PHẦN THỨ BA
HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN
I- QUY Đ NH CHUNGỊ
1- S k toánổ ế
S k toán dùng đ ghi chép, h th ng và l u gi toàn b các nghi p v kinhổ ế ể ệ ố ư ữ ộ ệ ụ
t , tài chính đã phát sinh theo n i dung kinh t và theo trình t th i gian có liên quanế ộ ế ự ờ
đ n các đ n v ế ơ ị B o hi m xã h i. ả ể ộ
Các đ n v B o hi m xã h i đ u ph i m s k toán, ghi chép, qu n lý, b oơ ị ả ể ộ ề ả ở ổ ế ả ả
qu n, l u tr s k toán theo đúng quy đ nh c a Lu t K toán, Ngh đ nh sả ư ữ ổ ế ị ủ ậ ế ị ị ố
128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 c a Chính ph quy đ nh chi ti t và h ng d n thiủ ủ ị ế ướ ẫ
hành m t s đi u c a Lu t K toán áp d ng trong lĩnh v c k toán nhà n c và Chộ ố ề ủ ậ ế ụ ự ế ướ ế
đ k toán này.ộ ế
Đ i v i các đ n v k toán c p I - B o hi m xã h i Vi t Nam và c p II - B oố ớ ơ ị ế ấ ả ể ộ ệ ấ ả
hi m xã h i t nh (g i t t là c p trên) ngoài vi c m s k toán theo dõi tài s n và sể ộ ỉ ọ ắ ấ ệ ở ổ ế ả ử
d ng kinh phí tr c ti p c a c p mình còn ph i m s k toán theo dõi vi c s d ngụ ự ế ủ ấ ả ở ổ ế ệ ử ụ
kinh phí và quy t toán kinh phí c a các đ n v tr c thu c (đ n v k toán c p II vàế ủ ơ ị ự ộ ơ ị ế ấ
c p III - B o hi m xã h i huy n) đ t ng h p báo cáo tài chính v tình hình sấ ả ể ộ ệ ể ổ ợ ề ử
d ng kinh phí và quy t toán v i c quan qu n lý c p trên và c quan tài chính đ ngụ ế ớ ơ ả ấ ơ ồ
c p.ấ
2- Các lo i s k toánạ ổ ế
S k toán g m: S k toán t ng h p và s k toán chi ti t.ổ ế ồ ổ ế ổ ợ ổ ế ế
Các đ n v BHXH ph i m đ y đ các s k toán t ng h p, s k toán chi ti tơ ị ả ở ầ ủ ổ ế ổ ợ ổ ế ế
và th c hi n đ y đ , đúng các quy đ nh c a hình th c k toán Nh t ký - S cái vự ệ ầ ủ ị ủ ứ ế ậ ổ ề
n i dung, trình t và ph ng pháp ghi chép đ i v i t ng m u s k toán theo quyộ ự ươ ố ớ ừ ẫ ổ ế
đ nh c a Quy t đ nh này. ị ủ ế ị
3- H th ng s k toánệ ố ổ ế
Các đ n v ơ ị Bảo hi m xã h i ch đ c s d ng m t h th ng s k toán choể ộ ỉ ượ ử ụ ộ ệ ố ổ ế
m t kỳ k toán năm. Đ i v i đ n v ti p nh n kinh phí vi n tr c a các t ch c, cáộ ế ố ớ ơ ị ế ậ ệ ợ ủ ổ ứ
nhân n c ngoài ướ thì đ n v nh n vi n tr ph i m thêm s k toán chi ti t theo dõiơ ị ậ ệ ợ ả ở ổ ế ế
quá trình ti p nh n và s d ng ngu n kinh phí vi n tr đ làm c s l p báo cáo tàiế ậ ử ụ ồ ệ ợ ể ơ ở ậ
chính theo yêu c u c a nhà tài tr .ầ ủ ợ
4- Trách nhi m c a ng i gi và ghi s k toánệ ủ ườ ữ ổ ế
S k toán ph i đ c qu n lý ch t ch , phân công rõ ràng trách nhi m cá nhânổ ế ả ượ ả ặ ẽ ệ
