Giáo trình Soạn thảo văn bản: Phần 1 - Trường CĐ Kỹ Nghệ II

Chia sẻ: Huyền Thanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

65
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Soạn thảo văn bản là môn học giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ...vv; sắp xếp được các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan; biết được một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cơ bản. Giáo trình gồm 2 phần với 5 chương, mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Soạn thảo văn bản: Phần 1 - Trường CĐ Kỹ Nghệ II

Trang 1 MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU ................................................ Error! Bookmark not defined. MỤC LỤC ........................................................................................................ 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG .............................................................. 8 1 Khái quát về văn bản................................................................................. 8 1.1 Khái niệm về văn bản: ........................................................................ 8 1.2 Phân loại văn bản ................................................................................ 9 1.3 Chức năng của văn bản ..................................................................... 12 2 Các loại văn bản hành chính ................................................................... 14 CHƯƠNG 2. YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN................................................................................................................. 18 1. Thể thức trình bày các văn bản quản lý hành chính ................................. 19 2. Quy trình chung của việc sọan thảo văn bản ........................................... 38 2.1. Giai đoạn chuẩn bị ............................................................................ 39 2.2. Giai đoạn soạn thảo đề cương ........................................................... 39 2.3. Giai đoạn viết thành văn bản ............................................................. 40 2.4. Giai đoạn sửa văn bản ....................................................................... 40 2.5. Giai đoạn xét duyệt, kí và ban hành văn bản ..................................... 41 3. Phong cách ngôn ngữ hành chính ............................................................ 42 4. Thực hành: .............................................................................................. 44 CHƯƠNG 3. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ............................................................................................... 46 1. Phương pháp soạn thảo công văn ............................................................ 47 1.1. Khái niệm ......................................................................................... 47 1.2. Công văn và những yêu cầu khi soạn thảo công văn ......................... 48 1.3. Thể thức của công văn: ..................................................................... 48 1.4. Bố cục nội dung công văn ................................................................. 49 2. Phương pháp soạn thảo kế hoạch ............................................................ 57 2.1. Khái niệm ......................................................................................... 57 2.2. Ý nghĩa của việc lập chương trình, kế hoạch ..................................... 58 2.3. Các căn cứ để lập chương trình, kế hoạch ......................................... 59 Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 2 2.4. Nội dung và các loại chương trình kế hoạch ..................................... 59 2.5. Kết cấu nội dung một số loại kế hoạch .............................................. 63 3. Phương pháp soạn thảo báo cáo .............................................................. 69 3.1. Khái quát chung về báo cáo .............................................................. 69 3.2. Phân loại báo cáo: ............................................................................. 70 3.3. Thể thức của báo cáo ........................................................................ 72 3.4. Phương pháp viết một bản báo cáo ................................................... 72 4. Phương pháp soạn thảo tờ trình ............................................................... 76 4.1. Khái quát chung về tờ trình. .............................................................. 76 4.2. Thể thức chung của tờ trình: ............................................................. 77 4.3. Kết cấu nội dung tờ trình .................................................................. 77 5. Phương pháp soạn thảo thông báo ........................................................... 80 6. Phương pháp lập biên bản ....................................................................... 