Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh (Nghề: Quản trị nhà hàng, Quản trị khách sạn - Trình độ CĐ/TC) - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:63

Thêm vào BST

Báo xấu

63
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh gồm các nội dung chính như: Giới thiệu chung về Microsoft Excel; Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel; Các hàm trong excel; Cơ sở dữ liệu; Biểu đồ, bảo vệ và in ấn; Xử lý các bài toán chuyên ngành bằng Excel. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh (Nghề: Quản trị nhà hàng, Quản trị khách sạn - Trình độ CĐ/TC) - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG GIÁO TRÌNH Tin học ứng dụng trong kinh doanh, Tin học ứng dụng trong khách sạn NGHỀ: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG, QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG , TRUNG CẤP (Ban hành theo Quyết định số: 630 /QĐ-CĐN, ngày 05 tháng 04 năm 2022 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang) Tên tác giả: Huỳnh Việt Anh Thƣ Năm ban hành:2022
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Nhằm giúp cho sinh viên có tài liệu để học tập, nghiên cứu việc ứng dụng tin học trong lĩnh vực kinh doanh, tôi đã biên soạn giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh. Đây là tài liệu đƣợc biên soạn trên cơ sở đề cƣơng học phần Tin học ứng dụng dành cho bậc Cao đẳng ngành Quản trị nhà hàng ,bậc trung cấp ngành quản trị khách sạn đang áp dụng tại trƣờng Cao Đẳng Nghề An Giang . Nội dung giáo trình gồm các chƣơng đƣợc phân bố nhƣ sau: Chƣơng 1: Giới thiệu chung về Microsoft Excel Chƣơng 2: Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel Chƣơng 3: Các hàm trong excel Chƣơng 4: Cơ sở dữ liệu Chƣơng 5: Biểu đồ, bảo vệ và in ấn Chƣơng 6: Xử lý các bài toán chuyên ngành bằng Excel Mặc dù đã rất cố gắng song không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định, tác giả mong nhận đƣợc những góp ý cả về nội dung lẫn hình thức của Hội đồng khoa học nhà trƣờng, tập thể giáo viên bộ môn và bạn đọc để tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn. An Giang, ngày tháng năm 20… Tham gia biên soạn 1. Huỳnh Việt Anh Thư 2…………… 3. …………. 2
MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU ...................................................................................................... 2 CHƢƠNG TRÌNH MÔN HỌC ................................................................................ 6 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL ........................... 9 I.Các khái niệm cơ bản........................................................................................... 9 1.Khởi động và thoát khỏi Excel ......................................................................... 10 2.Giới thiệu màn hình Excel ................................................................................ 10 II. Xử lý dữ kiện trong bảng tính ....................................................................... 11 1.Nhập dữ kiện vào bảng tính .............................................................................. 11 2. Định dạng ô, khối ô .......................................................................................... 12 3. Làm việc vởi bảng tính .................................................................................... 14 4.Chuyển đổi giữa các kiểu dữ liệu...................................................................... 17 CHƢƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ CĂN BẢN TRONG EXCEL ................................. 19 I.làm việc với các sheet ........................................................................................ 19 1.Tạo worksheet ................................................................................................... 19 2. Dịch chuyển sheet ............................................................................................ 19 3.Sao chép worksheet ........................................................................................... 19 4. Đổi tên worksheet ............................................................................................ 20 5.Ẩn/ Hiện worksheet .......................................................................................... 20 II. Làm việc với nhiều cửa sổ............................................................................... 20 1.Tách bảng tính ................................................................................................... 