Chuyển đổi số: Xu hướng và ứng dụng công nghệ - Kỷ yếu Hội thảo khoa học: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:147

Thêm vào BST

Báo xấu

23
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Kỷ yếu Hội thảo khoa học - Chuyển đổi số: Xu hướng và ứng dụng công nghệ: Phần 2 gồm các nội dung chính như Hệ thống thông tin kế toán trong kỷ nguyên công nghệ chuỗi khối; vai trò của erp trong chuỗi cung ứng sản xuất trong thời đại chuyển đổi số; công nghệ blockchain và ảnh hưởng của nó đến hệ thống thông tin kế toán;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chuyển đổi số: Xu hướng và ứng dụng công nghệ - Kỷ yếu Hội thảo khoa học: Phần 2

172 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG KỶ NGUYÊN CÔNG NGHỆ CHUỖI KHỐI ThS Lê Thị Kim Thoa* TÓM TẮT Blockchain được ví như là cuốn sổ cái phân tán cung cấp khả năng mới để ghi và sao lưu dữ liệu nhạy cảm và bí mật của hệ thống thông tin kế toán. Bài viết tìm hiểu về công nghệ blockchain và hệ thống kế toán tam phân, đồng thời xác định các tác động của công nghệ blockchain với hệ thống thông tin kế toán (AIS). Phương pháp nghiên cứu chủ yếu dựa trên các tài liệu có sẵn từ tạp chí, sách, công trình nghiên cứu và quan điểm của các tác giả được thể hiện trên các trang web làm cơ sở để thực hiện phân tích đánh giá. Việc ứng dụng công nghệ blockchain vào lĩnh vực kế toán cần phải phân tích những lợi thế tiềm năng của hệ thống kế toán Blockchain theo thời gian thực thể hiện qua các tính năng: tính minh bạch và sự tin cậy; xóa bỏ tính trung gian; hợp đồng thông minh; kiểm toán liên tục. Từ khóa: Công nghệ chuỗi khối, hệ thống thông tin kế toán, hợp đồng thông minh, tính minh bạch 1. Đặt vấn đề Trong những năm gần đây, vai trò và tầm quan trọng của AIS đối với doanh nghiệp (DN) ngày càng được nâng cao và trở thành một yếu tố rất quan trọng cho sự phát triển của DN. Với những ứng dụng công nghệ mới hiện nay, cho phép người làm kế toán có thể quản lý các hoạt động hiệu quả hơn, linh hoạt hơn thông qua cơ sở của internet khi tất cả hoạt động đều trong thời gian thực và thông tin được chia sẻ ngay lập tức (Aysel Guney, 2014). Blockchain đã được coi là một công nghệ đột phá sau Internet. Nó có ý nghĩa rộng đối với việc xử lý, truyền, lưu trữ và bảo mật dữ liệu và nó có khả năng tạo ra hệ sinh thái mới để xử lý thông tin kế toán. Với những thay đổi công nghệ nhanh chóng đòi hỏi hệ thống kế toán cần phải nâng cao độ chính xác, minh bạch, đáp ứng nhu cầu của tổ chức và cung cấp thông tin theo thời gian thực về tình hình tài chính trong tương lai của tổ chức. Hệ thống kế toán chuỗi khối thời gian thực trong bài nghiên cứu nãy sẽ đáp ứng yêu cầu tình hình tài chính theo thời gian thực và sẽ mở ra một bước đột phá của kế toán trong tương lai. Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing *
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 173 2. Tổng quan về cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu 2.1. Tổng quan về công nghệ Blockchain Blockchain đầu tiên được phát minh và thiết kế bởi Satoshi Nakamoto vào năm 2008 và được phát triển gắn liền với đồng tiền ảo Bitcoin. Blockchain thường được định nghĩa là một cơ sở dữ liệu trực tuyến mở và được chia sẻ để theo dõi các giao dịch và bảo mật dữ liệu (Wang & Kogan, 2018). Crosby và Nachiappan (2015) cho rằng Blockchain là một cơ sở dữ liệu phân tán bao gồm các hồ sơ về các giao dịch hoặc sự kiện kỹ thuật số đã được thực hiện và chia sẻ giữa các bên tham gia. Mỗi giao dịch này được xác minh bởi sự đồng thuận của đa số những người tham gia hệ thống, do đó cho phép tạo ra sự đồng thuận phân tán trong thế giới trực tuyến kỹ thuật số. Theo Don và Alex Tapscott, công nghệ chuỗi khối Blockchain được định nghĩa trong cuốn sách Blockchain Revolution (2016) như sau: “Blockchain là một sổ cái kỹ thuật số không thể bị phá hỏng của các giao dịch kinh tế, có thể được lập trình để ghi lại không chỉ những giao dịch tài chính mà có thể ghi lại tất cả mọi thứ có giá trị”. Công nghệ chuỗi khối là một công nghệ ban đầu được phát triển để hỗ trợ Bitcoin (tiền điện tử) và cho phép thực hiện các giao dịch mà không cần bất kỳ bên thứ ba nào (Biswas & Muthukkumarasamy, 2016). Các dữ liệu thông tin sau khi được nhập vào trong chuỗi khối blockchain thì sẽ không thể thay đổi và chỉ được bổ sung thêm khi có sự chấp thuận của tất cả mọi người trong hệ thống. Bởi ngay cả khi một phần của hệ thống blockchain bị tấn công, các phần khác cũng không bị ảnh hưởng và vẫn tiếp tục hoạt động để bảo vệ thông tin cũng như tái xây dựng lại các phần bị mất/hỏng. 2.2. Giới thiệu về AIS AIS là một hệ thống được thiết lập nhằm mục đích thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng bên trong và bên ngoài DN (Abdulqawi, 2012). Ngày nay, AIS không chỉ liên quan đến các dữ liệu và thông tin tài chính mà còn liên quan đến cả những dữ liệu và thông tin phi tài chính, các đối tượng ra quyết định bao gồm cả những đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức (Wilkinson và cộng sự, 2000). AIS là hệ thống xử lý dữ liệu và các giao dịch cung cấp thông tin cho người dùng để lập kế hoạch, kiểm soát và vận hành DN (Romney và cộng sự, 1997). Thống kê và nghiên cứu của các nhà nghiên cứu cho thấy rằng, các nhà quản lý thường nhận được thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác hoặc thông tin chính xác nhưng không kịp thời do đó thông tin đó cũng trở nên vô nghĩa. Trên thực tế, các chuyên gia nói rằng hầu như không thể đạt được mức tối đa cho tất cả các phẩm chất của thông tin (Gelinas & Sutton, 2002). Bên cạnh đó, kế toán còn phải đối mặt với tình trạng quá tải
