh chỉ sử dụng một s ố ứng d ụng đ ể qu ản lý công vi ệc hàng ngày c ủa mình, t ạp trung chủ yếu vào email và phương tiện truyền thông xã hội. 2. Theo Ferriss, thủ thuật với email là có dữ liệu về người đang g ửi message cho b ạn đ ể sau này không ph ải t ốn th ời gian tìm ki ếm l ại thông tin về họ xem có nên trả lời lại không. Vậy nên, Ferriss s ử d ụng Rapportive, m ột plug-in dành cho Firefox (cũng có phiên b ản dành cho Chrome, Mailplane, và Safari) giúp thay thế quảng cáo trong Gmail v ới thông tin chi ti ết, l ấy ngu ồn trên web v ề ng ười g ửi c ủa m ỗi message có trong hòm thư của bạn. Anh nói: “Khi sử dụng plug-in này, tôi đã tiết kiệm được 15 – 20% thời gian ”. 3. Để tập trung vào một tác vụ nào đó, Ferriss sử dụng RescueTime, một công c ụ trên web cho phép ng ười dùng t ắt truy c ập m ột s ố trang web, ví như Facebook hoặc Twitter, sau m ột khoảng th ời gian s ử d ụng. Anh nói: “ Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi sử dụng công cụ như thế này so với việc dựa vào kỷ luật ”. 4. Ferriss đã không phải “dựa dẫm” vào giấy bằng cách sử dụng Evernote, một ứng dụng miễn phí giúp người dùng có thể ghim lên đám mây các trang web, bức ảnh, thẻ doanh nghiệp. Evernote đã giúp Ferriss loại b ỏ 90% l ượng gi ấy trong nhà mình và b ởi nó có th ể tìm ki ếm được nên anh cũng không phải sử dụng công cụ quản lý folder và d ữ li ệu. 5. Lời khuyên nhỏ của Ferriss giúp cải thiện tính kỷ luật cá nhân: Dành 2 ti ếng đ ầu c ủa ngày làm vi ệc đ ể hoàn t ất các d ự án ch ưa hoàn thành xong, trước khi bạn kiểm tra email. III. Thủ thuật của Adam Pash, chủ biên trang web Lifehacker.com.
1. Phương châm sử dụng máy tính của Pash là “Thực hi ện m ọi vi ệc v ới nh ững lần nhấn phím càng ít càng t ốt, ho ặc máy tính c ủa b ạn có thể thực hiện mọi thứ tự động”. Một công cụ anh thường sử dụng là Launchy, một ứng dụng cho phép bạn gõ một số ký tự đầu tên ứng dụng nào đó rồi chương trình sẽ chạy chúng. Trong khi tính năng tìm ki ếm đ ược tích h ợp s ẵn c ủa Windows 7 ph ần nào khi ến t ầm quan trọng của Launchy có chút giảm đi, nhưng nó vẫn là một ứng d ụng h ữu ích. 2. Pash đã tự phát triển ra Belvedere (download tr ực ti ếp), m ột trình qu ản lý file t ự đ ộng dành cho Windows, cho phép ng ười dùng áp dụng các rule và thực hiện hành động trên phần m ềm. Ví d ụ, b ạn có th ể ấn đ ịnh các folder không đ ược s ử d ụng trong m ột kho ảng th ời gian sẽ bị xóa, hoặc các file định dạng .jpg sẽ t ự động đ ược chuy ển vào folder ảnh (Chú ý: M ột s ố ph ần m ềm b ảo m ật có th ể báo hi ệu Belvedere, nhưng chúng tôi tin rằng đó là cảnh báo nh ầm). 3. Dropbox không chỉ hữu ích trong việc sao lưu một máy tính mà còn đồng b ộ hóa d ữ liệu trên máy v ới r ất nhi ều máy tính khác, gi ải quyết vấn đề khi bạn có nhiều máy tính. Chương trình này ho ạt động v ới iPhone, iPad và các thi ết b ị Android. 4. Simplenote là hệ thống ghi chép văn bản hóa, có khả năng đ ồng b ộ hóa gi ữa nhi ều máy tính, trang web và iPhone. S ự thay th ế này của Evernote đảm bảo rằng các note của bạn sẽ không bao gi ờ b ị m ất. Instapaper ($5) là một công cụ, cũng hỗ tr ợ iPhone, giúp đ ơn gi ản hóa các trang web và cho phép ng ười dùng đ ọc l ại chúng sau này. Công cụ này cũng cung cấp phiên bản miễn phí cho ng ười dùng. 5. Cuối cùng, Pash nói rằng tính năng mới Priority Inbox c ủa Gmail r ất ti ện ích trong vi ệc giúp ng ười dùng gi ải quy ết r ất nhi ều th ứ đ ến v ới hòm thư Gmail của bạn, giúp bạn quản lý chúng dễ dàng h ơn. Link: http://thuthuat.easyvn.net/cach-lam-viec-hieu-qua-hon-trong-windows.vn#ixzz1XBrxzPOevv