zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Công Nghệ Thông Tin

» Tin học văn phòng

Giáo trình tin học hệ dự bị đại học - Chương 5

Chia sẻ: Nguyen Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:28

Báo xấu

118
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL 2000 I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 1. Giới thiệu và khởi động Microsoft Excel Microsoft Excel là một trong những chương trình bảng tính được sử dụng rộng rãi nhất. Chương trình là sản phẩm của hãng Microsoft. Sử dụng Microsoft Excel sẽ làm đơn giản công việc xử lí dữ liệu, nhất là với khối lượng lớn các dữ liệu kinh tế hay tài chính kế toán. Cách khởi động chương trình bảng tính Microsoft Excel cũng giống như với Microsoft Word. Thông thường chúng ta dùng gói sản phẩm...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình tin học hệ dự bị đại học - Chương 5

Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW CHƯƠNG V BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL 2000 I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 1. Giới thiệu và khởi động Microsoft Excel Microsoft Excel là một trong những chương trình bảng tính được sử d ụng rộng rãi nhất. Chương trình là sản phẩm của hãng Microsoft. Sử dụng Microsoft Excel sẽ làm đơn giản công việc xử lí dữ liệu, nhất là với khối lượng lớn các dữ liệu kinh tế hay tài chính kế toán. Cách khởi động chương trình b ảng tính Microsoft Excel cũng giống như với Microsoft Word. Thông thường chúng ta dùng gói sản phẩm Microsoft Office trong đó b ao gồm cả Microsoft Word và Microsoft Excel. Thông thường để khởi động Microsoft Excel, chúng ta bấm chuột tại nút Start, đưa con trỏ vào dò ng P rograms và b ấm chuộ t ở dò ng Microsoft Excel Lưu ý : Biểu tượng của Microsoft Excel có hình chữ X cách điệu màu xanh. Ngoài ra chúng ta còn có thể khởi độ ng Microsoft Excel bằng cách b ấm chuột vào nút Microsoft Excel trên thanh Micosoft Office Shortcut Bar Microsoft Office Shortcut Bar Sổ tính (hay còn gọi là tệp bảng tính) trống được mở mỗi lần khởi động Microsoft Excel là một sổ tính tạm thời có tên là BOOK1 . Tên của các tệp sổ tính luôn có phần mở rộng ngầm định là .XLS Trước khi kết thú c phiên làm việc với Microsoft Excel, ta phải lưu giữ kết quả làm việc trên đĩa cứng hay đĩa mềm của máy tính. - 102 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Để lưu một sổ tính lên đĩa, ta mở thực đ ơn F ile chọ n lệnh Save Kẹp hồ sơ (hoặc bấm Ctrl+S) ho ặc chúng ta lưu sẽ sổ tính cũng có thể chọn nút trên thanh cô ng Các sổ tính đã lưu Đặt tên cho sổ cụ, khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ Save as tính vào đây để ta đặt tên cho sổ tính:  Chọn thư mục sẽ lưu giữ tệp sổ tính cần lưu  Đặt tên cho tệp sổ tính vào hộp F ile Name  Chọn nút Save để máy ghi tệp lên đ ĩa 2. Màn hình làm việc của Microsoft Excel Sau khi khởi động, ngoài vùng làm việc được bố trí dưới d ạng b ảng (hay còn gọi là trang tính ), màn hình làm việc của Excel có các đối tượng chung như một cửa sổ của Windows. Tên sổ bảng tính Phóng to Hộp đang mở Maximize điều Workbook Thu nhỏ Thanh tiêu đề Đóng khiển Minimize Thanh Title Bar Close thực đơn Thanh công cụ Thanh công thức Ô đang được Tên cột chọn Thanh cuốn dọc Tên hàng Tên bảng tính Thanh cuốn ngang Th anh trạng thái Thanh thực đ ơn (menu bar) của Microsoft Excel cũng gần giống thanh thực đơn của Word nhưng cò n có thêm thực đơn Data (dữ liệu) gồm các lệnh để xử lí dữ liệu. Microsoft Excel còn có thêm một thanh công cụ đặc trưng, đó là thanh công thức (Formula bar). Thanh công thức được sử d ụng để nhập và hiển thị các dữ liệu và công thức. 3. Cấu trúc bảng tính – Sheet - 103 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Tệp tin cơ bản do Excel tạo ra được gọi là sổ tính. Một sổ tính có thể có một hoặc nhiều b ảng tính. Một sổ tính mới mở, luôn có