174 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC thông tin, đặc biệt là trong lĩnh vực kiểm toán và kiểm soát nội bộ, nơi mà khối lượng và sự phức tạp của thông tin cần kiểm tra là rất lớn. Tương tự cho kế toán quản trị với khối lượng thông tin liên tục tăng cùng các chính sách của DN, các luật thuế phức tạp của nhà nước (Florin, 2007). 2.3. Phương pháp nghiên cứu Hiện nay, tại Việt Nam Blockchain là một chủ đề đang được nhiều tổ chức, đơn vị quan tâm và mong muốn triển khai áp dụng. Tuy nhiên, những bài viết hoặc nghiên cứu sâu tác động của Blockchain đến Hệ thống thông tin kế toán chưa nhiều.Vì vậy, trong bài viết này, tác giả tổng hợp, phân tích tác động tiềm tàng của Blockchain ảnh hưởng đến AIS với mong muốn đóng góp một cái nhìn đa chiều hơn cho các DN trước thách thức áp dụng công nghệ mới trong thực tiễn nghề nghiệp. Bài viết sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích nội dung thông qua việc thu thập các tài liệu, bài nghiên cứu trong và ngoài nước về Blockchain, hệ thống kế toán tam phân và tác động của chúng đến AIS và lĩnh vực kế toán. Ngoài ra tác giả còn sử dụng phương pháp nghiên cứu nhân quả để chỉ ra mức độ ảnh hưởng của Blockchain đến lĩnh vực kế toán trong tương lai, từ đó kiến nghị các giải pháp nhằm giúp lĩnh vực kế toán vượt qua những thách thức mà công nghệ Blockchain đem lại. Thông tin trong bài viết chủ yếu là thông tin thứ cấp được tác giả thu thập, chọn lọc, phân loại và sắp xếp từ các bài báo viết về chủ đề công nghệ Blockchain và tác động tiềm năng của chúng lên AIS, được đăng trên các trang web chuyên ngành Kinh tế, Tài chính, Kế toán và Kỷ yếu hội thảo khoa học. 3. Hệ thống kế toán tam phân – Triple entry accouting system Khái niệm về hệ thống kế toán “Kế toán tam phân” được sử dụng bởi các chuyên gia kế toán Blockchain với Ijiri (1982) là một hệ thống sổ cái phân tán dựa trên cơ chế đồng thuận ba chiều. Mô hình “kế toán tam phân” dựa trên Blockchain là sự mở rộng của hệ thống kế toán kép, tất cả các giao dịch kế toán được ghi vào Blockchain và được mã hóa hồ sơ tài chính của các bên liên quan. Chúng ta hãy xem xét ví dụ sau: có hai bên tham gia vào một giao dịch kinh doanh: bên A cung cấp hàng hóa, dịch vụ và bên B yêu cầu hàng hóa, dịch vụ. Bên A giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bên B thanh toán và nhận hàng hóa, dịch vụ. Trong hệ thống truyền thống, đối tượng A đã bán một số lượng hàng hóa và sẽ ghi vào Nhật ký bán hàng; đối tượng B mua hàng sẽ ghi vào Nhật ký mua hàng. Trong hệ thống kế toán dựa trên công nghệ blockchain, cả hai bên sẽ ký điện tử vào biên nhận, trong đó họ xác nhận rằng hàng hóa đã được giao và nhận được số tiền với mức giá đã thỏa thuận. Các giao dịch được hệ thống xác minh và ghi lại các bản ghi vào sổ cái phân tán trong thời gian thực với tư cách là một bên thứ ba. Một khi biên lai A và B đã phát hành, trở thành bằng chứng được mã
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 175 hóa thì không thể sửa đổi của giao dịch thông qua Blockchain. Hệ thống kế toán chuỗi khối thời gian thực được đề xuất đó là hệ thống kế toán tam phân. Quá trình ghi lại giao dịch như sau: bắt đầu bằng việc gửi yêu cầu đến mạng, sau đó, yêu cầu giao dịch được gửi đến cơ sở dữ liệu hệ thống để lấy chữ ký của các bên. Trước khi giao dịch được ghi vào cơ sở dữ liệu, hệ thống sẽ kiểm tra và xác nhận chữ ký hợp lệ của các bên liên quan. Sau đó, cơ chế này tạo ra một biên nhận có chữ ký đồng thuận của các bên và được lưu giữ trong một khối (Block), các bên không thể chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu trong khối này. Ví dụ về nghiệp vụ mua bán hàng hóa, người bán phải báo cáo doanh thu kiếm được bằng tiền mặt, và người mua sẽ ghi lại số tiền đã chi tiêu, nhưng các ghi chép kế toán này không xuất hiện trong các sổ kế toán riêng biệt, mà được lưu trữ vào các tài khoản trong thư mục chung (Blockchain) – nơi mà bạn không thể thay đổi những gì đã xác nhận. Trong hệ thống kế toán tam phân, các giao dịch được ghi lại và phân phối được niêm phong bằng mật mã, chúng ta không thể thay đổi hoặc phá hủy các giao dịch khi đã được ghi vào Blockchain (ALKAN, 2021). Hiện nay, với blockchain mỗi giao dịch sẽ được ghi lại bởi bên thứ ba và bên thứ ba chính là hệ thống blockchain, nó xác minh từng giao dịch và hóa đơn chứng từ sẽ được phát hành. Kết quả là mọi giao dịch sẽ được ghi đồng thời vào bên thứ ba và được xác minh bởi blockchain. Việc các áp dụng phương pháp ghi sổ theo phướng pháp kế toán tam phân sẽ mang lại một số lợi ích sau: Thứ nhất, tạo thuận lợi đặc biệt cho công việc của kiểm toán viên, vì họ có thể xác minh phần lớn dữ liệu có trong báo cáo tài chính một cách dễ dàng và nhanh chóng, giúp tiết kiệm đáng kể về kinh tế và thời gian. Điều này sẽ giúp họ tập trung nỗ lực vào những phần có rủi ro kiểm soát cao nhất, ví dụ như kiểm soát nội bộ. Thứ hai, báo cáo tài chính an toàn và đáng tin cậy hơn. Vì các giao dịch được thực hiện trong Blockchain không thể làm giả, trước khi giao dich được thực hiện sẽ yêu cầu chữ ký mã hóa của đối tác hai bên, nếu chữ ký hợp lệ thì giao dịch đó mới được chấp nhận. Thứ ba, trong môi trường công nghệ sổ cái phân tán, các hoạt động được tự động đối chiếu và ghi lại mà không có sự tham gia của bên thứ ba, sổ cái được ghi công khai trên mạng nên mọi người đều biết về các hoạt động giao dịch. Cho nên, không cần phải có kế toán nội bộ của công ty, hoặc kiểm toán viên hoặc chuyên gia bên ngoài để kiểm tra, đối chiếu các chứng từ. Sổ sách được ghi lại và không cần phải xác minh tính chính xác, phù hợp giữa các chứng từ và hệ thống ghi sổ kế toán. Ngoài ra, các bút toán được thực hiện đồng nhất bởi các bên liên quan được đảm bảo một cách chính xác. Do đó, không cần phải đưa ra các chứng từ chứng nhận việc trao đổi tài sản giữa các bên liên quan. Đây là một lợi thế quan trọng, vì tính hợp lệ của các bút toán được đảm bảo bởi sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bên hoặc kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán bên ngoài vì tất cả các giao dịch được chia sẻ trong tài khoản riêng của các bên.
