zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Luận Văn - Báo Cáo

» Khoa học xã hội

Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND ..............- Thực trạng và giải pháp

Chia sẻ: LÊ THANH DŨNG | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:29

Báo xấu

742
lượt xem 184
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND ..............- Thực trạng và giải pháp

Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp LỜI CẢM ƠN ! Qua một thời gian thực tập tại UBND .............. huyện .............. tỉnh Quảng Nam. Bản thân luôn cố gắng, nỗ lực vận dụng những kiến thức đã h ọc đ ể áp dụng vào công việc. Trong thời gian thực tập bản thân luôn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo UBND và Văn phòng UBND .............. đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho bản thân mượn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo giúp cho bản thân hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp này. Đồng thời trong quá trình viết đề tài tốt nghiệp, bản thân được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo ..............( giáo viên hướng dẫn viết đề tài). Trong thời gian thực tập tại cơ quan và quá trình viết đề tài tốt nghi ệp, do bản thân lần đầu tiếp xúc với thực tế nên còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm thực tế chưa có, kiến thức còn mang nặng tính lý thuy ết nên đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong sự góp ý của quý thầy cô và lãnh đạo cơ quan để báo cáo thực tập tốt nghiệp được hoàn chỉnh tốt hơn. Nhân đây bản thân xin bày tỏ sự biết ơn đến lãnh đạo nhà trường cùng các thầy cô giáo bộ môn văn thư trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Quảng Nam, đã trang bị kiến thức cho em trong 2 năm học vừa qua. Những th ầy cô đã trực tiếp trang bị cho em những kiến thức cơ bản, những kinh nghi ệm quý báu v ề ngành Hành chính văn thư và xin gởi lời cảm ơn đến cô giáo h ướng d ẫn vi ết đ ề tài tốt nghiệp. Xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo UBND và Văn phòng UBND .............. đã tạo điều kiện giúp đỡ cho bản thân hoàn thành báo cáo tốt nghi ệp này. Xin chân thành cảm ơn ! Trang 1
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp A. LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một v ấn đ ề h ết s ức quan tr ọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp lu ật c ơ b ản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và đi ều hành nhà nước tại địa phương. Việc soạn thảo và ban hành văn bản s ẽ đảm b ảo cho ho ạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn n ữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt đ ộng c ủa các c ơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng k ể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên m ọi lĩnh v ực c ủa đ ời s ống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả thi…những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà n ước. Qua thời gian thực tập ở UBND .............., huyện .............., tỉnh Quảng Nam em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở UBND xã. Tuy nhiên, do gi ới h ạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này ch ỉ t ập trung nghiên cứu “Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND ..............- Thực trạng và giải pháp”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và qu ản lý nhà nước tại địa phương. Do đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo đ ược yêu c ầu c ủa nhà trường và giáo viên hướng dẫn trong quá trình thực tập ở UBND ............... Báo cáo thực tập tốt nghiệp được biên soạn trong thời gian thực tập tại UBND ..............; kết cấu đề tài gồm: A. Lời nói đầu. B. Nội dung. Chương I: Giới thiệu và nét về UBND ............... Chương II: Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng và giải pháp. C. Kết luận. Trang 2
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp B. NỘI DUNG CHUƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND .............. I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH, VỊ TRÍ ĐỊA LÝ ............... .............. là một trong 22 xã, thị trấn của huyện .............. tỉnh Qu ảng Nam. Được hình thành từ năm 1975 sau khi đất nước được hoàn toàn giải phóng, địa giới hành chính của xã được chia thành 7 thôn gồm: thôn .............., thôn .............., thôn .............., thôn .............. 1, thôn .............. 2, thôn .............. và thôn ............... .............. là một xã nông nghiệp nằm cách trung tâm huyện .............. 9 km về phía nam; có chợ .............. là chợ lớn thứ 2 của huyện .............., đây là nơi tập trung giao lưu buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các xã cánh trung c ủa huy ện. Xã có diện tích tự nhiên 19,6 km 2, dân số là 12.139 người; 75% dân số của xã sống dựa vào nông nghiệp, 25% dân số là tiểu thương và buôn bán nhỏ lẻ khác tập trung chủ yếu ở khu vực chợ ............... .............. là một xã có truyền thống cách mạng anh hùng trong chiến đấu, cần cù trong lao đ ộng. Năm 1986 .............. được nhà nước phong tặng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân". II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG UBND .............. 1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND ............... - Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân .............. th ực hi ện nh ững nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huy ện phê duy ệt; t ổ ch ức thực hiện kế hoạch đó; + Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; + Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà n ước trên đ ịa bàn xã, th ị tr ấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật; + Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại ph ục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình đi ện, n ước theo quy định của pháp luật; + Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có ki ểm tra, ki ểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật. Trang 3
