intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Trường ĐH Kinh tế

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:136

Thêm vào BST
Báo xấu
109
lượt xem 31
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu; Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng; Tổ chức thông tin trong chu trình chuyển đổi; Tổ chức thông tin trong chu trình tài chính. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Trường ĐH Kinh tế

  1. Chương 5 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Chu trình doanh thu ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thanh toán tiền của khách hàng. Một doanh nghiệp thiết kế tốt chu trình doanh thu thì sẽ đảm bảo cho việc bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và luôn được kiểm soát. Với mục đích giúp người đọc hiểu rõ được việc tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu, chương này sẽ trình bày cụ thể các nội dung: - Mục tiêu và các chức năng chính của chu trình doanh thu. - Tổ chức thông tin cho các hệ thống chức năng trong chu trình doanh thu là hệ thống bán hàng, hệ thống giao hàng, hệ thống lập hóa đơn và hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền. - Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình doanh thu. - Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu 1. Giới thiệu chu trình doanh thu Doanh thu không phải là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp nhưng nó lại là điều kiện quan trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Muốn vậy doanh nghiệp phải xác định đúng nhu cầu của khách hàng và tìm cách đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó. Doanh thu của một doanh nghiệp có thể từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Các công việc ghi nhận, xử lí những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu như doanh nghiệp thiết kế chu trình doanh thu một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt. 107
  2. Phân hệ Nhận đơn hàng/ Bán hàng Phân hệ Phân hệ Phát hành hóa đơn/ CHU TRÌNH Quản lý Theo dõi DOANH THU kho hàng/ thanh toán/ Giao hàng/ Nhận tiền Vận chuyển Phân hệ Tổng hợp Hình 5.1: Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trình doanh thu Chu trình doanh thu thường tương tự nhau giữa các loại hình doanh nghiệp, bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền. Ghi nhận đúng yêu cầu đặt hàng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và thu được tiền thanh toán của khách hàng đúng thời hạn là mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu. Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình doanh thu: (1) hệ thống xử lí bán hàng và (2) hệ thống xử lí thu tiền. Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thông thường có hai bộ phận trực tiếp tham gia thực hiện chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán. Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữa hai bộ phận với nhau. 1.1. Mục tiêu của chu trình doanh thu Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng. Các nội dung công việc chủ yếu của chu trình doanh thu bao gồm: - Ghi nhận đặt hàng nhanh chóng và chính xác. 108
  3. - Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có. - Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn. - Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời. - Ghi nhận doanh thu một cách chính xác. - Theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng. - Thu tiền (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng). 1.2. Chức năng của chu trình doanh thu Các chức năng chính của chu trình doanh thu được thể hiện như ở Hình 5.2. Hình 5.2: Các chức năng chính của chu trình doanh thu 1.2.1. Nhận đơn đặt hàng Đây là khâu đầu tiên của chu trình doanh thu, thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào một mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên trang web của công ti… Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng. Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng 109
