Giáo trình Kỹ năng mềm (Nghề: Cắt gọt kim loại) - Trường Cao đẳng Hàng hải II

Chia sẻ: Cố Tiêu Tiêu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:108

Thêm vào BST

Báo xấu

8
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Kỹ năng mềm (Nghề: Cắt gọt kim loại) trình bày những nội dung chính sau: phân tích S.W.O.T - S.W.O.T analysis; kĩ năng thuyết trình – presentation skill; kĩ năng thiết lập mục tiêu; lập kế hoạch nghề nghiệp & phát triển bản thân, phát triển chuyên môn; kĩ năng tư duy sáng tạo;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kỹ năng mềm (Nghề: Cắt gọt kim loại) - Trường Cao đẳng Hàng hải II

CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG HÀNG HẢI II GIÁO TRÌNH KỸ NĂNG MỀM NGHỀ CẮT GỌT KIM LOẠI (Ban hành theo quyết định số 59/QĐ-CĐHHII, ngày 25 tháng 1 năm 2021 của Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng Hàng Hải II) ( Lưu hành nội bộ) TP.HCM, năm 2021
LỜI NÓI ĐẦU Kỹ năng mềm ngày càng được chứng tỏ có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại trong sự nghiệp và cuộc sống của một cá nhân. Do đó, để thành công trong cuộc sống và công việc, ngoài kiến thức chuyên môn chúng ta cần phải được trang bị những kỹ năng mềm như kỹ năng giải quyết vấn đề, tư duy phản biện, sáng tạo, làm việc nhóm, lập kế hoạch … tạo đà cho sự thành công trong sự nghiệp, cũng như đạt được nhiều niềm hạnh phúc hơn trong cuộc sống. Giáo trình này nhằm trang bị cho sinh viên Khoa Cơ Khí, Trường Cao đẳng hàng hải II những kỹ năng mềm cần thiết để sinh viên có thể ứng dụng tốt hơn trong tương lai Giáo trình được tác giả tham khảo một số sách, tài liệu từ bạn bè, đồng nghiệp trong và ngoài nước,. Hy vọng nội dung của giáo trình sẽ đem đến cho độc giả những kiến thức cơ bản có thể ứng dụng trong thực tế cuộc sống Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: Khoa Cơ Khí Chế Tạo, Trường Cao Đẳng Hàng Hải II, số 232, Nguyễn Văn Hưởng, Thảo điền, TP Thủ Đức, TP.Hồ Chí Minh 1
MỤC LỤC Lời nói đầu Trang 1 Mục lục 2 Nội dung môn học Bài 1: phân tích s.w.o.t - s.w.o.t analysis 3 Bài 2: kỹ năng thuyết trình – presentation skill 15 Bài 3: kĩ năng thiết lập mục tiêu 46 Bài 4: lập kế hoạch nghề nghiệp & phát triển bản thân, phát triển chuyên môn 56 Bài 5: kĩ năng tư duy sáng tạo 69 Tài liệu tham khảo 108 2
BÀI 1: PHÂN TÍCH S.W.O.T - S.W.O.T ANALYSIS Mỗi một chủ thể tồn tại trong xã hội đều chịu tác động của các yếu tố nội tại bên trong và các yếu bên ngoài môi trường. Tập hợp các yếu tố bên trong và bên ngoài đó được gọi là S.W.O.T. Vì vậy, phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hiệu quả để xác định các điểm mạnh, điểm yếu của một cá nhân hay một tổ chức, các cơ hội để phát triển và cả các thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ chức đó sẽ phải đương đầu. Thực hiện phân tích S.W.O.T giúp chúng ta tập trung các hoạt động của chúng ta vào những lĩnh vực mà chúng ta đang có lợi thế và nắm bắt được các cơ hội mà chúng ta có được. Phân tích S.W.O.T ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực khác, tuy nhiên trong tài liệu này chỉ đề cập đến việc phân tích S.W.O.T cho các cá nhân nhằm giúp các bạn sinh viên hiểu và phân tích được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân; xác định được cơ hội và thách thức đối với họ trong giai đoạn bắt đầu việc học tập tại trường để có thể xác định và đưa ra những công việc cụ thể nhằm phát triển bản thân cho phù hợp. Ngoài ra, các bạn sinh viên sau khi làm quen còn có thể tiếp tục rèn luyện và phát triển thành một kỹ năng quan trọng để áp dụng vào công việc thực tiễn sau này. 1.1 KHÁI NIỆM S.W.O.T S.W.O.T là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của 4 từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Trong mục này chúng ta sẽ đi tìm hiểu thế nào là điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một chủ thể. 1.1.1 Thế nào là điểm mạnh, điểm yếu của chủ thể? Điểm mạnh (Strenghts): Là những yếu tố tích cực nổi trội bên trong bản thân mỗi chủ thể có thể kiểm soát được và ta cần duy trì và phát huy các yếu tố này. 3
Điểm yếu (Weaknesses): Là những yếu tố tiêu cực bên trong bản thân mỗi chủ thể có thể kiểm soát được và ta cần khắc phục hoặc loại bỏ các yếu tố này. Một số ví dụ về điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân: Điểm mạnh Điểm yếu - Có nền tảng giáo dục tốt - Thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản - Có kinh nghiệm làm việc - Thiếu kinh nghiệm - Trình độ chuyên môn tốt - Kĩ năng nghề nghiệp chưa cao - Có mối quan hệ rộng rãi, vững chắc - Kĩ năng giao tiếp, ứng xử kém - Đặc điểm cá nhân tích cực - …. - Đặc điểm cá nhân tiêu cực - ……….. - …. 1.1.2 Cơ hội và thách thức là gì? Cơ hội (Opportunities): Là những yếu tố tích cực bên ngoài mà chúng ta không thể kiểm soát được nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của chúng ta. Thách thức (Threats): là những yếu tố tiêu cực bên ngoài mà chúng ta không thể kiểm soát được nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của chúng ta. Một số ví dụ về cơ hội và thách thức: 4
Thách thức Cơ hội - Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành - Các xu hướng triển vọng. nghề. - Nền kinh tế phát triển bùng nổ. - Những áp lực khi thị trường biến - Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở. động. - Một dự án đầy hứa hẹn được giao phó. - Một số kỹ năng trở nên lỗi thời. - Bạn không sẵn sàng với phát triển - Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới. của công nghệ. - Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty - Sự xuất hiện của công nghệ mới. - Những chính sách mới được áp cũng như với cá nhân. - dụng. …………………………… - …………………… Bài tập: Xác định cơ hội và thách thức đối với ngành vận tải biển trong thời điểm hiện nay? Tham khảo: Theo dự báo của các chuyên gia, giai đoạn từ năm 2012 - 2014 nền kinh tế vẫn còn nhiều khó khăn, chưa thể thoát ra được cuộc khủng hoảng chung toàn cầu. Cũng như nhiều ngành nghề khác trong cả nước, lĩnh vực vận tải biển sẽ gặp rất nhiều thách thức. Những thành tựu và chiến lược phát triển Với lợi thế về vị trí địa lý, vận tải biển là lĩnh vực phát triển mạnh mẽ nhất trong số lĩnh vực vận tải công nghiệp ở Việt Nam. Từ nhiều năm nay, lượng hàng hóa thông qua cảng biển tăng trưởng bình quân đạt tốc độ 15%/năm. Theo báo cáo của Cục Hàng hải Việt Nam, năm 2011 lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam đạt xấp xỉ 290 triệu tấn. Dự báo lượng hàng thông qua toàn bộ hệ thống cảng biển như sau: 500 - 600 triệu tấn/năm vào năm 2015; 900 - 1.100 triệu tấn/năm vào năm 2020; 1.600 - 2.100 triệu tấn/năm vào năm 2030. Có thể thấy, quy hoạch phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 đã có những thay đổi có tính chiến lược, nhằm phát 5
