Giáo trình Quản trị học (Nghề: Nghiệp vụ bán hàng - Trình độ: Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp (Năm 2020)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:175

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Quản trị học (Nghề: Nghiệp vụ bán hàng - Trình độ: Trung cấp)" được biên soạn với mục tiêu giúp sinh viên trình bày được một số khái niệm cơ bản: tổ chức, quản trị, nhà quản trị, cấp bậc quản trị và sự cần thiết của quản trị trong các tổ chức; hiểu và có khả năng vận hành, quản trị một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thông qua các chức năng quản trị;...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị học (Nghề: Nghiệp vụ bán hàng - Trình độ: Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp (Năm 2020)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC NGÀNH, NGHỀ: NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 511/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 24 tháng 12 năm 2020 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2020
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU Quản trị học được biên soạn nhằm giúp người học hiểu được các công việc về Quản trị để có thể tối đa hóa hiệu quả tổ chức. Bên cạnh đó còn giúp sinh viên nghiên cứu các hoạt động quản trị và hành vi cá nhân và nhóm trong phạm vi một tổ chức. Sinh viên sẽ tìm kiếm những cơ hội nhằm áp dụng các kiến thức này trong việc phát triển tiềm năng của mình để trở thành một thành viên tổ chức có hiệu quả. Với mục tiêu trên, giáo trình Quản trị học được biên soạn thành 8 chương,cụ thể như sau: Chương 1: Tổng quan về Quản trị học: trình bày một số khái niệm cơ bản: tổ chức, quản trị, nhà quản trị, các chức năng quản trị. Chương 2: Sự phát triển các lý thuyết quản trị: trình bày các lý thuyết kinh điển về quản trị từ cổ điển đến hiện đại Chương 3: Môi trường hoạt động của tổ chức: trình bày khái quát về các yếu tố môi trường tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức: môi trường bên trong, môi trường bên ngoài, môi trường tác nghiệp và tìm hiểu những yếu tố này tác động như thế nào đến tổ chức. Chương 4: Ra quyết định trong quản trị: trình bày vai trò và tầm quan trọng của việc ra quyết định đối với sự thành công hay thất bại của tổ chức, các cách ra quyết định, mô hình ra quyết định hiệu quả. Chương 5: Chức năng hoạch định: trình bày những nội dung liên quan đến công tác lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu, hình thành hệ thống chiến lược cho tổ chức. Chương 6: Chức năng tổ chức: trình bày những nội dung liên quan đến công tác tổ chức bộ máy, thiết kế công việc, phân công nhiệm vụ, các vấn đề liên quan đến tầm quản trị, ủy quyền, phân quyền. Chương 7: Chức năng lãnh đạo: trình bày những nội dung liên quan đến việc lãnh đạo, động viên, tạo động lực cho người lao động, thông tin trong quản trị và giải quyết xung đột nội bộ. Chương 8: Chức năng kiểm tra: trình bày những vấn đề liên quan đến việc kiểm soát quá trình hoạt động, kiểm soát các chức năng trong quản trị. Giáo trình Quản trị học được xây dựng từ các nguồn giáo trình của các tác giả có uy tín thuộc các trường đại học, cao đẳng lớn trong nước. 1
Xây dựng Giáo trình Quản trị học là một công việc mới mẻ, đòi hỏi sự nỗ lực rất cao. Tuy nhiên, do sự hạn chế về thời gian và trình độ của những người biên soạn, nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả rất mong sự chỉ giáo, đóng góp, xây dựng của người đọc để tác giả tiếp tục bổ sung, hoàn thiện giáo trình với nội dung ngày càng tốt hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Đồng Tháp, ngày 29 tháng 10 năm 2020 Chủ biên: CH. Nguyễn Nhật Tân 2
