Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở doanh nghiệp

Chia sẻ: Huỳnh Nhật Quốc | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:74

Thêm vào BST

Báo xấu

1.212
lượt xem 556
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Xu thế phân công lao động quốc tế, vận dụng lợi thế so sánh để sản xuất hàng hoá bán ra trên thị trường thế giới, phát triển quan hệ kinh tế, làm cho các nước được tự do trao đổi hàng hoá đã trở thành một xu thế tất yếu ở tất cả các nước trên thế giới. Việt Nam cũng nằm trong số đấy, không thể nào tồn tại và phát triển nhanh được khi không có hoặc ít có quan hệ kinh tế với nước ngoài....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở doanh nghiệp

Luận văn tốt nghiệp Đề tài: “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà” 1
MỤC LỤC Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ Mở đầu C hương 1 – Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ... 3 1.1 Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh nghiệp ................................................................................................ ............ 3 1.1.1 N hập khẩu và hợp đồng nhập khẩu ................................................ 3 1.1.2 N ội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá ...................... 3 1.1.3 Các hình thức nhập khẩu ............................................................... 4 1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp................................................................. 4 1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác ................................................................ .. 4 1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất ................................................................ .. 4 1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ......................... 4 1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu ............................................................... 4 1.2.2 Mở L/C .......................................................................................... 5 1.2.3 Thuê tàu lưu cước ................................ .......................................... 6 1.2.4 Mua bảo hiểm ................................................................................ 7 1.2.5 Làm thủ tục hải quan ..................................................................... 8 1.2.5.1 Thông quan truyền thống ........................................................ 9 1.2.5.2 Thông quan điện tử ................................................................. 9 1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá................................................... 10 1.2.7 Thanh toán ................................................................................... 10 1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa) ...................................... 11 1.2.9 K hiếu nại và x ử lý vi phạm hợp đồng ................................ .......... 11 2
1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng ............................................................................................... 12 1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng . 12 1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng ................................ ........................................ 12 1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế ............................... 14 1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế ................................................ 14 1.3.5 Đ ặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhâp khẩu ..................... 15 1.3.6 Các yếu tố khách quan ................................................................. 17 C hương 2 – Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà.............................................................................. 19 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà .................................... 19 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng H à ............................................................................................................. 19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức ............................................................................. 20 2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty.................................. 21 2.2 Khái quát về thị trường kinh doanh của công ty ............................ 24 2.2.1 Sản phẩm và d ịch vụ kinh doanh ................................................. 24 2.2.2 Khách hàng................................ .................................................. 25 2.2.3 Đ ối thủ cạnh tranh ....................................................................... 26 2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà ................................................. 29 2.3.1 Mở L/C ........................................................................................ 29 2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá ............................................................... 30 2.3.3 Làm thủ tục hải quan ................................................................... 32 2.2.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá................................................... 33 2.3.5 Thanh toán ................................................................................... 34 3
