Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:65

Thêm vào BST

Báo xấu

30
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) là công cụ tham khảo giảng dạy của giáo viên liên quan tới các loại văn bản giấy tờ thông dụng cũng như phương pháp soạn thảo các văn bản giấy tờ. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: viết các loại giấy tờ, biểu mẫu; soạn thảo công văn hành chính; soạn thảo quyết định;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN 2 NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và nhu cầu trong công tác giảng dạy trong công tác đào tạo các cán bộ văn thư, văn phòng. Giáo trình soạn thảo văn bản 2 ra đời nhằm bổ sung thêm kiến thức cho học sinh - sinh viên, là công cụ tham khảo giảng dạy của giáo viên liên quan tới các loại văn bản giấy tờ thông dụng cũng như phương pháp soạn thảo các văn bản giấy tờ này. Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành Văn thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 25 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 2
MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................... 2 BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU ................................................ 7 1. Giấy mời ................................................................................................................ 7 1.1. Khái niệm ............................................................................................................ 7 1.2. Phương pháp soạn thảo ....................................................................................... 7 1.3. Thực hành soạn thảo giấy mời họp ..................................................................... 8 2. Giấy giới thiệu....................................................................................................... 9 2.1. Khái niệm ............................................................................................................ 9 2.2. Phương pháp soạn thảo ....................................................................................... 9 2.3. Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu ................................................................. 10 3. Giấy đi đường ..................................................................................................... 11 3.1. Khái niệm .......................................................................................................... 11 3.2. Phương pháp soạn thảo ..................................................................................... 11 3.3. Thực hành soạn thảo giấy đi đường .................................................................. 13 4. Phiếu gửi .............................................................................................................. 13 4.1. Khái niệm .......................................................................................................... 13 4.3. Thực hành soạn thảo phiếu gửi ......................................................................... 15 5. Phiếu giải quyết văn bản đến ............................................................................ 15 5.1. Khái niệm .......................................................................................................... 15 5.2. Phương pháp soạn thảo ..................................................................................... 15 5.3. Thực hành soạn thảo ......................................................................................... 16 BÀI 2: SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH ........................................... 17 1. Soạn thảo công văn mời họp ............................................................................. 17 1.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 17 1.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 17 2. Soạn thảo công văn trả lời ................................................................................. 20 2.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 20 3
2.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 20 3. Soạn thảo công văn hướng dẫn ......................................................................... 22 3.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 22 3.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 22 4. Soạn thảo công văn đề nghị ............................................................................... 25 4.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 25 4.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 25 5. Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch............................................................. 29 5.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 29 5.2. Soạn thảo .......................................................................................................... 29 BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH ................................................................... 32 1. Soạn thảo quyết định về nhân sự ...................................................................... 32 1.1. Soạn thảo quyết định tuyển dụng nhân sự ....................................................... 32 1.2. Soạn thảo quyết định nâng bậc lương ............................................................... 37 1.3. Soạn thảo quyết định đề bạt, bổ nhiệm ............................................................ 44 2. Soạn thảo quyết định về tổ chức ...................................................................... 49 2.1. Soạn thảo quyết định thành lập các Hội đồng, Ban tư vấn giúp việc .............. 49 2.2. Soạn thảo quyết định thành lập các đoàn thanh, kiểm tra. ................................ 55 3. Soạn thảo quyết định về thi đua, khen thưởng ............................................... 60 3.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 60 3.2. Soạn thảo văn bản ............................................................................................. 61 BÀI 4: SOẠN THẢO KẾ HOẠCH, BÁO CÁO, GHI BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG .................................................................................................................................. 66 1. Soạn thảo kế hoạch............................................................................................. 66 1.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 66 1.2. Soạn thảo văn bản kế hoạch .............................................................................. 66 2. Soạn thảo báo cáo ............................................................................................... 69 2.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 69 2.2. Soạn thảo văn bản báo cáo ................................................................................ 69 3. Ghi biên bản ........................................................................................................ 71 4
3.1. Phương pháp ghi ............................................................................................... 71 3.2. Soạn thảo văn bản ............................................................................................. 73 4. Soạn thảo hợp đồng ............................................................................................ 80 4.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 80 4.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 90 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN ............ 99 1. Thu thập thông tin.............................................................................................. 99 2. Viết đề cương .................................................................................................... 100 3. Soạn bản thảo quy chế ..................................................................................... 101 4. Xin ý kiến .......................................................................................................... 105 5. Tổ chức hội thảo ............................................................................................... 105 6. Hoàn thiện bản thảo ......................................................................................... 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 107 5
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN 2 Mã mô đun: MĐ18 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của của mô đun: - Vị trí: Mô đun rèn kỹ năng quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mô đun đào tạo này được thực hiện khi đã học các môn: Soạn thảo văn bản 1, Tiếng Việt thực hành và học trước môn học Quản lý văn bản đến, văn bản đi, được bố trí học vào kỳ 2 năm thứ nhất - Tính chất của mô đun: Là mô đun chuyên môn - Ý nghĩa và vai trò của của mô đun: Là mô đun quan trọng trong ngành văn thư hành chính. Học xong mô đun học sinh có thể nhận biết được văn bản, rèn luyện được các kỹ năng trong quá trình soạn thảo để phục vụ công việc. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đúng các bước trong soạn thảo văn bản + Soạn thảo đựơc quy chế quản lý công tác văn thư cơ quan. + Soạn thảo được quyết định cá biệt, công văn trả lời, thông báo và ghi được biên bản hội nghị. - Về kỹ năng: + Xác định chính xác các thông tin cần thu thập khi soạn thảo văn bản. + Viết thành thạo các loại giấy tờ biểu mẫu. + Kiểm tra phát hiện các trường hợp văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:Thể hiện tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ, nghiêm túc và gọn gàng trong quá trình học tập thực hành. Nội dung mô đun: Bài 1: Viết các loại giấy tờ, biểu mẫu Bài 2: Soạn thảo công văn hành chính Bài 3: Soạn thảo quyết định Bài 4: Soạn thảo kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng Bài 5: Soạn thảo quy chế công tác văn thư cơ quan. 6
BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU Mã bài: MĐ18.01 Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, phương pháp soạn thảo văn bản - Soạn thảo được các loại giấy tờ, biểu mẫu - Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc. Nội dung chính: 1. Giấy mời 1.1. Khái niệm Là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một hoạt động (dự họp, hội nghị, hội thảo...) nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan để giải quyết một vấn đề có liên quan. Trong thực tiễn, nội dung của giấy mời ở một số tình huống cũng có ý nghĩa như công văn mời họp, do đó người viết cần tùy vào hoàn cảnh cụ thể mà lựa chọn hình thức cho thích hợp. 1.2. Phương pháp soạn thảo 7
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /GM- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY MỜI ………….. (5)……………… ....................................(2) ...................... trân trọng kính mời: Ông (bà) ......................................(6) ..................................................... Tới dự ..........................................(7) ..................................................... ...................................................... .......................................................... Thời gian: ..................................... .......................................................... Địa điểm ...................................... .......................................................... ...................................................... .......................................................... ......................................................./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - …………; - ……………; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, …. (8) A.xx (9) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung cuộc họp. (6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời. (7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v… (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). 1.3. Thực hành soạn thảo giấy mời họp Bài 1: Sưu tầm các loại giấy mời mà em biết (ít nhất 3 loại). Nêu ra sự giống và khác nhau của các văn bản giấy mời. 8
Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy mời họp của cơ quan, tổ chức; Giấy mời học sinh lên nhận thưởng; Giấy mời họp phụ huynh. 2. Giấy giới thiệu 2.1. Khái niệm Là văn bản cấp cho học sinh sinh viên, cán bộ, nhân viên cơ quan…khi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng. - Giấy giới thiệu đã được tiêu chuẩn hóa và thường được in thành từng tập (dạng ấn phẩm), cơ quan khi cần có thể mua hoặc chế bản, sao chụp đóng thành quyển. - Giấy giới thiệu do văn thư cơ quan quản lý và sử dụng theo nhu cầu, việc viết giấy giới thiệu cần được tiến hành theo quy trình: + Người xin giấy giới thiệu cần cung cấp các thông tin cần thiết để cán bộ văn thư ghi vào giấy giới thiệu. + Cán bộ văn thư trình ký theo quy định  Giấy giới thiệu cấp cho cán bộ chuyên môn, trình trưởng phòng hành chính hoặc Chánh văn phòng ký theo thể thức thừa lệnh.  Giấy giới thiệu cấp cho cán bộ giữ cương vị lãnh đạo, quản lý trong cơ quan hoặc cán bộ chuyên môn được cử đi làm nhiệm vụ hoặc đặc biệt thì trình thủ trưởng ký. - Yêu cầu khi viết giấy giới thiệu: + Đủ các thông tin cần thiết + Đúng: Đúng thông tin, đúng chính tả, tủ, câu, đẹp theo mẫu. 2.2. Phương pháp soạn thảo 9
Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /GGT- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY GIỚI THIỆU ....................................(2) ...................... trân trọng giới thiệu: Ông (bà) .......................................(5) ..................................................... Chức vụ: ....................................... .......................................................... Được cử đến: ................................(6) ..................................................... Về việc:......................................... .......................................................... ...................................................... .......................................................... Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ. Giấy này có giá trị đến hết ngày.............................................. ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT. (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu). (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu. (6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc. 2.3. Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu Bài 1: Sưu tầm một số mẫu giấy giới thiệu của các cơ quan, tổ chức (ít nhất 3 mẫu). Tìm ra sự khác nhau, lỗi sai giữa các mẫu. Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu đi thực tế của học sinh tại trường Cao đẳng nghề CĐXD Việt Xô. Bài 3: Soạn thảo giấy giới thiệu nhập học, chuyển trường. 10
Bài 4: Soạn thảo giấy giới thiệu sinh viên đi thực tập của trường cao đẳng nghề CĐXD Việt Xô. 3. Giấy đi đường 3.1. Khái niệm Là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên khi được cử đi công tác, dùng để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác. Người được cấp giấy giới thiệu phải xin chữ ký và con dấu của quan và ngày giờ đến, đi. 3.2. Phương pháp soạn thảo Soạn thảo văn bản theo mẫu: 11
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /GĐĐ- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY ĐI ĐƯỜNG Cấp cho ông (bà): .......(5) ....................................................................... Chức vụ: ....................................... .......................................................... Nơi được cử đến công tác: ........... .......................................................... Giấy này có giá trị hết ngày: ....... QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Xác nhận Độ dài của cơ Ngày Phương chặng Thời gian ở Nơi đi và đến quan (tổ tháng tiện đường nơi đến chức) nơi (Km) đi, đến Đi …………. Đến……….. Đi …………. Đến……….. Đi …………. Đến……….. Đi …………. Đến……….. - Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ - Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ - Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé xe…… đ = ……………. đ 12
- Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ 1. Phụ cấp đi đường:...................................................................................... đ 2. Phụ cấp lưu trú: ......................................................................................... đ Tổng cộng:..................................................................................................... đ NGƯỜI ĐI CÔNG PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN TÁC (Chữ ký, dấu) TRƯỞNG (Chữ ký) (Chữ ký) Họ và tên Họ và tên Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường. (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy. 3.3. Thực hành soạn thảo giấy đi đường Bài 1: Sưu tầm các mẫu văn bản giấy đi đường (3 bản). Sưu tầm mẫu văn bản trình bày sai mẫu và thể thức. Bài 2: Soạn thảo 1 văn bản giấy đi đường. 4. Phiếu gửi 4.1. Khái niệm Phiếu gửi là văn bản gửi kèm theo văn bản đi để cơ quan nhận được ký xác nhận và gửi trả lại cho cơ quan gửi. Phiếu gửi có tác dụng kiểm tra, kiểm soát gửi văn bản đi để phát hiện trường hợp thất lạc hoặc chậm trong quá trình chuyển giao. Phiếu gửi thường sử dụng trong những trường hợp văn bản đi có nội dung quan trọng hoặc cần giải quyết gấp. 4.2. Phương pháp soạn thảo - Soạn thảo văn bản theo mẫu: 13
