Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chi tiết

Ồ

Ộ

Ủ

ộ ậ ự ạ

Ỉ UBND T NH LÂM Đ NG Ở Ộ Ụ S N I V

Ệ C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p – T do – H nh phúc

ồ ơ ư

ữ ơ

ệ

ồ Lâm Đ ng, ngày 12 tháng 11 năm 2014 : S : 1001/SNVCCVTLT ậ

ố ẫ ướ ng d n công tác l p danh V/v h ộ ụ ồ ơ ậ m c h s ; l p h s và giao n p ồ ơ h s , tài li u vào l u tr c quan

Kính g i:ử

ở ơ ộ ỉ ạ ị ươ ng;

ộ ỉ ố Các s , ban, ngành thu c t nh; i đ a ph Các c quan TW đóng t Các Công ty TTHH 1 thành viên; ệ UBND các huy n, thành ph thu c t nh.

ậ ư ữ ố ứ Căn c Lu t l u tr s 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

ủ ề ứ ủ ố ị ị Căn c Ngh đ nh s 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 c a Chính ph v công

tác văn th ; ư

ị ứ ủ ố Căn c Ngh đ nh s 09/2010/NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 c a Chính ph

ủ ố ổ

ủ ị ị ử ổ ị s a đ i, b sung Ngh đ nh s 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ư ủ ề ph v công tác văn th ;

ư ố

ủ ư ộ ư ứ ẫ ồ ơ ồ ơ ệ ậ ả ả Căn c Thông t ng d n qu n lý văn b n, l p h s và n p l u h s , tài li u vào l u tr ộ ộ s 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 1012 c a B N i ữ ơ c

ụ ướ v h quan;

ể ồ ơ ệ

ạ ữ ơ ỉ ậ ơ i các c quan, t

ề ế ổ ứ ệ ị ơ ấ ạ

ầ ể ề ệ

ữ ở ộ ụ ướ

ộ ỉ

ố ự ữ ơ ệ ồ ơ ụ ể ư ồ ơ ộ ư ồ ơ ụ ồ ơ ậ ộ Đ công tác l p Danh m c h s , l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u ơ ọ ch c (sau đây g i chung là c quan) trên đ a bàn t nh đi tr c quan t ấ ượ ồ i các c quan; đ ng ng công tác t vào n n p, góp ph n nâng cao hi u su t và ch t l ể ậ ượ ệ ứ ữ ờ ạ ư th i t o đi u ki n đ công tác l u tr phát tri n, tra c u thông tin, tài li u đ c thu n ở ẫ ệ ư ị ủ ợ ng d n các S , i, nhanh chóng, phát huy giá tr c a tài li u l u tr . S N i v h l ị ồ ơ ụ ậ ban, ngành, UBND các huy n, th xã, thành ph tr c thu c t nh l p danh m c h s , ư ệ ậ l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u tr c quan. C th nh sau:

Ồ Ơ Ụ Ậ I . CÔNG TÁC L P DANH M C H S

ồ ơ ẽ ượ ậ ự ế ồ ơ ụ ữ ả Danh m c h s là b ng kê d ki n nh ng h s s đ c l p cho năm sau

ế ạ (mang tính k ho ch)

ụ ồ ơ ệ ậ ụ ủ 1. Tác d ng, ý nghĩa c a vi c l p Danh m c h s

ủ ơ ạ ộ ệ ả ệ

Giúp cho vi c qu n lý các ho t đ ng c a c quan và cá nhân thông qua h ồ ơ ố ụ ồ ơ th ng h s có trong danh m c h s ;

ệ ổ ứ ậ ồ ơ ồ ơ ả ơ Giúp cho c quan ch đ ng trong vi c t ch c l p h s và qu n lý h s , tài

ệ ạ ẽ ặ ọ ủ ộ ư ượ li u trong giai đo n văn th đ c ch t ch và khoa h c;

ứ ể ể ệ ậ ố

Là căn c đ ki m tra, đôn đ c vi c l p h s t ệ ơ ị ố ớ ệ ậ ứ ủ ầ ồ ơ ạ i các đ n v , cá nhân; góp ồ ơ

ị ộ ư ồ ơ ữ ơ ệ ẩ ỗ ph n nâng cao ý th c, trách nhi m c a m i cá nhân trong c quan đ i v i vi c l p h ư ơ s và chu n b n p l u h s , tài li u vào l u tr c quan;

ứ ể ự ị ể ư ệ ọ ữ ụ ử ụ ụ và ph c v s d ng có

ệ

ứ ể ậ Là căn c đ l a ch n tài li u có giá tr đ l u tr ả hi u qu . ụ ồ ơ 2. Căn c đ l p Danh m c h s

ề ứ ụ ệ ề ạ ị ơ ấ ổ ứ ch c;

Các văn b n quy đ nh v ch c năng, nhi m v , quy n h n, c c u t ị ế ả ệ ủ ơ ơ ơ quy ch làm vi c c a c quan và các đ n v trong c quan;

ủ ệ ạ ả ả ộ ụ ủ Các văn b n v phân công nhi m v c a lãnh đ o qu n lý, c a cán b , công

ứ ứ ề ơ ch c, viên ch c trong c quan;

ệ ủ ơ ế Quy ch làm vi c c a c quan;

ủ ơ ụ ế ệ ạ ỗ K ho ch, nhi m v công tác hàng năm c a c quan và m i cá nhân;

ụ ồ ơ ủ ữ ướ ế Danh m c h s c a nh ng năm tr c (n u có);

ụ ụ ồ ơ ủ ơ ờ ạ ệ ế ả ả ả B ng th i h n b o qu n tài li u và m c l c h s c a c quan (n u có).

ụ ồ ơ ủ ậ ộ 3. N i dung c a l p Danh m c h s

ụ ồ ơ ề ụ ạ ủ ự a) Xây d ng khung đ m c, khung phân lo i c a Danh m c h s

ự ơ ấ ổ ứ ụ ồ ơ ượ c xây d ng theo c c u t

ự ủ ơ ề ụ ủ ạ ộ Khung đ m c c a Danh m c h s đ ứ

ề ụ ả ợ

ự ế ủ ệ ậ ứ ổ ụ ồ ơ ữ

ữ

ứ ồ ơ ề ụ ự ự

ặ ch c ho c ỗ ơ ể theo lĩnh v c ho t đ ng c a c quan. Căn c tình hình th c t c a m i c quan đ ồ ơ ượ ầ ả ọ ch n khung đ m c Danh m c h s cho phù h p, b o đ m vi c l p h s đ c đ y ậ ứ ị ơ ấ ổ ơ ệ ủ ch c n đ nh, ch c năng, đ , chính xác và thu n ti n. Nh ng c quan có c c u t ề ụ ị ơ ụ ụ ị ượ ụ ủ ệ c phân đ nh rõ ràng thì áp d ng khung đ m c Danh m c nhi m v c a các đ n v đ ổ ứ ạ ơ ấ ổ ơ ứ ơ ấ ổ ồ ơ ch c ph c t p, không n ch c. Nh ng c quan có c c u t h s theo c c u t ạ ụ ị đ nh, không rõ ràng thì xây d ng khung đ m c Danh m c h s theo lĩnh v c ho t đ ng;ộ

ế ơ ấ ổ ơ

ấ ạ ộ ơ ủ ế ủ ơ ứ ự

ạ ộ ầ ủ ự ị N u theo c c u t ch c thì l y tên các đ n v trong c quan; theo lĩnh v c ề ụ ớ ấ ho t đ ng thì l y tên các lĩnh v c ho t đ ng ch y u c a c quan làm đ m c l n ụ ồ ơ (các ph n) c a Danh m c h s ;

ề ụ ề ồ

ệ ề ụ ớ ị ơ ề ụ

ỏ ơ ấ ổ ứ ề ụ ừ ụ ủ ạ ố ớ ộ

ứ ộ ấ Trong t ng đ m c l n bao g m các đ m c nh là các v n đ thu c ch c ặ ố ớ ch c; ho c là các năng nhi m v c a đ n v đ i v i khung đ m c theo c c u t ự ạ ộ ự ề ấ v n đ trong ph m vi m t lĩnh v c ho t đ ng đ i v i khung đ m c theo lĩnh v c ạ ộ ho t đ ng;

ỗ ề ụ ế ỏ c s p x p theo trình t ế chung đ n

Trong m i đ m c nh , các h s đ ừ ổ ế ụ ể ế ợ ầ ợ ọ ồ ơ ượ ắ ự ừ t ủ ồ ơ ớ ị t ng h p đ n c th , có k t h p v i v trí và t m quan tr ng c a h s . riêng, t

Ví dụ: I. Văn phòng Sở

ệ ề ổ ợ 1. Tài li u v công tác hành chính, t ng h p

ệ ề ưở 2. Tài li u v công tác thi đua khen th ng

3. …

ỳ ơ ấ ổ ứ ụ ủ ơ ế ị ệ

ả ả ọ ợ ự ch c và ch c năng, nhi m v c a c quan mà quy t đ nh l a ệ ậ ồ ơ ượ ầ ủ ụ ồ ơ c đ y đ ,

Tu theo c c u t ề ụ ậ ệ ứ ch n khung đ m c danh m c h s cho phù h p, b o đ m vi c l p h s đ chính xác và thu n ti n.

