Giáo trình Quản trị hàng hóa (Ngành: Nghiệp vụ bán hàng - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:67

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Quản trị hàng hóa (Ngành: Nghiệp vụ bán hàng - Trung cấp)" được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên trình bày được một số vấn đề cơ bản về hàng hóa; nắm được một số vấn đề về chất lượng hàng hóa; biết được những vấn đề chung về quản trị mua hàng;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị hàng hóa (Ngành: Nghiệp vụ bán hàng - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNG HÓA NGÀNH/NGHỀ: NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: 368ĐT/QĐ-CĐXD1 ngày 10 tháng 08 năm 2021 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Xây dựng số 1) Hà Nội, năm 1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
LỜI GIỚI THIỆU Việt Nam đang trong thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hóa nhằm đưa đất nước trở thành nước công nghiệp văn minh, hiện đại. Trong sự nghiệp cách mạng to lớn đó kèm theo xu thế khu vực hoá, cạnh tranh ngày càng trở nên quyết liệt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến hàng hoá mình đang kinh doanh. Những kiến thức được đề cập ở môn Quản trị hàng hoá sẽ giúp các cán bộ quản lý, cán bộ kinh doanh quản trị được hàng hoá của mình, để kinh doanh đạt hiệu quả trên thương trường luôn sôi động và đầy khắc nghiệt như hiện nay. Giáo trình “Quản trị hàng hóa” là tài liệu cung cấp các vấn đề lý luận cơ bản về hàng hóa, chất lượng hàng hóa và quản trị hàng hóa. Giáo trình cũng đưa ra những phương pháp luận cơ bản cho các nhà quản lý trong việc quản trị hàng trong quá trình mua hàng và dự trữ hàng để phục vụ kinh doanh thuận lợi. Giáo trình được biên soạn và phát hành lần đầu năm 2022, được kết cấu thành 4 chương: Chương 1: Tổng quan về quản trị hàng hóa Chương 2: Phân loại hàng hóa và mặt hàng Chương 3: Chất lượng hàng hóa Chương 4: Quản trị hàng hóa trong kinh doanh thương mại Với kết cấu như vậy, về nội dung cơ bản thống nhất với chương trình quy định của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội cho đối tượng Trung cấp ngành Nghiệp vụ bán hàng. Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cân nhắc và lựa chọn các nội dung phù hợp nhất với mục tiêu đào tạo để đảm bảo tính khoa học, tính hiện đại của giáo trình, song chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc và các thầy, cô giáo. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm Tham gia biên soạn 1.Ths Bùi Thùy Linh 2. Ths Phạm Thị Thu Trà 3
MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU..................................................................................................................3 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG HÓA ....................................................... 7 1.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu quản trị hàng hóa ............................................................... 7 1.1.1. Một số khái niệm ........................................................................................................... 7 1.1.2. Sự cần thiết phải nghiên cứu về công tác quản trị hàng hóa ........................................ 8 1.2. Quy trình quản trị hàng hóa .............................................................................................. 8 1.2.1. Quy trình quản trị hàng hóa tại cửa hàng..................................................................... 8 1.2.2. Quy trình quản trị hàng hóa tại kho hàng ................................................................... 11 Chương 2: PHÂN LOẠI HÀNG HÓA VÀ MẶT HÀNG .................................................... 16 2.1. Phân loại hàng hóa .......................................................................................................... 16 2.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của phân loại hàng hóa ............................................................ 16 2.1.2. Tiêu thức phân loại hàng hóa ...................................................................................... 18 2.2. Mặt hàng và cơ cấu mặt hàng ......................................................................................... 19 2.2.1. Mặt hàng ...................................................................................................................... 19 2.2.2. Cơ cấu mặt hàng.......................................................................................................... 20 2.3. Hệ thống mã số, mã vạch ............................................................................................... 