Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:95

Thêm vào BST

Báo xấu

23
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) kết cấu gồm 5 chương, cung cấp cho học viên những kiến thức về: những quy định chung của văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản hợp đồng;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt các thông tin trong hoạt động quản lý và ra những quyết định quản lý có hiệu lực và hiệu quả cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau. Văn bản quản lý được các cơ quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo ngành Kế toán doanh nghiệp và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường. Nội dung cơ bản của giáo trình gồm: 5 bài như sau: Chương 1: Những quy định chung về văn bản Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Chương 3: Văn bản quy phạm pháp luật Chương 4: Văn bản hành chính Chương 5: Văn bản hợp đồng Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang Page 1
MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN ..................................... 6 1. Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB) ..................................................................... 6 1.1. Khái niệm ............................................................................................................ 6 1.2. Đặc điểm ............................................................................................................. 7 2. Văn bản quản lý nhà nước .......................................................................................... 7 2.1. Khái niệm ............................................................................................................ 7 2.2. Đặc điểm ............................................................................................................. 7 3. Phân loại văn bản ....................................................................................................... 7 3.1. Theo hiệu lực pháp lý .......................................................................................... 7 3.2. Theo tính chất sử dụng ........................................................................................ 8 3.3. Theo nội dung ..................................................................................................... 9 3.4. Theo nguồn gốc văn bản ..................................................................................... 9 3.5. Theo phạm vi sử dụng ......................................................................................... 9 4. Chức năng của văn bản .............................................................................................. 9 4.1. Chức năng thông tin ............................................................................................ 9 4.2. Chức năng pháp lý............................................................................................. 10 4.3. Chức năng quản lý và điều hành ....................................................................... 11 4.4. Chức năng văn hoá xã hội ................................................................................. 11 4.5. Chức năng thống kê........................................................................................... 11 4.6. Chức năng sử liệu .............................................................................................. 11 5. Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản ....................................................... 12 5.1. Yêu cầu về hình thức......................................................................................... 12 5.2. Yêu cầu về nội dung .......................................................................................... 12 5.3. Yêu cầu về thời gian.......................................................................................... 13 5.4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong ....................................................................... 13 6. Vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản ............................................................. 14 6.1. Vai trò ................................................................................................................ 14 6.2. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản .................................................................. 14 7. Quy trình soạn thảo văn bản..................................................................................... 14 Câu hỏi ôn tập .............................................................................................................. 15 CHƯƠNG 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN ............ 17 1. Thể thức của văn bản ............................................................................................... 17 1.1. Khái niệm thể thức văn bản .............................................................................. 17 1.2. Các thành phần thể thức của văn bản ................................................................ 17 1.3. Tác dụng của thể thức văn bản .......................................................................... 18 Page 2
2. Kỹ thuật trình bày văn bản ....................................................................................... 18 2.1. Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản ........... 18 2.2. Các thành phần thể thức văn bản ...................................................................... 19 Câu hỏi ôn tập .............................................................................................................. 35 CHƯƠNG 3: VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ................................................ 36 1. Khái niệm và đặc trưng của văn bản quy phạm pháp luật (QPPL).......................... 36 1.1. Khái niệm .......................................................................................................... 36 1.2. Đặc điểm ........................................................................................................... 36 2. Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản QPPL ........................................................ 37 3. Yêu cầu về nội dung, hình thức văn bản QPPL ....................................................... 38 3.1. Những yêu cầu về nội dung .............................................................................. 38 3.2. Những yêu cầu về hình thức ............................................................................. 38 4. Các hình thức văn bản QPPL ................................................................................... 39 4.1. Một số văn bản QPPL của chính phủ ................................................................ 39 4.2. Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ ............................................. 39 4.3. Các văn bản pháp quy của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ ............... 39 4.4. Các văn bản pháp quy liên ngành ..................................................................... 40 4.5. Các văn bản pháp quy của chính quyền các cấp địa phương ............................ 