Giáo trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:73

Thêm vào BST

Báo xấu

29
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng). Sau khi học xong môn học này, sinh viên có thể: trình bày được vị trí, tác dụng của việc quản lý văn bản trong môi trường mạng; vận dụng được các bước trong quy trình soạn thảo văn bản trong môi trường mạng; mô tả được các bước thực hiện quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Cho nên công tác văn thư luôn gắn với thông tin, thông tin văn bản luôn là đối tượng mà những người làm công tác công văn, giấy tờ phải xử lý. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu mang tính chất tất yếu để tiến tới hiện đại hóa công tác văn thư trong văn phòng. Giáo trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng ra đời sẽ giúp cho học sinh - sinh viên có thể tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đến, đi trong môi trường mạng diễn ra như thế nào và từ đó có thể ứng dụng kiến thức đã học được để thực hiện được các thao tác quản lý sau khi học xong. Bố cục của giáo trình gồm 5 nội dung chính, tìm hiểu những vấn đề chung trong quản lý văn bản trong môi trường mạng, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, và ứng dụng vào thực tiễn. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 27 tháng 04 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 1
MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU..........................................................................................................................................1 BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG.........................................................................................................................................6 1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa .................................................................... 6 1.1. Khái niệm ................................................................................................ 6 1.2. Mục đích .................................................................................................. 8 1.3. Ý nghĩa .................................................................................................... 8 2. Yêu cầu.......................................................................................................... 9 2.1. Nhanh chóng ............................................................................................ 9 2.2. Chính xác ............................................................................................... 10 2.3. Bí mật .................................................................................................... 10 2.4. Hiện đại ................................................................................................ 10 3. Nội dung ...................................................................................................... 10 3.1. Xây dựng và ban hành văn bản ............................................................. 10 3.2. Quản lý văn bản..................................................................................... 12 3.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ......................................... 13 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG ............................... 14 1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu ................................................ 14 1.1. Khái niệm văn bản điện tử .................................................................... 14 1.2. Mục đích ................................................................................................ 15 1.3. Ý nghĩa .................................................................................................. 15 1.4. Yêu cầu .................................................................................................. 15 2. Nội dung của việc soạn thảo và ban hành văn bản................................. 16 2.1. Tạo thư mục........................................................................................... 16 2.2. Tạo File.................................................................................................. 17 2.3. Soạn thảo văn bản.................................................................................. 19 2.4. Trình ký văn bản.................................................................................... 28 3. Thực hành soạn thảo văn bản................................................................... 33 BÀI 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG.................... 35 1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu ................................................................... 35 1.1. Khái niệm .............................................................................................. 35 1.2. Mục đích, yêu cầu ................................................................................. 35 2. Nội dung quản lý văn bản đến .................................................................. 35 2