mộ t bảng tính mở. Mỗi bảng tính đều có tên riêng để phân biệt và chúng được hiển thị p hía dưới màn hình. Tên ngầm định của chúng là Sheet1, Sheet2, … Bấm chuột vào các tên này để chuyển làm việc từ bảng tính này sang bảng tính khác. Một b ảng tính gồm có các đối tượng sau:  Mỗi b ảng tính bao gồm 65536 hàng và 256 cột. Các cột được đánh ký hiệu A, B, C, … IV. Dòng để ghi ký hiệu cột được bố trí ở phía trên được gọi là đường viền ngang . Các hàng được đánh số hiệu hàng 1, 2, 3, … 65536 và cột ghi số hiệu dòng được bố trí bên trái bảng tính g ọi là đường viền dọc.  N ơi giao nhau của một hàng(Row) với mộ t cột(Column) được gọ i là ô (Cell). Ô là đối tượng nhỏ nhất trên bảng tính để lưu dữ liệu.  K hối là một nhóm các ô liền nhau tạo thành hình chữ nhật. Khối có thể là m ột ô hoặc một dòng hay một phần của dòng ho ặc một phần của cộ t. Địa chỉ ô , khối, hàng và cột Các ô, khối, hàng và cột được phân biệt qua địa chỉ của chú ng. Địa chỉ được sử dụng trong các công thức và các hàm.  Đ ịa chỉ của một ô là cặp tên cộ t và tên hàng giao nhau tạo ra ô đó. V í dụ: A5, C8, DF280 ..  Đ ịa chỉ của mộ t khối là cặp địa chỉ của ô gó c trên bên trái và ô góc dưới b ên phải, chúng được phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:) . Ví dụ: Khối A3:D8 ; C4:H10 ..  Đ ịa chỉ của một hàng được biểu diễn bởi cặp số hiệu của nó và phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:) V í dụ: 4:4 ; 6:6 …  Đ ịa chỉ của một cột được biểu diễn bởi cặp ký hiệu của nó và phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:) V í dụ: A:A, C:C … Trên bảng tính đ ược mở luô n có mộ t ô được chọn (hay còn gọi là kích hoạt - ô hiện thời). Ô này có một đường viền đ ậm bao quanh. Đường viền này gọi là con trỏ ô. Dữ liệu chỉ được nhập vào ô đang được kích hoạt đó. Thanh công thức Địa chỉ ô đang được chọn Ô đang được chọn Con trỏ Ô - 104 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW 4. Thoát khỏi Microsoft Excel Để thoát khỏ i Microsoft Excel ta có thể chọn một trong các cách sau:  Mở thực đơn File chọn lệnh Exit  Bấm chuột vào nút C lose của cửa sổ chương trình  Bấm tổ hợp phím A lt + F4 Nếu ta thoát khỏi Microsoft Excel mà có sổ tính nào đó chưa được lưu thì máy sẽ hỏ i có ghi lại sổ tính đó không: 1 2 Nếu chọn Y ES thì sẽ tiến hành lưu:  Trường h ợp ở hình 1: Đó là một sổ tính mới chưa ghi lại lần nào nên khi chọn YES sẽ x uất hiện hộp thoại Save As như trên để ta đặt tên cho sổ tính.  Trường hợp ở hình 2 : Đó là tệp sổ tính đ ã được lưu với tên Diem.xls nên khi ta chọ n YES thì Microsoft Excel chỉ ghi thêm phần sửa chữa thô i và không xuất hiện hộp thoại Save as nữa. Nếu chọn NO thì máy sẽ thoát khỏi Microsoft Excel mà không lưu sổ tính đang làm nữa. Nếu chọn CANCEL thì tức là ta huỷ bỏ lệnh thoát khỏ i Microsoft Excel. II. NH ẬP DỮ LIỆU VÀO BẢNG TÍNH 1. Các kiểu dữ liệu trong Excel Dữ liệu được đưa vào các ô trên bảng tính trực tiếp từ b àn phím. D ữ liệu trong một ô có thể là một trong các kiểu sau: D ữ liệu kiểu số , dữ liệu kiểu ký tự, dữ liệu thời gian, cá c giá trị LOGIC (đúng – TRUE; sai- FALSE), công thức hoặ c cá c hàm. Công thức chứa dữ liệu, các phép toán, các địa chỉ, còn các hàm được Excel xây dựng sẵn. Mỗi ô của bảng tính có thể lưu một kiểu dữ liệu bất kỳ trong số các kiểu trên, song chỉ là m ột kiểu dữ liệu duy nhất. Muốn lưu một kiểu dữ liệu khác cần phải xóa nội dung của ô đó và thậm chí còn phải định dạng lại dữ liệu trong ô đó. 2. Các phím di chuyển con trỏ ô Di chuyển trong bảng tính được hiểu là thay đổi ô chọn – di chuyển con trỏ ô đ ến một ô nào đó. Có thể di chuyển con trỏ ô b ằng hai cách: - 105 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW  Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím: phím  để sang trái một ô, phím  để sang phải một ô; phím  để lên trên mộ t ô; phím  đ ể xuống dưới mộ t ô.  