Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:74

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ" nhằm tìm hiểu thực trạng về xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ, từ đó phân tích, đánh giá được điểm mạnh, yếu trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng của Bộ. Xây dựng giải pháp, phương án hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ trong những năm tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ Khoá luận tốt nghiệp ngành : Quản trị văn phòng Giảng viên hướng dẫn : Ths. Nguyễn Hữu Danh Sinh viên thực hiện : Lăng Văn Chung Mã số sinh viên : 1805QTVA006 Khoá : 2018 - 2022 Lớp : 1805QTVA HÀ NỘI – 2022 1
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung tư liệu sử dụng trong đề tài: “Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ” đều là kết quả khảo sát, học tập và nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi. Tất cả thông tin số liệu đều chính xác, minh bạch đề tài có sự tham khảo và kế thừa, các nội dung tham khảo được trích dẫn và có chú thích rõ ràng, hoàn toàn không sao chép nếu có bất kì dấu hiệu gian lận nào tôi xin chịu trách nhiệm. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước lời cam đoan trên! Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Sinh viên Lăng Văn Chung 2
LỜI CẢM ƠN Nhận được sự đồng thuận của Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cũng như nhận được sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Hữu Danh tôi đã thực hiện nghiên cứu khoá luận đề tài “Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ”. Để có thể hoàn thành tốt được báo cáo khoá luận tốt nghiệp này, tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu Hội đồng trường, lãnh đạo Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho tôi có thể được thực hiện báo cáo khoá luận tốt nghiệp này, tôi xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể giảng viên trong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy trang bị cho tôi kiến thức và kỹ năng về nghiệp vụ văn phòng. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ tại Văn phòng Bộ Nội vụ tạo điều kiện cho tôi tìm hiểu, khảo sát tại đơn vị, cung cấp các số liệu và tài liệu về văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng trong quá trình nghiên cứu làm khoá luận của mình. Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Ths. Nguyễn Hữu Danh – giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, người thầy đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện và sửa lỗi trong quá trình hoàn thành bài khoá luận. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Sinh viên Lăng Văn Chung 3
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................8 1. Tính cấp thiết của đề tài ...................................................................................8 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................9 3. Tổng quan tình hình nghiên cứu ...................................................................10 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................12 5. Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................13 6. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................13 7. Cấu trúc của đề tài ..........................................................................................14 PHẦN NỘI DUNG ..............................................................................................15 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG ......................................................................................................15 1.1. Một số khái niệm cơ bản .............................................................................15 1.1.1. Khái niệm văn phòng ..................................................................................15 1.1.2. Khái niệm tổ chức .......................................................................................16 1.1.3. Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng ........................................................16 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng .........................................................18 1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng ..............................................18 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng .............................................18 1.3. Vai trò, vị trí của văn phòng .......................................................................20 1.3.1. Vai trò của văn phòng .................................................................................20 1.3.2. Vị trí của văn phòng ...................................................................................21 1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng ......................................................22 1.5. Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng ...................................................23 1.6. Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng ......................................................24 4