gi và ghi s . S k toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó ph i ch u tráchữ ổ ổ ế ả ị
nhi m v nh ng đi u ghi trong s trong su t th i gian gi và ghi s .ệ ề ữ ề ổ ố ờ ữ ổ
Khi có s thay đ i nhân viên gi và ghi s , k toán tr ng ho c ph trách kự ổ ữ ổ ế ưở ặ ụ ế
toán ph i t ch c bàn giao trách nhi m qu n lý và ghi s k toán gi a nhân viên kả ổ ứ ệ ả ổ ế ữ ế
toán cũ v i nhân viên k toán m i. Nhân viên k toán cũ ph i ch u trách nhi m vớ ế ớ ế ả ị ệ ề
toàn b nh ng đi u ghi trong s trong su t th i gian gi và ghi s . Nhân ộ ữ ề ổ ố ờ ữ ổ viên k toánế
m i ch u trách nhi m t ngày nh n bàn giao. Biên b n bàn giao ph i đ c k toánớ ị ệ ừ ậ ả ả ượ ế
tr ng ho c ph trách k toán xác nh n.ưở ặ ụ ế ậ
S k toán ph i ghi k p th i, rõ ràng, đ y đ theo các n i dung c a s . Thôngổ ế ả ị ờ ầ ủ ộ ủ ổ
tin, số li u ghi vào s k toán ph i chính xác, trung th c, đúng v i ch ng t k toán.ệ ổ ế ả ự ớ ứ ừ ế
Vi c ghi s k toán ph i theo trình t th i gian phát sinh c a nghi p v kinhệ ổ ế ả ự ờ ủ ệ ụ
t , tài chính. Thông tin, s li u ghi trên s k toán c a năm sau ph i k ti p thôngế ố ệ ổ ế ủ ả ế ế
tin, s li u ghi trên s k toán c a năm tr c li n k . S k toán ph i ghi liên t cố ệ ổ ế ủ ướ ề ề ổ ế ả ụ
t khi m s đ n khi khoá s .ừ ở ổ ế ổ
5- M s k toánở ổ ế
S k toán ph i đ c m vào đ u kỳ k toán năm ho c ngay sau khi có quy tổ ế ả ượ ở ầ ế ặ ế
đ nh thành l p và b t đ u ho t đ ng c a đ n v k toán. ị ậ ắ ầ ạ ộ ủ ơ ị ế
5.1- Tr c khi m s k toán b ng tay đ s d ng, ph i hoàn thi n thướ ở ổ ế ằ ể ử ụ ả ệ ủ
t c pháp lý c a s k toán nh sau:ụ ủ ổ ế ư
- Đ i v i s k toán đóng thành quyố ớ ổ ế ển:
+ Ngoài bìa (Góc trên bên trái) ph i ghi tên đ n v k toán, gi a bìa ghi tên s ,ả ơ ị ế ữ ổ
ngày, tháng năm l p s , ngày, tháng, năm khoá s , h tên và ch ký c a ng i l pậ ổ ổ ọ ữ ủ ườ ậ
s , k toán tr ng ho c ng i ph trách k toán và th tr ng đ n v , ngày, tháng,ổ ế ưở ặ ườ ụ ế ủ ưở ơ ị
năm k t thúc ghi s ho c ngày chuy n giao s cho ng i khác. ế ổ ặ ể ổ ườ
+ Các trang s k toán ph i đánh s trang t m t (01) đ n h t trang s ... vàổ ế ả ố ừ ộ ế ế ố
gi a hai trang s ph i đóng d u giáp lai c a đ n v k toán.ữ ổ ả ấ ủ ơ ị ế
+ S k toán sau khi làm đ y đ các th t c trên m i đ c coi là h p pháp. ổ ế ầ ủ ủ ụ ớ ượ ợ
- Đ i v i s t r i: ố ớ ổ ờ ờ
+ Đ u m i s t r i ph i ghi rõ tên đ n v , s th t c a t ng t s , tên s ,ầ ỗ ổ ờ ờ ả ơ ị ố ứ ự ủ ừ ờ ổ ổ
tháng s d ng, h tên c a ng i gi s và ghi s k toán. ử ụ ọ ủ ườ ữ ổ ổ ế