20 2. Khôi phục và cố định bảng tính ....................................................................... 20 2.Di chuyển nội dung ô dòng, cột ........................................................................ 21 3.Những thủ thuật dán đặc biệt (Paste Special) ................................................... 21 4. Tự động đánh số thứ tự .................................................................................... 21 5.Xóa,khôi phục ................................................................................................... 21 6.Tìm kiếm và thay thế ........................................................................................ 22 Bài tập .................................................................................................................. 22 CHƢƠNG 3: CÁC HÀM TRONG EXCEL .......................................................... 23 I.Các khái niệm dạng tổng quát của hàm ............................................................. 23 1.Các khái niệm.................................................................................................... 23 3
2.Dạng tổng quát của một hàm ............................................................................ 24 III. Các hàm trong Excel ...................................................................................... 24 1.Hàm số học........................................................................................................ 24 2.Hàm thống kê .................................................................................................... 25 3.Hàm logic .......................................................................................................... 27 4.Hàm thời gian .................................................................................................... 28 5.Hàm văn bản ..................................................................................................... 28 6.Hàm tra cứu và tham khảo ............................................................................... 30 7.Hàm tài chính .................................................................................................... 30 Bài tập .................................................................................................................. 33 CHƢƠNG 4: CƠ SỞ DỮ LIỆU.............................................................................. 35 I. Giới thiệu chung về cơ sở dữ liệu ................................................................... 35 1.Định nghĩa ......................................................................................................... 35 2.Phân loại cơ sở dữ liệu ..................................................................................... 35 II. Các hàm về cơ sở dữ liệu ................................................................................ 35 1.Hàm DSUM ...................................................................................................... 35 2.HàmDCount ...................................................................................................... 36 c. DMAX(): .......................................................................................................... 36 d. DMIN(): ........................................................................................................... 36 III. Sắp xếp dữ liệu ............................................................................................... 36 IV.Lọc dữ liệu ...................................................................................................... 37 1.Lọc tự động ( Auto Filter) ................................................................................. 37 2.Lọc cao cấp ....................................................................................................... 38 V.Làm việc với các vùng ..................................................................................... 39 1. Qui ƣớc dặt tên vùng ........................................................................................ 39 2.Sử dụng tên vùng .............................................................................................. 40 3.Xóa bỏ tên vùng ................................................................................................ 40 VI.Phân tích, tổng hợp dữ liệu ............................................................................. 40 1.Goal Seek .......................................................................................................... 40 2.Piviot table ....................................................................................................... 41 Bài tập .................................................................................................................. 46 4
