Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:95

Thêm vào BST

Báo xấu

77
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, tìm hiểu thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nói riêng và trong hoạt động của cả UBND huyện Lục Ngạn nói chung.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực hiện : LÝ THỊ MAI Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB039, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Cuộc sống là sự tồn tại của con người xung quanh các sự vật, hiện tượng, là sự tương tác, hỗ trợ qua lại, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống. Mỗi con người trong số chúng ta đều không thể tồn tại mà không nhờ dến sự giúp đỡ của bất cứ ai, dù đó là sự giúp đỡ lớn hay nhỏ, và tôi cũng vậy. Các cụ ta đã có câu: “ăn quả nhớ kẻ trồng cây”, hay “uống nước nhớ nguồn”… Để có hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn bộ lãnh đạo cơ quan, cán bộ, công chức viên chức tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đã tiếp nhận và tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Dương Thị Tuyến- cán bộ văn thư là người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực tập, cung cấp cho tôi những văn bản, số liệu làm cơ sở cho việc thực hiện bài khóa luận của mình. Hơn nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô của Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành- giảng viên hướng dẫn đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình tôi làm bài để tôi có thể hoàn thành bài khóa luận của mình một cách tốt nhất, đúng với yêu cầu đã được giao. Mặc dù đã cố gắng quan sát học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, tham khảo thêm nhiều tài liệu khác nhau, song bài báo cáo của tôi vẫn còn nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp từ Lãnh đạo cơ quan, cán bộ nhân viên tại văn phòng và quý thầy cô để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất cả những số liệu và kết quả trong khóa luận tốt nghiệp đều là tài liệu, số liệu thực tại của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tôi không sao chép bất kỳ của một cơ quan nào khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƯỜNG 1 CNTT Công nghệ thông tin 2 CTVT Công tác văn thư 3 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân 4 HTTT Hệ thống thông tin 5 KTXH Kinh tế xã hội
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................... 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................... 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 5 6. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................. 5 7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................. 5 8. Cấu trúc của đề tài ....................................................................................... 6 NỘI DUNG........................................................................................................ 8 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ ........................................... 8 1.1. Một số khái niệm ....................................................................................... 8 1.1.1. Công nghệ thông tin ................................................................................. 8 1.1.2. Vănphòng ................................................................................................. 9 1.1.3. Công tác văn thư .................................................................................... 11 1.1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ............................ 12 1.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư ..................... 12 1.3. Nội dung của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong công tác văn phòng ....................................................................... 14 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................... 14 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN............................................................ 15 2.1. Khái quát về văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn ................... 15 2.1.1. Chức năng của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn ................. 15 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn ..... 15
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn .......... 17 2.2. Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn ................................................................................................................. 19 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản ............................................... 21 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản .................................................. 24 2.2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu...................................................... 29 2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan ...................... 31 2.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn........................................... 35 2.4. Sự cần thiết của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn ............................ 35 2.5. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn.................................... 37 2.5.1. Cơ sở hạ tầng về phần mềm ................................................................... 39 2.5.2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản 42 2.5.3. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản ... 46 2.5.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan ................................................................................... 56 2.5.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan ............................................. 58 2.5.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng chữ ký số ............... 59 2.6. Khảo sát các loại trang thiết bị được sử dụng trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn........................................... 62 2.7. Nhận xét ................................................................................................... 64 2.7.1. Ưu điểm .................................................................................................. 64 2.7.2. Nhược điểm ............................................................................................ 68 2.7.3. Nguyên nhân .......................................................................................... 70 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................... 71 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN ................ 73 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức ................................................................ 73
