Giáo trình Quản lý dự án (Ngành: Hệ thống thông tin, Ứng dụng phần mềm) - CĐ Kinh tế Kỹ thuật TP.HCM

Chia sẻ: Solua999 Solua999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:83

Thêm vào BST

Báo xấu

53
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Quản lý dự án cung cấp cho người học các kiến thức: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT; Quản lý phạm vi và thời gian; Quản lý chi phí và chất lượng; Quản lý nguồn nhân lực và rủi ro; Thực hiện và kết thúc dự án. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản lý dự án (Ngành: Hệ thống thông tin, Ứng dụng phần mềm) - CĐ Kinh tế Kỹ thuật TP.HCM

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN NGHỀ: HỆ THỐNG THÔNG TIN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Năm 2020
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN NGHỀ: HỆ THỐNG THÔNG TIN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI Họ tên: Nguyễn Minh Thiện Học vị: Thạc sĩ Đơn vị: Khoa Công nghệ thông tin Email: nguyenminhthien@hotec.edu.vn TRƯỞNG KHOA TỔ TRƯỞNG CHỦ NHIỆM BỘ MÔN ĐỀ TÀI HIỆU TRƯỞNG DUYỆT Năm 2020
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU Trên thế giới, có rất nhiều dự án có chất lượng không như kỳ vọng của khách hàng hoặc không cung cấp các phần mềm trong phạm vi ngân sách và thời gian hoàn thành. Một phân tích cho thấy khoảng một phần ba các dự án có chi phí và thời gian hoàn thành vượt hơn 125%. Tại sao quá nhiều dự án phần mềm thất bại? Mặc dù có rất nhiều lý do, một trong những lý do quan trọng nhất là quản lý dự án không phù hợp. Ví dụ, các lý do chính làm cho dự án chệch ra khỏi tầm kiểm soát là mục tiêu không rõ ràng, lập kế hoạch tồi, công nghệ mới, thiếu một phương pháp quản lý dự án, và không đủ nhân sự. Ít nhất ba trong năm lý do này rõ ràng liên quan đến quản lý dự án. Hai lý do còn lại - không đủ nhân sự và công nghệ mới - có thể được coi như những rủi ro mà để quản lý chúng cũng là một phần của quản lý dự án. Rõ ràng, bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án có hiệu quả, một người quản lý dự án có thể cải thiện các cơ hội để thành công. Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý. Để hiểu rõ và làm chủ được những kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt đông quản lý dự án, trước tiên ta cần phải trang bị những kiến thức cơ bản nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ về quản lý dự án. Tp.HCM, ngày20 tháng 07 năm 2020 Tham gia biên soạn 1. Nguyễn Minh Thiện
MỤC LỤC TRANG Lời giới thiệu ..................................................................................................................... Mục lục .............................................................................................................................. Giáo trình môn học ......................................................................................................... 3 Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT ............................. 4 1.1 Giới thiệu chung ....................................................................................................... 4 1.2. Phân loại .................................................................................................................. 4 1.3. Quản lý dự án trong việc phát triển hệ thống thông tin ........................................... 6 1.3.1. Tại sao phải quản lý dự án .............................................................................. 6 1.3.2. Quản lý dự án truyền thống và quản lý dự án thực hành ................................ 6 1.4. Quy trình quản lý dự án ........................................................................................... 8 1.4.1. Xác định mục đích, mục tiêu của dự án .......................................................... 8 1.4.2. Phát biểu về công việc .................................................................................... 8 1.4.3. Công bố và khai trương dự án ......................................................................... 8 Bài tập ........................................................................................................................... 10 Bài 2: Quản lý phạm vi và thời gian ......................................................................... 12 2.1. Quản lý phạm vi .................................................................................................... 12 2.1.1. Bản kế hoạch phạm vi dự án ......................................................................... 