Khóa luận tốt nghiệp: Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:91

Thêm vào BST

Báo xấu

2
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội" nhằm nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ Savis; đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ Savis.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS, HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ HỒNG KIM Mã số sinh viên : 2005QTVB033 Khóa : 2020 - 2024 Lớp : QTVP 20B HÀ NỘI – 2024
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS, HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ HỒNG KIM Mã số sinh viên : 2005QTVB033 Khóa : 2020 - 2024 Lớp : QTVP 20B HÀ NỘI – 2024
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội”, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể giảng viên tại Học viện Hành chính Quốc gia nói chung và giảng viên tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng đã tận tâm giảng dạy những kiến thức, kỹ năng bổ ích để tác giả có thể vận dụng vào đề tài khóa luận. Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Công nghệ Saivs, cùng toàn thể Quý Anh/Chị tại Công ty và Phòng Hành chính Nhân sự đã tiếp nhận, quan tâm, tận tình hướng dẫn, đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi để tác giả có thể hoàn thành tốt khóa luận một cách suôn sẻ. Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất đến Thầy TS. Nguyễn Mạnh Cường.Thầy đã tận tình hướng dẫn, quan tâm định hướng và luôn sát sao, động viên trong quá trình tác giả thực hiện đề tài. Những lời khuyên của Thầy chính là bài học quý giá giúp tác giả có thể hoàn thiện tốt được khóa luận tốt nghiêp. Tác giả xin kính chúc Quý Thầy/Cô, Quý Doanh nghiệp, Quý Anh/Chị có nhiều sức khỏe, đạt nhiều thành công trong công việc và cuộc sống. Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù tác giả đã nỗ lực và cố gắng, song do trình độ và kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế. Do đó, không thể tránh khỏi những thiếu sót trong bài nghiên cứu. Vì vậy, tác giả rất mong nhận được sự góp ý của Quý Thầy/Cô để đề tài Khóa luận tốt nghiệp của tác giả được hoàn thiện hơn. Tác giả xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là nghiên cứu của riêng tác giả dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Mạnh Cường. Những thông tin, nội dung trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào. Các số liệu phục vụ việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau đều được tác giả trích dẫn tài liệu tham khảo rõ ràng, cụ thể. Nếu phát hiện bất kỳ sự gian lận nào, tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình. Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2024 Người thực hiện Lê Thị Hồng Kim
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Nguyên nghĩa BLĐ Ban Lãnh đạo CQ Cơ quan CNTT Công nghệ thông tin DN Doanh nghiệp HCNS Hành chính Nhân sự SAVIS Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH I. Danh mục bảng biểu Bảng 2. 1. Thống kê kế hoạch làm việc của SAVIS được ban hành từ năm 2021 đến tháng 12/2023 ................................................................................................................32 Bảng 2. 2 Bảng thống kê một số nội quy, quy định do Phòng HCNS tham mưu ban hành .......................................................................................................................................37 Bảng 2. 3 Bảng kết quả đánh giá mức độ đảm bảo đối với các nguyên tắc, yêu cầu của công tác tham mưu, tổng hợp ........................................................................................49 II. Danh mục sơ đồ Sơ đồ 1. 1 Quy trình tham mưu, tổng hợp của Văn phòng............................................20 Sơ đồ 2. 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Savis........................... 29 Sơ đồ 2. 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng HCNS của SAVIS..........................................34 Sơ đồ 2. 3 Quy trình đánh giá KPIs của SAVIS ............................................................47 III. Danh mục hình ảnh Hình 2. 1 Logo Công ty Cổ phần Công nghệ Savis ......................................................28 Hình 2. 2 File theo dõi số lượng văn bản đi của SAVIS năm 2023 ...............................41 Hình 2. 3 Hệ thống Camera AI nhận diện khuôn mặt của SAVIS ................................45
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................................ 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ ........................................................................................................ 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..................................................................................... 2 4. Tổng quan tình hình nghiên cứu ...................................................................................... 3 5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................................. 6 6. Đóng góp của đề tài ........................................................................................................... 7 7. Cấu trúc của khóa luận tốt nghiệp.................................................................................... 