Sử d ụng chuột: đ ưa con trỏ chuột đến ô cần đến rồi bấm chuột. V ì trên bảng tính có rất nhiều ô nên ta cần sử dụng đến các thanh cuốn để việc di chuyển thuận lợi hơn. Lưu ý: Con trỏ chuột trong vùng b ảng tính luôn có hình dấu thập  Mốuiốtượtác động lênamlàộttađối tảưiợchọnnànoó.đó để biến đổi nó, ta cần phải chỉ ra n ng đ ng đó , ngh ĩ ph Để chọn một ô: Ta bấm chuột lên ô cần chọn Để chọn một khối: Có thể chọn một trong ba cách sau:  Bấm rồi rê chuộ t từ ô đ ầu khối đến ô cuối khố i  Bấm chuột tại ô đ ầu khối, giữ p hím Shift, bấm chuột tại ô cuối khối rồi nhả phím Shift  Bấm chuột vào ô đầu khối, giữ phím Shift, bấm các phím m ũi tên  để mở rộng vùng chọn Để chọn một hàng hay mộ t cột: Bấm chuột vào ô đề số hiệu hàng hay ô đ ề ký hiệu cộ t cần chọn Để chọn toàn bộ cá c ô trên một bảng tính: Bấm chuột vào ô là giao của đ ường viền ngang và đường viền dọc. Lưu ý: Trong vùng chọ n, ô đ ầu tiên không bị đảo mầu. Để chọn các đối tượng không liền nhau: Ta chọn đối tượng đ ầu tiên rồi giữ phím CTRL trong khi chọn các đối tượng khác. bấm chuột vào đây sẽ chọn cả bảng 3. Nhập d ữ liệu Đ ể nhập dữ liệu vào một ô, ta chọ n ô đó rồi gõ dữ liệu vào từ bàn phím, xong ấn Enter để kết thúc nhập. a. Nhập dữ liệu số: D ữ liệu số là dãy các số 0, 1, …, 9 và mộ t số ký tự đ ặc biệt khác như dấu phảy (,), dấu chấm (.), d ấu cộng (+), dấu trừ (-), dấu phần trăm (%) … Ví dụ: 15,000; $123 ; 33%; 2.09E+03 là các dữ liệu số . Sau khi nhập vào ô, dữ liệu số được hiển thị trong ô như sau: - 106 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW  N ếu d ấu + đứng trước mộ t dãy số thì số đó là một số dương và số + không đ ược hiển thị trong ô. D ấu trừ - đ ứng trước một số thì là một số âm và đ ược thể hiện trong ô.  Chữ E (hay e) được sử dụng để biểu diễn một số lớn theo dạng khoa học. V í dụ: 2E+06 = 2 x 106 = 2,000,000  Một số đứng trong một ngoặc đơn được xem là một số âm. Ví d ụ: (200) = -200  D ấu / được sử dụng để biểu diễn các phân số. Ví d ụ: 11 5/8 = 11.625 Ngoài ra, Excel còn sử dụng d ấu $ đ ể biểu diễn dạng tiền tệ và dấu % để b iểu diễn số phần trăm. Theo ngầm định, dấu phảy (,) dù ng để phân cách hàng nghìn, hàng  triệu,… và dấu chấm (.) dùng để phân cách phần nguyên và phần thập phân - Đ ây là kiểu viết số Anh – Mỹ. Ta có thể thay đổi kiểu viết số này. Trong một ô, dữ liệu kiểu số luôn luôn tự động căn lề phải của ô. Nếu dãy số có độ dà i lớn hơn độ rộng của cộ t, Excel tự động chuyển số về dạng sử dụng chữ E để b iểu diễn lu ỹ thừa của 10. Nếu độ rộng của cột qúa nhỏ và không hiển thị hết dãy số quá dài, ta sẽ thấ y các ký hiệu ##### trong ô . Nếu gặp trường hợp đó, chúng ta cần tăng độ rộng cột đ ể có thể hiển thị con số đầy đủ. b. Nhập dữ liệu kiểu ký tự D ữ liệu ký tự là dãy các chữ cái, số và các ký hiệu. Ví d ụ: ViệtTrì, Quý 1, 36 Tràng Tiền … Có thể nói, ngoài d ữ liệu số ra hầu hết các dữ liệu còn lại là dữ liệu kiểu ký tự. N ếu d ãy dữ liệu ký tự nhập vào quá dài không chứa hết trong một ô, dữ liệu sẽ được hiển thị trên vù ng màn hình của các ô bên phải. Tuy vậy, dữ liệu chỉ được lưu giữ trong một ô. Nếu ô bên phải cũng lưu trữ dữ liệu thì chỉ phần đầu dãy ký tự dài trong ô được hiển thị. Xem ví dụ minh họ a sau: ô A2 chứa dãy ký tự: Trường dự bị Đại học dân tộc TW ô A2 chứa dãy ký tự: Trường dự bị Đại học dân tộc TW và ô C2 chứa dãy ký tự : Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam D ữ liệu kiểu ký tự luôn tự động căn lề trái của ô. - 107 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Đôi khi cần nhập dữ liệu kiểu ký tự nhưng gồm các chữ số và các ký tự đặc biệt (ví dụ như +1 chẳng hạn), nếu ta gõ +1 vào ô thì dấu + sẽ bị bỏ qua. Lúc đó ta nên nhập dấu nháy đ ơn (‘) trước khi nhập các số đó. Khi nhập xong, d ấu nháy đơn không xuất hiện ở trong ô mà chỉ x uất hiện trên thanh công thức, xem hình minh họa: c. Nhập