3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo văn phòng cũng như cán bộ, nhân viên trong văn phòng về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư................................................................................. 74 3.1.2. Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân sự nhằm đáp ứng được các yêu cầu công việc, sự hiện đại hóa của các phần mềm, trang thiết bị ........................................................................................... 74 3.1.3. Tổ chức tuyển dụng thêm nhân sự cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc ............................................................................................. 76 3.2. Nhóm giải pháp về công nghệ ................................................................ 77 3.2.1. Trang bị cho văn phòng, cơ quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý ........ 77 3.2.2. Tăng cường việc ứng dụng các phần mềm trong việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư ........................................................................ 78 3.2.3. Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư ....................................................... 79 3.2.4. Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động của cơ quan ............. 80 3.2.5. Triển khai ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn thư ......................... 80 3.3. Nhóm giải pháp về thể chế ..................................................................... 81 Tiểu kết chương 3 ........................................................................................... 82 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................... 85 PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Với sự phát triển và hội nhập toàn cầu của nền kinh tế thế giới, đất nước ta cũng có những chính sách, xu hướng đổi mới theo. Đặc biệt là sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin,nó có tầm ảnh hưởng to lớn đới với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội, sự phát triển này đòi hỏi đất nước ta cần phát triển về mọi mặt, mọi ngành nghề,lĩnh vực, nhằm đáp ứng hóa nhu cầu của thế giới. Để đáp ứng nhu cầu này thì đòi hỏi công tác hành chính văn phòng càng được chú trọng hơn nữa. Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một cơ quan. Nó bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Qua đó nhận thức được tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư tại các cơ quan ngày càng được quan tâm. Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu của bộ phận Văn phòng trong hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác này sẽ góp phần tích cực vào việc thu thập tài liệu, bảo quản và quản lý tài liệu của cơ quan, lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, vai trò của công tác văn thư ngày càng được chú trọng, nâng cao trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Công tác văn thư ngày càng được chú trọng, được tổ chức hợp lý và tự động hóa các khâu nghiệp vụ 1
sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý. Công nghệ thông tin đang là một yếu tố có ảnh hưởng to lớn trên toàn cầu và tất cả lĩnh vực của đời sống xã hội.Công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu trong việc tổ chức và triển khai thực hiện các công việc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tính khách quan, nó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, góp phần giúp cho công việc được giải quyết nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, sức lao động tay chân của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công việc của cán bộ văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề được Nhà nước ta quan tâm hàng đầu, nó được quy định hóa bằng các văn bản, quy định cụ thể. Nhà nước ta khẳng định, việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính, cũng được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong CNTT. Trước đây cũng như hiện nay, công tác văn thư tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn đã được thực hiện tương đối tốt, đồng thời việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại đây cũng khá được chú trọng, đặc biệt là việc ứng dụng phần mềm Netoffice vào trong các khâu nghiệp vụ của CTVT. Hơn nữa, đội ngũ cán bộ nhân viên tại đây có năng lực, trình độ cao, luôn hòa đồng, cởi mở sẽ giúp tôi rất nhiều trong quá trình tôi về đây tìm hiểu và thu thập thông tin. Trên cơ sở đó, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn” làm chủ đề cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề CNTT là một yếu tố quan trọng hàng đầu trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, đặc biệt là trong thời đại phát triển mạnh về công nghệ 2