+ Các s t r i tr c khi s d ng ph i đ c Th tr ng đ n v ký xác nh n,ổ ờ ờ ướ ử ụ ả ượ ủ ưở ơ ị ậ
đóng d u và ghi vào S đăng ký s ấ ổ ử d ng s t r i.ụ ổ ờ ờ
+ Các s t r i ph i s p x p theo th t các tài kho n k toán và ph i đ mổ ờ ờ ả ắ ế ứ ự ả ế ả ả
b o an toàn và d tìm.ả ễ
5.2- M s k toán ở ổ ế
Đ u năm ph i m s k toán cho năm ngân sách m i đ ti p nh n s d t sầ ả ở ổ ế ớ ể ế ậ ố ư ừ ổ
k toán năm cũ chuy n sang và ghi ngay nghi p v kinh t , tài chính m i phát sinhế ể ệ ụ ế ớ
thu c năm ngân sách m i t ngày 1/1.ộ ớ ừ
- Đ i v i s k toán t ng h p: ố ớ ổ ế ổ ợ
Đ u năm ph i chuy n toàn b s d c a các tài kho n trên S Nh t ký- S Cáiầ ả ể ộ ố ư ủ ả ổ ậ ổ
c a năm cũ sang s Nh t ký- S Cái c a năm m i. ủ ổ ậ ổ ủ ớ
- Đ i v i s k toán chi ti t: ố ớ ổ ế ế
+ S k toán chi ti t ghi tay có th s d ng cho nhi u năm, cu i m i năm g chổ ế ế ể ử ụ ề ố ỗ ạ
m t đ ng ngang s đ b t đ u theo dõi cho năm m i. Khi nào dùng h t s sộ ườ ổ ể ắ ầ ớ ế ổ ẽ
chuy n sang s k toán chi ti t m i;ể ổ ế ế ớ
+ Đ i v i các s liên quan đ n thu, chi ngân sách: S li u trên các s nàyố ớ ổ ế ố ệ ổ
không ph i chuy n sang s m i mà đ nguyên trên s năm cũ đ h ch toán ti p cácả ể ổ ớ ể ổ ể ạ ế
nghi p v kinh t m i phát sinh trong th i gian ch nh lý, quy t toán và theo dõi choệ ụ ế ớ ờ ỉ ế
đ n khi quy t toán năm tr c đ c phê duy t.ế ế ướ ượ ệ
6- Ghi s k toánổ ế
Vi c ghi s k toán nh t thi t ph i căn c vào ch ng t k toán h p pháp.ệ ổ ế ấ ế ả ứ ứ ừ ế ợ
M i s li u ghi trên s k toán b t bu c ph i có ch ng t k toán h p pháp ch ngọ ố ệ ổ ế ắ ộ ả ứ ừ ế ợ ứ
minh. Vi c ghi s k toán ph i dùng bút m c, không dùng m c đ và bút chì đ ệ ổ ế ả ự ự ỏ ể ghi
s k toán. S và ch vi t ph i rõ ràng, liên t c có h th ng, khi ghi h t trang ph iổ ế ố ữ ế ả ụ ệ ố ế ả
c ng s li u c a t ng trang đ mang s c ng trang sang đ u trang k ti p. S kộ ố ệ ủ ừ ể ố ộ ầ ế ế ổ ế
toán không đ c vi t t t, không đ c ghi xen thêm vào phía trên ho c phía d i,ượ ế ắ ượ ặ ướ
không ghi ch ng đè, không đ c b cách ồ ượ ỏ dòng. N u không ghi h t trang s ph i g chế ế ổ ả ạ
chéo ph n không ghi. C m t y xoá, c m dùng ch t hoá h c đ s a ch a. Khi s aầ ấ ẩ ấ ấ ọ ể ử ữ ử
ch a s ph i s d ng cácữ ổ ả ử ụ ph ng pháp s a ch a theo quy đ nh trong Lu t K toánươ ử ữ ị ậ ế
và Ch đ k toán này.ế ộ ế
7- Ghi s k toán b ng tay ho c b ng máy vi tínhổ ế ằ ặ ằ
Các đ n v ơ ị B oả hi m xã h i đ c m và ghi s k toán b ng tay ho c b ngể ộ ượ ở ổ ế ằ ặ ằ
máy vi tính.