ẫ M u danh m c h s ( ụ ồ ơ M u 1ẫ )

ồ ơ ầ ậ ề ồ ơ ữ ặ ơ ị ị ự ế b) Xác đ nh nh ng h s c n l p, d ki n tiêu đ h s và đ n v ho c ng ườ i

l pậ

ữ

ươ

ị ơ ụ ồ ơ ặ ị ủ ệ ơ Xác đ nh nh ng h s c n l p trong năm, đ n v ho c cá nhân ch u trách ế ậ ệ ụ

ệ ạ ể ủ ừ ơ ị ị ặ ồ ơ ầ ậ ứ ậ ồ ơ ự ệ t là ch nhi m l p h s d a trên các căn c l p Danh m c h s , đ c bi ng trình k ủ ơ ụ ệ ụ ho ch, nhi m v công tác năm c a c quan và c a các đ n v , nhi m v , công vi c c ị th c a t ng cá nhân trong đ n v ;

ụ ệ ế ệ ả Đ n v , cá nhân đ

ị ế ế ườ ệ ậ ơ ị ơ ượ c giao nhi m v theo dõi, gi ề ề i quy t n u có nhi u đ n v , nhi u ng ặ i quy t công vi c nào (ho c ồ i tham gia) thì có trách nhi m l p h

ệ ả ủ ch trì gi ơ ề s v công vi c đó;

ọ ả ư ề ồ ơ ầ ả

ả ế

ơ ả ủ ể ờ các y u t

ế ố ỗ ề ụ ầ ị ạ ồ ơ

ề ồ ơ ề ệ ế t

ượ ộ ắ c n i Tiêu đ h s c n ng n g n, rõ ràng nh ng ph i ph n ánh khái quát đ ệ ả ủ ệ ẽ i quy t công vi c. ả ả ồ ạ ế ố ề ồ ơ ườ ng bao g m: Tên lo i văn b n, tác gi thông tin c b n c a tiêu đ h s th ổ ể ộ ậ ự ả thông tin trên có th thay đ i ế ượ ắ ừ c s p x p theo ự ừ ữ ữ ợ nh ng tiêu đ h s v các công vi c chung, mang tính t ng h p đ n nh ng ề ồ ơ ề dung c a các văn b n, tài li u s hình thành trong quá trình theo dõi, gi Các y u t văn b n, n i dung, đ a đi m, th i gian. Tr t t ề ồ ơ ỳ tu theo t ng lo i h s ; Các tiêu đ h s trong m i đ m c c n đ ổ trình t ệ ụ ể tiêu đ h s v các công vi c c th .

ả ủ ồ ơ ự ế ờ ạ ả c) D ki n th i h n b o qu n c a h s

ả ờ ạ ả ủ ồ ơ ượ

ổ ế ả ả

Th i h n b o qu n c a h s đ ủ ả ả ơ ả ệ ủ ơ ạ ộ ả ờ ạ ả ả ệ ờ ạ c ghi theo B ng th i h n b o qu n tài li u ờ ạ ệ ả hình thành ph bi n trong ho t đ ng c a các c quan; B ng th i h n b o qu n tài li u ế chuyên ngành và B ng th i h n b o qu n tài li u c a c quan (n u có);

ờ ạ ễ ặ ả

H s có th đ ộ ồ ơ ờ ể ượ ấ ị ố ượ ị ằ ả ả ả c xác đ nh có th i h n b o qu n vĩnh vi n ho c b o qu n ụ ể ng năm c th . trong m t th i gian nh t đ nh, tính b ng s l

ề ụ ồ ơ ệ ố d) Đánh s , ký hi u các đ m c và h s

ề ụ ớ ượ ụ ằ ữ ố ố Các đ m c l n đ c đánh s liên t c b ng ch s La Mã;

ề ụ ớ ỏ ế ề ụ ừ ượ ố Các đ m c nh (n u có) trong t ng đ m c l n đ ả c đánh s riêng b ng

ữ ố Ả ậ ch s r p;

ệ r p và ký t c a các đ m c l n trong

ố ứ ự ượ t) c a đ m c l n. Ch vi ắ ư ằ c đánh b ng ch s đ ữ ế ắ ủ t t ọ ễ ể ầ ị ố ệ ủ ồ ơ ồ ữ ố Ả ậ S , ký hi u c a h s bao g m s th t ủ ề ụ ớ ữ ế ắ ằ ề ụ ớ hi u (b ng các ch vi t t ớ ễ ơ ụ ồ ơ Danh m c h s do c quan quy đ nh nh ng c n ng n g n, d hi u, d nh ;

ố ồ ơ ụ ệ ể ộ Vi c đánh s h s có th áp d ng m t trong hai cách sau:

ố ồ ơ ượ ắ ầ ừ ố ụ ụ + S h s đ c đánh liên t c trong toàn Danh m c, b t đ u t s 01.

ố ồ ơ ượ ề ụ ớ ụ ừ ạ + S h s đ c đánh liên t c trong ph m vi t ng đ m c l n, b t đ u t ắ ầ ừ ố s

01.

ụ ồ ơ ậ ầ 4. Cách l p, yêu c u danh m c h s

ụ ồ ơ ượ ậ a) Danh m c h s đ c l p theo hai cách sau:

ự ấ

ứ ấ ủ ư ị ế ơ

ụ ồ ơ ủ ơ ự ả ệ ầ ơ ườ ứ ể ặ ự ả Cách th nh t: Văn th xây d ng d th o Danh m c h s c a c quan; l y ý ạ ki n đóng góp c a các đ n v , cá nhân liên quan; hoàn thi n d th o, trình lãnh đ o Văn phòng ho c Phòng Hành chính đ trình ng i đ ng đ u c quan ký ban hành;

ồ ơ ủ ơ ị

ứ ệ ng d n nghi p v c a Văn th ; Văn th t ng h p thành Danh m c h s c a c

ụ ủ ử ẫ ổ ế ạ

ườ ứ ể ặ ị ự ế ơ Cách th hai: Các đ n v d ki n Danh m c h s c a đ n v mình theo ư ụ ồ ơ ủ ơ ướ ư ổ h ệ ầ ỉ quan, b sung, ch nh s a (n u c n); hoàn thi n d th o, trình lãnh đ o Văn phòng ầ ơ ho c Phòng Hành chính đ trình ng ụ ợ ự ả i đ ng đ u c quan ký ban hành.

ố ướ ể ự ệ c xây d ng vào cu i năm tr

ự ể ử ổ ổ ướ t có th s a đ i, b sung danh m c h s c a năm tr c đ th c hi n vào năm sau. ụ ồ ơ ủ c cho

ụ ồ ơ ượ Danh m c h s đ ế ợ ầ ườ ng h p c n thi ợ ể ế ụ ử ụ Trong tr phù h p đ ti p t c s d ng trong năm sau.

ụ ồ ơ ầ ủ b) Yêu c u c a Danh m c h s

ồ ơ ụ ườ ứ ầ ơ ầ ệ i đ ng đ u c quan duy t, ký ban hành vào đ u Danh m c h s do ng

năm;

ụ ồ ơ ượ ử ơ ị c ban hành g i các đ n v , cá nhân

ư ể ự ồ ơ ụ ụ Văn th sao ch p Danh m c h s đã đ ệ ậ liên quan đ th c hi n l p h s theo Danh m c;

ự ệ ế

ự ế Trong quá trình th c hi n, n u có h s d ki n ch a sát v i th c t ặ ệ ớ ơ ế ộ ị

ệ ậ ờ ử ổ ầ ặ ơ ặ ồ ơ ự ế ho c có ả i quy t phát sinh thu c trách nhi m l p h s c a đ n v ho c cá nhân ụ ồ ị

ư ồ ơ ủ ầ ổ ụ ồ ơ ủ ơ ư ổ ể ợ công vi c gi ị nào thì đ n v ho c cá nhân đó c n k p th i s a đ i, b sung vào ph n Danh m c h ổ ơ ủ s c a mình đ Văn th t ng h p, b sung vào Danh m c h s c a c quan.

