Hoàn thiện quy trình bán hàng tại Công ty cổ phần Truyền thông 198X

Chia sẻ: Lệ Minh Vũ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:8

Thêm vào BST

Báo xấu

5
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết "Hoàn thiện quy trình bán hàng tại Công ty cổ phần Truyền thông 198X" nhằm nghiên cứu và phân tích quy trình bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông 198X trong giai đoạn bình thường mới. Quy trình bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông 198X được chia thành 2 quy trình dành cho khách hàng doanh nghiệp và cá nhân. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hoàn thiện quy trình bán hàng tại Công ty cổ phần Truyền thông 198X

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG 198X Nguyễn Thị Kim Ngân, Nguyễn Dương Linh*, Nguyễn Ngọc Bích Trâm, Tôn Thị Thanh Tuyền Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh. *Tác giả liên hệ, Email: nd.linh@hutech.edu.vn. TÓM TẮT Bài viết nhằm nghiên cứu và phân tích quy trình bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông 198X trong giai đoạn bình thường mới (thời đại công nghệ 4.0 và sau đại dịch Covid-19). Quy trình bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông 198X được chia thành 2 quy trình dành cho khách hàng doanh nghiệp và cá nhân. Đối với quy trình bán hàng cho doanh nghiệp bao gồm 7 bước: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chuẩn bị chương trình, tiếp cận khách hàng, giới thiệu chương trình, gửi đề xuất và báo giá, ký kết hợp đồng, chăm sóc. Và quy trình bán hàng cho cá nhân bao gồm 6 bước: Tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng, lên phương án đề xuất và báo giá, giới thiệu về phương án, hiệu chỉnh, ký kết hợp đồng. Qua nghiên cứu, có thể thấy quy trình bán hàng của công ty còn tồn đọng hạn chế đặc biệt là khâu tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận thông tin khách hàng. Trên cơ sở đó, đề xuất một số khuyến nghị nhằm giúp công ty hoàn thiện quy trình bán hàng hiệu quả hơn. Từ khoá: bán hàng; hoàn thiện; quy trình. 1. Giới thiệu Từ lâu, bán hàng đã trở thành là một phần quan trọng trong dây chuyền hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi bán hàng chính là bán sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty đến nhiều đối tượng khác nhau trong xã hội, nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, tăng doanh số bán hàng để đạt được lợi nhuận và là chỉ tiêu chất lượng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, bán hàng là khâu cuối cùng trong sản xuất kinh doanh nên bán hàng và chỉ có bán hàng mới thực hiện được mục tiêu trước mắt là lợi nhuận vì vậy nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Trong thời kỳ mà sức mạnh của công nghệ tiên tiến và sự kết nối thông qua hệ thống kỹ thuật số hóa đang làm thay đổi cả bức tranh toàn cầu. Những tiến bộ đỉnh cao của khoa học, công nghệ sinh học, sử dụng robot trong công việc,… không thể không nói đến sự thành công và phát triển của mạng internet toàn cầu. Ở Việt Nam, theo báo cáo “Digital” của We are Social (2020), năm 2020 Việt Nam với dân số hơn 96 triệu người, số lượng thuê bao di động lên đến 145,8 triệu (chiếm 150% so với tổng dân số cả nước); số người sử dụng internet đạt 68,17 triệu thuê bao (tương đương 70% dân số); số người dùng mạng xã hội lên đến 65 triệu người (chiếm tỷ lệ 67% dân số). Trung bình mỗi ngày tại Việt Nam, người dùng dành khoảng 6 giờ 52 phút để truy cập internet. Trong