  4. như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa… Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước công việc tiếp theo của chu trình. 1.2.2. Kiểm tra tín dụng và tồn kho Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhất định. Do vậy, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi quyết định chấp nhận đơn đặt hàng thanh toán sau. Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thì thông tin tín dụng liên quan đến khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của công ti. Thông tin sẽ được tóm tắt trong bảng đánh giá khả năng chi trả (như là: xuất sắc, tốt, không tốt) hoặc là một giới hạn tín dụng (ví dụ khách hàng chỉ được phép nợ tối đa 50.000.000đ). Nếu một đơn đặt hàng của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì nhân viên bán hàng phải báo cáo các nhà quản lí xem xét riêng cho từng trường hợp. Nếu lần bán chịu này sẽ làm tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn hạn mức tín dụng cho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới. Có thể nhận thấy, trong khâu này bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán công nợ phải phối hợp chặt chẽ với nhau. Biến động về tình hình công nợ của từng khách hàng phải được kế toán cập nhật kịp thời để cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác giúp bộ phận bán hàng xử lí đơn đặt hàng. Trong điều kiện hệ thống thông tin của doanh nghiệp được nối mạng máy tính, nhân viên bán hàng sẽ được phân quyền truy cập số dư công nợ của từng khách hàng để kiểm tra. Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao hàng. Do vậy bước kế tiếp nhân viên bán hàng cần thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho. Xác định hàng được đặt có thể đáp ứng hay không là một nhiệm vụ khá phức tạp. Đối với các doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, nhân viên bán hàng có thể thực hiện kiểm kê thực tế số lượng hàng hiện có trong kho. Thông thường doanh nghiệp phải duy trì một mức tồn kho nhất định để đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ. Trong trường hợp hệ thống thông tin được thiết kế tốt, lượng hàng dự trữ có thể được giảm xuống đến mức thấp nhất và nhân viên bán hàng được phân quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác định lượng hàng hiện có, số lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điểm dự kiến hàng về đến kho. Như vậy, để thực hiện việc kiểm tra lượng tồn kho phục vụ cho công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phải được kế 110
  5. toán hàng tồn kho cập nhật chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm phát sinh tăng giảm. Nếu sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải phối hợp thông tin với bộ phận kế hoạch và bộ phận sản xuất để xác định ngày sản xuất hoàn thành trước khi chấp nhận đơn đặt hàng. 1.2.3. Lập lệnh bán hàng Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiều liên và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình. Lệnh bán hàng thể hiện đầy đủ các thông tin về tên các loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, các thông tin về khách hàng (tên, đơn vị), địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán... Thông thường, một bản sao của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho khách hàng như một sự chấp nhận đơn đặt hàng và xác nhận lại các thông tin về điều kiện giao hàng. Một liên của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng để chuẩn bị, đóng gói. Một liên được chuyển đến bộ phận kho để làm các thủ tục xuất kho hàng hóa và đóng vai trò như phiếu xuất kho. Một liên được lưu giữ tại bộ phận bán hàng để tiếp tục xử lí, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động cho đến khi hàng hóa được giao cho khách và thu được tiền. Các liên còn lại của lệnh bán hàng được gửi đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng. 1.2.4. Chuẩn bị hàng Thông tin trên lệnh bán hàng là cơ sở để bộ phận chuẩn bị hàng thực hiện các bước công việc tiếp theo. Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng đã có sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng, chủng loại, đóng gói và làm các thủ tục để xuất hàng cho khách. Trong trường hợp phải tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc phải cung ứng mới có hàng thì công việc chuẩn bị hàng sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa phòng kinh doanh và các bộ phận sản xuất, cung ứng mới có thể đảm bảo việc giao hàng cho khách đúng thời hạn thỏa thuận. 1.2.5. Giao hàng Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh nghiệp chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định. Bộ phận giao hàng phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa. Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn. Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dịch vụ chuyển hàng, dịch vụ bưu điện... Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ 111
  6. phận gửi hàng và đơn vị vận tải, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến các loại hàng hóa được gửi đi, là cơ sở để thanh toán cước phí vận chuyển và giải quyết các tranh chấp về sự thiếu hụt, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Các chứng từ chi phí liên quan đến việc vận chuyển sẽ được tập hợp và chuyển về phòng kế toán để thanh toán và theo dõi. 1.2.6. Xuất hóa đơn cho khách hàng Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất. Sau khi kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng. Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Trên hóa đơn ghi rõ số lượng, đơn giá của từng loại, tổng giá trị các loại hàng hóa tiêu thụ và các điều kiện thanh toán cũng như thuế GTGT. Đây chính là chứng từ quan trọng nhất trong hệ thống nghiệp vụ bán hàng, được lập thành nhiều liên để gửi cho khách hàng, làm cơ sở để bộ phận kế toán bán hàng ghi nhận và hạch toán doanh thu, thuế GTGT, bộ phận kế toán công nợ theo dõi các khoản phải thu khách hàng và lưu tại bộ phận lập hóa đơn. Việc lập hóa đơn thường phải đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa. Trên thực tế, khi giao hàng cho khách tại kho của doanh nghiệp thì thời điểm chuyển giao quyền sở hữu là khi hàng vừa được giao. Trong trường hợp hàng hóa phải được vận chuyển đến giao tại kho của khách hàng, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu là lúc khách hàng nhận được hàng. 1.2.7. Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng. Có hai phương pháp tổ chức theo dõi phải thu của khách hàng: Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn và Phương pháp kết chuyển số dư. Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn: Khách hàng sẽ thanh toán dứt điểm từng hóa đơn. Bộ phận kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ khách hàng các khoản phải thu, đã thu và số dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn. Phương pháp này cho phép theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và phân tích chúng theo thời hạn nợ. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp thông tin rất cụ thể, rõ ràng và hỗ trợ cho chính sách chiết khấu bán hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn theo từng hóa đơn. Tuy nhiên, phương 112