ụ ồ ơ ố ớ ệ ậ 5. Trách nhi m đ i v i công tác l p danh m c h s

ủ ầ ậ ơ ụ ỉ ạ i đ ng đ u c quan: Ch đ o công tác l p danh m c

ườ ứ ả ệ Trách nhi m c a ng ồ ơ ủ ơ h s c a c quan do mình qu n lý;

ổ

ủ ỉ ạ ệ ệ ướ ể ưở ẫ ự ệ ợ ng phòng Hành chính – T ng h p: ụ ồ ơ ủ ng d n vi c xây d ng danh m c h s c a

Trách nhi m c a Chánh văn phòng, Tr ư tham m u trong vi c ch đ o, ki m tra, h ơ c quan;

ệ ủ ạ ộ

ưở ự ổ ơ ng d n vi c xây d ng Danh m c h

ẫ ẩ ệ ị ử

ậ ư Trách nhi m c a cán b văn th : Giúp cho lãnh đ o c quan, Chánh văn ụ ồ ợ ướ ng phòng Hành chính – T ng h p h phòng, Tr ơ ủ ơ ị ụ ồ ơ s c a c quan mình; sao g i Danh m c h s và chu n b bìa giao cho cá nhân ch u ồ ơ ệ trách nhi m l p h s .

Ậ Ồ Ơ II. CÔNG TÁC L P H S

ệ ậ ồ ơ ụ ủ 1. Tác d ng, ý nghĩa c a vi c l p h s

ố ượ ộ ộ Giúp cho cán b , công ch c n m ch c thành ph n, n i dung và kh i l

ứ ắ ệ ế ầ ạ ượ ấ ạ ng văn ệ ả ắ i quy t công vi c, tránh đ c tình tr ng phân tán, th t l c tài li u; ả b n hình thành khi gi

ứ

ứ ự ế ả

ướ ầ ả ặ ệ ẽ ệ ậ ồ ơ ộ ệ ẽ ể ượ ầ ệ ự ệ xúc công vi c, khi ti n hành th c hi n công vi c s hi u đ ả ệ ể văn b n nào ho c các b ớ ế Vi c l p h s công vi c s giúp cho các cán b , công ch c, viên ch c m i ti p ữ c c n ph i xây d ng nh ng ẫ ng d n; c tri n khai công vi c mà không c n ph i có ng ườ ướ i h

ậ ượ ả ộ ơ ồ ơ Công tác l p h s nh m qu n lý đ

ằ ấ ờ ệ ọ ơ ợ

ộ ồ ơ ầ ả ệ ậ ữ ữ ế ặ c toàn b công vi c trong c quan, phân ồ ồ

nh ng h s c n thi ọ ượ ậ ư ặ ả ạ lo i văn b n, công văn, gi y t ẽ ư ượ ơ ơ s c quan đ c ch t ch , l u gi ệ ặ ơ s trùng l p ho c công vi c quan tr ng nh ng không đ trong c quan m t cách khoa h c, h p lý, qu n lý h ị t, có giá tr , tránh vi c l p h ồ ơ c l p thành h s ;

ồ ơ ố ẽ ạ ậ ợ ệ ề ồ ơ ữ ệ ộ t s t o đi u ki n thu n l i cho vi c giao n p nh ng h s có giá

L p h s t ữ ơ ư ị ậ tr vào l u tr c quan;

ắ ơ ả ậ ồ ơ ữ 2. Nh ng nguyên t c c b n khi l p h s

ữ ệ ả Ch đ a vào h s nh ng văn b n thu c ch c năng, nhi m v đ

ụ ượ c giao; h ệ ồ ơ ỗ ơ ộ ả ườ ứ ậ ả ỗ ồ ứ ụ ủ i, m i c quan l p ra ph i ph n ánh đúng ch c năng, nhi m v c a

ỉ ư ơ ủ s c a m i ng ơ c quan;

ả ế

ệ ậ ự ượ ự ấ ờ ự c s hình thành t ả ỉ , ph n ánh đ ợ t, h p lý ễ nhiên hay di n

Văn b n trong m t h s ph i hoàn ch nh và có s liên h m t thi ẽ ữ ả ự ế ủ ặ ế ệ ộ ồ ơ ch t ch gi a các công văn, gi y t bi n th c t c a công vi c;

ồ ơ ị

ả ủ ể ứ ồ ơ ả ả ự ọ ọ ả ồ ơ ớ ự ợ

ế ả Văn b n trong h s ph i b o đ m giá tr pháp lý và ph i đ th th c. Văn ả ư ự b n đ a vào h s ph i có s ch n l c và phù h p v i s hình thành h s trong th c ế ả gi t ả ệ i quy t công vi c.

ộ ươ ậ ồ ơ 3. N i dung và ph ng pháp l p h s

ở ồ ơ a) M h s :

ệ ấ ồ ơ ữ bìa h s và ghi nh ng thông tin ban đ u v h

ở ồ ơ ư ề ồ ầ ế ế t k và in c thi

M h s là vi c l y m t t ồ ơ ố ở ồ ơ ệ ẩ ồ ơ ư ộ ờ ề ồ ơ ơ s nh : ký hi u h s , tiêu đ h s , năm m h s . Bìa h s đ theo Tiêu chu n qu c gia TCVN 9251:2012 Bìa h s l u tr ( ồ ơ ượ ữ M u 2ẫ )

ỗ i quy t công vi c đ c giao có trách nhi m m h s v

ả ế ụ ồ ơ ợ ơ ổ ứ ệ ng h p c quan, t ở ồ ơ ề ư ch c ch a có

ệ ượ M i cá nhân khi gi ặ ể ả ườ ệ công vi c đó (theo Danh m c h s , ho c k c tr ụ ồ ơ Danh m c h s );

ở ồ ơ ờ ạ ả ể ế ằ Khi m h s , tiêu đ h s và th i h n b o qu n có th vi t b ng bút chì,

ả ứ ằ ồ ơ ớ ự ế ỉ ề ồ ơ khi k t thúc và hoàn ch nh h s m i ghi chính th c b ng bút m c;

ữ ứ ế ệ ộ

ứ Trong năm, n u có nh ng công vi c phát sinh thì cán b , công ch c, viên ch c ả ở ồ ơ ề ữ ủ ệ ệ ộ cũng ph i m h s v nh ng công vi c thu c trách nhi m c a mình.

ệ ả ậ ậ b) Thu th p, c p nh t văn b n, tài li u hình thành trong quá trình theo dõi, gi ả i

ế ậ ồ ơ ệ quy t công vi c vào h s :

ở ồ ơ ỗ ậ Sau khi m h s , m i cá nhân có trách nhi m thu th p, c p nh t t

ế ả ậ ệ ậ ấ ả ệ i quy t công vi c vào h s t t c văn ồ ơ ươ ng

ệ ở ể ả ả ả b n, tài li u hình thành trong quá trình theo dõi, gi ệ ứ ng đã m , k c tài li u phim, nh, ghi âm;

ệ ị

ể ủ ẹ ả ị ộ ự ả ư ạ ầ C n thu th p k p th i nh ng văn b n, tài li u nh bài phát bi u c a lãnh đ o, ầ ủ ủ ả ả ậ ủ i h i ngh , h i th o… b o đ m s toàn v n, đ y đ c a

ậ ạ ị ấ ạ ờ ữ ể ạ ộ tham lu n c a các đ i bi u t ồ ơ h s , tránh b th t l c;

ồ ơ ồ ơ ả ả Tránh đ a văn b n thu c h s này vào h s khác hay nh ng văn b n không

ư ự ế ệ ế ả ộ ộ liên quan tr c ti p, không thu c trách nhi m mà mình theo dõi, gi ữ ồ ơ i quy t vào h s .

ồ ơ ệ ề ả ậ ậ ồ ơ ộ Ví d :ụ Thu th p, c p nh t văn b n, tài li u vào h s có tiêu đ “H s h i

ị ổ ế ả ầ ậ ậ ủ ơ ngh t ng k t công tác năm c a c quan” c n thu th p các văn b n sau:

ả ạ ổ ứ ộ ề ế Văn b n v k ho ch t ị ch c h i ngh ;

ươ ộ Ch ị ng trình h i ngh ;

ạ ờ L i khai m c;

ự ả ế ổ D th o báo cáo t ng k t;

Các báo cáo tham lu n;ậ

ể ủ ạ ấ Bài phát bi u c a lãnh đ o c p trên;

ế ộ ị ị Ngh quy t h i ngh ;

ả ộ ị Biên b n h i ngh ;

ế ả Các văn b n liên quan khác (n u có).

ấ ờ ế ắ c) S p x p công văn, gi y t ồ ơ trong h s :

ả ế ỗ

c s p x p theo trình t ả ả

ệ ạ ồ ơ ượ ắ Văn b n, tài li u trong m i lo i h s đ ễ ượ c di n bi n c a s vi c hay quá trình theo dõi, gi ể ắ ế ủ ự ệ ế ả ự ế ồ ơ ả ấ ị ự nh t đ nh, ế i quy t công ệ . Có th s p x p văn b n, tài li u trong h s theo các cách sau: ả b o đ m ph n ánh đ ệ vi c trong th c t

ắ ế ự ệ ế

ế ế ấ

ắ ề ự ệ ố ế ướ ườ ể ả ả các văn i quy t công vi c: (s p x p theo trình t S p x p theo quá trình gi ả ả i quy t v n đ , s vi c. Văn b n nào hình thành b n hình thành trong quá trình gi ụ ướ ng áp d ng c thì đ lên trên, văn b n nào hình thành sau thì x p xu ng d tr ả i). Th

ả ư ồ ơ ụ ụ ư ế ồ ơ ộ i quy t văn th liên t c nh h s v án, h s h i

ồ ơ ụ ể ị ỉ cho các h s có quá trình gi ngh …c th và hoàn ch nh;

ắ ế ố ứ ự ủ ế ả ắ ả S p x p theo s th t

c a văn b n: s p x p văn b n có s nh tr ặ ố ớ ồ ơ ậ ố ả ở ụ

ư ậ ư liên t c theo trình t ồ ỏ ướ c, r i ả ư b i văn b n do ự ờ th i gian nh t p l u văn

ủ ơ ụ ị ế ị ậ ỉ ế ố ớ đ n s l n. Cách này áp d ng đ i v i h s l p theo đ c tr ng tác gi ố ứ ự ộ ơ m t c quan ban hành, đánh s th t ậ ả b n đi c a c quan (t p quy t đ nh, t p ch th …);

ầ ắ ế ọ S p x p theo theo v n ABC …: tên g i tác gi

ụ ố ớ ồ

ng áp d ng đ i v i nh ng h s bao g m các văn b n c a nhi u tác gi ả ồ ơ ả ơ ộ ơ ữ ủ cùng m t c quan ch qu n hay các tác gi

ả ư ậ ị ậ ọ ị ả , tên g i đ a danh. Cách này ả ủ ả ủ ề ; c a các ư ấ ữ là nh ng c quan cùng c p nh ng ậ ả ng khác nhau (t p đ n th , t p b n khai cá nhân, các t p báo cáo

ươ ị ấ ươ ườ th tác gi ề ộ thu c nhi u đ a ph ề ơ ủ c a nhi u c quan, đ a ph ơ ng cùng c p);

ọ ủ ư ả ặ ườ ậ ụ Theo tên g i c a văn b n: Đ c tr ng này th ậ ể ậ ng v n d ng đ l p cho các t p

ế ả ư l u văn b n đi, đ n;

ư ợ

Theo tác gi ấ ờ ủ ộ ồ ơ ề ậ ặ ặ ữ ế ậ ủ ả ả ộ : l p h s theo đ c tr ng này là t p h p vào h s nh ng văn ề . M c dù n i dung c a văn b n đ c p đ n nhi u

ả ậ ồ ơ ả c a cùng m t tác gi b n, gi y t ề ự ệ ề ấ v n đ , nhi u s vi c khác nhau;

ế ớ ế ướ ả c, văn b n có ngày,

Theo th i gian: văn b n có ngày, tháng đ n s m x p tr ế ế ộ ả ờ tháng đ n mu n x p sau;

ứ ế ắ ọ

ộ ọ ủ ộ ị ạ Ngoài ra còn có các cách s p x p khác theo m c đ quan tr ng c a lo i văn ả ứ văn b n

ế ị ủ ộ ộ ụ ỉ ủ ả ỉ ả b n (quy t đ nh, ch th , thông báo...), theo m c đ quan tr ng c a tác gi (Chính Ph , B N i v , UBND t nh…);

ộ ặ ỉ ậ ư ẻ ế ợ mà k t h p

ự ế ồ ơ ậ ớ ư Trên th c t ặ ề ẽ ặ ụ , h s l p không ch v n d ng m t đ c tr ng riêng l ộ ồ ơ ch t ch nhi u đ c tr ng v i nhau trong m t h s .

ắ ế ồ ơ ườ ệ ợ ả Khi s p x p các văn b n, tài li u trong h s , tr

ồ ơ ộ ệ ỏ ỏ

ng h p trong h s có tài ắ ệ ả li u phim, nh thì b vào bì; tài li u băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì b vào h p và s p ố ồ ơ ế x p vào cu i h s .

ả ơ

ướ ỗ ơ ị ả ệ ậ

ị ả ử ụ ư ộ ồ ơ ộ ậ ồ ơ ặ

ể ể ả ị ả ự ể ạ ơ

ồ ơ ư ầ ự ả ả ộ ồ ơ ế N u h s dày quá 3cm thì tách thành các đ n v b o qu n khác nhau (không ả ả ệ i 01cm) đ thu n ti n cho vi c qu n lý và s d ng. M i đ n v b o qu n nên tách d ụ ế ố ấ c u thành nh m t h s đ c l p, (ví d : trong h s có đ c đi m chung, dù y u t ả ậ H s xây d ng văn b n quy ph m pháp lu t có th phân thành các đ n v b o qu n ầ ầ nh : các l n d th o, các l n h i th o, các l n trình...).

ồ ơ ố ồ ơ ủ ụ ế ả ả ớ i th i h n b o qu n c a h s (đ i chi u v i Danh m c h s và

ự ế ờ ạ ạ Xem xét l ồ ơ ệ tài li u trong h s ). th c t

ề ồ ơ ớ ộ ử ệ ệ ợ ỉ Hoàn thi n, ch nh s a tiêu đ h s cho phù h p v i n i dung tài li u trong h ồ

ơ ế ầ s (n u c n).

ế ư ự ế ệ ế ệ ả

ụ ồ ơ ệ ộ N u h t năm mà công vi c ch a gi ượ ổ ồ ơ ồ ơ thúc h s , h s đó đ ế ư i quy t xong, thì ch a th c hi n vi c k t c b sung vào Danh m c h s năm sau. Khi đó, trong c t ghi

ủ ồ ơ ư ụ ể ế

ụ ồ ơ ể ế ụ ế ế ả ồ ơ ẽ i quy t xong và ghi chuy n ti p vào chú c a Danh m c h s s ghi h s ch a gi ả i quy t. Danh m c h s năm sau đ ti p t c theo dõi, gi

ế ụ ồ ơ d) K t thúc và biên m c h s :

ượ ế ế i quy t xong thì ti n hành k t thúc h s , tr

c gi ả ế ể ạ ế ả i quy t xong thì đ l ồ ơ ườ ng ụ i năm sau và ghi vào Danh m c

ệ Sau khi công vi c đ ồ ơ ư ố ợ h p cu i năm mà h s ch a gi ồ ơ h s năm sau.

ế ể ả ạ ồ ơ Khi k t thúc h s ph i ki m tra l i:

ấ ờ ế ế ả ổ N u còn thi u văn b n, gi y t ầ ủ thì b sung đ y đ ;

ạ ầ li u không c n

ữ ồ ơ ế ả ư ế ư ệ ữ ị Lo i ra nh ng văn b n trùng th a, không còn giá tr , nh ng t ữ ạ ể i đ đánh giá sau; c rõ ràng thì gi t kèm theo h s , n u ch a phân bi ừ ệ ượ t đ l thi

ậ ự ế ể ồ ơ ế ắ ả ộ ộ ự ắ Ki m tra s s p x p tr t t ế văn b n trong h s , n u còn l n x n thì s p x p

i;ạ l

ả ả ị

ố ờ ể ố ị Đánh s t ượ ả ủ ỗ ờ ị ấ đ c đ nh v trí các văn b n trong h s , b o đ m không b th t ả văn b n ồ ơ ả c đánh trên góc ph i c a m i t c nhanh chóng. S t ố ờ ượ đ

ạ l c và tra tìm đ ằ b ng bút chì;

ụ ụ ả ả ả ễ Ghi m c l c văn b n: Đ i v i nh ng h s có th i h n b o qu n vĩnh vi n

ờ ạ ả ồ ơ ả ụ ụ ể ệ ữ ệ ả ả ố ớ ph i ghi “M c l c văn b n” đ ti n cho vi c qu n lý văn b n và tra tìm.