thời gian này, họ dành 2 giờ 37 phút cho việc sử dụng mạng xã hội, 2 giờ 43 phút để xem các stream hoặc video trực tuyến và 1 giờ 21 phút để nghe nhạc online (Tiến, 2020). Thông qua các số liệu về việc người dùng dành cho việc truy cập internet và các hoạt động trực tuyến như sử dụng mang xã hội, hay xem video trực tuyến,… cho thấy mức độ ưa chuộng của người tiêu dùng đối với nền tảng kỹ thuật số, sự chuyển đổi nhanh chóng từ các hoạt động truyền thông truyền thống sang các nền tảng trực tuyến. Từ đó, có thể thấy sự bùng nổ nhanh chóng của internet tại Việt Nam đã gây ảnh hưởng đáng kể đối với phương thức truyền thông truyền thống. Thói quen tiêu dùng đã thay đổi, 460
người dùng dành nhiều thời gian hơn cho các ứng dụng trực tuyến như Facebook, tiktok,… làm giảm số lượng người xem các phương tiện truyền thông truyền thống như truyền hình, radio và báo in. Do đó, giúp các doanh nghiệp truyền thông có cái nhìn rõ hơn về các phương thức truyền thông truyền thống đang dần mất đi tính hiệu quả. Nhờ vậy, các doanh nghiệp sẽ biết được cách thức và con đường người dùng truy cập internet, sử dụng mạng xã hội cũng như nhận thức được về sức mạnh và cơ hội của việc quảng bá truyền thông thông qua internet từ đó định hình chiến lược của mình để tận dụng tối đa tầm ảnh hưởng của môi trường kỹ thuật số bằng cách tập trung vào các mối liên kết với khách hàng qua mạng xã hội. Và để có thể giành được lòng tin của khách hàng, các doanh nghiệp cần phải thực hiện nhiều động tác, trong đó, khâu bán hàng là quan trọng nhất. Muốn vậy, cần phải có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản, huấn luyện để am hiểu về sản phẩm và khách hàng, có thái độ phục vụ tốt và có kỹ năng làm việc theo một quy trình cụ thể, khoa học. Từ đó tối ưu hóa chiến lược bán hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng. 2. Cơ sở lý thuyết  Bán hàng Trong thị trường ngày nay, nơi mà sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt và nhu cầu của khách hàng ngày càng cao, bán hàng không chỉ là yếu tố cần thiết trong chiến lược kinh doanh mà còn là chìa khóa quyết định sự phồn vinh và thành công của mọi doanh nghiệp. Nhìn vào những thay đổi nhanh chóng trong môi trường kinh doanh, không thể phủ nhận rằng bán hàng đã trở thành một nghệ thuật, nơi mà mỗi cuộc gặp gỡ là một cơ hội để xây dựng mối quan hệ, truyền thông tin và tạo ra giá trị cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Theo James M.Comer (2002), bán hàng là sự tư vấn, tìm hiểu để thỏa mãn nhu cầu, ước muốn và quyền lợi lâu dài của cả người bán và người mua. Theo Lưu Đan Thọ và Nguyễn Vũ Quân (2016) bán hàng nhấn mạnh tính tương tác trực tiếp giữa người bán và người mua, sử dụng kỹ năng thuyết trình để giới thiệu và thuyết phục về sản phẩm hoặc dịch vụ, hướng đến mục tiêu trao đổi giữa hai bên. Hay theo Nguyễn Lân (2006), bán hàng là quá trình trao đổi sản phẩm/dịch vụ giữa người bán và người mua, với mục đích nhận lại tiền hay vật phẩm có giá trị đã thỏa thuận từ người mua.  