Giáo trình Tin học văn phòng nâng cao (Ngành: Công nghệ thông tin - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

4
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Tin học văn phòng nâng cao (Ngành: Công nghệ thông tin - Trung cấp)" được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên nắm được các kiến thức về: Các quy trình nâng cao hơn khi tạo, quản lý và xử lý các tệp văn bản của Microsoft Word; tạo, xử lý dữ liệu tại các bảng dữ liệu của Microsoft Excel; quản lý và xử lý các tệp trình chiếu của Microsoft PowerPoint. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tin học văn phòng nâng cao (Ngành: Công nghệ thông tin - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TIN HỌC VĂN PHÒNG NÂNG CAO NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (ỨNG DỤNG PHẦN MỀM) TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 368ĐT/QĐ-CĐXD1 ngày 10 tháng 08 năm 2021 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1 Hà Nội, năm 2021
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI NÓI ĐẦU Giáo trình TIN HỌC VĂN PHÒNG NÂNG CAO được biên soạn nhằm phục vụ cho giảng dạy và học tập cho trình độ Trung cấp ngành Công nghệ thông tin ở trường Cao đẳng Xây dựng số 1. Tin học văn phòng nâng cao là môn học ngành nhằm cung cấp các kiến thức nâng cao về soạn thảo văn bản trên phần mềm Micorsoft Word, tính toán bảng tính điện tử với phần mềm Microsoft Exce và tạo bài thuyết trình với phần mềm Microsoft PowerPoint. Từ đó, hỗ trợ củng cố kiến thức nghề cho học sinh ngành Công nghệ thông tin. Nội dung gồm 03 chương như sau: Chương 1: Microsoft Word Chương 2: Microsoft Excel Chương 3: Microsoft PowerPoint Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng trong quá trình biên soạn, biên tập và in ấn khó tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô và bạn đọc để hoàn thiện giáo trình hơn! Trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày……tháng……năm……… Tham gia biên soạn Trần Thị Mơ - Chủ biên 3
MỤC LỤC CHƯƠNG 1: MICROSOFT WORD .......................................................................................................7 1.1. Đếm số ký tự, chữ, số dòng, số trang trong văn bản (Word Count)..............................................9 1.1.1. Đếm số ký tự, chữ ..................................................................................................................9 1.1.2. Đếm số dòng.........................................................................................................................10 1.1.3. Đếm số trang trong văn bản (Word Count) ..........................................................................10 1.2. Tìm kiếm/thay thế (Find/Replace) ..............................................................................................11 1.2.1. Tìm kiếm trong Word ...........................................................................................................11 1.2.2. Thay thế trong Word ............................................................................................................12 1.3. Đánh dấu vị trí (Bookmark) ........................................................................................................12 1.4. Ghi chú cho dòng, đoạn văn bản (New Comment) .....................................................................14 1.5. Ghi chú cuối trang văn bản (Insert Footnote)..............................................................................15 1.6. Chèn sơ đồ cấu trúc tổ chức (Smart Art) .....................................................................................16 1.7. Chèn biểu đồ (Chart) ...................................................................................................................17 1.8. Chèn công thức toán học (Equation) ...........................................................................................19 1.9. Trộn thư (Mailings) .....................................................................................................................20 1.9.1. Tạo dữ liệu nguồn ................................................................................................................20 1.9.2. Tạo dữ liệu mẫu....................................................................................................................21 1.9.3. Trộn văn bản.........................................................................................................................21 1.9.3.1. Các bước tiến hành trộn văn bản ...................................................................................21 1.9.3.2. In các văn bản sau khi trộn ............................................................................................26 1.10. Tạo mục lục tự động (Table of Contents) .................................................................................27 1.10.1. Các bước tạo mục lục tự động ............................................................................................27 1.10.2. Cập nhật mục lục ................................................................................................................31 1.10.3. Xóa mục lục tự động ..........................................................................................................32 CHƯƠNG 2: MICROSOFT EXCEL.....................................................................................................33 2.1. Tách dữ liệu trong cột (Text to columns) ....................................................................................40 2.2. Tìm kiếm/Thay thế (Find/Replace) .............................................................................................42 4
