Khóa luận tốt nghiệp Quản trị nhân lực: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:73

Thêm vào BST

Báo xấu

74
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn được nghiên cứu với mục tiêu nhằm nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí nhân sự tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng quản lý, phục vụ có hiệu quả cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê các hoạt động liên quan đến nhân sự của Trường.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị nhân lực: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG TIN HỌC XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Người hướng dẫn : THS. DƯƠNG MẠNH HÙNG Sinh viên thực hiện : TÔ THẢO NGUYÊN Mã SV : 1405 QTNB044 Khóa : 2014 - 2018 Lớp : ĐH QTNL 14B HÀ NỘI - 2018
LỜI CẢM ƠN Để có được đề tài nghiên cứu khóa luận này, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân, tôi còn được tạo điều kiện và nhận sự giúp đỡ của Thầy giáo, Nhà giáo Ưu Tú - Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng, người đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy. Tôi xin cảm ơn các Thầy, Cô giáo đã trực tiếp giảng dạy tôi trong những năm học vừa qua, cùng toàn thể bạn bè, người thân đã nhiệt tình ủng hộ và động viên để tôi có thể thực hiện tốt khóa luận tốt nghiệp này cũng như đủ tự tin làm hành trang cho tôi làm việc sau này. Mặc dù đã rất cố gắng , nhưng do thời gian có hạn, cũng như hạn chế về mặt kiến thức của bản thân nên không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Chính vì vậy, tôi rất mong nhận được sự chỉ dẫn, đánh giá và nhận xét của các Thầy, Cô giáo và những người quan tâm đến đề tài này để giúp cho đề tài được hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn./.
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện, mọi số liệu và thông tin trong đề tài là trung thực. Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2018 SINH VIÊN THỰC HIỆN Tô Thảo Nguyên
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu .............................................................................. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................ 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................... 4 6. Giả thuyết nghiên cứu......................................................................... 4 7. Phương pháp nghiên cứu.................................................................... 5 8. Kết cấu khóa luận................................................................................ 5 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÂN SỰ, VAI TRÒ CỦA CNTT TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.................................................................................................... 6 1.1.Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự. ................................................................................................ 6 1.1.1.Một số khái niệm liên quan đến tin học và thuật ngữ tin học dùng trong phần mềm quản lý nhân sự .......................................................... 6 1.1.2.Khái niệm về quản lý, quản lý nhân sự ........................................ 10 1.1.3.Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý........ 12 1.2.Vai trò CNTT trong quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....................................................................................................... 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ..................................................... 14 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. ............ 14 2.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ........................................................................................................... 15 2.3. Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....................................................................................................... 19 Chương 3. ỨNG DỤNG TIN HỌC XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .......................... 20 3.1. Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....................................................................................................... 20
3.1.1.Phân tích thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....................................................................................... 20 3.1.2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ................................................................................ 44 3.2. Sản phẩm của luận văn................................................................... 57 3.3. Đánh giá tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự. ................... 57 3.4. Đề xuất một số phương hướng hoàn thiện công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.................................................... 58 KẾT LUẬN .................................................................................................... 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 60 PHỤ LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBVC : Cán bộ, viên chức CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở dữ liệu ĐHNVHN : Đại học nội vụ Hà Nội
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời đại ngày nay - thời đại của công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật, cùng với sự phát triển không ngừng của nó thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong mỗi lĩnh vực ngành nghề đang là vấn đề rất quan trọng. Tại Việt Nam tin học đã có mặt tại hầu hết các lĩnh vực từ kinh tế, dịch vụ hay giải trí nói chung và các hệ thống quản lý nói riêng và đặc biệt là quản lý nhân sự… Quản lý nhân sự là vấn đề then chốt của mọi tổ chức, là thiết kế các chính sách và thực hiện các lĩnh vực hoạt động nhằm làm cho con người đóng góp những giá trị hữu hiệu nhất cho tổ chức, bao gồm các lĩnh vực như hoạch định nguồn nhân lực, phân tích thiết kế công việc, đánh giá thành tích, đào tạo và phát triển…Phạm vi của quản lý nhân sự hết sức rộng lớn, tạo ra khối dữ liệu lớn. Tính cấp thiết đặt ra ở đây là chúng ta phải lưu giữ, làm chủ và khai thác được kho dữ liệu này. Sự xuất hiện của tin học đã tạo bước đột phá lớn trong sự phát triển của khoa học công nghệ, nó khẳng định được mình và ngày càng đứng vững vì nó có các ưu thế như: khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn; lưu trữ dữ liệu khoa học, gọn nhẹ, an toàn và thuận lợi; thông tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của con người, tiết kiệm cả về thời gian cũng như chi phí. Trên thực tế trước đây khi tin học chưa phát triển mạnh mẽ thì ở nước ta công việc của những cán bộ quản lý gặp nhiêu khó khăn, nhất là đối với những cán bộ quản lý làm việc trong những cơ quan, công ty lớn với số lượng nhân viên lên đến hàng trăm, hàng nghìn người. Có thể nói việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc mà không mang lại hiệu quả cao. Nếu khi cần bất cứ thông tin gì của một nhân viên nào thì sẽ khó khăn trong việc tìm kiếm và thường sẽ gặp những thiếu sót về thông tin của người đó. 1