Vai trò của bán hàng Bán hàng không chỉ là quá trình chuyển giao sản phẩm mà còn là động lực thúc đẩy sự phát triển kinh tế và thành công của doanh nghiệp. Theo Lê Thị Lan Hương (2012), bán hàng không chỉ mở ra cơ hội đổi mới và tương tác chặt chẽ giữa người sản xuất và người tiêu dùng; bằng cách tạo ra và duy trì nhu cầu, bán hàng không chỉ giữ cân bằng giữa cung và cầu mà còn là nguồn động lực cho sự phát triển ổn định và bền vững của nền kinh tế và doanh nghiệp: - Đối với kinh tế, vai trò của bán hàng được thể hiện qua các khía cạnh như cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, tăng tổng cầu, tạo sự thỏa mãn đối với nhu cầu của khách hàng và tác động đến việc giảm lạm phát cũng như thúc đẩy sự thay đổi trong thị trường. - Đối với doanh nghiệp, bán hàng không chỉ là công cụ truyền thông mà còn mang lại sự linh hoạt trong việc truyền thông điệp đến khách hàng, tạo cơ hội để kết nối và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Người bán hàng cũng là một trong những nguồn lực quan trọng và là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường.  Bản chất của hoạt động bán hàng Về bản chất, nhìn từ góc độ của Lưu Đan Thọ và Nguyễn Vũ Quân (2016), là sự kết hợp toàn bộ các yếu tố như chất lượng sản phẩm, độ tin cậy thương hiệu, mối quan hệ với khách hàng và chăm sóc khách hàng. Đây là chìa khóa quyết định sự thành công và động lực quan trọng cho sự phát triển và duy trì sự ổn định trong kinh doanh. Từ đó có thể thấy bản chất của hoạt động bán hàng không chỉ đơn giản là quá trình trao đổi hàng hóa, mà còn là một hành trình đa chiều, phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về thị trường, khách hàng và kỹ năng giao tiếp. Mỗi giao dịch bán hàng mang theo cơ hội để tạo ấn tượng tích cực và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thành công của bán hàng không chỉ đến từ việc hiểu rõ sản phẩm mà còn 461
xuất phát từ khả năng lắng nghe, thấu hiểu mong muốn, tâm lý, thị hiếu và nhu cầu của từng khách hàng. Bản chất của hoạt động bán hàng còn thể hiện qua việc xây dựng niềm tin và uy tín, giúp doanh nghiệp duy trì sự tin tưởng của khách hàng và mở ra cơ hội mở rộng kinh doanh trong tương lai.  Quy trình bán hàng Quy trình bán hàng là chuỗi các bước từ xác định đối tượng đến các hoạt động sau bán hàng, được chia thành 8 bước quy trình cá nhân và 6 bước quy trình tổ chức/doanh nghiệp. - Đối với quy trình cá nhân theo Trương Quang Dũng và cộng sự (2020): Thứ nhất, tìm kiếm cơ hội bán hàng: Xác định khách hàng tiềm năng và nhu cầu thông qua nghiên cứu thị trường Thứ hai, công tác chuẩn bị: Thu thập thông tin chi tiết về khách hàng và sản phẩm để tăng hiệu quả giao tiếp. Thứ ba, tiếp cận và phân tích cơ hội: Giao tiếp thân thiện và chuyên nghiệp, lắng nghe khách hàng để đánh giá khả năng tiếp cận. Thứ tư, tìm kiếm và trình bày giải pháp: Lựa chọn và trưng bày sản phẩm, linh hoạt giới thiệu sản phẩm thay thế nếu cần. Thứ năm, đánh giá khách hàng: Giai đoạn này cần lắng nghe và quan sát khách hàng để hiểu mong muốn và nhu cầu, giới thiệu sản phẩm phù hợp. Thứ sáu, thương lượng: Ở giai đoạn này người bán sẽ để khách hàng trải nghiệm sản phẩm giúp dễ dàng thuyết phục hơn khi khách hàng được biết về giá trị thực của sản phẩm. Thứ bảy, cam kết: Việc cam kết về chất lượng sản phẩm, dịch vụ bảo hành giúp xây dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Cuối cùng, duy trì và phát triển mối quan hệ: Kết thúc quá trình bán hàng không chỉ là việc hoàn tất giao dịch mà còn là bắt đầu quá trình duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc chu đáo sau mỗi giao dịch, đáp ứng nhu cầu và giải quyết vấn đề cho khách hàng một cách nhanh chóng kèm theo dịch vụ bán hàng xuất sắc là chìa khóa để tạo mối quan hệ lâu dài và sự trung thành từ phía khách hàng. - Đối với quy trình bán hàng cho tổ chức/doanh nghiệp theo Lê Đăng Lăng (2009): Thứ nhất, khám phá nhu cầu: Là bước nhằm xác