1.7. Vai trò và tính cấp thiết hoàn thiện bộ máy văn phòng ...........................26 1.7.1. Vai trò của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng ..........................................26 1.7.2. Tính cấp thiết của công tác hoàn thiện bộ máy văn phòng.........................27 Tiểu kết ................................................................................................................28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ .................................................................................30 2.1. Tổng quan về Bộ Nội Vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ ..................................30 2.1.1. Giới thiệu về Bộ Nội vụ ..............................................................................30 2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Nội vụ.............................................30 2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ .......................................................31 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ .................................................................33 2.1.2. Giới thiệu về văn phòng Bộ Nội vụ ............................................................36 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Nội vụ ....................................36 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Nội vụ ...............................................38 2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ ...........39 2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc tại Văn phòng Bộ Nội vụ ..39 2.2.2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Văn phòng Bộ Nội vụ ....41 2.2.2.1. Phòng Tổng hợp - Thư ký ........................................................................41 2.2.2.2. Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông ......................................42 2.2.2.3. Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính .....................43 2.2.2.4. Phòng Kế toán - Tài vụ ............................................................................44 2.2.2.5. Phòng Hành chính - Quản trị ...................................................................44 2.2.2.6. Phòng Bảo vệ ...........................................................................................45 2.2.2.7. Đội xe .......................................................................................................45 2.2.3. Phân tích các yếu tố trong việc tổ chức bộ máy văn phòng Bộ Nội vụ ......46 5
2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và chức năng nhiệm vụ của văn phòng ..............................................................................................................46 2.2.3.2. Quy mô phạm vi hoạt động của cơ quan .................................................47 2.2.3.3. Các văn bản, quy định hiện hành về tổ chức bộ máy ..............................47 2.2.3.4. Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự văn phòng hiện có .48 2.2.3.5. Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của cơ quan...................................48 2.2.3.6. Tầm kiểm soát của nhà quản trị văn phòng .............................................49 2.3. Đánh giá kết quả thực hiện công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ............................................................................................49 2.3.1. Ưu điểm ......................................................................................................51 2.3.2. Nhược điểm ................................................................................................52 2.3.3. Nguyên nhân ...............................................................................................53 Tiểu kết ................................................................................................................55 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ .............................................................56 3.1. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ...............................................................................................................................56 3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ...............................56 3.1.2. Phương hướng hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ .....................57 3.2. Các giải pháp hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ .....................58 3.2.1. Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức bộ máy văn phòng ....................................................................................................................58 3.2.2. Thiết kế không gian làm việc của văn phòng .............................................59 3.2.3. Sắp xếp bố trí lại đội ngũ Cán bộ - Nhân viên trong các phòng ban ..........60 3.2.4. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lí các phòng ban trong Văn phòng Bộ Nội vụ ...........................................................................................63 6
3.2.5. Hoàn thiện về cơ sở, vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin ................63 Tiểu kết ................................................................................................................65 KẾT LUẬN ..........................................................................................................66 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..........................................................68 PHỤ LỤC.............................................................................................................70 7