176 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC Một ví dụ là đề xuất của Ibáñez (2018): nếu lệnh giao hàng cho một sản phẩm đã mua được ký bằng mật mã, người mua sẽ ghi lại sản phẩm đã nhận bằng mật mã. Thanh toán bằng tiền ảo được tự động gửi đến tài khoản của người bán và giao dịch được đối tác xem xét tự động ghi lại các giai đoạn thanh toán và giao hàng của nó. Và hợp đồng thông minh có thể đảm bảo không chỉ việc ghi lại hỗ trợ giao dịch (hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng) mà còn cả bản thân hồ sơ kế toán (sổ sách bắt buộc). 4. Tác động tiềm năng của blockchain đối với AIS Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ blockchain tại các DN vẫn còn mới mẻ, công nghệ Blockchain chưa được sử dụng rộng rãi. Việc lưu trữ sổ sách bằng công nghệ blockchain mang lại những lợi thế quan trọng như đơn giản hóa hoạt động, giảm thiểu rủi ro gian lận và tham nhũng trong các giao dịch kế toán. Những lợi thế tiềm năng của hệ thống kế toán blockchain thời gian thực được phân loại theo bốn tiêu điểm sau: tính minh bạch và sự tin cậy; không trung gian; hợp đồng thông minh; kiểm toán liên tục. Thứ nhất, tính minh bạch và sự tin cậy Trong hệ thống kế toán dựa trên công nghệ blockchain tất cả các giao dịch của DN đều được ghi lại trên blockchain với một mốc thời gian cho mỗi giao dịch. Bản thân công nghệ này tồn tại như một file lưu trữ rất nhiều các giao dịch được ghi chép lại gọi là khối (block) trong Blockchain. Công nghệ này cho phép sử dụng mật mã và các giao thức tin nhắn phân tán để tạo ra các thông tin kế toán chi tiết theo yêu cầu của kế toán. Đồng thời, khi sử dụng công nghệ này thay thế hệ thống ghi sổ kép bằng hệ thống ghi sổ đa chiều. Các giao dịch sẽ được ghi nhận trực tiếp, tạo ra một hệ thống các bản ghi được xác minh tự động và có thể xem bởi tất cả người dùng trong chuỗi khối đó theo thời gian thực. Bằng cách này, tất cả các bút toán kế toán có thể được giám sát đồng thời bởi tất cả các bên có thẩm quyền của DN và tất cả các bên đều có thể xem báo cáo tài chính theo thời gian thực. Trong bối cảnh hiện nay, công nghệ blockchain sẽ cho phép cải thiện chất lượng thông tin và tăng tính minh bạch bằng cách cung cấp các giao dịch kế toán cho các bên theo cách thức thời gian thực và đáng tin cậy hơn (Byström, 2016). Một đặc điểm cơ bản khác của công nghệ blockchain khi được áp dụng cho kế toán là bất biến. Blockchain được thiết kế để chống lại sự thay đổi dữ liệu. Thông tin trong Blockchain không thể bị thay đổi và chỉ được bổ sung thêm khi có sự đồng thuận của tất cả các nút trong hệ thống. Ngay cả khi nếu một phần của hệ thống Blockchain đổ, những máy tính và nút khác sẽ tiếp tục hoạt động để bảo vệ thông tin. Thứ hai, xóa bỏ tính trung gian Blockchain sở hữu tính năng vô cùng đặc biệt đó là việc truyền tải dữ liệu không đòi hỏi bất kỳ một trung gian nào, tất cả các giao dịch phải được các bên chấp thuận và được ghi lại và lưu trữ trong cấu trúc dữ liệu giống như chuỗi (Simoyama và cộng sự, 2017). Các
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 177 nhóm giao dịch này được gọi là khối và được sắp xếp trên chuỗi theo thời gian giao dịch. Thông tin trong blockchain không thể thay đổi và chỉ được bổ sung thêm khi có sự đồng thuận của tất cả các nút trong hệ thống. Đồng thuận là một phương pháp để xác minh thứ tự thời gian mà các yêu cầu giao dịch và thông tin được thực hiện, được tạo ra hoặc sửa đổi. Thứ tự các luồng giao dịch là rất quan trọng vì nó thiết lập quyền sở hữu cũng như các quyền và nghĩa vụ của các bên. Trong mạng blockchain, vì không có cơ quan trung gian để xác định thứ tự giao dịch, phê duyệt giao dịch và các quy tắc về giao dịch, cho nên các giao dich muốn thực hiện được cần phải có sự đồng thuận của các bên, thông tin giao dịch sẽ được giới hạn bởi quyền truy cập. Do đó, dữ liệu trong hệ thống là minh bạch và được giám sát. Nó hoạt động như một cuốn sổ cái phân tán và không thể chỉnh sửa. Thứ ba, hợp đồng thông minh Một trong những yếu tố quan trọng trong sự phát triển của Blockchain được áp dụng trong lĩnh vực kế toán là hợp đồng thông minh - Smart Contract. Hợp đồng thông minh được Nick Szabo mô tả lần đầu tiên vào những năm 1990. Vào thời điểm đó, ông định nghĩa hợp đồng thông minh là một công cụ để chính thức hóa và bảo mật mạng máy tính bằng cách kết hợp các giao thức với giao diện người dùng. Szabo đã thảo luận về khả năng sử dụng hợp đồng thông minh trong nhiều lĩnh vực khác nhau có liên quan đến các thỏa thuận hợp đồng – chẳng hạn các hệ thống tín dụng, xử lý thanh toán và quản lý bản quyền nội dung. Smart Contract là một thuật ngữ mô tả khả năng tự đưa ra các điều khoản và thực thi thỏa thuận của hệ thống máy tính bằng cách sử dụng công nghệ Blockchain. Toàn bộ quá trình của Smart Contract được thực hiện tự động và không có sự can thiệp từ bên ngoài. Các điều khoản của Smart Contract tương đương với một hợp đồng pháp lý và được ghi lại dưới ngôn ngữ của máy tính. Smart Contract cho phép tự động hóa một loạt tác vụ, giảm thời gian, chi phí và lỗi vận hành bằng cách loại bỏ các quy trình thường được thực hiện thủ công (Coyne & McMickle, 2017; Rozario & Vasarhelyi, 2018). Hợp đồng thông minh đã được phát triển để thay thế các chức năng vận hành và quản lí trong báo cáo nội bộ và bên ngoài, đồng thời tạo ra dữ liệu phản ánh kết quả thực tế đúng thời hạn giảm thời gian và chi phí (Wunsche, 2016). Theo Dai và Vasarhelyi (2017), Rozario và Vasarhelyi (2018), hợp đồng thông minh tự động hóa quy trình đối chiếu giao dịch, tăng tính minh bạch bằng cách đưa ra các báo cáo thời gian thực được quản lí chặt chẽ mà không cần một trung gian nào. Thứ tư, kiểm toán liên tục Dịch vụ kiểm toán truyền thống được hoạt động theo một tiến trình tốn nhiều nguồn nhân lực, thời gian và chi phí. Nhờ xác nhận giao dịch tức thì, công nghệ blockchain cung cấp bằng chứng kiểm toán thời gian thực (Schmitz và Leoni, 2019). Do kiểm toán theo thời
178 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC gian thực, tính xác thực của tất cả các giao dịch trong hệ thống thông tin kế toán và tính chính xác của các số liệu sẽ được đánh dấu theo thời gian (Potekhina & Riumkin, 2017). SChmitz và Leoni (2019) cho rằng công nghệ Blockchain xóa bỏ sự cần thiết nhập và đối chiếu dữ liệu do đó tiết kiệm thời gian và chi phí, sai sót của con người sẽ giảm đáng kể. Ngoài ra sự tồn tại của hợp đồng thông minh cho phép kiểm soát các quy trình giao dịch tốt hơn (Dai & Vasarhelyi, 2017). Có thể phát hiện hoặc ngăn chặn báo cáo tài chính gian lận bằng công nghệ blockchain (Abreu và cộng sự, 2018). Tuy nhiên, để thực hiện các hoạt động kiểm toán liên tục trong một DN sẽ có hệ thống thông tin kế toán dựa trên blockchain, tất cả các giao dịch phải được ghi lại trong cơ sở dữ liệu này. Khi đó, cần phải sử dụng Blockchain riêng tư mới ngăn chặn hoạt động kiểm tra liên tục (Schmitz & Leoni, 2019). Trong tương lai của Blockchain, chính phủ có thể cung cấp cho các kiểm toán viên độc lập mỗi người một ‘keys’ Blockchain điện tử, cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu, nhãn thời gian chính xác về tất cả các giao dịch, như vậy sẽ tác động đáng kể đến các chính sách kiểm toán. Các tổ chức sử dụng Blockchain có thể tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ liên tục về hoạt động của mình, cung cấp dấu vết kiểm toán và gửi bản phân tích kế toán chỉ bằng một nút nhấn (Wunsche, 2016). Kiểm toán viên sẽ không còn cần phải yêu cầu và chờ đợi các bên giao dịch cung cấp dữ liệu và tài liệu, vì tất cả các giao dịch đều được ghi trên Blockchain. 