MỤC LỤC  Trang Lời giới thiệu 1 Mục lục 3 Chương 1: Tổng quan về quản trị học 9 1. Khái niệm và chức năng quản trị 9 1.1. Khái niệm về quản trị 9 1.2. Hiệu quả của quản trị 11 1.3. Các chức năng quản trị 13 1.4. Tính phổ biến của quản trị 15 2. Nhà quản trị 17 2.1. Khái niệm 17 2.2. Các cấp bậc quản trị 17 2.3. Vai trò của nhà quản trị 18 2.4. Các kỹ năng của nhà quản trị 21 3. Quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. 22 3.1. Quản trị là khoa học 22 3.2. Quản trị là một nghệ thuật 23 Chương 2: SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC TƯ TƯỞNG VỀ QUẢN TRỊ 26 1. Bối cảnh lịch sử và nguyên nhân ra đời của các tư tưởng quản trị 26 2. Các lý thuyết quản trị cổ điển 27 2.1. Thuyết quản trị khoa học 27 2.2. Thuyết quản trị hành chính (tổng quát) 29 3. Trường phái quản trị hành vi (tâm lý xã hội) 31 3.1. Thuyết quản trị của Mayo 31 3.2. Thuyết X,Y 32 3.3. Thuyết 5 nhu cầu của Maslow 34 4. Trường phái quản trị hiện đại 40 4.1. Trường phái quản trị theo tình huống hay ngẫu nhiên 40 4.2. Quản trị theo quá trình 41 4.3. Quản trị theo thuyết Z 41 Chương 3: MÔI TRƯỜNG CỦA TỔ CHỨC 45 1. Khái niệm về môi trường của tổ chức 45 1.1. Khái niệm môi trường 45 1.2. Khái niệm môi trường hoạt động của tổ chức 46 2. Môi trường vĩ mô (Tổng quát) 47 2.1. Yếu tố kinh tế 47 3
2.2. Yếu tố chính trị - pháp luật 50 2.3. Yếu tố xã hội 51 2.4. Yếu tố tự nhiên (môi trường vật chất) 55 2.5. Yếu tố kỹ thuật - công nghệ 56 3. Môi trường vi mô (Đặc thù) 57 3.1. Các đối thủ cạnh tranh 57 3.2. Các nhà cung ứng 58 3.3. Khách hàng 59 3.4. Đối thủ tiềm ẩn 60 3.5. Sản phẩm thay thế 62 4. Môi trường nội bộ của doanh nghiệp 62 4.1. Yếu tố nhân lực 63 4.2. Khả năng tài chính 65 4.3. Khả năng nghiên cứu và phát triển 66 4.4. Văn hóa tổ chức 66 5. Các giải pháp quản trị bất trắc của môi trường 67 5.1. Dùng đệm 67 5.2. San bằng 67 5.3. Tiên đoán 68 5.4. Hợp đồng 68 5.5. Kết nạp 68 5.6. Liên kết 68 5.7. Qua trung gian 68 5.8. Quảng cáo 69 Chương 4: VAI TRÒ LÀM QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ 71 1. Khái niệm và đặc điểm của quyết định quản trị 71 1.1. Khái niệm quyết định quản trị 71 1.2. Các chức năng của quyết định quản trị 73 1.3. Phân loại quyết định quản trị 74 1.4. Những yêu cầu đối với quyết định quản trị 76 1.5. Tiến trình ra quyết định 77 2. Mô hình ra quyết định 80 2.1. Ra quyết định hợp lý 80 2.2. Ra quyết định hợp lý có giới hạn 81 2.3. Ra quyết định theo nhóm quyền lực 82 3. Phương pháp và phong cách ra quyết định 83 3.1. Phương pháp ra quyết định 83 3.1.1. Ra quyết định cá nhân 83 4
3.1.2. Ra quyết định có tham vấn 84 3.1.3. Ra quyết định theo nhóm 84 3.2. Các phong cách ra quyết định 85 4. Nâng cao hiệu quả quyết định quản trị 86 4.1. Những phẩm chất cá nhân cần cho quyết định hiệu quả 86 4.2. Tổ chức thực hiện các quyết định 88 4.3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quyết định quản trị 91 Chương 5: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 94 1. Khái niệm, vai trò của hoạch định 94 1.1. Khái niệm 94 1.2. Vai trò của hoạch định 95 1.3. Phân loại hoạch định 96 1.4. Tiến trình cơ bản của hoạch định 96 2. Mục tiêu - Nền tảng của hoạch định 99 2.1. Khái niệm 99 2.2. Yêu cầu của mục tiêu 100 2.3. Vai trò của mục tiêu 101 2.4. Quản trị theo mục tiêu (MBO) 101 3. Hoạch định chiến lược 103 3.1. Khái niệm 103 3.2. Phân loại hoạch định chiến lược 104 3.3. Các bước hoạch định chiến lược 107 3.4. Các công cụ để hoạch định chiến lược trong doanh nghiệp 112 4. Hoạch định tác nghiệp 116 4.1. Khái niệm 116 4.2. Các bước hoạch định tác nghiệp 117 Chương 6: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 120 1. Khái niệm và nguyên tắc của công tác tổ chức 120 1.1. Khái niệm 120 1.2. Tầm quan trọng và mục tiêu của chức năng tổ chức 122 1.3. Các nguyên tắc của tổ chức quản trị 123 1.4. Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức quản trị 123 2. Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 123 2.1. Tầm hạn quản trị 123 2.2. Quyền hành trong quản trị 126 2.3. Phân cấp quản trị 127 3. Xây dựng cơ cấu tổ chức 129 3.1. Khái niệm 129 5
