Đề tài nghiên cứu khoa học: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ phân hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:111

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ phân hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh" nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, qua đó đề xuất những giải pháp, nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ phân hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP PHÂN HIỆU LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Mã số: ĐTCK.2022.04 Chủ nhiệm đề tài: ThS. Vũ Thị Thu Hường Hà Nội, 7/2022
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP PHÂN HIỆU LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Mã số: ĐTCK.2022.04 Chủ nhiệm đề tài: ThS. Vũ Thị Thu Hường Thành viên đề tài: 1. ThS. Nguyễn Thị Bình 2. ThS. Trần Lệ Hường Hà Nội, 7/2022
MỤC LỤC MỤC LỤC ....................................................................................................................... LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................. 1 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .................................................................................. 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU.......................................................................................... 3 PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 4 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................... 4 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ............................................................................... 5 3. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài ................................................................................... 7 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................................ 7 5. Phương pháp nhiên cứu.............................................................................................. 8 6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu ...................................................................................... 8 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN ...........................................................................10 1.1. Một số khái niệm.................................................................................................... 10 1.2. Lập hồ sơ .................................................................................................................. 13 1.2.1. Ý nghĩa, tác dụng của việc lập hồ sơ ................................................................ 13 1.2.2. Yêu cầu của lập hồ sơ .......................................................................................... 16 1.2.3. Quy trình lập hồ sơ ............................................................................................... 18 1.2.4. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc lập hồ sơ tại các trường đại học hiện nay ...................................................................................................................................... 23 1.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ................................................................. 25 1.3.1. Mục đích, ý nghĩa của việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ................. 25 1.3.2. Yêu cầu về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.............................................. 27 1.3.3. Thời hạn giao nộp ................................................................................................. 27 1.3.4. Thành phần tài liệu giao nộp .............................................................................. 28 1.3.5. Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .................................... 28 1.3.6. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các trường đại học hiện nay .................................................................................................. 30 Tiểu kết Chương 1 ......................................................................................................... 31 Chương 2. THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ......................................................................32
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh ........................................................................................................... 32 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ........................................................................ 32 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ...................................................................... 33 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ........................................................................................ 35 2.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố HCM ............................... 36 2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh ................................................................................................................................. 37 2.3.1. Thực trạng công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu .................................................. 37 2.3.1.1. Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu ...........................................................37 2.3.1.2. Tổ chức hoạt động nghiệp vụ ......................................................................... 39 2.3.1.3. Kết quả công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu .................................................. 45 2.3.1.4. Một số yếu tố có ảnh hưởng đến việc lập hồ sơ tại Phân hiệu ................ 49 2.3.2. Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh ............................................... 50 2.3.2.1. Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu .............................................. 50 2.3.2.2. Quy trình và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu ............... 52 2.3.2.3. Kết quả giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu .................................. 56 2.3.2.4. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu ........................................................................................................................ 59 Tiểu kết Chương 2 ......................................................................................................... 60 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ........................................................61 3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp ............................................................................... 61 3.1.1. Cơ sở pháp lý ........................................................................................................ 61 3.1.2. Cơ sở thực tiễn ...................................................................................................... 61 3.2. Các giải pháp cụ thể ............................................................................................. 62 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức, giảng viên về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ .............................................................................. 62