dữ liệu thời gian Dữ liệu thời gian được chia làm hai lo ại: Ngày tháng và giờ phút. Dữ liệu kiểu ngày tháng được chuyển đổi thành các số nguyên liên tiếp nhau, bắt đ ầu từ số 1 ứng với ngày 1 tháng 1 năm 1900, còn d ữ liệu kiểu giờ phút chuyển thành số thập phân vì giờ p hút được xem như là một phần của ngày. Do đó, về b ản chất, dữ liệu thời gian là dữ liệu kiểu số. Dữ liệu ngày tháng gồm: ngày, tháng và năm. D ữ liệu giờ p hút gồm: ngày, tháng, năm, giờ và p hút. Có nhiều dạng trình bày dữ liệu thời gian. Dữ liệu kiểu thời gian luô n tự động căn thẳng lề phả i của ô. Khi nhập dữ liệu kiểu thời gian, có thể sử d ụng dấu – và d ấu / làm dấu phân cách ngày, tháng, năm và dấu : để phân cách giờ phút. Dấu trống đ ể phân cách giữa ngày tháng năm và giờ phút. Ngo ài ra còn có thể sử d ụng AM và PM cho các giờ trước và sau 12 giờ trưa, và còn có thể sử dụng các từ tiếng Anh viết tắt để thể hiện ngày trong tuần. V í dụ: 4 -Mar, March 4,97 hay 4 -March-97 1:30 AM d. Sửa ch ữa dữ liệu Khi đang nhập dữ liệu, nếu thấy nhập sai thì phải d ùng phím BACK SPACE để xóa lùi về và nhập lại. Không được dùng phím m ũi tên để di chuyển con trỏ văn bản đến chỗ sai vì khi b ấm phím mũi tên, chương trình sẽ cho là đã nhập dữ liệu xong và chuyển sang ô khác. Nếu dữ liệu dài, ta nên sửa chữa trên thanh cô ng thức b ằng cách dùng chuột bấm lên dò ng nộ i dung ở trên đó. - 108 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Nếu muố n sửa chữa dữ liệu trong một ô đã chứa dữ liệu, có thể sử d ụng một trong các cách sau:  Bấm đúp chuột vào ô cần sửa chữa dữ liệu  Đưa con trỏ ô đến ô cần sửa, bấm chuộ t lên vùng nội dung trên thanh công thức  Đưa con trỏ ô đến ô cần sửa, bấm phím F2 để làm xuất hiện con trỏ văn bản (nhấp nháy) trong ô, sau đó dù ng các phím xóa: Delete, Backspace để xóa dữ liệu rồi nhập lại, nhập xong ấn phím Enter. III. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 1. Đ ịa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đố i Chúng ta đã định nghĩa địa chỉ của các ô, các khối, các hàng và các cột. Đó là địa ch ỉ tương đối. Trong phần này, ta sẽ xét khái niệm địa chỉ tuyệt đối của chúng. Trước hết, ta nhắc lại địa chỉ tương đối. Đ ịa chỉ tương đối của một ô là cặ p ch ữ xác định ký hiệu cộ t và số h iệu hàng mà ô đó nằm trên. Khi cho địa chỉ tương đ ối trong công thức, địa chỉ đó biểu thị vị trí tương đối của các ô nằm trong công thức so với ô chứa công thức. Chẳng hạn địa chỉ tương đối của ô A3 là A3 Để minh họ a vai trò của địa chỉ tương đối, ta hãy xét ví dụ sau: Giả sử trong ô B2 có chứa dữ liệu là số 2500. Khi cho một công thức đơn giản như = B2+1 vào ô C4, công thức này là “ lấy giá trị trong ô B2 cộng với 1 và nhập kết quả vào ô C4”. Trong ô C4 sẽ có kết quả là 2501. tuy nhiên, vì địa chỉ B2 trong công thức là địa chỉ tương đ ối, Excel xác định vị trí tương đố i của B2 so với vị trí của ô B4 như sau: Ô B2 nằm ở cộ B, hàng 2, đó là ô ở ngay cột bên trái (cột B) so với cột có ô C4 (cột C) và ở hàng cách trên hàng có ô C4 (hàng 4) hai hàng (hàng 2). như vậy về bản chất, công thức trên có nghĩa là: “lấy giá trị trong ô ở cột phía b ên trái và trên đó hai hàng, cộng với 1 và nhập vào ô (ô C4)”. Địa chỉ tương đối có vai trò rất quan trọ ng trong việc điền tính toán nhanh dữ liệu cũng như sao chép và di chuyển dữ liệu từ một ô hay khối này sang một ô khác hay khối khác. Ta sẽ xét vấn đề này ở phần sau. Các đ ịa chỉ tuyệt đối chỉ ra vị trí cố đ ịnh của cá c ô trên bảng tính. Ví dụ : “ ô nằm trên cộ t A dòng 2”. Địa chỉ tuyệt đối có ký hiệu $ đi trước chữ xác đ ịnh cột và số xá c định dòng mà ô đó nằm trên. - 109 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Ví dụ: Đ ịa chỉ tuyệt đối của ô C6 là $ C$6 Để thấy rõ được sự khác nhau giữa địa chỉ tuyệt đối và tương đ ối, chúng ta x ét tiếp ví dụ trên: giả sử để thay cho công thức