Chính vì vậy, là một sinh viên của Khoa quản trị nguồn nhân lực tuy không được học hỏi và đào tạo một cách bài bản về việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự ; nhưng nhận được sự giúp đỡ từ Thầy giáo,Nhà giáo Ưu Tú - Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng cùng sự đồng ý của Khoa quản trị nguồn nhân lực dựa trên Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ tôi đã quyết định chọn đề tài “Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu khóa luận của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý nhân sự tuy nhiên những đề tài này lại chỉ đề cập đến một khía cạnh nhất định trong công tác quản lý, phương pháp tiếp cận khác nhau trong công tác quản lý nhân sự, hay có một số bài nghiên cứu như: - Tác giả VVOB Việt Nam và các Sở GD&DT phối hợp biên soạn năm (2003) Giáo trình “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà trường” quyển giáo trình góp phần nâng cao năng lực cán bộ quản lý trường học. Cuốn tài liệu chú trọng đến những công cụ công nghệ thông tin cụ thể dễ sử dụng và hữu ích trong những khía cạnh nhất định của công tác và được Cục NG&CBQLCSGD thẩm định, xác nhận đáp ứng các yêu cầu có thể sử dụng làm tài liệu bồi dưỡng cán bộ quản lý nhà trường. - Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ” ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau trong giao dịch và tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công… - Tác giả Doãn Thị Hồng Hạnh (2013) viết cuốn “Biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyên môn ở trường mầm 2
non Kim Ngọc” về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động dạy học góp phần thực hiện đổi mới giáo dục nói chung và đổi mới giáo dục mầm non nói riêng. - Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020. Những tài liệu tham khảo của các tác giả trên là những vấn đề liên quan đến quá trình nghiên cứu của tôi; để từ đó tôi tham khảo, kế thừa, nghiên cứu từ những kiến thức quý báu đó. 3. Mục tiêu nghiên cứu Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí nhân sự tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng quản lý, phục vụ có hiệu quả cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê các hoạt động liên quan đến nhân sự của Trường. Hai là: Qua khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân tích, đánh giá công tác quản lý nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí. Ba là: Nghiên cứu xây dựng phần mềm ứng dụng vào công tác quản lí nhân sự tại Trường để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại Trường ĐHNVHN. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự. Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của nhân sự đối với hoạt động của Trường ĐHNVHN. Thứ ba: Từ thực tế tại Trường ĐHNVHN qua quá trình quản lí nhân sự, quá trình ứng dụng tin học trong quản lí nhân sự và hiệu quả đem lại. Thứ tư: Qua thực trạng quản lý nhân sự tại Trường đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. 3
Thứ năm: Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lí nhân sự đưa vào thử nghiệm thực tế tại Trường ĐHNVHN. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Quản lí nhân sự là một lĩnh vực lớn trong công tác quản lí, quản lí nhân sự bao gồm Quản lí con người trong 1 đất nước, quản lí con người trong 1 ngành, quản lí con người trong 1 tình, trong 1 huyện, trong 1 xã, trong 1 cơ quan. Đối với quản lí con người lại càng phức tạp vì nó liên quan đến các lĩnh vực hoạt động khác nhau như kinh tế, văn hóa, chính trị chính vì tính phức tạp và đa dạng như vậy nên trong đề tài này em chỉ tập trung vào đối tượng nghiên cứu Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lí nhân sự ở phạm vi hẹp của 1 cơ quan cụ thể đó là Quản lí nhân sự của Trường Đại học Nội vụ ở thời điểm hiện tại là năm 2018. Được biết Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngoài cơ sở chính ở Hà Nội trường còn có 2 cơ sở đào tạo ở Miền trung (đóng tại Quảng Nam) và cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh, chính vì vậy mà phạm vi nghiên cứu của đề tài này chỉ giới hạn Quản lí nhân sự của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ở khu vực Hà Nội. 6. Giả thuyết nghiên cứu Đề tài đặt giả hai thuyết như sau: Một là : Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự một cách dễ dàng, đạt được hiệu quả cao, tiết kiệm về thời gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ diễn ra thông suốt hiện đại hơn. Hai là: Nếu như bài nghiên cứu được sử dụng khai thác, ứng dụng phục vụ cho quá trình quản lý nó sẽ giúp hoạt động quản lý nhân sự của Trường được hoàn thiện hơn tiết kiệm được thời gian, chi phí và hiệu quả hơn trong công việc 4
7. Phương pháp nghiên cứu Đề tài Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường ĐHNVHN sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau: Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin, sử dụng phương pháp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất phương án dựa trên ý kiến chủ quan. Thứ hai:Phương pháp nghiên cứu tài liệu, từ những tài liệu qua đó xây dựng lí luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn đề. Thứ ba: Phương pháp khảo sát trực tiếp, qua phương pháp này giúp ta có cái nhìn cụ thể về vấn đề quản lí nhân sự tại Trường từ đó đưa ra thực trạng đánh giá được quá trình, khâu quản lí trong công tác này. Thứ tư: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề lý luận từ sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho vấn đề nghiên cứu. 8. Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường ĐHNVHN có cấu trúc như sau: Chương 1: Những vấn đề chung về nhân sự, vai trò của CNTT trong quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội . Chương 3: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 5