Tr ng h p ghi s k toán b ng tay ph i theo đúng hình th c k toán Nh t kýườ ợ ổ ế ằ ả ứ ế ậ
- S Cái và các m u s k toán theo quy đ nh. ổ ẫ ổ ế ị
Tr ng h p ghi s k toán b ng máy vi tính thì đ n v đ c l a ch n muaườ ợ ổ ế ằ ơ ị ượ ự ọ
ho c t xây d ng ph n m m k toán phù h p các tiêu chu n, đi u ki n quy đ nhặ ự ự ầ ề ế ợ ẩ ề ệ ị
c a B Tài chính và th hi n đ y đ các ch tiêu quy đ nh cho t ng m u s . Cu i kỳủ ộ ể ệ ầ ủ ỉ ị ừ ẫ ổ ố
k toán sau khi đã hoàn t t vi c khoá s theo quy đ nh cho t ng lo i s , ph i ti nế ấ ệ ổ ị ừ ạ ổ ả ế
hành in ra gi y toàn b s k toán t ng h p và s k toán chi ti t và ph i đóng thànhấ ộ ổ ế ổ ợ ổ ế ế ả
t ng quy n. Sau đó m i làm th t c pháp lý nh s ghi b ng tay đ s d ng vào l uừ ể ớ ủ ụ ư ổ ằ ể ử ụ ư
tr .ữ
Các s k toán b ng máy vi tính sau khi in ra, đóng thành quy n xong cũngổ ế ằ ể
ph i làm các th t c quy đ nh nh đi m 5.1 trên đây.ả ủ ụ ị ư ể
8- Khoá s k toánổ ế
8.1- Cu i kỳ k toánố ế (Cu i quý và cu i năm) tr c khi l p báo cáo tài chính,ố ố ướ ậ
đ n v ph i khoá s k toán. Riêng s qu ti n m t ph i khoá s vào cu i m i ngày.ơ ị ả ổ ế ổ ỹ ề ặ ả ổ ố ỗ
Ngoài ra ph i khoá s k toán trong các tr ng h p ki m kê đ t xu t ho c cácả ổ ế ườ ợ ể ộ ấ ặ
tr ng h p khác theo quy đ nh c a pháp lu t.ườ ợ ị ủ ậ
Khoá s k toán là vi c c ng s đ tính ra t ng s phát sinh bên N , bên Có và sổ ế ệ ộ ổ ể ổ ố ợ ố
d cu i kỳ c a t ng tài kho n k toán ho c t ng s thu, chi, t n qu , nh p, xu t, t nư ố ủ ừ ả ế ặ ổ ố ồ ỹ ậ ấ ồ
kho.
