Giáo trình Soạn thảo văn bản - Nghề: Kế toán doanh nghiệp (Trung cấp) - CĐ Nghề Đà Lạt

Chia sẻ: Ochuong_999 Ochuong_999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:235

Thêm vào BST

Báo xấu

101
lượt xem 22
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Giáo trình Soạn thảo văn bản cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về nguyên tắc soạn thảo các văn bản trong doanh nghiệp, từ đó người học có thể vận dụng những kiến thức này để soạn thảo các văn bản trong kinh doanh theo đúng quy định, chuẩn mực.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Soạn thảo văn bản - Nghề: Kế toán doanh nghiệp (Trung cấp) - CĐ Nghề Đà Lạt

UBND TỈNH LÂM ĐỒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐNĐL ngày ………tháng.... năm…… của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Đà Lạt, năm 2017
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU Vài nét về xuất xứ giáo trình: Giáo trình này được viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt về việc triển khai xây dựng chương trình đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy nghề trình độ trung cấp. Quá trình biên soạn: Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu về quy trình soạn thảo văn bản trong kinh doanh, kết hợp với các thông tư hướng dẫn về nguyên tắc soạn thảo văn bản, giáo trình này được biên soạn có sự tham gia tích cực của các giáo viên có kinh nghiệm, cùng với những ý kiến đóng góp quý báu của các chuyên gia về lĩnh vực hành chính, văn bản. Mối quan hệ của tài liệu với chương trình, mô đun/môn học: Căn cứ vào chương trình đào tạo nghề Kế toán Doanh nghiệp cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về nguyên tắc soạn thảo các văn bản trong doanh nghiệp, từ đó người học có thể vận dụng những kiến thức này để soạn thảo các văn bản trong kinh doanh theo đúng quy định, chuẩn mực Cấu trúc chung của giáo trình soạn thảo văn bản gồm 5 chương: Chương 1: Khái quát chung về văn bản Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bản sao văn bản Chương 3: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày Quyết định, Biên bản, Tờ Trình, Báo cáo, Công văn hành chính. Chương 4: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày hợp đồng thương mại Chương 5: Thư thương mại Giáo trình được biên soạn trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị. Song chắc hẳn quá trình biên soạn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Ban biên soạn mong muốn và thực sự cảm ơn những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thầy cô đóng góp cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. Lâm Đồng, ngày……tháng……năm……… Chủ biên Đỗ Trịnh Hoài Dung
MỤC LỤC Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN ............................................. 1 1 Khái niệm văn bản. Phân loại văn bản, bản sao văn bản................................... 1 1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. ................ 1 1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản. ............................................................. 2 2 Phong cách ngôn ngữ hành chính, công vụ ...................................................... 7 2.1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ. ..................................................................... 7 2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ. ....................................................................... 8 2.3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ .............................. 8 3 Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính, công vụ..................... 11 3.1 Từ, ngữ trong văn bản hảnh chính – công vụ.................................................. 11 3.2 Câu trong văn bản hành – công vụ. ................................................................ 12 3.3 Đoạn văn và cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính – công vụ. ............. 13 3.4 Cấu trúc văn bản hành chính – công vụ. ......................................................... 14 4 Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản ...................................... 14 4.1 Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp. ................................................ 14 4.2 Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức quy định. ................................... 14 4.3 Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định. .............................. 15 4.4 Văn bản phải đảm bảo tính khả thi ................................................................. 15 4.5 Văn bản phải được trình bày theo phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ.15 5 Các bước soạn thảo và ban hành văn bản. ...................................................... 15 5.1 Bước chuẩn bị. ............................................................................................... 16 5.2 Bước làm dàn bài và đề cương. ...................................................................... 