  7. pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn đòi hỏi trình độ kế toán cao, chi phí nhiều và chỉ có thể thực hiện được khi áp dụng tin học hóa công tác kế toán. Phương pháp kết chuyển số dư: Bộ phận kế toán không theo dõi thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng mà chỉ theo dõi tổng số dư đầu kì, tổng số nợ phát sinh trong kì, tổng số tiền đã thanh toán và số còn nợ của mỗi khách hàng vào cuối kì. Phương pháp này tuy đơn giản nhưng không hỗ trợ thực hiện chính sách chiết khấu bán hàng cũng như cung cấp thông tin về các khoản khách hàng chậm thanh toán. 1.2.8. Nhận tiền thanh toán Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu và thủ quỹ tiến hành thu tiền. Phiếu thu được lập thành nhiều liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng và các liên còn lại được sử dụng để hạch toán, lưu trữ tại bộ phận kế toán. Phiếu thu là cơ sở để hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền mặt. Khi khách hàng mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, không cần phải theo dõi các khoản phải thu. Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thông báo cho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng. 1.2.9. Các chức năng liên quan khác Có nhiều chức năng liên quan khác trong chu trình doanh thu như: giải quyết hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán, thu các khoản nợ quá hạn, xử lí những đơn đặt hàng lại, trả hoa hồng cho đại lí... - Giải quyết hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán: Hàng bị trả lại khi khách hàng không hài lòng, trả lại tất cả hoặc một phần hàng hóa đã nhận. Giảm giá hàng bán là sự điều chỉnh để đền bù cho khách hàng vì hàng hóa bị hư hỏng, kém phẩm chất hay thiếu hụt... Trong trường hợp này biên bản được chuẩn bị để ghi nhận các thỏa thuận. Tuy nhiên, chúng chỉ được lập khi có bằng chứng rằng hàng bị trả đã được nhận lại hoặc các khoản giảm giá được các cấp thẩm quyền phê duyệt. Các biên bản này là cơ sở để ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu và số dư tài khoản phải thu khách hàng. - Xử lý các khoản nợ quá hạn: Việc xử lý các khoản nợ quá hạn xảy ra không thường xuyên và chỉ liên quan đến những khách hàng chậm trả. Nhìn chung, quy trình này thường bắt đầu bằng việc gửi thông báo đến khách hàng về 113
  8. khoản nợ quá hạn. Trong trường hợp khách hàng mất khả năng chi trả các khoản nợ, doanh nghiệp phải làm các thủ tục để xử lí và hạch toán các khoản nợ không đòi được. - Xử lí các đơn đặt hàng lại: Nghiệp vụ đặt hàng lại thường xảy ra khi số lượng hàng tồn kho không đủ để giao cho khách. Đặt hàng lại được bắt đầu bằng việc chuẩn bị mẫu đơn đặt hàng lại, trong đó thể hiện số lượng cần đặt, ngày và địa điểm giao hàng. Mẫu phiếu này được gửi đến nhà cung cấp và thông tin đặt hàng lại được ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Thông thường, hàng đặt lại được giao thẳng cho khách hàng và số lượng hàng đã đặt lại trên sổ được ghi giảm. Doanh nghiệp thường chỉ xuất hóa đơn cho các mặt hàng đặt lại sau khi chúng được giao cho khách hàng. 1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống thông tin bán hàng thuộc phòng kinh doanh và hệ thống thông tin kế toán thuộc phòng kế toán. Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu khách hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Mục tiêu của phòng kinh doanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu chi phí trong hoạt động bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm con người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lí và cung cấp những thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận trong quá trình bán hàng. Bộ phận kế toán: Có trách nhiệm ghi nhận, xử lí, phân tích, lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa, doanh thu theo từng khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chi phí, xác định kết quả tiêu thụ…, cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng và nhà quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp. Hình 5.3 mô tả các chức năng cũng như phân công trách nhiệm và sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán trong chu trình doanh thu. 114