CHƢƠNG 5:BIỂU ĐỒ,BẢO VỆ VÀ IN ẤN........................................................ 47 I.Biểu đồ ............................................................................................................... 47 1.Ttạo biểu đồ....................................................................................................... 47 2.Điều chỉnh biểu đồ ............................................................................................ 49 II.Bảo vệ bảng tính ............................................................................................... 49 1.Bảo vệ Worksheet ............................................................................................. 49 2.Bảo vệ Workbook ............................................................................................. 50 III.Định dạng trang in........................................................................................... 51 1.Thiết lập khổ giấy ............................................................................................. 51 2.Thiết lập lề bảng tính ........................................................................................ 52 3.Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang ....................................................................... 52 4. Thiết lập Sheet.................................................................................................. 52 Bài tập .................................................................................................................. 53 CHƢƠNG 6 : XỬ LÝ CÁC BÀI TOÁN CHUYÊN NGÀNH .............................. 54 I.Bài toán tính lặp ................................................................................................. 54 II.Các bài toán tính bảng ...................................................................................... 55 III. Bài toán hồi quy tuyến tính ............................................................................ 57 IV. Bài toán dự báo kinh tế Giới thiệu bài toán Có số liệu về tính hình dự trữ hàng hóa nhƣ sau .................................................................................................. 59 V.Bài toán dòng tiền tệ ........................................................................................ 61 VI.Các phần mềm ứng dụng chuyên ngành ......................................................... 62 THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN .......................................................................... 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................... 63 5
CHƢƠNG TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH Mã môn học: MH 27 Thời gian thực hiện môn học: 45 giờ (Lý thuyết: 15 giờ, thực hành, thí nghiệm, thảo luân: 27 giờ, kiểm tra: 3 giờ). I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔN HỌC 1. Vị trí: - Thuộc nhóm môn: Môn học chung - Môn học đƣợc bố trí sau khi học xong môn tin học 2. Tính chất: Tin học ứng dụng trong kinh doanh là môn học bắt buộc thuộc các môn học trong chƣơng trình khung đào tạo trình độ cao đẳng nghề “Quản trị nhà hàng”. Môn học này có vị trí quan trọng trang bị cho ngƣời học những kiến thức cơ bản về giao tiếp phục vụ cho nghề nghiệp phục vụ ăn uống của ngƣời học.Là môn học chung bắt buộc II. MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC 1.Về kiến thức: - Trình bày đƣợc các khái niệm cơ bản và kiến thức về Excel -Trình bày đƣợc các khái niệm về các hàm và , công cụ của Excel vào việc tổng hợp và phân tích dữ liệu để giải quyết các bài toán ứng dụng trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý, từ việc tổ chức dữ liệu, lựa chọn các mô hình tính toán và dựa vào kết quả tính toán giúp ra các quyết định quản lý. 2.Về kỹ năng: -Thực hành đƣợc các tính toán căn bản, các tính toán thống kê, cơ sở dữ liệu, phân tích tần suất, vẽ biểu đồ và các tính toán chuyên sâu nhƣ: tính toán lặp, các dạng bài toán quy hoạch tuyến tính, dự báo kinh doanh... 3.Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Nghiêm túc trong học tập và thực hiện tốt các yêu cầu đƣợc giao. - Luôn động não suy nghĩ. Thƣờng xuyên luyện tập tƣ duy trong việc học - Thực hiện học tập và thực hành nhóm. III. NỘI DUNG MÔN HỌC 1. Nội dung tổng quát và phân bố thời gian: TT Thời gian (giờ) Tổng Lý Thực Kiểm số thuyết hành, thí tra Tên chƣơng, mục nghiệm, thảo luận, bài tập 6