thông tin như hiện nay.Chính vì vậy vai trò, tầm quan trọng của CNTT ngày càng được đẩy mạnh và chú trọng hơn nữa. Xuất phát từ nhu cầu đó, đã có rất nhiều đề tài, công trình nghiên cứu của nhiều tác giả, nhà khoa học khcs nhau về vấn đề này: - Báo cáo khoa học: Nguyễn Mạnh Cường: Tìm hiểu ứng dụng tiến bộ CNTT vào công tác quản lý văn bản đi- đến ở bộ phận văn thư một số cơ quan. - Báo cáo khoa học: Dương Thị Hòa: Vai trò của CNTT trong việc quản lý văn bản của Bộ Nông nghiệp. - Báo cáo khoa học: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu về Ứng dụng CNTT ở một số cơ quan nhà nước trung ương. - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN389.2002. Nguyễn Thị Mai: Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trữ. - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN148.2016. Nguyễn Thị Lan: Tìm hiểu ứng dụng tin học trong Quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. - Khóa luận tốt nghiệp: LT.157.2004. Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ. - Khóa luận tốt nghiệp: KL.173.2016. Chu Thị Hải Quỳnh: Ứng dụng CNTT trong công tấc văn thư tại Viện Thông tin khoa học- Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. - Khóa luận tốt nghiệp. Nguyễn Thanh Hà: Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của Viện Quy hoạch và thiết kế công nghiệp. - Bài viết của tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử” Trang 3 Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 tháng 10 nă m 2007. - Luận văn cử nhân của Nguyễn Anh Tuấn (2005), Trường Đại học Khoa 3
học xã hội và Nhân văn: “Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà”. Các công trình khoa học, bài nghiên cứu trên đã nêu rõ thực trạng và giải pháp ứng dụng CNTT tại các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Các đề tài này là cơ sở, tài liệu tham khảo cho đề tài Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn của tôi. Tuy nhiên, bài khóa luận của tôi chỉ tham khảo và kế thừa những tài liệu ở trên chứ không trùng lặp với bất cứ đề tài nào nghiên cứu trước đó. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về ứng dụng CNTT trong CTVT, tìm hiểu thực trạng của việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong CTVT nói riêng và trong hoạt động của cả UBND huyện Lục Ngạn nói chung. - Mục tiêu cụ thể: + Nghiên cứu lý luận về việc ứng dụng CNTT vào CTVT. + Nghiên cứu thực trạng của việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. + Đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại và nâng cao hiệu quả của việc việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn. - Mục đích nghiên cứu: nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên Khoa Lưu trữ, Khoa Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò của công nghệ thông tin đối với sự phát triển của xã hội, đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và đặc biệt trong công tác văn thư của cơ quan nói riêng.Việc nghiên cứu giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu về vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành tôi đang học. 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. - Nghiên cứu lý luận về văn phòng. - Khảo sát công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. - Tình hình Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. - Các phần mềm được sử dụng trong việc ứng dụng CNTT. - Phân tích, xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: + Nội dung: tập trung nghiên cứu hoạt động của công tác văn thư, thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong CTVT. + Không gian: Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn. 6. Giả thuyết nghiên cứu Việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đã và đang ngày càng phát triển, ứng dụng rộng rãi và đem lại nhiều hiệu quả. 7. Phương pháp nghiên cứu Đề thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau: 5
- Phương pháp luận: kế thừa phương pháp lý luận chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh. - Phương pháp tổng hợp. - Phương pháp so sánh. - Phương pháp phân tích hệ thống. - Nghiên cứu tài liệu: đọc và nghiên cứu tài liệu, xử lý, điều tra các nguồn tư liệu, số liệu có sẵn về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn. - Khảo sát thực tế: để thực hiện đề tài này, tôi đã trực tiếp về văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đồng thời tìm hiểu về các phần mềm ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. 8. Cấu trúc của đề tài Đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Nội dung chính của chương này là toàn bộ lý luận về văn phòng, công nghệ thông tin, công tác văn thư, vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Chương 2: Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. Chương này trình bày chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng; tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện, thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT, các phần mềm ứng dụng CNTT, nhận xét về ưu, nhược điểm của việc ứng dụng CNTT trong CTVT. 6
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. Trong chương này, tôi đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm hạn chế những mặt tiêu cực cũng như nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. 7
NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Công nghệ thông tin Cuộc cách mạng khoa học- công nghệ đã đưa loài người bước vào một kỷ nguyên mới- kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tínhvà phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin, có rất nhiều góc độ tiếp cận khác nhau về khái niệm này. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội". Thuật ngữ "Công nghệ Thông tin" xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: "Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT).” Công nghệ thông tin ( IT – Information Technology ) là một thuật ngữ bao gồm phần mềm, mạng lưới internet, hệ thống máy tính sử dụng cho việc phân phối và xử lý dữ liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dụng thông tin dưới hình thức khác nhau.Một cách dễ hiểu hơn, Công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ hiện đại vào việc tạo ra, xử lý, truyền dẫn thông tin, lưu trữ, khai thác thông tin. 8
