Khóa luận tốt nghiệp: Giải pháp nâng cao quy trình phục vụ tiệc Personal Event và quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center

Chia sẻ: Lộ Lung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:125

Thêm vào BST

Báo xấu

91
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu với mục tiêu tìm hiểu và đóng góp những giải pháp nhằm hoàn thiên chất lượng phục vụ, góp phần vào sự phát triển của trung tâm và mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Giải pháp nâng cao quy trình phục vụ tiệc Personal Event và quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM Khoa Quản trị Du lịch – Nhà hàng – Khách sạn KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUY TRÌNH PHỤC VỤ TIỆC PERSONAL EVENT VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG TẠI GEM CENTER Ngành: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG VÀ DỊCH VỤ ĂN UỐNG Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Duy Anh Kiệt Sinh viên thực hiện: Vương Ái Ngân MSSV: 1311170435 Lớp: 13DNH03 TP. Hồ Chí Minh, 2017
i LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Vương Ái Ngân xin cam đoan các số liệu, thông tin sử dụng trong bài Báo cáo tốt nghiệp này được thu thập từ nguồn thực tế tại Công ty, trên các sách báo khoa học chuyên ngành (có trích dẫn đầy đủ và theo đúng qui định); Nội dung trong báo cáo này do kinh nghiệm của bản thân được rút ra từ quá trình nghiên cứu và thực tế tại Trung tâm tổ chức sự kiện Gem Center KHÔNG SAO CHÉP từ các nguồn tài liệu, báo cáo khác. Nếu sai sót Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm theo qui định của Nhà Trường và Pháp luật. Sinh viên (ký tên, ghi đầy đủ họ tên) ........................................
ii LỜI CẢM ƠN Em chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tiếp cận, cọ sát đến ngành học của mình qua thực tiễn. Giúp em có cơ hội áp dụng những lý thuyết đã học ở thực tế qua chuyến thực tập ở Gem Center. Mặc dù thời gian thực tập không quá dài nhưng cũng đủ để em rút ra được kinh nghiệm quý báu cho bản thân mình. Thực tập là phương pháp tốt nhất để em tiếp cận với thực tế, để em có thể kiểm chứng lại những kiến thức của bản thân. Ngoài ra đây cũng là một cách tốt để em tiếp cận, hiểu rõ hơn về ngành nghề mà em sẽ làm sau này và có một cách nhìn đúng đắn. Em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy/Cô Khoa Quản Trị Du Lịch – Nhà Hàng – Khách Sạn đã truyền đạt lại những kiến thức quý báu, giúp em nắm vững những kiến thức lý thuyết từ đó áp dụng thực tế. Đặc biệt em xin gởi đến Thầy Nguyễn Duy Anh Kiệt, người đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất. Trong quá trình thực tập, có đôi lúc em còn mắc phải những sai lầm thiếu sót trong công việc, nhưng cũng từ những sai lầm đó mà em đã rút ra được bài học kinh nghiệm vô cùng quý báu cho bản thân mình. Em tin những điều mình học hỏi được hôm nay sẽ là hành trang theo em suốt những chặng đường còn lại. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của chi nhánh công ty PQC Convention, đã tạo điều kiện thuân lợi cho em được áp dụng vào thực tế những kiến thức đã học. Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị quản lý, giám sát, các anh chị nhân viên thuộc bộ phận F&B đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
iii CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : ............................................................................................... MSSV : ............................................................................................... Lớp : ............................................................................................... 1. Thời gian thực tập ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... 2. Bộ phận thực tập ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... 4. Nhận xét chung ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... Tp.HCM, ngày ..... tháng ...... năm 20..... Đơn vị thực tập (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) -------------------------------------
iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên sinh viên: ............................................................................................ MSSV: ............................................................................................ Lớp: ............................................................................................ ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Nhận xét chung ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Tp.HCM, ngày ....... tháng ....... năm 20.... Giảng viên hướng dẫn -------------------------------------
v MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG .............................................................................4 1.1. Tổng quan về tổ chức sự kiện ............................................................................4 1.1.1. Khái niệm nền tảng về sự kiện ........................................................................4 1.1.2. Khái niệm về tổ chức sự kiện ..........................................................................4 1.1.3. Mục đích của tổ chức sự kiện .........................................................................5 1.1.4. Các giai đoạn tổ chức sự kiện ........................................................................7 1.1.5. Phân loại và các loại hình sự kiện .................................................................9 1.2. Khái niệm về quy trình phục vụ và công tác chuẩn bị vật dụng trong nhà hàng ............................................................................................................................15 1.2.1. Định nghĩa về quy trình phục vụ trong nhà hàng ........................................15 1.2.2. Khái niệm về chất lượng phục vụ trong nhà hàng .......................................15 1.2.3. Các bước cơ bản của quy trình phục vụ trong nhà hàng.............................16 1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình phục vụ trong nhà hàng ....................19 1.2.5. Các bước chuẩn bị vật dụng cơ bản trong nhà hàng ...................................21 1.3. Khái niệm về tiệc Personal Event ....................................................................22 1.3.1. Định nghĩa sơ lược về tiệc Personal Event ..................................................22 1.3.3. Các bước cơ bản chuẩn bị tiệc Personal Event ...........................................23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ TIỆC PERSONAL EVENT VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG TẠI GEM CENTER .......27 2.1. Giới thiệu tổng quan về Gem Center ..............................................................27 2.1.1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Gem Center .............................27 2.1.3. Mối quan hệ giữa bộ phận phục vụ và các bộ phận khác tại Gem Center..35 2.1.4. Mối quan hệ về nhân sự giữa các sảnh tiệc của bộ phận phục vụ tại Gem Center ......................................................................................................................37 2.1.5. Nhiệm vụ và nhân sự của bộ phận phục vụ tại Gem Center ........................37 2.2. Thực trạng về quy trình phục vụ tiệc Personal Event tại Gem Center ......38 2.2.1. Quy trình phục vụ tiệc Personal Event.........................................................38 2.2.2. Đánh giá thực trạng quy trình phục vụ tiệc Personal Event .......................45
vi PHIẾU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TIỆC TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ GEM CENTER. .........................................................46 2.3. Thực trạng về quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center .......................56 2.3.1. Các vật dụng phục vụ tại Gem Center .........................................................56 2.3.2. Quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center ...............................................60 2.3.3. Quy trình vệ sinh vật dụng tại Gem Center ..................................................65 2.3.4. Đánh giá thực trạng quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center..............67 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUY TRÌNH PHỤC VỤ TIỆC PERSONAL EVENT VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ CÁC VẬT DỤNG TẠI GEM CENTER .........................................................................................................69 3.1. Giải pháp nâng cao quy trình phục vụ tiệc Personal Event .........................69 3.2. Giải pháp nâng cao quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center ..............72 3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ nhân viên của Gem Center.........................................................................................................................74 KẾT LUẬN ...............................................................................................................80 KIẾN NGHỊ ..............................................................................................................81
vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT - F&B: Food and Beverage Service - BEO (Banquet Event Order): Phiếu đặt tiệc. - BF (Banquet Forecast): Danh sách các tiệc được đặt trong tháng. - CL (Casual Labour): Nhân viên thời vụ chuyên phục vụ các loại tiệc. - CLNB: Nhân viên CL nội bộ của Gem Center. - PE: Personal Event. - VTOS (Vietnam Tourism Occupational Skills Standards): Bộ tiêu chuẩn về các kỹ năng nghề Du lịch Việt Nam. - PL: Sảnh Pollux tại Gem Center. - CT: Sảnh Castor tại Gem Center. - RT: Sảnh Rooftop tại Gem Center. - SPSS (Statistical Package for the Social Sciences): Phần mềm máy tính phục vụ công tác phân tích thống kê. - Full: Ca 9 tiếng. - 5hA: Ca 5 tiếng chiều. - 5hM: Ca 5 tiếng sáng.