2.3.6 Khiếu nại và x ử lý vi phạm hợp đồng ................................ .......... 35 2.4 K ết quả của việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà ................................................................ 37 2.5 Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà ................................................ 38 2.5.1 Ưu điểm....................................................................................... 38 2.5.2 Tồn tại ......................................................................................... 41 C hương 3 - Một số biện pháp hoàn thiện quy trịnh nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà ................................................ 43 3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty ........................... 43 3.1.1 Phương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà ........ 43 3.1.2 K ế hoạch mục tiêu năm 2008....................................................... 45 3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà ..................................................... 45 3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà .................................................... 45 3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C ...................................................... 45 3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán .................................................. 46 3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan ................................... 47 3.2.2 Biện pháp tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu .......................... 48 3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên nghiệp vụ................................................................ .............................. 50 3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân khách quan ........................................................................................... 53 3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên nghiệp vụ ................. 53 3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh .................................. 55 3.2.7 Áp dụng thương m ại điện tử vào việc kinh doanh của công ty ..... 56 4
3.2.8 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường ...................................... 58 3.3 Các điều kiện thực hiện ................................................................... 61 3.3.1 Kiến nghị về các chính sách kinh tế đặc biệt là chính sách thuế ... 62 3.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan ................................................... 62 3.3.3 Kiến nghị với các ban ngành liên quan ............................................ Kết luận....................................................................................................... 64 Tài liệu tham khảo ..................................................................................... 66 5
DANH MỤC BẢNG BIỂU 1. Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu ) 2. Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây (đơn vị: triệu đồng) (Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà) 3. Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu của phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu) 6
MỞ ĐẦU Xu thế phân công lao động quốc tế, vận dụng lợi thế so sánh để sản xuất hàng hoá bán ra trên thị trường thế giới, phát triển quan hệ kinh tế, làm cho các nước được tự do trao đổi hàng hoá đã trở thành một xu thế tất yếu ở tất cả các nước trên thế giới. Việt Nam cũng nằm trong số đấy, không thể nào tồn tại và phát triển nhanh được khi không có hoặc ít có quan hệ kinh tế với nước ngoài. Gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, bên cạnh cơ hội còn có những thách thức. Nếu công ty thích nghi và có những thay đổi cho phù hợp thì sẽ đưa lại cho công ty nhiều cơ hội kinh doanh cũng như thuận lợi trong quá trình kinh doanh của họ. Thị trường rộng lớn hơn nhưng môi trường cạnh tranh cũng khốc liệt hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động nhập khẩu có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ nhập khẩu… Trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động tổ chức nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong thời gian qua, và sự hướng dẫn nhiệt tình của ThS. Đặng Thuý Hồng, tôi xin đưa ra đề tài: “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà”. H y vọng đề tài tôi đưa ra phù hợp với nhu cầu thực tiễn đất nước, và dùng một phần kiến thức hữu hạn của mình, đóng góp cho công ty ngày một phát triền đi lên. Bài viết của tôi gồm 3 phần chính: Chương I : Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà. Chương III : Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà. 7