5. Giải pháp khi ứng dụng Blockchain vào lĩnh vực Kế toán Hệ thống kế toán thời gian thực liên quan đến hệ thống kế toán dựa trên blockchain; nó được coi là một giải pháp phần mềm bảo vệ dữ liệu giao dịch bằng mật mã trong các nút mạng ngang hàng, lưu trữ các giao dịch đã được xác minh trong các khối (Potekhina & Riumkin, 2017). Trong bối cảnh này, hệ thống kế toán blockchain thời gian thực đề xuất một hệ thống kế toán ba mục nhập và hệ thống này mang lại lợi thế về bốn điểm tập trung: minh bạch và tin cậy; không trung gian; hợp đồng thông minh; kiểm toán liên tục không giống như hệ thống kế toán truyền thống. Những tính năng này làm cho công nghệ này trở nên hấp dẫn đối với cả kiểm toán viên và tất cả các bên liên quan của công ty. Do đó, công ty kiểm toán hàng đầu thế giới đã bắt đầu tham gia vào liên minh để phát triển Công nghệ chuỗi khối sẽ tạo ra cơ sở dữ liệu mới cho hệ thống thông tin kế toán theo thời gian thực. Tại Việt Nam một số công ty cũng chú trọng phát triển công nghệ Blockchain thu hút được sự quan tâm và đầu tư lớn của cộng đồng Blockchain trên toàn thế giới. Để phát huy ứng dụng của công nghệ này trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán cần phải có sự kết hợp giữa các cơ quan quản lý, các doanh nghiệp, trường học. Thứ nhất, xây dựng khung chính sách và môi trường thể chế thuận lợi cho công nghệ blockchain phát triển, đầu tư nghiêm túc trong dài hạn của nhà nước và các cơ quan quản lí. Cần phải nghiên cứu hành lang pháp lý quy định về tự động hoá, số hoá các quy trình
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 179 thủ tục liên quan tới hoạt động của DN, tiếp theo là xây dựng các chính sách hỗ trợ DN về cả hoạt động, quy trình cũng như tài chính (chính sách cắt giảm thuế, hỗ trợ vốn vay)… đối với một nhóm các DN tiên phong, từ đó tạo thành một môi trường cạnh tranh cho các DN khác cũng như các chủ thể khác của nền kinh tế tận dụng đà tăng tốc phát triển. Thứ hai, đẩy mạnh đầu tư cho hạ tầng công nghệ, chủ động tích hợp công nghệ số hóa, thúc đẩy phát triển những giải pháp sản xuất và kinh doanh dựa trên công nghệ số; tối ưu hóa mô hình kinh doanh, sử dụng hiệu quả chuỗi cung ứng thông minh. Thứ ba, cần phát triển đội ngũ nhân viên lành nghề, am hiểu sâu về chuyên môn và có khả năng hội nhập; Tăng cường công tác đào tạo phát triển các kỹ năng mềm hiệu quả, hoạt động nhóm tích cực và sử dụng thành thạo công nghệ số theo nhu cầu thị trường. Thứ tư, rà soát lại chương trình đào tạo chuyên ngành kế toán phù hợp với xu thế phát triển trên thế giới và phù hợp với đòi hỏi của thực tiễn nhằm cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng cao cho xã hội. 6. Kết luận Blockchain cung cấp một cách hoàn toàn mới để ghi nhận, xử lý, lưu trữ các giao dịch và thông tin tài chính. Việc sử dụng công nghệ chuỗi khối, hệ thống kế toán tam phân sẽ tạo ra luồng thông tin minh bạch và đáng tin cậy, thông tin được kiểm toán liên tục phòng ngừa gian lận báo cáo tài chính. Với việc sử dụng công nghệ này, sự phát triển của các hệ thống thông tin kế toán dựa trên công nghệ blockchain và được tích hợp vào hệ thống hoạch định nguồn lực của DN có thể cho phép các DN chuyển thông tin ngay lập tức đến người sử dụng thông tin và đảm bảo chất lượng thông tin được chuyển giao ở mức cao nhất và đảm bảo tính hợp lý, chính xác trong các báo cáo kiểm toán. Tài liệu tham khảo Abreu, P. W., Aparicio, M., & Costa, C. J. (2018, June). Blockchain technology in the auditing environment. In 2018 13th Iberian Conference on Information Systems and Technologies (CISTI) (pp. 1-6). IEEE. Crosby, M., & Nachiappan, P. (2015). P., Verma, S., & Kalyanaraman, V. (2015). Blockchain Technology: Beyond Bitcoin. ALSaqa, Z. H., & Hussein, A. I., & Mahmood, S. M. (2019). The Impact of Blockchain on Accounting Information Systems. Journal of Information Technology Management, 11(3), 62-80. Ijiri, Y. (1982). Triple-entry bookkeeping and income momentum. American Accounting Association. Studies in accounting research, 18. Schmitz, J., & Leoni, G. (2019). Accounting and auditing at the time of blockchain technology: a research agenda. Australian Accounting Review, 29(2), 331-342. Abdulqawi, A. G. (2012). Accounting information systems and its application in petroleum companies in Yemen.
180 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2012). Accounting information system (12th ed). Harlow: Pearson Education Limited. Coyne, J. G., & McMickle, P. L. (2017). Can blockchains serve an accounting purpose? Journal of Emerging Technologies in Accounting, 14(2), 101-111. Dai, J., & Vasarhelyi, M. A. (2017). Toward blockchain-based accounting and assurance. Journal of information systems, 31(3), 5-21. Potekhina, A., & Riumkin, I. (2017). Blockchain–a new accounting paradigm: Implications for credit risk management. Master Degree Thesis, Umeå School of Business and Economics. Gelinas, U., Sutton, S. (2002). Accounting Information Systems, South Western Wunsche, A. (2016). Technological disruption of capital markets and reporting? An introduction to blockchain. Chartered Professional Accountants Canada (CPA). Aparaschivei, F. (2007). Considerations on Accounting Intelligent Systems Importance. Informatica Economică, (2), 42. Byström, H. (2019). Blockchains, real-time accounting, and the future of credit risk modeling. Ledger, 4. Ibañez, J. I., Bayer, C. N., Tasca, P., & Xu, J. (2020). REA, Triple -entry Accounting and Blockchain: Converging Paths to Shared Ledger Systems. Social Science Research. Truy xuất từ http:// dx.doi.org/10.2139/ssrn.3602207 Simoyama, F. D. O., Grigg, I., Bueno, R. L. P., & Oliveira, L. C. D. (2017). Triple entry ledgers with blockchain for auditing. International Journal of Auditing Technology, 3(3), 163-183. Rozario, A. M., & Vasarhelyi, M. A. (2018). Auditing with Smart Contracts. International Journal of Digital Accounting Research, 18. ALKAN, B. Ş. (2021). Real-time Blockchain accounting system as a new paradigm. Muhasebe ve Finansman Dergisi, 41-58. Hoàng Thị Hương Lan (2020). Nghề kế toán, kiểm toán trong kỷ nguyên công nghệ số (blockchain). Tạp chí Công thương. Truy xuất từ https://tapchicongthuong.vn/bai-viet/nghe-ke-toan- kiem-toan-trong-ky-nguyen-cong-nghe-so-blockchain-71955.htm Vũ Hải Yến, Vũ Thị Thu Hà (2020). Những tác động của công nghệ Blockchain ảnh hưởng tới kế toán kiểm toán. Tạp chí Kế toán và kiểm toán, tháng 5/2020, 109-112 Nguyễn Thị Thanh Phương (2020). Công nghệ blockchain và phương pháp kế toán tam phân liệu có thay đổi nghề kiểm toán. Truy xuất từ https://quantriso.ac/cong-nghe-blockchain-va- phuong-phap-ke-toan-tam-phan-lieu-co-thay-doi-nghe-kiem-toan/ Nguyễn Thị Huyền Trang, Công Vũ Hà Mi (2020). Tác động của ứng dụng công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán. Tạp chí tài chính, kỳ 2 tháng 9/2020. https://tapchitaichinh. vn/tai-chinh-kinh-doanh/tac-dong-cua-ung-dung-cong-nghe-thong-tin-den-he-thong- thong-tin-ke-toan-330742.html Trương Thị Hoài, Đào Thị Loan (2019). Ứng dụng blockchain vào lĩnh vực kế toán, kiểm toán trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0. Tạp chí Tài chính, kỳ 2 tháng 5/2019. https:// tapchitaichinh.vn/ke-toan-kiem-toan/ung-dung-blockchain-vao-linh-vuc-ke-toan-kiem- toan-trong-boi-canh-cach-mang-cong-nghiep-40-310019.html
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 181 https://aita.gov.vn/tong-quan-ung-dung-cua-cong-nghe-blockchain-doi-voi-cac-nganhnghe https://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/ung-dung-cong-nghe-blockchain-nang-cao- hieu-qua-chuoi-cung-ung-nong-san-tai-viet-nam-331037.html https://www.hoiketoanhcm.org.vn/vn/trao-doi/anh-huong-tu-cach-mang-cong-nghiep-40-den- thong-tin-ke-toan-trong-doanh-nghiep. Wang, Y., & Kogan, A. (2018). Designing confidentiality-preserving Blockchain-based transaction processing systems. International Journal of Accounting Information Systems, 30, 1-18. Biswas, K., & Muthukkumarasamy, V. (2016). Securing smart cities using blockchain technology. In 2016 IEEE 18th international conference on high performance computing and communications; IEEE 14th international conference on smart city; IEEE 2nd international conference on data science and systems (HPCC/SmartCity/DSS) (pp. 1392-1393). IEEE.
