Giáo trình Kỹ năng mềm (Nghề: Điện công nghiệp - Trình độ: Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ giới và Thủy lợi (Năm 2020)

Chia sẻ: Đàm Tuyết Hạ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:47

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Kỹ năng mềm (Nghề: Điện công nghiệp - Trình độ: Trung cấp) được ban hành kèm theo quyết định số 546 ngày 11 tháng 8 năm 2020. Giáo trình được chia thành 3 bài, cung cấp cho học viên những nội dung về: kỹ năng làm việc nhóm; kỹ năng thuyết trình hiệu quả; kỹ năng tiếp cận nhà tuyển dụng. Các bài học trên được sắp xếp theo trình tự phù hợp với nhận thức và phát triển nhận thức của người học nghề. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kỹ năng mềm (Nghề: Điện công nghiệp - Trình độ: Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ giới và Thủy lợi (Năm 2020)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIÊN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ GIỚI VÀ THỦY LỢI GIÁO TRÌNH KỸ NĂNG MỀM NGHỀ: ĐIỆN CÔNG NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo quyết định số 546 ngày 11 tháng 8 năm 2020) NĂM 2017
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI MỞ ĐẦU Kỹ năng mềm Là mô đun tự chọn trong chương trìnhđào tạo, kỹ năng mềm là một trong những nội dung quan trọng nhằm thực hiện mục tiêu giáo dục toàn diện người lao động… Nhằm cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về của các kỹ năng: làm việc nhóm, quản lý thời gian, thuyết trình, tiếp cận nhà tuyển dụng... Với mục tiêu trên, nội dung môn học được chia thành 3 bài như sau: - Bài 1: Kỹ năng làm việc nhóm. - Bài 2: Kỹ năng thuyết trình hiệu quả. - Bài 3: Kỹ năng tiếp cận nhà tuyển dụng. Các bài học trên được sắp xếp theo trình tự phù hợp với nhận thức và phát triển nhận thức của người học nghề. Để thực hiện biên soạn giáo trình này tác giả đã dựa vào các tài liệu tham khảo chính nêu ở cuối giáo trình. Tác giả cố gắng trình bày các vấn đề một cách đơn giản, dễ tiếp thu cho người học. Tuy nhiên do trình độ và đặc thù modun có kiến thức rộng, thời gian hạn chế nên chắc rằng giáo trình còn nhiều sai sót, rất mong được sự đóng góp xây dựng của bạn đọc. Mục lục Mục lục .................................................................................................................. 0
Bài 1: Kỹ năng làm việc nhóm .............................................................................. 4 1.1.Tầm quan trọng về nhóm làm việc.............................................................. 6 1.2.Xây dựng nhóm làm việc. ........................................................................... 7 1.3.Xác định kỹ năng, phương pháp làm việc nhóm hiệu quả. ......................... 9 1.4.Điều hành nhóm làm việc. ........................................................................ 11 1.5 Bài tập, tình huống minh họa. ................................................................... 11 Bài 2: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả...................................................... 2025 2.1.Vai trò, lợi ích quản lý thời gian. .......................................................... 2425 2.2. Quy trình quản lý thời gian. ................................................................. 2828 2.3. Phương thức quản lý thời gian hiệu quả. ............................................... 288 2.4.Tổ chức thực hiện công việc có hiệu quả. ............................................. 3029 2.5.Bài tập, tình huống minh họa. ............................................................... 3132 Bài 3: Kỹ năng tiếp cận nhà tuyển dụng ......................................................... 3233 3.1.Thiết kế bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh. ................................................. 3233 3.2.Tìm hiểu nhà tuyển dụng....................................................................... 3939 3.3.Tham dự phỏng vấn............................................................................... 4141 3.4.Lựa chọn nhà tuyển dụng. ..................................................................... 4344 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… ..47
Bài 1: Kỹ năng làm việc nhóm I. Mục tiêu:  Trình bày được tầm quan trọng và lợi ích của làm việc theo nhóm.  Xây dựng được kỹ năng làm việc nhóm. II.Nội dung: Con người là một sinh vật xã hội, điều đó có nghĩa là chúng ta không thể sống và làm việc một mình. Ngay từ khi sinh ra, chúng ta đã gắn mình với một nhóm cơ bản nhất : Gia đình. Sau đó khi lớn hơn, bước vào nhà trường chúng ta sẽ có những người bạn và nếu phù hợp sẽ tạo thành các nhóm bạn. Bản thân chúng ta với năng lực và tính cách sẽ có những ảnh hưởng lên nhóm, đồng thời cũng chịu những tác động của bạn bè cả về điều tốt lẫn xấu: “Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”. Nhờ các hoạt động trong nhóm, chúng ta vừa phát triển những kỹ năng cá nhân, thu nạp những kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời góp phần vào các hoạt động đem lại những giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng. Ngay từ xưa, ông bà ta cũng có câu : “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” Nhóm là gì ? Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm cũng phải có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.