viii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Vị trí Gem Center Hình 2.2 Bàn tiệc được set up theo tiêu chuẩn Personal Set Menu Hình 2.3 Bàn tiệc được set up theo tiêu chuẩn Personal Alacart Hình 2.4 Form order vật dụng sàn 3 Hình 2.5 Form order vật dụng sàn 6B Hình 2.6 Form order vật dụng Stewarding Hình 3.1 Thông báo việc chấn chỉnh tác phong của nhân viên DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh tại GEM Center từ năm 2014 đến cuối năm 2016. Bảng 2.1 Tiêu chuẩn sử dụng các loại ly trong tiệc Personal Event Bảng 2.2 Banquet Forecast trong ngày DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm (2014-2017) tại GEM Center Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn PQC Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức PQC Convention Sơ đồ 2.4 Vị trí chức vụ của Bộ phận F&B Sơ đồ 2.5 Vị trí đứng bàn Sơ đồ 2.6 Quy trình chuẩn bị vật dụng Sơ đồ 2.7 Quy trình vệ sinh vật dụng
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong cuộc sống tấp nập hiện nay, nhu cầu sống để thăng tiến, để làm giàu cho bản thân và khẳng định bản thân càng lúc càng phát triển và phổ biến hơn bao giờ hết. Vì thế, nhu cầu du lịch luôn được sáng tạo và phát triển hơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đối với các quốc gia trên thế giới nói chung và với các cư dân sinh sống trên thế giới nói riêng, nhu cầu du lịch được xem như là một nhu cầu thiết yếu, cần có đối với tất cả mọi người với nhiều mục đích khác nhau nhưng mục đích chính vẫn là khám phá và giải tỏa những căng thẳng mà cuộc sống mang đến cho họ. Việt Nam là quốc gia được các du khách và các hãng dịch vụ nhắm đến nhờ các địa điểm tuyệt đẹp kết hợp với những văn hóa riêng của từng vùng làm cho Việt Nam trở nên phong phú và đa dạng hơn. Song, ngành du lịch phát triển cũng kéo theo đó là sự phát triển của các ngành nhà hàng, các lĩnh vực ăn uống và các loại hình dịch vụ. ` Với châm ngôn: “Khách hàng là thượng đế”. Tính chất câu nói nói chung với tất cả các lĩnh vực kinh doanh, nhưng riêng về lĩnh vực nhà hàng thì đó được xem như là một cái noi để khai sáng ra những sản phẩm hàng hóa lẫn dịch vụ. Con người càng lúc càng khắc khe hơn, quan tâm đến sức khỏe và vẻ ngoài của mình hơn. Nên với sự cần thiết trong các hoạt động tổ chức sự kiện, các lĩnh vực về tiệc cưới hội nghị hiện nay, tôi đã chọn được đề tài phù hợp cho Khóa luận tốt nghiệp là: “Giải pháp nâng cao quy trình phục vụ tiệc Personal Event và quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center”. 2. Tình hình nghiên cứu Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa phát triển, Việt Nam đang từng bước đi lên và dần khẳng định vai trò, vị trí của mình trên trường quốc tế. Cuộc sống của con người dần được nâng cao kéo theo nhiều nhu cầu mong muốn được thỏa mãn. Theo số liệu mới nhất của Tổng cục thống kê, về cơ cấu nền kinh tế năm 2016, khu vực nông lâm thủy sản chiếm tỷ trọng 16,32%, khu vực công nghiệp và xây dựng chiếm 32,72%, thuế sản phẩm trừ trợ cấp sản phẩm chiếm 10,04%, cơ cấu dịch vụ chiếm tỷ trọng cao nhất với 40,92%. Cơ cấu cho thấy tầm quan trọng của ngành dịch vụ trong cơ cấu nền kinh tế hiện nay.
2 Bên cạnh những nhu cầu thiết yếu về ăn, mặc, ở thì nhu cầu được thỏa mãn, được thể hiện của con người cũng ngày càng cao. Những sự kiện lớn, những bữa tiệc sang trọng đã tạo điều kiện cho sự ra đời và phát triển của các nhà hàng tiệc cưới, các trung tâm hội nghị… Vì vậy, để đứng vững trên thị trường này, các doanh nghiệp luôn phải đặt vấn đề “chất lượng quy trình phục vụ” lên hàng đầu. Bởi chất lượng phục vụ mang tính quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp và là phương thức cạnh tranh lành mạnh nhất trong trường dịch vụ. “Chất lượng quy trình phục vụ” tạo nên ấn tượng với khách hàng, là yếu tố quan trọng quyết định khách hàng có quay trở lại hay không. Do đó, hoàn thiện chất lượng quy trình phục vụ là một vấn đề rất cần thiết mà các doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng hay các trung tâm Hội nghị phải luôn phải theo dõi và triển khai hợp lý để mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. 3. Mục đích nghiên cứu Với mong muốn được tìm hiểu và đóng góp những giải pháp nhằm hoàn thiên chất lượng phục vụ, góp phần vào sự phát triển của trung tâm và mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, tôi quyết định chọn đề tài “Giải pháp nâng cao quy trình phục vụ tiệc Personal Event và quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center ». 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Gem Center là một trong những trung tâm hội nghị sang trọng và quyến rũ bậc nhất thành phố Hồ Chí Minh. Tọa lạc tại trung tâm thành phố, với lối thiết kế độc đáo, ấn tượng cùng phong cách tổ chức chuyên nghiệp, qua nhiều năm hoạt động kinh doanh, Gem Center đã gặt hái được rất nhiều thành công , kinh nghiệm song cũng còn không ít những khó khăn ngầm tồn tại, gây cản trở sự phát triển, đáng chú ý nhất là chất lượng quy trình phục vụ tiệc Personal Event tại bộ phận F&B.