triển hệ thống cảng biển xứng tầm quốc tế, thu hút được sự quan tâm của hãng tàu lớn, nhà khai thác cảng hàng đầu thế giới đến đầu tư và thúc đẩy phát triển ngành Hàng hải Việt Nam. Cụ thể, tập trung xây dựng một số cảng nước sâu cho tàu trọng tải lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế như Vân Phong - Khánh Hòa để tiếp nhận được tàu container sức chở 9.000 - 15.000 TEU hoặc lớn hơn, tàu chở dầu 30 - 40 vạn DWT; cảng cửa ngõ quốc tế tại Hải Phòng, Bà Rịa - Vũng Tàu để tiếp nhận được tàu trọng tải 8 - 10 vạn DWT, tàu container sức chở 4.000 - 8.000 TEU và vùng kinh tế trọng điểm khác khi có điều kiện; cảng chuyên dùng cho các liên hợp hóa dầu, luyện kim, trung tâm nhiệt điện chạy than (tiếp nhận được tàu trọng tải 10-30 vạn DWT hoặc lớn hơn). Khó khăn và thách thức Cục hàng hải cho biết, năm 2012 do tác động chung của hoạt động hàng hải - thương mại thế giới và những khó khăn trong nước (thiếu tàu dầu, tàu chở khí hóa lỏng, tàu container; giá cước vận tải giảm, giá nhiên liệu tăng, trượt giá...) nên phần lớn các doanh nghiệp vận tải biển (nhất là các chủ tàu tư nhân) đều có lợi nhuận thấp và vẫn gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, phổ biến là tình trạng khan hiếm nguồn hàng; không ít phương tiện chỉ vận tải hàng một chiều hoặc chạy “rỗng”; nhiều tuyến phải đỗ dài ngày do thiếu hàng chuyên chở. Do đó thu không đủ bù chi phí, riêng phần trả lãi ngân hàng có thời điểm lãi suất vay lên tới 21% năm. Nhiều doanh nghiệp bị nợ quá hạn kéo dài, nguy cơ dẫn đến phá sản là không thể tránh khỏi. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vận tải biển lại bị thiệt thòi bởi khó tiếp cận với nguồn tài chính hỗ trợ thông qua các gói kích cầu của Chính phủ. Bên cạnh đó, hiện nay, hạ tầng giao thông kết nối cảng biển với các khu dân cư, khu công nghiệp mặc dù đã được Chính phủ quan tâm đầu tư xây dựng, tuy nhiên vẫn chưa đồng bộ với đầu tư xây dựng hạ tầng cảng biển, chưa đáp ứng được nhu cầu lưu thông hàng hóa xếp dỡ qua hệ thống cảng biển. Tình trạng trên là một trong những nguyên nhân dẫn đến ách tắc giao thông và ứ đọng hàng hóa tại các cảng biển. 6
Đáng chú ý, thời gian gần đây, tai nạn hàng hải có xu hướng tăng lên. Tai nạn xảy ra trên hải phận quốc tế và trên các luồng hàng hải Việt Nam. Đã xảy ra tàu vận tải Việt Nam bị cướp biển tấn công bắt giữ tống tiền... Những vấn đề này dẫn đến tổn thất to lớn về người và tài sản cho các doanh nghiệp hàng hải Việt Nam. Bên cạnh đó, số lượng tàu vận tải của các doanh nghiệp Việt Nam bị lưu giữ tại các cảng nước ngoài do khiếm khuyết kỹ thuật vẫn chưa giảm, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phát triển chung của Ngành. Ngoài ra, vận tải hàng hóa bằng đường biển đang gặp khó khăn do sự cạnh tranh khốc liệt với đội tàu trong và ngoài nước. Cước phí vận tải giảm trong khi giá nhiên liệu tăng. Giá xếp dỡ hàng hóa tại cảng biển (đặc biệt là hàng container) thấp do đội tàu Việt Nam không giành được quyền vận tải và bị các hãng tàu nước ngoài ép phí THC (phí xếp dỡ tại cảng). Như vậy, trong khi nhà xuất khẩu của Việt Nam vẫn phải trả phí THC cao mà các nhà khai thác cảng của Việt Nam chỉ thu được một phần (khoảng một nửa), phần còn lại các hãng tàu nước ngoài thu mà không phải bỏ ra bất cứ khoản chi phí nào cả. Mô hình quản lý cảng theo các chuyên gia đánh giá vẫn còn nhiều bất cập. Mặc dù có nhiều cơ quan, tổ chức đồng thời tham gia vào công tác quản lý hoạt động tại cảng biển, nhưng chưa có cơ quan chịu trách nhiệm điều phối chung về sự đồng bộ trong đầu tư khai thác hạ tầng cảng biển và hạ tầng kết nối cảng biển, dẫn đến hiệu quả khai thác cảng thấp. Giải pháp nào để vượt qua khó khăn, thách thức của ngành vận tải biển? Thực trạng nêu trên cho thấy, để phát triển năng lực vận tải biển Việt Nam đáp ứng nhu cầu lưu thông hàng hóa, hành khách quốc tế và giữa các vùng miền trong nước, ngành Hàng hải phải chú trọng thực hiện các biện pháp cấp bách trong năm 2012 này, cùng với đó cần tiếp tục thực hiện những chiến lược dài hơi hướng tới sự phát triển bền vững ổn định của ngành vận tải biển. Cụ thể, về chiến lược lâu dài ngành hàng cải cần quyết liệt trong chỉ đạo triển khai bảo đảm chất lượng, tiến độ các dự án đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng giao thông vận tải nối cảng với mạng lưới giao thông quốc gia đã được phê duyệt và 7