ụ ụ ả ượ ồ ơ ẵ “M c l c văn b n” đ ẫ c in s n trên m u bìa h s theo M u 3ẫ kèm theo.

ố ớ ồ ơ k t thúc: Đ i v i nh ng h s có th i h n b o qu n vĩnh vi n cán b

ế ờ ế t t ả ế ờ ế ả ờ ễ ậ ả ạ ữ ờ ế t T k t thúc. T k t thúc ghi s l ộ ủ và tr ng thái v t lý c a

ờ ế ồ ơ ệ Vi ồ ơ ậ l p h s ph i vi ệ tài li u trong h s . Cách ghi t ờ ạ ố ượ ự k t thúc th c hi n theo ng t M u 4ẫ kèm theo.

ồ ơ ả ế ể ạ ơ ệ ộ ị ế H s gi i quy t xong, sau khi k t thúc đ i đ n v làm vi c m t năm

ứ ầ ế ượ ớ ộ ư ể đ theo dõi, nghiên c u khi c n thi c đ l t, sau đó m i n p l u.

ả ệ ế ậ Ví dụ: Công vi c gi

ớ ộ ư ư ệ ế ể ạ ở phòng làm vi c năm 2013, đ n năm 2014 m i n p l u vào l u tr c ồ ơ i quy t xong năm 2012 và h s cũng l p xong trong năm ữ ơ i

2012 thì đ l quan.

ế đ) Vi t bìa h s : ồ ơ (M u 2ẫ )

ả ẩ ẩ ậ ẫ Bìa h s vi

ồ ơ ồ ơ ầ ư ồ ơ ế ầ ữ ị

ữ ế t trên bìa h s ph i c n th n, rõ t theo m u tiêu chu n. Ch vi ộ ế ủ t bìa h s c n l u ý nh ng n i ràng, chính xác, đ y đ theo quy đ nh chung. Khi vi dung chính sau:

ủ ồ ơ ầ ơ

ị ơ ầ ủ ả ủ ả ấ ượ ế ả ơ ầ + Tên c quan: Là tên c quan, đ n v hình thành phông c a h s , c n ghi đ y t và ph i ghi đ y đ c tên c quan ch qu n c p trên (n u có), ơ c vi ế ắ t t ủ đ không đ

Ồ Ủ Ỉ Ví dụ: Y BAN NHÂN DÂN T NH LÂM Đ NG

Ở Ộ Ụ S N I V

ắ ề ả ầ

+ Tiêu đ h s : Là m t câu tóm t ồ ơ ầ ề ồ ơ ậ ụ ậ ồ ơ ể ế ư ộ ộ t v thành ph n và n i dung văn b n có ề ồ ơ ặ tr ng l p h s đ vi t tiêu đ h s , trong h s , c n v n d ng các đ c

ồ ơ ề ệ ổ ồ ưỡ ồ ơ ậ ỹ ch c l p b i d ệ ng K năng l p h s công vi c,

Ví d : ụ H s v vi c t ủ ở ộ ụ ỉ ứ ớ ồ năm 2013 c a S N i v t nh Lâm Đ ng.

ắ ầ ủ ủ ế ả ầ ầ + Ngày tháng b t đ u, k t thúc: Ghi đ y đ ngày, tháng, năm c a văn b n đ u

ả ố ồ ơ tiên và văn b n cu i cùng có trong h s ;

ố ượ ờ ố ượ ờ ố ờ ả ả + S l ng t : Ghi s l ng t ế văn b n theo k t qu đánh s t ;

ụ ồ ơ ặ ả ờ ạ ờ ạ ả ả ả ả + Th i h n b o qu n: Ghi theo Danh m c h s ho c b ng th i h n b o qu n

ệ ủ ơ tài li u c a c quan;

ầ ạ ồ ơ ượ ộ ư ữ ộ Các thành ph n còn l i do cán b l u tr ghi sau khi h s đ ư c n p vào l u

ữ ơ tr c quan;

ư ệ ồ ơ ư ế ng h p công vi c tuy đã k t thúc năm hành chính nh ng h s ch a k t

ụ ồ ơ ả Tr thúc thì ph i đ l ườ ợ ế ả ể ạ i và ghi vào b n Danh m c h s năm sau.

ậ ồ ơ ệ ố ớ 4. Trách nhi m đ i v i công tác l p h s

ữ ơ ồ ơ ượ c quan đ

ể ệ ậ ộ Đ vi c l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u tr ẽ ặ ồ ơ ặ ư ơ ề ị

ệ ủ ưở ỉ ạ ẽ ặ ầ ự c th c ng c quan, Chánh Văn phòng ườ ng xuyên đôn

ợ ng phòng Hành chính – T ng h p) c n ch đ o ch t ch và th ệ ậ ơ ệ hi n ch t ch , đ u đ n, đúng quy đ nh, Th tr ổ ưở (Tr ồ ơ ố đ c vi c l p h s trong c quan.

ỉ ạ ộ ồ ệ N i dung công vi c ch đ o g m có:

ụ ồ ơ ớ ố ơ ồ

ồ ơ ộ

ầ ế ạ ữ ơ ế ị ị ậ ờ ố Cu i năm, Văn phòng đôn đ c các đ n v l p Danh m c h s m i, đ ng th i ữ ệ ố ở ế ắ nh c nh k t thúc h s cũ. Đ u năm, đôn đ c vi c m h s m i, giao n p nh ng ữ ạ ở ơ ả ồ ơ i h s đã gi l ở ồ ơ ớ ư đ n v vào l u tr c quan; i quy t xong và đã h t h n gi

ồ ơ ậ ộ

ộ ữ ỉ ạ ư

ồ ơ ệ ụ ồ ơ ấ ả ồ ơ ờ

ỉ ư ứ ặ ổ

ổ ứ ị ỉ ặ ả ơ ệ ồ ơ Quá trình ch đ o công tác l p h s và giao n p h s , phát hi n ậ ụ ệ nh ng công vi c đ t xu t ch a có trong Danh m c h s thì giao cho CBCC,VC l p ể ị k p th i và b sung vào b n danh m c h s . Ki m tra vi c bàn giao h s khi có Cán ộ b , công ch c, viên ch c thay đ i công tác, ngh phép, v ng lâu ngày, ngh h u ho c có ậ ữ nh ng đ n v , phòng, ban chia tách, sáp nh p ho c gi ắ ể i th ;

ườ Th

ặ ộ ng k (ho c đ t xu t) t ứ ệ ậ ụ ể ơ ộ ị

ồ ơ ủ ữ ộ ủ ị

ỳ ứ ế ệ ậ ấ ổ ứ ơ ch c ki m tra vi c l p h s c a các đ n ệ ữ ấ ị v và Cán b , công ch c, viên ch c nh t là nh ng đ n v ph trách nh ng công vi c ữ ứ ề ả ọ quan tr ng. Gi i quy t nh ng khó khăn, đ ngh chính đáng c a Cán b , công ch c, ồ ơ ứ viên ch c trong vi c l p h s ;

ệ ế ổ ể ổ ứ ệ ậ ơ ồ ơ ch c vi c l p h s trong c quan

Hàng năm, t ng k t rút kinh nghi m đ t t h n. ượ ố ơ đ c t

Ộ Ồ Ơ Ữ Ơ Ư Ệ III. GIAO N P H S , TÀI LI U VÀO L U TR C QUAN

ờ ạ ữ ơ ư ộ ệ 1. Th i h n giao n p tài li u vào l u tr c quan

ể ừ ệ ệ ế Tài li u hành chính: Sau 01 năm k t ngày công vi c k t thúc;

ệ ộ ọ ụ Tài li u nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c và công ngh : Sau m t năm

ứ ệ ệ ngày công trình đ ứ ọ ứ ượ c nghi m thu chính th c; ể ừ k t

ể ừ ự ệ ượ ơ ả Tài li u xây d ng c b n: sau ba tháng k t ngày công trình đ ế c quy t toán;

ệ ả ệ ả ệ ệ Tài li u nh, phim đi n nh, micrôphim, tài li u ghi âm, ghi hình và tài li u

ể ừ ệ ế khác: sau ba tháng k t ngày công vi c k t thúc.