40 4.6. Các văn bản do Quốc hội ban hành................................................................... 41 5. Phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy ........................................................ 41 5.1. Nghị quyết ......................................................................................................... 41 5.2. Quyết định ......................................................................................................... 44 5.3. Chỉ thị ................................................................................................................ 48 5.4. Thông tư ............................................................................................................ 48 Câu hỏi ôn tập .............................................................................................................. 49 CHƯƠNG 4: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ................................................................... 50 1. Khái niệm và đặc điểm văn bản hành chính ............................................................ 50 1.1. Khái niệm .......................................................................................................... 50 1.2. Đặc điểm ........................................................................................................... 50 2. Các hình thức của văn bản hành chính..................................................................... 51 3. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng ............................. 52 3.1. Công văn ........................................................................................................... 52 3.2. Thông Báo ......................................................................................................... 58 3.3. Tờ Trình ............................................................................................................ 63 3.4. Báo cáo .............................................................................................................. 65 3.5. Biên bản............................................................................................................. 70 Page 3
4. Thực hành ................................................................................................................. 75 5. Kiểm tra .................................................................................................................... 76 CHƯƠNG 5: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG ........................................................................ 77 1. Văn bản hợp đồng kinh tế ........................................................................................ 77 1.1. Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT) ............................................................... 77 ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình. ...................................................................................................................... 81 1.2. Cơ cấu của một HĐKT...................................................................................... 81 1.3. Phụ lục hợp đồng và các văn bản bổ sung hợp đồng ........................................ 82 1.4. Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ và văn phạm trong văn bản HĐKT .................. 84 2. Hợp đồng lao động .................................................................................................. 85 2.1. Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng lao động (HĐLĐ) ................................. 85 2.2. Nguyên tắc giao kết HĐLĐ .............................................................................. 86 2.3. Quy định về thực hiện HĐLĐ ........................................................................... 87 2.4. Quy định về chấm dứt HĐLĐ ........................................................................... 88 3. Thực hành ................................................................................................................. 89 4. Kiểm tra .................................................................................................................... 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 94 Page 4
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã số môn học: MH20 Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: Là môn học cơ sở của nghề kế toán doanh nghiệp, được bố trí giảng dạy đồng thời với các môn cơ sở của nghề. - Tính chất: Soạn thảo văn bản là môn học bắt buộc giúp học sinh sau khi tốt nghiệp soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ... Mục tiêu môn học: - Kiến thức: + Phân biệt được các loại văn bản: văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản hợp đồng + Xác định được hình thức,nội dung và quy trình soạn thảo văn bản + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông dụng và các văn bản hợp đồng - Kỹ năng: + Phân loại được các loại văn bản + Thực hiện được phương pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng: công văn, tờ trình, lập các biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, các đơn từ khác. - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Tuân thủ các quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung văn bản + Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thực, niềm nở và gần gũi với mọi người. Page 5
CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã chương: MH20.01 Mục tiêu: - Đánh giá được vai trò,chức năng của văn bản và hệ thống văn bản không thể thiếu được trong quản lý nhà nước và là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. - Xác định được hình thức nội dung, quy trình soạn thảo văn bản - Phân loại được hê thống văn bản theo nội dung, hình thức, chức năng khác nhau của văn bản. - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung của văn bản Nội dung chính: 1. Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB) 1.1. Khái niệm Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ chữ viết). Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết). - Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. + Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ ký, con dấu cơ quan… + Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó không phải là công văn (tức là nó không theo thể thức chung) như: đơn từ của cá nhân, những loại sổ sách… - Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ: Page 6
“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. 1.2. Đặc điểm Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau: - Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự nhất định. - Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin) - Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận. - Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh. 2. Văn bản quản lý nhà nước 2.1. Khái niệm Văn bản quản lí Nhà nước là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lí do các chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa. 2.2. Đặc điểm - Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là các văn bản luật, dưới luật, và các văn bản khác do các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước (Bộ máy Nhà nước Cộng Hoà XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; Chủ tịch nước; Chính phủ; và các cơ quan trung ương của Chính phủ; Toà án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân và Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao. - Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định. 3. Phân loại văn bản 3.1. Theo hiệu lực pháp lý a. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Page 7
nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Nghị quyết liên tịch, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch. Ví dụ: Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013. ( Quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015) b. Văn bản cá biệt Văn bản cá biệt là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định, đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng nhằm giải quyết công việc cụ thể, phù hợp với chức năng quyền hạn. Gồm : Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt, Điều lệ, Quy chế, Quy định. Ví dụ: Quyết định của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp & Phát triển nông thôn về việc khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích cao trong công tác thi đua trong năm học 2015-2016. c. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang thông tin, điều hành, thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép các công việc trong các cơ quan tổ chức. Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thông báo, báo cáo, công văn, tờ trình, giấy mời, biên bản… Ví dụ: Thông báo tuyển dụng viên chức năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Xô. d. Văn bản chuyên ngành Văn bản chuyên ngành là văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính chất đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định. Gồm: Quy định, Quyết định, Công văn, Các hóa đơn, séc, Văn bằng, Chứng chỉ. Ví dụ: Văn bản ngoại giao: Công hàm, hiệp định, hiệp ước… Văn bản tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán… Văn bản tư pháp: Cáo trạng, quyết định khởi tố, án văn… 3.2. Theo tính chất sử dụng Page 8
- “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. - Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền - “Bản sao” là bản được sao nguyên từ các bản chính có giá trị như các bản chính đã được cấp có thẩm quyền xác nhận. - “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. + “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. + “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 3.3. Theo nội dung - Văn bản kinh tế: về thị trường chứng khoán, đất đai… - Văn bản ngoại giao - Văn bản kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn… 3.4. Theo nguồn gốc văn bản - Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác là đối tượng tiếp nhận. - Văn bản đến: Gồm các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành gửi tới. - Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đó không gửi đi, không có giá trị ngoài cơ quan. 3.5. Theo phạm vi sử dụng - Văn bản mang tính chất mật: Sử dụng trong phạm vi hẹp, có nội dung bí mật nhà nước, cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phòng… ở các mức độ: mật, tuyệt mật, tối mật. - Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận. 4. Chức năng của văn bản 4.1. Chức năng thông tin Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thể hiện. Page 9
Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tin khác: Nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau: + Ghi lại các thông tin quản lý; + Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân; + Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; + Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng : Thông tin quá khứ; thông tin hiện hành; thông tin dự báo. Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. 4.2. Chức năng pháp lý Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản Quản lí Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật); nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách. Tất cả các điều ấy làm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ. Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức bộ máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong bộ máy. Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là: - Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy. - Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây: - Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội - Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể… Page 10
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành. 4.3. Chức năng quản lý và điều hành Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh ra trong môi trường quản lí. Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lí. Quản lí là một quá trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyêt định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lí của xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lí đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lí. Văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý NN, là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này. 4.4. Chức năng văn hoá xã hội Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa giữa các thế hệ, giữa các quốc gia. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý và cải tạo xã hội, văn bản quản lý nhà nước có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc. Văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi thời điểm cụ thể. 4.5. Chức năng thống kê Văn bản quản lý Nhà nước khi được sử dụng vào mục đích thống kê thì những thông tin thống kê, các số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng và hiệu quả công việc trong quá trình quản lý. Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề xã hội…. 4.6. Chức năng sử liệu Văn bản là một công cụ để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, một cơ quan tổ chức. Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để nghiên cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia. Văn bản phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra. Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống xã hội đương đại đều được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản người ta có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội Page 11
của thời điểm ban hành văn bản. Chúng như những bức tranh lịch sử phán ánh thực tại xã hội. Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ qua thời gian, trở thành những vật chứng sử liệu quan trọng. 5. Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản 5.1. Yêu cầu về hình thức - Đúng với thể thức quy định (đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc và bổ sung nếu có, thiết lập và bố trí các yếu tố đúng theo quy định hiện hành) Kỹ thuật trình bày hình thức văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. + Bao gồm các yếu tố chính của thể thức: 1. Quốc hiệu tiêu ngữ 2. Tên cơ quan/tổ chức ban hành văn bản 3. Số và ký hiệu của văn bản 4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung 6. Nội dung của văn bản 7. Chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền 8. Dấu của cơ quan ban hành văn bản 9. Nơi nhận - Bố cục cân đối, hài hoà. - Đánh máy, sao in sạch sẽ không sai sót về lỗi chính tả. 5.2. Yêu cầu về nội dung Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm kỹ thuật trình bày bố cục chung của văn bản; kỹ thuật trình bày bố cục phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; cách đặt câu, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản. Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề. a. Đúng đắn về mặt chính trị - Đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lụât Nhà nước. - Phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức. Page 12
b. Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý - Đúng thẩm quyền ban hành. - Phải đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của pháp luật. - Không làm thiệt hại đến lợi ích của dân. - Dẫn chứng, trích dẫn phải rõ ràng, cụ thể, sự kiện nêu ra phải đầy đủ, thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống. - Tôn trọng điều ước quốc tế mà nhà nước đã ký kết hoặc tham gia. c. Đảm bảo tính đại chúng. - Phù hợp với người đọc, người nghe. - Nội dung thiết thực, lời lẽ giản đơn, dễ nhớ, dễ hiểu. 5.3. Yêu cầu về thời gian Văn bản được ban hành phải đúng thời điểm, phải đúng thời gian. Văn bản mà ban hành sớm quá, hay muộn quá không làm phát huy tính giá trị của văn bản. 5.4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong - Phong cách ngôn ngữ sử dụng : Hành chính * Đặc trưng: + Tính chính xác + Tính phổ thông đại chúng + Tính khách quan, phi cá tính + Tính khuôn mẫu + Tính nghiêm trang, lịch sự, nhã nhặn * Ngôn ngữ: + Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước là chủ yếu (tiếng việt). + Không dùng tiếng địa phương, từ lóng, từ cổ. + Dùng từ nước ngoài, ngôn ngữ dân tộc chỉ khi từ ấy chưa phiên âm ra tiếng việt. + Dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chuyên môn. Còn văn bản được ban hành rộng rãi phải được giải thích, trích dẫn rõ ràng. * Dùng từ ngữ: Chuẩn xác về nghĩa + Không sử dụng từ nhiều nghĩa, từ có nghĩa bóng, từ thừa, từ lặp, từ lóng, từ thông tục, từ hoa mỹ, khoa trương. Page 13
+ Thận trọng khi sử dụng từ Hán việt, từ địa phương, hư từ tình tháI, từ chuyển nghĩa. + Không sử dụng câu cầu khiến ở dạng rõ dấu hiệu hình thức (hãy, đừng, chớ) + Sử dụng câu cầu khiến ở dạng không rõ dấu hiệu hình thức (đề nghị, yêu cầu + Không dùng câu hỏi, câu cảm + Viết câu đủ thành phần nội dung + Diễn đạt chính xác + Đảm bảo logic + Đánh dấu câu đúng quy đinh về chức năng ngữ pháp 6. Vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 6.1. Vai trò Hiện nay có nhiều cách thức, phương tiện khác nhau để đáp ứng nhu cầu truyền đạt thông tin song văn bản vẫn được coi là phương tiện thông tin hữu hiệu nhất bởi tính chính xác, cụ thể và khả năng lưu giữ thông tin lâu dài của nó. Vì vậy VB vẫn là hình thức thông tin chính thống, bởi chỉ có trên văn bản mới có thể thể hiện được con dấu và chữ ký của cơ quan ban hành VB. VD để hợp thức hóa Công điện cơ quan gửi công điện phải gửi công văn kèm theo tới nơi nhận. - VB luôn là phương tiện thông tin chính thức của cơ quan Nhà nước, các tổ chức và của cá nhân. - VB được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực KHKT, PL, VHNT và trong đời sống hàng ngày. - VB có khả năng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội, xây dựng, giữ gìn hay phá vỡ các chế định xã hội khác nhau. - Trong hoạt động quản lý NN, quản lý XH thì VB là phương tiện không thể thiếu. 6.2. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản - Hình thành nên các văn bản đồng nhất tuân theo những quy định, mẫu hóa của nhà nước. - Các văn bản soạn thảo theo quy định sẽ giúp người nhận dễ dàng tiếp nhận được văn bản và hiểu được nội dung mà văn bản cần chuyển tải. - Soạn thảo văn bản theo quy định sẽ giúp cho việc phân loại và xử lý văn bản được diễn ra nhanh chóng dễ dàng. 7. Quy trình soạn thảo văn bản Bước 1: Thảo văn bản Page 14
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. - Thu thập thông tin chuẩn bị soạn thảo. - Soạn thảo văn bản Bước 2: Duyệt văn bản Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo đã soạn. - Các đơn vị soạn thảo trình bản dự thảo VB lên cấp trên hoặc tập thể cá nhân xem xét bổ sung. + Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan. + Nếu văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần tham khảo ý kiến các bộ phận có liên quan và ý kiến của cán bộ pháp chế trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký. + Tiếp thu các ý kiến đóng góp, hoàn thiện bản thảo. + Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy, soát lại văn bản. Bước 3: Đánh máy, sao in văn bản - Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; - Nhân bản đúng số lượng quy định; - Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện. đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Bước 4: Ký văn bản để ban hành - Ký văn bản: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. - Đóng dấu vào văn bản - Kiểm tra văn bản trước khi ban hành: nội dung và các thành phần thể thức. - Làm thủ tục chuyển phát văn bản. Câu hỏi ôn tập Câu 1: văn bản là gì? Hãy nêu các đặc điểm của văn bản. Câu 2: Hãy trình bày vai trò và tác dụng của văn bản Câu 3: Hãy nêu đặc điểm, vai trò và tác dụng của văn bản quản lý Nhà nước. Page 15
Câu 4: Hãy nêu các loại văn bản thường được dùng trong xã hội, trong công tác kế toán loại văn bản nào được sử dụng nhiều nhất? Page 16
CHƯƠNG 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN Mã chương: MH20.02 Mục tiêu: - Xác định được vị trí của các thành phần thể thức trong văn bản - Nắm được nội dung và cách trình bày các thành phần thể thức của văn bản. Nội dung chính: 1. Thể thức của văn bản 1.1. Khái niệm thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định (Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ). 1.2. Các thành phần thể thức của văn bản - Quốc hiệu - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Số, ký hiệu của văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản - Trích yếu nội dung công văn hành chính - Nội dung văn bản - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức - Nơi nhận - Dấu chỉ mức độ mật - Dấu chỉ mức độ khẩn - Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Page 17
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 1.3. Tác dụng của thể thức văn bản - Đảm bảo tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản. - Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản - Thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản và người ký văn bản. - Nâng hiệu xuất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành. - Tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản. 2. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 2.1. Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản - Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. - Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). - Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). - Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Page 18
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. - Đánh số trang: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất, số trang phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011 (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. 2.2. Các thành phần thể thức văn bản 2.2.1. Quốc hiệu, tiêu ngữ a. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: Dòng 1: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và Dòng 2: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. b. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. 2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Page 19