16 5.3 Bước viết thành văn. ...................................................................................... 16 5.4 Bước duyệt và ký văn bản. ............................................................................. 16 5.5 Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản. ......................................... 17 Chương 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, BẢN SAO VĂN BẢN ........................................................................................................... 18 1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản........................................................... 18 1.1 Quốc hiệu....................................................................................................... 18 1.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản .......................................................... 18 1.3 Số, ký hiệu của văn bản.................................................................................. 20
1.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ............................................ 21 1.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản..................................................... 23 1.6 Nội dung văn bản ........................................................................................... 24 1.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.................... 26 1.8 Dấu của cơ quan, tổ chức ............................................................................... 29 1.9 Nơi nhận ....................................................................................................... 29 1.10 Các thành phần khác............................................................................... 30 2 Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản .............................................. 34 2.1 Thể thức bản sao ............................................................................................ 34 2.2 Kỹ thuật trình bày........................................................................................... 37 2.3 Một số ứng dụng của Microsoft Word ............................................................ 46 Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY QUYẾT ĐỊNH, BIÊN BẢN, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH. .............. 75 1 Quyết định...................................................................................................... 75 1.1 Khái niệm....................................................................................................... 75 1.2 Thẩm quyền ban hành. ................................................................................... 75 1.3 Cấu trúc của quyết định. ................................................................................. 75 1.4 Mẫu trình bày quyết định. .............................................................................. 77 2 Biên bản ....................................................................................................... 108 2.1 Khái niệm. .................................................................................................... 108 2.2 Phân loại biên bản. ....................................................................................... 108 2.3 Phương pháp ghi biên bản. ........................................................................... 108 2.4 Cấu trúc của biên bản. .................................................................................. 108 2.5 Mẫu trình bày biên bản. ................................................................................ 109 3 Tờ trình ........................................................................................................ 124 3.1 Khái niệm. .................................................................................................... 124 3.2 Yêu cầu của tờ trình. .................................................................................... 124 3.3 Cấu trúc của tờ trình. .................................................................................... 124 3.4 Mẫu trình bày tờ trình. ................................................................................. 124 4 Báo cáo ........................................................................................................ 131 4.1 Khái niệm..................................................................................................... 131 4.2 Yêu cầu của báo cáo. .................................................................................... 131