182 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC VAI TRÒ CỦA ERP TRONG CHUỖI CUNG ỨNG SẢN XUẤT TRONG THỜI ĐẠI CHUYỂN ĐỔI SỐ ThS Lâm Hoàng Trúc Mai* TÓM TẮT Mục tiêu của bài viết nhằm làm rõ ý nghĩa, vai trò, đóng góp của hệ thống ERP trong doanh nghiệp chuyên sản xuất, cụ thể là trong chuỗi cung ứng sản xuất. Hiệu quả mang lại khi doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý, kiểm soát chi tiết và tổng thể các hoạt động kinh doanh, thực thi nghiệp vụ trong các quy trình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của thời đại chuyển đổi số. Từ khóa: chuỗi cung ứng, chuyển đổi số, ERP, sản xuất, vai trò 1. Giới thiệu Với mong muốn tìm hiểu và xây dựng mô hình doanh nghiệp sản xuất mô phỏng trên một hệ thống ERP nhằm ứng dụng trong hoạt động giảng dạy, để nghiên cứu cho đề tài trên tác giả bước đầu tìm hiểu vai trò của ERP trong doanh nghiệp sản xuất, với phạm vi nghiên cứu trong bài viết là các chức năng lõi trong ERP – chính là các quy trình trong chuỗi cung ứng sản xuất. Tại sao doanh nghiệp sản xuất cần phải triển khai và ứng dụng ERP trong hoạt động tổ chức và quản lý các quy trình sản xuất trong thời đại chuyển đổi số này? Hệ thống ERP có vai trò gì trong chuỗi cung ứng sản xuất? Việc triển khai các module liên quan đến sản xuất sẽ nâng cao hiệu quả, nâng tầm doanh nghiệp như thế nào? 2. Tổng quan nghiên cứu, cơ sở lý thuyết Chuỗi cung ứng sản xuất (Manufacturing supply chains) là gì? Một doanh nghiệp chuyên sản xuất (manufacturing enterprise) có thể lớn hoặc nhỏ, đa dạng từ những tổ chức sản xuất cơ bản nhất với một cơ sở sản xuất đơn lẻ cho đến các tập đoàn tỷ đô với nhiều công ty thành viên mà mỗi công ty với nhiều cơ sở vật chất. Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing *
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 183 Enterprise X Company B Company A Company C Company ... Facility Facility Facility Facility Facility Facility A1 A2 B1 B2 C1 … Facility B3 Hình minh họa cấu trúc doanh nghiệp tổng quát của một tập đoàn chuyên sản xuất Hình trên đưa ra một ví dụ đơn giản về cấu trúc tổ chức của một tập đoàn chuyên sản xuất. Trong ví dụ này tập đoàn bao gồm một công ty mẹ (Company X) với một số công ty con (Company A, B, C,…). Công ty mẹ thường là công ty tổng và không có các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng được thực hiện ở công ty này. Một tập đoàn sản xuất có thể có công ty con mà không có hoạt động liên quan đến sản xuất trong cấu trúc tổ chức của nó, ví dụ như chỉ có đơn vị bán hàng hoặc phân phối sản phẩm, nguyên vật liệu, một số khác thì lại có cơ sở sản xuất. Các công ty con có thể có một hoặc nhiều cơ sở (Facilities) để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, các hoạt động trong chuỗi cung ứng. Chuỗi cung ứng sản xuất được hình thành khi các vật tư, nguyên vật liệu, sản phẩm được luân chuyển giữa các cơ sở khác nhau trong doanh nghiệp sản xuất. Chuỗi cung ứng sản xuất là mạng lưới các cơ sở - có thể thuộc các công ty con khác nhau – phụ trách để tạo ra hoặc luân chuyển các sản phẩm trong chuỗi cung ứng nhằm tăng giá trị của chúng để cung cấp đến cho người dùng cuối. Mỗi thành viên trong chuỗi cung ứng nhận sản phẩm từ một nhà cung ứng, tạo thêm giá trị cho sản phẩm và chuyển nó đến mắc xích kế tiếp trong chuỗi cung ứng. Các chuỗi cung ứng khác nhau về mức độ phức tạp và các chủ sở hữu. Một chuỗi cung ứng có thể chỉ bao gồm một cơ sở với các trung tâm phân phối và nhà cung cấp ở địa phương/nội địa hoặc nó có thể là một mạng lưới phân tán rộng lớn được điều hành trên toàn thế giới rất nhiều đơn vị hợp tác với nhau. Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung các chuỗi cung ứng sản xuất với nhiều cơ sở phụ trách các hoạt động trong doanh nghiệp sản xuất mà có một hoặc nhiều công ty con có sản xuất (Erlend & Odd, 2020). Information & Money Inbound Inbound Outbound Vendors logistics Customers logistics logistics Hình minh họa Chuỗi cung ứng sản xuất
184 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC Hình trên cho thấy những cơ sở phân phối và sản xuất như những node trong một mạng lưới chuỗi cung ứng sản xuất của một doanh nghiệp sản xuất. Mỗi node này có những hoạt động cung ứng đầu vào (Inbound logistics), các hoạt động sản xuất bên trong (production) và hoạt động cung ứng đầu ra (Outbound logistics), được xem là những yếu tố giúp cấu thành nên giá trị chính của node đó. Inbound logistics đề cập đến tất cả các hoạt động liên quan đến việc thu mua để có được những vật tư, nguyên vật liệu từ nhà cung ứng, bao gồm: đặt hàng, nhận hàng và những hoạt động khác như vận chuyển, trả hàng, quản lý và kiểm soát kho, vật tư trước khi những vật tư, nguyên vật liệu được sử dụng. Production đề cập đến các hoạt động liên quan đến quy trình thay đổi về mặt vật chất để tạo ra sản phẩm. Những hoạt động quan trọng là các hoạt động chế tạo, lắp ráp, vận chuyển, hậu cần bên trong cơ sở để phục vụ cho quy trình sản xuất, kiểm duyệt. Outbound logistics bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển thành phẩm từ dây chuyền sản xuất đến tay khách hàng. Những hoạt động quan trọng bao gồm: quản lý đơn hàng, dịch vụ hậu mãi/chăm sóc khách hàng, các hoạt động xử lý, hoàn thành đơn hàng, quản lý tồn kho và kiểm soát kho, lên kế hoạch/lịch vận chuyển, đóng gói và vận chuyển (Erlend & Odd, 2020). Một số mạng lưới chuỗi cung ứng còn phức tạp hơn khi mỗi cơ sở sản xuất có thể được xây dựng để đáp ứng các chiến lược sản xuất khác nhau như: – Make-to-stock (MTS): hàng hóa được sản xuất và được lưu kho trước khi nhận những đơn hàng của khách hàng, nói cách khác nhà sản xuất cho tồn trữ thành phẩm vào kho rồi bán ra cho khách hàng khi có đơn hàng. – Assemble-to-order (ATO): sản phẩm được lắp ráp cho mỗi đơn hàng của khách hàng. Những cấu kiện được sản xuất hoặc mua sẽ được lưu