Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường CĐ nghề Việt Nam - Hàn Quốc thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Hoatudang09 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:64

Thêm vào BST

Báo xấu

64
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Giáo trình Tin học văn phòng với mục tiêu giúp các bạn có thể sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word) để tạo các tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phòng; Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ...; Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint) để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung giáo trình phần 1 dưới đây.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường CĐ nghề Việt Nam - Hàn Quốc thành phố Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT NAM - HÀN QUỐC THÀNH PHỐ HÀ NỘI LÊ TRỌNG HƯNG (Chủ biên) ĐẶNG MINH NGỌC - NGUYỄN TUẤN HẢI GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính Trình độ: Cao đẳng (Lưu hành nội bộ) Hà Nội - Năm 2021
LỜI NÓI ĐẦU Cho tới nay, hầu như ai sử dụng máy vi tính cho công việc của mình đều sử dụng phần mềm văn phòng nào đó như xử lý văn bản, trang tính điện tử, quản trị cơ sở dữ liệu, sử dụng Internet, thư điện tử, thiết kế trang web... Hiểu biết và sử dụng thành thạo tin học văn phòng là những điều cần thiết đầu tiên khi bắt đầu sử dụng máy vi tính. Những phần mềm mới thường xuyên được đưa vào các tính năng mới tận dụng cấu hình máy tính ngày càng mạnh hơn làm cho việc sử dụng máy vi tính trong công việc văn phòng ngày càng đơn giản hơn. Nhiều công việc trước đây phải lập trình rất vất vả và phức tạp, nay đã được giải quyết bằng một vài thao tác và cũng chỉ cần vài thao tác người sử dụng có thể đến được ứng dụng mình cần quan tâm. Điều đó làm thay đổi tận gốc cách tiếp nhận và truyền đạt các tri thức về phần mềm ứng dụng. Vì vậy học để giảm thời gian tiến hành công việc của mình so với khi theo cách cũ, đồng thời với người bắt đầu thì không phải mất thời gian tìm hiểu, học tập những thứ đã lạc hậu và kém hiệu quả. Mô đun tin học văn phòng là một mô đun chuyên môn của học viên ngành sửa chữa máy tính và quản trị mạng. Mô đun này nhằm trang bị cho học viên các trường công nhân kỹ thuật và các trung tâm dạy nghề những kiến thức về tin học văn phòng..với các kiến thức này học viên có thể áp dụng trực tiếp vào lĩnh vực sản xuất cũng như đời sống. Mô đun này cũng có thể làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ kỹ thuật, các học viên của các nghành khác quan tâm đến lĩnh vực này. Mặc dù đã có những cố gắng để hoàn thành giáo trình theo kế hoạch, nhưng do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm soạn thảo giáo trình, nên tài liệu chắc chắn còn những khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong Khoa cũng như các bạn sinh viên và những ai sử dụng tài liệu này. Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày..... tháng....năm 2021 Chủ biên: Lê Trọng Hưng 1
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ..................................................................................................... 1 MỤC LỤC ............................................................................................................ 2 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN ................................................................................ 4 Bài 1 Xử lý bảng biểu (Table) ........................................................................ 6 1.1. Chèn bảng biểu vào văn bản .................................................................. 6 1.2. Các thao tác trên bảng biểu .................................................................... 7 1.3. Thay đổi cấu trúc bảng biểu ................................................................. 12 Bài 2 Bảo mật và in ấn .................................................................................. 