đẩy nhanh tiến độ chuẩn bị đầu tư các dự án khác, đặc biệt là những dự án ở các khu trọng điểm phía Bắc, khu vực thành phố Hồ Chí Minh - Đồng Nai - Bà Rịa Vũng Tàu và đồng bằng sông Cửu Long. Bên cạnh đó, cần triển khai các dự án luồng hàng hải như dự án luồng Cái Mép-Thị Vải cho tàu có trọng tải lớn trên 160.000 DWT, luồng vào các cảng trên sông Hậu… Đặc biệt, cần tập trung chỉ đạo nhằm tăng cường hiệu quả xây dựng pháp luật, chính sách phát triển và đề xuất ký kết, gia nhập điều ước, thỏa thuận quốc tế an toàn hàng hải, an ninh hàng hải và bảo vệ môi trường mà Việt Nam tham gia, nhất là pháp luật trong nước và các Điều ước quốc tế có liên quan. Tăng cường công tác kiểm tra của Nhà nước tại cảng biển (PSC) đảm bảo tàu trong điều kiện kỹ thuật thật sự an toàn mới được rời cảng. Ngoài ra, trong năm 2012, ngành hàng hải cần ban hành mức giá sàn xếp dỡ áp dụng cho các cảng; áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, điều hành và các hoạt động của các dịch vụ một cách có hiệu quả; liên kết chặt chẽ với nhau, xây dựng một hiệp hội có tiếng nói thống nhất để tạo sức mạnh cạnh tranh đối với các đội tàu nước ngoài. Có chính sách huy động nguồn vốn đầu tư nhằm hiện đại hóa và phát triển đội tàu biển Việt Nam; phát triển các trung tâm phân phối hàng hóa gắn liền với các bến cảng container, đặc biệt là ở các cảng cửa ngõ, cảng trung chuyển quốc tế; phát triển dịch vụ logistics và dịch vụ vận tải đa phương thức; áp dụng chính sách ưu đãi cho đội tàu biển Việt Nam được giảm giá hoặc hỗ trợ giá xăng dầu trong giai đoạn khó khăn như hiện nay. Một việc cần phải chú trọng nữa, đó là nghiên cứu đổi mới phương thức đào tạo, tiêu chuẩn đào tạo lực lượng lao động vận tải biển như ưu tiên và đãi ngộ kinh phí đào tạo cho học viên ngành Hàng hải, đầu tư công nghệ cao cho các trường hàng hải. Đồng thời, nghiên cứu, đề xuất chính sách ưu đãi đối với lực lượng lao động trong Ngành, nhằm khuyến khích lực lượng lao động gắn bó lâu dài với nghề. Cuối cùng, cần nghiên cứu xây dựng cơ quan quản lý cảng đủ mạnh (có thể theo mô hình chính quyền cảng) phù hợp với thông lệ quốc tế và điều kiện của Việt 8
Nam và áp dụng thí điểm để điều hành và liên kết các cảng trong khu vực, bảo đảm thống nhất quản lý toàn diện quy hoạch phát triển, nhu cầu thị trường, cạnh tranh giữa các cảng, quy hoạch nguồn nhân lực, ban hành các thể chế, quy định vận hành chung các cảng. 1.2 PHÂN TÍCH S.W.O.T Mô hình phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ mỗi cá nhân hay tổ chức kinh doanh nào nhằm cung cấp một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng phát triển của mỗi người hay của một dự án, một đề án. S.W.O.T phù hợp với làm việc và phân tích theo nhóm hoặc đối với một cá nhân, được sử dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, phát triển sản phẩm và dịch vụ... Để phân tích S.W.O.T thuận tiện người ta tổng hợp 4 yếu tố S, W, O, T vào một bảng gồm 4 ô và gọi là ma trận S.W.O.T. 1.2.1 Khái niệm ma trận S.W.O.T Để nhận biết đâu là ưu và nhược của bản thân, trước tiên bạn phải hiểu vai trò của chính bạn, nghĩa là hiểu cách bạn làm việc, cách bạn học, cách bạn đối phó với khó khăn. Bạn có thể lập một ma trận S.W.O.T ngắn gọn, trong đó liệt kê những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. 9