định nhu cầu, mong muốn, khả năng thanh toán thông qua nhiều nguồn thông tin đa dạng (danh bạ điện thoại, khách hàng hiên tại, đối thủ cạnh tranh, triển lãm,…). Thứ hai, đánh giá tiềm năng: Là bước để xác định khách hàng có thật sự tiềm năng hay không, dựa trên độ lớn nhu cầu, động lực mua và khả năng thanh toán. Thứ ba, chuẩn bị tiếp xúc: Hiểu rõ đối tượng liên quan đến việc mua hàng bao gồm những người “gác cổng”, người mua hàng, nhóm người ảnh hưởng và người quyết định. Sau đó thu thập thông tin và chuẩn bị mẫu sản phẩm. Thứ tư, tiếp xúc và chào hàng: Tạo ấn tượng tích cực (chú ý đến trang phục, bắt tay nhiệt tình và lời giới thiệu ngắn gọn, đầy đủ về tổ chức/doanh nghiệp), xây dựng mối quan hệ và đối mặt với các phản đối của khách hàng. Thứ năm, kết thúc bán hàng: Đề xuất giải pháp cụ thể và hướng dẫn khách hàng đưa ra quyết định. Cuối cùng, theo dõi và chăm sóc khách hàng: Là bước cuối cùng trong quy trình bán hàng bao gồm các hoạt động như bảo trì sản phẩm, giao hàng tận nơi, quà tặng và thu thập phản hồi. 3. Thực trạng về quy trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Truyền thông 198X 3.1 Quy trình bán hàng cho tổ chức/doanh nghiệp sử dụng các gói dịch vụ sẵn có Quy trình bán hàng cho tổ chức/doanh nghiệp sử dụng các gói dịch vụ sẵn có tại công ty gồm 7 bước như sau: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chuẩn bị chương trình, tiếp cận khách hàng, giới thiệu chương trình, gửi đề xuất và báo giá, ký kết hợp đồng, chăm sóc. 3.2 Tìm kiếm khách hàng tiềm năng Thông thường, đây là công việc của phòng kinh doanh, hiện tại công ty có ba phương thức chủ yếu để tìm kiếm khách hàng tiềm năng: 462
Thứ nhất, dựa trên danh sách dữ liệu khách hàng sẵn có. Danh sách dữ liệu khách hàng của công ty chứa đựng thông tin cơ bản của khách hàng (doanh nghiệp hoặc cá nhân) như họ tên khách hàng, số điện thoại liên lạc, địa chỉ cơ quan, email,…được phòng kinh doanh lưu trữ thông qua một số cách dưới đây: - Các cuộc giao dịch với khách hàng đã từng kí kết hợp tác; - Thông tin khách hàng mới được khách hàng quen giới thiệu; - Thu thập thông tin khách hàng qua mạng xã hội như facebook, tiktok của công ty; - Thu thập dữ liệu khách hàng qua các sự kiện, hội nghị; - Mua thông tin dữ liệu khách hàng. - Thêm vào đó, mỗi cá nhân làm việc tại phòng kinh doanh đều sẽ tích góp cho bản thân nguồn khách hàng thân thuộc thông qua các công việc tương tự đã làm tại nhiều công ty khác nhau. Thứ hai, công ty sẽ cử đại diện phòng kinh doanh tham gia các buổi hội thảo, hội chợ, triển lãm diễn ra tại các trung tâm triễn lãm và hội nghị - nơi các doanh ngiệp lớn, nhỏ tổ chức để tăng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp vừa học hỏi, trao đổi thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm; đồng thời, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Cuối cùng, phòng kinh doanh còn tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các trang mạng xã hội như facebook, instagram bằng cách đăng tải thông tin gói dịch vụ truyền thông đang diễn ra tại công ty để thu hút sự quan tâm từ các cá nhân, doanh nghiệp đang tham gia nhóm, diễn đàn liên quan đến lĩnh vực truyền thông, marketing. Một số nhóm facebook mà nhân viên kinh doanh hay tìm kiếm khách hàng như: - Cộng đồng Agency truyền thông – marketing Việt Nam (hơn 44.500 thành viên) - DMA Network For Business (hơn 121.600 thành viên) - Cộng đồng Marketing & Advertising (366.700 thành viên) 3.2.1 Chuẩn bị chương