ị ợ ơ ệ ạ ầ Tr l

ườ ụ ụ ữ ạ ồ ơ ng h p đ n v , cá nhân có nhu c u gi ạ ế ả ậ

ả ượ ư ữ ạ ồ ơ ữ ạ ử ữ ơ ệ l l

i g i cho L u tr c quan. Th i h n gi ộ ư ể ừ ế ư ể l u đ ph c v công vi c thì ph i đ ệ ụ ồ ơ m c h s , tài li u gi ị ủ ơ c a đ n v , cá nhân không quá 02 năm, k t ộ i h s , tài li u đã đ n h n n p ồ ơ c Lãnh đ o c quan đ ng ý và ph i l p Danh ờ ạ ệ i h s , tài li u ạ ngày đ n h n n p l u.

ị ổ ườ

ơ ờ ạ

ệ ợ

ộ ủ ứ ch c, ng ư ộ ư ượ t quá th i h n n p l u vào Kho l u tr ị ổ ứ ch c, cá nhân có tài li u ch a đ ậ ư ượ ậ ồ ơ ộ ồ ơ ể ế ạ ỉ ề i lao đ ng qua nhi u năm ơ ữ ủ c a c quan. ồ ơ c l p h s công ữ ư

ố ệ ố ớ Đ i v i kh i tài li u c a các đ n v , t ồ ơ ượ ậ ư c l p h s , đã v ch a đ ơ ườ ng h p đó các đ n v , t Trong tr ả ệ vi c thì ph i có k ho ch tri n khai l p h s và hoàn ch nh h s n p vào L u tr ủ ơ c a c quan.

ủ ụ ứ ộ 2. Cách th c và th t c giao n p:

ơ ồ ơ ầ ữ

ả ị ễ ờ ạ ữ Hàng năm, các đ n v thu th p nh ng h s c n n p l u (t c là nh ng h s ồ ơ ộ ư ả ậ ữ ờ ạ

ả ủ ơ ị

ụ ồ ơ ủ ả ộ ư ồ ơ ộ ư ụ ụ ữ ơ ư ồ ơ ở 5 năm tr lên c n p l u theo c quan kèm theo b n M c l c h s n p l u theo

ứ ả ừ có th i h n b o qu n vĩnh vi n và nh ng h s có th i h n b o qu n t ướ theo quy đ nh c a c quan đã ghi trong Danh m c h s ) c a năm tr ị ơ ừ t ng đ n v vào Phông l u tr M u 5 ẫ kèm theo.

ế ế ị ặ i đ n v ho c cá nhân ph

ứ ầ ượ ể ạ ơ ế ồ ơ ụ c đ t ỉ ể t và đ hoàn ch nh h s , sau đó

ớ ộ ư ồ ơ ả i quy t xong, sau khi k t thúc, đ H s gi ể ộ trách m t năm đ theo dõi, nghiên c u khi c n thi ữ ơ ư m i n p l u vào l u tr c quan;

ứ ữ ơ ụ ư ệ ậ

ộ ả ố ế ủ

ứ ớ ả ơ ế ầ ế ầ ị ổ

ả ậ ơ ụ ụ ệ ệ ả ặ ị

ể ộ ậ ữ ộ ả ồ ơ ộ ư ộ ữ ơ ườ ư ệ ồ ơ Cán b , công ch c, viên ch c làm nghi p v l u tr c quan khi nh n h s ồ ụ ụ ồ ơ ộ ư ộ ư n p l u ph i đ i chi u v i b n M c l c h s n p l u, ki m tra thi u đ , xem xét h ả ủ ơ s và n u c n, yêu c u đ n v b sung cho đ . Khi giao n p tài li u ph i l p hai b n ả “M c l c h s n p l u” và hai b n “Biên b n giao nh n tài li u”. Đ n v ho c cá ỗ nhân giao n p tài li u và l u tr c quan m i ng m t b n; i gi

ứ ữ ơ ụ ư ứ ệ Cán b , công ch c, viên ch c làm nghi p v l u tr c quan, ki m tra l

ế ạ ng h s , hoàn ch nh các khâu k thu t (n u có), xem xét l

ộ ồ ơ ố ụ ụ ỉ ế ậ ụ ắ

ạ ể i ả ờ ạ ỹ ấ ượ i th i h n b o ch t l ứ ả qu n, làm th ng kê, s p x p lên giá, làm công c tra tìm ph c v cho nghiên c u, khai thác.

ệ ộ ư ầ ồ ơ 3. Thành ph n h s , tài li u n p l u

ộ ồ ơ ữ ơ ư ồ

ộ ư ả ừ ạ ồ ơ ệ ả ầ ị ừ ở ệ ượ Thành ph n h s , tài li u n p l u vào L u tr c quan g m toàn b h s , tài ệ ữ 05 năm tr lên, tr nh ng lo i h s , tài li u ồ ơ ờ ạ c xác đ nh th i h n b o qu n t

li u đ sau:

ạ ậ ả ả

ỉ ạ ủ ướ ắ ẫ ủ ề ẩ ng d n c a các c quan nhà n

ề ộ ệ ấ ị ượ ề ế ả ồ ơ ả ướ ậ lu t và văn b n h ấ v n đ nh t đ nh đ ả Các h s nguyên t c (t p văn b n ch đ o c a Đ ng; văn b n quy ph m pháp ự c có th m quy n v m t lĩnh v c, ượ ư ạ i c l u t ơ ứ ể c dùng làm căn c đ theo dõi, gi i quy t công vi c) đ

ự ệ ượ ủ ậ ỷ ị ị ụ ể ủ c hu theo quy đ nh c a pháp lu t và quy đ nh c th c a

ơ ị đ n v , cá nhân th c hi n và đ ơ c quan;

ồ ơ ề ữ ư ệ ả H s v nh ng công vi c ch a gi ế i quy t xong;

ả ể ể ả ặ

ồ ơ ủ ơ ượ ử ể ế c g i đ bi ậ ệ ộ ự ị ố ợ t, đ tham kh o ho c đ ph i h p ượ ư c l u

Các văn b n, tài li u khác đ ệ ư ồ ơ ủ ơ ị ủ ệ th c hi n nh ng không thu c trách nhi m l p h s c a đ n v , cá nhân và đã đ ả trong h s c a đ n v , cá nhân ch trì gi ế i quy t.

ậ ồ ơ ộ ồ ơ ố ớ ệ 4. Trách nhi m đ i v i công tác l p h s , giao n p h s

ồ ơ ỉ ạ ệ ộ ồ

ng c quan có tránh nhi m ch đ o công tác l p h s và giao n p h ị ự Th tr ệ ủ ưở ư ơ ữ ơ ậ ạ ố ớ ả ộ ơ ơ s , tài li u vào l u tr c quan đ i v i các đ n v tr c thu c ph m vi qu n lý;

ư ơ Chánh Văn phòng: Tham m u cho Th tr

ủ ưở ộ ồ ơ ệ ỉ ạ ng c quan trong vi c ch đ o, ư c quan;

ệ ậ ồ ơ ẫ ệ ậ ồ ơ ệ ướ ự ữ ơ ư ệ ữ ơ ể ng d n vi c l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u tr ki m tra, h ồ ơ ộ ổ ứ T ch c th c hi n l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u tr c quan;

ủ ưở ị ị ồ ơ

ướ Các đ n v , cá nhân trong c quan: ch u trách nhi m tr ủ ậ ơ ị ồ ơ ả ộ ệ ệ ệ

c Th tr ơ ồ ơ ả ả ứ ệ ượ ụ ệ ế ỏ ơ ng c quan ữ ơ ư ộ ề ệ ậ c v vi c l p h s , b o qu n và giao n p h s , tài li u c a đ n v vào l u tr ỗ ứ ứ quan; M i Cán b , công ch c, viên ch c có tránh nhi m l p h s theo ch c năng, ữ ụ nhi m v và nh ng công vi c đ c phân công ph trách theo d i, gi i quy t;

ộ

ứ Cán b , công ch c, viên ch c văn th c quan: Giúp Th tr ụ ướ ủ ưở ồ ơ ứ ề ặ ụ ậ ệ

ư ơ ẫ ớ ệ ộ ư ữ ơ ướ ơ ơ ng c quan, ộ ng d n nghi p v l p h s cho cán b , ẫ ng d n

ứ ệ ụ ệ ậ ố Chánh Văn phòng v m t nghi p v , h ố ợ ứ công ch c, viên ch c trong c quan; ph i h p v i cán b l u tr c quan h ồ ơ ể nghi p v , đôn đ c, ki m tra vi c l p h s ;

ộ ệ

ữ ơ ộ ư ừ ứ ư ạ ồ ơ ế ậ ị ổ ứ c quan: Hàng năm có trách nhi m thu ch c, cá nhân vào ơ các đ n v , t

ữ ơ ư ệ ị ứ Cán b , công ch c, viên ch c l u tr ệ ổ th p, b sung h s , tài li u đã đ n h n n p l u t kho l u tr c quan theo quy đ nh hi n hành.