3.2. Các yêu cầu để hình thành các bộ phận trong tổ chức 130 3.3. Các cơ cấu tổ chức phổ biến 132 Chương 7: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 140 1. Khái niệm và vai trò của chức năng lãnh đạo 140 1.1. Khái niệm 140 1.2. Vai trò 141 2. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên 141 2.1. Hoạch định nguồn nhân sự 141 2.2. Tuyển dụng nhân sự 144 2.3. Đào tạo nhân viên 146 3. Lãnh đạo và động viên 149 3.1. Động viên tinh thần làm việc của nhân viên 149 3.1.1. Động viên bằng yếu tố tinh thần 150 3.1.2. Động viên bằng yếu tố vật chất 150 3.1.3. Các lý thuyết động viên 152 3.2. Các phong cách lãnh đạo 156 4. Thông tin trong quản trị 156 4.1. Khái niệm về thông tin 156 4.2. Những hình thức thông tin trong tổ chức 157 4.3. Vai trò của thông tin trong tổ chức 158 4.4. Những trở ngại trong thông tin 160 4.5. Khắc phục những trở ngại 160 5. Quản trị khi có biến động thay đổi 161 5.1. Những yếu tố gây xung đột, biến động trong tổ chức 161 5.2. Cách quản trị và giảm trừ xung đột, biến động. 162 Chương 8: CHỨC NĂNG KIỂM TRA 165 1. Khái niệm, mục đích của kiểm soát 165 1.1. Khái niệm 165 1.2. Mục đích 166 1.3. Nguyên tắc kiểm soát 167 2. Các bước cơ bản của quá trình kiểm soát 168 3. Các hình thức kiểm soát 170 3.1. Kiểm soát dự phòng 170 3.2. Kiểm soát hiện hành 170 3.3. Kiểm soát thông tin phản hồi 171 3.5. Những điểm cần lưu ý trong quá trình kiểm soát 171 Tài liệu tham khảo 174 6
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Quản trị học Mã môn học: MH08KX5340119 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: - Vị trí: Học trong học kỳ 2 - Tính chất: Môn học Quản trị học là môn học cơ sở ngành bắt buộc - Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức:  Trình bày được một số khái niệm cơ bản: tổ chức, quản trị, nhà quản trị, cấp bậc quản trị và sự cần thiết của quản trị trong các tổ chức.  Hiểu và có khả năng vận hành, quản trị một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thông qua các chức năng quản trị.  Biết được các kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị và những vai trò cơ bản của nhà quản trị trong một tổ chức.  Phân tích được ảnh hưởng của môi trường đến hoạt động của tổ chức.  Tự phân tích được các tình huống quản trị và ra quyết định để giải quyết tình huống - Về kỹ năng:  Thực hiện được các kỹ năng làm việc nhóm, điều hành và tự quản;  Hình thành kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm cũng như kỹ năng lãnh đạo;  Hoàn thiện và nâng cao công việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát, kiểm tra;  Vận dụng được các kỹ năng trong việc ra quyết định, phân tích, tổng hợp và đánh giá vấn đề. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:  Có ý thức tích cực, chủ động trong quá trình học tập.  Có ý thức tổ chức kỷ luật và tác phong công nghiệp, nghiêm túc, trung thực, nhanh nhẹn, hoạt bát, ứng phó nhanh với công việc. Nội dung của môn học 7
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Mã chương: MH09 - 01 Giới thiệu: Từ xưa đến nay, tất cả các tổ chức nói chung, dù hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào: kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa … đều tồn tại các hoạt động quản trị. Chẳng hạn, các tổ chức đều phải xác định xem mình muốn đạt được điều gì trước mắt và tương lai, để đạt được những kết quả mong muốn đó cần phải có những kế hoạch gì và lập kế hoạch ra sao, để thực hiện những kế hoạch này cần phải có bộ máy, con người và xác định trách nhiệm, quyền hạn của những con người đó… Những hoạt động như vậy ta gọi là hoạt động quản trị. Mục tiêu: Sau khi nghiên cứu chương này, bạn sẽ hiểu: - Các định nghĩa về quản trị; - Nhà quản trị là ai, công việc của nhà quản trị là gì, vai trò của nhà quản trị như thế nào đối với tất cả các hoạt động và mục tiêu của tổ chức; - Tại sao quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Nội dung chính: 1. Khái niệm và chức năng quản trị: 1.1. Khái niệm về quản trị: Quản trị (Administration) là từ thường được dùng phổ biến trong nhiều sách giáo khoa và nhiều tài liệu khác. Thuật ngữ quản trị dùng ở đây có nghĩa là một phương thức hoạt động hướng đến mục tiêu được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua những người khác. Hoạt động quản trị là những hoạt động tất yếu phát sinh khi con người kết hợp với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu. Trong bộ tư bản, Mác có đưa ra một hình ảnh về hoạt động quản trị, đó là hoạt động của con người chỉ huy dàn nhạc, người này không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng. Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể tạm giải thích như sau: - Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn. Ví dụ: Cha mẹ bắt đứa bé phải làm theo một kế hoạch do mình định ra; sáng phải đi học, buổi trưa nghỉ ngơi, buổi chiều học bài, trước khi đi phải thưa về phải chào,… Đó là cái khuôn mẫu chúng phải thực hiện chứ không để đối tượng tự do hoạt động một cách tùy thích. 8
- Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành. Nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có mà người ta gọi là mục tiêu. Ngày nay, về nội dung, thuật ngữ quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau, sau đây là một vài cách hiểu: - Theo GS. H.Koontz “ Quản trị là một hoạt động tất yếu; nó đảm bảo phối hợp những nổ lực cá nhân nhằm đạt được những mục đích của nhóm (tổ chức). Mục tiêu của quản lý là nhằm làm con người có thể đạt được các mục tiêu của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn của cá nhân ít nhất”. - Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet, một triết gia quản trị hàng đầu, thì: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác. Định nghĩa này đã đưa ra cách thức tiến hành các hoạt động quản trị thông qua người khác, quản trị là hoạt động có mục đích và mang tính tập thể. - Theo GS. Vũ Thế Phú: “Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của một tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn”. Từ các khái niệm trên, chúng ta có thể nhận xét: - Phương thức quản trị: là các hoạt động cơ bản hay là những chức năng quản trị mà nhà quản trị sử dụng để tác động vào các lĩnh vực quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức, nó bao gồm các chức năng như hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. - Con người: nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động thì không có hoạt động quản trị, lúc này hoạt động của họ hoàn toàn mang tính cá nhân, phục vụ cho lợi ích cá nhân chứ không cho một tổ chức nào và cũng không có ai sẽ quản trị ai. Vậy, hoạt động quản trị xảy ra chỉ khi: + Có một số người kết hợp với nhau thành một tổ chức (điều kiện cần). + Do tính cần thiết của hoạt động quản trị (điều kiện đủ). Vì nếu không có điều kiện này, mọi người trong tổ chức sẽ không biết làm gì, khi nào sẽ làm và làm như thế nào…, từ đó sẽ tạo ra tình trạng lộn xộn, giống như hai người cùng chèo một chiếc thuyền, thay vì phải chèo về một hướng thì hai người lại chèo hai 9
hướng khác nhau. Những hoạt động khiến hai người cùng chèo một chiếc thuyền đi về một hướng chính là những hoạt động quản trị. - Tổ chức: là một thực thể có mục đích riêng, có những thành viên và có một cơ cấu có tính hệ thống (ví dụ như: doanh nghiệp, trường học, bệnh viện…). Tất cả các tổ chức đều có ba đặc tính chung: + Tổ chức phải có mục đích: đó là mục tiêu hay hệ thống các mục tiêu. Mục tiêu là những kết quả mong đợi sẽ đạt được sau một thời gian nhất định. + Tổ chức phải gồm nhiều thành viên, nhiều bộ phận cấu thành, tổ chức không thể là một người, một cá nhân nào đó. + Tổ chức phải có một cơ cấu mang tính hệ thống: Có nghĩa là tổ chức phải có sự sắp xếp, phân công lao động, quy định quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận nhằm thực hiện các mục tiêu chung cho cả tổ chức của mình. Thực vậy, quản trị thực chất là một quá trình tác động mà quá trình đó không