Mẫu 1.18 – Phiếu gửi TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /PG- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… PHIẾU GỬI .................................. ....................................(2) …………………… gửi kèm theo phiếu này các văn bản, tài liệu sau: 1. .................................(5) ...................................................................... 2. ................................................... .......................................................... ...................................................... .......................................................... Sau khi nhận được, đề nghị ......... (6)……….. gửi lại phiếu này cho .... ...................................................... (2) ..................................................... ./. Nơi nhận: - …. (6)….; QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - …. (7)….; (Chữ ký, dấu) Họ và tên …. (8)…, ngày ….. tháng ….. năm …… Người nhận (Chữ ký) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi. (4) Địa danh 14
(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu gửi. (6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu. (7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại VT cơ quan, tổ chức để theo dõi. (8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu đóng trụ sở. 4.3. Thực hành soạn thảo phiếu gửi Bài 1: Thực hành trình bày mẫu phiếu gửi theo quy định vào vở. Bài 2: Hãy soạn thảo một phiếu gửi hoàn chỉnh. 5. Phiếu giải quyết văn bản đến 5.1. Khái niệm Phiếu giải quyết văn bản đến là văn bản dùng để lấy ý kiến của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị về việc giải quyết vấn đề trong văn bản gửi đến được các lãnh đạo ghi lại ý kiến chỉ đạo và gửi lại đơn vị hay cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản. 5.2. Phương pháp soạn thảo PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 1. Mẫu phiếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ………., ngày ..… tháng …. năm 20…. PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Số ký hiệu:……………Ngày:…………của……….. ………………………….. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4) 2. Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến. (2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia 15
phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết. (3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày, tháng, năm cho ý kiến. (4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./. 5.3. Thực hành soạn thảo Bài 1: Sưu tầm phiếu gửi tại các cơ quan, đơn vị đang hoạt động. Bài 2. Soạn thảo phiếu gửi văn bản đến. 16
BÀI 2: SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH Mã bài: MĐ18.02 Mục tiêu: - Trình bày được phương pháp soạn thảo công văn - Soạn thảo được công văn mời họp, công văn trả lời, công văn đề nghị, công văn trao đổi. - Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc. Nội dung chính: 1. Soạn thảo công văn mời họp 1.1. Thu thập thông tin Xác định những nội dung cần có trong bố cục văn bản: - Phần mở đầu: Nêu lí do, mục đích của cuộc họp, hội nghị - Phần nội dung: + Tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, hội nghị (nếu có) + Thành phần tham dự + Thời gian + Địa điểm + Ghi chú (nếu có) - Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu đến dự đúng giờ, hoặc mong sự có mặt của đại biểu. - Nếu không giới hạn thành phần thì kết thúc chỉ cần: Mong sự có mặt của các đại biểu đúng giờ. 1.2. Soạn thảo a. Mẫu văn bản công văn mời họp: - Mẫu 1: Công ty Luật DRAGON 17
CÔNG TY LUẬT DRAGON CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG LUẬT SƯ HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số ____/LSHN Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 20…… V/v mời họp(1) Kính gửi: …………………(2)………………………. Được sự đồng ý (cho phép) của ........ (3)……, Liên đoàn luật sư Hà Nội kính mời ông (bà) …… tham dự cuộc họp về: .......... (4) ............................ ................................................................................................................................. Thời gian: từ …… giờ ……, ngày …… tháng …… năm …… Địa điểm: ...................................................................................................... Đề nghị ông (bà) đến dự họp theo thời gian và địa điểm nêu trên. Nếu không tham dự được, đề nghị ông (bà) báo trước ……. giờ, ngày …… tháng …… năm …… theo địa chỉ ......................................................................... Trân trọng kính chào./. GIÁM ĐỐC Nơi nhận: (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) - ………………; - ………………; - Lưu: VT. Chú giải: * Mẫu công văn này sử dụng đối với trường hợp đối tượng được mời có ràng buộc trong nội bộ quản lý, khác với thư mời, được sử dụng đối với trường hợp đối tượng được mời không thuộc phạm vi quản lý nhưng có công việc liên quan. (1) Trích yếu: ghi “v/v mời họp”, không ghi nội dung họp, vì được nêu ở (4). (2) Tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời họp. (3) Căn cứ mời họp. 18
Mẫu 2: 19
b. Bài tập Bài tập 1: Soạn thảo công văn mời họp của Công ty TNHH Tôn Hoa Sen về việc mở chi nhánh cửa hàng ở TP Tam Điệp. Bài tập 2: Soạn thảo một công văn mời họp của UBND Phường, Xã. 2. Soạn thảo công văn trả lời 2.1. Thu thập thông tin Công văn trả lời: là công văn để đáp lại một văn bản đã hỏi nào đó về những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản.  Bố cục của công văn trả lời được trình bày như sau: + Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời, phúc đáp công văn số….ngày ….tháng …..năm…. của ..... về vấn đề. + Phần nội dung chính: Trả lời từng vấn đề mà cơ quan, đương sự yêu cầu. Nếu phần nào, vấn đề nào chưa trả lời được thì phải giải thích rõ vì sao và hẹn thời gian trả lời. + Phần kết thúc: Thường bằng một câu mang tính xã giao, lịch sự thể hiện sự quan tâm của người trả lời đối với người hỏi. 2.2. Soạn thảo a. Mẫu công văn trả lời 20