Như vậy chúng ta tuy có nhiều hình thức nhóm khác nhau như : Nhóm bạn học tập, nhóm bạn cùng sở thích, nhóm năng khiếu, nhóm kỹ năng, các câu lạc bộ, các nhóm làm việc theo dự án, nhóm làm việc trong tổ chức .v.v. Nhưng tất cả đều phải xây dựng trên tinh thần đồng đội, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, ngoài ra chúng ta còn phải tạo ra một môi trường hoạt động mà các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin, thoải mái để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu đã đặt ra. Điều quan trọng là phải giúp cho các thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứng đáng, không có sự nhập nhằng gây ra ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người. Những thành viên trong nhóm phải được xác định rằng thành quả của tập thể có được là từ sự đóng góp tích cực của mỗi người. Thế nào là một Nhóm làm việc? Một nhóm có thể hình thành theo nhiểu cách khác nhau: Các nhóm bạn học tập có khi hình thành do sự chỉ định của thày cô, nhóm sở thích hình thành do sự rủ rê nhau, và các nhóm làm việc trong một cơ quan, đơn vị là do sự tuyển dụng theo nhu cầu của đơn vị đó. Vì thế, có những nhóm hình thành và gắn kết rất lâu, nhưng cũng có những nhóm chỉ hoạt động cùng nhau trong một thời điểm nào đó. Nhưng điều quan trọng là, không phải nhóm nào cũng có những mục đích hay có những hoạt động cùng nhau. Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó
được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán, có lẽ sẽ không có sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược lại, một nhóm làm việc vẫn có thể phát triển dù các thành viên không cùng làm việc hay sinh hoạt trong một môi trường, một không gian nhất định. Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra. 1.1. Tầm quan trọng về nhóm làm việc. Tổng thống Mỹ F. D. Roosevelt (1882-1945) đã phát biểu: “Khi người ta hành động cùng nhau với tư cách là một nhóm, họ có thể hoàn thành được những việc mà không một cá nhân riêng lẻ nào có thể thực hiện được”. “Một cây làm chẳng nên non Ba cây chụm lại nên hòn núi cao” Con người là sinh vật có tính cộng đồng cao, sinh ra là để hợp tác cùng nhau. Những mối quan hệ tốt đẹp mang lại cho chúng ta niềm vui, hạnh phúc, những trải nghiệm thú vị, giúp nâng cao giá trị bản thân mỗi người cũng như giá trị cuôc sống. Theo các nghiên cứu, khi ở bên cạnh những người khác, chúng ta có xu hướng cười nhiều hơn gấp 30 lần khi ở một mình, tình trạng một số bệnh trở nên dịu đi. Những người cảm nhận được tình đồng đội sẽ gắn bó hơn với công việc, duy trì năng suất làm việc cao, phát huy sự sáng tạo, tạo ra lợi nhuận cho công ty và nâng cao mức độ hạnh phúc cho chính bản thân họ… Có thể tổng hợp một số lợi ích mà kỹ năng hoạt động nhóm mang lại như sau: Thứ nhất: Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. Thứ hai: Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào.