4.3 Phân loại báo cáo. ........................................................................................ 131 4.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo. .................................................................. 131 4.5 Mẫu trình bày báo cáo. ................................................................................. 132 5 Công văn hành chính.................................................................................... 136 5.1 Khái niệm. ................................................................................................... 136 5.2 Các loại công văn hành chính. ...................................................................... 137 5.3 Đặc điểm của công văn hành chính. ............................................................. 137 5.4 Phương pháp soạn thảo công văn hành chính. .............................................. 137 5.5 Nội dung cụ thể của một số loại công văn hành chính. ................................. 138 5.6 Mẫu trình bày công văn hành chính. ............................................................ 139 Chương4: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI ................................................................................................ 157 1 Khái niệm. ................................................................................................... 157 2 Điều kiện của hợp đồng................................................................................ 157 3 Hiệu lực của hợp đồng. ................................................................................ 157 4 Phân loại hợp đồng....................................................................................... 157 5 Phân biệt hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại .................................... 157 6 Cấu trúc của hợp đồng. ................................................................................ 159 7 Mẫu trình bày một số loại hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng. .......... 162 Chương 5: THƯ THƯƠNG MẠI .................................................................... 215 1 Cấu trúc thư thương mại............................................................................... 215 2 Các quy tắc khi soạn thảo thư thương mại .................................................... 216 2.1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh ........................................................ 216 2.2 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả ....................................................................... 216 2.3 Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và trung lập............................. 218 2.4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp ....................... 221 3 Mẫu một số thư thương mại ......................................................................... 226
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN Mục tiêu: - Phân loại được các loại văn bản, bản sao văn bản - Sử dụng được ngôn ngữ tiếng Việt chính xác, theo đúng phong cách văn bản hành chính - Thực hiện được các bước soạn thảo văn bản 1 Khái niệm văn bản. Phân loại văn bản, bản sao văn bản 1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. Khái niệm văn bản. Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cáccơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước được sửdụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản lý xã hội. Khái niệm văn bản hành chính. Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay,khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản lý và điều hành của các nhà quản 1
trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ. 1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản. a. Phân loại văn bản. Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phùhợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chứcnăng khác nhau.Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản , chủ thể ban hành văn bản,chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.– Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản thể hiện những quyết định quản lý Nhà nước do các cơ quan nhànước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự do pháp luật quy định, thể hiện ý chí nhà nước,mang tính bắt buộc chung, buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành và được nhà nước đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế. Văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. Văn bản quy phạm pháp luật được quy định cụ thể như sau: + Là văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo đúnghình thức, thủ tục, trình tự được quy định. + Là văn bản quy định những quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng, có hiệu lựctrong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương. Quy tắc xử sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổchức cá nhân khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh. + Là văn bản được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục các biệnpháp về tổ chức, hành chính, kinh tế; trong trường hợp cần thiết thì nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chế bắtbuộc thi hành và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòngChính phủ (hướng dẫn thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ), văn bản quyphạm pháp luật gồm các loại sau đây: Luật (Lt): Là văn bản được ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp nhằm mục đích điều chỉnh các quan hệ xãhội trong các lính vực đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ 2
kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của đất nước; quy địnhnhững nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của 1công dân. Luật có tính cố định, không thể sữa đổi, bổ sung mà có thể thay thế bằng văn bản luật mới. luật được Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố. Pháp lệnh (PL): là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hóa những nguyên tắc được quy định trongHiến pháp, quy định những vấn đề được Quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xétquyết định ban hành thành luật. Pháp lệnh có thể sữa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện, do Ủy ban Thườngvụ Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố. Lệnh (L): Là văn bản dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổng động viên cục bộ; để công bố tìnhtrạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa phương; để công bố lệnh đặc xá hoặc ân xá; để phong cấp hàmngoại giao hoặc quân sự cao cấp. Lệnh do Chủ tịch nước ban hành. Nghị quyết (NQ): Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của Chính phủ, thông qua các dựán, kế hoạch và ngân sách nhà nước, phê duyệt và điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thểhóa các chương trình hoạt động của Quốc hội, Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân; thông qua ý kiến kếtluận tại các kỳ họp của các cơ quan quản lý Nhà nước.Nghị quyết là cơ sở để tổ chức hoạt động và ban hànhcác văn bản về quản lý nhà nước như hiến pháp, luật, pháp lệnh. Nghị quyết do Quốc hội, Chính phủ, Hội đồngNhân các cấp ban hành. Nghị quyết liên tịch (NQLT): Là nghị quyết do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kết hợp ban hành,thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia quản lý Nhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản liên tịchgồm có Thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương có thẩm quyềntham gia quản lý nhà nước theo luật định. Nghị định (NĐ): Là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyếtcủa Ủy ban Thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chứcbộ máy của cơ quan nhà nước ở cấp trung ương; quy định những vấn đề cấp thiết nhưng chưa được xây dựngthành luật hoặc pháp lệnh. Nghị định do Chính phủ ban hành. Quyết định (QĐ): Là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính sách trong phạm vi của cơ quan cóthẩm quyền ( Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, thành phố, quận huyện); điều chỉnh những công việc về tổ chức nhânsự thuộc thẩm 3
quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ,Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,UBND các cấp ban hành. Chỉ thị (CT): Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định cácbiện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do cơ quan có thẩm quyền phụtrách. Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các cấp ban hành. Thông tư (TT): là văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích và đề ra biện pháp thi hành các quy địnhcủa những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định,quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. Thông tư do Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ ban hành. Thông tư liên tịch (TTLT): Là thông tư do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ, cơ quan ngang Bộ,các tổ chức chính trị xã hội cấp trung ương được tham gia quản lý Nhà nước theo luật định) cùng phối hợp banhành để hướng dẫn thi hành các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.– Hệ thống văn bản hành chính:Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các vănbản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quanquản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, cácvăn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại. Văn bản cá biệt: Quyết định ( cá biệt) (QĐ): Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộmáy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc ápdụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc điểm nóitrên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủTrưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp), 4
Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng cácdoanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh. Chỉ thị ( cá biệt) (CT): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá biệt của các cơquan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành. Văn bản hành chính thông thường có tên loại: Thông cáo (TC): Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố với Nhân dânmột quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy banThường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành. Thông báo(TB): Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các cơ quan,đơn vị, tổchức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. Chương trình(CTr): Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tựnhất định và trong một thời gian nhất định. Kế hoạch (KH): Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoànthành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiệnnhiệm vụ đó. Phương án (PA): Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh,điều kiện nhất định. Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công tác trong mộtkhoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị. Báo cáo (BC): Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động của các cơ quan, tổchức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên chophương hướng xử lý. Biên bản(BB): Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháplý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân. Tờ trình (TTr): Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn đề mới hoặcđã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được. Hợp đồng (HĐ): Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong đócác bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ. 5
Công điện (CĐ): Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung côngviệc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. Giấy chứng nhận (CN): Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên quan đến hoạtđộng của cơ quan, doanh nghiệp. Giấy uỷ nhiệm (UN): Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đạidiện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụthay cho người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật). Giấy mời (GM): Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công dân đến trụ sởcơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơquan hành chính). Giấy giới thiệu (GT): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải quyết cácnhiệm vụ được giao khi đi công tác. Giấy nghỉ phép (NP): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ phép tho Luật lao độngđể giải quyết các công việc của cá nhân. Giấy đi đường (Đ Đ): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác để tính phụ cấp điđường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu. Giấy biên nhận hồ sơ (BN): Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quanhoặc cá nhân khác gửi đến. Phiếu gửi (PG): Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân này đến cơ quan,tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn. Phiếu chuyển (PC): Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhânđến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết. Văn bản hành chính thông thường không có tên loại: Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnhvực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức. b. Phân loại bản sao văn bản. Bản sao văn bản được quy định gồm các loại sau đây: 6
Bản sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức đúng quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. Bản trích sao: Là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. 2 Phong cách ngôn ngữ hành chính, công vụ 2.1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ. Phong cách ngôn ngữ là những kiểu mẫu xây dựng các lớp văn bản (hay phát ngôn) khác nhau theo những cách vận dụng những phương tiện ngôn ngữ khác nhau, thể hiện các vai (các cương vị xã hội đã được khái quát hóa) trong quan hệ giao tiếp, cụ thể là: Mỗi văn bản (hay phát ngôn) thuộc một kiểu phong cách nào đó phải tuân theo một chuẩn mực ngôn ngữ sao cho phù hợp với hoạt động của lời nói và với các kiểu của thể loại văn bản. Chuẩn mực phong cách gắn với một phạm vi đặc trưng của hoạt động, với một kiểu, một thể loại văn bản cụ thể; Việc lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ khác nhau do những nhân tố ngoài ngôn ngữ quy định, những nhân tố đó bao gồm: 7
Hoàn cảnh giao tiếp: Cần phân biệt hoàn cảnh giao tiếp theo nghi thức và hoàn cảnh giao tiếp tự nhiên, thân mật. Hoàn cảnh giao tiếp theo nghi thức đòi hỏi phải sử dụng ngôn ngữ mang tính chất trang nghiêm. Hoàn cảnh giao tiếp tự nhiên, thân mật không đòi hỏi ngôn ngữ trang trọng, không phải chuẩn bị trước, không cần thiết gọt giũa ngôn ngữ. Để tài và mục đích giao tiếp: Đề tài thường gắn với mục đích (thông báo; trao đổi tư tưởng, tình cảm hay tác động, thuyết phục). Đối tượng tham gia giao tiếp: Mỗi loại đối tượng có những đặc điểm riêng về lứa tuổi, về trình độ văn hóa, nghề nghiệp, tầng lớp xã hội, tâm lý… cũng góp phần tạo nên vẻ riêng của phong cách. Vai và quan hệ vai của những người tham gia giao tiếp: Mỗi người trong giao tiếp bao giờ cũng xuất hiện trong một vai, một tư cách, một cương vị nhất định mà xã hội đã dành cho như nhà chính trị, nhà khoa học, người quản lý, giáo viên, học sinh, giám đốc, nhân viên, bố, con … tạo ra hai kiểu quan hệ vai cơ bản là bằng vai và không bằng vai. 2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ. Các nhà ngôn ngữ học có nhiểu cách giải quyết khác nhau trong vấn đề phân loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếng Việt. Theo Đinh Trọng Lạc: “Ở bình diện hoạt động lời nói, ta sẽ có các phong cách chức năng có tư cách bình đẳng với nhau, đều là những khuôn mẫu, những chuẩn mực trong hoạt động lời nói để xây dựng (hoặc lĩnh hội) các lớp văn bản (hoặc phát ngôn). Có năm phong cách chức năng như vậy: phong cách hành chính – công vụ, phong cách khoa học – kỹ thuật, phong cách báo chí – công luận, phong cách chính luận và phong cách sinh hoạt hàng ngày.” (Đinh Trọng Lạc chủ biên, (2001), Phong cách học Tiếng Việt, Nhà xuất bản giáo dục, trang 56). Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau đây: Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ thể nói (viết) vào một nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội của chủ thể, vào thái độ của chủ thể đối với đối tượng được nói đến và đối với người nhận. Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng cao của sự tác động cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói. 2.3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ Khái niệm: Phong cách hành chính- công vụ là kiểu mẫu thích hợp để xây dựng lớp văn bản trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính – 8
công vụ. Nói một cách cụ thể hơn, đó là vai của những người tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Khái niệm trên có thể được giải thích rõ như sau: Phong cách hành chính – công vụ là khuôn mẫu sử dụng cho lớp văn bản dựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật. Ngôn ngữ viết có đặc thù riêng, mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn ngữ nói. Phong cách hành chính – công vụ sử dụng ngôn ngữ phi nghệ thuật, nghĩa là ngôn ngữ hoàn toàn không có tính biểu cảm. Phong cách hành chính – công vụ được sử dụng trong hoàn cảnh theo nghi thức. Hoàn cảnh theo nghi thức là hoàn cảnh xã hội trong đó diễn ra hành vi giao tiếp bằng lởi nói mang tính đứng đắn, nghiêm túc, hoàn chỉnh; khác với hoàn cảnh không theo nghi thức là hoàn cảnh diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tính chất tự do, thoải mái, tùy tiện. Phong cách hành chính – công vụ sử dụng trong tình thế vai bằng nhau hay không bằng nhau. Vai bằng nhau là vai của những cấp ngang hàng. Vai không bẳng nhau là vai của cấp dưới đối với cấp trên và ngược lại. Người soạn thảo văn bản cần xác định rõ vai của chủ thể soạn thảo văn bản, cũng như xác định rõ vai của đối tượng mà văn bản hướng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cách xưng hô, cách viết cho phù hợp. Trong phong cách hành chính – công vụ, yếu tố cá nhân của người viết bị loại trừ hoàn toàn. Người soạn thảo văn bản hành chính – công vụ không được bộc lộ cá nhân qua văn bản. Chữ ký trên văn bản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trị pháp lý của văn bản chứ không phải xác nhận tác giả của văn bản. Chức năng: Phong cách hành chính – công vụ có những chức năng chủ yếu sau đây: Chức năng thông tin: Đây là chức năng cơ bản của các loại phong cách ngôn ngữ nói chung. Đối với phong cách hành chính – công vụ thì chức năng này có vai trò đặc biệt quan trọng bởi vì trong lĩnh vựa quản lý hành chính nhà nước, văn bản là phương tiện chủ yếu để truyền đạt thông tin nhằm phục vụ hoạt động quản lý, điều hảnh và giao dịch của các cơ quan, tổ chức. Chức năng pháp lý: Văn bản quy phạm pháp luật là công cụ của Nhà nước pháp quyền trong việc đề ra những quy định, các nguyên tắc xử sự chung trong các quan hệ xã hội; thể hiện sự chi phối mang tính quyền lực nhà nước trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính. 9
Văn bản là chứng cứ pháp lý trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khi vận dụng các quy phạm pháp luật nhẳm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của mình. Văn bản là yếu tố trách nhiệm ràng buộc giữa các chủ thể có tham gia quan hệ xã hội, giữa các chủ thể và cá nhân khi tiến hành thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật. Chức năng quản lý: Văn bản hành chính là công cụ chủ yếu trong toàn bộ hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Tất cả các bước trong quy trình quản lý từ khi ra quyết định ban hành đến tổ chức thực hiện, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát… đều cần đến văn bản. Chức năng văn hóa: Văn bản quản lý hành chính nhẳm mục đích truyền đạt thông tin, làm rõ và thuyết phục mọi người chấp hành nghiêm minh các quy định xã hội, các quy tắc xử sự chung, do đó mang tính văn hóa rõ nét. Chức năng này xuất phát từ lịch sử và truyền thống của dân tộc, thể hiện sự tôn trọng con người trong quá trình quản lý cũng như trong mọi giao dịch hành chính. Chức năng xã hội: Văn bản hành chính – công vụ ra đời bắt ngồn từ nhu cầu thực tế của các hoạt động xã hội. Văn bản hành chính – công vụ thể hiện cách nhìn nhận nhiều vấn đề xã hội khác nhau cũng như giải quyết các vấn đề ấy trong từng thời điểm và phạm vi cụ thể. Ngoài những chức năng chính trên đây, phong cách hành chính – công vụ còn có những chức năng khác như chức năng giao tiếp, chức năng sử liệu, chức năng thống kê… Tính chất: Tính chính xác, minh bạch: Văn