7 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG .................................................................................................................1 1.1. Một số khái niệm liên quan ............................................................................................ 9 1.1.1 Khái niệm văn phòng ............................................................................................................. 9 1.1.2 Khái niệm công tác............................................................................................................... 10 1.1.3 Khái niệm tham mưu ............................................................................................................. 11 1.1.4 Khái niệm tổng hợp .............................................................................................................. 12 1.2. Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng ............................................................ 12 1.2.1 Mối liên hệ giữa công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng ........................................... 12 1.2.2 Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp ............................................................................. 14 1.2.3 Nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng ..................................................................... 15 1.2.4 Quy trình tham mưu, tổng hợp của văn phòng ..................................................................... 20 1.2.5 Yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mưu, tổng hợp ................................................ 23 1.2.5.1 Yêu cầu .......................................................................................................................... 23 1.2.5.2 Nguyên tắc..................................................................................................................... 24 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng ................. 25 1.3.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng ............................................................................................. 25 1.3.2 Quy chế hoạt động của văn phòng ....................................................................................... 25 1.3.3 Nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng ................................................. 26 1.3.4 Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tham mưu, tổng hợp ................................... 27 Tiểu kết Chương 1................................................................................................................ 27 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS ............28 2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Công nghệ Savis.......................................................... 28 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của SAVIS ........................................................................ 28 2.1.2 Cơ cấu tổ chức ...................................................................................................................... 29 2.1.3 Khái quát về Phòng Hành chính Nhân sự ........................................................................... 30 2.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng HCNS Công ty Cổ phần Công nghệ Savis ............................................................................................................................ 31
2.2.1. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác ....................................................................................................................................................... 31 2.2.2. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự ......................................... 33 2.2.3. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và ban hành nội quy, quy định ................................. 37 2.2.4. Tham mưu trong công tác truyền thông nội bộ ................................................................... 39 2.2.5 Tham mưu, tổng hợp trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ.............................................. 40 2.2.6 Tham mưu, tổng hợp trong hành chính ................................................................................ 42 2.2.7. Tham mưu, tổng hợp trong công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng .................................. 46 2.3 Đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS ........................................ 47 2.3.1 Ưu điểm ................................................................................................................................ 47 2.3.2 Hạn chế................................................................................................................................. 51 2.3.3 Nguyên nhân ........................................................................................................................ 53 Tiểu kết Chương 2................................................................................................................ 