Thứ ba: Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức). Thứ tư: Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng. Thứ năm: Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. Thứ sáu: Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức. Thứ bảy: Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. 1.2. Xây dựng nhóm làm việc. Đối với người lãnh đạo nhóm hoặc người trực tiếp chỉ huy nhóm, luôn phải suy nghĩ ra những phương cách để xây dựng nhóm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho mục tiêu chung của nhóm và cho từng cá nhân trong nhóm. Đó là những phương cách nào, hãy thao khảo những điều sau đây. 1. Làm rõ sự trông đợi. Với cương vị và uy quyền của một trưởng nhóm, hãy truyền đạt một cách rõ ràng sự trông đợi của bạn vào việc thi hành và những kết quả. Làm cho những thành viên của nhóm hiểu vì sao cần phải làm việc theo nhóm. Tạo điều kiện thuận lợi để họ thực hiện tốt nhiệm vụ chung bằng các nguồn tài nguyên về nhân lực, thời gian và ngân sách. Làm sao để họ lĩnh hội đầy đủ tầm quan trọng cũng như ưu thế của họ trong các điều khoản về thời gian, các cuộc thảo luận và sự quan tâm của người chỉ đạo. 2. Bối cảnh. Để các thành viên trong nhóm hiểu được vì sao họ có mặt trong nhóm. Vạch rõ cho họ thấy được kế hoạch làm việc nhóm sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đề ra, và tầm quan trọng của việc làm nhóm để hoàn thành những mục tiêu chung. Làm cho họ hiểu được đâu là việc làm thích hợp trong mọi
mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn và giá trị của tổ chức? 3. Sự giao phó. Làm thế nào để mỗi thành viên lôi cuốn vào công việc chung của nhóm? Làm thế nào để họ cảm thấy nhóm của họ có một sứ mệnh rất quan trọng và luôn cố gắng hết năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của nhóm, và trông chờ vào một kết quả tốt đẹp? Làm sao để mỗi thành viên của nhóm nắm bắt rõ nhiệm vụ, giá trị của họ trong tổ chức và trong sự nghiệp của cá nhân họ? Để mỗi thành viên trong nhóm thấy trước được sự công nhận về những đóng góp của họ đối với tổ chức, cống hiến năng lực của họ để đem đến sự tăng trưởng và phát triển cho nhóm. Để mỗi thành viên của nhóm bị cuốn hút và bị thách thức bởi những cơ hội thăng tiến. 4. Khả năng: Làm cho các thành viên của nhóm cảm thấy họ đều thích hợp với vị trí của họ. Làm cho họ cảm thấy những hiểu biết, những kỹ năng và năng lực của họ luôn được nâng cao qua quá trình đào tạo và làm việc với nhóm. Nếu không, hãy làm cho các thành viên của nhóm dễ dàng cần sự hỗ trợ của cấp trên. Để họ cảm thấy đó là một nguồn tài nguyên, chiến lược và sự hỗ trợ cần thiết cho việc hoàn thành sứ mệnh. 5. Đặc quyền: Để mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận mỗi công việc riêng. Tự chịu trách nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hoàn thành sứ mệnh của mỗi người. Để họ được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và sự đóng góp, đo lường được qui trình mà nhóm đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ. Lãnh đạo nhóm, phối hợp và ủng hộ những gì mà nhóm đã sáng tạo. 7. Sự hợp tác: Nhóm là những thành viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả giữa các cá nhân. Làm cho họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Những thành viên của nhóm là những vị lãnh đạo và những vị quan tòa của nhóm. Họ có quyền giải quyết mọi vấn đề của nhóm, đưa ra phương pháp cải thiện công việc, đặt mục tiêu và có chung quyền lợi. Làm cho những thành viên của nhóm hợp tác với nhau để hoàn thành nhiệm vụ. 8. Sự liên lạc: Làm sao để nhóm cung cấp và được cung cấp những thông tin quan trọng về hoạt động chuyên môn đều đặn. Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung
quanh và sự tồn tại của họ. Làm cho những thành viên của nhóm có sự liên lạc rõ ràng và trung thực với nhau. Tạo động lực cho những thành viên của nhóm mang đến những ý kiến khác nhau đặt trên bàn làm việc của bạn. Những sự đối lập tất yếu được nâng lên và được cộng thêm vào. 9. Sáng kiến, sáng tạo: Một tổ chức thực sự thì luôn quan tâm đến sự thay đổi. Hãy để nhân viên của bạn tự do đưa ra những ý tưởng mới, những suy nghĩ và những phương pháp độc đáo. Huấn luyện, đào tạo họ những kỹ năng cần thiết. Cho phép họ truy cập vào những quyển sách và phim ảnh, vào các lĩnh vực giải trí cần thiết khác để khuyến kích cho những suy nghĩ mới. 10. Những hệ quả: Sau cùng, hãy làm cho những thành viên của nhóm cảm thấy họ có nghĩa vụ và trách nhiệm cho sự nghiệp chung của nhóm. Là những phần thưởng và sự công nhận được đáp ứng khi họ thành công. Sự mạo hiểm hợp lý thì được coi trọng và được khuyến khích. Đồng thời cũng xem xét về chế độ thưởng cho cả nhóm hay cho cá nhân nào có thành tích nổi bật, lúc đó hãy đề phòng hoặc đưa ra giải pháp nếu có sự hiềm khích và trả thù cá nhân. Nên xem xét một cách mềm dẻo và công bằng. 1.3. Xác định kỹ năng, phương pháp làm việc nhóm hiệu quả. 1. Lắng nghe ý kiến người cùng nhóm Đừng bao giờ cho rằng mọi ý kiến của mình là đúng và mình có thể giải đáp được tất cả các vấn đề. Ai cũng có những hiểu biết giới hạn ở lĩnh vực nào đó do vậy cần lắng nghe người khác nói. Khi lắng nghe bạn sẽ học hỏi được nhiều kiến thức từ người khác để bổ sung cho phần kiến thức mà bạn bị thiếu. Đó là cách hoàn thiện những thiếu xót của bản thân mà bạn cần bổ sung cho mình. Khi làm việc nhóm việc lắng nghe vô cùng quan trọng. Nó giúp mọi người hiểu nhau hơn, tôn trọng nhau hơn. 2. Kỹ năng tổ chức công việc Kỹ năng tổ chức công việc là kỹ năng đòi hỏi người làm việc nhóm phải biết làm. Việc này giúp người trong nhóm giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh, tổ chức phân chia công việc cho các bộ phận nhằm cho công việc không bị gián đoạn.
3. Trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau Kỹ năng mềm làm việc nhóm thì tất cả các thành viên đều phải trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau. Điều này giúp tinh thần đoàn kết đi lên không chỉ trong công việc mà cả trong đời sống. Khi làm việc nhóm mỗi người nên hạ bớt cái tôi cá nhân để lắng nghe những ý kiến của người khác. Việc giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm chính là động lực lớn nhất để cùng làm việc và hướng tới mục đích chung cuối cùng. Teamwork tạo môi trường rất thoải mái nhé các bạn. 4. Có trách nhiệm với công việc được giao Không chỉ có trách nhiệm với công việc được giao mà bản thân mình cần có trách nhiệm với công việc của cả nhóm. Làm việc nhóm cần phối hợp với các thành viên khác để hiệu quả công việc đạt cao nhất và đúng tiến độ. Nhưng nếu thiếu đi sự trách nhiệm, nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể nhóm. Khi đó, chỉ một cá nhân có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của tất cả mọi người. 5. Khuyến khích và phát triển cá nhân Đây là kỹ năng dành cho người trưởng nhóm, một thủ lĩnh có bản lĩnh và năng lực là một thủ lĩnh biết cách khuyến khích, tạo động lực, điều kiện cho các thành viên trong nhóm phát triển cá nhân ngay trong đội của mình. Đề cao đến tinh thần tập thể là điều nên làm đối với làm việc nhóm những đừng quên mất việc phát huy thế mạnh của các cá nhân. Các cá nhân khi được phát huy những thế mạnh của bản thân họ sẽ gắn những thế mạnh đó với công việc nhóm và cảm thấy bản thân họ vẫn được coi trọng, phát triển ngay cả trong tập thể nhóm. 6. Làm việc nhóm trên tinh thần gắn kết Hãy biết cách gắn kết lại với các thành viên khác trong nhóm nếu không bạn sẽ thấy lẻ loi, đôi khi cảm thấy mình không được trọng dụng trong nhóm, nhưng đó chỉ là do bạn tưởng tượng mà thôi. Hãy học cách sát lại với mọi người, chỉ có sự gắn kết mới cho các bạn một nhóm hoàn hảo nhất. Bởi khi đó các thành viên sẽ cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống. 7. Vô tư, ngay thẳng trong “teamwork” Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhất những chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội của mình, trách va chạm, mâu thuẫn… Hãy