12 2.1.2. Bảng kế hoạch chi tiết phạm vi dự án ........................................................... 15 2.1.2.1. Thảo bảng kê công việc ........................................................................ 15 2.1.2.2. Cấu trúc bảng kê công việc .................................................................. 16 2.1.2.3. Các bước xây dựng BKCV ................................................................... 18 2.1.3. WBS (Work Breakdown Structure) .............................................................. 19 2.1.4. Các nguyên lý cơ bản tạo WBS .................................................................... 19 2.1.4.1. Các đặc trưng của WBS ....................................................................... 19 2.1.4.2. Quá trình phân rã (Decomposition) ...................................................... 20 2.1.4.3. Cấu phần của WBS ............................................................................... 21 2.1.4.4. Các bước xây dựng WBS ..................................................................... 22 2.1.4.5. Các cách khác nhau để bung WBS ....................................................... 24
2.2. Quản lý thời gian .................................................................................................. 27 2.2.1. Tầm quan trọng của lập lịch .......................................................................... 27 2.2.2. Quản lý thời gian ........................................................................................... 27 2.2.3. Quy trình quản lý thời gian ........................................................................... 27 2.2.4. Xác định các hành động ................................................................................ 27 Bài tập ........................................................................................................................... 29 Bài 3: Quản lý chi phí và chất lượng ........................................................................ 33 3.1. Quản lý chi phí ...................................................................................................... 33 3.1.1. Chi phí và quản lý chi phí ............................................................................. 33 3.1.2. Quy trình quản lý chi phí .............................................................................. 33 3.1.2.1. Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên ....................................................... 33 3.1.2.2. Ước lượng chi phí ................................................................................. 35 3.1.2.3. Dự toán chi phí ..................................................................................... 38 3.1.2.4. Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí ............................................................ 38 3.2. Quản lý chất lượng ................................................................................................ 40 3.2.1. Chất lượng ..................................................................................................... 40 3.2.2. Quy trình quản lý chất lượng ........................................................................ 41 3.2.2.1. Kế hoạch quản lý chất lượng ................................................................ 41 3.2.2.2. Thủ tục quản lý chất lượng dự án ......................................................... 42 Bài tập ........................................................................................................................... 47 Bài 4: Quản lý nguồn nhân lực và rủi ro .................................................................. 52 4.1. Quản lý nguồn nhân lực ......................................................................................... 52 4.1.1. Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực ................................................ 52 4.1.2. Cơ cấu tổ chức nhân sự cho dự án ................................................................ 52 4.1.3. Vai trò của từng thành viên ........................................................................... 54 4.1.4. Tuyển đội ngũ nhân sự .................................................................................. 55 4.2. Quản lý rủi ro ......................................................................................................... 57 4.2.1. Khái niệm quản lý rủi ro ............................................................................... 57 4.2.2. Quy trình quản lý rủi ro ................................................................................ 57