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÂN SỰ, VAI TRÒ CỦA CNTT TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1. Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự. 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học và thuật ngữ tin học dùng trong phần mềm quản lý nhân sự Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân. Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng dụng (application software). Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc. Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc, winzar Internet : Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet 6
Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet. Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay. Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người. Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). 7
Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các Trạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: +Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km + Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps và gần 1 Gb. Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet). Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác. Mạng con thường có hai thành phần chính: ➢ Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường trung chuyển (trunk). ➢ Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định ) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói ( pack switching node) hay hệ thống 8
trung chuyển (intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router). Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao, dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định. Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được hiển thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính.Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập HTML Một số thuật ngữ tin học sử dụng trong phần mềm quản lý nhân sự: • Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích bài toán cụ thể. • Bảng ( Table): Dùng để lưu dữ liệu. Gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của một chủ thể. • Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng. • Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin. • Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra. 9
1.1.2. Khái niệm về quản lý, quản lý nhân sự Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng có thể gộp thành 3 dạng chính: - Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất,tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…) - Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi). - Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội: Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…) Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý”và “Quản trị” vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về cơ bản hai từ này đều cơ bản giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “Quản trị” được dùng phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế). Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình quản là sự chăm sóc, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế phát triển. Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý: - Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”.1 1 Thuyết quản lý cổ điển 10
- Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm” [ 9; 29]. - Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác” [ 9; 25]. - Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”[7; 4]. - “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức”[8; 6]. Từ những khái niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Quản lý nhân sự hay quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc khai thác và quản lý tốt nguồn lực này nhằm phục vụ cho sự phát triển của doang nghiệp, tổ chức là vấn đề được các doang nghiệp, tổ chức chú trọng. Nhân sự được định nghĩa bao gồm tất cả các thành viên trong một doanh nghiệp sử dụng các kiến thức, kỹ năng, khả năng, các hành vi ứng xử và các giá trị đạo đức nhằm mục đích thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp. Quản lý nhân sự là công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động, nhân sự của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức,… một cách hợp lý và hiệu quả. 11
1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lí là việc sử dụng CNTT vào hoạt động quản lí của con người quản lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này. Cơ sở pháp lí của ứng dụng công nghệ thông tin như sau: Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội.[1; 1]. Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước. 1.2. Vai trò CNTT trong quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sự xuất hiện của CNTT đã tạo một bước đột phá rất lớn trong sự phát triển của khoa học công nghệ. Việc tin học hóa Tổ chức quản lý nhân sự đã mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công, nó có vai trò đặc biệt quan trọng là công cụ cần thiết phục vụ hiệu quả cho các quy trình quản lí nhân sự như: Tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được lưu trữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng, nhờ đó quản lí được tất cả các thông tin cần thiết của từng CBVC trong nhà Trường. CNTT giúp người quản lý nắm bắt được những thay đổi các vấn đề thể hiện rõ; biết được số CBVC đang làm việc, chuyển đi, về hưu…Ngoài ra còn truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng nhờ vào bản chất minh bạch của nó. Quản lí dữ liệu bằng máy tính sẽ truy tìm nhanh chóng cho việc thống kê, báo cáo, truy xuất nhanh các dữ liệu trang thiết bị cần cho ciệc quản lí, có thể nắm rõ quản lí thông qua CNTT. 12
Khi ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt, tiết kiệm thời gian… tránh những sai lầm thiếu sót trong quản lý thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử. Ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt mục tiêu của việc quản lí. Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chất lượng trong cách thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm soát lãng phí, thất thoát. Ứng dụng tin học trong hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người sử dụng khai thác nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa việc quản lí. 13
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước. Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao Đẳng) Trước đòi hỏi của sự phát triển ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng. Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học) Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ công chức, viên chức cònthiếu hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được 14