20 2.3.1. Mã số ........................................................................................................................... 21 2.3.2. Mã vạch ....................................................................................................................... 22 2.4. Nhãn hàng hóa ................................................................................................................ 23 2.4.1. Khái niệm ..................................................................................................................... 23 2.4.2. Các quy định về ghi nhãn hàng hóa ............................................................................ 24 Chương 3: CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA ............................................................................. 29 3.1. Khái niệm ....................................................................................................................... 29 3.2. Hệ thống chỉ tiêu chất lượng hàng hóa ........................................................................... 30 3.2.1. Chỉ tiêu chức năng, công dụng .................................................................................... 30 3.2.2. Chỉ tiêu ecgomic .......................................................................................................... 31 3.2.3. Chỉ tiêu thẩm mỹ .......................................................................................................... 32 4
3.2.4. Chỉ tiêu kinh tế và xã hội ............................................................................................. 32 3.3. Cơ sở đánh giá chất lượng hàng hóa .............................................................................. 32 3.3.1. Tiêu chuẩn ................................................................................................................... 32 3.3.2. Quy chuẩn kỹ thuật ...................................................................................................... 34 3.4. Các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa .............................................................. 36 3.4.1. Các yếu tố trong thiết kế, sản xuất .............................................................................. 36 3.4.2. Các yếu tố trong lưu thông, tiêu dùng ......................................................................... 38 Chương 4: QUẢN TRỊ HÀNG HÓA TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI ............... 43 4.1. Quản trị mua hàng .......................................................................................................... 43 4.1.1. Khái niệm và phân loại nguồn hàng ........................................................................... 43 4.1.2. Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ........................................................ 46 4.2. Quản trị dự trữ hàng ....................................................................................................... 46 4.2.1. Khái quát về dự trữ hàng hóa...................................................................................... 48 4.2.2. Phân loại hàng dự trữ bằng kỹ thuật phân tích ABC .................................................. 50 4.2.3. Mô hình dự trữ EOQ ................................................................................................... 53 4.2.4. Các biện pháp quản trị hàng dự trữ ............................................................................ 55 5
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Quản trị hàng hóa Mã môn học: MH13 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Môn học được bố trí ở học kỳ thứ II, học sau môn Marketing căn bản. - Tính chất: Là môn học chuyên ngành. - Ý nghĩa và vai trò của môn học: Môn học cung cấp cho người học các vấn đề lý luận cơ bản về hàng hóa, chất lượng hàng hóa và quản trị hàng hóa. Đồng thời, môn học nghiên cứu những phương pháp luận cơ bản cho các nhà quản lý về công tác quản trị hàng từ việc mua hàng và dự trữ hàng để phục vụ kinh doanh thuận lợi. Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: + Trình bày được một số vấn đề cơ bản về hàng hóa: khái niệm, phân loại, hệ thống mã số, mã vạch, mặt hàng và cơ cấu mặt hàng, nhãn hàng hóa. + Trình bày được một số vấn đề về chất lượng hàng hóa: khái niệm, hệ thống chỉ tiêu và cơ sở đánh giá; các yếu tố ảnh hưởng. + Trình bày được những vấn đề chung về quản trị mua hàng. + Trình bày được những vấn đề chung về quản trị dự trữ hàng và mô hình quản trị dự trữ hàng tồn kho. + Trình bày được quy trình quản trị hàng hóa và các biện pháp quản trị hàng dự trữ. - Về kỹ năng: + Quản trị được hàng hóa thông qua mã số, mã vạch, nhãn hàng hóa. + Xác định được các yếu tố gây ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. + Xác định được một số chỉ tiêu về hàng tồn kho; + Sắp xếp từng loại hàng hóa tồn kho vào các nhóm theo kỹ thuật phân tích ABC. +Thực hiện được quy trình quản lý hàng hóa và các biện pháp quản trị hàng dự trữ trong các doanh nghiệp, cửa hàng, kho hàng. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Có năng lực tự định hướng, thích nghi với các môi trường làm việc khác nhau; tự học tập, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. 6
Nội dung của môn học: Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG HÓA Giới thiệu: Hàng hóa là đối tượng liên quan đến nhiều chủ thể khác nhau trong xã hội như: người sản xuất, người kinh doanh, người tiêu dùng và nhà quản lý. Vì vậy, để có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh, nhà quản lý cần nhận thức được về tầm quan trọng của việc quản trị hàng cũng như nắm được những vấn đề quan trọng trong quy trình quản trị hàng hóa. Đó cũng chính là những nội dung chính được đề cập đến trong chương này. Mục tiêu: - Trình bày khái niệm hàng hóa và sự cần thiết của việc quản trị hàng hóa. - Trình bày được quy trình quản trị hàng hóa trong cửa hàng và kho hàng. - Thực hiện được quy trình quản trị hàng hóa trong cửa hàng và kho hàng. Nội dung chính: 1.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu quản trị hàng hóa 1.1.1. Một số khái niệm Cùng với sự phát triển của xã hội loài người thì sản xuất phục vụ đời sống cũng ngày càng phát triển, quá trình sản xuất đã được chia nhỏ. Mỗi người chỉ làm một hoặc một số việc nhất định để tạo ra sản phẩm, hay nói cách khác đã có sự phân chia công việc trong quá trình sản xuất. Đồng thời mỗi nhà sản xuất lại sở hữu riêng một số lượng lực lượng lao động nhất định. Hai yếu tố đó đã tạo nên sự tách biệt giữa những người sản xuất với nhau. Cũng từ đó đã hình thành giữa những người sản xuất mối liên kết về kinh tế vì mỗi người khi chỉ chuyên sản xuất một sản phẩm họ sẽ thừa sản phẩm họ sản xuất ra và thiếu các sản phẩm khác. Mối liên kết đó đó tạo ra quan hệ trao đổi sản phẩm giữa các nhà sản xuất nhằm thỏa mãn những nhu cầu trong đời sống hàng ngày của họ. Quan hệ trao đổi đó đã hình thành và phát triển từ những hình thái sơ khai là trao đổi hàng lấy hàng, đến các hình thái trao đổi thông qua vật ngang giá chung hay là tiền tệ. Đối tượng chính của sự trao đổi đó là sản phẩm hàng hóa. Theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 8420 thì “sản phẩm là kết quả của các hoạt động các quá trình tập hợp các nguồn lực và hoạt động có liên quan với nhau để biến đầu 7
vào thành đầu ra”. Nguồn lực ở đây bao gồm: nhân lực, trang thiết bị, vật liệu, thông tin và phương pháp. Theo luật chất lượng sản phẩm hàng hóa ngày 21 tháng 11 năm 2007 “sản phẩm là kết quả của quá trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ nhằm mục đích kinh doanh hoặc tiêu dùng. Hàng hóa là sản phẩm được đưa vào thị trường, tiêu dùng thông qua trao đổi, mua bán, tiếp thị”. Khái niệm quản trị hàng hóa: Quản trị hàng hóa là cách kiểm soát tất cả những hoạt động có liên quan đến hàng hóa trong đơn vị bán hàng. Những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp. 1.1.2. Sự cần thiết phải nghiên cứu về công tác quản trị hàng hóa Đối với bất kỳ đơn vị kinh doanh nào quản trị hàng hóa cũng là một vấn đề rất quan trọng. Các vấn đề đặt ra: Làm sao để hàng hóa không bị mất mát, lỗi mốt và tồn đọng nhiều? Còn rất nhiều vấn đề mà nếu biết kiến thức về quản trị thì đơn vị kinh doanh sẽ giảm thiểu được thất thoát, thậm chí còn gia tăng doanh thu đáng kể. Trong thực tế, công tác quản trị hàng hóa được làm tốt sẽ giúp doanh nghiệp: - Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cả về số lượng, giá cả, chất lượng, tình hình bảo quản hàng hoá dự trữ. - Quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá. Phát hiện xử lý kịp thời những hàng hoá giảm chất lượng, giá cả và khó tiêu thụ. - Tổ chức tốt nghiệp vụ hạch toán chi tiết hàng hoá, luôn luôn kiểm tra tình hình ghi chép ở các kho, quầy hàng. - Ghi nhận doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời phản ánh kết quả mua bán hàng hoá, tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng hoá. - Tính toán chính xác các chi phí liên quan đến quá trình mua bán hàng hoá, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản thanh toán công nợ với nhà cung cấp và với khách hàng. 1.2. Quy trình quản trị hàng hóa 1.2.1. Quy trình quản trị hàng hóa tại cửa hàng Quy trình quản trị hàng hóa tại cửa hàng là tập hợp các thao tác có mối liên hệ chặt chẽ kế tiếp nhau nhằm cung ứng hàng hoá cho khách hàng với trình độ thoả mãn cao nhất và chi phí ít nhất. Quy trình này qui định và liên kết nội dung, vị trí, thời gian 8
và trật tự thực hiện xử lý dòng hàng từ khi hàng hoá đến cửa hàng cho đến khi bán cho khách. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của quá trình cung ứng, hàng hoá, và các phương pháp bán hàng mà có thể có 3 kiểu dòng quản trị hàng hóa: Dòng (1): Dòng hoàn chỉnh bao gồm đầy đủ 4 công đoạn (Tiếp nhận hàng – Bảo quản hàng – Chuẩn bị hàng bán – Bán hàng). Dòng (1) áp dụng đối với những hàng hoá có thể dự trữ một số ngày tại cửa hàng trong điều kiện kho phân phối cách khá xa cửa hàng, hoặc hàng hoá phải trải qua giai đoạn biến đổi mặt hàng trong cửa hàng. Dòng (2): dòng ngắn hơn bao gồm 3 công đoạn (Tiếp nhận hàng– Chuẩn bị hàng bán – Bán hàng). Dòng (2) áp dụng đối với những hàng hoá không thể hoặc không cần dự trữ tại cửa hàng như thực phẩm tươi sống,.. Dòng (3): dòng ngắn nhất chỉ 2 công đoạn (Tiếp nhận hàng – Bán hàng). Dòng (3) áp dụng đối với những hàng hoá đã được chuẩn bị sẵn sàng để bán tại cửa hàng và trong những điều kiện chỉ cần nhập hàng hàng ngày mà không cần dự trữ. Quy trình đầy đủ nhất là dòng (1) bao gồm các công đoạn cụ thể như sau: Tiếp nhận hàng hoá Là nghiệp vụ cần thiết trong cửa hàng. Nó được thực hiện kế tiếp và đồng thời với việc bốc dỡ hàng hoá. Tổ chức tiếp nhận hàng hoá phải đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, và giữ gìn tốt chất lượng. Tiếp nhận hàng hoá phụ thuộc vào quá trình cung ứng hàng hoá của nguồn hàng. Nôi dung tiếp nhận hàng hoá bao gồm: tiếp nhận về số lượng và chất lượng. Các phương pháp tiếp nhận hàng hoá ở cửa hàng thường là đơn giản để nhận, nếu phát hiện hàng hoá thừa, thiếu hoặc không đảm bảo chất lượng thì phải lập biên bản để qui trách nhiệm vật chất giữa các bên. Sau khi giao nhận hàng hoá, phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng để cung cấp thông tin cho kiểm soát quá trình cung ứng. Hàng hoá sau khi tiếp nhận có thể được chuyển thẳng ra gian hàng để bán, hoặc chuyển sang bộ phận chuẩn bị hàng, và phần lớn chuyển sang phòng bảo quản để dự trữ thường xuyên cho bán ra. Bảo quản hàng hoá trong cửa hàng Tổ chức bảo quản hàng hoá trong cửa hàng bao gồm: phân bố và chất xếp hàng hoá, chăm sóc và giữ gìn hàng hoá. 9
Đối với mỗi loại hàng hoá bảo quản trong cửa hàng, cần cố định vị trí của chúng có tính đến kích thước, tần số bán, khối lượng công tác chuẩn bị hàng và điều kiện di chuyển hàng hoá ra gian hàng. Trong các cửa hàng thực phẩm, cần phải bố trí các thiết bị lạnh để duy trì chế độ bảo quản bình thường cho hàng hoá. Việc áp dụng bao bì – thiết bị cho phép giảm bớt đáng kể thời hạn bảo quản hàng hoá trong cửa hàng, và do bđó giảm được diện tích các phòng dùng để dự trữ và bảo quản trong cửa hàng. Sử dụng bao bì – thiết bị trong các cửa hàng tổng hợp có thể giảm được từ 40- 60% diện tích phòng bảo quản, và tương ứng tăng diện tích của phòng bán hàng. Chuẩn bị hàng để bán Bao gồm các nghiệp vụ: mở bao bì, phân loại, làm sạch, pha lọc, lắp ráp, chỉnh lý, định lượng, dán nhãn, bao gói. ..Đây là những nhiệm vụ hậu cần của sản xuất hoặc kho trong điều kiện hiện đại. Cần phải tập trung các nghiệp vụ chuẩn bị hàng để bán cho phép sử dụng các thiết bị, diện tích, lao động và vật liệu hiệu quả và phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng công nghệ bán hàng. Chuẩn bị hàng hoá ở trạng thái sẵn sàng cho việc mua và tiêu dùng của khách hàng có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh hiện nay. Phần lớn hàng hoá được chuẩn bị bởi các ngành sản xuất công nghiệp và các kho trong hệ thống hậu cần thương mại. Điều này đem lại hiệu quả kinh tế cao. Tuy nhiên, có một bộ phận đáng kể hàng hoá đưa đến mạng lưới bán lẻ chưa được chuẩn bị sẵn sàng để bán, do đó, cần phải tổ chức chỉnh lý, bao gói trong cửa hàng để phù hợp hơn với đặc tính nh cầu của các nhóm khách hàng cụ thể. Tổ chức bao gói trong cửa hàng cần dự tính: Tổ chức hợp lý nơi công tác; phân công lao động hợp lý; Sử dụng thiết bị và công cụ chuyên dùng. Đồng thời, phân bố thiết bị và vị trí công tác phải đảm bảo cho quá trình bao gói liên tục, giảm bớt con đường vận động của hàng hoá, bao bì và vật liệu bao gói. Giao hàng và di chuyển hàng hoá trong cửa hàng thuộc loại lao động nặng, chi phí nhiều lao động, do đó cần phải cơ giới hoá. Bán hàng Là sự phối hợp giữa 2 hoạt động: hậu cần và marketing, sử dụng 3 công cụ marketing: con người, bằng chứng vật chất, và quá trình. Tuỳ thuộc vào các phương pháp bán hàng mà có các qui trình kỹ thuật bán hàng khác nhau. 10
Bán hàng là hoạt động rất quan trọng trong cửa hàng, kết thúc quá trình hậu cần, quá trình phân phối và vận động hàng hoá. Quá trình bán hàng có thể được chia thành 2 giai đoạn: Giai đoạn 1: Trong giai đoạn này, nhu cầu được thể hiện và cụ thể hoá, khách hàng thực hiện việc lựa chọn hàng hoá – khách hàng hiểu biết về hàng hoá. Giai đoạn này chủ yếu hoàn thành các nghiệp vụ phục vụ, cần phải đảm bảo cho khách hàng hiểu biết tỉ mỉ về hàng hoá. Giai đoạn 2: Giai đoạn kết thúc. Thanh toán tiền mua hàng, bao gói và giao hàng cho khách. Giai đoạn này chủ yếu là các thao tác kỹ thuật. Cơ cấu các thao tác của quá trình bán hàng phụ thuộc vào đặc điểm mặt hàng và đặc trưng nhu cầu mua hàng. Đặc điểm hàng: hàng đơn giản, hàng phức tạp; đặc trưng nhu cầu: nhu cầu định sẵn, nhu cầu phát sinh khi mua. 1.2.2. Quy trình quản trị hàng hóa tại kho hàng Quy trình quản trị kho chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được thời gian cũng như chi phí cho việc quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng. Quản trị hàng hóa tại kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp: - Nhanh chóng nắm bắt số lượng tồn kho của từng mặt hàng khi có biến động xuất - nhập hàng. - Tối đa hoá không gian lưu trữ của kho hàng, giảm thất thoát, hỏng hóc trong quá trình lưu trữ hàng hoá. - Tối ưu thời gian nhặt hàng, đóng gói giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, tăng hiệu quả bán hàng. - Giảm tỷ lệ hoàn hàng bằng cách quản lý các nguyên nhân khách trả hàng để xử lý vấn đề tận gốc. - Quy trình quản lý kho chính xác thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác. Quy trình quản lý hàng hóa tại kho cơ bản sẽ bao gồm 7 bước: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói - xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo kiểm toán. Bước 1: Nhập kho Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản trị kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản trị tồn kho chính xác. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, chúng ta cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Nếu không thực hiện nghiêm túc thì có thể dẫn đến nhập kho sai, dẫn đến ảnh hưởng tới 11
bước tiếp theo. Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp ta lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho cửa hàng khi bán hàng sau này. Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp, ta có thể đưa ra một số yêu cầu về đóng gói như: Kích thước, khối lượng tối đa của một thùng hàng; Số lượng sản phẩm trong một thùng; Vị trí dán nhãn và các thông tin cần có trên nhãn... Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu thì họ cần gửi lại cho doanh nghiệp tất cả các thông tin trên và thời gian giao hàng trước khi nhập hàng. Từ đó doanh nghiệp có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời gian phù hợp. Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấp trong đó thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp. Người tiếp nhận hàng hoá sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểm đếm số lượng hàng, sau đó cho tiến hành xếp dỡ. Cuối cùng, người nhận cần xác nhận số lượng nhận, tình trạng hàng hoá (mã sản phẩm, số lô, số sê-ri,... nếu cần thiết) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản. Bước 2: Lưu kho Sau khi nhập kho hàng hoá từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng nhân viên kho hàng cần sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý. Điều này không chỉ giúp sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá không gian kho cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng. Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu quả quản lý kho. Khi xếp dỡ hàng hoá vào các kệ trong kho, ta nên xếp cùng 1 sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng. Nếu không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khác nhau. Bước 3: Nhặt hàng Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho. 12
Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng. Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện tốt thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn cả. Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm. Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày. Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop có nhiều đơn hàng, giúp hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc. Ví dụ sản phẩm A, khi sắp xếp vào trong kho, ta chỉ cần lưu lại vị trí trong kho của sản phẩm đó, ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay chỉ đơn giản là “Góc kho cạnh cửa ra vào",... Sau đó khi nhặt hàng, ta chỉ cần In hướng dẫn đóng gói của các đơn cần hoàn thành là có ngay vị trí của từng sản phẩm giúp nhặt hàng nhanh chóng. Bước 4: Đóng gói và xuất kho Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho nhằm gom lại các sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách. Việc này cần được xử lý cẩn thận, chính xác, hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng. Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần đáp ứng được 2 mục đích quan trọng: Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quá trình giao vận và tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng. Sau khi hoàn thành đóng gói, hàng sẽ được giao cho đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho. Bước 5: Hoàn hàng Trên thực tế, không nhà bán hàng nào lại mong muốn xảy ra việc hoàn hàng. Tuy nhiên, không thể tránh khỏi việc vẫn có một tỷ lệ nhất định số lượng đơn hàng bị trả lại. Trả hàng là một quy trình khá phức tạp, tuy nhiên có một số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng cần tuân thủ: 13
- Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân và những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng. - Có quy định với các hàng hoá bị trả lại ví dụ: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,... - Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng. Bước 6: Kiểm hàng Kiểm hàng là hoạt động cần được thực hiện thường xuyên chứ không phải 1 năm mới làm 1 lần hoặc chỉ khi nào phát hiện ra vấn đề, thất thoát kho mới tiến hành kiểm kho. Nếu kho luôn sắp xếp gọn gàng và có 1 quy trình kiểm kê kho hàng hợp lý thì việc kiểm kho sẽ diễn ra trơn tru, nhanh gọn lẹ thôi. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho hàng hóa, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Số lượng thực tế có trong kho có thể được đếm bằng máy quét mã vạch trên từng sản phẩm. Sau khi hoàn thành kiểm kho, nhân viên kho có thể thực hiện cân bằng kho để số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật đúng theo số lượng thực tế đã kiểm đếm. Bước 7: Thống kê báo cáo Các thống kê, báo cáo kho sẽ cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Dưới đây là một số loại báo cáo kho cần phải có để doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp. - Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho - Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có) - Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp. - Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức. - Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát. 14
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 Câu 1: Trình bày khái niệm sản phẩm, hàng hóa và quản trị hàng hóa? Câu 2: Trình bày quy trình quản trị hàng hóa tại cửa hàng? Câu 3: Trình bày quy trình quản trị hàng hóa tại kho hàng? 15
Chương 2: PHÂN LOẠI HÀNG HÓA VÀ MẶT HÀNG Giới thiệu: Trong thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp đang ngày càng trở nên quyết liệt. Để kinh doanh thuận lợi, doanh nghiệp phải quản lý được tốt các loại hàng hóa và mặt hàng của mình. Trong đó, hoạt động phân loại hàng hóa và mặt hàng là một nội dung quan trọng mà nhà quản trị phải tiến hành. Cũng như việc phân loại các đối tượng, hiện tượng tự nhiên và xã hội, phân loại hàng hóa là một yêu cầu tất yếu khách quan của đời sống xã hội, nó có ý nghĩa to lớn trên nhiều góc độ, và đặc biệt là đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, chương 2 sẽ đề cập đến những nội dung lý luận chung nhất về phân loại hàng hóa và mặt hàng cùng với việc sử dụng những công cụ để quản lý hàng hóa được sử dụng phổ biến ngày nay: mã số, mã vạch, nhãn hàng hóa. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm và ý nghĩa của phân loại hàng hóa, các tiêu thức phân loại hàng hóa. - Trình bày được hệ thống mã số, mã vạch được sử dụng phổ biến cho hàng hóa hiện nay. - Trình bày những nội dung cơ bản về mặt hàng, cơ cấu mặt hàng, nhãn hàng hóa và các quy định về ghi nhãn hàng hóa. - Quản trị được hàng hóa thông qua mã số, mã vạch, nhãn hàng hóa. Nội dung chính: 2.1. Phân loại hàng hóa 2.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của phân loại hàng hóa 2.1.1.1. Khái niệm: Phân loại hàng hóa là việc phân chia một tập hợp hàng hóa nào đó thành các tập hợp hàng hóa nhỏ hơn dựa trên các tiêu thức hoặc các căn cứ phân loại nhất định. Trong thực tiễn có rất nhiều cách để phân loại hàng hóa nhưng ta có thể sử dụng một trong hai cách phân loại sau: - Phân loại một bậc (phân loại giản đơn) là việc phân chia một tập hợp hàng hóa lớn thành những tập hợp hàng hóa nhỏ hơn theo một dấu hiệu đặc trưng duy nhất và tạo thành một hệ thống phân loại một bậc. 16