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ l ợi và ti ểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân .............. thực hiện những nhi ệm v ụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đ ề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công ngh ệ đ ể phát tri ển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh t ế, cây tr ồng, v ật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi; + Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hi ện vi ệc tu b ổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu qu ả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo v ệ đê đi ều, b ảo vệ rừng tại địa phương; + Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật; + Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công ngh ệ để phát triển các ngành, nghề mới. - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận t ải, U ỷ ban nhân dân .............. thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra vi ệc th ực hi ện pháp lu ật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định; + Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật; + Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật. - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và th ể d ục th ể thao, U ỷ ban nhân dân .............. thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; t ổ ch ức th ực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù ch ữ cho nh ững người trong đ ộ tuổi; + Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn; + Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh; + Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, th ể d ục th ể thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích l ịch s ử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật; Trang 4
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp + Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật; + Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đ ỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn t ật, trẻ m ồ côi không n ơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật; + Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy ho ạch, qu ản lý nghĩa đ ịa ở địa phương. - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật t ự, an toàn xã h ội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân .............. thực hiện những nhi ệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây d ựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương; + Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương; + Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã h ội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; th ực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã h ội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương; + Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương. - Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật. - Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi ph ạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật; + Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến ngh ị của công dân theo thẩm quyền; + Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND: - Văn phòng UBND .............. là cơ quan tham mưu giúp UBND trong việc quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc c ủa c ơ quan có ch ức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND. - Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, l ịch làm vi ệc và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng h ợp báo cáo tình hình Trang 5
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong vi ệc ch ỉ đ ạo thực hiện. - Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gởi lên cấp trên. - Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý vi ệc l ập h ồ s ơ l ưu tr ữ, bi ểu mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, ch ất lượng cán bộ, công chức cấp xã. - Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND ho ặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết. - Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ h ọp c ủa HĐND và cho công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã. - Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu c ử đ ại bi ểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật. - Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với c ơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế " một cửa" III. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND ............... Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phụ trách kinh tế Phụ trách Văn hóa xã hội Ban Ban Ban Ban CH Văn Ban Ban VH- Địa Quân sự Tư Kinh Công phòng XH tế chính an UBND pháp * Chú thích sơ đồ: Quan hệ trực tiếp Quan hệ trực thuộc Quan hệ phối hợp Trang 6