kho sẵn nhưng không lắp ráp trước, khi có đơn hàng của khách hàng mới bắt đầu quy trình lắp ráp, sản xuất. – Configure-to-order (CTO): tương tự như ATO nhưng khách hàng được lựa chọn một số tùy chọn được đưa ra cho sản phẩm lắp ráp. Một ví dụ đơn giản đó là tùy chọn màu sắc hoặc những tùy chọn cụ thể khác khi khách hàng mua xe hơi. – Make-to-order (MTO): chiến lược này thì toàn bộ quá trình sản xuất sẽ không bắt đầu cho đến khi nhận được đơn đặt hàng và sản phẩm có thể được tạo ra theo đặc tả để đáp ứng yêu cầu cụ thể của khách hàng. Các thành phẩm được làm từ những thành phần hoặc cấu kiện đã được thiết kế (nhưng hoàn toàn chưa được khai báo để sản xuất) nhưng có thể bao gồm một vài cấu kiện được thiết kế theo ý muốn của khách hàng. – Engineer-to-order (ETO): đối với chiến lược này, không có gì nằm trong tồn kho tại hệ thống của nhà sản xuất, kể cả thiết kế cũng chưa. Thông thường, khách
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 185 hàng là người định nghĩa những đặc tả theo chức năng và cấp bậc hiệu năng. Khi khách hàng đồng ý bản thiết kế, nhà sản xuất mới đặt mua vật tư, nguyên vật liệu cần thiết và sau đó mới bắt đầu thi công, sản xuất. Xu hướng triển khai và tầm quan trọng của hệ thống ERP trong chiến lược chuyển đổi số của Doanh nghiệp Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp, ERP đã và đang được các hãng (SAP, Oracle NetSuite, Microsoft, các hệ thống ERP trong nước,…) nâng cấp để trở nên tối ưu hơn, đồng thời hình thành nhiều xu hướng đột phá. Với các doanh nghiệp vừa và lớn, có các xu hướng triển khai ERP trong năm 2022 như sau: – Chuyển đổi trọng tâm từ On-Premise sang ERP Cloud – Tích hợp AI và các công nghệ thông minh khác – Truy cập và sử dụng dễ dàng trên ứng dụng di động – Hỗ trợ phân tích báo cáo mạnh mẽ – Cập nhật dữ liệu trong thời gian thực (real-time) – Chú trọng hơn đến Digital Marketing – Quan tâm nhiều hơn đến tài chính – Giải pháp ERP được cá nhân hóa – Tích hợp IoT Mô hình ERP truyền thống trước đây đã dần thay đổi và ngày càng trở nên thông minh hơn. Khái niệm “autonomous ERP” – ERP vận hành tự động đang dần trở thành một xu hướng mới khi được các hãng công nghệ hàng đầu như SAP, Oracle, Microsoft,... đầu tư để thực hiện. Không chỉ vậy, việc khai thác và sử dụng hiệu quả dữ liệu trên nền tảng lưu trữ và phân tích số liệu lớn (big-data) cũng sẽ cho doanh nghiệp những góc nhìn sâu hơn và nhanh hơn, cùng với mô hình phân tích chuyên sâu và kết hợp với trí tuệ nhân tạo để tạo ra các phương pháp dự báo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, vận hành. Hệ thống ERP đóng góp vai trò nền tảng và quan trọng trong việc cấu trúc và chuẩn hóa các dữ liệu liên phòng ban để phản ánh những cấu trúc về tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, việc tiếp tục đưa hệ thống ERP vào để triển khai hoặc đánh giá, nâng cấp là một trong những nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các phần mềm lõi như hệ thống ERP cũng có những cải tiến vượt bậc, đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đầu tư các hệ thống lõi này không thuộc mục tiêu ngắn hạn mà cần xác định trong các chiến
186 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC lược trung và dài hạn, cần có sự đầu tư bài bản và sẽ tốt hơn nếu chiến lược được thông qua bởi các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Đặc biệt, các doanh nghiệp gặp khó khăn do hệ quả của đại dịch Covid có thể xem xét và xác lập thứ tự ưu tiên triển khai một cách phù hợp với hiện trạng cũng như các mục tiêu chiến lược của mình để triển khai và sử dụng hiệu quả hệ thống ERP (“Vai trò ERP trong chuyển đổi số”, n.d.). 3. Vai trò của ERP trong doanh nghiệp sản xuất Hệ thống ERP được xem là hệ thống doanh nghiệp tích hợp, nghĩa khái quát là tích hợp nhiều quy trình, chức năng, modules để giúp doanh nghiệp hoạt động, quản lý, kiểm soát, thực thi quy trình các quy trình trong doanh nghiệp. Do đó, hệ thống ERP sẽ có những vai trò tổng quát như sau: Thực thi quy trình ERP giúp tổ chức thực thi các quy trình một cách hiệu quả. Hệ thống và quy trình liên kết chặt chẽ với nhau, nếu hệ thống ngừng thì quy trình cũng không thể thực thi. ERP giúp thực thi quy trình bằng cách thông báo cho những người liên quan biết khi nào thực thi nhiệm vụ và cung cấp dữ liệu, thông tin cần thiết để họ hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ, trong quy trình bán hàng, hệ thống thông báo đến người phụ trách trong bộ phận kho là có đơn hàng, khi nào chuẩn bị giao và cung cấp danh sách các mặt hàng được đặt, thậm chí kể cả vị trí của mặt hàng trong kho (đối với những kho hàng lớn). Trong quy trình mua hàng, hệ thống phát sinh yêu cầu đặt hàng từ bộ phận nào đó và gửi đến bộ phận mua hàng phụ trách đặt hàng. Kế toán cũng có thể xem tất cả các đơn hàng nhận để kiểm dò với hoá đơn nhận từ nhà cung cấp. Không có hệ thống hỗ trợ, bộ phận kho sẽ không biết chính xác khi nào cần đóng gói hàng và gửi đi. Tuy nhiên, với nhiệm vụ nặng nề như vậy nên phải đảm bảo được rằng hệ thống phải luôn được vận hành để công việc không bị gián đoạn. Do đó, nên có hệ thống dự phòng hoạt động cực kỳ tốt trong những trường hợp nguy cấp. Thu thập và lưu trữ dữ liệu Trong quá trình thực hiện quy trình sẽ tạo ra dữ liệu như ngày giờ, số lượng, giá, địa chỉ, cũng như là dữ liệu ai làm gì, ở đâu và khi nào. ERP thu thập và lưu trữ những dữ liệu này, thường được gọi là dữ liệu quy trình hoặc dữ liệu giao dịch/tác nghiệp. Một số dữ liệu được phát sinh và thu thập một cách tự động bởi hệ thống. Những dữ liệu này liên quan đến hoạt động vừa được thực hiện của ai đó, khi nào và ở đâu. Những dữ liệu khác phát sinh bên ngoài hệ thống và phải được nhập vào. Những dữ liệu này có thể phát sinh theo nhiều cách khác nhau, từ những dữ liệu tự nhập thủ công vào đến những phương thức tự động phát sinh dữ liệu như bar code được ghi nhận từ đầu đọc. Trong quy trình bán hàng, khi nhận một đơn hàng của khách hàng (qua email, chứng từ hoặc điện thoại), người nhận phải nhập dữ liệu như tên của khách hàng, đặt cái gì và bao nhiêu. Những dữ liệu như tên
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 187 của người nhận đơn hàng, bộ phận nào, ngày và thời gian nhận sẽ tự động phát sinh bởi hệ thống. Dữ liệu này sẽ được cập nhật khi các bước của quy trình được thực hiện. Khi đơn hàng được giao, kho sẽ cung cấp dữ liệu như: sản phẩm nào được giao, số lượng bao nhiêu, trong khi đó hệ thống sẽ tự động phát sinh dữ liệu liên quan đến người xuất kho sản phẩm như ai, khi nào và ở đâu. Một lợi thế quan trọng của việc sử dụng hệ thống ERP so với các hệ thống thủ công hoặc các hệ thống chức năng là những dữ liệu cần thiết chỉ nhập vào hệ thống một lần duy nhất. Hơn nữa, khi đã nhập vào thì những nhân viên khác trong quy trình có thể dễ dàng truy cập và không cần phải nhập lại ở các bước sau. Kiểm soát thực hiện quy trình ERP còn giúp kiểm soát tình trạng của quy trình, có nghĩa là cho biết quy trình đang được thực hiện như thế nào. Một ERP thực hiện vai trò này bằng cách đánh giá thông tin về quy trình. Thông tin này có thể được tạo ở cả hai cấp độ: Instance level (cấp độ cá thể - từ một nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể) Ví dụ nhà quản lý có thể quan tâm đến tình trạng của một đơn hàng cụ thể. Đơn hàng đang được xử lý đến bước nào? khi nào thì chuyển hàng hoặc đơn hàng đã được chuyển chưa? Đối với quy trình mua hàng thì có thể cần biết đơn đặt hàng khi nào gửi? Kho nhận hàng chưa? Một lệnh sản xuất đang được thực hiện ở bước nào? Thành phẩm đã nhập kho chưa? ERP có thể giúp trả lời nhanh chóng các câu hỏi dạng thế này để giúp các đối tượng sử dụng khác nhau có thể kiểm soát quy trình, hoạt động. Prossess/aggregate level (cấp độ quy trình/tổng thể) ERP có thể đánh giá quy trình mua hàng đang được thực hiện như thế nào bằng cách đánh giá về thời gian thực hiện hoặc thời gian từ lúc gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp đến lúc nhận hàng ở mỗi đơn hàng, mỗi nhà cung cấp. ERP không chỉ giúp kiểm soát quy trình, còn có thể phát hiện các vấn đề trong quy trình. ERP thực hiện vai trò phát hiện này bằng cách so sánh thông tin có được với chuẩn mong muốn (standard) do doanh nghiệp thiết lập sẵn để xác định quy trình có thực hiện như mong đợi hay không. Nếu thông tin được cung cấp bởi ERP chỉ ra rằng quy trình đang thực hiện dưới chuẩn thì công ty sẽ nhận biết một vài vấn đề đang tồn tại. Một vài vấn đề có thể được hệ thống phát hiện thường xuyên và tự động, một số vấn đề khác thì cần quản lý phân tích thông tin và đưa ra phương án xử lý. Ví dụ, hệ thống có thể tính toán ngày dự kiến mà đơn hàng cụ thể sẽ được giao và xác định ngày này có đáp ứng được chuẩn hay không. Hoặc hệ thống có thể tổng hợp để tính thời gian trung bình để hoàn thành mỗi đơn hàng trong tháng rồi và so sánh với chuẩn để xác định quy trình có đang làm việc như
188 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC mong đợi hay không. Đặc biệt trong quy trình sản xuất, nhà quản lý có thể cần biết những lỗi gì thường xảy ra trong quá trình sản xuất, lý do vì sao bị dừng dây chuyền sản xuất,… Việc kiểm soát quy trình sẽ giúp phát hiện vấn đề trong quy trình. Những vấn đề này có khi là dấu hiệu của một vấn đề rất cơ bản. Trong những trường hợp như vậy, ERP có thể giúp chẩn đoán nguyên nhân gây ra các triệu chứng bằng cách cung cấp cho nhà quản lý thêm thông tin và chi tiết hơn. Ví dụ, nếu thời gian trung bình để xử lý đơn hàng tăng hơn so với tháng rồi. Vấn đề này có thể chỉ là dấu hiệu của một vấn đề đơn giản, người quản lý có thể thử đào sâu hơn hoặc xem chi tiết thông tin để chẩn đoán vấn đề bên dưới. Để thực hiện điều này, nhà quản lý có thể yêu cầu phân tích chi tiết thông tin theo loại sản phẩm, khách hàng, vị trị, nhân viên, mỗi ngày trong tuần, thậm chí từng giờ trong ngày,... Sau khi xem xét thông tin chi tiết, nhà quản lý phát hiện rằng có thêm vài nhân sự mới trong kho so với tháng rồi và việc chậm trễ này xảy ra vì các nhân viên mới chưa quen thuộc với quy trình. Nhà quản lý có thể cho rằng vấn đề này sẽ tự khắc phục sớm theo thời gian khi nhân viên quen việc hơn và trong trường hợp này thì không cần xử lý gì thêm. Hoặc nhà quản lý có thể kết luận các nhân viên mới không được đào tạo và giám sát đầy đủ. Trong trường hợp này, công ty có thể thực hiện vài hành động để khắc phục vấn đề này (Magal & Word, 2017). Hoặc thời gian trung bình để một dây chuyền sản xuất một lệnh sản xuất cho một sản phẩm nào đó và xem xét những lý do nào làm chậm trễ lệnh sản xuất, nó xuất phát từ lỗi của máy móc hay lỗi cho con người. Tất cả những điều này cần có một hệ thống ERP tích hợp các dữ liệu xuyên qua các quy trình, phòng ban để có thể trích xuất, phân tích và có các nền tảng công nghệ bên dưới để hỗ trợ. Đối với doanh nghiệp sản xuất, ERP không chỉ tự động hóa quy trình, tối ưu các nguồn lực mà còn góp phần tăng năng suất lao động và giảm chi phí trong các quy trình sản xuất. Có thể thấy những tác động của hệ thống ERP đối với các doanh nghiệp sản xuất sao cho các chi phí được kiểm soát ở mức tốt nhất. Hệ thống ERP cho sản xuất không những giúp cho doanh nghiệp hoạch định, theo dõi tất cả hoạt động xuyên suốt quy trình quản lý sản xuất mà còn mở rộng ra toàn bộ chuỗi cung ứng, hỗ trợ hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, cụ thể như: – Hoạch định Nhu cầu từ Đơn hàng & Kế hoạch kinh doanh. – Hoạch định Nhu cầu Nguyên vật liệu. – Hoạch định Kế hoạch sản xuất. – Hoạch định Nguồn lực và năng lực sản xuất của nhà máy. – Quản lý và kiểm soát quy trình cung ứng. – Quản lý và ghi nhận tiến độ sản xuất. – Kiểm soát chặt chẽ tồn kho. – Kiểm soát chi phí, giá thành sản xuất.
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 189 Bên cạnh đó, hệ thống ERP giúp quản lý tiến độ sản xuất bằng các báo cáo liên tục tình hình sản xuất cũng như dự báo tình trạng sản xuất (trễ hạn, thiếu nguồn nguyên vật liệu, hiệu quả năng suất sản xuất giảm,...) giúp cho doanh nghiệp đưa ra giải pháp thích hợp nhất ở từng thời điểm, trường hợp cụ thể. 4. Giải pháp SAP S/4HANA với quy trình kinh doanh Design to Operate hỗ trợ toàn bộ chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp sản xuất SAP S/4HANA là giải pháp quản lý doanh nghiệp với nền tảng công nghệ mới của SAP được xây dựng trên nền tảng bộ nhớ tiên tiến SAP HANA. Doanh nghiệp có thể lựa chọn để triển khai giải pháp trên đám mây, tại doanh nghiệp hoặc dưới dạng mô hình kết hợp, tích hợp các quy trình của doanh nghiệp với thông tin tức thời và hệ thống báo cáo trực quan tại thời điểm. Về cốt lõi, SAP S/4HANA kết hợp với ERP truyền thống cùng với dữ liệu từ các ứng dụng Internet of Things (IoT), các ứng dụng đám mây như Hybris hoặc Ariba và các nguồn hoặc hệ thống khác. Bằng cách này, nền tảng HANA mở ra cánh cửa cho những đổi mới như lập kế hoạch, dự đoán mô hình, hành vi tiêu dùng,… Mục tiêu đạt được với SAP S/4HANA: tăng tốc đổi mới để sáng tạo và đáp ứng nhu cầu khách hàng. SAP S/4HANA giúp kết nối các phòng ban và tích hợp các quy trình của doanh nghiệp, kết nối với thế giới kỹ thuật số nói chung. Như vậy, hệ thống giúp doanh nghiệp luôn đổi mới: khám phá các cơ hội mới, phát triển các mô hình kinh doanh mới, thúc đẩy doanh thu mới và giành được thị trường mới (“SAP S/4HANA”, n.d.). Digital Supply Chain From Design to Operate Design Operate Manufacture Deliver Hình minh họa chuỗi quy trình SAP Design to Operate Design-to-Operate (D2O) là chuỗi quy trình hỗ trợ cho quá trình sản xuất và chuỗi cung ứng trên nền tảng kỹ thuật số (Digital Supply Chain & Manufacturing) nhờ vào các hệ
190 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC thống doanh nghiệp tích hợp như hệ thống ERP và cung cấp cho doanh nghiệp một chuỗi cung ứng tích hợp liền mạch nhiều lợi ích nhờ vào các công nghệ thông minh có trong toàn bộ các chức năng của Chuỗi cung ứng kỹ thuật số, bao gồm các giai đoạn: Design (Thiết kế), Plan (Kế hoạch), Manufacture (Sản xuất), Deliver (Cung cấp) và Operate (Vận hành), chủ yếu từ góc độ Nhà sản xuất và Nhà điều hành và với nguyên tắc tập trung vào nền công nghiệp sản xuất. ERP với các modules cốt lõi nhằm hỗ trợ các quy trình chính trong một doanh nghiệp sản xuất như Chuỗi cung ứng sẽ có các lợi ích chính rõ ràng trong các giai đoạn của chuỗi như sau: Design: – Giảm thiểu thời gian đưa ra thị trường. – Giúp cải cách các vấn đề trong giai đoạn này một cách liên tục và bền vững. – Đáp ứng đúng được nhu cầu của khách hàng. Plan: – Có cái nhìn toàn diện, tổng quát về nhu cầu của các bên liên quan. – Cân đối tồn kho và mức độ cung cấp dịch vụ, hàng hóa. – Tăng khả năng dự báo chính xác. Manufacture: – Tối ưu hóa quá trình sản xuất và tối thiểu lãng phí. – Cải thiện sự phối hợp giữa các nhà thầu, nhà cung cấp. – Tăng khả năng đáp ứng và sự nhanh chóng. Deliver: – Cải thiện tốc độ, hiệu quả và sự bền vững. – Vận chuyển các đơn hàng liên tục một cách hoàn hảo và giảm chi phí. – Tăng mức độ tận dụng kho bãi và vận tải. Operate: – Quản lý vòng đời của tài sản vật chất (như máy móc, công cụ, dụng cụ,…) hiệu quả và bền vững. – Dự đoán và có thể mô phỏng (lập lịch) tần suất sử dụng tài sản vật chất. – Tránh thời gian chết, lãng phí của dây chuyền, nhân sự, nguồn tài nguyên do những sự cố nằm ngoài kế hoạch.
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 191 Mô tả sơ lược các bước chính trong chuỗi Design to Operate (theo chiến lược Assemble-to-order): Nhận feedback của khách hàng - xác định Sell những yêu cầu Nhận đơn hàng của Lên lịch sản xuất thành Yêu cầu cải tiến sản (requirements) cho khách hàng phẩm phẩm Manufacture những sản phẩm mới hoặc thay đổi Tạo Thiết kế sản phẩm Design (Product design) và tạo Sản xuất thành phẩm và Thực hiện kiểm tra, bảo dữ liệu nền (master Nhận hàng, nhập kho theo dõi tiến trình dưỡng và sửa chữa data) cho sản phẩm trong hệ thống Procure Operate Chuyển giao cho sản Quản lý và theo dõi cho xuất và bộ phận khác có những vận chuyển cung Nhập thành phẩm vào Lên kế hoạch bảo liên quan để quản lý ứng đầu vào (Inbound kho dưỡng tài sản BOM và Routing delivery) Lên kế hoạch nhu cầu Mua sắm các thành Lên kế hoạch vận Kiểm soát tài sản với dữ của những thành phần phần để sản xuất các chuyển, lấy hàng, đóng liệu IoT, thực hiện phân (components) mới/thay cấu kiện, các bán thành gói và loading để tích đổi phẩm (subassemblies) chuyển hàng đi Deliver Lên kế hoạch nguồn Tạo lịch sản xuất tổng Thực hiện, theo dõi vận Nhập dữ liệu nền tài cung cho những thành (master production chuyển hàng đi và nhận sản (máy móc, công cụ, phần mới/thay đổi schedule) chứng từ vận chuyển dụng cụ,...) Plan – Chuỗi quy trình Design to Operate cho phép kích hoạt chuỗi cung ứng kỹ thuật số đầu cuối (end-to-end), từ thiết kế và lập kế hoạch đến sản xuất, logistics và vận hành. Phương pháp tiếp cận từ thiết kế đến vận hành kết nối liền mạch các quy trình kinh doanh, tận dụng các công nghệ thông minh và tạo ra một “tấm gương kỹ thuật số” (digital mirror) của toàn bộ chuỗi giá trị. “Gương kỹ thuật số” này giúp hiển thị và thực thi nhất quán từng bước trong tất cả các giai đoạn hoạt động. Giúp người quản lý có thể kiểm soát chi tiết hoặc tổng thể các quy trình, các hoạt động. – Luồng công việc và dữ liệu trải dài qua các chức năng, dẫn đến tính linh hoạt và nhất quán hơn. – Các doanh nghiệp cũng có thể mô phỏng tác động của các quyết định ở mỗi bước trong chuỗi giá trị và tối đa hóa tiềm năng đổi mới kinh doanh của họ. – Những khả năng này giúp giảm rủi ro cho các hoạt động và tài chính thông qua việc phát hiện sớm và tăng cường sự hài lòng của khách hàng thông qua việc giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn (SAP SE, 2021).