3 5. Phương pháp nghiên cứu Thông qua quá trình thực tập thực tế kết hợp với khảo sát cũng như nghiên cứu, đánh giá quy trình phục vụ tiệc Personal Event tại trung tâm hội nghị Gem Center bằng phần mềm SPSS, thấy được thực trạng về chất lượng phục vụ bàn tại bộ phận nhà hàng của trung tâm. Phân tích, đánh giá những mặt tích cực cũng như hạn chế trong quy trình phục vụ khách, những thực tế, trải nghiệm mà bản thân gặp phải trong quá trình thực tập và làm việc tại Gem Center. Đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện chất lượng phục vụ tiệc tại trung tâm hội nghị Gem Center. 6. Dự kiến kết quả nghiên cứu Chất lượng kết quả đạt được về quy trình phục vụ tiệc Personal Event sẽ ngày một hoàn thiện hơn, giảm thiểu những sai sót không đáng có và đưa Trung tâm tổ chức sự kiện Gem Center ngày càng phát triển hơn với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và quy trình phục vụ tốt nhất.
4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG 1.1. Tổng quan về tổ chức sự kiện 1.1.1. Khái niệm nền tảng về sự kiện Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện. Theo từ điển Tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện. Tóm lại, Sự kiện (Event) là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong khoảng thời gian nhất định, tại một không gian nhất định, tập trung ý tưởng, nguồn lực nhằm truyền đạt một thông điệp xác định, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm chú ý đến đối tượng tham gia xác định. 1.1.2. Khái niệm về tổ chức sự kiện Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện. Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra. Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện… Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố
5 ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. 1.1.3. Mục đích của tổ chức sự kiện Xác định mục đích của sự kiện rất quan trọng, vì qua việc này, chúng ta có thể định hướng được các công việc cần chuẩn bị và hoàn thành để mang lại hiệu quả cho sự kiện, tránh được việc lãng phí thời gian và tiền bạc. Nếu không xác định được mục tiêu rõ ràng, các công việc dễ bị chồng chéo, gây mất thời gian và sau khi sự kiện diễn ra thì kết quả mang lại không được như mong đợi của khách hàng. Việc xác định mục tiêu của sự kiện cần lưu ý đến nhiều yếu tố được nêu dưới đây, và quan trọng nhất là phải tìm được tiếng nói chung giữa đơn vị tổ chức (agency) và khách hàng (client), có như vậy mới có thể mang đến sự thành công của đơn vị tổ chức sự kiện và thỏa mãn yêu cầu từ phía khách hàng. Các yếu tố xếp theo thứ tự quan trọng thấp dần. - Yếu tố 1: Đặt ra mục tiêu cần đạt được Khác với mục đích chính là lý do để tổ chức sự kiện, mục tiêu là việc đề ra và mong muốn gặt hái sau khi sự kiện diễn ra (như gặp gỡ đối tác, tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, thúc đẩy doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ, hay đơn giản là tăng sự đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp, vinh danh cá nhân, tổ chức để khuyến khích nhân viên phấn đấu tốt hơn trong năm tới,....) - Yếu tố 2: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Sự kiện dù quy mô tầm cỡ hay ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.