I Chƣơng 1 :Giới thiệu chung về 4 3 1 Microsoft excel I.Các khái niệm cơ bản 1.Khởi động và thoát khỏi Excel 2.Giới thiệu màn hình Excel II Chƣơng 2: Các vấn đề xử lý căn bản 4 2 2 trong Excel I.Làm việc với các Sheet 1.Tạo WorkSheet 2.Dịch chuyển Sheet 3.Sao chép Sheet 4.Đổi tên sheet 5. Ẩn hiện sheet II. Làm việc với nhiều cửa sổ 1.Tách bảng tính 2.Khôi phục và cố định bảng tính III.Làm việc với bảng tính 1.Sao chép dữ liệu 2.Di chuyển nội dung ô, dòng , cột 3.Những thủ thuật dán đặc biệt 4.Tự động đánh số thứ tự 5.Xóa, khôi phục 6. Tìm kiếm và thay thế III Chƣơng 3: Các hàm Excel 16 5 10 1 I.Các khái niệm dạng tổng quát của hàm 1.Các khái niệm 2.Dạng tổng quát của một hàm 3.Cách nhập hàm vào bảng tính II.Các hàm trong Excel Kiểm tra IV Chƣơng 4: Cơ sở dữ liệu 8 2 6 I.Giới thiệu chung về cơ sở dữ liệu 1.Định nghĩa 2. Phân loại cơ sở dữ liệu II. Các hàm về cơ sở dữ liệu 1.Hàm DSum 2.Hàm Dmax 3.Hàm Dmin III. Sắp xếp dữ liệu 7
IV.Lọc dữ liệu 1.Lọc tự động 2.Lọc cao cấp V.Làm việc với các vùng 1.Qui ƣớc đặt tên vùng 2.Sử dụng tên vùng 3.Xóa bỏ tên vùng VI. Phân tích tổng hợp dữ liệu 1.Goal Seek 2.Pivot Table V Chƣơng 5: Biểu đồ,bảo vệ và in ấn 3 1 2 I.Biểu đồ 1.Tạo biể u đồ 2.Điều chỉnh biểu đồ II. Bảo vệ bảng tính 1.Bảo vệ worksheet 2.Bảo vệ workbook III.Định dạng trang in 1.Thiết lập khổ giấy 2.Thiết lập lề bảng tính 3. Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang 4.Thiếp lập Sheet VI. Chƣơng 6: Xử lý các bài toán 10 2 6 2 chuyên ngành I.Bài tính toán lặp II.Các bài toán tính bảng III.Bài toán hồi quy tuyến tính IV.Bài toán dự báo kinh doanh V.Bài toán dòng tiền tệ VI.Các phần mềm ứng dụng chuyên ngành Cộng 45 15 27 3 8
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL Giới thiệu Bài này cung cấp cho chúng ta các kỹ năng trong việc tiếp cận phần mềm Microsoft Excel 2010 -Giao diện và những điểm mới so với các phiên bản trƣớc -Các thao tác căn bản: Khởi động, thoát khỏi excel -Các thao tác liên quan đến WorkBook. Mục tiêu: Nhằm cung cấp cho ngƣời học một số kiến thức cơ bản về microsoft excel, với các khái niệm cơ bản, cách xử lý dữ kiện trong bảng tính. Nội dung chính: I.Các khái niệm cơ bản Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chƣơng trình ứng dụng, mà khi chạy chƣơng trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: -Tính toán đại số, phân tích dữ liệu -Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách -Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau -Vẽ đồ thị và các sơ đồ -Tự động hóa các công việc bằng các macro -Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. - Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lƣu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lƣu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn. - Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lƣu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn đƣợc gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô đƣợc tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet đƣợc chứa trong workbook. Một Worksheet chứa đƣợc 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa đƣợc 256 cột và 65,536 dòng). -Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhƣng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. -Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dƣới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab. Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng đƣợc dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trƣớc đây là “.XLS”. 9