Vì kiến thức lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế, bài viết của tôi chắc chắn không tránh khỏi sai sót. Mong nhận được sự đóng góp từ thầy cô và các bạn. 8
CHƯƠNG 1 - CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ 1.1 N hững vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh nghiệp 1.1.1 N hập khẩu và hợp đồng nhập khẩu 1.1.1.1 Nhập khẩu: Nhập khẩu là việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác. Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngo ài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người cư trú trong nước. 1.1.1.2 Hợp đồng nhập khẩu: Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở hai nước khác nhau.Trong đó quy định, bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao quyền sở hữu và các chứng từ có liên quan cho bên mua và bên mua p hải thanh toán tiền hàng. 1.1.2 N ội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: Một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thường gồm ba phần: phần m ở đ ầu, phần nội dung và kết thúc. Phần m ở đ ầu: các chủ thể của hợp đồng, căn cứ pháp lý, địa điểm ngày tháng ký kết hợp đồng và mục đích ký kết hợp đồng, Phần nội dung bao gồm các điều khoản hợp đồng. Các điều khoản chủ yếu như tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian và địa đ iểm giao hàng, thanh toán. Thiếu một trong những đ iều khoản này thì hợp đồng trở nên vô hiệu. Các điều khoản cần thiết khác như bao bì, đ óng gói, ký mã hiệu, trọng tài…Thiếu một trong các điều khoản này thì hợp đồng chỉ vô hiệu từng p hần. Phần kết thúc: đại diện các bên, chức vụ, ngày tháng và địa điểm ký kêt hợp đồng, chữ ký . 9
1.1.3 Các hình thức nhập khẩu 1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp: Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu mà người ký kết hợp đồng nhập khẩu là người trực tiếp mua lô hàng đó và thánh toán tiền hàng. 1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác: Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu mà theo đó đơn vị đặt hàng gọi là bên uỷ thác giao cho đơn vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác, tiến hành nhập khẩu một lô hàng nhất định. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của m ình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. 1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất Nhập tái xuất là hình thức nhập khẩu mà người nhập khẩu tiến hành nhập khẩu hàng hoá để phục vụ mục đích xuất khẩu. 1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu Một hàng hoá muốn ra vào biên giới của một quốc gia phải chịu sự quản lý của chính phủ quốc gia đó. Để kiểm soát được chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hoá ra vào, chính p hủ đã đ ề ra biện pháp là xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên không phải b ất cứ mặt hàng nào cũng phải xin giấy p hép, và ngày nay trong xu thế tự do hoá m ậu dịch, số mặt hàng này đã được giảm bớt. H àng hoá nhập khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan đến kiểm dịch động thực vật, vệ sinh an toàn thực p hẩm và tiêu chuẩn chất lượng, phải chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý chuyên ngành. Đối với m ặt hàng không đ ược p hép nhập khẩu thì nhập khẩu là trái phép. Những mặt hàng này thường liên quan đến vấn đề an ninh, quốc phòng như vũ khí quân sự (súng, 10
đạn,…) hay những văn hoá phẩm đồi truỵ, ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục của quốc gia. Theo nghị định 12/2006/NĐ-CP, đối với những mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy phép thì đơn vị nhập khẩu phải x in giấy phép của Bộ Thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành. Còn các hàng hoá khác ngoài các hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc quy định tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thô ng quan tại cửa khẩu. Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, bộ Thương mại sẽ công bố lượng hạn ngạch và d ưới sự chỉ đạo của bộ Tài chính, phối hợp với các bộ và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn ngạch và ngoài hạn ngạch. 1.2.2 Mở L/C: Thư tín dụng (L/C): là cam kết của ngân hàng đối với người nhập khẩu sẽ thanh toán một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất đ ịnh cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với điều khoản và điều kiện của thư tín d ụng. N ếu hai bên thoả thuận sẽ thanh toán bằng thư tín d ụng, thì công việc đầu tiên của người nhập khẩu là đ ến ngân hàng viết đơn xin mở L/C và nộp tại ngân hàng một số giấy tờ sau:  Ðối với L/C at sight: + G iấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được q uản lý bằng giấy phép) Q uota (đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch) + H ợp đồng nhập khẩu (bản sao) + Ð ơn xin mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.  Ðối với L/C trả chậm: + G iấy phép nhập khẩu (nếu có) hoặc quota nhập 11
+ Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu + Ð ơn xin m ở L/C trả chậm (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết. + Ð ơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ (theo mẫu của Ngân hàng) Tuỳ từng trường hợp m à ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khác nhau. Hiện nay các ngân hàng quy định tỷ lệ ký qũi (100%, dưới 100% hoặc không cần ký quỹ. Sau khi ngân hàng p hát hành L/C, d oanh nghiệp sẽ nhận được một bản sao L/C đó. Doanh nghiệp nhập khẩu nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đ ơn yêu cầu của mình đ ể đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của mình, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch nếu có. N ếu người nhập khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C , doanh nghiệp cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn b ản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). 1.2.3 Thuê tàu lưu cước Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trước tiên phụ thuộc vào tính chất hàng hoá. Ví dụ: hàng hoá vận chuyển bằng đường biển có khối lượng lớn và để trần thì nên thuê tàu chuyến, còn hàng hoá lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện thì thuê tàu chợ. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận trong hợp đồng là điều kiện E, F thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, và ngược lại nếu hợp đồng được ký kết vận chuyển theo điều kiện C, D thì trách nhiệm thuê phương tiện vận tải thuộc về người bán. Hay hàng hoá vận chuyển trong container để hạn chế thời gian và chi phí x ếp dỡ hàng hoá, có giao nguyên container và giao lẻ container. G iao nguyên container nếu chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn đóng đủ vào một 12
hay nhiều container. Còn giao lẻ container được áp dụng với những hàng hoá lẻ không xếp đủ một container. Việc thuê phương tiện vận tải cũng khá tốn kém thời gian và chi phí, đòi hỏi phải nghiên cứu tính hình thị trường thuê tàu, am hiểu các điều kiện thương mại quốc tế. Để quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuê phương tiện vận tải thường uỷ thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận. Các doanh nghiệp này chuyên môn trong lĩnh vực giao nhận có kỹ năng nghiệp vụ hơn và ít tốn kém về chi phí hơn và doanh nghiệp nhập khẩu sẽ giảm bớt đ ược các bước trong quá trình nhận hàng như lưu kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá… 1.2.4 Mua bảo hiểm Có ba điều kiện bảo hiểm chính là bảo hiểm mọi rủi ro, bảo hiểm có tổn thất riêng và bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm phụ như b ảo hiểm rò gỉ, mất trộm, mất cắp,…Bên cạnh đó còn một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như b ảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo loạn…Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở để lựa chọn điều kiện cho phù hợp. Trong điều kiệm cơ sở giao hàng chỉ có hai điều kiện là người bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá là CIF đ ối với hàng hoá vận chuyển bằng đường biển, và CIP đối với hàng hoá vận chuyển đa phương thức. Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận về điều kiện bảo hiểm, người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí). Nhưng khi hàng hoá vận chuyển gặp phải rất nhiều rủi ro không lường trước đ ược, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển như gặp bão lũ, chiến tranh, cướp biển. Nói chung người nhập khẩu không có trách nhiệm phải mua bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở, nhưng đôi khi để 13
người nhập khẩu vẫn mua, để phòng tránh rủi ro cho mình. Ví dụ: nhập khẩu theo FOB hay CFR người mua không có trách nhiệm (đối với người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổn thất. Người nhập khẩu có thể mua bảo hiểm của hãng bảo hiểm nước ngoài ho ặc mua bảo hiểm trong nước. Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu Việt N am nên lựa chọn công ty bảo hiểm trong nước. Vì khi tổn thất xảy ra, công ty có thể yếu cầu khiếu nại, bồi thường nhanh chóng hơn do không phải chuyển bộ hồ sơ khiếu nại sang nước xuất khẩu và chờ các công ty này cử người sang giám định. Thêm vào đó, sẽ hạn chế đ ược lượng ngoại tệ phải chi trả cho công ty nước ngoài, điều này rất cần thiết đối với Việt Nam - một đất nước chưa phát triển, cần nguồn ngoại tệ để phát triển đất nước. 1.2.5 Làm thủ tục hải quan Thủ tục hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành để kiểm soát hàng hoá ra vào biên giới nước mình. H iện nay để đơn giản hoá quy trình thủ tục hải quan, nhà nước cho phép áp dụng thông quan điện tử theo 50/2005/QĐ-BTC. Thông quan điện tử đã đ ược áp dụng ở một số các cửa khẩu như H ải phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và hiện nay còn tiếp tục mở rộng tại một số các cửa khẩu. 1.2.5.1 Thông quan truyền thống: Gồm 3 bước: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá, thực hiện các quyết định hải quan. Công việc đầu tiên đển tiến hành làm thủ tục hải quan là khai báo hải quan. N gười nhập khẩu khai và nộp tờ khai hải quan cùng một số chứng từ cần thiết 14