56 Chương 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS ...............................................................................57 3.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hợp ......................... 57 3.2 Hoàn thiện quy định về công tác tham mưu, tổng hợp ................................................ 59 3.3 Xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp, sáng tạo ...................................................................................................... 61 3.4 Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp ............................................. 65 3.5 Hiện đại hóa văn phòng ................................................................................................ 65 3.5.1 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị ..................................................................................... 65 3.5.2 Ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng............................................................................ 66 3.5.3 Tăng cường ứng dụng ISO 9001:2015 vào công tác tham mưu, tổng hợp........................... 68 Tiểu kết Chương 3................................................................................................................ 68 KẾT LUẬN ..................................................................................................................69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... DANH MỤC PHỤ LỤC ..................................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong mỗi CQ, DN, văn phòng là bộ phận không thể thiếu. Bởi tầm quan trọng của văn phòng không chỉ dừng lại ở việc thực hiện các công việc hành chính hàng ngày mà còn là trung tâm liên lạc và bộ máy tham mưu đắc lực cho lãnh đạo. Thông qua chức năng, nhiệm vụ của mình, trong đó có công tác “tham mưu, tổng hợp”, văn phòng góp phần đảm bảo sự vận hành trơn tru, ổn định cho cơ quan, doanh nghiệp. Tham mưu, tổng hợp là một công tác có sự liên quan mật thiết và chặt chẽ với nhau. Công tác này có vai trò quan trọng trong việc đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương án, giải pháp có tính tổng thể, khả thi nhằm hỗ trợ cho lãnh đạo trong điều hành và quản lý công việc. Với phạm vi và lĩnh vực tham mưu rộng, đây là sự khác biệt giữa chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng với chức năng tham mưu chuyên môn của các phòng ban khác. Có thể thấy “tham mưu, tổng hợp” là thuật ngữ và nhiệm vụ rất phổ biến trong hoạt động của văn phòng các cơ quan Nhà nước, Đảng. Đối với doanh nghiệp, đây là một thuật ngữ không quá xa lạ, nhưng thực tế lại có rất ít doanh nghiệp hiểu đúng, đủ bản chất và tầm quan trọng của “tham mưu, tổng hợp”. Đặc biệt, trong thời kỳ hiện nay, khi Việt Nam tăng cường hội nhập quốc tế đã mở ra nhiều cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng đối diện với nhiều thách thức như môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt cộng với những sự thay đổi nhanh chóng về xu hướng, công nghệ và biến động trong xã hội. Do đó, tham mưu, tổng hợp có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết trong việc nắm bắt tình hình và giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định, điều chỉnh chính xác, nhanh chóng giúp doanh nghiệp ổn định và phát triển bền vững. Đây cũng được xem là một chức năng quan trong nhằm khẳng định vai trò của văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Công nghệ Savis là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, có quy mô lớn, đã và đang ngày càng phát triển, khẳng định vị thế của bản thân. Thông qua công tác tham mưu tổng hợp, Văn phòng đã giúp Ban Lãnh đạo của công ty nắm bắt tình hình thực tế, đưa ra được các quyết định kịp thời nhằm góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. Tuy nhiên, trước sự thay 1
đổi nhanh chóng của xã hội và công nghệ, công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis còn một số hạn chế cần có giải pháp khắc phục kịp thời. Từ những lý do trên, tác giả đã lựa chọn “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Với hy vọng có thể góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn về công tác tham mưu, tổng hợp nói chung và Công ty Cổ phần Công nghệ Savis nói riêng. Dựa trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác này tại SAVIS. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ * Mục tiêu: Khóa luận hướng tới một số mục tiêu cơ bản sau: Thứ nhất, khái quát cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng; Thứ hai, nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ Savis; Thứ ba, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ Savis. *Nhiệm vụ: Để đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, khóa luận tập trung các nhiệm vụ chính sau: - Thu thập thông tin về tình hình nghiên cứu vấn đề; - Khái quát lý luận chung về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng; - Khái quát chung về Công ty Cổ phần Công nghệ Savis và văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis; - Phân tích, xừ lý thông tin để đưa ra những nhận xét, đánh giá; - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác tham mưu, tổng hợp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội. 2
- Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: “Văn phòng” trong phạm vi khóa luận được tác giả tiếp cận theo nghĩa hẹp tức bộ phận văn phòng. Tại SAVIS, bộ phận Văn phòng có tên gọi là Phòng Hành chính Nhân sự (HCNS). Mặc dù khác về tên gọi, nhưng bản chất, chức năng, nhiệm vụ không có quá nhiều sự khác biệt. Do đó, tác giả sẽ giới hạn phạm vi và tập trung nghiên cứu, khảo sát đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng HCNS của Công ty Cổ phần Công nghệ Savis. + Phạm vi nghiên cứu về nội dung: công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis có nhiều nội dung. Trong đó, tác giả tập trung nghiên cứu những nội dung chính sau: Thứ nhất, tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác. Thứ hai, tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự. Thứ ba, tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và ban hành nội quy, quy định. Thứ tư, tham mưu, tổng hợp trong công tác truyền thông nội bộ. Thứ năm, tham mưu, tổng hợp trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Thứ sáu, tham mưu, tổng hợp trong lĩnh vực hành chính. Thứ bảy, tham mưu, tổng hợp trong công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng. + Thời gian: Từ tháng 01/2021 đến tháng 03/2024 4. Tổng quan tình hình nghiên cứu Công tác tham mưu, tổng hợp là một hoạt động quan trọng, vì vậy đây là chủ đề được nhiều nhà nghiên cứu, tác giả lựa chọn: 4.1 Nghiên cứu về lý luận tham mưu, tổng hợp Lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp đã được một số tác giả nghiên cứu trong một số công trình: - Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyên Ngọc Điệp, ThS. Trần Phương Hiền (2012). Giáo trình đã đưa ra cơ sở lý luận về quản trị văn phòng, trong đó có công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng. - Giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Văn Tất Thu (2020). Trong giáo trình, tác giả đã đưa ra hệ thống cơ sở lý luận về văn phòng, quản trị văn phòng. Công tác tham mưu, tổng hợp cũng được tác giả tập trung nghiên cứu, phân tích và khẳng định tầm quan trọng. 3
- Giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của tác giả PGS.TS Vũ Thị Phụng, TS. Cam Anh Tuấn, TS. Nguyễn Hồng Duy, TS. Nguyễn Thị Kim Bình, TS. Phạm Thị Diệu Linh (2021). Từ việc nghiên cứu, tổng hợp các quan điểm trước đây, các tác giả của giáo trình đã xây dựng hệ thống cơ sở lý luận về văn phòng, quản trị văn phòng. Trong đó, tại Chương 7, tác giả đã tập trung nghiên cứu về việc “Tổ chức thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp”. - Tài liệu bồi dưỡng đối với lãnh đạo, quản lý cấp Phòng và tương đương của Học viện Hành chính Quốc gia (2022). Tài liệu này đã cung cấp hệ thống lý luận cho kỹ năng tham mưu và các giải pháp nhằm nâng cao kỹ năng tham mưu cho lãnh đạo, quản lý cấp Phòng. Tại các công trình nghiên cứu này, các tác giả đã đưa ra nhiều cách tiếp cận, quan điểm nhằm làm rõ một số nội dung quan trọng liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp như: khái niệm và nội dung tham mưu, tổng hợp; mối liên hệ giữa tham mưu và tổng hợp; vị trí và vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp; … Những nội dung nghiên cứu này đóng vai trò nền tảng cho việc tổng hợp hệ thống lý luận chung về công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng. Từ đó, làm cơ sở để có thể tiến hành đánh giá, so sánh lý luận với thực tiễn của công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp. 4.2 Nghiên cứu về thực tiễn tham mưu, tổng hợp Thực tiễn về công tác tham mưu, tổng hợp đã được một số tác giả nghiên cứu trong một số công trình: - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ: “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính” của tác giả Nguyễn Mạnh Cường chủ nhiệm (2020). Đề tài của tác giả đã làm rõ cơ sở khoa học của việc tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính; tìm hiểu và đánh giá thực trạng, dựa trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa. - Luận văn Thạc sĩ “Công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyên Hưng Hà, tỉnh Thái Bình” của tác giả Nguyễn Thị Kim Anh (2020). Căn cứ vào vào nghiên cứu, đánh giá về công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình, tác 4
giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tham mưu tổng hợp của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình. - Luận văn Thạc sĩ “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Thành ủy Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương – khảo sát, đánh giá và kiến nghị” của tác giả Trần Thị Thúy Hằng (2022). Trong luận văn này, tác giả đã hệ thống cơ sở lý luận, phương pháp tiếp cận về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng; tìm hiểu và phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Thành ủy Thủ Dầu Một. - Khóa luận tốt nghiệp: + Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX)” của tác giả Đỗ Quyết Định (2018). Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận của công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng. Tiếp đến căn cứ vào thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS tại TAMAX để đưa ra đánh giá, tìm hiểu nguyên nhân hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác này tại Phòng HCNS của TAMAX. + “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế” của tác giả Nguyễn Trọng Tâm (2020). Khóa luận đã đi sâu vào nghiên cứu và đưa ra cơ sở lý luận chung cho công tác tham mưu, tổng hợp. Dựa vào cơ sở lý luận để tìm hiểu, so sánh, đánh giá thực tiễn tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y Tế. Với thực trạng còn nhiều vấn đề hạn chế, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục. + “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM)” của tác giả Vũ Thu Hằng (2022). Tại đề tài nghiên cứu của mình, tác giả đã khái quát được cơ sở lý luận của công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng và tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác này tại Văn phòng của INTRACOM. Dựa trên nền tảng lý luận và thực trạng, tác giả đã đóng góp một số kiến nghị với hy vọng giúp công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng INTRACOM sẽ được hoàn thiện, chất lượng hơn. + “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công thương” của tác giả Hoàng Lan Hương (2022). Khóa luận đã tổng hợp được cơ sở lý 5
luận về công tác tham mưu, tổng hợp; khảo sát, đánh giá thực trạng công tác này tại Cục Xuất nhập khẩu; đồng thời đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công Thương. Có thể thấy, tham mưu tổng hợp là chủ đề đã được nhiều tác giả lựa chọn để nghiên cứu khoa học và khóa luận tốt nghiệp. Các công trình đã làm phong phú, đa dạng và bổ sung cơ sở lý luận về công tác văn phòng nói chung, công tác tham mưu tổng hợp nói riêng. Đây là điều kiện thuận lợi giúp tác giả có thể tìm hiểu kiến thức và là nguồn tài liệu tham khảo về cơ sở lý luận cho đề tài. Đề tài khóa luận “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis” tính đến thời điểm hiện tại chưa có công trình nghiên cứu hay khóa luận nào đã công bố trùng lặp với đề tài mà tác giả chọn nghiên cứu. Do đó, khóa luận của tác giả là sự kế thừa về những kết quả đạt được của các đề tài trước. Bên cạnh đó, tác giả sẽ phát huy những điểm mới, phù hợp với thực tiễn để đưa ra những giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại hơn. 5. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã sử dụng một số phương pháp như sau: - Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin: tác giả tiến hành thu thập các tài liệu, tư liệu, văn bản có liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp. Từ đó, chọn lọc ra những thông tin có tính khoa học, tham khảo được để đưa vào đề tài. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm hiểu, phân tích, so sánh, tổng hợp và hệ thống hóa lý thuyết về công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng. - Phương pháp quan sát trực tiếp: tác giả tận dụng thời gian được thực tập tại Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty Cổ phần Công nghệ Savis để tìm hiểu thực trạng công tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng. - Phương pháp so sánh, đối chiếu: từ cơ sở nghiên cứu tài liệu, tổng hợp cơ sở lý luận và quan sát thực tiễn để so sánh giữa lý luận với thực tiễn công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế và phỏng vấn chuyên sâu: tác giả kết hợp với phương pháp quan sát trực tiếp để có số liệu nghiên cứu, đồng thời kết hợp giữa điều tra bằng bảng hỏi Google Form và phỏng vấn chuyên sâu nhân sự của Phòng HCNS. 6
- Phương pháp phân tích – tổng hợp: tổng hợp, phân tích các kết quả thu được từ việc nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế từ đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân hạn chế. Dựa trên cơ sở đó, tác giả đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự, Công ty Cổ phần Công nghệ Savis. 6. Đóng góp của đề tài - Về mặt lý luận: Khóa luận bổ sung thêm cho hệ thống cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng dựa trên cơ sở phân tích và nêu những ví dụ thực tiễn. - Vệ mặt thực tiễn: Khóa luận đã phản ánh được thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis; dựa trên các số liệu đưa ra để nhận xét về ưu điểm, những mặt hạn chế và nguyên nhân. Từ đó, đề xuất hệ thống giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này. Đồng thời, Khóa luận có thể trở thành tài liệu tham khảo cho Công ty và là nguồn tham khảo nghiên cứu cho sinh viên Học viện Hành chính Quốc gia nói riêng và các Trường đại học khác nói chung. 7. Cấu trúc của khóa luận tốt nghiệp Cấu trúc của đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung của đề tài gồm 3 Chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Trong Chương 1, tác giả đã khái quát chung về lý luận công tác tham mưu, tổng hợp thông qua những nội dung sau: Khái niệm văn phòng; Khái niệm về tham mưu, Khái niệm về tổng hợp; Mối liên hệ giữa công tác tham mưu, tổng hợp; Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp; Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng; Quy trình tham mưu, tổng hợp của văn phòng; Các yêu cầu, nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp; Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng. Đây là nền tảng lý luận chung để tác giả tiến hành nghiên cứu Chương 2 và Chương 3. Chương 2: Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự, Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS Tại Chương 2, tác giả đã giới thiệu khái quát về SAVIS và Phòng HCNS tại Công ty. Từ quan sát thực tiễn và thông qua kết quả khảo sát một số nội dung, tác giả đã đưa ra đánh giá về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân hạn chế của công tác này. Đây là cơ sở nền tảng để tác giả tiến hành đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng HCNS của SAVIS trong chương 3. 7
Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự, Công nghệ Cổ phần Công nghệ SAVIS Trên cơ sở so sánh lý luận với thực tiễn công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng HCNS, SAVIS. Tại Chương 3, tác giả đã đưa ra hệ thống giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS gồm: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hơp; Xây dựng quy định cho công tác này; Xây dựng đội ngũ nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp; đồng thời tiến hành hiện đại hóa văn phòng. Những giải pháp được tác giả đưa ra mang tính gợi ý, gợi mở với hy vọng có thể trở thành cơ sở để Phòng HCNS của SAVIS nghiên cứu, áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp. 8
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng Ở bất kỳ CQ, DN nào cũng cần một bộ phận phụ trách về công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Bộ phận này không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ hoạt động điều hành của BLĐ, mà còn đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý nhằm đảm bảo cho CQ, DN được vận hành ổn định và hiệu quả. Văn phòng là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong giới nghiên cứu và trong thực tiễn quản lý. Do đó, khái niệm văn phòng ngày càng được mở rộng và thay đổi theo thời gian. Trên thực tế, hiện nay “văn phòng” có rất nhiều cách hiểu khác nhau xuất phát từ góc độ tiếp cận khác nhau của các nhà nghiên cứu: + Theo nghĩa rộng, Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý. Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Nếu tiếp cận văn phòng theo nghĩa rộng, văn phòng lúc này sẽ tồn tại dưới dạng bộ máy văn phòng, bộ máy này được cấu thành từ các đơn vị, bộ phận khác trong CQ, DN. Ví dụ: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, … [16, tr15] + Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, doanh nghiệp có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; đồng thời giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính [3, tr141]. Đây là cách tiếp cận về văn phòng phổ biến tại Việt Nam. Tùy theo quy mô, cách thức hoạt động của từng CQ, DN, khi đó văn phòng sẽ có tên gọi khác nhau như Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng HCNS, Phòng Hành chính – Tổng hợp, … PGS.TS Văn Tất Thu đã từng nhận xét “Trên thực tế, văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau”. Đồng thời, căn cứ vào quy mô, tính chất, yêu cầu của Lãnh đạo mỗi CQ, DN, văn phòng sẽ có cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Do đó, rất khó để đưa ra một khái niệm thống nhất cho “văn phòng”. 9
Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận này, tác giả sẽ tiếp “văn phòng” theo nghĩa hẹp - một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của DN. Tại đây, văn phòng không chỉ đơn giản là nơi giải quyết các công việc giấy tờ đơn thuần, mà còn mang lại nhiều giá trị, vai trò, chức năng khác cho DN như: tham mưu, tổng hợp trong xây dựng kế hoạch, chương trình công tác; tham mưu và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định, nội quy trong DN; xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, văn thư lưu, trữ; thực hiện các chức năng hậu cần; tổ chức đối nội – đối ngoại nhằm xây dựng hình ảnh, uy tín và phát triển thương hiệu của DN; … So với văn phòng tại các CQ hành chính Nhà nước, Đảng và các đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi tắt là văn phòng CQ), văn phòng DN có sự khác biệt nhất định. Do tính kiêm nhiệm của văn phòng DN cao hơn nên nội dung tham mưu của văn phòng có thể được mở rộng như chức năng tham mưu về nhân sự, tài chính kế toán, ... nếu trong cơ cấu tổ chức của văn phòng có sự hiện diện của các phòng ban này. Thông qua việc thực thi các nhiệm vụ của mình, văn phòng góp phần quan trọng trong việc trợ giúp điều hành, đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo nói riêng và DN nói chung được thực hiện thống nhất, khoa học, ổn định và phát triển. 1.1.2 Khái niệm công tác Trước khi tìm hiểu sâu về công tác tham mưu, tổng hợp, điều cần thiết là phải làm rõ khái niệm “công tác”. Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Ngọc Thái, Quốc Khánh đã đưa ra cách hiểu về “công tác” theo nghĩa cơ bản như sau: “Công tác là công việc của Nhà nước hoặc đoàn thể; Công tác là làm việc của Nhà nước, của đoàn thể; Công tác là làm việc tại một nơi khác, xa nơi làm việc thường này, trong một khoảng thời gian nhất định.” [23, tr96]. Theo cách hiểu trên, “công tác” được nhìn nhận là các hoạt động, công việc chủ yếu liên quan đến CQ Nhà nước hay các đoàn thể chính trị, xã hội. Ví dụ như: công tác tiếp công dân của Ủy ban nhân dân các cấp; công tác văn thư của Văn phòng Chính phủ. Trong phạm vi khóa luận này, để phù hợp với đối tượng nghiên cứu tại DN, tác giả sẽ tiếp cận “công tác” dưới góc độ động từ, có nghĩa là hoạt động, công việc được tổ chức thực hiện có hệ thống và khoa học nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. 10