Bài tập ........................................................................................................................... 59 Bài 5: Thực hiện và kết thúc dự án ........................................................................... 63 5.1. Điều khiển và kiểm soát dự án .............................................................................. 63 5.1.1. Giám sát dự án .............................................................................................. 63 5.1.2. Phát hiện và giải quyết các vấn đề ................................................................ 65 5.1.3. Kiểm soát dự án ............................................................................................ 65 5.2. Kết thúc dự án ........................................................................................................ 68 5.2.1. Đánh giá tài chính ......................................................................................... 68 5.2.2. Đánh giá hiệu quả dự án ............................................................................... 69 Bài tập ........................................................................................................................... 71 Mục lục hình ảnh .......................................................................................................... 75 Mục lục bảng ................................................................................................................ 76 Tài liệu tham khảo ........................................................................................................ 77
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Quản lý Dự án Mã môn học: MH3101351 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Là môn học chuyên ngành, học kỳ 5. - Tính chất: môn lý thuyết, môn tự chọn. - Ý nghĩa và vai trò của môn học: Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: + Trình bày được nội dung cơ bản của các loại dự án công nghệ thông tin trong việc phát triển hệ thống thông tin. + Trình bày được nội dung cơ bản của việc quản lý dự án công nghệ thông tin có quy mô nhỏ và trung bình. - Về kỹ năng: + Lập được hồ sơ quản lý dự án công nghệ thông tin có quy mô nhỏ và trung bình. + Quản lý được một dự án công nghệ thông tin có quy mô nhỏ với yêu cầu quản lý đơn giản. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Tuân thủ các quy tắc phối hợp khi làm việc trong một dự án. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 3
Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG VIỆC PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN Giới thiệu: Nội dung bài này trình bày những vấn đề cơ bản về dự án, phân loại dự án theo cáo tiêu chí thông dụng, ý nghĩa thực tiễn của việc quản lý dự án và quy trình cơ bản về quản lý dự án, Mục tiêu: Người học có khả năng trình bày được những khái niệm cơ bản về quản lý dự án trong việc phát triển hệ thống thông tin. Nội dung chính: 1.1. Giới thiệu chung Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý. Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới. Tóm lại có thể định nghĩa bằng một câu: Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách. 1.2. Phân loại Phân loại dự án để: - Phân cấp quản lý, tức là cấp có thẩm quyền, người có thẩm quyền. - Quản lý năng lực của tổ chức, cá nhân thực hiện dự án. - Quản lý chi phí. Dự án công nghệ thông tin có sử dụng vốn ngân sách Căn cứ mức độ quan trọng và quy mô, dự án được phân loại thành dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm B và dự án nhóm C theo tiêu chí quy định của Luật đầu tư công. Dự án công nghệ thông tin thông thường - Phân loại dựa vào quy mô của dự án: nhỏ, vừa và lớn. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 4
Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT Dự án nhỏ Dự án vừa Dự án lớn Khởi - Thiết lập điều - Phát triển một trường - Phát triển một trường hợp đầu khoản tham chiếu hợp kinh doanh kinh doanh - Chỉ định nhóm dự - Thiết lập điều khoản - Thực hiện một nghiên cứu án tham chiếu khả thi. - Thiết lập văn phòng - Chỉ định nhóm dự án - Thiết lập điều khoản tham dự án - Thiết lập văn phòng chiếu dự án. - Chỉ định nhóm dự án - Thực hiện đánh giá - Thiết lập văn phòng dự án. giai đoạn. - Thực hiện đánh giá giai đoạn. Lên kế - Tạo một kế hoạch - Tạo một kế hoạch dự - Tạo một kế hoạch dự án, tài hoạch dự án án, chất lượng, rủi ro, nguyên, tài chính, chất - Tạo một kế hoạch truyền thông. lượng, rủi ro, chấp nhận, chất lượng - Nhà cung cấp hợp truyền thông, mua sắm. - Tạo một kế hoạch đồng - Nhà cung cấp hợp đồng truyền thông - Thực hiện đánh giá - Xác định quy trình đấu thầu giai đoạn - Ban hành tuyên bố công việc - Đưa ra yêu cầu thông tin - Đưa ra yêu cầu đề xuất - Đàm phán hợp đồng nhà cung cấp. - Thực hiện đánh giá giai đoạn Tiến - Xây dựng phân - Xây dựng phân phối - Xây dựng phân phối hành phối - Giám sát và kiểm - Giám sát và kiểm soát - Giám sát và kiểm soát - Thực hiện quản lý thời gian, soát - Thực hiện quản lý chi phí, chất lượng, thay đổi, thời gian, chi phí, rủi ro, vấn đề, truyền thông chất lượng, thay đổi, - Thực hiện quản lý chấp nhận rủi ro, vấn đề, truyền - Thực hiện quản lý đấu thầu thông - Thực hiện đánh giá - Thực hiện đánh giá giai giai đoạn đoạn KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 5
Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT Kết - Thực hiện đóng cửa - Thực hiện đóng cửa - Thực hiện đóng cửa dựa án. thúc dựa án. dựa án. - Báo cáo kết thúc dự án - Xem xét hoàn - Tài liệu với báo cáo - Hoàn thành các hành động thành dự án. kết thúc dự án đóng cửa dự án - Hoàn thành các hành - Xem xét hoàn thành dự án. động đóng cửa dự án - Thực hiện đánh giá sau khi - Xem xét hoàn thành thực hiện dự án. Bảng 1.1. Bảng phân loại dự án 1.3. Quản lý dự án trong việc phát triển hệ thống thông tin 1.3.1. Tại sao phải quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự của Mỹ vào những năm 50 của thế kỷ trước. Các lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển phương pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với các hàng hoá, dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức, quản lý sản xuất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. - Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật Quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án. Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. 1.3.2. Quản lý dự án truyền thống và quản lý dự án thực hành TPM (Total Productive Maintenance - Phương pháp quản lý dự án truyền thống) Phương pháp quản lý dự án truyền thống (TPM) trong cuốn Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK) do Viện Quản lý Dự án (PMI) công bố. Trong khi PMI không đưa ra một tên gọi cụ thể nào cho phương pháp quản lý dự án truyền thống, thì hầu hết các công ty vẫn thường gọi đó là waterfall (thác nước) – mỗi giai đoạn của dự án sẽ được chuyển đến giai đoạn tiếp theo (sau khi đã kết thúc hoàn toàn thành công KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 6
Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT công việc) giống như dòng chảy của thác nước và chỉ chảy theo một hướng, không thể quay lui về giai đoạn trước hay nhảy vượt giai đoạn (rõ ràng thì trong một thác nước nước không thể chảy ngược). Phương pháp truyền thống chọn cách tiếp cận một kế hoạch theo định hướng và tập trung vào hoạt động để quản lý dự án. Điều này dẫn đến một loạt các quá trình có đầu vào và đầu ra khác nhau. Người quản lý phải đảm bảo rằng việc bàn giao dự án trung gian đều phải được lập kế hoạch và thực hiện ở các giai đoạn khác nhau của dự án. Đó là một trong nhiều lý do khiến nhiều công ty ào ạt chuyển sang áp dụng phương pháp Agile – bởi với Agile, họ không thể chống lại được sự quyến rũ của kết quả công việc nhanh hơn, chi phí thấp hơn, và sẽ không có biểu đồ Gantt nữa! Trong suốt vòng đời của một dự án, Agile nhấn mạnh việc tạo ra những kết quả hữu hình càng sớm, càng thường xuyên thì càng hiệu quả và chú trọng việc quản lý mối quan hệ, tạo điều kiện tương tác giữa các thành viên trong nhóm quản lý dự án. Điều này có nghĩa là vai trò của một người quản lý dự án Agile hoàn toàn không giống với một người quản lý dự án TPM. - Kế hoạch hóa so với tập trung vào giá trị. Agile/Scrum đưa ra cách tiếp cận hướng tới giá trị trong khi TPM lại hướng tới mục tiêu để lên kế hoạch cho toàn bộ dự án. Điều này không có nghĩa là một dự án Agile/Scrum thì không có kế hoạch. Với Scrum, mỗi phân đoạn đều có một kế hoạch, nhưng các kế hoạch tập trung vào việc ưu tiên các tính năng mang lại giá trị nhất. Điều này hoàn toàn khác với TPM, nơi một kế hoạch hoàn chỉnh được tạo ra trước khi đi vào chi tiết hoạt động và nhiệm vụ cần thiết cho dự án. - Tiên đoán so với Thực nghiệm Quản lý