liên quan lô hàng nhập khẩu như giấy phép nhập khẩu (đối với mặt hàng nhập khẩu có giấy phép), hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hoá…Trên tờ khai hải quan, doanh nghiệp nhập khẩu tự động tính thuế theo biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát hành. Sau đó, hàng hoá luồng xanh, hàng hoá được thông quan luôn, bỏ qua kiểm tra chứng từ giấy và kiểm tra thực tế hàng hoá. Cán bộ hải quan chỉ kiểm tra lại việc tự tính thuế của doanh nghiệp và xác nhận thông quan hàng hoá. Đối với hàng hoá luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa mà chỉ kiểm tra bộ chứng từ. Đối với hàng hoá luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hoá, hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự thuận tiện cho việc tra. Người nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng và nộp thủ tục phí hải quan để nhân viên hải quan kiểm tra giám sát hàng hoá. Sau khi kiểm tra thực tế hàng hoá, các doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện các quyết định của hải quan một cách nghiêm túc. 1.2.5.2 Thông quan điện tử: Thông quan điện tử bao gồm 3 b ước. Cũng tương tự như thông quan truyền thống, nhưng thủ tục khai báo hải quan được đơn giản và nhanh chóng hơn, do doanh nghiệp nhập khẩu có thể khai báo ở bất cứ đâu, vào b ất cứ thời gian nào, chỉ cần đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử, và tự tạo thông tin khai hải quan điện tử trên máy tính theo đúng các tiêu chuẩn và khuân dạng chuẩn của tổng cục hải quan Hạn chế tình trạng quá tải tại các cửa khẩu, hay áp lực đối với cán bộ hải quan do số lượng công việc nhiều nhưng số cán bộ hải quan lại có hạn. Thêm một điểm khác biệt nữa là doanh nghiệp nhập khẩu phải in và lưu chứng từ điện tử ra giấy trong thời hạn 5 năm (đảm bảo tính chính xác, không bị thay đổi của thông tin do bị hacker phá hoại) thuận tiện cho công việc kiểm tra sau thông quan hay phúc tập hải quan. 15
1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá - Người nhập khẩu phải nhận đ ược bộ chứng từ do người bán gửi tới và chuẩn bị kho bãi, phương tiện, đội ngũ xếp dỡ hàng hoá. - Nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ của hãng tàu và ký chấp nhận. - Xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu đ ể họ thu lại và cấp cho người mua lệnh giao hàng. - Kiểm tra hầm tàu, tình trạng hàng hoá sau đó tiến hành dỡ hàng, nhận hàng và làm quyết toán với tàu. - Nếu phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng sẽ phải lập biên bản hàng đổ v ỡ. - Nếu hàng b ị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận hàng thiếu. - Nếu thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng 1.2.7 Thanh toán Sau khi nhận được bộ chứng từ do người xuất khẩu gửi tới, ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra chứng từ không quá 7 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ và thông báo kết quả kiểm tra cho người nhập khẩu bằng văn bản, yêu cầu người nhập khẩu trả lời trong vòng 2 ngày làm việc. Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ nhận bộ chứng từ giao hàng theo L/C tại trụ sở ngân hàng. Sau đó, doanh nghiệp cử một nhân viên nghiệp vụ tiến hàng kiểm tra bộ chứng từ. Kiểm tra xem bộ chứng từ đã đ ủ về số lượng và nội dung của bộ chứng từ đã hợp với quy định hay chưa. Trong trường hợp có những khác biệt giữa L/C với chứng từ trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp cần thông báo gấp cho ngân hàng để khiếu nại ngân hàng nước ngoài. Doanh nghiệp cần ký quỹ 100% trị giá hóa đơn, hoặc ủy quyền cho ngân hàng khoanh số tiền tương ứng trên tài kho ản tiền gửi hoặc ghi nợ tài khoản tiền vay khi thanh toán. Ngân 16
hàng sẽ trích tiền từ tài khoản đã được chỉ định của doanh nghiệp để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài theo quy định của L/C khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, đ iều khoản của L/C. 1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa) Sau khi nhận hàng từ người chuyên chở, doanh nghiệp có thể vận chuyển hàng về kho chờ tiêu thụ, hoặc giao ngay cho đơn vị đặt hàng trong nước do đã tập hợp sẵn đơn đặt hàng trong nước rồi m ới ký hợp đồng nhập khẩu, hoặc nhập khẩu uỷ thác cho một số doanh nghiệp trong nước. Việc giao hàng ngay cho khách (chủ hàng nội địa) này sẽ tiết kiệm chi phí lưu kho, b ảo quản cho doanh nghiệp, thêm vào đó vốn được quay vòng nhanh hơn. Khi giao hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng kèm theo các chứng từ sở hữu lô hàng đó và một số chứng từ liên quan. 1.2.9 Khiếu nại vi phạm hợp đồng (nếu có) Tất nhiên, khi tiến hành ký kết và nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệp nhập khẩu bao giờ cũng mong muốn nhận được hàng đúng số lượng, chất lượng, đúng quy cách chủng loại, bao bì ký mã hiệu, đúng thời gian và địa điểm…Tuy nhiên, việc thực hiện hợp đồng là do cả hai bên với sự tham gia của người vận tải, chịu ảnh hưởng của một số điều kiện khách quan. Doanh nghiệp nhập khẩu sau khi nhận hàng phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá. Nó giúp doanh nghiệp kiểm tra hàng hoá có đúng về chủng loại, số lượng, chất lượng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng hay không, có mất mát tồn thất gì trong quá trình vận chuyển hay không. N ếu nhận được hàng hoá không đúng yêu cầu, để đảm bảo quyền lợi của mình người nhập khẩu có thể khiếu nại. Trước khi khiếu nại, người nhập khẩu nên xem xét hàng hoá tổn thất mất mát là do nguyên nhân nào, để từ đó tìm được đối tượng khiếu nại. Ðối tượng khiếu nại là người xuất khẩu nếu giao hàng thiếu về số lượng chất lượng hoặc 17