1.Khởi động và thoát khỏi Excel Khởi động: Cách 1: Nhấp đôi chuột vào biểu tƣợng Excel trên màn hình nền (Nếu có) Cách 2: Kích chuột vào biểu tƣợng Excel trên thanh MS Office Shortcut Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tƣợng Microsoft Excel Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hiện hộp thoại: Nhập tên tập tin chƣơng trình Excel (kèm theo đƣờng dẫn đầy đủ)  ấn OK Thoát khỏi Excel: Kích nút Close hoặc Offce Button/Exit Excel. Cách 1: Chọn lệnh File – Exit Cách 2: Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Excel Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 2.Giới thiệu màn hình Excel Khi khởi động Excel, một tập tin bảng tính mới sẽ đƣợc mở ra, màn hình giao diện Excel -Thẻ File : chứa các lệnh về quản lý nhƣ: tạo mới , mở mới , tạo, luƣu kiểm tra dữ liệu và thiết lập các tùy chọn -Thanh công cụ truy xuất nhanh: phía bên phải của File thanh công cụ Quick Access. Thông qua thanh công cụ này ta có thể lƣu nhanh một bảng tính và khôi phục lại những thay đổi không mong muốn. -Thanh Ribbon đƣợc hiển thị ngay dƣới thanh tiêu đề -Home: Là nơi chứa các nút lệnh đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… -Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, -Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. -Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi 10
công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. -Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… -Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. -View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ,chia màn hình, … -Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel - Options Popular - Chọn Show Developer tab in the Ribbon. -Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… -Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu): Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tƣợng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tƣợng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tƣợng mà bạn chọn. II. Xử lý dữ kiện trong bảng tính 1.Nhập dữ kiện vào bảng tính Mỗi khi khởi động Excel sẽ tự động mở một Workbook mới có tên tạm thời là Book1 ( Trên thanh tiêu đề). Sau khi đã nhập dữ liệu chúng ta sẽ lƣu Workbook đó với một tên khác tùy ý. Tập tin trong Excel có phần mở rộng là xlsx *Tạo mới bảng tính: Thực hiện một trong các cách sau -Chọn File/New -Chọn biểu tƣợng trên thanh Quick Access Toolbar -Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N * Lƣu bảng tính: Thực hiện một trong các cách sau -Chọn File/ Save As hoặc Save As -Hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh ở gốc trên bên trái - Hoặc tổ hợp phím Ctrl + S hoặc F12 Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không đƣợc dùng các ký hiệu nhƣ: \ ? : * “ < > | * Mở văn bản ; Có thể mở một hoặc nhiều tập tin, thực hiện một trong các cách sau : -File / Open - Nhấn vào nút Open trên thanh công cụ truy cập nhanh - Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O * Đóng văn bản( tập tin) -Chọn lệnh File/Close -Ctrl +_W 11
Nhập dữ liệu - Muốn nhập dữ liệu tại ô nào thì phải di chuyển con trỏ ô đến ô đó. - Nhập liệu bình thƣờng và kết thúc nhập bằng phím Enter. - Ngắt dòng trong 1 ô: dùng phím Alt + Enter Di chuyển con trỏ ô: - Dùng phím mũi tên/ hoặc phím Enter - Dùng chuột kích vào ô cần di chuyển đến. - Tab / Shift Tab: dịch chuyển sang phải/ trái một màn hình - Page Up/ Page Down: Lên /xuống một màn hình + Thay đổi kích thƣớc cột/ hàng - Kéo chuột trên vách ngăn của tiêu đề cột/hang 2. Định dạng ô, khối ô Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel đƣợc xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính đƣợc xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dƣới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng đƣợc xác định là :< tên cột> (ví dụ cột A thì đƣợc xác định ngắn gọn là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). Ví dụ: Hình bên dƣới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng đƣợc bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12. 12
* Chọn ô, khối ô -Chọn ô: Nhấp chuột vào ô chọn ( hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô chọn) -Chọn khối ô: Thực hiện một trong các cách sau +Chọn ô đầu tiên nhấn giữ và chuyển đến ô cuối +Chọn ô đầu tiên giữ Ship + chọn địa chỉ ô cuối +Chọn ô đầu tiên nhấn phím F8 để mở rộng vùng chọn bằng cách sử dụng các phím mũi tên, nhấn F8 để dừng. * Chọn dòng: Nháp và kéo chuột trên dòng muốn chọn * Chọn cột: Nháp và kéo chuột trên cột muốn chọn *Chèn, xóa ô, dòng và cột Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dƣới. Tƣơng tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột. - Chèn ô trống + B1: Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô). +B2: Chọn Home - chọn nhóm Cells - Insert - Insert Cells… + B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert - Chèn dòng + B1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tƣơng ứng phía trên các dòng này. + B2. Chọn Home - chọn nhóm Cells - Insert - Insert Sheet Rows Chèn cột B1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tƣơng ứng phía bên trái các cột này. . Chọn Home - chọn nhóm Cells - Insert - Insert Sheet Columns - Xóa các ô, dòng và cột +B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa +B2. Chọn Home - Cells - Delete - chọn kiểu xóa phù hợp Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) - Nối nhiều ô thành một ô Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này đƣợc giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. +B1. Chọn các ô cần nối lại. +B2. Chọn Home – Alignment – chọn Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment. - Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô 13
Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. +B1. Chọn ô đang bị nối. +B2. Chọn Home - Alignment - chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều đƣợc. 3. Làm việc vởi bảng tính *.Nhập và định dạng dữ liệu + Một số qui định chung Thanh công thức (Formular Bar) và cách nhập dữ liệu: Đây là nơi cập nhật và sửa dữ liệu. Sau khi kích chuột trên ô cần nhập dữ liệu và gõ trên thanh công thức ta thấy xuất hiện thanh công thức . Ấn Enter hoặc kích vào để xác nhập và kết thúc nhập dữ liệu Ấn ESC hoặc kích vào thì cho phép hủy dữ liệu đang đƣợc nhập trƣớc khi xác nhận. Cách nhập dữ liệu: Kích chuột tại ô bất kỳ trong bảng tính, con trỏ sẽ định vị tại ô đó. + Nhập và định dạng dữ liệu kiểu số Định dạng bảng tính: là các thao tác mà ngƣời dùng thực hiện để trình bày cho dữ liệu trên bảng tính hợp với các kiểu hiển thị cho dữ liệu nhập vào, font chữ, cỡ chữ, kẻ khung cho bảng tính, căn chỉnh, dóng hàng, đổ màu nền cho ô, v v … Sử dụng thực đơn Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. Chọn Menu Home/ chọn Format/ chọn Format Cells. Xuất hiện hộp hội thoại Format Cells: gồm 6 nhãn: Chọn nhãn Number: Trình bày cho dữ liệu kiểu số. Chọn kiểu nhóm dữ liệu trong mục Category nhƣ: 14
Number: dữ liệu kiểu số. Date: định dạng ngày tháng theo mẫu đƣợc chọn trong hộp Type. Time: định dạng dữ liệu kiểu thời gian. Text: định dạng số theo kiểu Text. v.v... Chọn kiểu dữ liệu từng nhóm trong mục Type. Chọn nhãn Alignment: Các mục chọn bao gồm: Text alignment: dóng hàng cho text. Mục chọn Horizontal: dóng hàng ngang. General - text đƣợc dóng hàng trái, số đƣợc dóng hàng phải, các giá trị logic và lỗi (error) đƣợc dóng hàng giữa. Left (indent) - dóng hàng trái . Center - dóng hàng giữa. Right - dóng hàng phải. Fill - Tự điền đầy ô. Justify - căn đều hai bên. Trong trƣờng hợp độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trong nó thì tự tăng độ cao của hàng. Center across selection: dóng vào giữa vùng đƣợc lựa chọn. -Mục chọn Vertical: dóng hàng dọc. Top, Center, Bottom - dóng cho dữ liệu vào đỉnh, giữa hoặc đáy ô. Justify - tự động dóng đều theo chiều cao của ô. Mục chọn Orientation: chọn hƣớng text. Mục chọn Degrees: chọn độ quay. Mục chọn Text control: Các điều khiển khác. Chọn Wrap text nếu muốn Text xuống dòng trong các ô khi dài hơn độ rộng hiện thời của ô. Chọn nhãn Font: Định dạng ký tự (Font) Chọn nhãn Border: Tạo khung (đƣờng viền) bảng tính (Border). Chọn đƣờng kẻ trong phần Style, các đƣờng viền, kẻ trái, phải, trên, dƣới trong mục Border. 15
Biểu tƣợng Borders: Cho phép chọn từng đƣờng viền của mỗi ô trong khối bằng cách kích chuột vào 8 nút xung quanh. Chọn nhãn Fill: Định dạng nền dữ liệu Color: màu tô. Trong đó No Color: hủy tô màu nền. Pattern: mẫu nền. Sample: hiện mẫu tô theo các thông số vừa đƣợc chọn. + Nhập và định dạng dữ liệu kiểu ngày Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. Chọn Menu Home/ chọn Format/ chọn Format Cells. Xuất hiện hộp hội thoại Format Cells: gồm 6 nhãn: Chọn nhãn Number: Trình bày cho dữ liệu kiểu số. Chọn kiểu nhóm dữ liệu trong mục Category nhƣ: Number: dữ liệu kiểu số. Date: định dạng ngày tháng theo mẫu đƣợc chọn trong hộp Type. + Nhập và định dạng dữ liệu kiểu chuỗi Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. Chọn Menu Home/ chọn Format/ chọn Format Cells. Xuất hiện hộp hội thoại Format Cells: gồm 6 nhãn: Chọn nhãn Font: Định dạng ký tự (Font) Sử dụng các nhóm biểu tƣợng trên thanh công cụ Home để trình bày cho dữ liệu: Sử dụng biểu tƣợng để định dạng ký tự: Chọn biểu tƣợng Font, biểu tƣợng Font Size, chữ đậm (B), chữ nghiêng (I), gạch chân (U), căn lề trái, phải, giữa. + Kiểu công thức Dữ liệu kiểu công thức: Giá trị của nó đƣợc tính theo một công thức nào đó. Giá trị này có thể bị thay đổi nếu giá trị của các ô khác trong bảng tính cũng bị thay đổi. Kiểu công thức bao gồm biểu thức trong đó chứa địa chỉ hoặc tên của một số ô hoặc vùng khác của bảng tính. Để gõ công thức phải bắt đầu bằng dấu “=” hoặc 16