bản hnah2 chính – công vụ đòi hỏi tính chính xác trong cách sử dụng chính tả, dùng từ, đặt câu; chính xác trong nội dung của văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung văn bản. Văn bản hành chính – công vụ chỉ cho phép một cách hiểu. Đặc biệt đối với các văn bản quy phạm pháp luật, yêu cầu về tính chính xác minh bạch lại càng được lưu ý, tránh việc tạo điều kiện cho một số đối tượng lợi dụng để thực thi các quy tắc xử sự chung một cách tùy tiện nhằm mục đích tư lợi cá nhân. Tính nghiêm túc,khách quan: Tính nghiêm túc, khách quan trong nội dung của văn bản có thể coi là dấu hiệu chung của các tài liệu hành chính – công vụ. Tính nghiêm túc đi ngược với tính cảm xúc, tính bình giá chủ quan, vì vậy ngôn ngữ trong phong cách hành chính – công vụ thường mang tính chất khô khan, đơn diêu, lạnh lùng. Tính nghiêm túc, khách quan của phong cách hành chính – công vụ do hoàn cảnh và mục đích giao tiếp quy định. 10
Tính khuôn mẫu: việc sử dụng rộng rãi theo mẫu những phương tiện quy định, quy phạm là dấu hiệu đặc trưng của phong cách hành chính – công vụ. Một tài liệu hành chính – công vụ bắt buộc phải được thảo ra và được chứng thực theo đúng hình thức quy phạm. Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản nói chung phải theo đúng mẫu quy định của pháp luật. Cách trình bày từng loại văn bản cũng được quy định cụ thể. 3 Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính, công vụ. 3.1 Từ, ngữ trong văn bản hảnh chính – công vụ. Văn bản hành chính – công vụ thường sử dụng các nhóm từ sau đây: Nhóm từ thông dụng đơn nghĩa: Là những từ chỉ có một cách hiểu nhằm đảm bảo việc hiểu một cách chính xác văn bản. Vì vậy, văn bản hảnh chính – công vụ không sử dụng các biện pháp tu từ như ẩn dụ, hoán dụ; không sử dụng từ ngữ văn chương bóng bẩy ; không sử dụng từ địa phương mà chỉ sử dụng lớp từ toàn dân; không sử dụng tiếng lóng; không sử dụng những từ ngữ mang ý nghĩa đặc biệt; không sử dụng những từ ngữ mang màu sắc hội thoại hoặc thoại thông tục; không sử dụng những từ ngữ mới phát sinh mà nghĩa của nó chưa ổn định. Nhóm từ ngữ hành chính: nhóm từ ngữ hành chính tạo nên phong cách hành chính – công vụ. Nhóm từ này làm hình thành tỉ lệ phần trăm cao của các phương tiện khuôn mẫu trong hệ thống thuật ngữ và tỉ lệ phần trăm cao của các phương tiện khuôn mẫu trong hệ thống thuật ngữ và tỉ lệ khá lớn của từ ngữ Hán Việt (ví dụ: tổ chức, quyền hạn, chỉ thị, thông tư, quản lý…). Khi sử dụng từ ngữ Hán Việt cần tránh sự nhầm lẫn giữa những từ gần âm, gần nghĩa (ví dụ: khuyến mãi và khuyến mại, thường xuyên và thường trực, yếu điểm và nhược điểm, xâm nhập và thâm nhập …); nên sử dụng những từ chính âm, ví dụ: Nên dùng: Hành chính Phản ánh Sáp nhập Không nên dùng: Hành chánh Phản ánh Sát nhập Cần nắm rõ nghĩa của từ Hán Việt được sử dụng. Trong trường hợp cần thiết, có thể sử dụng từ điển tiếng Việt để đảm bảo sử dụng từ một cách chính xác. 11
Nhóm thuật ngữ pháp lý và thuật ngữ thông thường: Nhóm thuật ngữ này cũng chiếm tỉ lệ cao trong văn bản hành chính – công vụ, đặc biệt là trong các văn bản quy phạm pháp luật (ví dụ: hình sự, tội phạm, bị cáo …). Khi sử dụng thuật ngữ, người soạn thảo văn bản cần lưu ý là chỉ dùng những thuật ngữ mà cách hiểu đã được thống nhất và được sử dụng phổ biến. Tránh việc lặp từ, ngữ hoặc dùng nhiều từ đồng nghĩa hoặc gần nghĩa để chỉ một sự việc, ví dụ: Nếu các cấp chính quyền không đẩy mạnh bài trừ tệ nạn ma túy thì tệ nạn ma túy sẽ lan tràn khắp nơi. (trích báo cáo) Các phòng ban cần gửi báo cáo, nêu rõ số liệu và con số cụ thể để tiện cho việc kiểm kê tài sản định kỳ. (Trích công văn) Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, cần phải sử dụng cách lặp để diễn đạt thật chính xác nội dung vấn đề, ví dụ: Khi các bên không thỏa thuận địa điểm thực hiện hợp đồng thì địa điểm thực hiện hợp đồng là kho của bên giao hàng. (Trích hợp đồng) Cần sử dụng đại từ xưng hô cho phù hợp với đối tượng mà văn bản hướng đến. 3.2 Câu trong văn bản hành – công vụ. Dựa theo chức năng, các loại câu trong tiếng Việt gồm có: câu tường thuật (câu kể), câu nghi vấn (câu hỏi), câu cảm thán (câu cảm), câu mệnh lệnh (câu cầu khiến). Do tính chất nghiêm túc, khách quan, văn bản hành chính – công vụ chỉ sử dụng câu kể và câu cầu khiến; không sử dụng những câu hỏi, câu than, câu cảm. Để đảm bảo mức độ chính xác của nội dung văn bản, cần sử dụng câu đơn đầy đủ hai thành phần với trật tự thuận (cụm chủ vị) hoặc câu đơn có thành phần phụ là trạng ngữ chỉ điều kiện, nguyên nhân, mục đích, thời gian, tình thế… Có thể đùng câu khuyết chủ ngữ khi chủ ngữ đã được xác định rõ trước đó trong văn cảnh, ví dụ: Kính trình bộ xem xét, chấp nhận. (Trích tờ trình) Trân trọng cám ơn. (Trích công văn) Đề nghị khách hàng của Ngân hàng Á Châu, nếu nhận được tin đồn và lời lẽ xúi giục, báo ngay những thông tin cần thiết cho Công an TP. HCM. (Trích thông báo) Không sử dụng lời nói trực tiếp (trừ một vài thể loại như văn bản tòa án hoặc biên bản, sử dụng khi cần thiết); không sử dụng những câu tình thái và những kiến trúc xen có nội dung đưa đẩy. 12