2.1. Tiếp nhận, Scan văn bản ....................................................................... 39 2.2. Đăng ký văn bản ................................................................................... 40 2.3. Chuyển xin ý kiến giải quyết................................................................. 40 2.4. Chuyển văn bản đến đơn vị hoặc cá nhân giải quyết ............................ 41 2.5. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến.................................................... 41 3. Nội dung quản lý văn bản đi ..................................................................... 44 4. Thực hành đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản ......................... 49 BÀI 4: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG...... 50 1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu ................................................................... 50 1.1. Khái niệm .............................................................................................. 50 1.2. Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu ................................................................... 50 2. Phương pháp lập hồ sơ trong môi trường mạng .................................... 51 3. Lập hồ sơ..................................................................................................... 52 3.1. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ) ................................................ 52 3.2. Hồ sơ số ................................................................................................. 52 3.3. Tiêu đề hồ sơ ......................................................................................... 53 3.4. Thời gian bắt đầu ................................................................................... 53 3.5. Thời gian kết thúc.................................................................................. 54 3.6. Thời hạn bảo quản ................................................................................. 54 3.7. Số lượng tờ ............................................................................................ 54 3.8. Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý do khác) ............................................................................................................. 54 3.9. Đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ............................................................ 55 3.10. Hồ sơ đã kết thúc ................................................................................. 55 3.11. Không nộp lưu vào lưu trữ cơ quan .................................................... 55 4. Thực hành lập hồ sơ qua mạng ................................................................ 56 BÀI 5: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 57 1. ECM - Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp. .............................. 57 1.1. Mục đích ứng dụng ECM ...................................................................... 57 1.2. Lịch sử phát triển ECM trên thế giới .................................................... 58 2. Các tiêu chuẩn về quản lý văn bản .......................................................... 58 2.1. ISO 15489 - Tiêu chuẩn quốc tế về quản lý văn bản ............................ 58 2.2. Moreq - Tiêu chuẩn liên minh ............................................................... 59 3. Giải pháp phần mềm 1C: Quản lý văn bản (ECM) ............................... 60 3
3.1. Các tính năng chính ............................................................................... 60 3.2. Quản lý văn bản điều hành tác nghiệp .................................................. 61 3.3. Quản lý văn bản, hồ sơ, giáo trình, tài liệu. .......................................... 61 4. Các khái niệm cơ bản 1C: ECM............................................................... 62 4.1. Kiểu dữ liệu ........................................................................................... 62 4.2. Kiểu văn bản .......................................................................................... 62 4.3. Quy trình nghiệp vụ............................................................................... 65 4.4. Bàn làm việc .......................................................................................... 66 4.5. Phân quyền ............................................................................................ 66 4.6. Thực hành trên phần mềm ..................................................................... 67 5. Các quy trình xử lý văn bản ..................................................................... 67 5.1. Quy trình xử lý văn bản đến .................................................................. 67 5.2. Quy trình xử lý văn bản đi .................................................................... 69 5.3. Quy trình xử lý văn bản nội bộ ............................................................. 70 5.4. Quy trình xử lý hồ sơ............................................................................. 71 5.5. Thực hành .............................................................................................. 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................................................... 72 4