dự án truyền thống sử dụng phương pháp tiên đoán, có nghĩa là ban giám đốc sẽ dự đoán kết quả có thể đạt được dựa trên các giả định, để từ đó xây dựng một kế hoạch “trả trước” và một khi kế hoạch này được thiết lập, yêu cầu thay đổi phải được đánh giá theo từng trường hợp. Việc thiết kế được khuyến cáo là không nên thay đổi sau khi kế hoạch đã được chấp thuận, và việc sản xuất, phát triển không nên bắt đầu cho đến khi thiết kế hoàn tất. Điều này hoàn toàn khác biệt so với Scrum, theo Jeff Sutherland, đồng sáng tạo ra Scrum, ” Thực hiện một phương pháp thực nghiệm dựa trên lý thuyết kiểm soát quá trình”. Đó là cách mọi người ưa thích khi nói về việc các Scrum Master và nhóm nghiên cứu cần thích ứng với kết quả hiện tại và của các sprints trước đó để điều chỉnh các mục tiêu về năng suất và thực hiện thay đổi để tăng tốc độ dự án. Mỗi iteration (phân đoạn lặp) được điều chỉnh dựa trên dữ liệu từ sprint trước đó và phải tập trung làm thế nào để mang lại nhiều giá trị hơn trong sprint tiếp theo. - Cấp trên quản lý so với nhóm tự quản Một trong những vai trò căn bản của một người quản lý dự án truyền thống là phải tích cực tổ chức và sắp xếp sao cho hợp lý đội ngũ của mình, phân công các vai trò và trách KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 7
Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT nhiệm cho mỗi thành viên trong dự án. Còn một Scrum Master sẽ lùi lại và cho phép nhóm tự tổ chức. Người quản lý dự án phải tạo điều kiện, cung cấp môi trường để nhóm tự giao tiếp và thực hiện công việc. - Quản lý các bên liên quan so với sự gắn bó Trong TPM, việc quản lý các bên liên quan là một phần quan trọng trong công việc của người quản lý. Thông thường, điều này được thực hiện thông qua các báo cáo tình hình công viêc, biểu đồ tiến độ, và báo cáo của người quản lý ở những cuộc họp cập nhật tình hình dự án.Với Scrum thì khách hàng- những chủ sản phẩm được coi là một phần của đội ngũ dự án. Bởi vì các bên liên quan là một phần của nhóm phát triển và là một bên đưa ra tất cả quyết định về việc sử dụng điều kiện phức tạp và báo cáo tiến độ là không cần thiết. - Lập kế hoạch từ dưới lên so với trên xuống Quản lý dự án truyền thống theo hướng lập kế hoạch từ dưới lên, có nghĩa là một dự án được lên kế hoạch ngay từ đầu bằng cách lên chi tiết các công việc của mỗi cá nhân trong Cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS), từ đó dẫn đến một kế hoạch dự án hoàn chỉnh trước khi bắt đầu dự án. Scrum thì ngược lại, nó theo hướng lập kế hoạch từ trên xuống, nghĩa là một lộ trình được phát triển trong giai đoạn đầu của dự án được xây dựng dần dần thành các phân đoạn release (bản phát hành) và sprint (phân đoạn). 1.4. Quy trình quản lý dự án 1.4.1. Xác định mục đích, mục tiêu của dự án Nói một các tổng quát hơn thì Mục đích được định nghĩa là cái đích cuối cùng cần đạt được (dù có thể thay đổi), và Mục tiêu là con đường được chọn, cùng với những chặng phải đi qua để đạt tới Mục đích. Mục tiêu là những bước cần thiết để đạt được mục đích. Dẫu nói thế nào chăng nữa, để đạt được mục đích thì tất cả những hành động nên làm và những con đường cần đi đều trở thành “mục tiêu”. 1.4.2. Phát biểu về công việc Thiết lập bảng mô tả cơ bản về từng công việc sẽ được tiến hành trong dự án. 1.4.3. Công bố và khai trương dự án - Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề  Đối với những người muốn làm sự kiện thì 3 yếu tố: Ý tưởng – Chủ đề – Đối tượng là những yếu tố then chốt có liên quan mật thiết với nhau. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 8
Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT  Từ những thông tin mà khách hàng/cấp trên cung cấp như: mục đích của buổi tổ chức, số lượng khách mời, đối tượng tham gia … ta phải lên được những ý tưởng, thiết kế lên một chương trình của buổi khai trương phù hợp, đáp ứng được những yêu cầu mà cấp trên/khách hàng đưa ra, và thu hút sự quan tâm của những người tham dự. - Lên kế hoạch  Công việc đầu tiên mà cần phải khi tổ chức event đó chính là nên một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể nhất.  