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp IV. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ T ẠI UBND ............... Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy qu ản lý g ắn li ền v ới côn g tác quản lý nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước. Trong quá trình hoạt động của mình, UBND .............. ban hành các lo ại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý m ọi m ặt ho ạt động của cơ quan và xã hội. . UBND xã là cơ sở để tổ chức thực hiện và vận động nhân dân th ực thi pháp luật và chủ trương chính sách của Đảng. Song nhiều văn bản mới của Trung ương, tỉnh ban hành địa phương không nhận được, khi nhận được chưa thực hiện thì các văn bản mới lại ban hành thay th ế. Một số văn b ản ch ỉ đ ạo, hướng dẫn thực hiện lại thiếu và nếu có thì không k ịp th ời nên d ẫn đ ến đ ịa phương thường gặp khó khăn trong công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện. Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ còn thi ếu, ch ưa đáp ứng được yêu cầu thực tế hiện nay. Việc lưu trữ và bảo qu ản h ồ s ơ t ại c ơ quan hiện nay chủ yếu là dùng sổ, kẹp 3 dây và t ủ đ ựng tài li ệu; ch ưa ứng d ụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, do điều kiện chưa đào tạo được đội ngũ cán b ộ k ế c ận nên việc bố trí cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn th ư- L ưu trữ t ại UBND xã chưa đúng với chuyên môn được đào tạo. Cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư - Lưu trữ chủ yếu được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn và làm việc dựa trên kinh nghiệm thực tế là chính nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác Văn thư - Lưu trữ tại địa phương. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng nói chung, trách nhiệm của cán bộ làm công tác Văn thư nói riêng. Lãnh đạo UBND xã chỉ đạo, nhắc nhở, điều chỉnh và phân công nhiệm vụ hợp lý cho cán bộ Văn phòng, Văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có thời gian nghiên cứu các vấn đề thuộc chuyên trách chuyên môn nghiệp vụ của công tác Văn phòng và Văn t hư . Căn cứ vào các văn bản luật, văn bản hướng dẫn của c ấp trên và d ựa vào tình hình thực tế tại địa phương, UBND xã họp chung UBND và riêng bộ ph ận Văn phòng để rút kinh nghiệm trong việc tham mưu, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Từ đó rút kinh nghiệm để sửa đổi ban hành văn b ản đúng theo th ể thức quy định của Nhà nước. Thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác quản lý Nhà nước và nghiệp vụ Văn thư -Lưu trữ do tỉnh, huyện mở. Đồng th ời UBND xã còn ban hành quy định về công tác quản lý, ban hành văn b ản thu ộc th ẩm quyền UBND cấp xã. Ngoài ra UBND xã còn tổ ch ức một tổ ti ếp dân và ti ếp Trang 7
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp nhận hoàn trả hồ sơ để giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo yêu cầu. Về cách thức giải quyết công việc: Tất cả các loại công văn giấy tờ đi, đến đều phải qua bộ phận Văn thư, cán bộ Văn thư là người vào sổ đăng ký, trình ký, chuyển giao theo đúng quy định và trình tự, quy trình gi ải quy ết văn bản. Vì vậy, tất cả các công văn, giấy tờ, các lọai đơn thư khi đến cơ quan và do cơ quan ban hành đều thực hiện chính xác và đúng quy định. 1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị. Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó có công tác Văn phòng. Được s ự quan tâm của UBND huyện đã trang bị cho Văn phòng UBND xã m ột dàn máy vi tí nh và một số phương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy Fax, máy photocoppy, tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác Văn phòng. Tuy so với yêu cầu nhiệm vụ vẫn còn thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu phục vụ nhiệm vụ đối với Văn phòng cấp xã. 2. Tình hình thực hiện công tác Văn thư ở cơ quan: Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND xã đã tiếp nhận ban hành và thực hiện một khối l ượng văn b ản qu ản lý Nhà nước rất lớn nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chí nh sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên, các văn bản giải quyết những vấn đề phát sinh trong th ực t ế tại đ ịa phương. Với mục tiêu là phục vụ cho nhiệm vụ kinh t ế - xã h ội, an ninh - qu ốc phòng ở địa phương và công tác quản lý điều hành của UBND xã. Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường ban hành các loại văn bản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương ti ện lãnh đ ạo, ch ỉ đ ạo, quản lý mọi mặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan. Trang 8
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN. 1. Khái niệm của văn bản: Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ th ể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà n ước mà văn b ản có nh ững hình thức và nội dung khác nhau. 2. Những yêu cầu về nội dung: -Tính mục đích : khi bắt tay vào soạn thảo văn bản c ần xác đ ịnh m ục đích mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là c ần ph ải tr ả l ời các v ấn đ ề. Văn bản này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến đâu? kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản. -Tính khoa học : Văn bản có tính khoa học ph ải đ ảm bảo có đ ủ l ượng thông tin quy phạm và thông tin th ực tế.Các thông tin đ ược s ử d ụng đ ể đ ưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác. + Đảm bảo sự logic về mặt nội dung sự nhất quán về mặt chủ đề, bố cục chặt chẽ + Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức. + Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính. + Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản. - Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hi ểu, d ễ nh ớ phù h ợp với trình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính ph ổ c ập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản. - Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng th ời phản ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy ph ạm, văn b ản s ẽ dược ban hành đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dang quy phạm pháp luật. - Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng th ời là hiệu qu ả, k ết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung c ủa văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần ph ải h ợp đ ủ các đi ều kiện sau: + Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành h ợp lý, nghĩa là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành. + Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó. Trang 9
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp + Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể. 3. Những yêu cầu về thể thức: Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo văn bản được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của B ộ Nội vụ được trình bày như sau: Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản : + Quốc hiệu. + Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản. + Số, ký hiệu của văn bản. + Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản. + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. + Nội dung văn bản. + Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền. + Dấu cơ quan, tổ chức. + Nơi nhận. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể. Trang 10
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp * Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản 20-25 mm 11 2 1 15 4 3 5b 5a 10a 9a 10b 12 30-35 mm 6 15-20 mm 7a 9b 13 8 7c 7b 14 Trang 11
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp 20-25 mm * Chú thích các ô số thể hiện thành phần thể thức văn bản : : Quốc hiệu. 1 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 2 : Số, ký hiệu văn bản. 3 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. 4 : Tên trích yếu nội dung văn bản. 5a : Trích yếu nội dung công văn. 5b : Nội dung văn bản. 6 : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm 7a,7b,7c quyền. : Dấu cơ quan, tổ chức. 8 : Nơi nhận. 9a,9b : Dấu chỉ mức độ mật. 10a : Dấu chỉ độ mật. 10b : Dấu thu hồi và chỉ về phạm vi lưu hành. 11 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản. 12 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản pháp hành. 13 : Địa chỉ cơ quan. 14 Như vậy hoạt động soạn thảo văn bản cần thực hiện đúng nh ững quy định trên đây chính là cơ sở lý luận của hoạt động soạn th ảo văn b ản th ực tr ạng giải pháp tại UBND ............... II. THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND .............. 1. Tình hình sọan thảo văn bản tại UBND ............... 1.1. Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật. Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) ở .............. luôn được các cấp ủy Đảng, chính quyền địa ph ương quan tâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khả thi cao. Ban Tư pháp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND xã ban hành các văn bản chỉ đạo đ ối v ới công tác này. Nhìn chung, công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL đã có nh ững chuy ển bi ến tích cực, được Phòng Tư pháp huyện đánh giá cao qua các đợt kiểm tra cuối năm. Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL của UBND cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã ban hành cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà n ước trên đ ịa Trang 12
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp bàn. Các ý kiến thẩm định đã được Văn phòng UBND xã nghiêm túc nghiên c ứu, tiếp thu trong quá trình soạn thảo. Văn bản UBND xã ban hành đ ảm bảo ch ặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Do đó, văn bản QPPL khi ban hành được thực hiện ngay không cần h ướng d ẫn thi hành c ủa các ngành, cấp huyện, vì vậy mà cấp xã ban hành văn bản QPPL rất ít. Từ năm 2008 đến năm 2011, UBND xã ban hành 29 văn bản QPPL các lo ại; trong đó có 17 Quyết định và 12 Chỉ thị. Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL trên địa bàn xã vẫn còn một số hạn chế, tồn tại như: vi ệc đăng ký xây dựng văn bản QPPL của một số ngành còn thụ động, ch ưa sát v ới yêu c ầu qu ản lý nhà nước, văn bản ban hành không đảm bảo tiến độ, phải chuy ển sang năm sau hoặc không được ban hành; Chất lượng một số dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội dung đơn giản, sơ sài, chỉ sao chép hoặc biên tập lại các quy định tại văn bản QPPL của cấp trên hoặc xuất phát từ ý chí chủ quan của cơ quan chủ trì soạn th ảo, ch ưa đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày... Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên là do một s ố đơn v ị, đ ịa phương chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác xây dựng, ban hành văn bản nên chưa chủ động đăng ký việc xây dựng, ban hành văn b ản QPPL thuộc lĩnh vực quản lý; chưa chỉ đạo sát sao, đầu t ư th ời gian, b ố trí cán b ộ h ợp lý cho công tác xây dựng, ban hành văn bản, việc xây dựng dự thảo đơn gi ản, nội dung chung chung, sơ sài. Công tác phối hợp giữa các ban ngành có liên quan trong soạn th ảo, ban hành chưa chặt chẽ, thậm chí nhiều ban ngành chỉ phối hợp mang tính hình th ức. Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo, xây dựng văn bản QPPL trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn bản cần thực hiện tốt một số nội dụng sau: Cấp ủy Đảng, chính quyền tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác này, nhất là trong việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác văn bản. Đồng thời thực hiện nghiêm túc các quy đ ịnh c ủa Lu ật ban hành văn bản QPPL của HĐND, UBND; các văn b ản h ướng d ẫn c ủa Chính ph ủ và Quyết định của UBND các cấp ban hành Quy định về trình tự, th ủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL thuộc thẩm quyền UBND các cấp để tạo sự thống nhất trong quy trình ban hành văn bản. 1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản cá biệt. Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, th ủ t ục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quy ền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời Trang 13