  9. Hình 5.3: Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu (1) Nhận đặt hàng (7) Cập nhật giảm hàng tồn kho (2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng (8) Lập hóa đơn (3) Kiểm tra hàng tồn kho (9) Theo dõi phải thu khách hàng (4) Lập lệnh bán hàng (10) Thu tiền (5) Chuẩn bị hàng (11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo (6) Giao hàng và vận chuyển hàng 2. Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu Hình 5.4 trình bày sơ đồ dòng dữ liệu gồm 4 nút xử lí tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình doanh thu, đó là (1) tiếp nhận, xử lí đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách, (3) lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền và (4) phân tích tình hình tiêu thụ. 115
  10. Khách hàng Dữ liệu khách hàng Đặt hàng Chấp thuận Mã khách hàng đặt hàng và các dữ liệu 1.0 khác Lệnh bán hàng Kiểm tra tín dụng Dữ liệu đặt hàng Dữ liệu về công nợ 2.0 Giao hàng Dữ liệu Hàng hóa Chứng hàng tồn kho & phiếu gửi từ hàng gửi hàng Dữ liệu gửi hàng 3.0 Lập Khách hàng Hóa đơn Hóa đơn bán hàng Dữ liệu bán hàng 4.0 Phân tích Dữ liệu giá bán Sổ cái tài khoản Các nhà quản lí Hình 5.4: Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình doanh thu 2.1. Hệ thống bán hàng Toàn bộ quy trình xử lí bán hàng được thể hiện trên Hình 5.5 sau: 116
  11. Hình 5.5: Quy trình xử lí bán hàng Đơn đặt hàng được nhập vào hệ thống máy tính bởi nhân viên bán hàng. Chương trình sẽ tự động thực hiện việc kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có để thực hiện đơn đặt hàng. Dữ liệu về số lượng tồn kho hiện tại của từng loại hàng hóa được lưu trữ trên trường “Số lượng tồn kho hiện tại” trong tập tin Danh mục hàng hóa. Cấu trúc của tập tin này như sau: Mã Thuế suất Số lượng Số lượng Số lượng Tên hàng Giá hàng ĐVT thuế tồn kho đặt hàng tồn kho hóa bán hóa GTGT tối thiểu tối ưu hiện tại 117
  12. Mỗi khi có sự biến động tăng hay giảm về số lượng của từng loại hàng hóa, số liệu trên trường “Số lượng tồn kho hiện tại” của hàng hóa ngay lập tức được cập nhật. Nếu lượng hàng có sẵn của công ti không đủ để giao cho khách, nhân viên bán hàng phải thỏa thuận với khách về thời gian giao hàng và khai báo với hệ thống máy tính để chuẩn bị một đơn hàng giao trễ. Tiếp đến, chương trình tự động kiểm tra tín dụng để xác định khách hàng có đủ điều kiện để mua chịu tiếp đơn hàng này hay không. Thông tin về tình hình công nợ của từng khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật theo thời gian thực vào trường “Số dư công nợ hiện tại” trên tập tin Danh mục khách hàng. Cấu trúc của tập tin này như sau: Mã Tên Hạn Số dư Số điện Mã số khách khách Địa chỉ Email mức tín công nợ thoại thuế hang hàng dụng hiện tại Việc kiểm tra có thể được thực hiện thông qua việc so sánh giữa hạn mức tín dụng trong bản ghi khách hàng với số dư hiện tại cộng với giá trị ước tính của đơn đặt hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng không làm cho số dư công nợ của khách hàng vượt quá hạn mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ được chấp nhận và đưa vào lưu trữ trong hồ sơ đơn đặt hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng vượt quá hạn mức cho phép, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ cũ hoặc trình lên trưởng phòng kinh doanh xem xét để đưa ra quyết định cuối cùng. Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì dữ liệu sẽ được lưu vào hai tập tin Đơn đặt hàng và Chi tiết đơn đặt hàng. Trong tập tin đơn đặt hàng, các thông tin chung trên mỗi đơn đặt hàng được ghi nhận trên một mẫu tin duy nhất. Do mỗi đơn đặt hàng có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, do vậy các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận trên tập tin chi tiết đơn đặt hàng. Mối liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập thông qua trường khóa “Số đơn đặt hàng”. Cấu trúc của các tập tin này như sau: Tập tin đơn đặt hàng Số đơn Mã khách Ngày đặt Ngày Điều kiện Mã nhân viên đặt hàng hàng hàng giao hàng thanh toán bán hàng Tập tin chi tiết đơn đặt hàng Số đơn Mã hàng Số lượng đặt hàng hóa 118