Hình 1.1: Ma trận S.W.O.T Ma trận S.W.O.T là một ma trận vuông gồm có 2 hàng và 2 cột (có 4 ô) tương ứng với 4 yếu tố (S.W.O.T) của S.W.O.T. Nó được dùng liệt kê các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó nhằm đánh giá một cách chính xác về các yếu tố chủ quan bên trong cũng như các yếu tố khách quan bên ngoài giúp cho các cá nhân, tổ chức có thể đưa ra được các quyết định ứng biến hợp lí nhất trước các sự việc… 1.2.2 Cách thiết lập ma trận S.W.O.T Quy trình thiết lập ma trận S.W.O.T được tiến hành theo quy trình gồm 7 bước như sau: 1. Lập một ma trận vuông gồm bốn ô, tương ứng với bốn yếu tố của mô hình S.W.O.T. 2. Trong mỗi ô, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng, ngắn gọn, chính xác càng tốt. 3. Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê. Bạn cũng nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người. 4. Biên tập lại để xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng. 5. Phân tích ý nghĩa của các yếu tố. 6. Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy cơ, rủi ro. 7. Định kỳ cập nhật biểu đồ S.W.O.T, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả cho kế hoạch gây dựng sự nghiệp, chắc chắn tìm ra con đường dẫn đến thành công, và hạn chế tối đa những rủi rõ có thể gặp phải. Bài tập: Xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của ông Hùng trong tình huống sau đây? 10
Ông Hùng dự định mở một cơ sở sửa chữa mua bán trao đổi phụ tùng xe máy, đặc biệt là xe tay ga tại quốc lộ 13, thành phố Thủ Dầu Một. Ông Hùng đã tốt nghiệp khóa học sửa xe gắn máy tại Trung Tâm Dạy Nghề Sửa Xe Gắn Máy Bình Dương vào tháng 09/2010. Do khó khăn trong tài chính và mặt bằng ông phải đi làm công cho một cơ sở sửa xe gắn máy nổi tiếng tại Thủ Dầu Một. Ở đây ông có điều kiện trau dồi thêm kỹ năng nghề và giao tiếp tốt với khách hàng. Thị trường xe gắn máy ngày càng phát triển. Dân cư thành phố ngày càng đông đúc, tuy đó có một số tiệm sửa xe trên địa bàn nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nắm bắt được thông tin thị trường cộng với sự giúp đỡ của gia đình bạn bè, ông Hùng nhận thấy mình có thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng ông quyết định mở cơ sở hành nghề. Theo bạn ông Hùng có cơ hội thành công? Tham khảo kết quả phân tích S.W.O.T S (Strengths – Điểm mạnh) W (Weaknesses – Điểm yếu) - - Có quyết tâm kinh doanh - Thiếu kiến thức quản trị kinh doanh - Có tay nghề - Có kinh nghiệm quản lý nhưng chưa - Có kinh nghiệm quản lý nhiều - Được gia đình ủng hộ - Thiếu kinh nghiện thương trường - Có địa điểm kinh doanh tốt - Có mối quan hệ tốt - Kĩ năng giao tiếp tốt - 11
- O (Opportunities – Cơ hội) T (Threats – Thách thức) - Nhu cầu khách hàng tăng - Nhiều đối thủ cạnh tranh Đường sá còn hạn chế, mau xuống - Giá cả nguyên liệu phụ sinh hoạt tăng - cấp (Cơ sở mới mở có thể ảnh hưởng tới giá Phương tiện đi lại chủ yếu là xe thành) máy 1.2.3 Phân tích ma trận S.W.O.T Phân tích S.W.O.T thực chất là công việc phân tích ma trận mà ta đã xây dựng được, trên cơ sở đó ta có thể nhìn nhận một cách thấu đáo hơn về bản thân và các điều kiện cụ thể của bản thân để đưa ra các chiến lược nhằm cải thiện bản thân tốt hơn. Ta có thể thấy các chiến thuật cụ thể như sau (tham khảo hình vẽ): 1. S.O: Tận dụng cơ hội kết hợp với