3.2.2. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ..................................................................................... 64 3.2.3. Tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ cho bộ phận làm công tác văn thư và các viên chức, giảng viên tại Phân hiệu .............................................................................. 71 3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ ...................................................................................................... 73 3.2.5. Tổ chức lập hồ sơ theo quy định; kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ .......................................................................................... 73 3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ ......................................................................................................................... 74 Tiểu kết Chương 3 ......................................................................................................... 76 KẾT LUẬN ..................................................................................................................... 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 79 PHỤ LỤC ......................................................................................................................... 81
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo khoa học này, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới: - Ban Giám hiệu, Phòng Quản lý khoa học, Phòng Sau đại học – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo mọi điều kiện cho báo cáo được triển khai thực hiện; - Ban Giám đốc Phân hiệu đã tạo mọi điều kiện, động viên về vật chất, tinh thần để báo cáo được hoàn thành, đảm bảo đúng tiến độ; - Các đơn vị, bộ phận trong Phân hiệu đã hỗ trợ nhóm tác giả, tạo mọi điều kiện và cung cấp các thông tin cần thiết để nhóm tác giả hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu; - Lãnh đạo, viên chức, người lao động trong Phân hiệu đã luôn sẵn sàng chia sẻ quan điểm cá nhân và đóng góp các ý kiến quý báu vào quá trình khảo sát thực tế, thu thập số liệu để hoàn thiện báo cáo; Đây là công trình đầu tiên của nhóm tác giả, nên chắc chắn còn có những sai sót nhất định, nhóm hy vọng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp nghiêm túc, tích cực của các nhà khoa học, các viên chức, giảng viên, để có thể hoàn thiện xuất sắc báo cáo này, có đủ điều kiện để ứng dụng vào thực tế tại Phân hiệu. Nhóm tác giả xin trân trọng cảm ơn! 1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TỪ GỐC TỪ VIẾT TẮT Nghiên cứu khoa học NCKH Thành phố Hồ Chí Minh TP.HCM Nhà xuất bản NXB Phó giáo sư PGS Tiến sĩ TS Thạc sĩ ThS Ủy ban nhân dân UBND Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ĐHKHXH&NV 2
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Kết quả đánh giá tầm quan trọng của lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 38 Bảng 2.2. Tình hình tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn 39 Bảng 2.3. Kết quả lập hồ sơ công việc tại các đơn vị trực thuộc Phân hiệu 42 Bảng 2.4. Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 52 3
LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành, phục vụ công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức, các Trường đại học nói chung và Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc của từng cá nhân. Mỗi người muốn làm tốt công việc của mình thì phải tham khảo văn bản, tài liệu làm cơ sở để giải quyết các công việc được giao. Chính vì vậy, nếu các tài liệu sau khi giải quyết xong công việc được thu thập và lập thành hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh, được chọn lựa và giao nộp vào lưu trữ đúng thời hạn quy định, khi có nhu cầu cần tìm để phục vụ nghiên cứu sử dụng có thể tìm thấy ngay, sẽ góp phần cung cấp nguồn thông tin hữu ích cho nhà quản lý, cho mỗi viên chức, giảng viên giải quyết công việc hàng ngày, từ đó góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. Trong những năm qua, dưới sự chỉ đạo của các cơ quan có thẩm quyền, nhiều cơ quan, ban ngành đoàn thể đã làm tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Phân hiệu tại Thành phố Hồ Chí Minh là cơ sở đào tạo, bồi dưỡng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng đào tạo trình độ đại học, sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; hợp tác quốc tế và dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, nền công vụ và yêu cầu của xã hội. Thực tế cho thấy, kể từ khi thành lập đến nay, trong quá trình hoạt động, Phân hiệu đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu tương đối lớn và hiện tại các đơn vị, bộ phận trong Phân hiệu cũng đã thực hiện công việc lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, kể từ thời điểm thành lập (2017) đến nay 2022, công tác này chưa được thực hiện một cách thống nhất, khoa học tại các đơn vị bộ phận trực thuộc Phân hiệu, có đơn vị đã thực hiện, có những đơn vị chưa thực hiện, 4
có những đơn vị đã lập hồ sơ nhưng chưa đáp ứng hết được các yêu cầu về lập hồ sơ. Thậm chí, vẫn còn tình trạng tài liệu bó gói, chất đống tại các đơn vị, bộ phận, do vậy, việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định hàng năm cũng chưa thực hiện được. Việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, trên cơ sở đó phân tích chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời, đề xuất những giải pháp nhằm làm tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian tới là hết sức cần thiết. Những đề xuất phù hợp sẽ là cơ sở để Phân hiệu thực hiện tốt công tác này, đồng thời, nếu hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu khoa học này thì đây sẽ là cơ sở để các Trường đại học khác tham khảo và áp dụng vào thực tiễn công tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, có rất nhiều tài liệu, bài viết đã đề cập đến vấn đề này, cụ thể: Về giáo trình và sách chuyên khảo, có thể kể đến giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) – PGS. Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011; Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) – PGS.TS. Triệu Văn Cường, do Nhà xuất bản Lao động xuất bản năm 2016… Trong những cuốn sách này đề cập đến những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến lập hồ sơ và giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường ĐHKHXH&NV Hà Nội và Trường ĐHKHXH&NV TPHCM cũng có đề cập đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, như: - “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” – 5