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Mã mô đun: MĐ23 Vị trí, tính chất ý nghĩa và vai trò của mô đun: - Vị trí: mô đun được bố trí vào học kỳ 2 năm thứ hai của khoá học. - Tính chất: là mô đun chuyên môn. - Ý nghĩa và vai trò của mô đun: Học tốt mô đun sẽ giúp học sinh - sinh viên, tích cực, năng động trong quá trình làm việc và quản lý văn bản trong môi trường mạng. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đượcvị trí, tác dụng của việc quản lý văn bản trong môi trường mạng; + Vận dụng được các bước trong quy trình soạn thảo văn bản trong môi trường mạng; + Mô tả được các bước thực hiện quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng + Trình bày được các bước thực hiện trong quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ trong môi trường mạng - Về kỹ năng : + Làm tương đối thành thạo các bước, công việc: soạn thảo, quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Nhận thức đúng vị trí và tầm quan trọng của quản lý văn bản trong môi trường mạng, + Thái độ đúng đắn, có trách nhiệm với nghề. Nội dung của mô đun: Bài 1: Những vấn đề chung về quản lý văn bản trong môi trường mạng Bài 2: Soạn thỏa văn bản trong môi trường mạng Bài 3: Quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng Bài 4: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ trong môi trường mạng Bài 5: Ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lú văn bản 5
BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Mã bài: MĐ23.01 Mục tiêu: - Trình bày được vị trí, mục đích, ý nghĩa và nội dung của việc quản lý văn bản trong môi trường mạng. - Thành thạo kỹ năng quản lý văn bản - Thái độ thận trọng, tỉ mỉ, nguyên tắc, bảo mật có trách nhiệm với nghề. Nội dung chính: 1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 1.1. Khái niệm Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm. Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư. Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục như: Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác; Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau. Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Trải qua bề dầy về thời gian, khối 6
lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống cho nên gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay. Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học không ngừng nghiên cứu các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn của ngành văn thư và lưu trữ, trong đó đặc biệt phải kể đến là việc nghiên cứu và phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong lịch sử hình thành và phát triển, Trung tâm Tin học đã tổ chức tập huấn và triển khai ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị như: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Đài Phát thanh và Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Thông tấn xã Việt Nam …Văn phòng UBND các tỉnh Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Yên Bái, Thanh Hoá, Hoà Bình, Lạng Sơn, Bình Định, Quảng Nghãi, Nghệ An, Phú Thọ, Bắc Giang, Đăk Lắc,... Môi trường mạng: là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin; Cơ sở hạ tầng thông tin: là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu; Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử; Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử; Phương tiện điện tử: là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự; Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân; 7
Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực. 1.2. Mục đích - Phần mềm cho phép tạo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến, số thứ tự văn bản tự động nhảy theo sổ văn bản. - Quản lý hồ sơ công việc: cho phép người dùng quản lý danh mục hồ sơ công việc theo từng năm, quản lý văn bản trong hồ sơ công việc đến mức toàn văn của văn bản. - Hệ thống cho phép người dùng tự tạo các trường tin cho văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc, văn bản trong hồ sơ công việc trên cơ sở danh mục các trường tin mẫu và bổ sung các trường tin có tính đặc thù. - Hệ thống có phân hệ báo cáo, thống kê để phục vụ tổng hợp,báo cáo văn bản theo yêu cầu, ngoài ra phân hệ quản lý văn bản đến, văn bản đi đều có chức năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao. - Tìm