Từ việc kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp bỏ ra, ta có thể căn cứ vào đó mà thiết lập nên những hạng mục, những kế hoạch chi tiêu sao cho phù hợp, chính xác nhất khi tổ chức lễ khai trương. Khi mà ta xây dựng xong một bản kế hoạch thì công việc thực hiện trở nên tiện lợi, nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều. - Lên nội dung cho buổi lễ khai trương  Chắc chắn làm kinh doanh ai cũng sẽ coi trọng hình ảnh của doanh nghiệp, họ luôn cố gắng gây dựng lên những hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng. Và đây chính là cơ hội tốt cho họ, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ được phụ thuộc rất nhiều vào buổi event khai trương này. Chính vì thế ta cần phải lên một nội dung độc đáo, đặc sắc,và ấn tượng nhất.  Ví dụ như ta có thể đan xen các tiết mục văn nghệ, trình diễn thời trang, hoặc những trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp giúp cho khách hàng ghi nhớ tới buổi tổ chức lễ khai trương, khánh thành, tới doanh nghiệp lâu hơn. - Các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương  Làm thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại sở văn hóa và du lịch  Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời  Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức , các hạng mục trang trí  Lên danh sách số lượng khách mời  Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ  Tiến hành lễ khai trương - Setup trang trí  Trang trí khu vực bên ngoài: treo banner, cờ..  Khu vực cổng chào  Khu vực tổ chức: thường được lắp đặt nhà bạt, sân khấu, trải thảm..  Khu vực tiệc  Dọn dẹp vệ sinh KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 9
Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT - Nội dung buổi lễ  Tiếp tân phải là những người chuyên nghiệp xử lý mọi tình huống nhanh nhẹn, đặc biệt ngoại hình phải ưa nhìn mặc đồng phục đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời  Tổ chức múa lân rồng để mở đầu buổi lễ  Các tiết mục văn nghệ phải hấp dẫn, độc đáo  Thông báo mục đích, ý nghĩa của buổi lễ  Giới thiệu các đại biểu tham gia và lời phát biểu của chủ doanh nghiệp  Tiến hành các nghi thức khai trương khánh thành: cắt băng khánh thành  Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có) - Kết thúc việc tổ chức lễ khai trương  Dọn dẹp các thiết bị cũng như vệ sinh khu tổ chức để trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương. Bài tập Câu 1: Bạn là giám đốc dự án cho một dự án lớn đã tiến hành một vài lần. Bạn vừa hoàn tất giai đoạn thiết kế giao diện người dùng của dự án và đang tiến hành công việc trong giai đoạn triển khai. Tại thời điểm này, ba thay đổi nào có thể xẩy ra mà không có rủi ro tiến hành lại công việc toàn bộ dự án? (Chọn 3) a. Phạm vi b. Nguồn tài chính c. Thiết kế dữ liệu d. Ngày chuyển giao Câu 2: Các nhà tài trợ dự án có ảnh hưởng lớn nhất đến phạm vi, chất lượng, thời đoạn và chi phí của dự án trong suốt giai đoạn nào? a. Giai đoạn lập kế hoạch b. Giai đoạn thực thi c. Giai đoạn hoàn thiện d. Giai đoạn xây dựng Câu 3: Các nhóm nào sau đây xác định rõ nhất ai là các đối tượng liên quan trong dự án? a. Đội ngũ thành viên dự án, nhân viên điều hành công ty bạn, nhân viên điều hành của khách hàng và các trưởng bộ phận chức năng của công ty bạn. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 10
Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT b. Đội ngũ thành viên dự án, các nhà tài trợ, nhân viên điều hành của công ty bạn và nhân viên điều hành của khách hàng. c. Đội ngũ thành viên dự án, các nhà cung cấp, đại diện từ công ty của khách hàng là người sẽ sử dụng phần có thể chuyển giao. d. Đội ngũ thành viên dự án, nhà tài trợ, nhà cung cấp, đại diện từ công ty của khách hàng là người sẽ sử dụng phần có thể chuyển giao và các trưởng bộ phận chức năng của công ty bạn. Câu 4: Một nhiệm vụ của ban quản lý dự án là gì? a. Cung cấp hỗ trợ quản lý dự án b. Cung cấp sự trợ giúp với việc hoàn tất các nhiệm vụ c. Cung cấp sự giám sát và chỉ đạo d. Đưa ra phân tích lợi nhuận chi phí cho giám đốc dự án Câu 5: Một giám đốc dự án thành công vừa là một giám đốc vừa là một: a. Chuyên gia về kỹ thuật. b. Đối tượng liên quan dự án. c. Nhà lãnh đạo. d. Nhà tài trợ. Câu 6: Nhà tài trợ dự án chịu trách nhiệm về: a. Cả nguồn tài chính và kết quả dự án. b. Không phải nguồn tài chính cũng không phải kết quả dự án. c. Nguồn tài chính chứ không phải kết quả. d. Kết quả dự án chứ không phải nguồn tài chính. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 11