85 6.1. Khái niệm ......................................................................................... 85 6.2. Bố cục biên bản gồm: ....................................................................... 85 7. Phương pháp soạn thảo hợp đồng............................................................ 89 7.1. Khái niệm ......................................................................................... 89 7.2. Cách soạn thảo các điều khoản chính của hợp đồng .......................... 90 8. Phương pháp soạn thảo quyết định .......................................................... 99 8.1. Khái niệm ......................................................................................... 99 8.2. Những yêu cầu của Quyết định: ...................................................... 100 8.3. Bố cục Quyết định: ......................................................................... 100 CHƯƠNG 4. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ..................................... 108 1. Công tác văn thư ................................................................................... 108 1.1. Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu ...................................................... 109 1.2. Vị trí, ý nghĩa .................................................................................. 110 1.3. Nội dung nghiệp vụ......................................................................... 110 2. Công tác lưu trữ .................................................................................... 142 2.1. Công tác lập và nộp lưu hồ sơ ......................................................... 142 2.2. Giao nộp hồ sư vào lưu trữ cơ quan ................................................ 145 CHƯƠNG 5. HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP ................................................... 148 1. Nghiệp vụ giao tiếp hành chính ............................................................. 149 1.1. Những vấn đề chung về giao tiếp hành chính .................................. 149 Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 3 1.2. Các kỹ năng giao tiếp...................................................................... 151 1.3. Một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cụ thể ................................. 156 2. Đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống trong công sở 159 2.1. Các dòng giao tiếp trong công sở .................................................... 159 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng (rào cản) trong giao tiếp ............................... 160 2.3. Nguyên tắc giao tiếp thành công với lãnh đạo và đồng nghiệp ........ 161 CÁC LOẠI BIỂU MẪU HỢP ĐỒNG THAM KHẢO ............................... 177 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 196 Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 4 CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã số môn học: MH 08 Thời gian môn học: 45 giờ (Lý thuyết: 27 giờ; Thực hành: 18 giờ) Vị trí, tính chất, vai trò của môn học : - Vị trí: Là môn học cơ sở của nghề kế toán doanh nghiệp, được bố trí giảng dạy đồng thời với các môn cơ sở của nghề. - Tính chất: Soạn thảo văn bản là môn học giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ...vv; sắp xếp được các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan; biết được một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cơ bản. Mục tiêu môn học: - Kiến thức: + Phân biệt được các loại văn bản: văn bản pháp qui, văn bản hành chính, văn bản hợp đồng; + Xác định được hình thức, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản; + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản pháp qui, văn bản hành chính thông dụng và các văn bản hợp đồng. - Kỹ năng: + Phân loại được các loại văn bản + Thực hiện được phương pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng: công văn,tờ trình, lập các biên bản nghiệm thu,thanh quyết toán các công trình, thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, các đơn từ khác. - Thái độ: + Tuân thủ các quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung văn bản Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 5 + Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp,có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thực, niềm nở và gần gũi với mọi người. Nội dung môn học: Nội dung tổng quát và phân phối thời gian: Loại Địa Thời gian (giờ) STT Tên chương mục bài điểm Tổng Lý Thực Kiểm dạy số thuyết hành tra 1 Khái quát chung TH Lớp 3 3 Khái quát về văn bản học Các lọai văn bản hành chính 2 Yêu cầu và kỹ thuật soạn TH Lớp 6 4 1 1 thảo các loại văn bản học Thể thức trình bày các văn bản quản lý hành chính Qui trình chung của việc sọan thảo văn bản Phong cách ngôn ngữ hành chính 3 Kỹ thuật soạn thảo một số TH Lớp 25 12 12 1 văn bản quản lý hành học chính Phương pháp sọan thảo công văn Phương pháp sọan thảo kế họach Phương pháp sọan thảo báo Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 6 cáo Phương pháp sọan thảo tờ trình Phương pháp sọan thảo thông báo Phương pháp lập biên bản Phương pháp sọan thảo hợp đồng Phương pháp sọan thảo quyết định 4 Công tác văn thư lưu trữ TH Lớp 4 3 1 Công tác văn thư học Công tác lưu trữ 5 Hoạt động giao tiếp TH Lớp 7 5 2 Nghiệp vụ giao tiếp hành học chính Đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống trong công sở Tổng cộng 45 27 16 2 Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 7 YÊU CẦU VỀ ĐÁNH GIÁ HOÀN THÀNH MÔN HỌC 1. Nhiệm vụ đối với sinh viên: - Dự lớp: 100% (Nếu vắng mặt thì không quá 20% số tiết môn học) - Bài tập: Làm bài tập giáo viên giao về nhà đầy đủ. - Khác: Tham gia hoàn thành các loại văn bản do giáo viên yêu cầu thực hành tại lớp. 2. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: - Điểm đánh giá quá trình: + Sinh viên làm bài tập bằng cách soạn thảo các loại văn bản, mỗi bài tập đạt sẽ được cộng 2 điểm vào điểm quá trình. + Khuyến khích sinh viên phát biểu trong giờ học, sẽ cộng 1 điểm cho những lần phát biểu chính xác các câu hỏi mở do giáo viên đề ra. - Đánh giá kiểm tra định kỳ + Kiểm tra định kỳ 2 lần: thông qua kế hoạch Hệ số: 2 + Hình thức: trắc nghiệm và soạn thảo văn bản + Thời gian: 45 phút. + Yêu cầu: Đạt số điểm trên 5.0 điểm cho mỗi lần kiểm tra (nếu dưới 5.0 điểm sinh viên phải kiểm tra bù để cải thiện số điểm). - Đánh giá kết thúc môn học: Kiểm tra kết thúc môn học, trọng số:100% + Hình thức: Tự luận và trắc nghiệm + Tổng điểm đạt: phải từ 5.0 điểm trở lên (trường hợp thấp hơn 5.0 điểm phải kiểm tra lại) + Thang điểm: 10 + Thời gian kiểm tra kết thúc môn: 60 phút Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 8 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG Giới thiệu: Soạn thảo văn bản là nhiệm vụ quan trọng nhất trong chức năng xử lý thông tin của văn phòng. Do đó văn bản được soạn thảo tốt chuyển đến người nhận không chỉ truyền những thông tin về công việc, những yêu cầu hành động, mà còn thúc đẩy các quan hệ hợp tác, tôn trọng nhau, tin cậy nhau. Mục tiêu: - Phân biệt được các loại văn bản theo tên gọi hoặc căn cứ vào nội dung và mục đích ban hành; - Trình bày được các khái niệm, chức năng của văn bản; - Phân loại được các văn bản hành chính thông thường: Công văn; kế hoạch; báocáo; thông báo; tờ trình; biên bản; hợp đồng; quyết định,… - Trình bày được khái niệm các văn bản hành chính. Nội dung chính 1 Khái quát về văn bản 1.1 Khái niệm về văn bản: - Văn bản là 1 phương tiện dùng để ghi và truyền tin bằng một lọai ngôn ngữ hoặc ký hiệu. - Văn bản là sự thể hiện của ngôn ngữ nói bằng ngôn ngữ viết. - Văn bản là chuỗi lời nói miệng hay bài viết có chủ đề thống nhất, có liên kết, mạch lạc, vận dụng phương thức biểu đạt phù hợp để thực hiện mục đích giao tiếp. + Văn bản quản lý: Là quyết định quản lý để truyền đạt các mệnh lệnh hoặc các thông tin cần thiết đến đối tượng quản lý, do các chủ thể quản lý ban hành nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý. Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 9 Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của hoạt động xã hội mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau, trong đó văn bản quản lý là một dạng của văn bản nói chung. + Văn bản quản lý nhà nước: Là những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do luật định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí mệnh lệnh mang tính quyền lực nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động của các cơ quan nhà nước. + Văn bản quản lý hành chính nhà nước: Là những quyết định và thông tin quản lý, do các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do luật định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. 1.2 Phân loại văn bản Có rất nhiều cách phân loại văn bản, như phân loại theo chủ đề, theo tên gọi, theo giá trị pháp lý và căn cứ vào mục tiêu biên soạn sử dụng, theo đặc trưng nội dung, theo kỹ thuật chế tác… Sau đây là một số cách phân loại văn bản cơ bản: 1.2.1 Phân loại chung 1.2.1.1 Phân loại theo loại hình quản lý - Văn bản quy phạm pháp luật. Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 10 Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, nhằm ban hành các quy tắc xử sự chung được nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng thống nhất như mục tiêu phát triển xã hội trong hiến pháp quy định. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: + Pháp lệnh, nghị quyết do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành. + Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước. + Hiến pháp, luật, nghị quyết do Quốc hội ban hành. + Nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. + Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ. + Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. + Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị − xã hội. + Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp. + Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp. - Văn bản tác nghiệp hành chính (quản lí hành chính): Văn bản tác nghiệp hành chính là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành. Loại văn bản này thường không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích quản lí, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh... Văn bản quản lí hành chính gồm những Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 11 loại chủ yếu như: Công văn, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Công điện, Đơn các loại, Phiếu gửi, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường,… - Văn bản phải chuyển đổi: Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành một văn bản khác. Ví dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều lệ... phải có một quyết định ban hành thì chúng mới có giá trị pháp lý. 1.2.1.2 Theo đặc trưng nội dung - Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: Là các văn bản của các tổ chức đảng, đoàn thể: Thanh niên, phụ nữ, các hội,... Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội dung về kinh tế, kinh doanh như: Hợp đồng kinh tế, dự án đầu tư... - Văn bản kỹ thuật: Là những văn bản có tính kỹ thuật thuần tuý như: Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật,... - Văn bản ngoại giao: Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại giao như: Công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối hậu thư,... - Ngoài ra còn có các loại văn bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản an ninh, quốc phòng,... 1.2.1.3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác: - Văn bản giấy: Đó là những văn bản được soạn thảo và in ra trên chất liệu giấy thông thường. Đây là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn liền với kĩ nghệ giấy và in ấn. - Văn bản điện tử: Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương tiện kỹ thuật thông tin viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử. Loại văn bản này xuất hiện trong những năm gần đây khi mà tin học, chế bản điện tử, sách điện tử được sử dụng. Loại văn bản này có ưu điểm gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển phát và khai thác sử dụng. Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 12 1.2.2 Phân loại văn bản trong doanh nghiệp Văn bản trong doanh nghiệp được chia thành các lớp như sau: - Văn bản tác nghiệp hành chính là các văn bản dùng để trao đổi thông tin qua nhằm phối kết hợp công tác. - Văn bản hợp đồng dân sự là các giao kèo kinh tế dịch vụ mà doanh nghiệp ký kết với công dân. - Văn bản hợp đồng kinh tế thương mại là các giao kèo giữa các doanh nghiệp ký kết với nhau nhằm thực hiện các trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc liên kết kinh tế. - Văn bản quản lý kinh tế là các văn bản quy định những hoạt động kinh tế diễn ra theo các tính toán nhất định như: Chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đề án, dự án, chương trình hoạt động, các giải pháp kinh tế kỹ thuật. - Văn bản quản lý tổ chức là các văn bản quy định các hoạt động của tổ chức nhằm thống nhất hành động như: Điều lệ doanh nghiệp, quy chế nghiệp vụ dùng trong doanh nghiệp, các nội quy, quy trình nghiệp vụ, quy trình quy phạm kỹ thuật, kinh tế. 1.3 Chức năng của văn bản 1.3.1 Chức năng thông tin Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác. - Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lí hành chính nhà nước. - Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại: Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 13 + Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết + Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày + Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược. 1.3.2 Chức năng pháp lý Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành chính nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính) - Thể hiện trên hai phương diện: + Chứa đựng các quy phạm pháp luật + Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí. - Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lí hành chính nhà nước là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí hành chính nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực. - Các văn bản thể hiện tính chất pháp lí không giống nhau, có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lí thông thường, có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện. 1.3.3 Chức năng quản lý Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc (trong cơ quan quản lí hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các hoạt động quản lí, thí dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thông báo…) Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 14 - Để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản) - Từ giác độ chức năng quản lí, văn bản quản lí hành chính nhà nước gồm 2 loại: + Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lí: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan. Thí dụ: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập, điều lệ… + Văn bản giúp cho cơ quan quản lí hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo… 1.3.4 Chức