  13. Tiếp đó chương trình cho phép in lệnh bán hàng để lưu vào hồ sơ của bộ phận bán hàng và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình bán hàng. Thông thường một liên của Lệnh bán hàng được gởi đến kho để làm cơ sở cho bộ phận quản lí kho xuất hàng (đóng vai trò như phiếu xuất kho), một liên được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng và đóng gói, một liên chuyển đến bộ phận lập hóa đơn để bộ phận này theo dõi, chuẩn bị lập hóa đơn khi nhận được đầy đủ các chứng từ giao hàng và một liên đóng vai trò thông báo chấp nhận đơn đặt hàng gửi đến khách hàng. 2.2. Hệ thống giao hàng Tại kho, sau khi nhận được lệnh bán hàng (phiếu đóng gói), bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành lấy hàng và đóng gói. Trong một số trường hợp, lượng hàng thực tế tại kho không đủ để giao do bị hư hỏng, mất mát… hoặc phải thay thế bằng các loại hàng hóa tương đương thì lệnh bán hàng có thể phải được điều chỉnh, sửa đổi trước khi thực hiện. Quy trình điều chỉnh, sửa đổi phải quay trở lại bộ phận bán hàng. Sau khi hàng hóa được chuẩn bị xong ở kho, nhân viên giao hàng truy cập vào hệ thống để kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếu giao hàng. Tại thời điểm này, thủ tục xuất hàng ra khỏi kho đã được hoàn tất, do vậy hệ thống cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho vào các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí để phục vụ hạch toán tổng hợp (cấu trúc các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí đã được trình bày trong Chương 2), cập nhật các số liệu chi tiết về xuất kho của từng loại hàng hóa trên tập tin Phiếu xuất kho và tập tin Chi tiết phiếu xuất kho, cập nhật dữ liệu vào trường “Số lượng tồn kho hiện tại” của từng loại hàng hóa trên tập tin Danh mục hàng hóa. Trong tập tin Phiếu xuất kho, các thông tin chung trên mỗi Phiếu xuất kho được ghi nhận trên một mẫu tin duy nhất. Do mỗi phiếu xuất kho có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, do vậy các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa xuất kho được ghi nhận trên tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho. Mối liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập thông qua trường khóa “Số phiếu xuất”. Cấu trúc các tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết phiếu xuất kho như sau: Tập tin Phiếu xuất kho Số phiếu Số phiếu Mã kho Mã nhân viên Ngày xuất gửi hàng hàng xuất hàng Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho Số phiếu Mã hàng Số lượng Đơn giá xuất hóa 119
  14. Việc cập nhật dữ liệu vào trường “Đơn giá” trên tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho phụ thuộc vào phương pháp hạch toán trị giá hàng xuất kho sẽ được trình bày trong chương 7. Hình 5.6: Quy trình xử lí giao hàng 120
  15. Dữ liệu sau khi được cập nhật và xử lí trên các tập tin cơ sở dữ liệu như đã được trình bày, chương trình sẽ in ra phiếu giao hàng. Một liên của phiếu giao hàng được gửi kèm với hàng hóa để giao cho khách, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn để bộ phận này làm căn cứ lập hóa đơn, một liên giao cho bộ phận vận chuyển cùng với vận đơn, một liên lưu tại bộ phận quản lí kho hàng. Vận đơn bao gồm phần lớn các dữ liệu từ nghiệp vụ bán hàng, tuyến đường vận chuyển, cước phí vận chuyển và những dữ liệu khác cần thiết cho việc chuyển hàng. Người vận chuyển có trách nhiệm chuyển hàng tới cho khách hàng theo đúng các yêu cầu ghi trong hợp đồng vận chuyển. 