điểm mạnh để phát huy tốt hơn các điểm mạnh. 2. S.T: Phát huy các điểm mạnh để khắc chế, ngăn chặn các thách thức, đôi khi có thể biến thách thức thành cơ hội. 3. W.O: Tận dụng cơ hội để hạn chế hoặc khắc phục các điểm yếu. 4. W.T: Các thách thức sẽ làm bộc lộ ra các điểm yếu, nhờ đó mà chúng ta nhận ra được các điểm yếu của bản thân để tìm cách để hạn chế hoặc khắc phục các điểm yếu. Nhìn chung phân tích S.W.O.T là mộ công cụ rất linh hoạt và hữu hiệu trong việc đánh giá bản thân và đưa ra các hành động cần thiết để cải thiện bản thân. Bên cạnh đó, phân tích S.W.O.T cũng giúp cho chúng ta có cái nhìn chính xác, thấu đáo hơn về các cơ hội và các thách thức đang chờ đợi chúng ta. Tùy vào mỗi cá nhân và điều kiện cụ thể, mỗi người sẽ có cách tổng hợp khác nhau và hiệu quả của nó vì thế cũng rất khác nhau. Hãy sử dụng nó thành thạo bạn sẽ có thể tạo cho mình một kỹ năng để phân tích quen thuộc trước khi bạn muốn thực hiện một công viêc nào đó. 12
Hình 1.2: Mối liên hệ giữa các yếu tố trong ma trận S.W.O.T Bài tập: Hãy thiết lập ma trận S.W.O.T cho bản thân anh (chị)? 13
Tham khảo Opportunities Threats 1. Yêu cầu kinh nghiệm - Chú trọng lao ở một số việc làm động có kĩ năng, nhiệt 2. Cuộc sống hiện đại tình với nhiều áp lực nặng nề - Có nhiều khóa học và học bổng tài trợ - Sách dạy kĩ năng xuất hiện nhiều Strengths 1. Nhiệt tình SO ST 2. Tự tin S1,S2,S3,O1: Tham gia S1,S3,T1: Tìm kiếm trải các hoạt động tổ chức, nghiệm qua các công 3. Có kiến thức, tập thể, kiếm việc làm việc, hoạt động kĩ năng thêm… Weaknesses 1. Nóng vội WO WT 2. Thiếu tính W1,O2,O5: Rèn luyện W1,T1: Rèn luyện tính tính kiên trì qua việc đọc kiên trì và tích lũy kinh kiên trì sách, tham gia các khóa nghiệm thực tế học 14
BÀI 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – PRESENTATION SKILL 2.1 TỔNG QUAN Thuyết trình là quá trình trình bày về một vấn đề gì đó với ai đó nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như giúp người nghe hiểu được nội dung bài thuyết trình, tạo dựng quan hệ… Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng rất quan trọng, một người có kĩ năng thuyết trình tốt sẽ có khả năng truyền đạt ý kiến của mình trước nhiều người một cách hiệu quả, vì thế khả năng thành công của họ sẽ cao hơn rất nhiều. Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi chúng ta sẽ có những lúc phải trình bày về một vấn đề gì đó cho ai đó hiểu, nhưng đa số chúng ta lại gặp phải những cảm giác lo lắng, hồi hộp, không kiểm soát được lời nói, hành động của bản thân mỗi khi trình bày, nhất là khi phải trình bày trước nhiều người dẫn đến kết quả của bài thuyết trình thường không cao. Vì vậy, mục đích của bài này là hướng dẫn cho sinh viên các kiến thức cơ bản trong quá trình thuyết trình nhằm nâng cao chất lượng của bài thuyết trình. Khi đã nắm vững được các kiến thức cơ bản, kết hợp với quá trình tập luyện, thực hành thường xuyên thì sinh viên sẽ có được kĩ năng thuyết trình hiệu quả, giúp cho sinh viên dễ dàng thành công hơn trong tương lai. 15