ậ ế ể ớ

ệ ệ ộ ư ụ ồ ơ ả ợ ệ

ồ ơ ụ ụ ồ ơ ổ ầ ơ ị ề ặ ẩ ộ ư ườ m c h s và m c l c h s , tài li u n p l u; tr thì yêu c u đ n v , cá nhân b sung ho c báo cáo ng ế ố ữ Khi ti p nh n h s , tài li u, cán b l u tr ph i ki m tra, đ i chi u v i danh ế ồ ơ ệ ng h p phát hi n thi u h s , tài li u ế ả ườ i quy t. i có th m quy n gi

ệ ượ ả ậ ự Biên b n giao nh n tài li u đ ệ c th c hi n theo kèm theo. M u 6 ẫ

Ổ Ứ Ự Ệ IV. T CH C TH C HI N

ở ủ ưở ứ ệ ố 1. Th tr

ứ s 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 c a B

ụ ồ ơ ậ ị

ư ố ệ ậ ờ ướ ể ế ẫ ồ ơ ứ ng các s , ban, ngành và UBND các huy n, thành ph căn c vào ch c ủ ụ ượ ộ c giao, căn c Thông t ẫ ộ ư ồ ơ ng d n này đ quy đ nh vi c l p Danh m c h s , l p h s và n p l u ị ự ư ng d n đ n các đ n v tr c

ệ năng, nhi m v đ ể ướ ộ ụ N i v và h ữ ơ ệ ồ ơ h s , tài li u vào L u tr c quan; đ ng th i tri n khai h thu c.ộ

ư ư ự ệ 2. Chi c c Văn th L u tr t nh

ụ ụ ồ ơ ơ ể ồ ơ ữ ỉ ậ ệ ệ ố ộ ư

ả ạ ạ ơ ộ ị theo dõi, đôn đ c, ki m tra vi c th c hi n công ữ ơ ồ ơ ậ tác l p Danh m c h s c quan, l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u tr c quan t i các đ n v thu c ph m vi qu n lý.

ề ế ệ ặ ấ

ữ ỉ ụ ư ư ơ ị

ả ờ ướ 3. Trong quá trình th c hi n, n u có v n đ phát sinh ho c khó khăn, v ng ề ở ộ ụ ề ắ m c, đ ngh các c quan ph n ánh v S N i v (qua Chi c c Văn th L u tr t nh) ể ị đ k p th i xem xét, gi ự ả ế i quy t./.

ơ

ậ

N i nh n:

KT. GIÁM Đ CỐ PHÓ GIÁM Đ CỐ

ở ộ ụ ể

Nh trên; ỉ ể UBND t nh (đ b/c); ố Giám đ c S N i v (đ b/c); ụ Chi c c VTLT; ủ ở

Đã ký

Website c a S ; L u: VT, CCVTLT.

Đàm Minh Tu nấ

Ồ Ơ Ụ ẫ

ố M u 1. DANH M C H S ủ ở ộ ụ (Kèm theo Công văn s /SNVCCVTLT ngày /11/2014 c a S N i v )

Ấ Ộ Ộ Ủ Ệ TÊN CQ, TC C P TRÊN C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM

Ơ Ổ Ứ ộ ậ ự ạ TÊN C QUAN, T CH C Đ c l p T do H nh phúc

Ụ ơ ổ ứ ch c) DANH M C H S C A Ồ Ơ Ủ ….. (tên c quan, t

ế ị ủ Năm …. ố (Ban hành kèm theo Quy t đ nh s …. ngày … tháng …. năm c a ….)

ề ụ ề ồ ườ i Ghi chú

Tên đ m c và tiêu đ h sơ ờ ạ Th i h n ả ả b o qu n ơ ị Đ n v / ng ậ ồ ơ l p h s

(2) Ề Ụ Ớ (3) (4) (5) S vàố ký hi uệ HS (1)

ỏ

I. TÊN Đ M C L N ề ụ ề ồ ơ 1. Tên đ m c nh Tiêu đ h s

ả ụ ồ ơ ồ ơ ồ

ả ả

Ạ

Ề

ƯỜ

I KÝ

(1) h s , bao g m: B n Danh m c h s này có ……….. ……………..(2) h s b o qu n vĩnh vi n; ễ ồ ơ ả ……………. (2) h s b o qu n có th i h n. ờ ạ ồ ơ ả

Ụ Ủ Ứ QUY N H N, CH C V C A NG ữ ấ (ch ký, d u) ọ H và tên

ƯỚ Ồ Ơ Ụ Ẫ H NG D N CÁCH GHI DANH M C H S

ụ

ệ ủ ồ ơ ố ộ ố ự ữ ề ố ể ả ở ụ ộ 1. C t 1: Ghi s và ký hi u c a h s . S đánh liên t c cho toàn b n danh m c. ồ ơ ỗ ề ụ ả đ phòng ph i m thêm h s

ấ ừ ố Cu i m i đ m c đ ch a thêm m t s dòng d tr ộ đ t xu t.

ệ ạ ộ ự ị Ký hi u là ch vi t t

ặ ủ ơ ượ ệ ị t c a đ n v ho c lĩnh v c ho t đ ng. Ví d : Văn phòng ế ụ c quy đ nh trong Quy ch

ệ ư ư ặ ữ ơ ữ ế ắ ủ ơ ký hi u là VP ho c ghi theo ký hi u riêng c a c quan (đ văn th , l u tr c quan).

ị ơ ộ ứ ự ơ ị 2. C t 2: Ghi các đ n v có h s và tên h s : Th t

ằ ơ

ọ ồ ơ ằ h s ghi b ng ch s ơ ồ ơ ứ ự ồ ơ ướ ế ơ ị các đ n v trong c quan ị r p (1, 2,…). Đ n v ẳ i ba đ n v , ít h s thì ghi th ng tên các

ữ ố ế ứ ự c. N u c quan có d ị các đ n v đánh theo a, b, c…

ờ ạ ờ ạ ồ ơ ứ ả ả ơ ữ ố Ả ậ ghi b ng ch s la mã (I, II,...) th t ướ ồ ơ quan tr ng x p lên tr ơ ồ ơ h s . Th t ủ ả ộ 3. C t 3: Ghi th i h n b o qu n c a h s (Căn c vào B ng th i h n b o ồ ơ ệ ủ ơ ả ả qu n h s , tài li u c a c quan).

ộ ườ ậ

ọ ồ ơ i l p h s .

4. C t 4: Ghi h , tên ng Mã h sồ ơ:…………. ầ ộ ế ữ 5. C t 5: Ghi nh ng ghi chú c n thi t.

Ồ Ơ ẫ M u 2. BÌA H S

Bìa h s theo TCVN 9251:2012, kích th

c 650mm x 320mm

ồ ơ

ướ

ố ủ ở ộ ụ (Kèm theo Công văn s /SNVCCVTLT ngày /11/2014 c a S N i v )

H SỒ Ơ

ừ

ế

T ngày …..............… đ n ngày…..............…

ồ

ờ

G m :…........t

ả

ờ ạ

ụ ụ ố

ố Phông s :….…… M c l c s :…….

ồ

ố

H

ơ s

ả Th i h n b o qu n …….……………. 13

:……….

s

Ụ Ụ Ả ẫ M u 3. M C L C VĂN B N

ố ủ ở ộ ụ (Kèm theo Công văn s /SNVCCVTLT ngày /11/2014 c a S N i v )

Ụ

Ả

ẫ M u 3.