năng văn hóa xã hội - Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người. - Qua văn bản cho thấy được bản sắc văn hóa của từng dân tộc. - Cho thấy các định chế về nếp sống, đời sống văn hóa và xây dựng nếp sống mới. - Văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu, thể thức, ngôn ngữ chuẩn mực là một kiểu mẫu văn hóa. - Văn bản góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển các quan hệ xã hội. 1.3.5 Chức năng khác không phổ biến: Đây là các chức năng không phổ biến của văn bản như: Chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức năng sử liệu,… 2 Các loại văn bản hành chính Có các loại văn bản hành chính thông thường sau: Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 15 - Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,… - Kế họach: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. - Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra. - Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,... để cấp trên xem xét, quyết định. - Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết. - Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Thông cáo: Là thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác. - Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại. Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 16 hội nghị. Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị. - Hợp đồng: là một cam kết thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình. Và cũng giống như dự án, có dự án chính trị xã hội và dự án sản xuất kinh doanh, hợp đồng có thể là các thỏa ước dân sự về kinh tế (hợp đồng kinh tế) hay xã hội. Hợp đồng có thể được thể hiện bằng văn bản hay bằng lời nói có thể có người làm chứng, nếu vi phạm hợp đồng hay không theo cam kết thì 2 bên sẽ cùng nhau ra tòa và bên thua sẽ chịu mọi phí tổn. - Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính cá biệt). Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế... kèm theo. Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 17 CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Văn bản là gì? Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý hành chính nhà nước? 2. Trình bày các cách phân loại văn bản? 3. Trình bày các chức năng của văn bản? 4. Có những loại văn bản cá biệt nào? Trình bày các loại văn bản đó? Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 18 CHƯƠNG 2. YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN Giới thiệu Trong quá trình hoạt động của con người, nhu cầu trao đổi thông tin là một trong những nhu cầu căn bản. Hoạt động trao đổi thông tin thể hiện ở nhiều phương diện, bằng nhiều phương thức khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện căn bản nhất trong hoạt động quản lý Nhà nước. Công tác văn thư - lưu trữ giúp cho lãnh đạo các cấp chính quyền, các cơ quan đơn vị tiếp nhận và quán triệt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, các chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn thực hiện của cấp trên một cách đầy đủ kịp thời, giúp thông báo, quán triệt, hướng dẫn cụ thể cho cấp dưới, tổ chức thực hiện những văn bản chủ đạo của cấp trên, mặt khác ghi nhận những kết quả hoạt động của cấp dưới một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Mục tiêu: - Liệt kê được các thành phần của văn bản; - Trình bày văn bản quản lý hành chính đúng thể thức văn bản; - Trình bày được quy trình chung của việc soạn thảo văn bản; - Vận dụng qui trình soạn thảo văn bản phù hợp với từng yêu cầu của các loại văn bản khác nhau; - Trình bày được khái niệm và đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính; - Lựa chọn, sắp xếp được các từ vựng thật chính xác, rõ ràng xúc tích, đầy đủ dễ hiểu, phù hợp từng loại văn bản và thư từ giao dịch. Nội dung chính Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 19 1. Thể thức trình bày các văn bản quản lý hành chính Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành. Thể thức văn bản chỉ được áp dụng trong những văn bản ít nhiều mang tính pháp lý, hay là cơ sở đảm bảo tính pháp lý của các đơn vị cơ quan tổ chức kinh tế xã hội trong quá trình hoạt động. Các thành phần và cách trình bày, sắp xếp trong thể thức văn bản, cho đến nay vẫn tuân thủ theo những quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại các văn bản đã ban hành. Theo những quy định chung của nhà nước thì các văn bản phải tuân thủ các quy định về thể thức sau: * PHẦN MỞ ĐẦU VĂN BẢN Theo Điều 6, chương II, thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định như sau: 1.1. Quốc hiệu 1.1.1 Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. 1.1.2 Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ Giáo trình Soạn thảo văn bản
Trang 20 ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. 1.2. Nơi ban hành văn bản (Tên tác giả, nhóm tác giả) Theo Điều 7, chương II, Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định như sau: 1.2.1 Thể thức Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN Giáo trình Soạn thảo văn bản