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài “Tốt nhất là làm mọi việc một cách có hệ thống, bởi chúng ta chỉ là con người, và sự hỗn loạn là kẻ thù ghê gớm nhất của chúng ta” (Hesiod – Nhà thơ và triết gia Hi Lạp thế kỷ VI TCN) Câu nói nổi tiếng này của Hesiod cho chúng ta thấy tầm quan trọng của hoạt động tổ chức đối công việc và cuộc sống, một khi làm việc một cách hệ thống, có tổ chức sẽ mang lại hiệu quả cao và tránh được những sai lầm không đáng có. “Tổ chức” có thể hiểu theo khía cạnh động từ hoặc đôi khi “Tổ chức” còn là danh từ hoặc trạng từ. “Tổ chức” là danh từ, tổ chức được coi là danh từ khi nó là sự hiện diện rõ ràng trong cuộc sống, nó có thể là một cơ quan, nhà xưởng, bệnh viện, … với những đặc điểm tương ứng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, có cơ cấu bộ máy, cơ sở hạ tầng…vv. Khi thực hiện một mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định và có sự chuẩn bị thì khi đó tổ chức đang ở trong vai trò là động từ. Và nó được thực hiện thông qua (danh từ) trong xã hội hiện nay. Trong vai trò là trạng từ thì “tổ chức” được thể hiện trong thực tiễn như “lối làm việc vô tổ chức” hay “hoạt động của cơ quan này có tổ chức”. Nhưng tất cả các loại tổ chức đều có liên quan tới nhau dù tồn tại ở bất kì trạng thái nào. Bộ máy văn phòng cần được hoàn thiện về chức năng, nhiệm vụ để thực hiện tốt công việc được giao. Mỗi cơ quan cần có cho mình bộ máy văn phòng hoàn thiện để nâng cao khả năng giải quyết công việc một cách linh hoạt, khoa học, chính xác, kịp thời. Bởi vậy nên trong việc hỗ trợ cơ quan thực hiện công việc, nhiệm vụ bộ máy văn phòng có vai trò rất quan trọng. Tuy nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của bộ máy văn phòng nhưng không phải cơ quan, đơn vị nào cũng có thể thực hiện một cách hiệu quả công tác tổ chức bộ máy văn phòng cho cơ quan của mình, bởi đây là hoạt động đòi 8
hỏi phải có một đội ngũ nhà quản trị các cấp trong văn phòng làm việc có chuyên môn và trình độ, khả năng vận dụng các kỹ năng quản trị một cách thực tiễn linh hoạt và khoa học vào công tác tổ chức bộ máy. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề và có thời gian thực tập tại Bộ Nội vụ rút ra được những kiến thức thực tiễn nên tôi đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ”. Làm đề tài nghiên cứu thực hiện khoá luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: Tìm hiểu thực trạng về xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ, từ đó phân tích, đánh giá được điểm mạnh, yếu trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng của Bộ. Xây dựng giải pháp, phương án hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ trong những năm tới. * Nhiệm vụ Tác giả cần phải thực hiện và giải quyết các nhiệm vụ chính sau để đạt được mục đích nghiên cứu: - Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng, chỉ ra tầm quan trọng và tính cấp thiết của công tác hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng. Tìm hiểu đặc điểm cơ bản thực tiễn trong hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ và sự ảnh hưởng đến quá trình thực hiện tổ chức bộ máy văn phòng. - Chỉ ra, phân tích thực trạng về công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ; Từ đó đánh giá được điệm mạnh, điểm yếu của công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ - Đề xuất đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc. 9
3. Tổng quan tình hình nghiên cứu Chủ đề “Hoàn thiện bộ máy văn phòng” là chủ đề có ý nghĩa quan trọng trong văn phòng và có một số đề tài tiêu biểu như sau: * Giáo trình: 1. PSS.TS. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Nội dung giáo trình tập trung và việc tổng hợp kết quả nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng cho đến thời điểm hiện tại, đồng thời cũng chia sẻ một số quan điểm, cách tiếp cận mới về văn phòng và quản trị văn phòng. Giáo trình được thiết kế thành 3 phần với 12 chương: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng: Gồm chương 1 và chương 2 trình bày những vấn đề tổng quan và cơ sở lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng. Phần II: Tổ chức bộ máy và quản trị nhân lực văn phòng gồm chương 3 và 4. Phần III: Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng gồm 8 chương (từ chương 5 đến chương 12) 2. Nguyễn Hữu tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật. Nội dung giáo trình gồm 9 chương cơ bản: Các vấn đề được nghiên cứu trong giáo trình “Quản trị văn phòng” gồm: Các khái niệm về văn phòng và liên quan tới quản trị văn phòng, cơ cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân sự và một số vấn đề khác có liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng. 3. Vũ Đình Quyền (2005), giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê. Giáo trình khái quát về những vấn về hành chính văn phòng, quản trị văn phòng như các nghiệp vụ thư kí, nghiệp vụ thư thập và xử lí thông tin, tổ chức 10
hội nghị, hội thảo, kĩ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư lưu trữ và các vấn đề về đạo đức công sở, văn hoá công sở trong văn phòng. 4. Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, NXB Thống kê. Giáo trình gồm 16 chương chia làm 5 phần. Phần I: Những vấn đề căn bản của quản trị. Phần II: Hoạch định và ra quyết định. Phần III: Tổ chức. Phần IV: Lãnh đạo. Phần V: Kiểm soát. 5. PGS.TS. Phạm Huy Tiến (2013) Tổ chức học đại cương, NXB Hà Nội. Giáo trình nghiên cứu về tổ chức học gồm những cơ sở lý thuyết về tổ chức, khái quát các vấn đề sảy ra trong tổ chức. 6. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. Nội dung của giáo trình gồm 12 chương cơ bản chia làm hai phần: Phần I: Những vấn đề chung về văn phòng và tổ chức văn phòng: từ chương 1 tới chương 3. Phần II: Các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng: từ chương 4 tới chương 12. Giáo trình đã nghiên cứu sâu về các công tác của văn phòng, đồng thời chỉ ra lí luận về quản trị lao động trong doanh nghiệp. Từ những giáo trình nêu trên đã cung cấp lượng kiến thức vô cùng lớn về văn phòng và công tác tổ chức văn phòng, từ đó giúp tác giả có thể tiếp cận vấn đề với cái nhìn tổng quan và có tiền đề để tác gia nghiên cứu về mặt nội dung cũng như cơ sở lý luận cho đề tài của mình. * Các khoá luận tốt nghiệp - Lê Thị Liên, Khoá luận “Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp việt nam – VCCI”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài này nghiên cứu về cơ sở lý luận tổ chức bộ máy văn phòng, phân 11
tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp việt nam – VCCI. - Trần Thị Linh, Khoá luận “Hoàn thiện mô hình Văn phòng không giấy” tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Trong đề tài tác giả nghiên cứu về mô hình không giấy và xây dựng mô hình. Tuy nhiên trong đề tài này, tác giả chưa đưa ra nhận xét về tính phù hợp đối với văn phòng. - Phạm Thị Tâm, Khoá luận “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Hiện nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề tổ chức bộ máy văn phòng tại cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp với nhiều cách tiếp cận và tiếp cận từ nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên các đề tài nghiên cứu về tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ còn ít và cũng chưa chuyên sâu về phần thực trạng và giải pháp. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Bài khoá luận nghiên cứu về công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Nghiên cứu và phân tích về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cho công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ + Về không gian: Trụ sở Bộ Nội vụ tại số 8 đường Tôn Thất Thuyết, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội + Về thời gian: Các số liệu từ 2011 đến nay bởi vì giai đoạn từ 2011 – 2020 là giai đoạn cải cách hành chính gần đây nhất của Bộ Nội vụ 12
5. Phương pháp nghiên cứu Để có được các tài liệu chính xác, khoa học và thực tiễn thì khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp khảo sát thực tế: Do có cơ hội được trực tiếp tới thực tập hai tháng tại Bộ Nội vụ từ đó tôi được hướng dẫn một số nghiệp vụ văn phòng. Phương pháp quan sát: Trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi tiến hành quan sát cách tổ chức, bố trí tại nơi làm việc cũng như số lượng nhân sự trong văn phòng Bộ Nội vụ. Thông qua đó, hiểu rõ hơn về mô hình hoạt động và cách thức tổ chức sắp xếp của cơ quan. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Bằng việc vận dụng hiệu quả các phương tiện tìm kiếm tài liệu thông dụng hiện nay như internet, thư viện, sách báo, đọc các tài liệu chuyên ngành có liên quan đến văn phòng và công tác tổ chức bộ máy văn phòng trong cơ quan tại một thời gian nhất định. - Phương pháp thu thập và xử lí thông tin: Đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất để hoàn thiện báo cáo khoá luận. Bằng phương pháp này tôi thực hiện thu thập thông tin cần thiết từ các văn bản, tài liệu, các báo cáo hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ qua hàng năm (Từ năm 2011 đến nay). - Phương pháp phân tích và tổng hợp: Dựa vào những tài liệu đã thu thập được về công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ tôi tiến hành phân tích, tổng hợp thông tin, tài liệu qua đó đưa ra các số liệu cụ thể khoa học đánh giá nhận xét khách quan và thu được kết quả của quá trình nghiên cứu. 6. Giả thuyết nghiên cứu Hiện tại Văn phòng Bộ Nội vụ tương đối là hoàn thiện về tổ chức và hoạt động có hiệu quả trong công tác văn phòng nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế về thiết kế văn phòng, giới tính và độ tuổi cán bộ chưa được cân bằng, các thiết bị văn phòng gặp tình trạng xuống cấp… 13
Văn phòng gặp phải những vấn đề đó nguyên nhân có thể xuất phát từ phía khách quan và chủ quan. Tổ chức bộ máy chưa được chú trọng, chưa thể thực hiện hết chức năng, nhiệm vụ của mình. Bản thân cơ quan thực hiện công tác tổ chức nhân sự chưa hợp lý dẫn đến chồng chéo công việc, văn phòng tồn tại nhiều lỗ hổng về tổ chức bộ máy. 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần phụ lục và tài liệu tham khảo thì đề tài nghiên cứu có cấu trúc 3 chương như sau: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG Ở chương này tập trung vào việc giải thích, làm rõ các từ khoá khái niệm có liên quan đến văn phòng nói chung và tổ chức bộ máy văn phòng nói riêng. Nhằm tạo cơ sở lý luận, nền tảng nghiên cứu vấn đề khi áp dụng thực tiễn vào Văn phòng Bộ Nội vụ. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ Ở chương này tập trung vào việc chỉ ra và phân tích thực trạng đang diễn ra tại văn phòng Bộ Nội vụ về việc tổ chức bộ máy văn phòng, từ đó tác giả có cái nhìn tổng quan và phân tích để đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm – nhược điểm khi đi vào hoạt động của bộ máy văn phòng. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ Sau khi chỉ ra thực trang về việc tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ở chương 2 và những cơ sở lí luận tại chương 1, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ. 14
