CHANGEDRIVER:
CÔNG CỤ QUẢN LÝ
TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI
Muốn tồn tại và phát triển theo kịp xu hướng mới, các tổ chức,
doanh nghiệp chỉ có một lựa chọn là thay đổi tư duy và cách thức
quản lý, tổ chức.
Nhưng thay đổi như thế nào? Xuất phát từ đâu? Liệu một cá nhân kiệt
xuất, chỉ bằng tài năng của mình, có thể thay đổi thành công một TC/DN
từ hình thái quản lý thông thường dựa trên con người sang quản lý qui
trình trên nền CNTT?
Để giải đáp các câu hỏi trên, tập đoàn Công Nghệ DTT mới đây đã phát
triển công cụ ChangeDriver với mục đích hỗ trợ trực tiếp việc xây dựng
tri thức của tổ chức và quản lý dựa trên các ứng dụng công nghệ mới.
Qua ChangeDriver các TC/DN có thể biểu diễn trực quan dưới dạng đồ
họa các qui trình của mình, cũng như các tài liệu - chuẩn mực đi kèm.
Hiện ChangeDriver có hai phiên bản: ChangeDriver Editor dành cho xây
dựng và quản lý thông tin, ChangeDriver Reader dành cho xuất bản và
cập nhật thông tin.
Góc nhìn tổng thể
Ứng dụng đầu tiên của ChangeDriver là cung cấp cho nhà quản lý
(NQL) một góc nhìn tổng thể, xuyên suốt, từ trên xuống dưới, từ bộ
phận này qua bộ phận khác, về hiện trạng các hoạt động tổ chức và quản
lý. Đồng thời cho phép lưu trữ thông tin dưới dạng cây thư mục để từ đó
miêu tả trực quan các thông tin này thông qua các quy trình dưới dạng
đồ họa. Ứng dụng này xuất phát từ nhu cầu đầu tiên của NQL, là hệ
thống hóa và ghi lại những thông tin của hoạt động quản lý hiện tại.
Khi đã có một cái nhìn toàn cảnh về hiện trạng các hoạt động của
TC/DN, NQL có thể giải đáp được một loạt câu hỏi về điểm mạnh/yếu
trong tổ chức như: sự tối ưu các quy trình hiện tại; quy trình nào cần
phải cải tiến; nguồn lực nào chưa được dùng đúng chỗ, đúng cách; các
mục tiêu chiến lược có được cấp dưới nhận biết đầy đủ và thực hiện
đúng không? Giữa mục tiêu, kế hoạch, quy trình, ứng dụng công nghệ và
con người, liệu đã có sự đồng nhất chưa, nếu chưa, đâu là yếu tố cản
trở...
Câu trả lời cho những câu hỏi trên là cơ sở tư vấn cho NQL xây dựng
bản kế hoạch phát triển tổng thể của toàn công ty, đi sát các mục tiêu
chiến lược được vạch ra và tận dụng được mọi nguồn tiến bộ công nghệ
mới.
Ví dụ: Khi xây dựng kiến trúc TC/DN, thông qua ChangeDriver, NQL
có phương hướng phát triển và thiết kế hạ tầng CNTT cho phù hợp với
những quy trình nghiệp vụ của TC/DN.
Quản lý sự thay đổi
Ưu điểm của ChangeDriver là cho phép NQL thiết lập một cách linh
hoạt mối liên hệ giữa các thành phần trong cùng tổ chức và với tổ chức
khác. Các mối liên hệ này được đặt trong một mô hình chung và được
biểu diễn dưới dạng đồ họa, kết hợp chú thích, bình luận. Các NQL sẽ
tiếp cận mô hình này giống như cách chúng ta tiếp cận thế giới thông
qua Google Earth.
Thông qua ChangeDriver, NQL có thể thấy được mối liên hệ giữa các
thành tố với nhau như: giữa mục tiêu và quy trình, giữa quy trình và hỗ
trợ công nghệ, giữa quy trình và cách thức tổ chức nhân sự… Khi một
thành phần cần thay đổi, NQL sẽ dự kiến được nó ảnh hưởng đến đâu và
như thế nào đến nội bộ tổ chức. Từ đó, NQL có thể phác thảo ngay trên
ChangeDriver kế hoạch thay đổi với các chi tiết về mức độ thay đổi tối
ưu, thời gian cần cho sự thay đổi, yêu cầu điều chỉnh các yếu tố liên
quan, xác định các phương tiện hỗ trợ thay đổi...
Quản lý theo quy trình
Trong các bài viết trước, tác giả Ngô Trung Việt đã phân tích rõ việc
thay đổi để tiến tới quản lý theo quy trình trên nền công nghệ hiện đại là
rất khó. Vì nó kéo theo sự thay đổi về thói quen làm việc, tư duy làm
việc không chỉ của cấp lãnh đạo mà cả nhân viên.
Các vấn đề đặt ra là: làm sao để khuyến khích người thực hiện tuân thủ
chặt chẽ theo quy trình? Làm thế nào để NQL kiểm soát được việc tuân
thủ quy trình đó? Có cách gì quy trình không bị lỗi thời so với yêu cầu
và mục tiêu luôn thay đổi của công việc?
Trả lời cho câu hỏi thứ nhất, ChangeDriver xây dựng ứng dụng