nhập vào ô C4 là =B2+1 thì ta sẽ nhập công thức là : =$B$2+1 . Công thức này sẽ được thực hiện như sau: “lấy giá trị trong ô ở cộ t B hàng 2, cộng với 1 và nhập vào ô C4”. Sự khác biệt này sẽ rõ hơn khi ta xét các thao tác sao chép và di chuyển dữ liệu từ ô này sang ô khác trên bảng tính. Chúng ta có thể kết hợp địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối để có đ ịa ch ỉ hỗn hợp, địa chỉ này chứa một thành phần tương đố i và một thành phần tuyệt đố i. 2. Di chuyển và sao chép dữ liệu Khi sao chép dữ liệu, nội dung của một ô gồm: dữ liệu được chứa trong ô (có thể là công thức) và định dạng của dữ liệu đó. Khi sao chép hay di chuyển nội dung của một ô sang một ô khác, cả dữ liệu và định dạng của dữ liệu đ ều được sao chép hay di chuyển. Nếu dữ liệu trong ô là kết quả của một công thức hay hàm thì b ản thân cô ng thức (hay hàm) chứ không phải dữ liệu kết quả, sẽ được sao chép hay di chuyển. a. Sao chép hoặc di chuyển nội dung các ô hay khối: Muố n sao chép hay di chuyển dữ liệu từ ô này sang ô khác ho ặc từ khố i này sang khối khác ta làm như sau:  Chọn ô hay khối cần sao chép hay di chuyển  Mở thực đơn Edit chọn Copy (nếu sao chép) hoặc chọ n Cut (nếu di chuyển), một đường viền chuyển động sẽ bao quanh khố i chọ n.  Đưa con trỏ ô đến ô hay khối cần sao chép (hay di chuyển )  Mở thực đơn Edit chọn lệnh Paste Chúng ta có thể dùng các nút lệnh Copy hoặc Cut và Paste trên thanh công cụ chuẩn để làm các thao tác trên . Nếu vùng dữ liệu sao chép (hay di chuyển) và vùng cần sao chép (hay di chuyển) dữ liệu tới cùng được thể hiện trên màn hình, chú ng ta có thể sử d ụng chuột để sao chép hoặc di chuyển nhanh dữ liệu:  Chọn ô (hoặc khố i) có dữ liệu cần sao chép (hoặc di chuyển)  Đưa con trỏ chuột đến đ ường biên của ô hay khối chọ n, cho đ ến khi trỏ chuột có hình m ũi tên thì giữ phím CTRL (nếu di chuyển thì không cần) bấm và kéo chuột để đưa ô hay khối đến vị trí cần sao tới rồ i nhả chuộ t và phím CTRL Khi sao chép hay di chuyển nộ i dung của mộ t khố i sang khối khác cần lưu ý:  Khi chọn một ô đích, nội dung cá c ô trong khối được sao vào các ô tương ứng trong một khố i có ô trên cùng, bên trái là ô được chọn. - 110 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW  Nếu chọn một khối làm đích, khố i đó phả i là một khối có kích th ước như khối nguồn  Nếu ch ỉ sao nội dung của mộ t ô và chọn một khối làm đích, nội dung đó sẽ đ ược sao vào mọ i ô trong khố i đích. b. D i chuyển và sao chép các ô có nộ i dung ch ứa địa chỉ ô hay khối Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối đó ng vai trò khác nhau trong thao tác sao chép các ô có nội dung là công thức hay hàm mà các biến của chúng có chứa các địa chỉ ô hay địa chỉ khối.  Đ ịa chỉ tương đố i: Khi sao ch ép một ô có nộ i dung là công th ức ch ứa các địa chỉ tương  đố i của ô hay của khối, trong công thức ở ô đích không còn là địa chỉ ban đầu của các ô nữa mà các địa chỉ nà y được điều ch ỉnh để phù hợp với vị trí tương đối so với ô đích. Ví dụ 1: Tại ô B4 ta nhập vào mộ t công thức đơn giản: =D9. Nếu ta sao chép ô B4 sang ô C2, công thức trên sẽ được sao sang ô C2. Ô D9 nằm ở cột b ên phải cách cột B một cột và hàng 9, dưới trên hàng 4 năm hàng. Ô có vị trí tương đối như thế so với ô C2 chính là ô E7. V ì vậy cô ng thức trong ô C2 được điều chỉnh thành: =E7 Ví dụ 2 : Để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của địa chỉ tương đối, ta xét ví d ụ sau: Ta thấy ở hình 1, để tính điểm trung bình cho danh sách học sinh trên, ta nhập công thức tính =AVERAGE(C4:E4) cho người đầu tiên trong danh sách. Sau đó, ta sao chép cô ng thức này xuống dưới cho những người trong danh sách. Kiểm tra ở ô F10 (hình 2) ta thấy công thức là =AVERAGE(C10:E10). Excel chỉ điều chỉnh các đ ịa chỉ tương đối một cá ch thích hợp khi sao chép dữ liệu trong các ô. Đối với các thao tác di chuyển ( lệnh Cut và Paste ) các địa chỉ tương đối không bị điều chỉnh.  