dấu “+”. Bất cứ một ô dữ liệu nào trong bảng tính khi sử dụng công thức tính toán đều phải sử dụng 1 trong 2 ký tự này. Các ký hiệu toán học sử dụng trong bảng tính: Các phép tính: +: phép tính cộng ; -: phép tính trừ ; *: phép tính nhân ; / phép chia; ^: phép tính luỹ thừa ; %: phần trăm. Các phép chuỗi: &: phép nối chuỗi. + Phép so sánh: = ; ; > ; < ; >= ; ; < ; >= ;
Kiểu công thức bao gồm biểu thức trong đó chứa địa chỉ hoặc tên của một số ô hoặc vùng khác của bảng tính. Để gõ công thức phải bắt đầu bằng dấu “=” hoặc dấu “+”. Bất cứ một ô dữ liệu nào trong bảng tính khi sử dụng công thức tính toán đều phải sử dụng 1 trong 2 ký tự này. - Các ký hiệu toán học sử dụng trong bảng tính: +Các phép tính: +: phép tính cộng ; -: phép tính trừ ; *: phép tính nhân ; / phép chia; ^: phép tính luỹ thừa ; %: phần trăm. Các phép chuỗi: &: phép nối chuỗi. + Phép so sánh: = ; ; > ; < ; >= ;
CHƢƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ CĂN BẢN TRONG EXCEL Giới thiệu Bài học này cung cấp cho ngƣời học biết cách tạo worbook, tạo worksheet, dịch chuyển, sao chép , đổi tên, cách ẩn hiện sheet,làm việc với nhiều cửa sổ Mục tiêu: Nhằm trang bị cho ngƣời học cách xử lý các vấn đề căn bản trong Excel nhƣ cách làm việc với các sheet và các cửa sổ, cách làm việc với bảng tính. Nội dung chính: I.làm việc với các sheet 1.Tạo worksheet Có nhiều cách thực hiện: - Nhấn vào nút trên thanh sheet tab - Dùng tổ hợp phím chèn sheet mới vào trƣớc sheet hiện hành. - Nhấn chọn nhóm Home - đến nhóm Cells - Insert - Insert sheet - Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trƣớc sheet hiện hành. 2. Dịch chuyển sheet Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet nhƣ: - Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột. -. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trƣớc nó, sau đó nhấn OK. 3.Sao chép worksheet Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy …chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet - đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy - nhấn nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cầ n sao chép - giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab - thả trái chuột. Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tƣơng tự nhƣng phải chọn nhiều sheet trƣớc khi thực hiện lệnh. Để chọn đƣợc nhiều sheet bạn hãy giữ phím để chọn sheet. Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới). 19
4. Đổi tên worksheet Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không đƣợc dùng các ký hiệu để đặt tên nhƣ: : / \?* 5.Ẩn/ Hiện worksheet Khi bạn không muốn ngƣới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn. Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần và chọn Hide thế là sheet đã đƣợc ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK. II. Làm việc với nhiều cửa sổ 1.Tách bảng tính Tính năng rất hay đƣợc dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View - Window - Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đƣờng chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tƣợng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. 2. Khôi phục và cố định bảng tính Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View – Window - Freeze Panes - chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn: - Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành - Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách - Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Để bỏ cố định thì vào View - Window - Freeze Panes - Unfreeze Panes III.Làm việc với bảng tính 1.Sao chép dữ liệu Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng nhƣ sao chép nhƣng dữ liệu gốc sẽ đƣợc di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trƣớc tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện: 20