M C L C VĂN B N

ồ ơ ố

ậ ố

H s s ..….t p s ….(1)

ế ộ Trích y u n i dung Số TT Ngày tháng văn b nả Tác giả văn b nả Tờ số Ghi chú ố S và ký ệ ủ hi u c a văn b nả

Ghi chú:

ố ớ ồ ơ ữ ụ ả ọ ỉ T m c l c văn b n này ch áp d ng đ i v i nh ng h s quan tr ng, đ ượ c

ờ ầ ờ ụ ụ i t bìa trên t ế ướ ờ x p d công văn đ u tiên.

ụ ồ ơ ố ồ ơ ư ố ờ (1): Ghi theo s h s trong Danh m c h s và s văn th trên t bìa.

ề ờ ế ờ ắ ầ ừ ờ ố ả C t 6: N u văn b n nào có nhi u t ụ . Ví d : có 5 t b t đ u t s 10 đ n t ế ờ t

ộ ố s 15 thì ghi 1015.

ữ ể ầ ộ ế ư ệ ệ ậ C t 7: Ghi nh ng đi m ghi chú c n thi ế t nh tài li u quý hi m, tài li u m t, có

nh, …ả

ẫ Ờ Ế M u 4. T K T THÚC

ố ủ ở ộ ụ (Kèm theo Công văn s /SNVCCVTLT ngày /11/2014 c a S N i v )

Ờ Ế T K T THÚC

ồ ơ ố ậ ố H s s : ……t p s .....(1)……

ồ ơ ồ ờ H s này g m có :…(2)…..…t

ụ ụ ờ ờ ế ờ ả M c l c văn b n có : …(3)….. t ; T k t thúc có…(4)…t .

ệ ạ Tình tr ng tài li u:

……………………...(5) …………………………………………………………………………………………… ………...…………………………………………………………………... ………………………………………………………………

……….Ngày……tháng……năm..…..

ườ ậ ồ ơ Ng i l p h s

ễ Nguy n Văn A

Chú thích:

ố ư ờ ụ ụ ả ờ (1): Ghi s nh t m c l c văn b n và t bìa

ố ờ ụ ằ ặ ổ (2): Ghi t ng s t

ữ ố ể trong h s : ghi b ng ch , s đ trong ngo c Ví d : H s ồ ơ ồ ơ ườ ề ờ ờ ợ ồ ơ ả trùng nhau thì ph i ng h p trong h s có nhi u t . Tr

ờ ố ấ ồ này g m có hai trăm (200) t s m y. ghi rõ t

ố ờ ụ ụ ổ (3): Ghi t ng s t ồ ơ m c l c trong h s .

ố ờ ế (4): S t k t thúc.

ố ể ư ụ ữ ặ ằ L u ý: (3), (4) ghi b ng ch và s đ trong ngo c. Ví d : hai (2) t ờ .

ị ư ỏ ệ ấ ạ

ư ử (5): Ghi tình tr ng v t lý c a tài li u nh : Tài li u có b h h ng, m t mát, s a ị ờ ậ ủ ị ư ử ờ ố ấ ỗ ệ s m y b h , s a, ch nào b m ….. ổ đ i hay không, t

Ệ Ộ Ư Ụ Ụ ẫ Ồ Ơ M u 5. M C L C H S , TÀI LI U N P L U

ố ủ ở ộ ụ (Kèm theo Công văn s /SNVCCVTLT ngày /11/2014 c a S N i v )

ộ ư ệ TÊN Đ N VƠ Ị (n p l u tài li u)

Ệ Ộ Ư Ồ Ơ Ụ Ụ M C L C H S , TÀI LI U N P L U

Năm 20…

ề ồ ơ Tiêu đ h s S tố ờ Ghi chú

ả S , kýố ệ hi u HS ờ Th i gian TL ờ ạ Th i h n ả b o qu n

H p/ộ c pặ số

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

ồ ơ ơ ụ ụ ị ả ả ồ M c l c này g m: ……………….................………. h s (đ n v b o qu n).

ế ằ ồ ơ ơ ị ả ữ ả Vi t b ng ch : ……………............…………………….. h s (đ n v b o qu n).

Trong đó có:

ồ ơ ơ ị ả ễ ả ả ả ………………………. h s (đ n v b o qu n) b o qu n vĩnh vi n;

ồ ơ ơ ờ ạ ị ả ả ả ả ………………………. h s (đ n v b o qu n) b o qu n có th i h n.

ứ ụ ứ

i l p Ng ọ ……...., ngày ….. tháng ..… năm 20…. ườ ậ (Ký và ghi rõ h tên, ch c v /ch c danh)

ướ ộ ẫ H ng d n cách ghi các c t:

ố ứ ự ủ ộ ặ ặ ệ ộ ộ C t 1: Ghi s th t c a h p ho c c p tài li u giao n p.

ệ ủ ồ ơ ư ố ộ ồ ơ C t 2: Ghi s và ký hi u c a h s nh trên bìa h s .

ộ ồ ơ ề ồ ơ ư C t 3: Ghi tiêu đ h s nh trên bìa h s .

ấ ủ ệ ả ấ ờ ớ ộ ộ ồ ơ C t 4: Ghi th i gian s m nh t và mu n nh t c a văn b n, tài li u trong h s .

ả ủ ồ ơ ư ờ ạ ả ộ ồ ơ C t 5: Ghi th i h n b o qu n c a h s nh trên bìa h s .

ứ ủ

ề ộ

ồ ơ

ữ

ả

ầ

ộ

C t 7: Ghi nh ng thông tin c n chú ý v n i dung và hình th c c a văn b n có trong h s ./.

ố ờ ổ ộ ệ C t 6: Ghi t ng s t ồ ơ tài li u có trong h s .

Ả Ậ Ệ ẫ

ố M u 6. BIÊN B N GIAO NH N TÀI LI U ủ ở ộ ụ (Kèm theo Công văn s /SNVCCVTLT ngày /11/2014 c a S N i v )

Ộ Ộ Ủ Ệ C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Ấ TÊN CQ, TC C P TRÊN

ộ ậ ự ạ Đ c l p T do H nh phúc Ơ Ổ Ứ TÊN C QUAN, T CH C

…...…, ngày tháng năm 20…..

BIÊN B NẢ

ề ệ

ệ

ậ

V vi c giao nh n tài li u

ư ố ủ s 07/2012/TTBNV ngày

ộ ư ồ ơ ồ ơ ứ ẫ ư ậ ả ả Căn c Thông t ng d n qu n lý văn b n, l p h s và n p l u h s , tài li u vào L u tr ộ ộ 22 tháng 11 năm 2012 c a B N i ữ ơ ệ c

ụ ướ v h quan;

ủ Căn c Công văn 1606/SNVVTLT ngày 27

ụ ồ ơ ậ ứ ẫ ậ ộ ư ồ ơ ồ ơ tháng 11 năm 2013 c a S N i v ệ ng d n l p Danh m c h s , l p h s và n p l u h s , tài li u vào L u tr c ở ộ ụ ữ ơ ư

ướ h quan;

ạ ậ ệ ụ ồ ơ ế (Danh m c h s năm ...., K ho ch thu th p tài li u…..) ,

ộ ạ ệ ệ đ i di n là:

ứ ứ ụ

ệ ữ ơ , đ i di n là:

ứ

ứ ụ ố ữ ư ệ ậ ả ộ ớ

ấ ậ ố ệ ộ

ủ ệ

ệ ặ

ị ả ả

ng tài li u: ố ộ ố ồ ơ ơ ệ ạ ụ ụ ồ ơ ộ ộ ư ệ

ơ ị c l p thành hai b n; bên giao (đ n v /cá nhân) gi ữ ộ ả m t b n,

ữ ộ ả ứ Căn c …… Chúng tôi g m:ồ ơ ị BÊN GIAO: (tên đ n v giao n p tài li u), Ông (bà): …………………………………..............……………………. Ch c v công tác/ch c danh: ……………......…………………………… BÊN NH N:Ậ (L u tr c quan) ạ ư Ông (bà): …………………………………..............……………………. Ch c v công tác/ch c danh: ……………......…………………………… Th ng nh t l p biên b n giao nh n tài li u v i nh ng n i dung nh sau: 1. Tên kh i tài li u giao n p: ……………………………..………………. ờ 2. Th i gian c a tài li u: …………..........………………………………… ố ượ 3. S l ổ T ng s h p (c p): …….............................……………………………… ổ T ng s h s (đ n v b o qu n); ……. Quy ra mét giá: ……….mét 3. Tình tr ng lài li u giao n p: …………………………………………… 4. M c l c h s , tài li u n p l u kèm theo. ả ượ ậ Biên b n này đ ữ ơ ư ậ bên nh n (L u tr c quan) gi ả m t b n./.