kiếm nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm văn bản tại danh mục văn bản, hồ sơ mà không cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm ở trường thông tin nào. - Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết quả tìm kiếm được chính xác. 1.3. Ý nghĩa - Tiết kiệm thời gian Trước đây, theo kiểu phát hành văn bản truyền thống, Văn thư sau khi trình văn bản đến lãnh đạo, nhận được sự chỉ đạo sẽ tiến hành phát hành văn bản theo kiểu photo văn bản và gửi đến những bộ phận có liên quan. Cách làm này gây lãng phí về mặt thời gian. Thời gian cho Văn thư photo rồi lên xuống cầu thang gửi văn bản đến các phòng có liên quan để chuyển phát một văn bản thay bằng việc sử dụng phẩn mềm thì văn thư cơ quan cùng một lúc sẽ chuyển phát được số lượng văn bản nhiều hơn, xử lý công việc hiệu quả hơn. Trong một bài học về quản lý thời gian do Sở Nội vụ tổ chức mà người viết từng có dịp tham gia, cho rằng: Thời gian lên xuống cầu thang là lãng phí nhất trong công việc văn phòng. Trong khi có thể tận dụng thời gian đó làm những công việc khác hiệu quả hơn. Sử dụng cách phát hành qua mạng nội bộ sẽ tuyệt nhiên không làm lãng phí khoảng thời gian này, Văn thư chỉ cần scan văn bản có chỉ đạo sử dụng mạng nội bộ gửi đến những trưởng, phó bộ phận có liên quan. - Tiết kiệm chi phí: Trong 1 ngày, trung bình Văn thư nhận được ít nhất là 10 văn bản, trong 10 văn bản đó sẽ được photo ra ít nhất là 3 bản. Như vậy, chỉ trong 1 ngày ít nhất cũng phải sử dụng 30 trang giấy A4, chưa kể đến 1 văn bản có thể có nhiều trang. Qua đó, cho thấy được việc phát hành văn bản theo kiểu truyền thống sẽ 8
làm tiêu hao lượng lớn giấy, từ đó làm tăng chi phí của cơ quan. Do vậy ứng dụng phần mềm không những làm cho văn bản chuyển phát nhanh hơn mà bên cạnh đó còn giúp các cơ quan tổ chức tiết kiệm được khối lượng lớn giấy tờ, văn phòng phẩm. - Tạo điều kiện thuận lợi hiệu quả trong công tác lưu trữ: Lưu trữ văn thư nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm văn bản sau thời gian dài, trước đây để tìm một văn bản, buộc Văn thư phải rà trên sổ công văn xem văn bản đó thuộc ngày tháng, năm nào, số hiệu lưu trữ là số mấy, sau đó mới đến các tủ lưu trữ để tìm văn bản đó. Cách làm này kém hiệu quả, do phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm văn bản. Còn chưa kể đến việc trích lục văn bản nhiều lần qua quá trình ma sát có thể làm văn bản đó bị hư hỏng. Đến với cách lưu trữ mới, Văn thư trong quá trình phát hành văn bản đi, cũng đồng thời đã lưu trữ trên mạng điện tử, khi cần tìm văn bản nào đó, chỉ cần sử dụng thao tác đơn giản, đánh số văn bản hoặc trích yếu nội dung, văn bản được tìm kiếm chỉ trong vài phút. Sau đó, nếu cần, Văn thư chỉ cần bấm nút in, văn bản sẽ được đến tay người tìm một cách nhanh chóng. Không những vậy, nếu trước đây, muốn kiếm văn bản thì bắt buộc phòng ban đó phải tìm đến Văn thư để nhờ trích lục, thì bây giờ chỉ cần văn bản đó đã từng được gửi đến phòng ban có liên quan, thì vẫn có thể sử dụng thao tác giống như văn thư để tìm kiếm và lưu trữ. 2. Yêu cầu Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ. Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ. Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó,công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau: 2.1. Nhanh chóng Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng tron quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong hoạt đông động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. 9
2.2. Chính xác Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xáccũng không kém phần quan trọng. Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy trình kỹ thuật, ng hiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo c hính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quy ết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật. 2.3. Bí mật Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong ho ạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước. Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bả n, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã q uy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chứclà sự thàng c ông của mỗi cơ quan đó 2.4. Hiện đại Công tác văn thư liên quan trực tiếp tới hoạt động của cơ quan và hiệu quả của công tác này sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động chung cho toàn bộ cơ quan. Do đó, áp dụng công nghệ hiện đại vào công tác văn thư sẽ làm tăng hiệu quả công việc và nâng cao hiệu quả chung của cơ quan. Yêu cầu hiện đại một mặt là áp dụng các trang thiết bị hiện đại vào công việc, mặt khác là phải tiếp thu các phương pháp công tác văn thư mới để nâng cao hiệu quả hoạt động chung cho cả cơ quan. 3. Nội dung 3.1. Xây dựng và ban hành văn bản Việc xây dựng và ban hành văn bản trong môi trượng giúp giải quyết được một số khâu trong quy trình xây dựng và ban hành chung, nhưng về cơ bản văn bản được xây dựng và ban hành cần đáp ứng đầy đủ các bước của một quy trình xây dựng và ban hành văn bản nói chung. Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: + Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; +Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; +Soạn thảo văn bản; 10
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; +Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Đánh máy, nhân bản Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau: Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; Nhân bản đúng số lượng quy định: Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Ký văn bản Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể: Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: 11
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai. Bản sao văn bản Thể thức bản sao được quy định như sau: Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục khi được thẩm định và công chứng có giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 3.2. Quản lý văn bản a. Trình tự quản lý văn bản đến Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau: + Tiếp nhận văn bản đến + Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến; + Trình, chuyển giao văn bản đến; + Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. b.Trình tự quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) được quản lý theo trình tự sau: + Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; 12
+ Đóng dấu cơ quan và đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); + Đăng ký văn bản đi + làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi + Lưu văn bản đi 3.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau : * Lập hồ sơ: - Mở hồ sơ - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trog quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ - Kết thúc và biên mục hồ sơ * Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. 13
BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Mã bài: MĐ23.02 Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản trong môi trường mạng; - Thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trong môi trường mạng. - Hướng dẫn được công việc soạn thảo văn bản trong môi trường mạng. - Thái độ đúng đắn, thận trọng, tỷ mỷ, bảo mật và có trách nhiệm với nghề. Nội dung chính: 1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu 1.1. Khái niệm văn bản điện tử Về pháp lý văn bản điện tử có giá trị tương đương với VB giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và VBĐT gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP). Ở đây khái niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự giải thích là “thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005). Tiếp tục khái niệm này lại được giải thích thông qua khái niệm “Phương tiện điện tử” với nghĩa là “phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm 2005). Trong khi đó có hai khái niệm cơ bản có nội hàm rất rộng lại không được giải thích cụ thể. Đó là khái niệm “Thông điệp” và khái niệm “Thông tin”. Trong khuôn khổ báo cáo này không thể bàn tới hai khái niệm này. Cũng vì vậy, trong thực tiễn cũng như trong lý luận chưa có một định nghĩa chuẩn xác nào về khái niệm văn bản điện tử và TLĐT được nêu ra. Tuy nhiên, định nghĩa này đã qui định rằng điều kiện để xác định một tài liệu hoặc văn bản nào đó là dạng điện tử phải “được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. Quan niệm này được khẳng định trong kết quả nghiên cứu đề tài “Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu điện tử”. Văn bản điện tử là tài liệu điện tử được lập ra đảm bảo đúng thể thức theo qui định hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản – được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai.  Các tài liệu văn bản (có định dạng: *.txt, *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt).  Các tài liệu bảng tính (có định dạng *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods).  Các tài liệu chỉ đọc (có định dạng *.pdf, *.odf). 14
 Các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa chuyên ngành. 1.2. Mục đích - Tiết kiệm chi phí giấy tờ, mực in… văn phòng phẩm khi thực hiện công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức. - Tiết kiệm được thời gian. Giảm thời gian luân chuyển hay chuyển phát văn bản trong và ngoài cơ quan tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành hoạt động quản lý văn bản, giấy tờ, thư điện tử. - Đảm bảo được tính bí mật, an toàn trong quá trình phát hành văn bản. 1.3. Ý nghĩa - Tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan tổ chức trong quá trình kiểm soát và ban hành văn bản. Giảm được tình trạng lạm phát giấy tờ, tiết kiểm văn phòng phẩm cho cơ quan, tổ chức. - Đảm bảo tính xác thực các đối tượng tham gia trực tuyến, dữ liệu mang tính chính xác và bảo mật