1.1.3 Khái niệm tham mưu Lãnh đạo là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi người đứng đầu phải có năng lực, phẩm chất toàn diện. Tuy nhiên, với khối lượng công việc lớn và phải điều hành bao quát nhiều lĩnh vực. Do đó, người lãnh đạo luôn cần có sự hỗ trợ đắc lực từ đội ngũ tham mưu. Họ thường được ví như bộ não thứ hai, cánh tay phải đắc lực giúp lãnh đạo hoàn thành được tốt vai trò của mình. Trong lịch sử, người làm tham mưu thường được biết đến với tư cách là cách quân sư, mưu sĩ, họ là những nhân vật chủ chốt đứng sau các vị vua, thủ lĩnh để chịu trách nhiệm đưa ra những chiến lược và kế hoạch quân sự trong các trận chiến. Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội, “tham mưu” dần được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, chuyên môn khác nhau. Hoạt động này trở thành một nhiệm vụ chuyên nghiệp, là quá trình kết hợp giữa sự hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực cộng thêm với khả năng phân tích, dự đoán một cách có cơ sở, khoa học nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các nhà lãnh đạo trong việc ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định. Hiện nay, thuật ngữ “tham mưu” trong Tiếng Việt cũng được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau: Trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng, tác giả Nguyễn Thành Độ đưa ra quan điểm: “Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu”. [6, tr9] Tác giả Văn Tất Thu đã nêu rõ nhận định của bản thân về thuật ngữ này như sau: “Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất các ý tưởng, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu với thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đề ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan, đơn vị để đạt kết quả cao nhất”. [22, tr90] Như vậy, tham mưu được tiếp cận với nhiều cách hiểu phụ thuộc vào từng góc nhìn của mỗi nhà nghiên cứu. Tuy nhiên, về bản chất họ đều thống nhất đây là quá trình cá nhân hay tổ chức tham vấn, đề xuất ý kiến cho các nhà lãnh đạo về cách tiếp cận, giải quyết, tức là giúp lãnh đạo vạch ra những phương hướng, kế hoạch để giải quyết tốt một vấn đề, hay công việc chuyên môn nào đó. Trong phạm vi khóa luận này, tác giả tiếp cận tham mưu với ý nghĩa là một hoạt động trong lĩnh vực quản trị. Vì vậy, có thể đưa ra một cách hiểu đầy đủ về tham mưu như sau: Tham mưu là việc cá nhân hoặc tổ chức tham gia hiến kế, đề xuất các ý chiến lược, ý tưởng, sáng kiến, kế hoạch, chương trình hoạt động của tổ chức và kèm theo 11
những phương án, giải pháp tối ưu để thực hiện cho cấp trên. Đồng thời, tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch tham mưu khi được cấp trên đồng ý. 1.1.4 Khái niệm tổng hợp Tổng hợp là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong cuộc sống và ở từng lĩnh vực, “tổng hợp” sẽ có những định nghĩa cụ thể khác nhau nhằm phù hợp với hướng tiếp cận của lĩnh vực đó. Về mặt lý luận chung “tổng hợp” có thể hiểu theo những cách sau: Tác giả Văn Tất Thu cho rằng: “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể. Hiểu một cách đơn giản, tổng hợp là tập hợp các cái riêng lẻ thành cái chung, như tổng hợp các ý kiến thảo luận tại hội nghị, cuộc họp; tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị; tổng hợp thông tin, số liệu…” [21, tr125] Hiểu theo nghĩa đơn giản nhất, “tổng hợp” là quá trình tập hợp các yếu tố, thành phần riêng lẻ có mối liên hệ nhất định lại với nhau để tạo thành cái chung. Quá trình này không chỉ đơn giản là tập hợp hay cộng dồn các thành phần lại với nhau mà đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy logic và khả năng kết nối các ý tưởng trong khi tổng hợp để tạo ra những chỉnh thể, sản phẩm, ý tưởng mới có giá trị hơn. Trong Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) do PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên đã đưa ra cách hiểu về thuật ngữ tổng hợp: “Là quá trình sử dụng các phương pháp khoa học để xâu chuỗi, liên kết các mặt phản ánh của một vấn đề, hiện tượng, sự kiện, hoạt động và đưa ra kết luận, nhận xét hay đánh giá nhằm có cái nhìn tổng thể, toàn diện và có được đầy đủ thông tin cần thiết về vấn đề, hiện tượng, sự kiện, hoạt động đó” [14, tr295]. Đây cũng là khái niệm về tổng hợp mà tác giả sẽ sử dụng trong đề tài khóa luận này. 1.2. Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng 1.2.1 Mối liên hệ giữa công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công tác tham mưu của văn phòng không chỉ dừng lại ở việc văn phòng tham gia hiến kế, đề xuất các ý tưởng, giải pháp liên quan đến các vấn đề thuộc chuyên môn, mà còn có trách nhiệm tham mưu tổng hợp về tình hình hoạt động của toàn CQ, DN nhằm giúp lãnh đạo trong việc xây dựng, ban hành các chương trình, kế hoạch, quyết định đối với hoạt động của CQ, DN. 12