2.3. Hệ thống lập hóa đơn Sau khi nhận được phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng chuyển đến, nhân viên phụ trách lập hóa đơn truy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng và đơn đặt hàng của khách hàng. Tiếp theo, chương trình sẽ truy cập vào tập tin Danh mục hàng hóa truy xuất dữ liệu “Giá bán” để có được thông tin về giá và “Thuế suất GTGT” của từng loại hàng hóa. Đến thời điểm này, toàn bộ dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng (số lượng và giá trị của từng mặt hàng cũng như số thuế GTGT phải nộp) đã có đầy đủ và thống nhất. Chương trình sẽ lưu tất cả những dữ liệu trên hóa đơn bán hàng vào các tập tin có liên quan: các thông tin chung được cập nhật vào các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí để phục vụ hạch toán tổng hợp, các số liệu chi tiết về số lượng, giá bán của từng loại hàng hóa tiêu thụ được cập nhật trên tập tin Chi tiết hóa đơn bán hàng, các số liệu về tổng doanh thu, thuế GTGT phải nộp của cả hóa đơn sẽ được cập nhật vào tập tin Hóa đơn bán hàng. Trong tập tin hóa đơn bán hàng, mỗi hóa đơn bán hàng được lưu trữ trên một mẫu tin duy nhất để xử lí và cung cấp thông tin phục vụ cho công tác báo cáo tổng hợp doanh thu và thuế GTGT phải nộp. Mối liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập thông qua trường khóa “Số hóa đơn bán hàng”. Cấu trúc của hai tập tin Hóa đơn bán hàng và Chi tiết Hóa đơn bán hàng như sau: Tập tin Hóa đơn bán hàng Ngày đáo Số hóa đơn Số phiếu Doanh Thuế Ngày Mã khách hàng hạn thanh bán hàng xuất thu GTGT toán Tập tin Chi tiết Hóa đơn bán hàng Số hóa đơn Mã hàng Số lượng Giá bán bán hàng hóa 121
  16. Hình 5.7: Quy trình lập hóa đơn 122
  17. 2.4. Hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật ngay vào trường “Số dư công nợ hiện tại” trên tập tin Danh mục khách hàng để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, phục vụ công tác kiểm tra tín dụng của khách hàng. Biến động công nợ phải thu của khách hàng được kết hợp theo dõi trên tập tin Chi tiết Nhật kí thông qua việc cập nhật mã khách hàng vào trường “Chi tiết tài khoản Nợ” và “Chi tiết tài khoản Có”. Khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào các phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế toán kiểm tra, hiệu chỉnh và cập nhật các chứng từ này vào các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí. Khi cập nhật dữ liệu công nợ vào tập tin Chi tiết Nhật kí, cần phải khai báo chi tiết các đối tượng công nợ trên các trường “Chi tiết tài khoản Nợ” và “Chi tiết tài khoản Có”. Mã Số Số Tài khoản Tài khoản Chi tiết Chi tiết chứng chứng Ngày tiền Nợ Có tài khoản tài khoản từ từ Nợ Có Để tính toán, cập nhật số phát sinh và số dư công nợ của từng khách hàng phục vụ cho công tác lập bảng tổng hợp chi tiết tình hình công nợ phải thu của khách hàng, có thể tổ chức tập tin Tổng hợp phải thu (TH_PHAITHUnn). Đây là tập tin thuộc nhóm các tập tin tồn và cấu trúc của tập tin này được trình bày trong Chương 2. Có nhiều cách thức khác nhau để tổng hợp dữ liệu và cung cấp thông tin về tổng số phát sinh công nợ, tổng số tiền khách hàng thanh toán trong kì, lũy kế công nợ từ đầu năm cũng như tính toán số dư công nợ đến thời điểm hiện tại. Việc cập nhật dữ liệu trên tập tin Tổng hợp phải thu có thể được thực hiện ngay tại mỗi thời điểm phát sinh nghiệp vụ, cũng có thể thực hiện định kì hoặc khi cần tổng hợp, báo cáo dữ liệu. Sau đây là ví dụ về một phương án tính toán tổng hợp công nợ theo định kì hoặc tại thời điểm có nhu cầu báo cáo bằng cách kết chuyển dữ liệu từ 3 trường “Số tiền”, “Chi tiết tài khoản Nợ” và “Chi tiết tài khoản Có” trên tập tin Chi tiết Nhật kí vào tập tin Tổng hợp phải thu. Nội dung của phương án có thể được trình bày như sau: Trước tiên lọc trên tập tin Chi tiết Nhật kí những mẫu tin phát sinh trong tháng cần tổng hợp. Quy trình kết chuyển dữ liệu được thực hiện lần lượt bắt đầu từ mẫu tin đầu tiên đến hết mẫu tin cuối cùng trên tập tin Tổng hợp phải thu. Tương ứng với mỗi mẫu tin trên tập tin Tổng hợp phải thu, chương trình phần mềm chuyển sang xử lí trên tập tin Chi tiết Nhật kí bằng việc cộng giá trị trường “Số tiền” của những mẫu tin có giá trị của trường “Chi tiết tài khoản Nợ” giống với giá trị “Mã khách hàng” của mẫu tin đang được xử lí trên tập tin Tổng hợp 123
  18. phải thu, sau đó cập nhật giá trị tổng số tiền này vào trường PSNO_tt của mẫu tin hiện đang xử lí trên tập tin Tổng hợp phải thu. Tiếp theo, chương trình cộng giá trị của trường “Số tiền” của những mẫu tin có giá trị của trường “Chi tiết tài khoản Có” giống với giá trị “Mã khách hàng” của mẫu tin đang được xử lí trên tập tin Tổng hợp phải thu, sau đó cập nhật giá trị tổng số tiền này vào trường PSCO_tt của mẫu tin hiện đang xử lí trên tập tin Tổng hợp phải thu. Quy trình xử lí tổng hợp các khoản phải thu khách hàng có thể mô tả bằng sơ đồ khối như Hình 5.8 sau: Bắt đầu Về đầu tập tin TH_PHAITHUnn Cộng trường SOTIEN trên tập tin CHITIETNKnn thỏa điều kiện CHITIET_NO = MAKH và cập nhật giá trị này vào PSNO Cộng trường SOTIEN trên tập tin CHITIETNKnn thỏa điều kiện CHITIET_CO = MAKH và cập nhật giá trị này vào PSCO Xuống mẫu tin S Cuối tập tin tiếp theo trên tập tin TH_PHAITHUnn TH_PHAITHUnn Đ Kết thúc Hình 5.8: Quy trình xử lí tổng hợp công nợ phải thu Để dễ hình dung về quá trình xử lí cập nhật số liệu phải thu cho từng khách hàng (ví dụ khách hàng có mã khách hàng là ABC) trên các tập tin dữ liệu, có thể xem ví dụ minh họa sau: 124
  19. Tập tin Chi tiết Nhật kí MACT SOCT NGAY SOTIEN TKNO TKCO CT_TKNO CT_TKCO … HĐ 223 10/01/nn 50.000.000 131 511 ABC HĐ 223 10/01/nn 5.000.000 131 333 ABC … HĐ 314 19/01/nn 35.000.000 131 511 ABC HĐ 314 19/01/nn 3.500.000 131 333 ABC … PT 122 09/01/nn 100.000.000 111 131 ABC Tập tin Tổng hợp phải thu MAKH DUNODAU DUCODAU PSNO_01 PSCO_01 DUNO_01 DUCO_01 … … ABC 25.000.000 0 93.500.000 100.000.000 18.500.000 … Dữ liệu trên tập tin Tổng hợp phải thu là cơ sở để xử lí và báo cáo các thông tin tổng hợp về tình hình công nợ của từng khách hàng. Các thông tin chi tiết về công nợ của từng khách hàng theo từng lần giao dịch được kết xuất từ tập tin Chi tiết Nhật kí dựa vào mã tài khoản công nợ trên các trường Tài khoản Nợ (TKNO), Tài khoản Có (TKCO) kết hợp với mã khách hàng trên các trường Chi tiết tài khoản Nợ (CHITIET_NO), Chi tiết tài khoản Có (CHITIET_CO). Ví dụ, muốn kết xuất và in ra chi tiết thông tin về từng lần phát sinh công nợ và thanh toán của khách hàng ABC trong một khoảng thời gian nào đó (chẳng hạn trong tháng 01/nn), chỉ cần lọc trên tập tin Chi tiết Nhật kí những mẫu tin có thỏa mãn các điều kiện: (1) TKNO hoặc TKCO có giá trị bằng mã tài khoản phải thu khách hàng, (2) CHITIET_NO hoặc CHITIET_CO có giá trị bằng mã khách hàng (ABC), và (3) giá trị ngày (NGAY) nằm trong khoản thời gian yêu cầu (tháng 01/nn). Để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng theo ngày đáo hạn thanh toán, cần xử lí kết hợp giữa hai tập tin Chi tiết Nhật kí và Hóa đơn bán hàng để sắp xếp các mẫu tin được lọc ra của từng khách hàng theo giá trị “Ngày đáo hạn thanh toán”. Dựa vào dữ liệu trên các tập tin Hóa đơn bán hàng và Chi tiết Hóa đơn bán hàng, có thể tính toán, tổng hợp và báo cáo được tất cả các thông tin về tổng doanh thu; thuế GTGT phải nộp; số lượng và doanh thu của từng mặt hàng, ngành hàng; doanh thu theo từng khách hàng… Tương tự như vậy, dựa vào dữ liệu trên 125
  20. tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho, có thể báo cáo tình hình xuất hàng hóa tiêu thụ theo từng mặt hàng, giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng. Đây chính là các cơ sở số liệu để lập báo cáo tình hình và kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, ngành hàng, phục vụ cung cấp thông tin trên các báo cáo kế toán quản trị. Khách hàng Ngân hàng Tiền mặt Giấy báo có D Thủ quỹ Nhập dữ liệu Hiển thị kết quả Báo cáo quỹ Dữ liệu Tập tin hóa đơn Nhật kí Kiểm tra và Hiệu chỉnh dữ liệu Dữ liệu Tập tin công nợ Chi tiết Nhật kí khách hàng Báo cáo Thu tiền Phiếu thu Phiếu thu bán hàng In vào cuối ngày Khách hàng K.toán công nợ Kế toán trưởng N Hình 5.9: Quy trình thu tiền bán hàng 126
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2