16 2.1. Bảo mật ................................................................................................ 16 2.2. In ấn ...................................................................................................... 18 2.3. In trộn văn bản ..................................................................................... 23 Bài 3 Kỹ thuật xử lý bảng tính ..................................................................... 29 3.1. Giới thiệu.............................................................................................. 29 3.2. Làm việc cơ bản với bảng tính ............................................................. 30 Bài 4 Hàm và truy vấn dữ liệu ..................................................................... 35 4.1. Các khái niệm ....................................................................................... 35 4.2. Hàm xử lý dữ liệu dạng số ................................................................. 38 4.3. Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi ............................................................ 41 4.4. Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng ................................................... 43 4.5. Hàm thống kê và thống kê có điều kiện ............................................... 46 4.6. Hàm logic ............................................................................................. 49 4.7. Hàm về tìm kiếm và tham số ............................................................... 51 4.8. Các khái niệm ....................................................................................... 52 4.9. Các thao tác với cơ sở dữ liệu .............................................................. 53 Bài 5 Đồ thị và in ấn ...................................................................................... 64 5.1. Đồ thị .................................................................................................... 64 5.2. In ấn ...................................................................................................... 68 Bài 6 Tổng quan Powerpoint........................................................................ 75 2
6.1. Giới thiệu.............................................................................................. 75 6.2. Làm việc với cấu trúc hiển thị.............................................................. 76 Bài 7 Hiệu ứng và trình diễn ........................................................................ 81 7.1. Tạo hiệu ứng cho đối tượng ................................................................. 81 7.2. Trình diễn slide .................................................................................... 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 89 3
CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: Tin học văn phòng Mã số mô đun: MĐ 09 Thời gian mô đun: 60 giờ (Lý thuyết: 25 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập: 32 giờ; Kiểm tra: 3 giờ) I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔ ĐUN - Vị trí: + Mô đun được bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, Anh văn chuyên ngành. Trước các môn học/mô đun đào tạo chuyên môn nghề. - Tính chất: + Là mô đun cơ sở bắt buộc. II. MỤC TIÊU MÔ ĐUN - Về kiến thức: + Soạn thảo được các văn bản theo đúng tiêu chuẩn, quy cách trình bày văn bản. - Về kỹ năng: + Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word) để tạo các tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phòng; + Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ...; + Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint) để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Nhanh nhẹn, linh hoạt trong thao tác soạn thảo văn bảng, bảng tính; + Bình tĩnh khi thuyết trình với sự hỗ trợ của phần mềm máy tính. 4
III. NỘI DUNG MÔ ĐUN Thời gian Tổng Lý Thực hành, Kiểm TT Tên các bài trong mô đun số thuyết thí nghiệm, Tra* thảo luận, Bài tập 1 Xử lý bảng biểu (Table) 6 2 3 1 2 Bảo mật và In ấn 2 2 0 3 Kỹ thuật xử lý bảng tính 6 4 2 4 Hàm và Truy vấn dữ liệu 16 6 9 1 5 Đồ thị và In ấn 6 3 3 6 Tổng quan Powerpoint 6 2 4 7 Hiệu ứng và Trình diễn 18 6 11 1 Cộng 60 25 32 3 5
Bài 1 Xử lý bảng biểu (Table) 1.1. Chèn bảng biểu vào văn bản Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table. Để chèn một bảng mới lên tài liệu, mở mục chọn: Insert/Table /Insert Table. Hộp thoại Insert Table xuất hiện: Hình 1.1. Chèn bảng biểu vào văn bản Điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp thoại này: - Mục Table size: Cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho bảng: + Gõ số cột của bảng vào mục: Number of columns + Gõ số dòng của bảng vào mục: Number of rows - Mục AutoFit behavior: Thiết lập một số các thuộc tính tự động căn chỉnh: + Fixed column with: Sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột là: Auto- tự động căn chỉnh chiều rộng cho cột, hoặc gõ vào độ rộng của mỗi cột vào mục này (tốt nhất chọn Auto, vì có thể căn chỉnh độ rộng của các cột sau này). + AutoFit contents: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột vừa với dữ liệu trong cột ấy. + AutoFit window: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng có chiều rộng vừa với chiều rộng trang văn bản - Cuối cùng nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu 6
Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ Standard để chèn một bảng lên tài liệu. Bảng chọn sau đây xuất hiện, cho phép chọn số dòng và số cột của bảng: Hình 1.2. Chèn bảng biểu vào văn bản 1.2. Các thao tác trên bảng biểu 1.2.1. Thêm dòng, cột Sau khi đã chèn một bảng vào văn bản, bạn vẫn có thể thay đổi cấu trúc bảng bằng cách: Chèn thêm dòng, cột của bảng. Giả sử bạn đã chèn và nhập dữ liệu cho bảng như sau: 1.2.1.1. Thêm dòng STT Họ tên Ngày sinh 1 Nguyễn Văn A 12/12/200 2 Nguyễn Văn A 11/11/1999 Đặt con trỏ tại dòng cần chèn/ chọn Layout Hình 1.3. Chèn thêm dòng - Insert Above: Chèn thêm dòng phía trên so với dòng hiện tại - Insert Below: Chèn thêm dòng phía dưới so với dòng hiện tại Ví dụ: Đặt con trỏ tại dòng số 1. Nhấn vào Layout/ Insert Above ta được: 7
Hình 1.4. Chèn thêm dòng phía trên so với dòng hiện tại Đặt con trỏ tại dòng số 1. Nhấn vào Layout/ Insert Below ta được: Hình 1.5. Chèn thêm dòng phía dưới so với dòng hiện tại 1.2.1.2. Thêm cột Đặt con trỏ tại cột cần chèn/ chọn Layout Hình: 1.6. Chèn thêm cột - Insert Left: Chèn thêm cột phía bên trái so với cột hiện tại - Insert Right: Chèn thêm cột phía bên phải so với cột hiện tại Ví dụ: Đặt con trỏ tại cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Left ta được: Hình: 1.7. Chèn thêm cột bên trái so với cột hiện tại Ví dụ: Đặt con trỏ tại cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Right ta được: Hình: 1.8. Chèn thêm cột bên phải so với cột hiện tại 8
1.2.2. Canh trái, phải, giữa, đều 2 bên của cột và dòng Cách 1: Chọn (Bôi đen) cột, dòng cần căn chỉnh: + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + L (Căn bên trái) + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + R (Căn bên phải) + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + E (Căn giữa) Cách 2: Chọn (Bôi đen) cột, dòng cần căn chỉnh: Trái Giữa Phải 2 bên Hình: 1.9. Canh trái, phải, giữa, đều 2 bên của cột và dòng 1.2.3. Chọn bảng biểu Đặt con trỏ tại vị trí cần chọn/ Chọn Layout/ Select Hình: 1.10. Chọn bảng biểu Sau khi chọn Select sẽ có các lựa chọn sau: + Select Cell: Chọn ô + Select Column: Chọn cột + Select Row: Chọn hàng + Select Table: Chọn bảng 1.2.4. Xoá bảng, xoá dữ liệu, định dạng 1.2.4.1. Xoá bảng Bước 1: Chọn bảng biểu cần xoá Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete/Delete table 9
1.2.4.2. Xoá hàng, cột Bước 1: Chọn hàng, cột cần xoá Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete + Delete Rows: Xoá hàng + Delete Columns: Xoá cột 1.2.4.3. . Định dạng dữ liệu Việc định dạng dữ liệu trên bảng biểu thực hiện theo như định dạng phần định dạng văn bản. 1.2.5. Thay đổi kích thước 1.2.5.1. Thay đổi độ rộng của cột Bình thường độ rộng của cột có khả năng tự hiệu chỉnh theo nội dung văn bản trong ô, mặc dù vậy ta vẫn có thể thay đổi độ rộng của cột theo các cách sau: Cách 1: Đưa con trỏ chuột tới đường lưới dọc của cột tới khi con trỏ chuột có hình hai mũi tên ( ), ta nhấn nút trái chuột và kéo chuột theo chiều ngang để thay đổi độ rộng của cột. Cách 2: Đánh dấu chọn cột cần điều chỉnh, vào thẻ Layout tại nhóm Cell Size thay đổi độ rộng cột trong ô Width. Hình 1.11. Hộp thoại thay đổi kích thước của cột 1.2.5.2. Thay đổi chiều cao của dòng Để thay đổi chiều cao của dòng ta có thể thực hiện theo hai cách: Cách 1: Đưa con trỏ chuột tới đường lưới ngang của dòng, tới khi trỏ chuột có hình ( ) thì nhấn nút trái chuột và kéo rê theo chiều dọc để chỉnh sửa độ cao của hàng. Cách 2: Đánh dấu chọn hàng cần hiệu chỉnh, vào thẻ Layout tại nhóm Cell Size thay đổi chiều cao cột trong ô Height. Hình.1.12. Hình ảnh thay đổi kích thước của hàng 1.2.5.3. Thay đổi độ rộng của ô 10
Cách 1: Đánh dấu chọn ô cần hiệu chỉnh. Dùng chuột kéo đường lưới của ô khi con trỏ chuột có hình mũi tên. Khi thay đổi chiều rộng của ô thì chiều rộng của ô kế bên cũng bị thay đổi theo chiều ngược lại. Cách 2: Đánh dấu chọn ô cần hiệu chỉnh, chọn vào thẻ Layout tại nhóm Cell Size thay đổi kích thước trong ô Width. 1.2.6. Khung viền bảng biểu Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau: Bước 1: Chọn bảng (bôi đen) cần thiết lập khung viền Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn/ Border and Shading Xuất hiện hộp thoại Border and Shading Hình 1.13. Thiết lập khung và viền - Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn: Mục None: Bỏ chọn đường viền Mục Style: Chọn kiểu đường định thiết lập Mục Color: Chọn màu cho đường thẳng Mục width: chọn độ dày, mỏng cho đường Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập. ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview Mục Apply to: Để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – sẽ thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng, Cell – chỉ thiết lập cho các ô đã chọn Nhấn OK để kết thúc công việc - Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng: 11
Hình 1.14. Thiết lập khung và viền Mục Fill: Chọn màu cần tô. Đã có sẵn một hộp với rất nhiều màu. Bạn có thể nhấn nút More Colors.. để tự chọn cho mình những màu khác. Mục Apply to: Để chọn phạm vi các ô cần tô màu nền: Table – tô toàn bộ bảng, Cell – chỉ tô cho các ô đã chọn Nhấn OK để kết thúc công việc 1.3. Thay đổi cấu trúc bảng biểu 1.3.1. Trộn cột, trộn dòng Trong bảng các ô liền kề nhau có thể trộn lại thành một ô duy nhất. Muốn trộn các ô với nhau ta có thể thực hiện theo hai cách: Cách 1: Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần trộn Bước 2: Vào thẻ Layout chọn Merge Cell trong nhóm lệnh Merge: Hình. 1.15. Chức năng Merge Cells Cách 2: Bôi đen các ô cần trộn, sau đó nhấn phải chuột chọn Merge Cells. 12
1.3.2. Tách cột, tách dòng Để tách một cột (hàng) thành nhiều cột (hàng) nhỏ ta thực hiện các bước sau: Bước 1: Chọn cột (hàng) cần tách. Bước 2: Vào thẻ Layout chọn Split Cells trong nhóm lệnh Merge: Hình .1.16. Chức năng Split Cells Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Split Cells Hình.1.17. Hộp thoại Split Cells - Number of columns: Nhập số cột cần tách - Number of row: Nhập số hàng cần tách Chiều rộng của cột (hàng) được tạo ra bằng chiều rộng của cột (hàng) cũ chia cho số cột (hàng). BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 1: 13
Yêu cầu: 1. Tạo bảng trên 2. Trình bày dữ liệu trong ô theo đúng mẫu đã cho 3. Lưu văn bản trên với đường dẫn là D:/BAI2/Bai4 Bài 2: Yêu cầu: 1. Thực hiện trình bày văn bản theo mẫu. 2. Tính tổng điểm cho từng sinh viên. 3. Tính điểm trung bình của từng môn. 4. Lưu file theo đường dẫn D:/BAI2/Bai1 Bài 3: 14
Yêu cầu: 1. Soạn thảo mẫu văn bản trên 2. Lưu văn bản trên với đường dẫn là D:/BAI2/Bai5 Bài 4: Trường CĐN Việt Hàn – Hà Nội KẾT QUẢ THI HỌC KỲ I Năm học 2020 - 2021 Ngày Điểm thi Tổng STT Họ và tên sinh Toán Lý Hóa điểm 1 Trương Thị Chi 02/10/80 8 7 9 2 Nguyễn Phước 04/09/80 5 7 6 Cường 3 Nguyễn Đức Huy 16/01/79 8 9 5 4 Nguyễn Vũ Dũng 15/05/80 7 6 8 5 Phạm Cao Đăng 25/02/78 9 9 8 6 Phạm Bích Loan 04/08/80 7 5 9 Yêu cầu: 1. Soạn thảo và định dạng bảng điểm theo mẫu trên; 2. Tính cột tổng điểm = Toán + Lý + Hoá (Dùng Formula). 3. Thực hiện sắp xếp dữ liệu trong bảng theo chiều tăng dần (Theo cột tổng điểm). 15
Bài 2 Bảo mật và in ấn 2.1. Bảo mật Việc bảo vệ dữ liệu trên Word được phân thành các mức độ. Mức độ cao nhất là bảo vệ khi mở tệp tài liệu, và mức độ thứ hai là bảo vệ sự thay đổi dữ liệu trên tệp tài liệu. Sử dụng mức độ nào là do bạn quyết định, tùy thuộc vào mục đích của người sử dụng. 2.1.1. Bảo mật khi xem văn bản Bước 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word Bước 2: Chọn nút Office Button phía góc trái trên cùng màn hình/ Save As. Xuất hiện hộp thoại: Hình 2.1. Hộp thoại Save As Bước 3: Chọn mục Tools/ General Options/ Xuất hiện hộp thoại: Hình 2.2. Thiết lập mật khẩu để mở (Password to Open) 16
Bước 4: Trên thẻ General Options, bạn hãy gõ vào mật khẩu bảo vệ tệp khi mở ở mục Password to Open: Gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Confirm Password xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa gõ: Hình 2.3. Nhập lại mật khẩu để mở (Password to Open) Bước 5: Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục Reenter password to open: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất. Bước 6: Sau khi đã thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu khi mở tệp này thành công, nếu người dùng mở tệp tài liệu này ra để làm việc, hộp thoại sau đây xuất hiện yêu cầu nhập vào mật khẩu bảo vệ: Hình 2.4. Nhập mật khẩu để mở văn bản 2.1.2. Bảo mật khi thay đổi văn bản Bước 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word Bước 2: Mở hộp thoại General Options. Hình 2.5. Thiết lập mật khẩu để sửa (Password to modify) 17
Bước 3: Trên thẻ General Options, bạn hãy gõ vào mật khẩu bảo vệ khi sửa đổi nội dung văn bản ở mục Password to modify: Gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Confirm Password xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa gõ: Hình 2.6. Nhập lại mật khẩu để sửa Bước 4: Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục Reenter password to modify: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất. Bước 5: Sau khi đã thiết lập được mật khẩu, nếu người dùng mở tệp này ra để sử dụng, một hộp thoại yêu cầu họ nhập mật khẩu để có thể sửa được nội dung tài liệu: Hình 2.7. Nhập mật khẩu để sửa văn bản - Nếu nhập mật khẩu đúng, người dùng sẽ có quyền sửa nội dung tài liệu. - Nếu không có mật khẩu, có thể tích chọn Read Only để mở tệp tài liệu này dưới dạng chỉ đọc – Read Only (dạng này thì không sửa được nội dung văn bản). 2.2. In ấn 2.2.1. Định kích thước khổ giấy, hướng giấy Khi soạn thảo văn bản, để có một trang văn bản như ý và khi in văn bản đúng với khổ giấy máy in. Các bước thực hiện thiết lập trang văn bản như sau: Bước 1: Mở file văn bản cần định dạng Bước 2: Chọn thẻ Layout chọn nhóm chức năng Page Setup như hình: 18
Hình.2.8. Nhóm chức năng Page Setup Bước 3: Chọn chức năng tương ứng * Nút Margin: Chọn kích thước khổ giấy có sẵn hoặc chọn Custom Margins. Xuất hiện hộp thoại Page Setup. Hình.2.9. Hộp thoại Page Setup- tab Margins - Chọn Orientation trong tab Margins để thiết lập hướng giấy: + Portrait: Đặt hướng trang giấy theo chiều dọc + Landscape: Đặt hướng trang giấy theo chiều ngang. - Phần thể hiện trang văn bản – Preview - Phần Apply to: + Whole document: Sẽ áp dụng các thiết lập trên cho toàn bộ các trang văn bản. + Select Text: Chỉ áp dụng các thiết lập trên cho đoạn văn được đánh dấu. * Chọn thẻ Paper size trong tab Paper để thiết lập khổ giấy: 19