phải ngẫu nhiên mà được tiến hành một cách có tổ chức và có chủ đích của chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục nhằm làm cho các hoạt động của tập thể (tổ chức) mang lại kết quả cao nhất với chi phí thấp nhất, thỏa mãn ngày càng nhiều hơn nhu cầu về vật chất và tinh thần của cả cộng đồng. 1.2. Hiệu quả của quản trị: Trong hoạt động quản trị, có hai khái niệm cần được quan tâm và hiểu đúng, đó là khái niệm hiệu quả và hiệu suất. Một hoạt động quản trị được coi là thành công khi đạt được cả hiệu quả và hiệu suất. Hiệu quả (Effectiveness) là khái niệm để chỉ việc hoàn thành đúng việc và tạo ra nhiều giá trị nhất so với mục tiêu đề ra. Có thể nói rằng, chỉ khi nào quan tâm đến hiệu quả thì con người mới quan tâm đến hoạt động quản trị. Nói cách khác, lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là vì muốn có hiệu quả. Như vậy, hiệu quả quản trị trước hết ta cần hiểu chính là làm đúng việc (Do the right things). Đây là vấn đề rất quan trọng, bởi vì làm đúng việc (xác định và thực hiện việc đúng) sẽ đưa tổ chức đi đúng hướng. Hay nói cách khác, các tổ chức sẽ đạt được hiệu quả hơn khi các nhà quản trị chọn được mục tiêu đúng và hoàn thành chúng. Từ đây, ta có khái niệm: “Hiệu quả chính là phép so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đúng đắn đã đặt ra”. 10
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC HIỆU QUẢ = MỤC TIÊU Trong thực tế, hoạt động quản trị có hiệu quả khi: - Giảm thiểu chi phí đầu vào mà vẫn giữ nguyên sản lượng ở đầu ra. - Hoặc giữ nguyên các yếu tố đầu vào trong khi sản lượng đầu ra nhiều hơn. - Hoặc vừa giảm được các chi phí đầu vào, vừa tăng sản lượng ở đầu ra. Hiệu quả tỉ lệ thuận với kết quả đạt được nhưng lại tỉ lệ nghịch với chi phí bỏ ra. Càng ít tốn kém các nguồn lực thì hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao. Hoạt động quản trị trong đơn vị kinh doanh và đơn vị hành chính có những khác biệt nhất định về mục tiêu. Đối với các đơn vị kinh doanh, thường lợi nhuận được dùng để đo lường thành quả. Còn đối với các đơn vị hành chính, các tổ chức phi lợi nhuận thì thành quả hoạt động thường được xem xét tùy theo mục tiêu, sứ mệnh của đơn vị đó. Hiệu suất (Effciency) là khái niệm để chỉ sự hoàn thành mục tiêu công việc đặt ra với chi phí là thấp nhất có thể. Hiệu suất đo lường các nguồn lực được sử dụng tốt như thế nào để đạt đến một mục tiêu. Có thể hiểu đó chính là sự so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra trong quá trình thực hiện một mục tiêu nào đó. Hiệu suất càng cao khi tỷ lệ giữa kết quả đạt được trên chi phí bỏ ra càng lớn KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC HIỆU SUẤT = CHI PHÍ Hiệu suất là một phần vô cùng quan trọng của quản trị. Nó đề cập đến mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. Nếu bạn có thể tạo được nhiều sản phẩm đầu ra hơn từ cùng lượng đầu vào cho trước thì bạn đã tăng được hiệu suất. Hoặc tương tự, nếu bạn có thể tạo ra số sản phẩm đầu ra tương đương nhưng với lượng đầu vào ít hơn thì cũng có nghĩa là bạn đã tăng được hiệu suất. Bởi vì các nhà quản trị phải điều hành công việc với nguồn lực giới hạn, chủ yếu gồm nhân lực, tài chính và trang thiết bị, cho nên họ luôn quan tâm đến việc sử dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả nhất. Vì thế họ luôn quan tâm đến việc cắt giảm chi phí tối đa. Từ góc nhìn này ta có thể hiểu hiệu suất chỉ có được khi chúng ta “làm việc đúng cách, đúng phương pháp (Do the things right)”. Vì vậy, cần chọn đúng cách thức tiến hành công việc. Khi đứng trước nhiều phương án, nhà quản trị phải 11