2.2.1. Cách tìm kiếm trong Excel ...................................................................................................42 2.2.2. Thay thế trong Excel ............................................................................................................43 2.3. Định dạng dữ liệu có điều kiện (Conditional Formatting) ..........................................................44 2.3.1. Khái niệm Condicational Formatting ...................................................................................44 2.3.2. Định dạng theo điều kiện có sẵn ..........................................................................................45 2.3.3. Định dạng theo kiểu riêng ....................................................................................................53 2.4. Lọc dữ liệu (Filter) ......................................................................................................................57 2.4.1. Lọc tự động ..........................................................................................................................57 2.4.2. Lọc nâng cao ........................................................................................................................59 2.5. Thống kê dữ liệu theo vùng tiêu chuẩn (dsum, daverage, dmax, dmin, dcount, dcounta) ..........59 2.5.1. Hàm Dsum............................................................................................................................59 2.5.2. Hàm DAverage.....................................................................................................................60 2.5.3. Hàm Dmax ...........................................................................................................................60 2.5.4. Hàm Dmin ............................................................................................................................61 2.5.5. Hàm Dcount .........................................................................................................................61 2.5.6. Hàm Dcounta........................................................................................................................62 CHƯƠNG 3: MICROSOFT POWERPOINT ........................................................................................73 3.1. Một số thao tác với tệp trình chiếu ..............................................................................................73 3.1.1. Thay đổi kiểu nền của tệp trình chiếu (Themes) ..................................................................73 3.1.1.1. Thay đổi, thiết lập Layout cho Slide .............................................................................73 3.1.1.2. Thiết lập kiểu mẫu cho Slide .........................................................................................74 3.1.1.3. Thiết lập nền ..................................................................................................................75 3.1.2. Thiết lập hiệu ứng chuyển tiếp (Transitions) .......................................................................76 3.1.3. Thiết lập thời gian trình diễn (Timing).................................................................................77 3.1.3.1. Thiết lập thời gian trình diễn cho slide ..........................................................................77 3.1.3.2. Thiết lập thời gian trình diễn cho các đối tượng ...........................................................78 3.1.4. Hiển thị trình diễn (Slide Show)...........................................................................................80 3.1.4.1. Trình diễn thành phần slide show..................................................................................80 5
3.1.4.2. Trình diễn tự động .........................................................................................................82 3.1.4.3. Các công cụ hỗ trợ trong khi trình diễn .........................................................................83 3.1.5. Chọn mẫu cho tệp trình diễn (Design) .................................................................................85 3.1.6. Liên kết các đối tượng trong tệp trình diễn (Hyperlink) ......................................................85 3.1.6.1. Tạo liên kết trong Slide .................................................................................................85 3.1.6.2. Tạo liên kết tới tài liệu khác ..........................................................................................86 3.1.6.3. Tạo liên kết tới Slide khác .............................................................................................87 3.2. Một số thao tác chèn cho Slide....................................................................................................88 3.2.1. Chèn hình ảnh (Images) .......................................................................................................88 3.2.2. Chèn âm thanh (Audio) ........................................................................................................90 3.2.3. Chèn Video...........................................................................................................................91 3.2.4. Chèn thời gian (Date & Time)..............................................................................................92 3.2.5. Thiết lập hiệu ứng cho các đối tượng (Animation) ..............................................................93 3.2.5.1. Hiệu ứng hiển thị ...........................................................................................................93 3.2.5.2. Hiệu ứng hiển thị và biến đổi ........................................................................................94 3.2.5.3. Hiệu ứng biến mất .........................................................................................................94 3.2.5.4. Hiệu ứng di chuyển .......................................................................................................95 3.2.6. Thiết lập điều khiển hiệu ứng với các đối tượng (Trigger) ..................................................97 3.2.6.1. Đặt Trigger ....................................................................................................................97 3.2.6.2. Gán Trigger ...................................................................................................................98 6
CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: TIN HỌC VĂN PHÒNG NÂNG CAO Mã môn học: MH11 Thời gian thực hiện môn học: 75 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành, thảo luận, bài tập: 56 giờ; Kiểm tra: 4 giờ) I. Vị trí, tính chất của môn học: 1. Vị trí: Môn học cần thiết cho các chương trình đào tạo thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin trình độ trung cấp. 2. Tính chất: Môn học là một trong những nội dung được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực của đời sống xã hội, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nghề và phát triển nguồn nhân lực trong giai đoạn mới. II. Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Nắm được các quy trình nâng cao hơn khi tạo, quản lý và xử lý các tệp văn bản của Microsoft Word; tạo, xử lý dữ liệu tại các bảng dữ liệu của Microsoft Excel; quản lý và xử lý các tệp trình chiếu của Microsoft PowerPoint. - Về kỹ năng: Sử dụng thành thạo các chức năng đặc biệt của Microsoft Word; Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint để tạo ra các tệp văn bản đẹp; xử lý dữ liệu phong phú trên các tệp bảng tính; tạo được các tệp trình chiếu đẹp, sinh động có hiệu ứng tốt cho các nội dung cần trình bày. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện lòng yêu nghề, tư thế tác phong công nghiệp, tính kiên trì, sáng tạo trong công việc, có khả năng làm việc độc lập và biết kết hợp nhóm. 7
CHƯƠNG 1: MICROSOFT WORD Mục tiêu bài học 1. Cung cấp cho người học các kiến thức ứng dụng đặc biệt của Microsoft Word như: Đếm số ký tự, chữ, số dòng, số trang trong văn bản, tìm kiếm và thay thế, Đánh dấu vị trí, Ghi chú cho dòng, đoạn văn bản, Ghi chú cuối trang văn bản, Chèn sơ đồ cấu trúc tổ chức, Chèn biểu đồ, Chèn công thức toán học, Trộn thư, tạo mục lục tự động để tạo các tệp văn bản đẹp và sinh động hơn. 8
CHƯƠNG 1: MICROSOFT WORD 1.1. Đếm số ký tự, chữ, số dòng, số trang trong văn bản (Word Count) 1.1.1. Đếm số ký tự, chữ Để đếm số chữ trong văn bản trên phần mềm Microsoft Word: - Cách 1: Click vào chữ Words bên tay trái nằm ở dòng ngang phía dưới giao diện Word: - Cách 2: Vào ribbon Review, chọn biểu tượng Word Count trong Proofing: Xuất hiện hộp thoại Word Count, trong đó: + Words: số chữ có trong văn bản. + Character (no spaces): số kí tự có trong văn bản không đếm dấu cách. 9
+ Character (with spaces): số kí tự có trong văn bản có đếm dấu cách. 1.1.2. Đếm số dòng Để đếm số dòng trong văn bản, vào ribbon Review, chọn biểu tượng Word Count trong Proofing: Xuất hiện hộp thoại Word Count, trong đó: Lines - số dòng có trong văn bản: 1.1.3. Đếm số trang trong văn bản (Word Count) Để đếm số kí tự trong văn bản trên phần mềm Microsoft Word: - Cách 1: Quan sát Page nằm ở dòng ngang phía dưới giao diện Word: 10
- Cách 2: Vào ribbon Review, chọn biểu tượng Word Count trong Proofing: Xuất hiện hộp thoại Word Count, trong đó: Page - chỉ số trang có trong văn bản. 1.2. Tìm kiếm/thay thế (Find/Replace) 1.2.1. Tìm kiếm trong Word Word 2010 đã phát triển chức năng tìm kiếm rất linh hoạt và tốc độ tìm kiếm được cải thiện đáng kể. Để thực hiện tìm kiếm nhấn tổ hợp phím CTRL + F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại và nhường chỗ bên trái cho hộp thoại tìm kiếm Navigation: 11
Người dùng nhập nội dung tìm kiếm trong ô Search Document thì các từ giống từ khóa tìm kiếm sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản, đồng thời hộp thoại cũng hiện thị ra một phần đoạn văn bản gần với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm. 1.2.2. Thay thế trong Word Để thực hiện thay thể kí tự, từ, đoạn văn bản trong Word, ta thực hiện thao tác:  Đầu tiên người dùng cần phải xác định được đâu sẽ là từ/cụm từ cần sửa.  Từ Menu Home  Editing  Replace hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl + H): Xuất hiện hộp thoại Find and Replace + Find what: Nhập từ người dùng muốn sửa + Replace with: Nhập từ người dùng muốn thay thế + Find next: Màn hình bôi đen lần lượt từng từ/cụm tự người dùng muốn sửa + Replace: Hệ thống sẽ thay thế từ/cụm từ một cách lần lượt. Một lần bấm Replace là một lần thay thế. + Replace all: Tất cả kết quả sẽ được thay thế. 1.3. Đánh dấu vị trí (Bookmark) Để đánh dấu vị trí bookmark tại đoạn văn bản cố định trong Word 2010, đặt con 12
trỏ tại nơi muốn tạo bookmark: Tiếp đó các bạn chọn Insert  Links  Bookmark: Bảng hộp thoại tiếp theo hiển thị, tại đây người dùng có thể đặt tên cho bookmark này, lưu ý rằng không được có khoảng trống hoặc các ký tự đặc biệt. Sau khi đặt tên các bạn nhấn Add: Để tiếp tục tạo bookmark cho những đoạn văn bản khác, thực hiện tương tự. 13
1.4. Ghi chú cho dòng, đoạn văn bản (New Comment) - Chọn đoạn text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liệu bạn muốn ghi chú. - Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment. - Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu. ➢ Xóa ghi chú: - Để xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete Comment. - Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu, nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All Comments in Document. ➢ Thay đổi ghi chú: - Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup trong nhóm Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dấu chọn Comments. - Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa. Sau đó sửa lại nội dung theo ý bạn. ➢ Thay đổi tên người ghi chú: Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của người sử dụng. Nếu bạn muốn thay đổi tên này, hãy thực hiện như sau: Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên dưới nút Track Changes, sau đó chọn mục Change User Name. Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới mục Personalize..., bạn nhập vào tên của mình, sau đó nhấn OK. Lưu ý: là những ghi chú kể từ bây giờ trở đi mới có tác dụng với tên mới. 14
➢ In tài liệu kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi: - Nhấn nút Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đó chọn Print. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK. 1.5. Ghi chú cuối trang văn bản (Insert Footnote) Điền ghi chú cuối trang - chú thích Footnote trong Word, đây là tính năng giúp người đọc hiểu hơn về các từ viết tắt trong văn bản. Người dùng có thể tạo Footnote Word để giải thích ý nghĩa nội dung các từ mà minh muốn nói ở phía cuối trang sách hay văn bản của mình. Thao tác:  Bôi đen cụm từ muốn tạo chú thích  Menu References  Insert Footnote  Con trỏ chuột sẽ tự động được đưa xuống vị trí dưới cùng của văn bản ( của trang đó) và tại đây điền chú thích giải nghĩa cho từ người dùng vừa tạo. Ví dụ: 15
Sau khi tạo chú thích, trên cụ từ tạo chú thích sẽ xuất hiện một dấu mũ ở trên đầu, chỉ vào nó sẽ thấy chú thích mà ta vừa ghi ở dưới. Để xóa chú thích, ta xóa dấu mũ trên đầu cụm từ tương ứng. 1.6. Chèn sơ đồ cấu trúc tổ chức (Smart Art) Smart Art là tập hợp các loại đồ họa người dùng có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài liệu. Để chèn SmartArt:  Đặt con trỏ vào nơi người dùng muốn chèn minh họa hay hình ảnh  Insert  SmartArt  Chọn kiểu SmartArt người dùng muốn  Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa. Để hiệu chỉnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhóm liên quan: 16
1.7. Chèn biểu đồ (Chart) Biểu đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính. Biểu đồ được hình thành bởi trục tung và trục hoành. Trục hoành thể hiện loại dữ liệu dùng để so sánh. Trục tung thể hiện số lượng hay đơn vị đo lường dữ liêu dùng để so sánh. Tại thẻ Insert, nhóm Illustrator, người dùng nhấn vào Chart Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biêu đồ Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet của màn hình Excel. Đóng chương trình Excel, biểu đồ lưu lại trên màn hình Word. 17
➢ Thay đổi lại kiểu biểu đồ Chọn biểu đồ, trên Tab Design chọn nhóm Type, Change Chart Type. - Hãy lựa chọn loại biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ bên ô Chart sub-type. - Chọn nút Set as default chart nếu muốn để kiểu biểu đồ đã chọn sẽ được dùng cho những lần vẽ biểu đồ sau. Nhấn nút OK để hoàn thành việc thay đổi kiểu biểu đồ ➢ Chỉnh sửa nội dung hiển thị trên biểu đồ - Chọn biểu đồ chỉnh sửa biểu đồ, Tab Layout Có thể chỉnh sửa nội dung trong nhóm Labels và nhóm Axes. Labels: - Chart title: Tên biểu đồ - Axis title: Tiêu đề trục - Legend: Chú giải - Data Labels: Hiển thị dữ liệu và các nhãn giá trị - Data Labels: Hiển thị dữ liệu và các nhãn giá trị Axes: - Axes: chỉnh sửa, hiển thị dữ liệu trên trục tọa độ - Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ ➢ Quay & hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D 18
Chọn biểu đồ chỉnh sửa biểu đồ, Tab Layout, nhóm Background chọn 3-D Rotation Xuất hiện hộp thoại Format Chart Area: 1.8. Chèn công thức toán học (Equation) Word 2010 cho phép người dùng chèn các công thức toán học. Để xem công cụ toán học: ➢ Cách 1: Đặt con trỏ vào nơi người dùng muốn chèn công thức toán học  Insert  Equation  Chọn công thức toán học phù hợp hoặc Chọn Insert New Equation: Để chỉnh sửa công thức toán học: Kích chọn công thức và tab Design sẽ xuất hiện trên vùng Ribbon. 19
➢ Cách 2:  Insert  Object  Khi hộp thoại Object xuất hiện  Chọn Microsoft Equation 3.0  Màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện thanh công cụ Equation để thực hiện soạn thảo công thức toán học. 1.9. Trộn thư (Mailings) Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gửi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp… Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ trộn thư để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng. 1.9.1. Tạo dữ liệu nguồn Một file chứa dữ liệu nguồn có thể được trình bày dưới dạng bảng biểu như table, sheet của Word, Excel, Access, bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. Trong đó, phổ biến nhất là Excel giúp chúng ta dễ dàng soạn thảo, chỉnh sửa và hỗ trợ nhiều phép tính, nhiều hàm trong quá trình trộn. Tập tin dữ liệu nguồn trên Excel với các cột có tên tương ứng (tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1) Ví dụ: 20