8.2- Trình t khoá s k toánự ổ ế
B c 1: Ki m tra, đ i chi u tr c khi khoá s k toánướ ể ố ế ướ ổ ế
- Cu i kỳ k toán, sau khi đã ph n ánh h t các ch ng t k toán phát sinh trongố ế ả ế ứ ừ ế
kỳ vào s k toán, ti n hành đ i chi u gi a s li u trên ch ng t k toán (n u c n)ổ ế ế ố ế ữ ố ệ ứ ừ ế ế ầ
v i s li u đã ghi s , gi a s li u c a các s k toán có liên quan v i nhau đ đ mớ ố ệ ổ ữ ố ệ ủ ổ ế ớ ể ả
b o s kh p đúng gi a s li u trên ch ng t k toán v i s li u đã ghi s và gi aả ự ớ ữ ố ệ ứ ừ ế ớ ố ệ ổ ữ
các s k toán v i nhau. Ti n hành c ng s phát sinh trên S Cái và các s k toánổ ế ớ ế ộ ố ổ ổ ế
chi ti t.ế
- T các s , th k toán chi ti t l p B ng t ng h p chi ti t cho nh ng tàiừ ổ ẻ ế ế ậ ả ổ ợ ế ữ
kho n ph i ghi trên nhi u s ho c nhi u trang s .ả ả ề ổ ặ ề ổ
- Ti n hành c ng s phát sinh N , s phát sinh Có c a t t c các tài kho n trênế ộ ố ợ ố ủ ấ ả ả
Nh t ký - S Cái đ m b o s li u kh p đúng và b ng t ng c ng c t s phát sinhậ ổ ả ả ố ệ ớ ằ ổ ộ ở ộ ố
trên Nh t ký- S Cái. Sau đó ti n hành đ i chi u gi a s li u trên S Cái v i s li uậ ổ ế ố ế ữ ố ệ ổ ớ ố ệ
trên s k toán chi ti t ho c B ng t ng h p chi ti t, gi a s li u c a k toán v i sổ ế ế ặ ả ổ ợ ế ữ ố ệ ủ ế ớ ố
li u c a th qu , th kho. Sau khi đ m b o s kh p đúng s ti n hành khoá s kệ ủ ủ ỹ ủ ả ả ự ớ ẽ ế ổ ế
toán. Tr ng h p có chênh l ch ph i xác đ nh nguyên nhân và x lý s chênh l chườ ợ ệ ả ị ử ố ệ
cho đ n khi kh p đúng.ế ớ
B c 2: Khoá sướ ổ
- Khi khoá s ph i k m t đ ng ngang d i dòng ghi nghi p v cu i cùngổ ả ẻ ộ ườ ướ ệ ụ ố
c a kỳ k toán. Sau đó ghi “C ng s phát sinh trong tháng” phía d i dòng đã k ;ủ ế ộ ố ướ ẻ
- Ghi ti p dòng “S d cu i kỳ” (tháng, quí, năm);ế ố ư ố
- Ghi ti p dòng “C ng s phát sinh lũy k các tháng tr c” t đ u quý;ế ộ ố ế ướ ừ ầ
- Sau đó ghi ti p dòng “T ng c ng s phát sinh lũy k t đ u năm”;ế ổ ộ ố ế ừ ầ
* Dòng “S d cu i kỳ” tính nh sau:ố ư ố ư
S d Nố ư ợ
cu i kỳố= S d Nố ư ợ
đ u kỳầ+ S phát sinh Nố ợ
trong kỳ
- S phát sinh Cóố
trong kỳ
S d Cóố ư
cu i kỳố= S d Cóố ư
đ u kỳầ+ S phát sinh Cóố
trong kỳ
- S phát sinh Nố ợ
trong kỳ
Sau khi tính đ c s d c a t ng tài kho n, tài kho n nào d N thì ghi vàoượ ố ư ủ ừ ả ả ư ợ
c t N , tài kho n nào d Có thì ghi vào c t Có.ộ ợ ả ư ộ
- Cu i cùng k 2 đ ng k li n nhau k t thúc vi c khoá s . ố ẻ ườ ẻ ề ế ệ ổ
- Riêng m t s s chi ti t có k t c u các c t phát sinh N , phát sinh Có và c tộ ố ổ ế ế ấ ộ ợ ộ
“S d ” (ho c nh p, xu t, “còn l i” hay thu, chi, “t n qu ”...) thì s li u c t s dố ư ặ ậ ấ ạ ồ ỹ ố ệ ộ ố ư