cao. - Cho phép phân công nhiều Phòng Ban, đơn vị, cá nhân xử lý đồng thời. - Người xử lý có thể phân việc tiếp, hỗ trợ phân việc tiếp nhiều cấp. - Hỗ trợ theo hõi hồi báo (theo dõi việc thực hiện triển khai văn bản đi, theo dõi các nhiệm vụ hành chính, các quyết định, chỉ thị của cơ quan cấp trên giao cho các cơ quan cấp dưới, văn bản chỉ đạo của thường trực UBND 1.4. Yêu cầu - Phông chữ tiếng Việt sử dụng trong văn bản điện tử là bộ mã các ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. - Tất cả các văn bản sau khi được lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký và đóng dấu theo quy định thì văn bản điện tử tương ứng trao đổi trên môi trường mạng có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. - Cơ quan nhà nước tham gia trao đổi văn bản điện tử phải thực hiện đúng quy định của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ. Các danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng bao gồm: - Lịch làm việc, lịch công tác (tuần, tháng, quý...) của lãnh đạo UBND tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các sở, ban, ngành,... - Giấy mời hoặc công văn mời dự họp, dự hội nghị và các tài liệu kèm theo. - Các tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý. - Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, các văn bản sao y. - Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần, tháng, quý, năm. 15
- Các văn bản dự thảo để xin ý kiến, văn bản để biết hoặc để báo cáo. - Các văn bản, tài liệu khác mà cơ quan nhận văn bản không yêu cầu gửi bản chính thức. Ngoài danh mục văn bản trên, các văn bản còn lại phải gửi đồng thời qua môi trường mạng và gửi kèm văn bản giấy qua đường công văn thông thường.(Ngoại trừ văn bản, tài liệu mang nội dung liên quan đến bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản khác có liên quan; văn bản, tài liệu liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng). 2. Nội dung của việc soạn thảo và ban hành văn bản 2.1. Tạo thư mục Thư mục là một phân vùng hình thức trên đĩa để việc lưu trữ các tập tin có hệ thống. Người sử dụng có thể phân một đĩa ra thành nhiều vùng riêng biệt, trong mỗi vùng có thể là lưu trữ một phần mềm nào đó hoặc các tập tin riêng của từng người sử dụng ... Mỗi vùng gọi là một thư mục. - Mỗi đĩa trên máy tương ứng với một thư mục và được gọi là thư mục gốc (Root Directory). Trên thư mục gốc có thể chứa các tập tin hay các thư mục con (Sub Directory). Trong mỗi thư mục con có thể chứa các tập tin hay thư mục con khác. Cấu trúc này được gọi là cây thư mục. 16
- Tên của thư mục (Directory Name) được đặt theo đúng quy luật đặt tên của tập tin, thông thường tên thư mục không đặt phần mở rộng. - Thư mục gốc là thư mục cao nhất được tổ chức trên đĩa và được tạo ra trong quá trình định dạng đĩa bằng lệnh Format, do đó ta không thể xóa thư mục này. - Thư mục hiện hành (Working Directory) là thư mục mà tại đó chúng ta đang chọn hay đang làm việc. - Thư mục rỗng (Empty Directory) là thư mục trong đó không chứa tập tin hay thư mục con. Ví dụ: Theo sơ đồ cấu trúc của cây thư mục hình trên ta thấy: - Thư mục gốc C:\ chứa các thư mục BC4, BP, DYNEDWIN, … - Trong thư mục con cấp 1 WINDOWS chứa các thư mục con ALL USERS, APPLICATION DATA,… - Trong thư mục con cấp 2 COMMAND chứa thư mục con cấp 3 EBD và các tập tin ANSI.SYS, ATTRIB.EXE, 2.2. Tạo File Tập tin (File) là tập hợp các thông tin có liên quan với nhau được lưu trữ trên bộ nhớ ngoài. Cụ thể tập tin là các chương trình, dữ liệu được lưu trữ trên đĩa. Để phân biệt giữa các tập tin với nhau, mỗi tập tin có một tên. Với mục đích quản lý khoa học và hiệu quả các tài liệu điện tử trong tổ chức phải định ra quy tắc đặt tên thống nhất cho các file và các tệp1. Mỗi một cán bộ, chuyên viên tạo lập tài liệu điện tử đều phải tuân theo những quy tắc đó. Quy tắc đặt tên thống nhất cho các file và các tệp có ý nghĩa đặc biệt cho quản lý những tài liệu - web trong cơ quan, tổ chức. Những quy tắc thống nhất như vậy phải dựa trên cơ sở các yêu cầu về tính độc đáo, sự không phụ thuộc vào nơi bảo quản và bền vững theo thời gian, nghĩa là các tên file phải vẫn giữ nguyên như trước đó nếu như các file này được di chuyển vào máy chủ khác, cấu trúc của site đã thay đổi hoặc để tạo trang web đã sử dụng bảo đảm chương trình khác (hay các phương pháp khác). Khi đặt tên cho các file và các tệp của cần giữ sự cân đối hợp lý giữa tính ngắn gọn và tính tiện ích cho sử dụng bằng độ chính xác của các đặc trưng và sự tổng quát. Các tên phải mô tả nội dung như thế nào để đảm bảo ngắn gọn, chính 17