trình Sau khi phòng kinh doanh đã có danh sách các khách hàng tiềm năng phù hợp với các mục tiêu đề ra của chiến dịch. Nhiệm vụ tiếp theo sẽ thuộc về phòng kế hoạch, sẽ sắp xếp và lên lịch để chuẩn bị chương trình. Ngoài ra, còn chuẩn bị danh sách các trang/nhóm mạng xã hội sẽ kí kết hợp tác đăng tải các bài viết của chương trình và lựa chọn những người có sức ảnh hưởng hay những người tiêu dùng có sức ảnh hưởng phù hợp để quảng bá cho các thương hiệu tham gia chiến dịch lần này. Sau đó, phòng kinh doanh sẽ bắt đầu đem thời gian diễn ra chiến dịch gửi đến khách hàng tiềm năng. Đây là công đoạn mất nhiều thời gian vì phải đợi thông tin phản hồi đến từ phía khách hàng. 3.2.2 Tiếp cận khách hàng Bước tiếp theo, khi doanh nghiệp đã phản hồi lại cho công ty, nhân viên kinh doanh sẽ chia nhỏ lượng khách hàng ra để nhân viên kinh doanh dễ dàng tiếp cận khách hàng tốt nhất. Việc phân chia khách hàng bằng cách 1 nhân viên kinh doanh sẽ phụ trách 2 khách hàng. Thông qua, cách gửi tin nhắn (trong đó gồm có thông tin của công ty, nội dung chiến dịch cần hợp tác,…) qua email của khách hàng tiềm năng. Nội dung phản hồi có thể là họ cảm thấy hứng thú, mong chờ được trình bày và chia sẻ nhiều hơn về chiến dịch. Hoặc có khi, hiện tại họ không đủ kinh phí hay đã hợp tác với một bên khác và đã có nhóm nhỏ trong doanh nghiệp có thể làm được,…Sau khi đã nhận được phản hồi và chọn lọc lại một lần nữa khách hàng tiềm năng có nhu cầu với chiến dịch để tiếp cận nhằm xác định được các doanh nghiệp đang có sự quan tâm và nhu cầu biết thêm, tăng khả năng thành công cho chiến dịch. 3.2.3 Giới thiệu chương trình Đây là công việc chính của nhân viên kinh doanh, khi đã tiếp cận thành công với khách hàng cần giới thiệu ngay chương trình với khách hàng. Để họ biết được những ý tưởng và công việc mà công ty sẽ triển khai làm trong chiến dịch. Khi trao đổi với khách hàng nên đưa 463
ra được ý tưởng chính của chiến dịch, đưa ra yếu tố hấp dẫn của chiến dịch để khách hàng hiểu được điểm sáng của chiến dịch. 3.2.4 Gửi đề xuất và báo giá Đây là bước quan trọng và quyết định xem có thuyết phục thành công khách hàng này hay không. Đối với nhân viên kinh doanh, cần gửi bản đề xuất cho khách hàng để họ có thể đưa ra lựa chọn chốt đơn. Thông thường, thời gian gửi bản đề xuất cho bên nhận dịch vụ hai bên sẽ hẹn nhau thời gian để gặp nhau qua google meet để dễ dàng trao đổi hơn về những nội dung trong bản đề xuất. Việc cần làm khi trải qua buổi trao đổi này là giải quyết các nỗi lo của khách hàng để họ chấp nhận bảng đề xuất mà công ty đưa ra. Khi gửi bảng báo giá các doanh nghiệp thường đắn đo 2 điều sau: - Thứ nhất, các lo lắng về tài chính thì cách xử lý thông thường là chia nhỏ số tiền ra thành nhiều đợt thanh toán cho họ được chọn ngày thanh toán cố định trong tháng, tư vấn hình thức thanh toán tốt nhất thường là chuyển khoản. Có 2 cách để công ty hỗ trợ khách hàng thanh toán hợp đồng: Thứ nhất, nếu khách hàng có thể thanh toán 100% giá trị hợp đồng ngay thì công ty sẽ giảm phần trăm phí quản lí chiến dịch xuống còn 5% so với 8% như thông thường và các hạng mục sẽ ưu tiên triển khai nhanh hơn cho bên nhận dịch vụ. Bên cạnh đó, nếu khách hàng đang gặp khó khăn tài chính thì phòng kinh doanh đưa ra phương án trả trước 60% giá trị hợp đồng ngay sau khi kí hợp đồng và 40% còn lại sẽ khi chương trình bắt đầu diễn ra. - Thứ hai, lo lắng về tiến trình diễn ra hoạt động có theo như sự tính toán thì phải cam kết thực hiện như trên bản đề xuất nếu bên công ty có xảy ra việc ngoài ý muốn không hoàn thành đúng tiến trình sẽ thông báo trước với bên thương hiệu. Điều này, công ty sẽ cam kết đảm bảo cho doanh nghiệp nếu không theo tiến trình diễn ra sẽ bồi thường dựa trên điều khoản hợp đồng có nêu cụ thể. 3.2.5 Ký kết hợp đồng Sau khi khách hàng quyết định ký kết hợp đồng, phòng kinh doanh có nhiệm vụ hoàn thành các thủ tục pháp lí cung cấp các dịch vụ truyền thông giữa 198X và khách hàng. Nhân viên kinh doanh soạn thảo văn bản hợp đồng, dựa trên các điều khoản bắt buộc như sau: - Thông tin cơ bản: Tên công ty, địa chỉ công ty, người đại diện, chức vụ, số điện thoại, email,… - Điều 1: Nội dung hợp tác (bao gồm mô tả chi tiết công việc và thời gian chương trình bên công ty cam kết cung cấp). - Điều 2: Giá trị hợp đồng và hình thức thanh toán (dựa trên bảng báo giá và ưu tiên hình thức thanh toán có lợi cho khách hàng). - Điều 3: Quyền và nghĩa vụ của bên A. - Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của bên B. - Điều 5: Bảo mật thông tin. - Điều 6: Sự kiện bất khả kháng. - Điều 7: Chấm dứt, sửa đổi và thanh lý hợp đồng. - Điều 8: Xử lý vi phạm và bồi thường thiệt hại. - Điều 9: Điều khoản chung. - Điều 10: Đầu mối liên hệ. - Điều 11: Hiệu lực hợp đồng Khi đã soạn thảo hợp đồng với đầy đủ thông tin 11 điều khoản, nhân viên kinh doanh sẽ gửi đến trưởng nhóm phòng kinh doanh để được kiểm duyệt. Thông qua được kiểm duyệt sẽ phụ trách in ra và đưa cho nhân viên sale đi đàm phán kí kết theo thời gian 2 bên đã thương lượng. 3.2.6 Chăm sóc Chăm sóc sau khi đã kí kết hợp đồng là bước vô cùng quan trọng, thường thì, sau khi kí hợp đồng nhân viên kinh doanh sẽ gửi ngay một tin nhắn chân thành cảm ơn đến khách hàng đã lựa chọn hợp tác cùng công ty tạo thiện cảm và giúp công ty tiến gần hơn với khách hàng. 464
Nhân viên kinh doanh lúc này đóng vai trò là cầu nối của các phòng ban trong công ty để tiếp thu và truyền đạt những mong muốn, yêu cầu từ phía khách hàng. Để các phòng ban nắm rõ và đưa ra các kế hoạch làm việc đúng như mong muốn cho đến khi diễn ra kết chiến dịch. 3.3 Quy trình cho cá nhân đối với dịch vụ thiết kế theo yêu cầu khách hàng Tuy đa số khách hàng đến từ công ty là doanh nghiệp nhưng cũng không thiếu các khách hàng cá nhân hợp tác. Vì vậy, quy trình bán hàng cho khách hàng là cá nhân của công ty bao gồm 6 bước sau đây: Tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng, lên phương án đề xuất và báo giá, giới thiệu về phương án, hiệu chỉnh, ký kết hợp đồng. 3.3.1 Tìm kiếm khách hàng Tương tự với quy trình ở trên, tìm kiếm khách hàng chính là một trong những công việc đặc thù của phòng kinh doanh. Thông thường, mỗi nhân viên của phòng kinh doanh sẽ áp dụng những phương pháp tìm kiếm khách hàng riêng và tổng hợp nguồn dữ liệu khách hàng của mình. Thông thường, khách hàng cá nhân thường được tìm trên các nhóm/cộng đồng liên quan đến lĩnh vực truyền thông, marketing thông qua các bài đăng tìm kiếm sự hỗ trợ từ công ty truyền thông. Sau khi công ty đã có được dữ liệu về nhóm khách hàng phù hợp với dịch vụ thì phòng kinh doanh bắt đầu gửi mail có chứa thông tin về công ty để giới thiệu nhằm thu hút sự quan tâm đối với những khách hàng có nhu cầu được tăng nhận diện thương hiệu. 3.3.2 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng Thông thường, khách hàng cá nhân sẽ liên hệ với công ty để hợp tác thông qua số hotline, dịch vụ SNS, mail hay qua trang web của công ty. Đối với Công ty Cổ phần Truyền Thông 198X, khách hàng sẽ liên hệ thông qua hotline (097 898 79 38) hoặc mail (admin@198x.asia) và gửi kèm bản tóm tắt yêu cầu. Tuy nhiên thì việc tiếp nhận thông tin của khách hàng qua mail vẫn còn khá lâu do công ty vẫn còn thiếu đội ngũ nhân viên chuyên phụ trách ở mảng này. Ở đây, sau khi nhận được mail liên hệ kèm bản tóm tắt các thông tin yêu cầu từ khách hàng. Nhân viên phòng kinh doanh tóm tắt và nắm rõ các nhu cầu và mong muốn thông qua bản tóm tắt để hiểu rõ hơn và đưa ra được các phương án phù hợp. 3.3.3 Lên phương án đề xuất và báo giá Bước tiếp theo, khi đã hiểu được nhu cầu và mong muốn của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh đồng thời sẽ cùng với nhân viên của phòng kế hoạch và phòng marketing ngồi lại đưa ra phương án đề xuất và mức giá để làm sao có thể chọn lựa ra được những phương án phù hợp, khả thi với hiệu quả cao nhất nhưng vẫn tối ưu được chi phí và khiến cho khách hàng có thể cảm nhận được với mức giá đó vẫn sử dụng được nhiều dịch vụ của công ty. Bên cạnh đó, báo giá sẽ được điều chỉnh và giải đáp một cách rõ ràng, chi tiết và minh bạch, đảm bảo mỗi hạng mục đều được tính toán cẩn thận. Thông thường, khách hàng cá nhân sẽ có mức chi trả cho các dịch vụ thấp hơn so với các doanh nghiệp vì vậy nên đưa ra mức giá dựa theo ngân sách để họ dễ dàng cho việc chi trả. 3.3.4 Giới thiệu về phương án Đây là công việc chính của phòng kinh doanh, là bước giúp khách hàng cá nhân hiểu rõ và có cái nhìn trực quan hơn về các phương án, hạng mục được triển khai do công ty thiết kế. Khi đã hoàn tất bước lên phương án, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ lại với khách hàng để đặt lịch hẹn gặp và trình bày phương án một cách rõ ràng và chi tiết hơn. Để họ biết được những ý tưởng và công việc mà công ty sẽ triển khai làm trong gói truyền thông. Đối với các dịch vụ thiết kế theo yêu cầu gồm những hạng mục sau: - Bài viết trên nền tảng mạng xã hội (social post). - Sản xuất video, chụp hình. - Thiết kế website bán hàng 3.3.5 Hiệu chỉnh 465
Đây là bước vô cùng quan trọng và cũng là bước thực hiện lâu nhất vì nhân viên kinh doanh sẽ phải điều chỉnh rất nhiều và chờ đợi phản hồi từ khách hàng khá là lâu. Khoảng thời gian này, hai bên sẽ trao đổi với nhau thường xuyên để điều chỉnh sao cho đúng ý với khách hàng mà vẫn thuận tiện cho bên công ty. Dựa trên quá trình lắng nghe, thu nhận ý kiến , đánh giá và phản hồi từ phía nhà hàng đối với các phương án đã được đề xuất ở buổi gặp mặt đầu tiên, nhân viên kinh doanh thực hiện điều chỉnh lại phương án. Sau khi điều chỉnh, nhân viên phòng kinh doanh sẽ gửi lại phương án kèm báo giá mới và chờ sự phản hồi từ khách hàng. 3.3.6 Ký kết hợp đồng Khi đã đạt được thỏa thuận và thống nhất của cả hai bên với các điều khoản thì công ty tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng. Đây sẽ là cơ sở để các bên cùng thực hiện và trong trường hợp xảy ra tranh chấp thì hợp đồng là bằng chứng để đưa ra pháp lý. Hợp đồng được soạn thảo theo mẫu của công ty, được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Nội dung của hợp đồng vẫn đảm bảo đủ 11 điều khoản theo quy định giống như trên. Thảo luận về quy trình: Quy trình bán hàng tại công ty Cổ phần truyền thông 198X có một số hạn chế như sau: - Hạn chế trong hoạt động tìm kiếm khách hàng của phòng kinh doanh. Do công ty Cổ phần 198X làm về lĩnh vực truyền thông, quảng cáo có sự cạnh tranh vô cùng cao nên dẫn đến hoạt động tìm kiếm khách hàng chưa mang lại hiệu quả. - Hạn chế về thời gian tiếp nhận thông tin khách hàng. Do nguồn nhân lực còn hạn chế vì công ty mới thành lập, chưa có đội ngũ chuyên về tư vấn và chăm sóc khách hàng, nên việc tư vấn và phản hồi cho khách hàng có thể sẽ mất thời gian và chậm trễ đặc biệt là khi có nhiều công việc khác đang đợi họ. 4. Kết luận và hàm ý quản trị  Kết luận Tóm lại, hiện nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển, số hóa, truyền thông đa phương tiện, truyền thông tích hợp là xu hướng chung nên vì vậy các doanh nghiệp hay cá nhân hiểu rõ tầm quan trọng của nó nên có nhiều cơ hội cho các công ty truyền thông. Bên cạnh đó, đứng trước một số hạn chế trong quy trình bán hàng cần cải thiện và đưa ra các khuyến nghị phù hợp với tình hình công ty. Thông qua những giải pháp được đề xuất trong hàm ý quản trị, tác giả hy vọng công ty sẽ có được chiến lược đúng đắn nhằm nâng cao được thương hiệu, chất lượng sản phẩm dịch vụ tốt hơn vào thời gian tới.  Hàm ý quản trị Trên cơ sở phân tích quy trình bán hàng và thảo luận về quy trình tại công ty cổ phần truyền thông 198X, xin đề xuất một số hàm ý nhằm giúp công ty thực hiện hoạt động bán hàng hiệu quả hơn: - Thứ nhất, công ty nên xác định lại các chiến lược, lựa chọn phương thức tiếp cận và truyền tải thông tin đến khách hàng sao cho hiệu quả nhất. Theo kết quả phân tích thực trạng, công ty nên tập trung truyền tải thông tin đến khách hàng qua nền tảng mạng xã hội như facebook, tiktok, instagram. Và tiến hành lựa chọn gương mặt đại diện có nền tảng, kiến thức về marketing để chia sẻ những mẹo hay đến những người có nhu cầu làm truyền thông, sau đó tập trung xây dựng đủ số lượng người theo dõi; khi đạt được cột mốc có thể mở phòng trò chuyện trực tiếp nên lựa chọn 1 góc nhỏ riêng ở công ty để trang trí làm sao cho thấy được cái logo và tên công ty rồi quay chụp nói chuyện, chia sẻ về những cái mẹo, thông tin sản phẩm. Từ đó, lâu dần người ta sẽ biết đến công ty nhiều hơn, có chuyên môn về lĩnh vực truyền thông, quảng cáo để tìm đến. - Thứ hai, doanh nghiệp sẽ tận dụng một trang web được tạo ra trên ladipage, kết hợp với google sheet để tự động hóa quá trình thu thập và quản lý thông tin khách hàng. Khách hàng sẽ điền thông tin vào biểu mẫu trên trang web của công ty, dữ liệu sẽ được tự động gửi và lưu trữ trong một bảng tính trên google sheets. Điều này giúp giải quyết vấn đề về thời gian tiếp nhận thông tin và giảm thiểu tình trạng bỏ quên mail từ khách hàng. Công cụ như 466
Ladipage và google sheet giúp giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình làm việc, mang lại trải nghiệm thuận tiện cho cả doanh nghiệp và khách hàng. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Comer, J.M. (2002). Quản trị bán hàng. NXB Tp. Hồ Chí Minh 2. Hương, L.T.L. (2012). Chuyên đề Kỹ năng bán hàng. Bộ Kế hoạch và Đầu tư cục phát triển doanh nghiệp 3. Lân, N. (2006). Từ điển tiếng Việt-Từ và ngữ. NXB Tổng hợp Tp.HCM 4. Thọ, L.D., & Quân, N.V. (2016). Quản trị bán hàng hiện đại. NXB Tài Chính 5. Tiến, N.H. (2020). Cơ hội phát triển cho Digitak Marketing thời hậu COVID-19 tại Việt Nam. https://www.researchgate.net/publication/342697941_CO_HOI_PHAT_TRIEN_CHO_ DIGITAL_MARKETING_THOI_HAU_COVID-19_TAI_VIET_NAM, [Ngày truy cập: 15/01/2023] 6. We are Social (2020). Digital 2020: Global Digital Yearbook. https://datareportal.com/reports/digital-2020-global-digital-yearbook, [Ngày truy cập: 15/01/2023]. 467