(còn l i hay t n) ghi vào dòng “S d cu i kỳ” c a c t “S d ” ho c c t “T nạ ồ ố ư ố ủ ộ ố ư ặ ộ ồ
qu ”, hay c t “Còn l i”.ỹ ộ ạ
Sau khi khoá s k toán, ng i ghi s ph i ký d i 2 đ ng k , k toánổ ế ườ ổ ả ướ ườ ẻ ế
tr ng ho c ng i ph trách k toán ki m tra đ m b o s chính xác, cân đ i s kýưở ặ ườ ụ ế ể ả ả ự ố ẽ
xác nh n. Sau đó trình Th tr ng đ n v ki m tra và ký duy t đ xác nh n tínhậ ủ ưở ơ ị ể ệ ể ậ
pháp lý c a s li u khoá s k toán.ủ ố ệ ổ ế
9- S a ch a s k toánử ữ ổ ế
9.1- Khi phát hi n s k toán ghiệ ổ ế b ng tayằ có sai sót trong quá trình ghi s kổ ế
toán thì không đ c t y xoá làm m t d u v t thông tin, s li u ghi sai mà ph i s aượ ẩ ấ ấ ế ố ệ ả ử
ch a theo m t trong các ph ng pháp sau: ữ ộ ươ
(1) Ph ng pháp c i chính:ươ ả
Ph ng pháp này dùng đ đính chính nh ng sai sót b ng cách g ch m t đ ngươ ể ữ ằ ạ ộ ườ
th ng xoá b ch ghi sai nh ng v n đ m b o nhìn rõ n i dung sai. Trên ch b xoáẳ ỏ ỗ ư ẫ ả ả ộ ỗ ị
b ghi con s ho c ch đúng b ng m c phía trên và ph i có ch ký c a k toánỏ ố ặ ữ ằ ự ở ả ữ ủ ế
tr ng ho c ph trách k toán bên c nh ch s a.ưở ặ ụ ế ạ ỗ ử
Ph ng pháp này áp d ng cho các tr ng h p:ươ ụ ườ ợ
- Sai sót trong di n gi i, không liên quan đ n quan h đ i ng c a các tàiễ ả ế ệ ố ứ ủ
kho n;ả
- Sai sót không nh h ng đ n s ti n t ng c ng.ả ưở ế ố ề ổ ộ
(2) Ph ng pháp ghi s âm (còn g i ph ng pháp ghi đ ): ươ ố ọ ươ ỏ
Ph ng pháp này dùng đ đi u ch nh nh ng sai sót b ng cách: Ghi l i b ngươ ể ề ỉ ữ ằ ạ ằ
m c đ ho c ghi trong ngo c đ n bút toán đã ghi sai đ hu bút toán đã ghi sai.ự ỏ ặ ặ ơ ể ỷ Ghi
l i bút toán đúng b ng m c th ng đ thay th .ạ ằ ự ườ ể ế
Ph ng pháp này áp d ng cho các tr ng h p: ươ ụ ườ ợ
- Sai v quan h đ i ng gi a các tài kho n do đ nh kho n sai đã ghi s k toánề ệ ố ứ ữ ả ị ả ổ ế
mà không th s a l i b ng ph ng pháp c i chính; ể ử ạ ằ ươ ả
- Phát hi n ra sai sót sau khi đã n p báo cáo tài chính cho c quan có th m quy n;ệ ộ ơ ẩ ề
- Sai sót trong đó bút toán tài kho n đã ghi s ti n nhi u l n ho c con s ghiở ả ố ề ề ầ ặ ố
sai l n h n con s ghi đúng. ớ ơ ố
Khi dùng ph ng pháp ghi s âm đ đính chính ch sai thì ph i l p m t “Ch ngươ ố ể ỗ ả ậ ộ ứ
t ghi s đính chính” do k toán tr ng (ho c ph trách k toán) ký xác nh n. ừ ổ ế ưở ặ ụ ế ậ
(3) Ph ng pháp ghi b sung:ươ ổ
Ph ng pháp này áp d ng cho tr ng h p ghi đúng v quan h đ i ng tàiươ ụ ườ ợ ề ệ ố ứ
kho n nh ng s ti n ghi s ít h n s ti n trên ch ng t ho c là b sót không c ngả ư ố ề ổ ơ ố ề ứ ừ ặ ỏ ộ
đ s ti n ghi trên ch ng t . S a ch a theo ph ng pháp này ph i l p “Ch ng tủ ố ề ứ ừ ử ữ ươ ả ậ ứ ừ