6 - Yếu tố 3: Có kế hoạch rõ ràng Nếu chúng ta cứ ra sức dự tính, đặt ra những tiêu chí mà không có kế hoạch thực hiện cụ thể thì mọi việc sẽ không được hiện thực hóa mà cứ mãi là sự tính toán không có căn cứ. Thông thường, chúng ta có một bản proposal để trình bày cho khách hàng những việc sẽ làm trước, trong và sau sự kiện, cùng với lịch trình, thời gian rõ ràng, các công việc được cụ thể hóa và phân công hợp lý, qua đó, khách hàng có thể hình dung rõ hơn diễn biến sự kiện sẽ diễn ra và những việc họ cần hỗ trợ còn phía đơn vị tổ chức cũng thông qua đó, ước chừng được khối lượng công việc cần phải thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp. Ngoài ra, trong kế hoạch cũng phải xác định các yếu tố như thời gian, địa điểm, số lượng tham gia,...và làm rõ tầm quan trọng của chúng như tại sao phải tổ chức ở khách sạn 5 sao chứ không phải là 3 sao, vì sao là ngày chủ nhật, không phải ngày trong tuần,... - Yếu tố 4: Dự tính ngân sách Chúng ta phải xác định được ngân sách cần để phục vụ cho sự kiện nhằm xem xét tính hợp lý khi tổ chức sự kiện đó, ví dụ như, với ngân sách bỏ ra chừng đó, đạt được mục tiêu như vậy thì có hiệu quả hơn là sử dụng một hình thức khác hay không? Để xác định ngân sách cho sự kiện, phải tính đến nhiều đầu chi phí như: chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Muốn làm việc này hiệu quả, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Đối với các chi phí không thuộc sở trường của bạn như PR, marketing, nên thuê một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những hoạt động đó. Từ các yếu tố trên, các bạn có thể tham khảo thêm ý kiến từ khách hàng để xác định được mục đích cho sự kiện của mình, ví dụ như khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm cho toàn thể nhân viên nhằm tăng sự đoàn kết nội bộ, mục đích là để nhân viên thấy được sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo đến đời sống của họ và hướng đến một nội bộ trong sạch, vững mạnh hơn, từ đó đưa doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Hoặc sự kiện tri ân đối tác nhưng mục đích phải được làm rõ là cho đối tác thấy được tiềm lực vững mạnh, từ đó đầu tư nhiều hơn hoặc có những hoạt động hợp tác hiệu quả hơn.
7 Một khi đã xác định được mục tiêu sự kiện, ta có thể bám sát và thực hiện hiệu quả, có khoa học hơn là làm việc lan man, thiếu định hướng. 1.1.4. Các giai đoạn tổ chức sự kiện Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing. Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định: Giai đoạn 1: Requirements study (Thấu hiểu yêu cầu khách hàng) Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau: a. Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …) b. Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì? c. Khách tham dự là những ai? d. Có bao nhiêu khách sẽ tham dự? e. Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra? f. Ngân sách là bao nhiêu? g. Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì? Giai đoạn 2: Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng) Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông
8 thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Giai đoạn 3: Event design (thiết kế sự kiện) Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm: Địa điểm tổ chức. Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình. Chủ đề (theme/concept) của chương trình. Thiết kế hình ảnh cho chương trình. Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao. Giai đoạn 4: Planning (Lên kế hoạch tổ chức) Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như: - Ngân sách. - Nguồn nhân lực thực hiện. - Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị. - Vận chuyển như thế nào. - Phân tích rủi ro có thể xảy ra. Giai đoạn 5: Execution (Tiến hành thực hiện) Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra. Giai đoạn 6: Set up (Dàn dựng chuẩn bị) Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
9 Giai đoạn 7: Finish (Kết thúc sự kiện) Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. 1.1.5. Phân loại và các loại hình sự kiện Với cách tiếp cận, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… có thể thấy sự kiện rất đa dạng phong phú về hình thức cũng như nội dung của nó. Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng như trong thực tế hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những nhóm khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất định được gọi là một loại hình sự kiện. Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm: - Quy mô, lãnh thổ - Thời gian - Hình thức và mục đích sự kiện 1.1.5.1 Theo quy mô, lãnh thổ Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì có những sự kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được) - Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài,
10 nội dung hoạt động đa dạng, phong phú. Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp… - Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc họp lớp cuối năm… Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ đưa ra những gợi ý mang tính chất tương đối như trên. Với cách tiếp cận này còn có thể đưa ra một mức độ trung gian giữa sự kiện lớn và sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa (trung bình). Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…), sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…) 1.1.5.2. Theo thời gian Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ. - Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày. - Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên - diễn ra vào các năm thường vào những thời điểm nhất định như (Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm, các lễ hội thường niên…); Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…) 1.1.5.3. Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau: - Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. + Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
11 + Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty… + Sự kiện gây quỹ (Fundraising events) + Triển lãm (Exhibitions) + Hội chợ thương mại (Trade fairs) + Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops) + Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events) + Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events) + Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches) + Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers Conferences, Conventions) + Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông… + Lễ khai trương, khánh thành, động thổ… + Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như. + Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học… + Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc. + Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục - Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: + Lễ hội truyền thống (Traditional festival events) + Cưới hỏi + Ma chay + Mừng thọ + Sinh nhật + Social and cultural events: Event văn hoá xã hội + Giao lưu văn hóa + Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập…