Giáo trình Quản trị học (Ngành: Quản trị kinh doanh - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:59

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Quản trị học (Ngành: Quản trị kinh doanh - Cao đẳng)" được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên nắm được các kiến thức về: Tổng quan về quản trị; Chức năng hoạch định; Chức năng tổ chức; Chức năng lãnh đạo;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị học (Ngành: Quản trị kinh doanh - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC NGÀNH/NGHỀ: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 389ĐT/QĐ-CDDXD1 ngày 30 tháng 09 năm 2021 của Hiệu trưởng Trưởng Cao đẳng Xây dựng số 1) Hà nội, năm 2021 1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
LỜI GIỚI THIỆU Quản trị học là môn học bắt buộc thuộc khối kiến thức giáo dục chuyên nghiệp, là một trong những môn học tạo tiền đề giúp sinh viên có nền tảng kiến thức cơ bản để tiếp tục nghiên cứu, tiếp thu kiến thức ngành kinh tế. Hiện nay, số lượng tài liệu về Quản trị học đã xuất bản và lưu hành khá nhiều nhưng chưa có tài liệu cụ thể nào dành cho chương trình đào tạo trình độ Cao đẳng. Để đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập của giảng viên, giáo viên và sinh viên các ngành kinh tế, Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã tiến hành nghiên cứu, biên soạn giáo trình “Quản trị học”. Giáo trình “Quản trị học” do ThS. Nguyễn Ngọc Thủy – Phó trưởng Khoa Kế toán Tài chính làm chủ biên cùng với sự tham gia của các giảng viên, giáo viên tổ chuyên môn. Giáo trình là tài liệu giảng dạy, học tập chính của giảng viên, sinh viên các chuyên ngành kinh tế xây dựng, kế toán, quản trị kinh doanh, tài chính ngân hàng hệ Cao đẳng của Trường Cao đẳng Xây dựng số 1. Đồng thời, đây cũng có thể làm tài tài liệu tham khảo cho các hệ đào tạo cao đẳng khác trong trường và các trường bạn. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các chuyên gia trong lĩnh vực quản trị thuộc Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Viện nghiên cứu và quản lý kinh tế - Học viện Cán bộ quản lý Xây dựng và Đô thị (AMC) đã đọc và đóng góp nhiều ý kiến quý báu cho nội dung giáo trình này. Trong quá trình biên soạn giáo trình không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi mong nhận được sự đóng góp của người đọc và đồng nghiệp để lần xuất bản sau được hoàn hảo hơn. Hà nội, ngày…..........tháng…........... năm…… Tham gia biên soạn 1. Chủ biên: Ths. Nguyễn Ngọc Thủy 2. Ths. Vũ Hiền Thương 3. Ths. Phạm Thị Thu Trà 3
MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ ............................................................. 8 1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ, NHÀ QUẢN TRỊ .......................... 8 1.1. Quan niệm quản trị...........................................................................................8 1.2. Bản chất của quản trị......................................................................................10 1.3. Nhà quản trị....................................................................................................10 2. MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ ..........................................................................................13 1. Khái niệm: .........................................................................................................13 2. Phân loại môi trường quản trị ...........................................................................13 3. Ảnh hưởng của môi trường đối với tổ chức ......................................................14 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................................15 CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH ..........................................................16 I. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH ............................................................16 1. Khái niệm ..........................................................................................................16 2. Phân loại hoạch định: ........................................................................................17 3. Vai trò của hoạch định: .....................................................................................18 II. TIẾN TRÌNH CỦA HOẠCH ĐỊNH.............................................................................18 1. Phát triển sứ mệnh và các mục tiêu ..................................................................18 2. Chẩn đoán các cơ hội và đe dọa ........................................................................18 3. Chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu ........................................................... 19 4. Phát triển các chiến lược ...................................................................................19 5. Chuẩn bị kế hoạch chiến lược ...........................................................................20 6. Chuẩn bị các kế hoạch chiến thuật (kế hoạch tác nghiệp) ................................ 20 7. Kiểm tra và chẩn đoán kết quả ..........................................................................20 8. Tiếp tục việc hoạch định ...................................................................................21 III. HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC VÀ HOẠCH ĐỊNH TÁC NGHIỆP .......................22 1. Hoạch định chiến lược: .....................................................................................22 2. Hoạch định tác nghiệp ......................................................................................25 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................................27 CHƯƠNG 3: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC ...................................................................28 I. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC ...........................................28 1. Khái niệm ..........................................................................................................28 2. Mục tiêu của công tác tổ chức: .........................................................................28 II. MỘT SỐ CƠ SỞ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC....................................................29 1. Chuyên môn hóa công việc ...............................................................................29 2. Tầm quản trị ......................................................................................................29 3. Quyền hạn trong tổ chức ...................................................................................29 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ ................................................................................30 1. Khái niệm: .........................................................................................................30 2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị ................................................30 3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị: ......................................................................31 4
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức: .......................................................35 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................................35 CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO ................................................................ 36 I. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG VÀ VAI TRÒ LÃNH ĐẠO...............................................36 1. Khái niệm lãnh đạo ........................................................................................... 36 2. Nội dung lãnh đạo: ............................................................................................ 36 3. Vai trò của lãnh đạo trong tổ chức ....................................................................36 II CÁC LÝ THUYẾT VỀ ĐỘNG CƠ VÀ ĐỘNG VIÊN TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN.............................................................................................................37 1. Nhu cầu và động cơ làm việc của con người ....................................................37 2. Các lý thuyết động viên ....................................................................................38 III. PHƯƠNG PHÁP VÀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO: ...............................................40 1. Các phương pháp lãnh đạo................................................................................40 2. Các phong cách lãnh đạo ..................................................................................41 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................................42 CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG KIỂM TRA .................................................................43 I. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ ..43 1- Khái niệm và bản chất của kiểm tra .................................................................43 2. Vai trò của kiểm tra........................................................................................... 43 3. Nội dung kiểm tra ............................................................................................. 43 II. YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KIỂM TRA ...........................................................44 1. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ vào kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. ..........................................................................44 2. Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm của cá nhân nhà quản trị ............................................................................................................................... 44 3. Sự kiểm tra được thực hiện tại những điểm trọng yếu .....................................44 4. Kiểm tra phải khách quan .................................................................................44 5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức .........................44 6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế ..................45 7. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động: ............................................................ 45 III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA ...........................................................................................45 1. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn ....................................................................45 2. Đo lường và đánh giá sự thực hiện ...................................................................45 3. Điều chỉnh các sai lệch: ....................................................................................46 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA..................................................................................46 1. Xét theo quá trình hoạt động: ...........................................................................46 2. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra .................................................46 3. Theo tần suất các cuộc kiểm tra ........................................................................47 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................................47 CHƯƠNG 6:.................................................................................................................48 MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRONG QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI .....................................48 I. THÔNG TIN QUẢN TRỊ: .............................................................................................. 48 5
1. Khái niệm thông tin quản trị: ............................................................................48 2. Vai trò của thông tin quản trị: ...........................................................................48 3. Đặc điểm của thông tin: ....................................................................................49 4. Yêu cầu của thông tin quản trị ..........................................................................50 5. Phân loại thông tin trong quản trị .....................................................................50 II. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ...........................................................................................51 1. Khái niệm: .........................................................................................................51 2. Đặc điểm của quyết định quản trị: ....................................................................51 3. Phân loại quyết định quản trị: ..........................................................................51 4. Những yêu cầu đối với quyết định quản trị .....................................................53 5. Quá trình ra quyết định một cách hợp lí ........................................................... 54 III. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC: ..........................................................56 1. Thay đổi và quản trị sự thay đổi .......................................................................56 2. Lý do cần thay đổi............................................................................................. 56 3. Nội dung của sự thay đổi tổ chức .....................................................................57 4. Những hình thức thay đổi tổ chức ....................................................................57 III. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT ............................................................................................. 57 1. Khái niệm ..........................................................................................................57 2. Nguồn gốc của sự xung đột trong tổ chức ........................................................57 3. Các biện pháp giải quyết và loại trừ xung đột: .................................................57 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................................58 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 59 6
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN Tên môn học/mô đun: QUẢN TRỊ HỌC Mã môn học/mô đun: MH08 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: - Vị trí: + Môn học được bố trí ở kỳ học thứ 2. + Môn học tiên quyết: Giáo dục chính trị. - Tính chất: Là môn học cơ sở ngành. - Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: Trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cơ bản để có thể lãnh đạo, quản lý một tổ chức kinh doanh hoặc các tổ chức trong các lĩnh vực khác. Mục tiêu của môn học/mô đun: - Về kiến thức + Trình bày được các vấn đề tổng quan về quản trị (khái niệm, bản chất, các cấp quản trị, kỹ năng của các cấp quản trị). + Trình bày được nội dung cơ bản của môi trường quản trị và ảnh hưởng của môi trường quản trị đến hoạt động quản trị tổ chức. + Trình bày được nội dung cơ bản của các chức năng quản trị theo giai đoạn tác động: chức năng hoạch định; chức năng tổ chức; chức năng lãnh đạo; chức năng kiểm tra. + Trình bày được các vấn đề cơ bản về quản trị học hiện đại: thông tin quản trị, quyết định quản trị, quản trị sự thay đổi của tổ chức, quản trị xung đột. - Về kỹ năng + Xác định được các công việc của nhà quản trị trong các tình huống thực tế. + Xác định được được vị trí, nhiệm vụ của các cấp quản trị trong tổ chức. + Phân tích và đánh giá được những tác động của yếu tố môi trường đến hoạt động của tổ chức. + Xác định được tính hợp lý của những quyết định quản trị; + Xác định được những cách thức ra và triển khai quyết định, ra được quyết định cá nhân. + Phân tích được lý do cần thay đổi trong quản trị của tổ chức. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm + Có năng lực nhận biết, phát hiện, giải quyết vấn đề trong hoạt động quản trị tổ chức trên thực tế; đưa ra được ý kiến của cá nhân trong các hoạt động liên quan đến quản trị tổ chức. Nội dung của môn học/mô đun: 7
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Giới thiệu: Chương 1 cung cấp các nội dung cơ bản nhất về quản trị học như các khái niệm về tổ chức, quản trị, nhà quản trị, môi trường quản trị; các cấp bậc, kỹ năng của nhà quản trị; các loại môi trường quản trị. Mục tiêu: - Trình bày được các khái niệm: tổ chức, quản trị, nhà quản trị, môi trường quản trị. - Trình bày được các cấp bậc, kỹ năng của nhà quản trị. - Phân biệt được vị trí, nhiệm vụ của các cấp quản trị trong tổ chức - Trình bày được khái niệm, xác định các loại môi trường quản trị - Xác định được các yếu tố của từng loại môi trường quản trị và tác động của các yếu tố này tới hoạt động của tổ chức. Nội dung chính: 1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ, NHÀ QUẢN TRỊ 1.1. Quan niệm quản trị 1.1.1. Khái niệm tổ chức và sự cần thiết phải có quản trị tổ chức Tổ chức là sự tập hợp nhiều người một cách có ý thức cùng tham gia vào một nỗ lực có hệ thống thông qua sự phân chia công việc, nhiệm vụ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung. Đặc điểm chung của các tổ chức: + Mọi tổ chức đều có những mục tiêu nhất định. + Mọi tổ chức đều có con người ra quyết định để thiết lập mục tiêu và hiện thực hoá mục tiêu. + Mọi tổ chức đều xây dựng một cấu trúc hệ thống để trên cơ sở đó mà xác định và giới hạn hành vi của các thành viên. Quản trị là một thiết yếu nảy sinh khi có một nỗ lực tập thể nhằm thực hiện mục tiêu chung. Người ta lập ra các tổ chức để thực hiện những mục tiêu mà họ không thể đạt được với tư cách là một cá nhân. Các tổ chức này phải được quản trị. Chức năng quản trị là phối hợp những hoạt động của cá nhân với những hoạt động chung của tập thể nhằm tạo ra một nỗ lực để thực hiện mục tiêu chung. Khi con người càng lệ thuộc nhiều vào những nỗ lực chung và khi quy mô tổ chức càng lớn, số lượng các tổ chức ngày càng nhiều thì vai trò của hoạt động quản trị càng trở lên quan trọng. 1.1.2. Định nghĩa quản trị Có nhiều định nghĩa về quản trị để chúng ta tham khảo: 8
+ Harold Kootz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.” + Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kĩ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.” + Stonner và Rabbins: “Quản trị là một tiến trình bao gồm các việc hoạch định, tổ chức quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó...” Từ việc tham khảo ta rút ra định nghĩa về quản trị: Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm ứng dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra. 1.1.3. Đặc điểm của hoạt động quản trị * Hoạt động của quản trị gắn liền với sự tác động qua lại giữa chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị. Nếu không có yếu tố này thì không có hoạt động quản trị. Chủ thể quản trị có thể là một người (tổ trưởng, nhóm trưởng) hay là một tập thể (Ban Giám đốc, Ban giám hiệu). Đối tượng quản trị có thể là vật nuôi, cây trồng, máy móc thiết bị, con người nhưng suy cho cùng đối tượng của quản trị vẫn là con người. Nếu quản trị con người tốt thì sẽ quản trị các yếu tố khác sẽ tốt và ngược lại. Giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó đối tượng quản trị giữ vai trò quyết định, còn chủ thể quản trị tác động tích cực lên đối tượng quản trị. * Khả năng thích nghi Khi đối tượng quản trị tăng về quy mô, phức tạp về mối quan hệ thì chủ thể quản trị vẫn có khả năng thích ứng và có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả trong khi không có sự thay đổi đáng kể về quy mô; Ngược lại, khi chủ thể quản trị trở lên sư cứng, quan liêu, lỗi thời thì các đối tượng quản trị vẫn thích nghi để tiếp tục tồn tại và phát triển. Tính thích nghi của hoạt động quản trị gắn liền với khả năng thích ứng của con người. Hệ thống quản trị có khả năng thích nghi cao thường là hệ thống quản trị có hiệu quả và ngược lại. * Quản trị bao giờ cũng gắn liền với thông tin Hoạt động quản trị gắn liền với sự tác động qua lại giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, sự tác động đó gắn liền với việc trao đổi, thu nhận và sử dụng thông tin. 9
Thông tin là nguyên liệu của hoạt động quản trị, nếu không có thông tin thì sẽ không có hoạt động quản trị. * Hoạt động quản trị có mối liên hệ ngược Trong quản trị, khi chủ thể quản trị phát ra thông tin đến đối tượng quản trị thì bao giờ cũng phải nhận được thông tin phản hồi từ phía đối tượng quản trị quay trở về chủ thể quản trị. Chẳng hạn chủ thể quản trị sau khi đưa ra các quyết định cho đối tượng quản trị thực hiện thì họ phải nhận được thông tin phản hồi để được biết đối tượng quản trị đã thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào. Hoạt động quản trị sẽ có dấu hiệu thất bại nếu như không nhận được thông tin phản hồi. 1.2. Bản chất của quản trị Xét về mặt kinh tế, xã hội của quản trị, quản trị là vì mục tiêu lợi ích của tổ chức, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển lâu dài, trang trải vốn và lao dộng, đảm bảo tính độc lập và cho phép thoả mãn những đỏi hỏi xã hội của tổ chức và của mọi thành viên trong tổ chức. Mục tiêu của tổ chức do chủ thể quản trị đảm nhận, họ là thủ lĩnh của tổ chức và là người nắm giữ quyền lực của tổ chức. Nói một cách khác, bản chất của quản trị phụ thuộc vào tư tưởng, thủ đoạn, nhân cách của các thủ lĩnh của tổ chức. Bản chất của quản trị trả lời câu hỏi: Đạt mục đích, kết quả quản trị để làm gì? 1.3. Nhà quản trị 1.3.1. Khái niệm: Con người tham gia vào hệ thống tổ chức có thể được chia thành hai loại: những người thừa hành và các nhà quản trị. Những người thừa hành là những người trực tiếp làm một công việc nhất định và không có trách nhiệm giám sát công việc của người khác. Nhà quản trị là những người có quyền điều khiển giám sát công việc của người khác đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về công việc của người dưới quyền. 1.3.2. Các cấp bậc quản trị Để dễ dàng cho việc nghiên cứu về quản trị, người ta thường chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành ba cấp: Quản trị viên cấp cao; Quản trị viên cấp trung, Quản trị viên cấp cơ sở. 1.3.2.1. Quản trị viên cấp cao: Là nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc cao nhất trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Chức danh của Quản trị viên cấp cao là chủ tịch hội đồng quản trị, uỷ viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc… Công việc của các quản trị viên cấp cao là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và có trách nhiệm quản trị các quan hệ công chúng. 10
Quản trị viên cấp cao có nhiệm vụ thiết lập các mục tiêu, chính sách và chiến lược cho toàn bộ tổ chức. 1.3.2.2. Quản trị viên cấp trung: Quản trị viên cấp trung là cấp chỉ huy trung gian đứng trên quản trị cấp cơ sở và ở dưới cấp quản trị cao cấp, là người nhận các chiến lược và chính sách chung từ nhà quản trị cấp cao rồi triển khai chúng thành các mục tiêu và kế hoạch chi tiết, cụ thể cho các quản trị viên cấp cơ sở thực hiện. Công việc của nhà quản trị cấp trung là phải tập trung các nỗ lực của họ vào việc phối hợp hoạt động của mọi người, xác định rõ những sản phẩm hay dịch vụ nào cần được sản xuất, và quyết định đưa các sản phẩm, dịch vụ đó đến người tiêu dùng như thế nào. Quản trị viên cấp trung thường mang các chức danh như: Trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc, trưởng khoa v.v…quản trị viên trung cấp có chức năng thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức. Mục tiêu chính của quản trị viên cấp trung là phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và quản lí các nhóm công việc để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. 1.3.2.3. Quản trị viên cấp cơ sở: Quản trị viên cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Một cách tổng quát, các nhà quản trị cấp cơ sở chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc sản xuất sản phẩm và dịch vụ. Quản trị viên cấp cơ sở có thể được gọi là tổ trưởng, đốc công, trưởng bộ phận, v.v…tuỳ thuộc vào từng tổ chức và là những người giỏi về chuyên môn (cả kiến thức và kỹ năng) để chỉ dẫn và giám sát các thuộc viên trong công việc hằng ngày. Dưới quyền quản trị viên cấp cơ sở là những nhân viên tác nghiệp (công nhân) thực hiện các hoạt động sản xuất cơ bản (hàng hoá và dịch vụ). Nhiệm vụ của quản trị viên cấp cơ sở là hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển công nhân trong các công việc thường ngày để đưa đến sự hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Mục tiêu chính của quản trị viên cấp cơ sở là đảm bảo rằng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức được cung cấp cho khách hàng từng ngày. 1.3.3. Kỹ năng quản trị Dù là nhà quản trị ở cấp nào cũng đều có mục đích chung là tạo ra một môi trường tổ chức để tại môi trường đó các thành viên của tập thể có thể hoàn thành các công việc với chi phí về thời gian, vật chất và tiền bạc là ít nhất và với niềm say mê công việc cao nhất. Để hoàn thành tốt các chức năng quản trị, các công việc quản trị đòi hỏi nhà quản trị phải có những kỹ năng chủ yếu sau: 11
1.3.3.1. Kỹ năng chuyên môn (Kỹ năng kỹ thuật) Kỹ năng chuyên môn là khả năng am hiểu và thành thạo trong thực hiện các công việc cụ thể. Kỹ năng này bao gồm sự tinh thông về các phương pháp, kĩ thuật và thiết bị liên quan đến các chức năng cụ thể như marketing, sản xuất hoặc tài chính. Ngoài ra còn bao gồm những kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và sử dụng các công cụ kĩ thuật để giải quyết vấn đề trong một lĩnh vực cụ thể. 1.3.3.2. Kỹ năng nhân sự Kỹ năng nhân sự là khả năng của nhà quản trị trong việc ứng xử và xử lý mối quan hệ giữa con người với con người Đây chính là khả năng của nhà quản trị làm việc với người khác và thông qua người khác một cách hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm khả năng động viên, tạo thuận lợi, điều phối, lãnh đạo, truyền thông và giải quyết mâu thuẫn. Tạo điều kiện cho cấp dưới phát biểu ý kiến mà không sợ hãi, quan tâm đến đời sống tinh thần và vật chất của nhân viên và đặc biệt là phải tôn trọng và tin tưởng nhân viên, đừng làm cho nhân viên có cảm giác là họ bị quản lí. 1.3.3.3. Kỹ năng tư duy Kỹ năng tư duy là khả năng dựa trên sự hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ giữa các bộ phận. Kỹ năng nhận thức bao gồm khả năng tư duy một cách chiến lược – có tầm nhìn dài hạn và bao quát, xử lí thông tin, hoạch định, hiểu rõ mức độ phức tạp của hoàn cảnh và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống mức độ đối phó được. Kỹ năng này cần thiết cho nhà quản trị, nhưng đặc biệt quan trọng cho quản trị cấp cao. Kỹ năng tư duy, phân tích, phán đoán Kỹ năng nhân sự QTV cấp cơ sở QTV cấp trung QTV cấp cao Hình 1: Các kỹ năng của nhà quản trị Tất cả các nhà quản trị, dù làm việc ở lĩnh vực nào, cấp nào cũng đều phải có đầy đủ 3 kỹ năng trên. Tầm quan trọng của mỗi kỹ năng phụ thuộc vào cấp bậc nhà quản trị: Kỹ năng kỹ thuật giảm dần mức độ quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc 12
của nhà quản trị. Kỹ năng tư duy thì ngược lại. Kỹ năng nhân sự thì cần thiết như nhau ở mọi cấp. 2. MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ 1. Khái niệm: Môi trường quản trị là toàn bộ những lực lượng và thể chế tác động và ảnh hưởng đến hoạt động quản trị và kết quả hoạt động của tổ chức. - Lực lượng : sức mạnh mang tính qui luật (kinh tế/ xã hội/ tự nhiên) - Thể chế : tác động chủ quan của con người (luật lệ/ qui định/ ...) 2. Phân loại môi trường quản trị Theo cấp độ ta có 3 lớp môi trường: - Môi trường vi mô (còn gọi là môi trường đặc thù hay môi trường cạnh tranh) - Môi trường vĩ mô (còn gọi là môi trường tổng quát, hay môi trường chung) - Môi trường nội bộ (hay môi trường bên trong) 2.1. Môi trường vi mô Đối với môi trường vi mô, Michael Porter, giáo sư nổi tiếng về chiến lược kinh doanh của trường kinh doanh Harvard, đưa ra mô hình 5 áp lực cạnh tranh, tạo thành bối cảnh cạnh tranh trong một ngành kinh doanh. Môi trường vi mô bao gồm các yếu tố cụ thể sau: - Khách hàng: là những cá nhân hoặc tổ chức khác mua sản phẩm của do tổ chức sản xuất. - Đối thủ cạnh tranh: Là những cá nhân hay tổ chức có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mục tiêu tổ chức bằng cùng loại sản phẩm hay bằng sản phẩm có khả năng thay thế. - Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn: những tổ chức có ý định và chuẩn bị kế hoạch tham gia vào lĩnh vực mà tổ chức đang hoạt động. - Nhà cung cấp: Những cá nhân hay tổ chức cung ứng các yếu tố đầu vào cho tổ chức. - Sản phẩm thay thế: Là những sản phẩm có thể sử dụng thay thế cho những sản phẩm do tổ chức sản xuất. 2.2. Môi trường vĩ mô Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố: - Những yếu tố kinh tế: Đây là yếu tố rất quan trọng thu hút sự quan tâm của tất cả các nhà quản trị như: Tổng sản phẩm quốc nội (GDP); Yếu tố lạm phát ; Tỉ giá hối đóai và lãi suất; Tiền lương và thu nhập - Những yếu tố chính trị và chính quyền; 13
+ Chính phủ: cơ quan giám sát, duy trì và bảo vệ pháp luật, bảo vệ lợi ích quốc gia. Vai trò điều tiết nền kinh tế vĩ mô thông qua các chính sách tài chính, tiền tệ, thuế và các chương trình chi tiêu. + Pháp luật: Đưa ra những quy định cho phép hay không cho phép, hoặc những ràng buộc, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân theo. - Những yếu tố văn hóa, xã hội: bao gồm các yếu tố cụ thể như dân số, lối sống, văn hóa, gia đình, tôn giáo. - Những yếu tố tự nhiên: Điều kiện tự nhiên bao gồm vị trí địa lý, khí hậu, cảnh quan thiên nhiên, đất đai, sông biển và các nguồn tài nguyên. - Những yếu tố công nghệ: Trình độ tự động hóa, vi tính hóa, hóa học hóa và sinh học hóa trong tất cả các khâu sản xuất, phân phối lưu thông và quản trị ngày càng cao hơn. 2.3. Môi trường nội bộ (môi trường bên trong) Môi trường bên trong: gồm các yếu tố: - Tài chính: Nguồn vốn và khả năng huy động vốn, tình hình phân bổ và sử dụng các nguồn vốn, kiểm soát các chi phí, quan hệ tài chính với các bên hữu quan. - Nhân sự: Chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức - Cơ cấu tổ chức. - Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức là những chuẩn mực, khuôn mẫu, giá trị truyền thống mà mọi thành viên trong tổ chức tôn trọng và tuân theo - Dây chuyền giá trị của tổ chức. - Tính hợp pháp và danh tiếng của tổ chức… 3. Ảnh hưởng của môi trường đối với tổ chức 3.1. Ảnh hưởng của môi trường vi mô - Tác động trực tiếp tới từng ngành, từng doanh nghiệp. Khi áp lực từ yếu tố nào đó trong năm yếu tố của môi trường này tăng lên thì càng có nguy cơ làm giảm mức độ lợi nhuận của doanh nghiệp, ngược lại, khi áp lực từ các yếu tố này giảm thì đó là cơ hội quan trọng để doanh nghiệp tăng lợi nhuận. - Tổ chức có thể nhận biết được. - Có thể kiểm soát và có thể điều chỉnh được các áp lực của môi trường. 3.2. Ảnh hưởng của môi trường vĩ mô - Có ảnh hưởng lâu dài đến tổ chức. - Tổ chức khó có thể ảnh hưởng hoặc kiểm soát được nó. Nói cách khác, tổ chức khó có thể điều chỉnh được, mà còn rất phụ thuộc vào nó. - Mức độ tác động và tính chất tác động của loại môi trường này khác nhau theo từng ngành, theo từng doanh nghiệp, thậm chí khác nhau trong từng hoạt động của từng doanh nghiệp. 14
- Sự thay đổi của nó có tác động làm thay đổi cục diện của môi trường cạnh tranh và môi trường nội bộ. - Mỗi yếu tố của môi trường tổng quát có thể ảnh hưởng đến tổ chức một cách độc lập hoặc trong mối liên kết với các yếu tố khác. 3.3. Ảnh hưởng của môi trường nội bộ Môi trường nội bộ thể hiện điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày khái niệm, đặc điểm của quản trị. 2. Thế nào là một nhà quản trị? 3. Trình bày khái niệm, các kỹ năng của nhà quản trị. 4. Trình bày các loại môi trường quản trị, ý nghĩa của việc phân tích môi trường quản trị. 5. Nêu các chức năng quản trị? 15
CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Giới thiệu: Chương 2 cung cấp các nội dung cơ bản của hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp. Mục tiêu: - Trình bày được các khái niệm: hoạch định, hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp. - Trình bày được các loại hoạch định theo các tiêu thức phân loại. - Trình bày được vai trò của hoạch định đối với hoạt động của tổ chức. - Trình bày được các bước hoạch định chiến lược - Nhận diện được các chiến lược trong chiến lược cấp tổ chức, cấp ngành và cấp chức năng. - Trình bày được nội dung của hoạch định tác nghiệp trong tổ chức. Nội dung chính: I. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH 1. Khái niệm Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu. Hoạch định là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm… để làm cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi cho doanh nghiệp dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có tính đến đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lên mọi yếu tố, mọi khía cạnh bên trong nội bộ cũng như bên ngoài môi trường. Trong bài học này chúng ta nghiên cứu công tác hoạch định chính thức, trong đó, nhà quản trị sử dụng những kĩ thuật rõ ràng và những thủ tục chính xác để xây dựng nên những hoạch định có văn bản. Tức là: - Lựa chọn viễn cảnh, sứ mệnh, mục tiêu chung cho cả ngắn hạn và dài hạn. - Đặt ra mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban thậm chí cá nhân dựa trên mục tiêu của tổ chức. - Lựa chọn chiến lược hoặc chiến thuật để đạt được các mục tiêu này. - Phân bổ nguồn lực (con người, tiền bạc, thiết bị và cơ sở vật chất) để đạt được các mục tiêu khác nhau của chiến lược và chiến thuật. Như vậy, hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề một cách có kế hoạch cụ thể từ trước. Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt 16
được, cũng như phương tiện để đạt được cái đó như thế nào. Nó bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu đó, và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động. Trên cả phương diện nhận thức cũng như trong thực tiễn, hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc đề ra những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế trong điều kiện không chắc chắn của môi trường. Hoạch định giữ vai trò mở đường cho tất cả các chức năng quản trị khác nên nó được coi là chức năng quản trị chính yếu. Hoạch định là quá trình thiết lập mục tiêu, định ra chương trình, bước đi và triển khai các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu. 2. Phân loại hoạch định: Trên thực tế có nhiều loại hoạch định khác nhau được phân chia dựa theo những tiêu thức khác nhau, cụ thể là: 2.1. Theo mức độ hoạt động: - Hoạch định chiến lược: Là hoạch định ở cấp độ toàn bộ tổ chức, nó thiết lập nên những mục tiêu chung của tổ chức và vị trí của tổ chức đối với môi trường. - Hoạch định tác nghiệp: Là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành. Trong hoạch định tác nghiệp, người ta trình bày rõ và chi tiết cần phải làm như thế nào để đạt được những mục tiêu đã được đặt ra trong hoạch định chiến lược. Hoạch định tác nghiệp đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể mà tổ chức sẽ tiến hành để thực hiện hoạch định chiến lược. 2.2. Phân loại hoạch định theo thời gian: Theo cách phân loại này, người ta chia ra: - Hoạch định dài hạn: Là hoạch định cho thời gian thực hiện kéo dài từ 5 năm trở lên. - Hoạch định trung hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian từ trên 1 năm đến dưới 5 năm. - Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian dưới một năm. Trong loại hoạch định này, người ta còn có thể phân chia thành: + Hoạch định cụ thể: Là hoạch định với những mục tiêu đã được xác định rất rõ ràng. Không có sự mập mờ và hiểu lầm trong đó. Ví dụ, công ty quyết định tăng 20% doanh thu trong năm nay. Vậy ngân sách, tiến độ, phân công cụ thể ... ra sao để đạt mục tiêu đó. 17
+ Hoạch định định hướng: Là hoạch định có tính linh hoạt đưa ra những hướng chỉ đạo chung. Ví dụ: Hoạch định trong việc cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp khoảng 5 đến 10% trong thời gian tới. Hoạch định định hướng hay được sử dụng hơn hoạch định cụ thể khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp đang ở giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó. Lưu ý: Việc phân chia các loại hoạch định theo các tiêu thức trên đây chỉ mang tính chất tương đối. Các loại hoạch định có quan hệ qua lại với nhau. Chẳng hạn, hoạch định chiến lược có thể bao gồm cả hoạch định dài hạn và ngắn hạn. Tuy vậy, hoạch định chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn, trong khi hoạch định tác nghiệp phần lớn là những hoạch định ngắn hạn. 3. Vai trò của hoạch định: - Hoạch định góp phần thực hiện các mục tiêu: Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp. - Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp - Hoạch định nâng cao hiệu quả các hoạt động tác nghiệp: giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí - Hoạch định góp phần ứng phó với những bất định trong tương lai. Nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường - Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn - Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức - Hoạch định tạo thuận lợi cho việc kiểm tra: hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. II. TIẾN TRÌNH CỦA HOẠCH ĐỊNH 1. Phát triển sứ mệnh và các mục tiêu Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức được phát triển dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau đây: chúng ta nên kinh doanh những lĩnh vực nào? Chúng ta cam kết cái gì? Và kết quả nào chúng ta cần đạt được? Mục tiêu chung cung cấp định hướng cho việc ra quyết định và nó có thể không thay đổi theo từng năm. Các sứ mệnh và mục tiêu không được xây dựng một cách tách rời nhau. Chúng được xác định dựa trên cơ sở đánh giá các cơ hội và đe dọa của môi trường và các điểm mạnh, điểm yếu. 2. Chẩn đoán các cơ hội và đe dọa 18
Các hoạt động của tổ chức chịu ảnh hưởng rất lớn của môi trường bên trong, bên ngoài và môi trường bên ngoài. Tác động của các lực lượng này tạo ra cả cơ hội và các đe dọa đối với tổ chức, có ảnh hưởng lớn đến khả năng sinh lợi trong dài hạn của tổ chức. Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter: • Các đối thủ cạnh tranh: các nhận thức về đối thủ cạnh tranh là cơ sở để thiết lập các chiến lược và đưa ra các hành động chống lại nguy cơ đe dọa của đối thủ cạnh tranh. Những phản ứng và chiến lược này bao gồm việc giảm giá, hoặc tăng các chương trình quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm hoặc dịch vụ mới, cải tiến… • Các đối thủ cạnh tranh tiềm tàng: là những hãng mới thâm nhập trong ngành khi thấy được mức sinh lời cao của hãng đang hoạt động trong ngành đang có tăng trưởng cao. • Khách hàng: quyền lực mặc cả của khách hàng phụ thuộc vào năng lực của họ trong việc thương lượng với một hãng hay với nhiều hãng khác để giảm giá, đòi hỏi chất lượng cao hoặc mua nhiều sản phẩm và dịch vụ với cùng một mức giá. • Các nhà cung cấp: quyền lực của nhà cung cấp gia tăng khi họ có thể gia tăng hoặc bảo vệ thị phần, tăng giá hoặc lờ đi các đặc điểm nào đó của sản phẩm, dịch vụ và ít lo ngại việc mất mát khách hàng. • Các sản phẩm và dịch vụ thay thế: đe dọa từ các sản phẩm và dịch vụ thay thế phụ thuộc vào năng lực và sự sẵn lòng của khách hàng để thay đổi thói quen mua sắm của họ. 3. Chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu Việc chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức các nhà quản trị có khả năng nhận thức các năng lực cốt lõi và xác định những hoạt động cần thiết để cải tiến. Việc chẩn đoán bao gồm xác định vị thế của hãng trong mối tương quan với các hãng cạnh tranh, năng lực đổi mới cải tiến, các kỹ năng của nguồn nhân lực, năng lực công nghệ, các nguồn lực tài chính, trình độ quản trị và các yếu tố thuộc về văn hóa, giá trị trong đội ngũ nhân viên. Năng lực cốt lõi là những điểm mạnh giúp tổ chức tạo ra sự khác biệt và tăng khả năng cạnh tranh qua việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ với giá trị độc đáo cho khách hàng. Theo cấp đơn vị kinh doanh, năng lực cốt lõi bao gồm 3 khía cạnh lớn: sự vượt trội về công nghệ, các tiến trình tin cậy, và các mối liên hệ chặt chẽ với các giới hữu quan bên ngoài. Các tiến trình đáng tin cậy liên quan đến việc cung cấp một kết quả mong đợi nhanh chóng, liên tục và hiệu quả với việc giảm thiểu các phiền phức của khách hàng. 4. Phát triển các chiến lược Có 3 chiến lược tăng trưởng cơ bản giúp các nhà quản trị hoạch định các chiến lược ở các cấp đơn vị kinh doanh, bao gồm: 19
• Chiến lược thâm nhập thị trường: Chiến lược này tập trung vào nỗ lực tăng trưởng trên thị trường hiện có với các sản phẩm hiện tại. Một hãng có thể gia tăng sự thâm nhập thị trường bằng cách: khuyến khích mạnh hơn việc sử dụng sản phẩm, thu hút khách hàng của các đối thủ cạnh tranh, mua các hãng của đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, tổ chức cũng có thể gia tăng quy mô vị thế của mình trên thị trường nhờ việc tăng thêm sức mua của những người sử dụng hiện tại. • Chiến lược phát triển thị trường: Chiến lược này tập trung nỗ lực tìm kiếm các thị trường mới cho các sản phẩm hiện tại. Có 3 cách để làm được điều đó là: thâm nhập các thị trường mới ở các khu vực địa lý mới, thâm nhập vào các thị trường mục tiêu mới, mở rộng việc sử dụng các thiết bị và sản phẩm hiện tại. • Chiến lược phát triển sản phẩm: Chiến lược này bao gồm việc phát triển mới hoặc cải tiến các sản phẩm cho các thị trường hiện tại. Cách tiếp cận này có thể tiến hành bằng các cách sau đây: cải tiến các đặc điểm; nâng cao chất lượng về độ tin cậy, tốc độ, tính hiệu quả, độ bền; nâng cao độ thẩm mỹ lôi cuốn của sản phẩm; giới thiệu các mô hình về sản phẩm. 5. Chuẩn bị kế hoạch chiến lược Kế hoạch viết ra cần bảo đảm bảo chứa đựng các nội dung sau: • Sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức • Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp, bao gồm cả các thị trường mà tổ chức hướng tới. • Các phân tích về thị trường, bao gồm những cơ hội và đe dọa, các kế hoạch dự phòng cho những sự kiện xảy ra ngoài dự tính. • Các chiến lược phân để tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực công nghệ, sản xuất, marketing, và nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu đã xác định, bao gồm việc tận dụng các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu cũng như thiết lập các kế hoạch dự phòng. • Các chiến lược để phát triển và sử dụng các năng lực của tổ chức và đội ngũ nhân viên. • Các báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lãi lỗ, báo cáo ngân quỹ và điểm hòa vốn. 6. Chuẩn bị các kế hoạch chiến thuật (kế hoạch tác nghiệp) Kế hoạch chiến thuật là kế hoạch cụ thể cho một hành động cụ thể, đòi hỏi thời gian thực hiện ngắn hơn. 7. Kiểm tra và chẩn đoán kết quả Việc kiểm tra là cần thiết để bảo đảm chắc chắn rằng việc thực thi kế hoạch như mong đợi và đánh giá kết quả đạt được các kế hoạch này. Nếu các kế hoạch không có kết quả như mong muốn, các nhà quản trị và các nhóm có thể thay đổi sứ mệnh và mục tiêu, xem lại các chiến lược, phát triển các chiến thuật mới, hoặc thay đổi cách thức kiểm 20