xác, hiểu được, thuận tiện cho sử dụng cũng như cho phép nhóm các file và các tệp dưới những cái tên tổng quát, phân biệt các phiên bản khác nhau, tránh trùng lặp tên của các file. Một mặt cần để các tài liệu và các tệp liên quan với nhau có ký hiệu chung, mặt khác phải phân biệt được các tài liệu và các tệp giống nhau. Khi đó việc tìm kiếm và quản lý các tài liệu mới đạt hiệu quả. Quy tắc đặt tên file và tệp phải có logic thống nhất, bảo đảm những file và tệp khác biệt phối hợp với nhau. Khi đã nắm vững quy tắc đó người sử dụng phải dự kiến sẽ sử dụng chúng như thế nào trong tình huống mới. Các tên của các file và các tệp phải được phối hợp. Cụ thể, tên file không được mang thông tin chung không cần thiết đã có trong tên tệp chứa file đó (thí dụ, tên của dự án, tên của đơn vị trực thuộc chỉ được nêu trong các tên tệp). Đồng thời các tên phải hiểu được không chỉ đối với người lập nó mà cả với các nhân viên khác của cơ quan, tổ chức. Vì thế, trong những trường hợp này cách viết tắt được thống nhất sử dụng, còn trong những trường hợp khác phải viết tên gọi đầy đủ. Tùy theo khả năng, ta cần sử dụng những từ viết tắt chuẩn đã được sử dụng trong cơ quan tổ chức (ví dụ, tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc) hay đã thống nhất chung (thí dụ, tên viết tắt của các cơ quan, bộ, ngành). Ngoài ra cần sử dụng những thuật ngữ và mẫu tên đã thống nhất (đặc biệt tên của các tổ chức và tên người, tên gọi của các dự án và dạng hoạt động, các kiểu tài liệu). Để làm việc đó, người ta sử dụng các từ điển kiểm tra, nó là danh sách đơn giản những thuật ngữ đã thống nhất trong tổ chức (trong đó có những thuật ngữ đồng nghĩa, đối nghĩa, viết tắt) không nêu ngữ nghĩa và những mối liên hệ với nhau của chúng. việc xác định những quy tắc viết tắt các từ thường sử dụng trong hoạt động của tổ chức (Ví dụ, các tên của những quan chức, của những chỗ làm việc v.v.) cũng rất quan trọng. Cấu trúc của tên phải gồm các thành phần được sắp xếp theo trật tự bảo đảm tính thông tin cao nhất của tên gọi và tính hiệu quả của tìm kiếm tài liệu. Ở đây, đầu tiên phải đưa thông tin có ích nhất về tài liệu, ví dụ như: chủ đề-người nhận- dạng thư. Không nên đưa vào tên file và tệp thông tin về tài liệu mà hệ thống tự động ghi nhận (thí dụ, mở rộng file, thời gian lập hay thay đổi). Nhưng ít nhất những siêu dữ liệu nhất định phải được đưa vào tên file bởi lẽ điều đó làm đơn giản việc quản lý những tài liệu điện tử (cụ thể như tìm kiếm tài liệu). Ví dụ, trong tên file cần chỉ ra rằng file này là dự thảo tài liệu. Không nên sử dụng tên hay chức vụ cá nhân để làm tên gọi của các thư mục (directory) và tệp. Tên tệp phải đồng nhất hóa những thành phần logic, thí dụ như chức năng và hình thức hoạt động hay những chủ đề và tiểu chủ đề. Một công cụ rất hữu ích để đặt tên cho các tệp là bộ từ điển lớn - danh sách được cấu trúc của các thuật ngữ thông dụng sắp đặt theo mối liên hệ tương quan logic. Nếu cấu trúc file được xây dựng trên cơ sở danh mục hồ sơ của tổ chức, nên nhớ rằng: 18
- Môi trường điện tử của quản lý tài liệu đòi hỏi xem xét lại cách tổ chức tài liệu trong văn thư, đòi hỏi hoàn thiện cấu trúc của danh mục hồ sơ mới chỉ được sử dụng trong môi trường quản lý tài liệu giấy; - Sử dụng đồng thời các ký hiệu chữ và số cho các tệp thuận tiện hơn so với chỉ sử dụng ký hiệu số (ví dụ, số hồ sơ theo danh mục). Cần giải quyết sao cho tên file của tài liệu điện tử sẽ gắn kết với tên gọi của hồ sơ đang được lưu giữ trong tổ chức. Khi đó cần lưu ý rằng tên gọi của hồ sơ trong hệ thống tài liệu giấy thường dài hơn so với trong hệ thống điện tử. Như vậy, những quy tắc đặt tên file định ra việc thống nhất mẫu tên, sử dụng thuật ngữ thống nhất, biên soạn quy tắc cấu trúc tên, xác định quy tắc nhận dạng phiên bản tài liệu, sử dụng bộ từ điển lớn. Toàn bộ những quy tắc trên phải được ghi nhận, đơn giản và dễ dàng cho sử dụng. Những quy tắc đặt tên file, cấu trúc các directory đã được thông qua ở cơ quan, tổ chức, nơi lưu giữ các tài liệu điện tử, phải phản ánh hệ thống quản lý tài liệu. Việc quản lý tài liệu sẽ là đơn giản hơn nhiều nếu dễ nhận diện theo tên file. Chú ý:Mỗi một file sẽ là tập hợp nguyên vẹn các dữ liệu trên máy tính và mỗi một file đều được gán 1 tên gọi. Các tệp cũng có tên - tệp là một cấu trúc file mà trong đó xếp các file và các tệp khác. Nhờ vào các tên tệp, tên file mà hệ thống máy tính sẽ tìm và nhận dạng chính xác các file và các tệp. Trong những hệ điều hành hiện đại (cụ thể như trong các phiên bản Windows hiện nay) để đánh dấu các file và tệp có thể sử dụng những tên dài (đến 255 ký tự). Windows dành sự tự do rộng rãi trong đặt tên cho các file và tệp, sự hạn chế chỉ ở chỗ ở đầu hay cuối tên không được có các dấu chấm hay khoảng trống, trong tên không được sử dụng những ký tự: \ , /, : , “, *, ?, , | 2.3. Soạn thảo văn bản Công tác soạn thảo phát hành văn bản trong môi trường mạng được thực hiện như sau: VD: Phầm mềm hệ thống Gửi và nhận văn bản qua mạng. Vi du: Để sử dụng hệ thống, người sử dụng cần khởi động trình duyệt web như Internet Explore (được tích hợp sẵn trong các phiên bản của Windows) và truy cập vào địa chỉ máy chủ chứa phần mềm HSCV của tỉnh: http://guinhanvanban.quangtri.gov.vn 19