Đây là luận văn thạc sĩ của tác giả Trịnh Thị Kim Oanh, hoàn thành và công bố năm 2008. Đề tài đã đề cập đến vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, đồng thời nêu rõ sự cần thiết phải áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ Hà Nội); - Đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” – là đề tài nghiên cứu cấp Trường do ThS. Ngô Thị Kiều Oanh hoàn thành năm 2016. Đề tài đã nêu lên thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; - Một đề tài khác là “Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương” – đây là luận văn thạc sĩ của tác giả Tạ Thị Thanh Thúy, hoàn thành và công bố năm 2016. Đề tài đánh giá thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu của Trường Đại học Hải Dương và nêu lên sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương. Đây là một đề tài hay và có giá trị thực tiễn. - Đề tài: “"Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh" - Luận văn thạc sĩ của tác giả Trịnh Thị Tịnh, hoàn thành năm 2021. Đề tài đã nghiên cứu về thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 Thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra, có thể kể đến rất nhiều bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Quản lý nhà nước, Tạp chí Dấu ấn thời gian… có đề cập đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Qua nghiên cứu, nhóm tác giả cho rằng, trong các giáo trình đã nêu ra những vấn đề cơ bản nhất về lý luận của công tác lập hồ sơ như: khái niệm về 6
hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu và phương pháp lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; các khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ… đã tập trung nghiên cứu công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở các cơ quan cụ thể, trong đó có cả ở các trường cao đẳng, đại học… Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh. Do vậy, nhóm tác giả chọn đề tài này để nghiên cứu. 3. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài 3.1. Mục tiêu của đề tài: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, qua đó đề xuất những giải pháp, nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể: - Nghiên cứu những vấn đề lý luận về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; - Khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của các đơn vị trực thuộc Phân hiệu; - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. Về thời gian: Từ năm 2017 đến nay. 7
5. Phương pháp nghiên cứu Cách tiếp cận: Đề tài sử dụng phương pháp tiếp cận như: tâm lý học, giáo dục học, xã hội học… để nghiên cứu các vấn đề liên quan đến lý luận và thực tiễn đề tài. Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp khảo sát thực tế: Được sử dụng khi khảo sát thực tế, quan sát trực tiếp người làm công tác văn thư và những người trực tiếp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các đơn vị, bộ phận thuộc Phân hiệu; + Phương pháp hệ thống và thống kê: Vận dụng để nhằm đánh giá tình hình lập hồ sơ, chất lượng các hồ sơ được lập sau khi giải quyết xong công việc được giao; + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích các nội dung về hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trên cơ sở đó đưa ra giải pháp nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh. + Phương pháp phỏng vấn: Thực hiện đối với một số lãnh đạo quản lý các Phòng, Khoa, Trung tâm của Phân hiệu, nhân viên văn thư cơ quan và người được giao nhiệm vụ trực tiếp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các đơn vị, bộ phận trực thuộc Phân hiệu (trợ lý, giáo vụ Khoa). 6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu Báo cáo khoa học được kết cấu thành 3 chương, cụ thể như sau: Chương 1. Cơ sở lý luận về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Chương 2. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 8
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 9
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm hồ sơ Khái niệm “Hồ sơ” được đề cập đến trong từ điển Lưu trữ, trong các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, ngoài ra, nó còn được đề cập đến trong nhiều giáo trình, tài liệu có liên quan. Theo Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam của PGS. TS Dương Văn Khảm: “Hồ sơ là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân” 4. Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó giáo sư Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2011) thì: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” 13. Trong cuốn Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xuất bản năm 2016, khái niệm hồ sơ được hiểu như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” 3. 10
Tại Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011, khái niệm hồ sơ được trình bày như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 12. Theo Khoản 14, Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì: "Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 2. Như vậy, đã có một số khái niệm khác nhau về hồ sơ, tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của báo cáo khoa học này, chúng tôi đề xuất sử dụng khái niệm hồ sơ trong Nghị định số 30/2020 ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Bởi vì, trong văn bản này, khái niệm hồ sơ đã được phản ánh tương đối đầy đủ, chính xác từ đặc điểm, tính chất, nội dung, tới nguồn gốc hình thành hồ sơ. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức thường hình thành 3 loại hồ sơ cơ bản, đó là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ nguyên tắc. Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động xuất bản năm 2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng một số điểm chung như: tên gọi, tác giả, cơ quan ban hành, ... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị 3. - Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ...) 3 - Hồ sơ nguyên tắc: 11
Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân 3. 1.1.2. Khái niệm lập hồ sơ Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, ban hành năm 1992: “Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp quy định” 3 Theo Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam của PGS. TS Dương Văn Khảm: Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định 4. Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011): “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”13. Trong cuốn giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuất bản năm 2016 thì: “Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp quy định”3. Theo Khoản 11, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 12. Tại Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: "Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 2. 12
Như vậy, “Lập hồ sơ” cũng có nhiều cách diễn đạt khác nhau, tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu, chúng tôi đề xuất sử dụng khái niệm lập hồ sơ được nêu ra trong Nghị định số 30/2020 về công tác văn thư, vì trong văn bản này, khái niệm lập hồ sơ tương đối cụ thể, rõ ràng. 1.1.3. Khái niệm nộp lưu hồ sơ Từ những văn bản và quy định hiện hành của nhà nước, nhóm tác giả tổng hợp và đưa ra khái niệm nộp lưu hồ sơ như sau: Nộp lưu hồ sơ là tập hợp những hồ sơ đã kết thúc từ các đơn vị, bộ phận trong cơ quan, có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, để chuyển giao cho bộ phận lưu trữ theo quy trình và phương pháp nhất định. Như vậy, nộp lưu hồ sơ là một hoạt động cụ thể, hoạt động này chỉ được thực hiện theo quy định, định kỳ hàng năm chứ không diễn ra thường xuyên, liên tục hoặc tùy tiện vào bất cứ thời gian nào. Kết quả của hoạt động này sẽ góp phần thu đủ, thu đúng thành phần các hồ sơ có giá trị để đưa vào bảo quản trong các lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu tra tìm nghiên cứu sử dụng trước mắt và lâu dài của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. 1.1.4. Khái niệm lưu trữ cơ quan Theo Khoản 4, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” [12]. Như vậy, lưu trữ cơ quan là một bộ phận trong cơ quan, được thành lập để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan như: thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. 1.2. Lập hồ sơ 1.2.1. Ý nghĩa, tác dụng của việc lập hồ sơ Theo Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, nội dung cơ bản của công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác 13
văn thư; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư. Sở dĩ, lập hồ sơ được coi là một trong những nội dung quan trọng trong công tác văn thư là vì, chỉ có lập hồ sơ mới giữ được đầy đủ những văn bản, tài liệu ghi lại kết quả toàn bộ hoạt động của cơ quan, tạo nguồn thông tin để nghiên cứu, giải quyết công việc trước mắt và sử dụng lâu dài về sau. Bên cạnh đó, lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, nó có nhiệm vụ thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau, về vấn đề, sự việc đã giải quyết, sẵn sàng cung cấp đầy đủ bằng chứng, chứng cứ để xác minh hay giải quyết vấn đề có liên quan trước mắt hoặc lâu dài. Do vậy, nếu các đơn vị, bộ phận, cá nhân giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ thì coi như chưa hoàn thành công việc. Ngoài ra, lập hồ sơ còn là mắt xích gắn liền công tác văn thư và công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Bởi vì, nếu làm tốt công tác này, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ đã được lập thành hồ sơ đầy đủ, thì lưu trữ cơ quan sẽ chỉ việc tổ chức thực hiện các thao tác nghiệp vụ tiếp theo trong lưu trữ như: thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức bảo quản, tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu, mà không phải mất thời gian công sức để thực hiện những nhiệm vụ trong công tác văn thư, sau đó mới thực hiện các thao tác nghiệp vụ trong lưu trữ. Chính vì vậy, nếu lập hồ sơ được thực hiện tốt trong các cơ quan sẽ đem lại những tác dụng cơ bản sau đây: Thứ nhất, lập hồ sơ sẽ tạo tác phong làm việc khoa học Lập hồ sơ công việc có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, hoạt động chuyên môn và có ý nghĩa quan trọng đối với công tác lưu trữ, vì vậy, đã có rất nhiều văn bản của Nhà nước quy định về công tác lập hồ sơ. Lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, phần việc thuộc trách nhiệm giải quyết của người nào thì sau khi giải quyết xong, người đó phải lập hồ sơ. 14
Quy định lập hồ sơ như vậy là vì cán bộ, viên chức trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ hơn ai hết về công việc mình đã làm, nắm được nội dung và mối liên hệ giữa các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ do chính họ lập ra sẽ đảm bảo hợp lý, phản ánh đúng đắn sự hình thành khách quan của các văn bản, tài liệu. Như vậy, lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện để giải quyết công việc hàng ngày được nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả. Từ đó, tạo tác phong làm việc khoa học cho chính các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức. Thứ hai, lập hồ sơ sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, công chức, viên chức. Trong các cơ quan, tổ chức, nếu các văn bản, tài liệu sau khi đã giải quyết xong được lập thành hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh chính xác chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và của từng đơn vị, sẽ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức và người có thẩm quyền khi cần tra tìm văn bản sẽ dễ dàng, nhanh chóng và tìm kiếm được đầy đủ thông tin có liên quan, nghiên cứu vấn đề có hệ thống và trọn vẹn. Trên cơ sở đó, dễ dàng đề xuất những ý kiến phù hợp và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng, kịp thời và tiết kiệm được thời gian. Do vậy, sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của từng cán bộ, công chức, viên chức, tạo được nếp làm việc nghiêm túc, khoa học và có thái độ ứng xử đúng đắn đối với văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Thứ ba, lập hồ sơ giúp cơ quan, đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ. Mỗi văn bản khi được tập hợp đầy đủ và lập thành hồ sơ sẽ giúp người có thẩm quyền, các đơn vị, bộ phận và cán bộ văn thư dễ theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình; đồng thời xác định được hồ sơ, tài liệu nào quan trọng, có giá trị cần được bảo quản nghiêm túc; phát hiện những văn bản bị phân tán, thất lạc do cho mượn tùy tiện. Như vậy, lập hồ sơ còn giúp cho việc quản lý các văn bản, tài liệu 15