không đúng chủng loại, bao bì không phù hợp, hàng giao không đồng bộ, chậm giao hàng,…Ðối tượng khiếu nại là đơn vị vận tải nếu hàng hoá tổn thất trong quá trình vận chuyển. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, cướp biển, tại nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba, khi những rủi ro này nằm trong phạm vi được bảo hiểm. Nếu tổn thất thuộc những rủi ro đ ược bảo hiểm thì doanh nghiệp nhập khẩu yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định. Đối với những trường hợp khác không thuộc rủi ro của bảo hiểm, doanh nghiệp phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập thư giám định, để có thể khiếu nại người bán, hoặc người chuyên chở. Một bộ hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, một số bằng chứng về việc tổn thất hàng hoá (như b iên bản hàng đổ vỡ, biên bản chứng nhận hàng thiếu, thư dự kháng), hoá đơn thương mại, vận đơn, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm) v.v...N ếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau ra toà án hoặc hội đồng trọng tài giải quyết. 1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng 1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng Mặt hàng nhập khẩu kinh doanh của công ty là các thiết bị văn phòng như máy in, máy photo, máy fax, máy huỷ tài liệu, máy chiếu…Các mặt hàng này đều được phép nhập khẩu, không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện. Do đó các mặt hàng này chỉ chịu sự quản lý của nhà nước thông qua hệ thống các văn bản pháp luật. Bên cạnh là đó là các quy tắc, điều lệ quốc tế V iệt Nam đã ký kết, tham gia. Trong đó đáng chú ý nhất là:  Q uy tắc thực hành tín dụng chứng từ UCP 600 Quốc tế 18
 Luật Hải quan số 29/2001/QH10 được Quốc hội thông qua ngày 29/06/2001  Biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương m ại phát hành  N ghị định số 40/2007/NĐ-CP ban hành 16/03/2007 của Chính Phủ: X ác định trị giá Hải quan đối với hàng hoá Xuất khẩu, Nhập khẩu  Q uyết định số 52/2007/QĐ -BTC ra ngày 22/06/2007của Bộ Tài Chính: Ban hành quy định về việc thí điểm thủ tục hải quan điện tử. 1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng: Thiết bị văn phòng là đối tượng được mua bán trong hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa Công ty TNHH Tân Hồng Hà với đối tác nước ngoài không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện theo quy định của nhà nước. Cho nên để thực hiện nhập khẩu hàng hoá lo ại này doanh nghiệp không cần phải xin giấy phép nhập khẩu, chỉ cần làm thủ tục thông quan cho lô hàng đó. Thiết bị văn phòng phần lớn là hàng điện tử, dễ hư hỏng khi ngấm nước, hút ẩm, nhất là đối với thời tiết khí hậu nóng ẩm mưa nhiều như ở miền Bắc V iệt Nam cho nên cần có chế độ bảo quản, hợp lý, nghiêm ngặc. Hệ thống kho b ãi phải đủ lớn và phải theo tiêu chuẩn quốc tế về nhiệt độ, độ ẩm, khoảng cách …Hàng hoá p hần lớn được vận chuyển trong container, khi thuê cotainer gửi hàng, cần làm sạch container, có chế độ chất xếp, chèn lót, khoảng cách đúng quy định. Bên cạnh đó phải bảo đảm độ an to àn của hàng hoá khi vận chuyển hàng về kho hay giao tận tay khách hàng vì khi hàng hoá bị ngấm nước hay trầy xướt, chất lượng, giá cả hàng hoá giảm đi rõ rệt. Đòi hỏi phải có đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, có khả năng sửa chữa, b ảo hành, 19
bảo dưỡng sản phẩm, thường xuyên được cập nhật thông tin sản phẩm mới và đào tạo, đào tạo lại trong nước cũng như quốc tế. Mặt hàng thiết bị văn phòng là mặt hàng chưa sản x uất được, hiện tại vẫn còn nhập khẩu nước ngo ài, cho nên bị động vào khả năng cung ứng của đối tác nước ngoài. Hàng hoá thường có giá trị cao cho nên được đối tác giảm giá, cho hưởng chiết khấu thương mại hay gia hạn thanh toán, thanh toán thành nhiều lần, ho ặc thanh toán theo kỳ. Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, rút ngắn chu kỳ sống sản p hẩm. Ngày càng nhiều các sản phẩm thiết b ị văn phòng ra đời, tân tiến hơn về công dụng, mẫu mã, chất lượng và đặc b iệt giá thành hạ. Cho nên đòi hỏi công ty phải có kế hoạch tiêu thụ chính xác tránh tình trạng b án không được hoặc bán chậm, gây ứ đọng vốn và sự dụng không hiệu quả đồng vốn. 1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế Tuỳ từng p hương thức và điều kiện thanh to án, mà người nhập khẩu phải tiến hành các công việc khác nhau. Ví dụ: D/A – ký chấp nhận hối phiếu để nhận chứng từ, D/P thanh toán tiền hối phiếu để nhận chứng từ. Thanh to án bằng thư tín dụng: N ếu không ký quỹ hoặc chỉ ký quỹ một tỷ lệ nhất đ ịnh, doanh nghiệp phải thanh toán cho ngân hàng m ở L/C đ ể họ giao chứng từ và ký hậu vận đơn. Còn nếu ký quỹ đủ 100% giá trị L/C: thông thường ngân hàng không kiểm soát bộ chứng từ, người mua có thể nhận bộ chứng từ trực tiếp từ người b án. Thanh toán bằng CAD: Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán rồi m ới tiến hành chuyển bộ chứng từ cho người mua. 1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế Incoterm quy định một số nghĩa vụ cụ thể bắt buộc cho hai bên như nghĩa vụ của người bán là phải đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua hay 20