Bài 2: Quản lý phạm vi và thời gian BÀI 2: QUẢN LÝ PHẠM VI VÀ THỜI GIAN Giới thiệu: Nội dung bài này trình bày những vấn đề cơ bản về quản lý phạm vi và thời gian. Nội dung tập trung chính vào tạo tôn chỉ dự án, lập bảng kê công việc và Work Breakdown Structure (WBS), tầm quan trọng của quản lý thời gian và quy trình quản lý thời gian. Mục tiêu: Người học có khả năng lập kế hoạch để quán lý các vấn đề về phạm vi và thời gian. Nội dung chính: 2.1. Quản lý phạm vi Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không, dự án sẽ không bao giờ kết thúc. Quản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án Các kết quả chuyển giao (deliverables) là những sản phẩm của dự án sẽ chuyển giao: như phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao. Nhóm dự án và các bên liên quan (stakeholders) phải cùng hiểu những sản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như thế nào. 2.1.1. Bản kế hoạch phạm vi dự án - Quy trình quản lý phạm vi  Khởi thảo: bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo.  Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai.  Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.  Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của dự án.  Điều khiển thay đổi phạm vi: điểu khiển những thay đổi của phạm vi dự án. - Lập kế hoạch - Thảo quy định phạm vi dự án - Tập hợp thông tin phù hợp cho kết luận tuân theo các nguyên tắc sau:  Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ: KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 12
Bài 2: Quản lý phạm vi và thời gian  Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi và các dự án vi mô  Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cả dự án vĩ mô.  Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới d án được xác định rõ:  Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không?  Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa?  Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không?  Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không?  Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng bắt đầu / kết thúc.  Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể.  Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ:  Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án.  Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm.  Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không?  Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các phạm vi này.  Đảm bảo rằng tam giác thép được đặt đúng chỗ:  Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng?  Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?.  Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể thực hiện được hay không?  Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không?  Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không?  Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án: KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 13
Bài 2: Quản lý phạm vi và thời gian  Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án.  Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra. - Thảo tôn chỉ dự án Dự án bạn đang thực hiện có đòi hỏi thời gian, nguồn lực hay tiền bạc không? Nếu câu trả lời là có thì khi đó bạn cần xây dựng tôn chỉ dự án Tôn chỉ dự án là một tài liệu dự án cấp phép hay phê chuẩn một dự án. Sự cấp phép này quy định từ một mức quản lý thích hợp trở lên và nên thực hiện tối thiểu ba điều:  Tôn chỉ dự án nên đặt tên dự án và bổ nhiệm giám đốc dự án.  Tôn chỉ dự án nên phác thảo các yêu cầu nghiệp vụ cho dự án.  Tôn chỉ dự án nên mô tả các yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra Xây dựng tôn chỉ dự án tuân theo các nguyên tắc sau:  Đảm bảo rằng bên ký kết hay người ký/ cấp phép cho tài liệu quyết định này phải đúng chức năng, có thẩm quyền: o Bên ký kết có thể cho phép bổ nhiệm lại nhân sự có liên quan hay không? o Bên ký kết có thể cho phép giải phóng nguyên vật liệu có liên quan hay không? o Bên ký kết có thể cho phép tiêu dùng tiền bạc cần thiết hay không?  Đảm bảo rằng tôn chỉ dự án rõ ràng: o Tôn chỉ dự án có đặt tên dự án rõ ràng hay không? o Tôn chỉ dự án có chỉ định rõ giám đốc dự án hay không? o Tôn chỉ dự án có chỉ rõ thời gian thực hiện và kinh phí dự án hay không? o Tôn chỉ dự án có phác thảo yêu cầu nghiệp vụ chứng minh cho dự án hay không? o Tôn chỉ dự án có mô tả yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra hay không?  Đảm bảo rằng tôn chỉ dự án được phân phát hợp lý: o Các đối tượng liên quan dự án có bản sao hay không? o Đội ngũ thành viên dự án có bản sao hay không? o Bộ phận kế toán hay tài chính có bản sao hay không? o Các nhà quản lý nguồn lực liên quan trong dự án có bản sao hay không? KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 14