thẳng thắn nêu quan điểm cá nhân của bản thân mình, góp ý cho bạn sửa đổi. Có như thế, người khác hay chính bản thân mình mới nhận biết được những lỗi lầm cần sửa chữa. Tránh việc nói xấu, tỵ nạnh sẽ làm ảnh hưởng đến tình đoàn kết của cả nhóm. Những điểm cần hoàn thiện: Để có thể hoàn thiện hơn. Chúng ta có thể liệt kê ra một số điểm cần phải hoàn thiện hơn trong kỹ năng làm việc nhóm hiện nay của nhiều nhân viên: Thái độ và quan điểm về sự hợp tác Một tâm lý chung khi một người hợp tác làm việc với đám đông, đó là sợ bị mất quyền lợi của bản thân mình. Từ đây dẫn đến tâm lý: tôi luôn đúng, chỉ có tôi mới làm việc này một cách tốt nhất, và vì thế, tôi là người có công lao lớn nhất. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc nối kết các thành viên trong nhóm lại. Khó khăn phát sinh cả về mặt nhận thức vấn đề và việc đưa ra giải pháp, vì ai cũng tự cho mình là trung tâm nổi bật, là “tài sản quý giá” của nhóm. Chưa thấu hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân Việc thấu hiểu vai trò của mình trong việc tương tác với đồng nghiệp khác rất quan trọng. Để tạo được sự tín nhiệm đối với các thành viên còn lại trong nhóm, thì chúng ta phải thể hiện cũng như nhận thức một cách chủ động về vai trò của mình trong tập thể. Điều này có lợi khi người đứng đầu nhóm phân công công việc cho các thành viên. Nếu biết rõ về bạn, họ sẽ có quyết định chính xác hơn, dẫn đến kết quả mỹ mãn hơn. Năng lực lãnh đạo của người trưởng nhóm Nói rộng ra, chúng ta có thể hiểu trưởng nhóm ở đây là người quản lý, nhà lãnh đạo doanh nghiệp… Điều đương nhiên là với một nhóm tập thể thì yếu tố lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng. Người trưởng nhóm phải đóng vai trò là chất xúc tác kết nối các thành viên trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến và đặt ra những mục tiêu phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình. 1.4.Điều hành nhóm làm việc. 1.4.1. Phong cách điều hành hoạt động nhóm Các phong cách của người điều hành nhóm hay trưởng nhóm (thường thấy ở các nhóm chính thức) có thể là:
– Phong cách chuyên quyền: Trưởng nhóm đưa ra mục đích công việc, quyết định phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin chủ yếu từ trên xuống. Phong cách này cả nhóm bị động theo dẫn dắt của trưởng nhóm, các thành viên độc lập với trưởng nhóm, đôi khi âm thầm chống lại trưởng nhóm. Phong cách này dễ gây ra chủ nghĩa cá nhân, ganh đua, ngờ vực lẫn nhau nhưng có ưu điểm là đôi khi nhóm nhanh triển khai công việc và đạt mục tiêu, có hiệu quả. – Phong cách tự do: Trưởng nhóm không đưa ra quyết định, để’ nhóm tự do tổ chức giải quyết các công việc. Nhóm có thể’ tự tổ chức thành công hoặc sinh ra những thủ lĩnh tự phát, làm giảm uy tín của trưởng nhóm. Phong cách này cũng dễ dẫn tới thất bại vì nhóm không có khả năng tự tổ chức, người chăm, người lười làm phát sinh xung đột giữa các thành viên. – Phong cách cộng tác: Người trưởng nhóm là người chỉ huy đề xuất các phương án khác nhau để nhóm bàn bạc, lựa chọn. Trưởng nhóm phân công nhiệm vụ khi được bàn bạc thống nhất. Hoạt động nhóm theo cách tiếp cận có sự tham gia, có sự hợp tác của mọi thành viên. Phong cách này có nhược điểm là mất nhiều thời gian cho thảo luận, bàn bạc. Nếu cần giải quyết gấp rút công việc thì không phù hợp. Nhưng phong cách này có sự hài lòng của các thành viên và đa số trường hợp mang lại tính hiệu quả của công việc. 1.4.2. Họp nhóm Cho dù ngày nay có thể có các cuộc họp nhóm mà các thành viên không cần gặp nhau trực tiếp (thông qua các phần mềm hội họp, họp online.), nhưng họp gặp mặt nhau vẫn là hình thức phổ biến và có nhiều mặt tích cực. Vấn đề là họp để làm gì, tiến hành như thế nào, để tránh lãng phí thì cần có tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả. Trước khi triệu tập họp cần xem xét họp có phải là hình thức tốt nhất trong trường hợp này không hay có thể có hình thức nào tốt hơn. Có thể thay thế một cuộc họp bằng gửi tài liệu phát tay, viết thông báo trên bảng, gửi Email, gọi điện thoại. hay không? Kỹ năng tổ chức một cuộc họp phù hợp cũng là một yếu tố quyết định đến sự thành bại của cuộc họp vì các cuộc họp có mục tiêu khác nhau: để thông tin, để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để ra quyết định. Thông thường một cuộc họp nhóm, dù quy mô lớn nhỏ thế nào, người trưởng nhóm điều hành (hoặc
người thay thế trưởng nhóm để điều hành) cũng phải vận dụng các kỹ năng điều hành cuộc họp. Dưới đây sẽ trình bày về một số kỹ năng đó. – Trước tiên là bước chuẩn bị họp nhóm: Bước này người điều hành xem xét trước xem chủ đề cuộc họp, mục tiêu và nội dung cuộc họp có rõ ràng không, thành viên cần tham gia là ai. Lập kế hoạch điều hành cuộc họp, các kế hoạch sử dụng công cụ trực quan (bảng biểu, tài liệu, máy chiếu…). Các kế hoạch về thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo. ai chuẩn bị và chuẩn bị đến đâu. Trước ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp. – Bước tiếp theo là bắt đầu cuộc họp: Bước này cần làm những việc như làm quen các thành viên, tạo không khí thân thiện, thống nhất khung chương trình làm việc, chỉnh sửa mục tiêu cuộc họp nếu cần, thống nhất cách làm việc. Hình 1.4: Họp nhóm – Quá trình nhiều giai đoạn – Bước thứ ba là đưa ra từng chủ đề, phân tích từng chủ đề: Đây là bước quan trọng nhất của một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, tham gia ý kiến để
cuối cùng ra quyết định của nhóm, các quyết định này phù hợp với mục tiêu cuộc họp. – Bước thứ tư là lập kế hoạch hành động: Ở bước này toàn nhóm lập ra một kế hoạch sau cuộc họp được các thành viên nhất trí chấp thuận. Kế hoạch này thường bao gồm: công việc gì cần làm, ai làm, làm như thế nào, kết quả mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ trợ gì. Nếu cuộc họp mà không có kế hoạch hành động, hay nói cách khác nếu sau cuộc họp mà các thành viên thấy không phải làm gì thì là cuộc họp không hiệu quả hay không nên họp. – Bước cuối cùng là bế mạc cuộc họp: Các cuộc họp nhóm nên dành thời gian đánh giá, suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các vấn đề gác lại để cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các thành viên sẽ nhận kết quả này như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào qua đánh giá nhanh. 3.4.3. Thảo luận và ra quyết định trong nhóm Nhóm là một tập thể làm việc chung để đạt được mục tiêu. Trong quá trình làm việc chung này có rất nhiều công việc cần phải được cùng bàn bạc, thảo luận và cuối cùng là ra quyết định để’ thực hiện. Cho nên đi tới quyết định định cuối cùng là nhiệm vụ rất quan trong của nhóm. Quá trình ra quyết định có sự tham gia các thành viên trong nhóm chứ không phải là nhóm trưởng hay một ai khác. Để đưa ra quyết định có thể theo một số cách sau: – Ra quyết định theo kiểu thờ ơ: Một người nào đó đưa ra ý tưởng, các thành viên khác không quan tâm và do đó quyết định được nhanh chóng thông qua. Theo kiểu này thì có thể quyết định vội vàng đó không tối ưu vì một số ý tưởng hay khác không được phân tích và bị bỏ qua. – Ra quyết định từ trên xuống: Theo kiểu này người lãnh đạo nhóm hay cấp cao hơn chỉ cần phổ biến, thông báo, nhân danh cả nhóm thông qua mà không qua thảo luận. Ra quyết định kiểu này nhanh chóng, nhưng cũng như kiểu trên có thể nhiều ý kiến hay khác bị bỏ qua. Nó trở nên xấu nếu người ra quyết định có quá ít thông tin, chủ quan và độc đoán. Khi thực hiện quyết định sẽ xảy ra vấn đề khác không lường trước.
– Ra quyết định theo kiểu thiểu số: Theo cách này một hoặc một vài cá nhân gợi ý rồi thúc giục, ép mọi người theo ý kiến mình. Khuyết điểm của cách này cũng như hai cách trên. – Ra quyết định theo nguyên tắc đa số: Theo cách này mang danh dân chủ qua bỏ phiếu hoặc giơ tay tán thành lấy số đông. Quyết định sẽ thông qua nhưng không phải tất cả các thành viên đều hài lòng. Một số không hài lòng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu suất công việc. Nguy cơ trong nhóm sẽ kéo bè cánh để lấy phiếu áp đảo cho quyền lợi của một nhóm nào đó. Hình 1.5: Đa dạng kiểu ra quyết định trong nhóm – Ra quyết định theo nguyên tắc đồng thuận: Cách này chỉ ra quyết định khi đã thảo luận kỹ mọi ý tưởng, không bỏ qua ý kiến nào kể cả các ý kiến trái ngược. Quyết định được ra khi có đa số thành viên tán thành nhưng thiểu số khác cũng được nghe, được phân tích và có ý kiến của mình. Kiểu ra quyết định này mất nhiều thời gian nhưng sẽ tiến tới dần sự đồng thuận hoàn toàn, rất lý tưởng đối với tiến trình ra quyết định. Để ra quyết định các thành viên cần được biết những khó khăn và thuận lợi khi ra quyết định, nhất là quyết định có sự đồng thuận, có sự tham gia. Những thuận lợi ở đây có thể là nhóm có nhiều hiểu biết, có nhiều lựa chọn hơn một người. Nhóm một khi đồng thuận để ra quyết định thì có động lực thực hiện mục tiêu tốt hơn.
Khó khăn là có một số thành viên như bị bắt phải đồng ý, phải theo một ý tưởng, có thể có bè phái và áp đặt ý tưởng của các nhóm nhỏ, thảo luận nhiều thì chậm ra quyết định và có thể mất cơ hội. Nhóm cũng cần phải tránh kiểu “tư duy nhóm” nghĩa là đoàn kết quá thiếu dần tư duy phê phán. Tham gia trong nhóm lâu nên các thành viên gắn kết, không còn sẵn sàng phê phán ý tưởng của thành viên khác. Cần phát hiện sớm tư duy nhóm và có biện pháp phòng trừ. Để ra quyết định các thành viên và nhất là nhóm trưởng cần có các kỹ năng phát huy ý tưởng các thành viên khi thảo luận, bàn bạc và ra quyết định. Các kỹ năng này như phương pháp động não, cây vấn đề, thảo luận nhóm,… 1.3.4. Một số công cụ điều hành họp nhóm Để tiến hành tốt và hiệu quả các cuộc họp nhóm, người điều hành thường sử dụng các công cụ như: động não, bản đồ tư duy, thảo luận nhóm nhỏ, cây vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic,… Một số kỹ năng này sẽ trình bày ngắn gọn dưới đây: – Kỹ thuật động não (Brainstorm): Động não là kỹ thuật nhận ý tưởng của các thành viên. Nguyên tắc là càng nhiều ý tưởng nhận được càng tốt, do đó người điều hành cần tạo ra môi trường để’ nhận ý tưởng. Để’ làm tốt kỹ thuật này có các thẻ màu (kích thước 1/3 kích thước tờ giấy A4) để’ viết các ý tưởng. Phát các tờ giấy màu cho từng thành viên đề nghị họ viết ngắn gọn mỗi ý tưởng của họ vào một thẻ màu đó rồi dùng băng dính (loại giấy xé) dán các thẻ này lên. Sau đó có thể’ cho các thành viên gom nhóm, phân loại các ý tưởng, rồi thảo luận lựa chọn ưu tiên ý tưởng. Nếu không có thẻ màu có thể dùng giấy A0 cử thành viên viết ý tưởng trên đó mỗi khi có thành viên phát biểu. Chú ý kỹ thuật này coi trọng số lượng các ý tưởng hơn chất lượng, không phê phán, bình luận, chấp nhận mọi ý tưởng có thể lạ lùng, trái chiều. – Sử dụng bản đồ tư duy: Công cụ này xuất phát từ một vấn đề chính coi như một nhánh, đi phân tích tiếp mối liên hệ với các vấn đề khác chi tiết hơn, rồi lại phân tích tiếp các vấn đề chi tiết hơn, cứ như vậy cho đến ý kiến chi tiết, cụ thể. Hình vẽ thể hiện như một dây thần kinh từ nhánh lớn đến nhánh nhỏ và tới các nhánh nhỏ nhất.
Hình 3.7: Bản đồ tư duy- công cụ hữu ích – Phân tích S.W.O.T. S.W.O.T là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hiệu quả để xác định các ưu điểm, khuyết điểm của một tổ chức, các cơ hội để phát triển và cả thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ’ chức đó sẽ phải đương đầu. Thực hiện phân tích S.W.O.T giúp chúng ta tập trung các hoạt động của chúng ta vào những lĩnh vực mà chúng ta đang có lợi thế và nắm bắt được các cơ hội mà chúng ta có được. 1.3.5. Giải quyết các xung đột Xung đột là điều không thể tránh khỏi và nó là một phần tất yếu của bất cứ môi trường nhóm nào. Xung đột được hiểu là sự bất đồng, sự đối nghịch hay tranh chấp giữa hai hay nhiều phía (cá nhân với nhau, cá nhân với nhóm, các nhóm với nhau). Tuy nhiên, theo các nhà nghiên cứu, dù xung đột diễn ra ở mức độ nào thì việc công nhận nó có tồn tại hay không thuộc về vấn đề nhận thức của mỗi người. có nghĩa là nếu chúng ta không nhìn thấy và không nhận thấy xung đột thì nó không tồn tại và ngược lại. Có những xung đột tưởng chừng như cực kì gay gắt nhưng
mọi người lại không nhận thức đó là xung đột thì sẽ chẳng có xung đột nào cả. Ngược lại, có nhiều sự việc đơn giản, nhỏ nhặt nhưng lại trở thành xung đột lớn. Hình 3.8: Giải quyết xung đột – Nguyên nhân xung đột: Các nhà khoa học đã phân chia xung đột ra thành nhiều loại khác nhau,xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Có thể tổng hợp lại thành hai nguyên nhân cơ bản dẫn đến xung đột là: + Nguyên nhân chủ quan: do sự khác biệt giữa các cá nhân. Nhóm bao gồm những cá nhân có sự khác biệt về tính cách, sở thích, quan điểm, nền tảng văn hóa, kinh nghiệm, kỹ năng, nghề nghiệp, vai trò, quyền lực, điều kiện kinh tế,… là những yếu tố tạo nên xung đột. + Nguyên nhân khách quan (nguyên nhân đến từ tổ chức, môi trường xung quanh): Có nhiều nhân tố đến từ môi trường tác động mối quan hệ và kết quả làm việc của nhóm gây ra xung đột trong nhóm. Ví dụ như: – Các nguồn lực bị giới hạn: Trong điều kiện khan hiếm về nguồn lực như tiền bạc, thời gian, không gian, trang thiết bị, quyền lực, vị trí xã hội, … + Quy mô nhóm: càng lớn càng dễ tạo ra sự chia rẽ, bất đồng, bè phái thành các nhóm nhỏ, khó đạt được thống nhất.
+ Tuổi tác: tuổi đời các thành viên càng trẻ xung đột càng dễ xảy ra khi cái tôi của mỗi người còn quá lớn, họ chưa học được cách lắng nghe, thương lượng hay đàm phán. + Chuyên môn: Hoạt động chuyên môn hóa càng cao càng dễ xảy ra những tranh luận + Phong cách lãnh đạo: quá nghiệm ngặt và có kiểm soát chặt chẽ hành vi của người khác. + Hệ thống khen thưởng chưa toàn diện, thiếu công bằng. + Vị trí xã hội: có người là giám đốc, là doanh nhân thành đạt, có người là công nhân, là người bán hàng… dẫn đến sự khác biệt trong suy nghĩ và hành động. – Giải quyết xung đột: Xung đột là một phần trong cuộc sống chứ không riêng gì hoạt động nhóm. Nó luôn tồn tại, cần phải nhận diện, giải quyết nó chứ không phải né tránh. Một số bí quyết giúp quản lí xung đột xung trong nhóm hiệu quả như sau: – Nhóm cần giải quyết xung đột nhỏ trước khi trở thành các xung đột lớn. – Tăng cường giao tiếp trong nhóm, nhóm cần tìm ra những nguyên nhân thực sự trước khi đi kiếm tìm giải pháp. – Linh hoạt tìm những giải pháp khác nhau cho cùng một nguyên nhân; Công bằng và minh bạch trong giải pháp. – Tìm giải pháp giải quyết vấn đề xung đột chứ không tìm giải pháp chống lại nhau. – Mọi thành viên cần có thái độ tôn trọng nhau, thông cảm thực sự với nhau. – Muốn người khác xem xét vấn đề của mình thì mình cần xem xét vấn đề của người khác trước họ. – Nhìn thẳng vào vấn đề, nói ra, tránh im lặng ngấm ngầm. Quản lý xung đột chứ không đàn áp xung đột hay tiêu diệt xung đột, là một nghệ thuật để củng cố hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Cần lưu ý rằng giải quyết các xung đột sao cho đôi bên cùng có lợi (win – win) là tối ưu nhất.