Đ ịa chỉ tuyệt đối: Muốn đảm bảo các địa chỉ ô hay khối không b ị thay đổi khi sao chép công thức, chúng ta phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối. Chúng ta hãy xét các ví dụ sau: Ví d ụ 1: - 111 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW H2 H1 H1 ta thấy công thức được nhập vào ô C4 là =B4*B1 là các địa chỉ tương đối nên khi sao chép xuống d ưới cho những người cò n lại thì công thức tính sẽ bị sai. H2 sử dụng công thức có địa chỉ tuyệt đối, tại ô C4 nhập công thức =B4*$B$1 Ví d ụ 2: Bài toán đổi ngoạ i tệ: Với số tiền trên ô D1, ứng với các loại ngoại tệ trong bảng, ta đổ i số tiền trên ra các loại ngo ại tệ tương ứng. Cố định ô D1 trong phép chia trong cô ng thức bằng cách cho địa chỉ tuyệt đối. Ta cũng có thể sử dụng địa chỉ hỗn hợp như sau: Sử dụng địa chỉ tương đối cột tuyệt đối hàng. - 112 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW c. Sao chép bằng lệnh Paste Special Như ta đã biết, nội dung của một ô trên bảng tính bao gồm d ữ liệu và định dạng của nó. Khi sao chép dữ liệu, các nội dung trên của ô đều được sao sang. Có những trường hợp, người ta chỉ muốn sao chép dữ liệu mà không cần định dạng của nó. Hoặc, có những trường hợp, chỉ cần kết quả của công thức chứ khô ng cần công thức. Trong những trường hợp đó, người ta sử dụng lệnh Paste Special (d án đặc biệt) trên thực đơn Edit. Lệnh Paste Special được sử dụng như lệnh Paste nhưng sẽ xuất hiện hộp thoại đ ể ta lựa chọn: All: Sao tất cả sang Formulas: Chỉ sao công thức của ô Values: Chỉ sao giá trị của ô Formats: Chỉ sao định dạng của ô 3. Các thao tác với hàng, cột, ô trong bảng tính a. Xóa nội dung của ô hay của khối Nếu muốn xóa nội dung của một ô hay một khối, ta chỉ cần chọn nó rồi ấn phím Delete. Khi đó, dữ liệu trong ô hoặc trong khối sẽ bị xóa, nhưng định dạng của dữ liệu vẫn còn giữ lại. Để xóa cả định dạng của dữ liệu, ta phải chọ n lệnh Clear trong thực đơn Edit, xuất hiện bảng chọn, ta có thể chọn A ll để xóa tất cả hoặc Format để xóa định dạng. b. Xóa các ô hoặc các khối Để xóa một ô hay một khối, ta chọn ô hay khối cần xóa, mở thực đơn Edit chọn lệnh Delete, sẽ xuất hiện bảng chọn: Ta có thể chọn:  Shift cells left: Các ô bên trái sẽ d ịch về  Shift cells Up: Các ô bên dưới dịch lên  Entire row: Xóa cả hàng  Entire column: Xóa cả cột Sau đó chọn OK để tiến hành xóa. c. Chèn thêm hàng hoặc cộ t - 113 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Đ ể chèn thêm mộ t hàng hoặc một cột, ta chọn hàng hoặc cột mà tại đó cần xuất hiện hàng (hoặc cộ t) mới. Mở thực đơn Insert chọ n lệnh R ows để chèn hàng, chọn Columns để chèn cột. Nếu chèn cột, cột m ới sẽ xuất hiện tại vị trị cột ta đã chọ n, cột cũ sẽ bị đ ẩy sang phải. Nếu chèn hàng, hàng mới sẽ xuất hiện tại vị trí hàng ta đã chọn, hàng cũ sẽ bị đ ẩy xuống phía dưới. 4. Các thao tác với tệp a. Mở một tệp bảng tính:  Mở một tệp mới: Như trên đ ã nói, khi mới khởi động Microsoft Excel sẽ cung cấp cho chú ng ta một bảng tính trắng (mới tinh và có tên ngầm định là BOOK 1) để ta có thể làm việc được ngay. Tuy nhiên ta cũ ng có thể yêu cầu Excel đưa tiếp cho ta một bảng tính trắng mới nữa bằng các cách sau: Cá ch 1: - Mở thực đơn F ile, chọn N ew, xuất hiện hộp thoại: - Chọn biểu tượng WorkBook rồ i chọn nút OK Cá ch 2: Bấm chuột vào nút lệnh N ew trên thanh công cụ chuẩn (Standart toolbar) Cá ch 3: Bấm tổ hợp phím C TRL + N  Mở một bảng tính đã có: Đ ể mở một bảng tính đ ã được lưu trên đĩa từ, ta có thể chọn m ột trong các cách sau: Cá ch 1: Mở thực đơn F ile chọn lệnh Open Cá ch 2: Chọn nút lệnh Open trên thanh công cụ chuẩn Cá ch 3: Bấm tổ hợp phím CTRL + O Khi thực hiện cả ba cách trên đều sẽ làm xuất hiện hộp thoại Open:  Chọn kẹp chứa tệp văn bản cần mở  Ch114 -văn - ọn tệp bản cần mở trong danh sách này
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW b) Lưu giữ mộ t tệp Sau khi kết thúc làm việc b ảng tính Excel, kết quả làm việc phải đ ược  lưu giữ trên đĩa. Để đề phòng các sự cố như m ất điện … nên người ta thường xuyên lưu giữ kết quả đ ã soạn được. Khi đã lưu ta có thể m ở lại bảng tính ra để sửa đổi hay làm việc tiếp với nó. Thực hiện một trong các thao tác sau để lưu giữ bảng tính:  Mở thực đ ơn F ile  chọn Save  N hấn chuột chọn nút lệnh Save trên thanh công cụ chuẩn  Bấm tổ hợp phím CTRL+S Lần đầu tiên lưu một tệp có tên ngầm định là BOOK#, cửa sổ Save as (lưu với tên) sẽ xuất hiện để ta đặt tên và c họn chỗ lưu cho bảng tính. Từ lần sau trở đi, khi ghi bảng tính đó lại, thì cửa sổ Save as sẽ không xuất hiện nữa, bảng tính sẽ tự ghi thêm vào tệp với tên đã có . Thư mục lưu giữ tệp Các bảng tớnh đã có Chọn nút này để ghi Đặt tên cho bảng tớnh ở ô này Lưu ý khi ghi bảng tính:  N ên đặt tên cho tệp bảng tính làm sao để gợi nhớ nội dung b ên trong của nó, tránh đặt những cái tên vô nghĩa.  K hi đã ghi b ảng tính, sau đó ta lại làm việc tiếp thì chúng ta phải ghi lại, nếu không, những phần soạn thêm hay sửa đổi sẽ không được ghi thêm vào bảng tính. - 115 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Để lưu giữ b ảng tính với m ột tên khác ta mở thực đ ơn F ile chọn Save as sẽ xuất hiện hộp thoại Save as. Ta tiến hành chọn kẹp lưu giữ tệp và đặt tên tệp giống như làm với lệnh File\Save c) Xóa, chèn và đổ i tên bảng tính Khi mở một sổ tính mới, theo ngầm định Excel cung cấp cho ta ba bảng tính với tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Muốn làm việc với bảng tính nào, ta b ấm chuột tại tên bảng tính đó. Có những trường hợp cần xóa toàn bộ bảng tính, chèn thêm bảng tính hoặc đổi tên bảng tính. Muốn xóa một b ảng tính:  Bấm chuột vào tên b ảng tính cần xóa  Mở thực đơn Edit chọn Delete Sheet  Xuất hiện hộp thoại xác nhận, chọ n OK để xóa Muốn chèn thêm mộ t bảng tính:  Bấm chuột chọn bảng tính mà tại đó bảng tính mới sẽ xuất hiện, chèn bảng tính này sang phải trong danh sách bảng tính  Mở thực đơn Insert chọ n Worksheet, sẽ xuất hiện bảng tính mới với tên là SheetX, với X là số thứ tự bảng tính trong sổ tính Muốn đổi tên mộ t bảng tính:  Nhấn đúp chuột vào tên của bảng tính hoặc b ấm phải chuột tại tên bảng tính rồi chọ n Rename, tên của bảng tính sẽ được chọn (bôi đen)  Xóa tên cũ của bảng tính rồi gõ vào tên mới d) Khôi phục sau khi thao tác sai Khi thao tác trong một bảng tính, có thể chúng ta sẽ có những thao tác như sao chép, di chuyển hay xóa nhầm. Để khôi phục lại những nhầm lẫn đó, chú ng ta sử dụng các lệnh Undo trong thực đơn Edit. Ta cũng có thể chọn nhanh lệnh U ndo bằng nút Undo trên thanh công cụ. Redo Chọn Undo để trở về trạng thái trước Undo Chọn Redo để về trạng thái trước khi Undo IV. Đ ỊNH DẠNG DỮ LIỆU 1. Đ ịnh dạng dữ liệu số - 116 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Khi ta nhập dữ liệu vào số, nó được định dạng General (tổng quát) và hiển thị các số y hệt như chú ng ta nhập vào, trừ m ột số trường hợp sau:  Các số qúa d ài nên phải sử dụng chữ E để hiển thị rú t gọn  Các số 0 đứng cuố i phần thập phân sẽ không được hiển thị  Số thập phân không có phần nguyên được hiển thị với phần nguyên 0, ví dụ: gõ .123 thì số hiển thị là 0.123 Định dạng không tác động đến giá trị cơ bản của dữ liệu m à chỉ làm thay đổi cách hiển thị của dữ liệu trong ô . Có thể áp d ụng nhiều định dạng khác nhau cho dữ liệu, song giá trị cơ b ản không thay đổi và các tính toán thực hiện với các giá trị này. Để định dạng dữ liệu số, ta làm như sau:  Chọn vùng dữ liệu số cần định dạng  Mở thực đ ơn Format chọn C ells xuất hiện hộp thoại: Số chữ số sau dấu thập phân Chọn kiểu số Đ ánh dấu ô này để có dấu phân cách phần ngàn, triệu … bằng dấu phẩy Các định dạng số có thể chọn  Chọn phần Number (số):  Chọn các thành phần trên để định dạng số xong thì chọ n nút OK. 2. Đ ịnh dạng phông chữ Để định dạng phô ng chữ ta làm như sau:  Chọn vùng d ữ liệu cần điều chỉnh  Mở thực đơn Format chọn Cells.. xuất hiện hộp thoại  Chọn mục Font: Chọn kiểu chữ Cỡ chữ - 117 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW 3. D óng hàng, tạo đường viền ô Việc căn chỉnh (dóng hàng) dữ liệu trong ô được thể hiện ở m ục Alignment của lệnh đơn Format\Cells.. Căn chỉnh theo chiều ngang của ô Thay đ ổi Căn chỉnh theo hướng chạy chiều dọc của ô chữ Bật chức năng ngắt dòng Theo ngầm định, nội dung của ô được xếp trên một dòng. Khi dãy ký tự quá dài và không muốn thay đ ổi độ rộng cột, ta có thể cho nó ngắt dòng bằng cách chọn chức năng Wrap Text trong hộp thoại trên. Tạo đường viền ô Mặc đ ịnh trong vùng bảng tính, các ô được phân cách nhau bởi các đ ường gọi là đường lưới (có thể bật tắt đường lưới bằng lệnh Tools  Options  View  Gridlines). Các đường lưới này khô ng xuất hiện ở bản in giấy. Để có được các đ ường kẻ, ta cần kẻ khung như sau:  Chọn vùng d ữ liệu cần kẻ khung  Mở thực đơn Format chọn Cells - 118 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW  Chọn mục Border: Chọn cách kẻ khung nhanh Chọn nét kẻ khung Chọn vị trí các đường kẻ Chọn mầu cho nét kẻ Hình minh khung họa Có thể kẻ các kiểu đ ường biên khác nhau và có các mầu sắc khác nhau trên mỗ i cạnh của ô được chọn. Ta còn có thể kẻ các đường kẻ b ên trong khối được chọn và các đ ường kẻ chéo của các ô. Cần ghi nhớ thứ tự sau: phải chọn kiểu đ ường và m ầu sắc đường trước khi chọ n các cạnh để kẻ. Ngầm đ ịnh ban đ ầu, giữa các ô không có đường kẻ. 4. Đ ổ màu nền Để đổ nền cho bảng tính ta làm như sau:  Chọn vù ng b ảng tính cần đổ màu nền  Mở thực đơn Format chọn Cells  Chọn mục Patterns: V. CÁC HÀM MẪU TRONG EXCEL Trước khi làm quen với một số hàm mẫu trong Excel, ta hãy sơ qua một số toán tử hay được sử dụng trong Excel. Bao gồm: Toán tử số học: + : Cộng - : Trừ * : N hân / : Chia ^ : Lũy thừa Toán tử so sánh: - 119 -
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW = : Bằng > : Lớn hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng < : N hỏ hơn
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Một số hàm cho phép có số b iến thay đổi ho ặc các biến có thể được liệt kê theo một ký tự bất kì và chỉ cần cho ít nhất một biến. Một số hàm khác đòi hỏi một số hoặc tất cả biến là b ắt buộc, theo một thứ tự nhất định. Có hai cách nhập hàm vào một ô trong bảng tính:  N hập hàm như một cô ng thức: Chọn ô để nhập và gõ vào dấu =, sau đó nhập tiếp hàm theo đúng cú pháp của nó và thứ tự các biến, cuối cùng ấn Enter. Cách này đ òi hỏi phải nhớ các chi tiết về cú pháp của hàm.  Sử dụng lệnh Paste Function trên thanh công cụ chuẩn  Sử dụng lệnh Paste Function hoặc mở thực đơn Insert chọ n F unction :  Chọn ô cần nhập hàm và nhấn vào nút lệnh Paste Function (dán hàm) trên thanh cô ng cụ chuẩn, hộp thoại Paste Function xuất hiện:  Chọn nhóm hàm thích hợp ở ô b ên trái Function Category (loại hàm) và chọn hàm ở ô b ên phải Function name.  Nhấn OK, Excel sẽ chèn dấu =, tên hàm và m ột cặp mở đóng ngoặc đơn. Một hộp thoại tiếp theo sẽ xuất hiện cho phép nhập giá trị các biến. Sau khi đã nhập xong các biến vào các ô, nhấn OK để kết thúc. Giá trị của hàm sẽ được nhập vào ô . 2. Một số hàm thông dụng a) Các hàm toán học Các hàm to án học là các hàm thô ng dụng. V ới các hàm toán học chúng ta có thể thực hiện được nhiều tính toán khác nhau, từ đơn giản như việc tính tổng các giá trị trong ô đến những phép so sánh phức tạp. trong phần này, chú ng ta chỉ xét những hàm thông dụng nhất. * Hà m SUM Đây là hàm hay được dùng nhất, kết quả của hàm SUM là tổng các biến được liệt kê. H àm SUM có cú pháp: =SUM(so1, so2 , …) - 121 -

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.