- Phân loại nhiều bậc (phân loại hệ thống) là việc phân chia tập hợp hàng hóa lớn hơn cả những tập hợp hàng hóa nhỏ hơn theo một trình tự kế tiếp, logic từ cao xuống thấp theo những dấu hiệu đặc trưng riêng và tạo thành một hệ thống phân loại gồm nhiều bậc theo kiểu cành cây. Ví dụ: từ tập hợp A căn cứ vào tiêu thức X ta chia tập hợp A thành các tập hợp nhỏ hơn a a a a 1 2 3 n Từ tập hợp a ta có thể chia theo tiêu thức Y thành a a a ... a 1 11 12 i 1n Từ tập hợp a ta có thể chia theo tiêu thức Z thành a a ...a 2 21 22 2n Cứ như vậy tập hợp a có thể chia tiếp thành các tập hợp nhỏ hơn và tiếp tục n chia cho đến khi đáp ứng được mục đích phân loại. Đây là cách phân loại được sử dụng phổ biến vì có thể phân loại một tập hợp hàng hóa thành nhiều các tập hợp nhỏ khác nhau theo mục đích khác nhau tuy nhiên cách phân loại này có nhược điểm là càng nhiều loại sẽ càng cảm thấy phức tạp, gây khó khăn trong quá trình sử dụng. Cách phân loại này được ứng dụng nhiều trong lĩnh vực kinh tế xã hội như như phân loại hàng hóa theo hệ thống HS, quản lý chất lượng hàng hóa quản lý lưu kho và các thống kê kinh tế xã hội. 2.1.1.2. Ý nghĩa của việc phân loại hàng hóa a, Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Giúp các doanh nghiệp dễ dàng và thuận tiện hơn trong sản xuất cũng như kinh doanh các sản phẩm hàng hóa dịch vụ. - Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc phân loại nguyên vật liệu sử dụng giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình sử dụng của từng loại nguyên vật liệu; từ đó có kế hoạch cung ứng phù hợp. Đồng thời kiểm soát được chặt chẽ các sản phẩm hàng hóa mà doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. - Trong vận chuyển hàng hóa, để phù hợp với từng nhóm hàng khác nhau, phải có các phương tiện vận chuyển khác nhau thích hợp, nhằm đảm bảo không làm thay đổi chất lượng hàng hóa. - Trong hoạt động bảo quản lưu kho, phải căn cứ vào từng nhóm hàng, ngành hàng, mặt hàng để có cách thức bảo quản khác nhau, phù hợp với đặc điểm cấu tạo của từng mặt hàng, nhóm hàng. - Dịch vụ sau bán hàng, như bảo trì bảo dưỡng sản phẩm, cũng phải căn cứ vào đặc tính của từng loại mặt hàng để có thể để đưa ra cách thức bảo trì bảo dưỡng phù hợp. b, Về phương diện quản lý nhà nước 17
- Phân loại hàng hóa là một trong những tiền đề tạo cơ sở cho việc hoạch định các chính sách phục vụ công tác quản lý nền kinh tế của nhà nước. Thông qua phân loại hàng hóa, nhà nước có thể có những chiến lược điều chỉnh về đầu tư , cụ thể như nhóm hàng nào, ngành hàng nào là mũi nhọn cần phải đầu tư. - Phân loại hàng hóa là tiền đề cho nhà nước có chính sách tạo điều kiện cho các ngành kinh tế mũi nhọn phát triển. - Phân loại hàng hóa có vai trò quan trọng trong việc điều hành hoạt động xuất nhập khẩu ở tầm vi mô và vĩ mô. - Việc phân loại hàng hóa có liên quan trực tiếp đến công tác quản lý thu thuế xuất nhập khẩu của ngành thuế và hải quan. Nắm vững việc thực hiện tốt phân loại hàng hóa sẽ giúp cho việc áp mã hàng hóa và mức thuế suất chính xác, tính đúng, tính đủ số thuế xuất nhập khẩu phải nộp; góp phần quản lý tốt nguồn thu cho ngân sách nhà nước; đồng thời hạn chế các hiện tượng trốn lậu thuế và gian lận thương mại gây thất thu cho ngân sách nhà nước. 2.1.2. Tiêu thức phân loại hàng hóa Tiêu thức phân loại hàng hóa là những đặc trưng của hàng hóa được chọn làm căn cứ để phân biệt hàng hóa này với hàng hóa khác trong cùng một bậc, chia tập hợp hàng hóa thành những bộ phận, những tập hợp tương ứng. Trong phân loại hàng hóa, việc lựa chọn tiêu thức đóng vai trò quan trọng nhất. Vì khi chọn các tiêu thức phân loại khác nhau sẽ dẫn đến các kết quả phân loại khác nhau. Do đó cần căn cứ vào mục đích phân loại cụ thể để lựa chọn các tiêu thức phân loại thích hợp. Trong thực tế có một số phức tiêu thức phân loại phổ biến: - Tiêu thức công dụng của sản phẩm: tất cả các sản phẩm hàng hóa đều có công dụng được biểu hiện dưới nhiều dạng khác nhau như tổng quát hay cụ thể. Nếu biểu hiện dưới dạng tổng quát được dùng thì là tiêu thức phân biệt ở bậc cao, nếu biểu hiện ở dưới dạng cụ thể được dùng làm tiêu thức phân loại ở bậc thấp. Đây là dấu hiệu phân loại được sử dụng khá phổ biến nó có thể được áp dụng ở nhiều bậc khác nhau trong cùng một hệ thống phân loại. Tuy nhiên, nếu phân loại theo công dụng cho cả một hệ thống phân loại cũng hay gặp những khó khăn nhất định trong quá trình sử dụng hệ thống phân loại; vì một loại hàng hóa có thể có nhiều công dụng, khó có thể phân biệt chức năng chính và chức năng bổ trợ. - Tiêu thức nguyên vật liệu: tất cả các hàng hóa đều được làm từ các nguyên vật liệu nhất định. Hàng hóa được làm từ các nguyên vật liệu khác nhau sẽ có các tính chất 18
khác nhau. Cho nên trong thực tế, dấu hiệu này thường được sử dụng làm tiêu thức phân loại ở cả bậc phân loại cao và thấp. Ví dụ như hàng công nghiệp tiêu dùng, theo tiêu thức nguyên vật liệu được chia thành nhóm hàng dệt may, nhóm hàng đồ gỗ, nhóm hàng kim loại, nhóm hàng silicat, nhóm hàng hóa học... Theo tiêu thức nguyên vật liệu, hàng áo sơ mi nam được chia thành nhóm sơ mi nam bằng sợi bông, sợi tơ tằm, sợi tổng hợp... Việc phân loại bằng tiêu thức nguyên vật liệu cũng gặp nhiều khó khăn trong quá trình áp dụng hệ thống phân loại và thực tế. Vì một hàng hóa thường không được làm từ một loại nguyên vật liệu phần khiết nhất, mà từ hỗn hợp nhiều loại nguyên vật liệu và thành phần các nguyên vật liệu lại thường xuyên thay đổi. - Tiêu thức công nghệ sản xuất và trang trí sản phẩm: được sử dụng ở bậc trung và bậc thấp. Ví dụ: phân loại đồ gốm theo công nghệ trang trí có trang trí trên men và trang trí dưới men - Tiêu thức đối tượng sử dụng hàng hóa: tiêu thức này thường được sử dụng cho những nhóm sản phẩm trang bị và phục vụ trực tiếp cá nhân con người như quần áo, giày dép... Phân loại theo đối tượng thường căn cứ trên một số dấu hiệu sau: căn cứ vào giới tính, lứa tuổi, nghề nghiệp hay lĩnh vực sử dụng. - Tiêu thức các thông số và kích thước cơ bản: đây là tiêu thức thường được sử dụng phân loại ở bậc thấp nhằm cụ thể hóa các tập hợp hàng hóa. Ví dụ: máy sản xuất đường theo công suất được phân thành máy sản xuất đường có công suất đến 100 tấn mía một ngày và công suất trên 100 tấn mía một ngày 2.2. Mặt hàng và cơ cấu mặt hàng 2.2.1. Mặt hàng Mặt hàng là một tập hợp hàng hóa được xác lập theo một dấu hiệu nào đó, trong đó luôn bao gồm nhiều tên hàng cụ thể khác nhau tùy theo quy mô và mức độ phức tạp của tập hợp hàng hóa trong mặt hàng. Thông thường khi xem xét phân tích một mặt hàng nào đó người ta thường xét một số đặc trưng sau đây: Độ rộng của mặt hàng: là số lượng các nhóm hàng có trong mặt hàng, đây là đặc trưng quan trọng phản ánh quy mô của mặt hàng. Độ dài của mặt hàng: là số lượng các tên hàng có trong một nhóm hàng đặc trưng phản ánh mức độ phức tạp của mỗi nhóm hàng. 19
Độ sâu của mặt hàng: là biểu thị số lượng các biến thể có trong mỗi tên hàng , đặc trưng phản ánh quy mô mức độ phức tạp của mỗi đơn hàng và của cả mặt hàng. 2.2.2. Cơ cấu mặt hàng Cơ cấu mặt hàng là tổ chức nội tại của mặt hàng về mặt định tính và định lượng. Nó chỉ ra trong mặt hàng đó có bao nhiêu chủng loại, kiểu dáng, kích cỡ và tương quan tỉ lệ giữa các tập hợp đó. Vấn đề luôn được đặt ra là làm sao để trong sản xuất kinh doanh có được một cơ cấu mặt hàng hợp lý đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng vừa thừa vừa thiếu hàng. Cơ cấu mặt hàng hợp lý là phải đáp ứng được một số yêu cầu sau: - Phải đảm bảo được cơ cấu phong phú đa dạng về chủng loại, kiểu dáng, kích cỡ... - Phải có một tương quan tỷ lệ thích hợp giữa các tập hợp về mặt chủng loại, kiểu dáng và kích cỡ... - Các sản phẩm trong mặt hàng đó phải đảm bảo một mức chất lượng nhất định, có nhiều mức chất lượng khác nhau. Sẽ có hai trường hợp xảy ra: + Đối với những sản phẩm hàng hóa thiết yếu mang tính chiến lược trong nền kinh tế có liên quan trực tiếp đến sức khỏe và an toàn của người tiêu dùng thì mức chất lượng phải được quy định cụ thể trong các văn bản nhà nước. Ví dụ các sản phẩm về thực phẩm phải có quy định cụ thể của nhà nước về vệ sinh an toàn thực phẩm. + Đối với các sản phẩm hàng hóa thông thường thì mức chất lượng do thị trường quy định. 2.3. Hệ thống mã số, mã vạch Mã số, mã vạch hàng hóa có nhiều ứng dụng trong thực tế tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh. Tổ chức quốc tế về mã số mã vạch vật phẩm được thành lập năm 1977 trên cơ sở của Hội mã số vật phẩm châu Âu (EAN), Việt Nam cũng là thành viên của tổ chức này. Qua hơn 20 năm hoạt động ảnh tổ chức này đã xây dựng và phổ biến áp dụng bộ tiêu chuẩn kỹ thuật EAN trên toàn thế giới gồm các phần sau: - Mã vật phẩm: EAN 13, EAN 8,EAN 14 - Mã vạch: EAN 13,ITF14,128 và một số mã khác 20