2.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: “Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại”. Trong quá trình thuyết trình luôn phát sinh các tình huống bất ngờ, khó xử, do đó công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành công của chúng ta càng lớn. Sau đây là các công việc chuẩn bị mà chúng ta cần thực hiện để có được một bài thuyết trình thành công. 2.2.1 Xác định tình huống - Giới hạn các vấn đề Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề khán giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta hiểu biết sâu. Ngoài ra, chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của tổ chức nơi người nghe công tác. Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó thì bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không có trọng tâm. Để tránh tình trạng này thì ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói” và ý nào “nên nói”. Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những ý “bắt buộc” trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần nói” và các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng. 16
- Đánh giá môi trường bên ngoài Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi rất nhanh. Do đó, ta cần cập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài. Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề sẽ thuyết trình sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của khán giả khi thuyết trình. Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngày, từng giờ, thì trước khi thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa. 2.2.2 Phân tích khán giả và diễn giả “Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng”. Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà còn cả của khán giả. Phân tích diễn giả và khán giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình. - Phân tích khán giả: Càng hiểu về khán giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu của họ. Những thông tin chúng ta cần thu thập để phân tíchlà: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm của họ, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại khán giả để dễ dàng tiếp cận hơn. Nếu biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn thì hãy 17
thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề gây tranh cãi khi chúng ta đã có những chứng cứ, lập luận thuyết phục. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước là cần thiết, nhưng đôi khi không đúng lúc lại trở thành phản cảm với khán giả. Do vây, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để mang lại hiệu quả cao nhất. Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. Nếu chỉ có ít người nghe, chúng ta có thể trả lời những câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Nếu có đông người nghe thì buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều, người nghe ít có cơ hội đặt ra các câu hỏi chất vấn, do đó trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. - Phân tích diễn giả: Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: - Chúng ta muốn gì? - Mong muốn đạt được điều gì? - Quan hệ của chúng ta với khán giả ra sao? - Chúng ta có thể ảnh hưởng tới khán giả như thế nào? 18
Sau khi trả lời hết các câu hỏi trên thì chúng ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình. 2.2.3 Xác định mục đích và mục tiêu Khi thuyết trình thì hiển nhiên là chúng ta phải biết mục đích của bài thuyết trình là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta lại coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình khán giả vẫn không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v... Những điều càng cơ bản thì chúng ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan. Một bài thuyết trình được coi là thành công nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau: - Không làm mất thời gian của người nghe. - Cấu trúc bài thuyết trình tốt. - Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn. - Nhấn mạnh được những điểm quan trọng. - Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe. 19