Có thể sử dụng câu ghép có nhiều vế câu chỉ điều kiện – hệ quả, nguyên nhân – kết quả, phù hợp với mục đích phân loại, trình bày chi tiết. Cần lưu ý vị trí của từ, ngữ trong câu. Nếu xếp đặt sai trật tự từ, câu văn sẽ trở không chuẩn xác về mặt cấu trúc và không rõ nghĩa, ví dụ: Tất cả các sinh viên, kể cả sinh viên đã học hết các môn học và đang đi thực tập cuối khóa, nhà trường điều phải tổ chức học tập môn học Tư tưởng Hồ Chí Minh theo Quyết định số 35/ QĐ-BGD&ĐT ngày 31/7/2003…(Trích công văn) Cần sử dụng dấu câu hợp lý, theo quy tắc bắt buộc để đảm bảo độ chính xác của câu. Theo đó, ở một vị trí nào đó trong câu, bắt buộc phải sử dụng loại dâu câu phù hợp . Vì vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững chức năng của từng loại dấu câu trong Tiếng Việt. 3.3 Đoạn văn và cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính – công vụ. Đoạn văn được nhận biết trong văn bản bằng chỗ bắt đầu thụt đầu dòng và kết thúc ở chỗ chấm xuống hàng. Về nội dung, đoạn văn thường diễn đạt một ý tương đối trọn vẹn. Số lượng câu trong đoạn văn không hạn chế, ít hay nhiều là do nội dung của vấn đề được trình bày quy định. Một đoạn văn có thể có một hoặc nhiều câu. Ở những đoạn văn có nhiều câu, chỉ có câu chủ đề mang ý nghĩa chính của toàn đoạn, những câu còn lại diễn ý phụ. Phương pháp lập luận phổ biến trong phong cách hành chính – công vụ: Phương pháp diễn dịch: đưa ra nguyên lý làm tiền đề, sau đó phát triển, giải thích để làm rõ vấn đề ấy. Trong đoạn diễn dịch, câu chủ đề nằm ở đầu đoạn, ví dụ: Việc bán hàng nhập lậu tịch thu phải thực hiện theo đúng nguyên tắc về bán đấu gía tại Quyết định số 100/TC/QLCS ngày 23/01/1997 của Bộ Tài chính. Hàng nhập lậu do các xã tịch thu được phải đưa về huyện bán, trường hợp các xã xa trung tâm huyện, hoặc là hàng nông sản có giá trị nhỏ thì Ủy ban Nhân dân tỉnh hướng dẫn cụ thể cho xã bán nhưng phải đảm bảo các nguyên tắc bán đấu giá và quản lý sử dụng số tiền bán này theo quy định hiện hành. (Trích thông báo). Phương pháp quy nạp: đưa ra những hiện chứng bằng sự việc hoặc bằng số liệu, sau đó phân tích rồi khái quát, tổng hợp lại để kết luận. Với đoạn quy nạp, câu chủ đề nằm ở cuối đoạn, ví dụ: Sau nhiều năm đổi mới và hội nhập, Việt Nam đang dần trở nên một quốc gia có tiềm lực xuất khẩu mạnh. Nhiều sản phẩm mang thương hiệu Việt Nam không những vang danh trong nước mà còn được thị trường quốc tế chấp nhận, đánh giá cao. Những thành tựu đó là cả một quá trình nỗ lực phấn đấu của các doanh nghiệp và sự cải tổ sâu sắc về hệ thống văn bản pháp luật nhằm khơi thông 13
mọi ngồn lực, tài nguyên kinh tế. Nhằm cung cấp cho quý doanh nghiệp và người tiêu dùng một ấn phẩm với đầy đủ thông tin về những sản phẩm có thương hiệu, uy tín trên thị trường và những điều cần biết về luật pháp Việt Nam hiện hảnh, Tạp chí Công nghiệp – Vietnam Industrial Review, cơ quan thông tin – nghiên cứu – lý luận của Bộ Công nghiệp thực hiện ấn phẩm: “Những sản phẩm và thương hiệu uy tín – Doanh nhân: Pháp luật và cuộc sống”. (Trích công văn) Phương pháp song hành: đưa ra những luận chứng cùng có giá trị như nhau trong việc thể hiện chủ đề của đoạn văn. Đây là đoạn có câu chủ đề được hiểu ngầm, không hiện ra trong văn bản, ví dụ: Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân khánh tiếp, chi phí giao dịch, đối ngoại, chi hoa hồng môi giới, chi phí hội nghị và các loại chi phí khác được tính vào chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế nhưng tối đa không quá 10% tổng số các khoản chi phí hợp lý từ Điểm 1 đến Điểm 10, Mục III Thông tư nêu trên. Đối với hoạt động kinh doanh thương nghiệp, chi phí hợp lý để xác định mức khống chế bao gồm giá vốn của hàng hóa bán ra. (Trích công văn) Đoạn hỗn hợp: Trong thực tế, nhiều đoạn văn trong văn bản thường kết hợp chung những cách lập luận trên. 3.4 Cấu trúc văn bản hành chính – công vụ. Văn bản hành chính – công vụ có cấu trúc khác nhau tùy theo từng loại. Dù vậy, văn bản hành chính – công vụ vẫn phải đảm bảo hoàn chỉnh về mặt nội dung và trọn vẹn về mặt hình thức. Thông thường, văn bản hành chính – công vụ có cấu trúc ba phần, phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc. Giữa các phần, các đoạn nên trình bày cách dòng để văn bản được rõ về tổ chức nội dung và đạt tính thẩm mỹ về mặt hình thức. 4 Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản 4.1 Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp. Văn bản được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và luật pháp hiện hảnh. Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp dưới nếu trái với Hiến pháp, trái với các văn bản luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành. 4.2 Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức quy định. Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức Nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức, văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. 14