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể c ủa Văn phòng UBND. Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham m ưu, giúp vi ệc cho Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn b ản đ ược so ạn th ảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, gi ấy giới thiệu… Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn th ảo văn b ản c ủa Văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ Văn phòng -Thống kê mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính… Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác năm từ năm 2008 đến năm 2010, Văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 358 Quyết định, 89 Thông báo, 85 Báo cáo, 14 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính c ủa Văn phòng UBND xã đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ th ể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng UBND xã bao gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi cán bộ Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật). Bước 2: Soạn thảo văn bản Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn b ản c ủa Thông t ư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về th ể th ức và kỹ thu ật trình bày văn bản hành chính. Trong trường hợp cần thiết người soạn th ảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan, Cán bộ Văn phòng- Thống kê việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên c ứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo. Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duy ệt xem xét, quyết định. Bước 4: Đánh máy, nhân bản Trang 14
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Ng ười đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường h ợp n ếu phát hi ện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh. Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn b ản mà mình soạn thảo. Cán bộ Văn phòng - Thống kê; là người được giao trách nhiệm quản lý, kiểm tra công tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Bước 6: Ký chính thức văn bản Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có th ẩm quy ền ký theo quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo). Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn b ản; ghi s ố, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). - Đăng ký vào sổ công văn đi. - Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuy ển phát văn b ản đi. Văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó đ ược ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. - Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: m ột bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo. Văn phòng UBND .............. soạn thảo các văn bản hành chính trong th ời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, ch ất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn th ảo văn b ản ở Văn phòng UBND xã cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguy ện vọng c ủa nhân dân Trang 15
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp (phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ th ể; th ời điểm quy định…). Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý t ứ ph ải theo m ột trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nh ằm minh h ọa, gi ải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề. Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ. Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người t hự c thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quy ết định đ ưa ra có th ể tr ở thành hiện thực. Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công vi ệc c ủa Văn phòng UBND xã, Văn phòng còn theo dõi các c ơ quan chuyên môn thu ộc UBND xã trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã h ội, Văn hóa, Y t ế, Giáo d ục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác), tham gia ý kiến về nội dung, hình th ức và th ể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng UBND đối với UBND xã là vô cùng quan trọng, các văn b ản đ ược soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy đ ịnh c ủa pháp luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của xã được đảm b ảo h ơn. Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời giaxn từ năm 2008 đến năm 2010, Văn phòng UBND xã đã soạn thảo được 358 Quyết định nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các tổ chức và cá nhân trên địa bàn xã… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn b ản là c ần ph ải xác đ ịnh những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn b ản; hình thức tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và ch ất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quy ết các công việc cụ thể của UBND ............... Trang 16
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND .............. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND xã đã nêu ở trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra quyết định của UBND ............... Đạt được những thành tựu như trên trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều hành của UBND trong việc th ực hiện các nhi ệm vụ c ơ bản của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của c ơ quan. M ột văn b ản đ ược so ạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng UBND xã. Trong thời gian qua Văn phòng UBND xã làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản, ph ục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND xã. Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác so ạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã vẫn còn t ồn t ại nhi ều thi ếu sót, h ạn ch ế sau: - Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản : cả về nội dung lẫn hình thức của cơ quan soạn thảo của Văn phòng UBND xã còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn th ảo có tình kh ả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị h ạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm ch ỉ đạo cho bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước. - Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của Văn phòng UBND nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công vi ệc, tính gi ải quy ết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được ti ến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự th ảo văn b ản, t ổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng ch ịu s ự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp đ ể ch ỉnh s ửa l ại d ự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ so ạn th ảo và ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ th ống hóa văn b ản c ủa các b ộ phận chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị s ửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn bản. - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nh ận; k ỹ thu ật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhi ều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng ch ủ y ếu vì ch ưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo Trang 17
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình. - Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của UBND là do Văn phòng UBND soạn thảo, vi ệc soạn th ảo văn b ản cũng ph ụ thuộc vào nhiệm vụ của từng ban ngành trong việc soạn th ảo văn b ản liên quan đến nhiệm vụ của ngành mình quản lý. Do đó, sẽ tồn tại nh ững lỗi ch ủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa ph ương; tự ti ện ghép t ừ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa h ọc… C ần quan tâm đ ến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và s ử d ụng đúng đắn, chuẩn mực. * Ví dụ về mẫu văn bản ban hành sai: Thông báo mang nội dung chỉ thị ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. .............. Số: 24 /TB-UBND .............., ngày 20 tháng 7 năm 2010 THÔNG BÁO Về việc thực hiện công tác phòng chống dịch tai xanh ở lợn Kính gửi: - BCS 07 thôn; - 41 tổ tự quản. Hiện nay dịch tai xanh ở lợn tái phát trở lại trên địa bàn huyện .............. và có nguy cơ bùng phát trở lại ở các ổ dịch cũ trên địa bàn xã nhà. Nay UBND xã thông báo cho các BCS thôn, tổ t ự qu ản và t ất c ả nhân dân trên địa bàn xã biết về việc phòng chống dịch tai xanh ở l ợn trong th ời gian đ ến cụ thể như sau: Trang 18
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp - BCS thôn, tổ tự quản phối kết h ợp với thú y thôn ki ểm tra, th ống kê l ại tổng đàn lợn trên địa bàn của thôn mình, đồng thời thường xuyên kiểm tra giám sát báo cáo kịp thời về tình hình dịch bệnh ở lợn cho Ban ch ỉ đạo phòng ch ống dịch của xã. UBND xã giao trách nhiệm cho BCS thôn l ập biên b ản đ ối v ới thú y ngoài địa bàn xã đến điều trị trong thời gian thực hiện công tác phòng ch ống dịch. - Trách nhiệm của chủ vật nuôi lợn phải thường xuyên vệ sinh chuồng trại tiêu độc khử trùng bằng vôi hoặc các hóa chất khác như: Benkocid, Iodiniot... - Thực hiện 4 không: không giấu dịch, không bán chạy lợn bệnh, không giết mổ tiêu thụ lợn bệnh, không vứt xác gia xúc ra môi trường. Nếu có lợn bị bệnh bất kỳ là bệnh gì cũng phải báo cáo cho BCS thôn, tổ tự quản hoặc đồng chí Dương Đình Ngọc (cán bộ thú y của xã) để được kiểm tra, hướng dẫn phòng chống dịch bệnh. - Thực hiện tiêm phòng văcxin đầy đủ khi UBND xã tổ chức. Nhận được thông báo này đề nghị BCS 07 thôn, 41 tổ t ự qu ản và ch ủ v ật nuôi lợn thực hiện nghiêm túc nội dung theo thông báo đ ể công tác phòng ch ống dịch tai xanh ở lợn tên địa bàn xã đạt kết quả. N ếu BCS thôn, t ổ t ự qu ản và các hộ chủ vật nuôi không thực hiện thì UBND xã sẽ xử lý theo quy định của pháp luật. Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH - Như trên; - Lưu: VT, đ/c Vĩnh (02). (đã ký) .............. * Nguyên nhân của những hạn chế - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu. - Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước còn thể hiện tính quản lý lõng lẻo cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là nh ững văn b ản đ ược ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực. - Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn b ản hành chính cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh h ưởng đến việc s ử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi. - Việc quản lý văn bản còn chưa chặt ch ẽ, hệ th ống t ổ ch ức các b ộ ph ận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận th ức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng Trang 19
Đề tài: Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp rõ ràng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư. - Số lượng biên chế của Văn phòng UBND còn thiếu, chỉ có 01 đồng chí cán bộ phụ trách Văn phòng - Thống kê và 01 đồng chí là cán bộ Văn thư-Lưu trữ. Hơn nữa cán bộ Văn phòng và văn thư của UBND xã ch ưa được đào t ạo đúng về chuyên môn, làm việc chỉ dựa trên kinh nghiệm và qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn là chính. Bên cạnh đó công việc ở bộ ph ận Văn phòng quá nhiều mà lại thiếu người dẫn đến quá tải, ch ưa đ ầu t ư th ời gian cho việc nghiên cứu sâu về ngành và lĩnh vực được giao. - Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ban ngành về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và x ử lý văn b ản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn th ảo, ki ểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng. * Bảng số liệu liên quan: LOẠI VĂN BẢN SỐ LƯỢNG NĂM 29 2008 QUYẾT ĐỊNH CỦA 33 2009 CHỦ TỊCH 27 2010 120 2008 QUYẾT ĐỊNH CỦA 110 2009 UBND 128 2010 127 2008 TỜ TRÌNH 130 2009 128 2010 30 2008 THÔNG BÁO 29 2009 30 2010 BÁO CÁO 27 2008 Trang 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

LV.01: Bộ Luận Văn Thạc Sĩ Quản Trị Kinh Doanh MBA

165 tài liệu

2070 lượt tải

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.