so sánh lợi ích và chi phí của từng phương án, cân nhắc kỹ để chọn được cách giải quyết đạt được kết quả cao mà phí tổn là thấp nhất. Trong thực tế, hoạt động quản trị có hiệu quả thực sự khi ta đã chọn đúng việc để làm và chọn đúng cách làm để tăng hiệu suất. Có thế áp dụng các cách sau đây để gia tăng hiệu suất: - Giảm thiểu chi phí các nguồn lực ở đâu vào mà vẫn giữ nguyên sản lượng ở đầu ra. - Giữ nguyên các yếu tố đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra. - Vừa giảm được các chi phí ở đầu vào, vừa tăng sản lượng ở đầu ra. Ví dụ: Sau giờ làm việc, anh A muốn đi đến nhà hàng X để ăn tối. Quãng đường từ công ty anh A làm việc tới nhà hàng X có thể đi bằng xe buýt (thời gian 20 phút, giá vé xe buýt là 4 ngàn đồng), hoặc đi bằng xe taxi (thời gian cũng tương đương nhưng tiền taxi tốn kém hơn là 40 ngàn đồng). Anh A đã chọn đi xe buýt và kết quả là tới được nhà hàng X. Như vậy, so với mục tiêu ban đầu đã đề ra (đến nhà hàng X để ăn tối), anh A đã đạt được, tức là đã đạt được hiệu quả; so với chi phí và thời gian giữa đi bằng xe buýt và xe taxi, anh A đã được hiệu suất. 1.3. Các chức năng quản trị Để quản trị, các nhà quản trị phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Những loại công việc này được gọi là chức năng quản trị. Như vậy, các chức năng quản trị là những công việc quản trị khác nhau mà các nhà quản trị phải thực hiện trong quá trình quản trị một tổ chức. Nhìn chung quản trị có bốn chức năng: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. - Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị. Nhà quản lý ở các vị trí khác nhau trong hệ thống cấp bậc của tổ chức đều phải hoạch định. Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém. 12
Trong khi nhà quản trị cấp cao chú trọng thiết lập các mục tiêu tổng thể và các chiến lược thì nhà quản trị bộ phận phải phát triển các kế hoạch hoạt động cho nhóm mình phụ trách nhằm tham gia vào việc thực hiện mục tiêu chung. Các nhà quản trị phải tạo ra các mục tiêu trong mối liên kết nỗ lực để thực hiện mục tiêu tổng thể của tổ chức. Hơn nữa họ phải đưa ra các kế hoạch để quản lý và liên kết các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. - Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức. Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt. Thiết lập văn hoá tổ chức và quản trị nguồn nhân lực cũng là nội dung chính của chức năng tổ chức. Điều quan trọng nhất của công tác tổ chức là phải thiết kế được một mô hình tổ chức cho phù hợp với chiến lược và mục tiêu hoạt động nhằm đáp ứng những thay đổi của môi trường kinh doanh. - Chức năng lãnh đạo: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức. Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau, nhà quản trị phải có khả năng lãnh đạo các thành viên trong nhóm, trong tổ chức nhằm hướng đến hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Để trở thành một nhà lãnh đạo có hiệu quả, nhà quản trị phải nắm bắt được khả năng của từng cá nhân, động cơ và hành vi của những người dưới quyền cũng như hành vi của nhóm, có khả năng thúc đẩy nhân viên và giao tiếp hiệu quả, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng được sức ì của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.. Trong môi trường kinh doanh ngày nay, nhà quản trị hiệu quả phải có khả năng nhìn xa trông rộng, một khả năng nhìn tới tương lai. Thông qua lãnh đạo hiệu quả thì mục tiêu của tổ chức mới hoàn thành. 13
- Chức năng kiểm tra: Nhà quản trị là người khởi xướng trong việc điều hành tổ chức, cũng như tiến hành thực hiện chiến lược và kế hoạch hoạt động để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức. Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu có sai lệch. Kiểm tra là một chức năng vô cùng quan trọng trong tiến trình quản lý bởi nó cung cấp một phương pháp đảm bảo chắc chắn rằng tổ chức đang đi đúng hướng trong nỗ lực đạt đến mục tiêu. Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng trong cơ quan, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp. Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng,… nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau. Nhưng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất. Sự khác biệt này sẽ được chỉ ra ở phần sau, khi chúng ta xem xét các cấp bậc quản trị. 1.4. Tính phổ biến của quản trị Ta thấy tính phổ biến của quản trị được thể hiện qua các khía cạnh sau: - Thứ nhất, khái niệm quản trị có tính phổ biến cho tất cả các loại hình tổ chức, cho mọi lĩnh vực. Trong tất cả các tổ chức và lĩnh vực đó, các nhà quản trị đều thực hiện các chức năng giống nhau là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Trong thực tiễn,việc các nhà quản trị thường xuyên chuyển đổi giữa khu vực quản lý Nhà nước và sản xuất kinh doanh là một minh chứng (ví dụ một giám đốc Công ty xây dựng có thể điều chuyển làm lãnh đạo Sở xây dựng…) - Thứ hai, tính phổ biến quản trị còn thể hiện ở mối quan hệ giữa khả năng quản trị và khả năng chuyên môn. Cấp quản trị càng cao thì khả năng quản trị càng lấn dần khả năng chuyên môn, có nghĩa là cấp quản trị càng cao thì nhà quản trị càng phải thực hiện những công việc đặc trưng của quản trị như hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra và càng ít tham gia vào những vấn đề mang tính kỹ 14
thuật chuyên môn hằng ngày (ví dụ một giám đốc không thể tham gia trực tiếp vào công việc kế toán như một kế toán trưởng…). Tính phổ biến này được minh hoạ ở hình 1.1 sau: Cấp cao Kỹ năng quản trị Trung gian Kỹ năng chuyên môn Cấp thấp Hình 1.1: Quan hệ giữa kỹ năng quản trị và cấp bậc quản trị Chính do tính phổ biến thứ hai này mà các nhà quản trị cấp cao dễ thuyên chuyển từ tổ chức này, lĩnh vực này sang tổ chức khác, lĩnh vực khác do năng lực quản trị cấp cao gần giống nhau (như ví dụ giám đốc công ty xây dựng nói trên). Ngược lại, nhà quản trị cấp càng thấp thì rất khó chuyển đổi, vì cấp càng thấp sẽ sử dụng khả năng chuyên môn càng nhiều, ví dụ một quản đốc điều hành phân xưởng sản xuất đế trong một công ty giày khó mà chuyển sang làm một trưởng phòng phụ trách sản xuất kinh doanh hoặc qua một công ty trái ngành nghề khác. - Thứ ba, tính phổ biến quản trị còn thể hiện ở tỷ lệ thời gian dành cho mỗi chức năng theo cấp bậc quản trị. Cấp càng cao thì thường sử dụng chức năng hoạch định nhiều hơn, có nghĩa là họ thường xuyên chú trọng vào công tác xây dựng chiến lược hành động và phát triển cho tổ chức. Trong khi đó cấp càng thấp thì thường sử dụng chức năng điều khiển nhiều hơn, bởi vì họ thường có nhiệm vụ hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển các thành viên dưới quyền trong các công việc thường ngày và bản thân họ cũng làm các công việc chuyên môn cụ thể như những người cấp dưới. 15
Hình 1.2: Tỷ lệ thời gian dành cho các chức năng quản trị theo cấp bậc 2. Nhà quản trị: 2.1. Khái niệm: Họ là những người điều khiển công việc của người khác. Nhà quản trị là người tổ chức và thực hiện hoạt động quản trị. Nhà quản trị là những người thực hiện việc ra các kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát việc phân bố nguồn lực con người, tài chính. Từ đó, nhà quản trị giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Nhà quản trị là người hoàn thành mục tiêu thông qua những người khác. Nhà quản trị cần hoàn thành nhiệm vụ mà sử dụng ít nguồn lực nhất có thể. Những nguồn lực mà nhà quản trị có thể sử dụng bao gồm: con người, tài chính, thông tin, cơ sở vật chất. Vị trí của họ ở trong công ty rất đa dạng, tùy vào phạm vi và trách nhiệm phụ trách. Họ có thể là một giám đốc điều hành, trưởng phòng hay quản đốc… 2.2. Các cấp bậc quản trị - Quản trị viên cấp cao: Đây là các nhà quản trị nằm ở đỉnh quyền lực. Họ có cấp bậc cao nhất trong các nhà quản trị. Quản trị viên cấp cao là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước kết quả của tổ chức. Quản trị viên cấp cao là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo nhân viên. Họ sẽ tạo ra các mục tiêu, phương hướng, chiến lược cho tổ chức. Vị trí của các quản trị viên cấp cao là: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc… - Quản trị viên cấp trung gian: Họ là người nhận chỉ huy từ các quản trị viên cao cấp và đứng ra chỉ huy các quản trị viên cấp cơ sở. Công việc của quản trị viên cấp trung gian là nhận chiến lược, kế hoạch từ các quản trị viên cấp cao. 16
Sau đó, họ sẽ triển khai thành các mục tiêu cụ thể cho các quản trị viên cơ sở thi hành. Quản trị viên cấp trung gian cần xác định rõ hàng hóa, dịch vụ cần được sản xuất, đưa hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng bằng cách nào… Họ sẽ là người phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất để tổ chức vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa đạt hiệu quả cao. Vị trí của các quản trị viên cấp trung gian: Quản đốc, trưởng phòng, trưởng khoa… - Quản trị viên cấp cơ sở: Đây là những nhà quản trị có vị trí thấp nhất về quyền lực. Nhà quản trị cấp cơ sở là người trực tiếp làm việc với hàng hóa, dịch vụ của công ty. Họ nhận lệnh từ các quản trị viên cấp trung gian. Họ cần trực tiếp hướng dẫn, đốc thúc các nhân viên trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu chung. Vị trí thường thấy: tổ trưởng, trưởng bộ phận, đốc công… Hình 1.3: Các cấp bậc quản trị và nhiệm vụ của các cấp bậc quản trị 2.3. Vai trò của nhà quản trị Theo một nghiên cứu chuyên sâu của Henry Mintzberg, nhà quản trị có ba vai trò chính: giao tiếp nhân sự, thông tin và ra quyết định. Vai trò giao tiếp nhân sự: Vai trò đầu tiên mà Mintzberg đề cập đến là sự giao tiếp nhân sự. Vai trò này gia tăng từ nhà quản trị cấp cơ sở đến nhà quản trị cấp cao. Giao tiếp nhân sự đề cập đến quan hệ giữa nhà quản trị với các thành viên trong và ngoài tổ chức. 17
Ba vai trò của giao tiếp nhân sự của nhà quản trị phải là người đại diện, nhà lãnh đạo và người tạo ra các mối quan hệ. - Vai trò người đại diện: Với tư cách là người trưởng bộ phận, nhà quản trị phải thực hiện các trọng trách tiếp cận với các giới hữu quan để tìm kiếm các cơ hội của thương trường nhằm thúc đẩy sự thành đạt của tổ chức trong tương lai. Vì vậy, nhà quản trị phải là người đại diện tổ chức để tiếp xúc với các tổ chức bên ngoài, họ có thể tham gia vào các hoạt động xã hội, các sự kiện xã hội. Để làm được điều đó, nhà quản trị phải có vai trò của người đại diện chính thức của tổ chức. - Vai trò người lãnh đạo: Vì nhà quản trị có trách nhiệm lớn đối với những thành công hay thất bại của các bộ phận, tổ chức, họ có vai trò của nhà lãnh đạo trong công việc của nhóm. Trong lĩnh vực này, nhà quản trị phải có khả năng làm việc và thông qua người khác để đạt được mục tiêu của tổ chức. - Vai trò tạo ra các mối quan hệ: Cuối cùng, nhà quản trị phải là người giải quyết các mối quan hệ nảy sinh trong tổ chức. Họ hoạt động như chiếc cầu nối công việc giữa các cá nhân và giữa các nhóm trong tổ chức, cũng như trong việc phát triển các mối quan hệ thân thiết với bên ngoài công ty. Nhà quản trị phải là người vững vàng chính kiến, quan tâm đến việc giải quyết các mối quan hệ bên trong và ngoài tổ chức. Vai trò thông tin: Vai trò thứ hai của nhà quản trị mà Mintzberg đề cập đến là vai trò thông tin. Với vai trò này, nhà quản trị phải có trách nhiệm đảm bảo luồng thông tin đầy đủ và chính xác để các cá nhân trong tổ chức có thể hoàn thành công việc của họ một cách hiệu quả. Thông qua trách nhiệm quản lý này, nhà quản trị trở thành trung tâm thông tin của các bộ phận và là đầu mối liên lạc cho các nhóm khác trong tổ chức. Mọi người đều ở trong một cơ cấu quản lý của tổ chức mà người cung cấp và khởi xướng thông tin cho việc hoàn thành công việc của tổ chức chính là nhà quản trị. - Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Với cương vị của người thu thập và kiểm tra thông tin, nhà quản trị phải là người thường xuyên theo dõi những tác động của môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức để có được những thông tin hữu hiệu. Nhà quản trị phải thiết lập được các kênh thu thập thông tin hữu hiệu, tìm kiếm thông tin từ những người cộng tác và có thể tiếp nhận thông tin phi 18