Theo từ điển Bách khoa Việt Nam: “Công nghệ thông tin là một thuật ngữ chỉ chung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin và quá trình xử lý thông tin. CNTT cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi tính và phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa của con người”. Theo Ban chỉ đạo quốc gia về CNTT thì CNTT bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật và các giải pháp công nghệ nhằm giúp con người nhận thức đúng đắn về thông tin và các hệ thống thông tin( HTTT), tổ chức và khai thác HTTT trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Theo cách khác, CNTT là ngành công nghệ về xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, trong đó nội dung xử lý thông tin bao gồm các khâu cơ bản như thu thập, lưu trữ, chế biến và nhận thông tin. CNTT có thể được hiểu như sau: CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ có liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin. Theo cách hiểu đó, CNTT bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính và mạng truyền thông cùng với hệ thống nội dung thông tin điện tử nhằm tổ chức, lưu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động KTXH, văn hóa, an ninh, đối ngoại…. Tóm lại, Công nghệ thông tin là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồng thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội (trong đó có khoa học quản lý) của con người [5,225]. 1.1.2. Văn phòng Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại, dù quy mô lớn hay nhỏ, muốn phát triển 9
lâu dài thì đều cần có hoạt động của Văn phòng.Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang tính tương đối.Trên sơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng, có thể xác định văn phòng theo các cách sau: Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng: Văn phòng theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản tri trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [5,10]. Văn phòng theo nghĩa hẹp chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao [5,10]. Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí dịa lý nhất định: Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người “quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,… Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,… Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt động: Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin. Một cách chung nhất, có thể hiểu:Văn phòng là bộ máy điều hành tổng 10
hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị [9,8]. Tóm lại văn phòng có thể được hiểu khái quát như sau: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó” [5,12]. 1.1.3. Công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản , bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành rất nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đới với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư cũng được hiểu theo nhiều khiá cạnh khác nhau: Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hay công tác văn thư còn có thể được hiểu là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư [10,55]. 11
1.1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Ứng dụng CNTT vào CTVT là việc áp dụng các công cụ tin học để soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến, tra tìm thông tin trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia[10,87]. Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong CTVT còn giúp cho các cơ quan, tổ chức có thể kết hợp sử dụng tài liệu điện tử trong giao dịch công việc hàng ngày, lập hồ sơ tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 1.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu hóa, CNTT là một yếu tố không thể thiếu và đóng vai trò rất quan trọng đối với nước ta trong giai đoạn hiện nay. Công nghệ thông tin giữ một vai rất quan trọng tại các quốc gia trên thế giới, đặc biệt tại Việt Nam, công nghệ thông tin được xem là nền tảng vững chắc phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến một trong những quốc gia có nền kinh tế, an ninh, chính trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổn định, tốt nhất tại Đông Nam Á và thế giới. Chỉ thị 58 được Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam khóa VIII ban hành ngày 17/10/2000 đã xác định: Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại. Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc dân, nâng cao chất lượng cuộc sống nhân dân, bảo đảm an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự 12
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Công nghệ thông tin giữ một vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của xã hội trong thời đại ngày nay, là nhân tố quan trọng, là kênh kết nối trao đổi giữa các thành phần của xã hội, văn hóa, giáo dục, kinh tế và thời đại toàn cầu hóa. Đây là vấn đề đang được các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và cơ quan nhà nước quan tâm sâu sắc, bởi công nghệ thông tin là cốt lõi trong các hoạt động phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội trong thời đại ngày nay. Việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa xử lý qua các phần mềm ứng dụng: phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm văn thư lưu trữ, phần mềm quản lý điểm cho HSSV, phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm lập dự án trong sản xuất kinh doanh. Ngày nay không chỉ các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công việc mà còn là một kênh hỗ trợ đắc lực cho sự phát triển của đơn vị mình. Chính phủ cũng xem việc ứng dụng công nghệ thông tin là yếu tố cốt lõi để thúc đẩy cải cách hành chính từ Trung ương đến các địa phương, vào từng công đoạn trong công việc hành chính hàng ngày của mỗi một cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính, góp nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và tác nghiệp của cơ quan, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân, tổ chức và là tiền đề quan trọng để tiến đến chính quyền điện tử. Như vậy, có thể khẳng định Công nghệ thông tin trong nhịp sống văn hóa, xã hội, giáo dục, kinh tế và thời đại ngày nay có tầm ảnh hưởng, tác động rất lớn đến sự phát triển, ổn định của các doanh nghiệp và Chính phủ của mỗi quốc gia nói chung và Việt Nam nói riêng trong giai đoạn hiện nay cũng như trong tương lai. Việc thúc đẩy phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là để phục vụ tốt cho người dân, doanh nghiệp, tổ chức,… góp phần phát triển bền vững trong xu thế toàn cầu hóa. 13