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm văn phòng Ở Việt Nam, từ “Văn phòng” xuất hiện khá sớm trong các văn bản hành chính và được sử dụng phổ biến trong thực tế. Từ năm 1945 và đến nay, trong cơ cấu bộ máy cơ quan nhà nước từ trung ương cho đến địa phương đều có tổ chức văn phòng. Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, là thực thể hiện hữu trong tất cả các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp Trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000) cho rằng: “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của cơ quan. Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quann” Từ góc độ nghiên ccuuws về khoa học tổ chức, trong bài viết năm 2005, PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri cho rằng, có thể xác định cách hiểu từ “Văn phòng” theo hai nghĩa sau: - Văn phòng theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Văn phòng theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Mặc dù các giáo trình tài liệu đều đưa ra những định nghĩa về văn phòng từ nhiều góc độ khác nhau nhưng tựu trung lại có một số điểm chung về văn phòng đã được thừa nhận bao gồm các vấn đề sau: 15
- Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo có chức năng thu thập xử lý cung cấp thông tin, thực hiện các thủ tục hành chính chăm lo các công việc hậu cần của cơ quan. - Văn phòng là trụ sở chính là trung tâm giao dịch của cơ quan tổ chức. 1.1.2. Khái niệm tổ chức Tuy có nhiều quan niệm khác nhau về tổ chức nhưng cơ bản có ba cách hiểu sau đây: Tổ chức (động từ) là một loạt các hoạt động sắp xếp thiết lập phối hợp các yếu tố hoặc bộ phận hoạt động thành một chỉnh thể theo một trật tự hoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra. Tổ chức (danh từ) là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều cá thể hoặc gồm nhiều yếu tố được thiết lập sắp xếp thành một hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung. Ví dụ: các tổ chức đoàn thể, tổ chức phi chính phủ… Tổ chức (tính từ) để chỉ những hoạt động hoặc những thiết chế những hệ thống đã được sắp đặt điều hành theo một trật tự nhất định có tính khoa học và quan hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ: cơ quan là một tập thể có tổ chức, làm việc có tổ chức. 1.1.3. Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng Trên cơ sở hai khái niệm “tổ chức” (theo nghĩa động từ) và “văn phòng” (theo nghĩa rộng) có thể hiểu: Tổ chức bộ máy văn phòng là tư duy và các biện pháp mà nhà quản trị cần áp dụng để thiết lập, sắp xếp, quy định chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận, đơn vị trong bộ máy văn phòng, sao cho bụng mày đó được tổ chức khoa học, hợp lý và hiệu quả Về bản chất, bộ máy văn phòng (theo nghĩa rộng) là một tổ chức có hệ thống gồm nhiều bộ phận được điều phối một cách có ý thức nhằm thực hiện mục tiêu của văn phòng và của tổ chức. Do đó tổ chức bộ máy văn phòng là 16
hoạt động thiết lập hệ thống cấu trúc bao gồm thiết kế xây dựng và vận hành bộ máy văn phòng nhằm đạt được mục tiêu của nhà quản trị Về quy mô, nếu tiếp cận ở góc độ cơ cấu tổ chức chức năng văn phòng được hiểu theo hai nghĩa bộ máy văn phòng (nghĩa rộng) và bộ phận văn phòng (nghĩa hẹp) để đảm nhận những chức năng nhiệm vụ được giao văn phòng dù ở quy mô nào cũng phải được tổ chức theo một cấu trúc nhất định với tên gọi cụ thể và phạm vi chức trách rõ ràng - Xét theo nghĩa rộng: tổ chức bộ máy văn phòng là việc thiết lập hệ thống các đơn vị bộ phận của bộ máy tham mưu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo theo nghĩa này tổ chức bộ máy văn phòng chính là tổ chức bộ máy quản lý của cơ quan hay doanh nghiệp trong cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng thông thường có hai nhóm/khối các đơn vị, bộ phận, gồm: + Khối quản lý chức năng đây là các bộ phận phòng ban có chức năng giúp lãnh đạo tham mưu quản lý các lĩnh vực mà bất cứ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có như hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính, kế hoạch, quản lý cơ sở vật chất, thanh tra. + Khối quản lý chuyên môn bao gồm các bộ phận/ phòng/ ban có chức năng giúp lãnh đạo tham mưu quản lý các lĩnh vực chuyên môn riêng của từng cơ quan, doanh nghiệp. - Xét theo nghĩa hẹp: Tổ chức văn phòng được hiểu là việc thiết lập cấu trúc bên trong của bộ phận văn phòng. Cơ cấu tổ chức của bộ phận này được các cơ quan doanh nghiệp khá tương đồng chỉ khác nhau về số lượng đơn vị tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động của cơ quan. Thông thường cơ cấu tổ chức bộ phận Văn phòng có thể được thiết kế thành các phòng ban nhỏ bên trong hoặc chị phân định thành các tổ chuyên môn để đảm nhận các nhiệm vụ như văn thư lưu trữ, công nghệ thông tin, lễ tân, điện - nước, lái xe, tạp vụ, y tế nội bộ, cải cách hành chính…. 17
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng * Chức năng của bộ máy văn phòng Với vai trò là bộ máy tham mưu giúp việc cho hoạt động lãnh đạo và quản lý điều hành bộ máy văn phòng có ba chức năng chính là đảm bảo thông tin tham mưu và giúp việc Để thực hiện tốt các chức năng trên tất cả các bộ phận thuộc bộ máy văn phòng phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến chức năng nhiệm vụ được giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc cán bộ khác trong hệ thống - Trên cơ sở phân tích tổng hợp thông tin cần phát hiện vấn đề và đề suất với lãnh đạo các phương án cách thức giải quyết - Sau khi lãnh đạo ban hành quyết định quản lý các bộ phận trong bộ máy văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai thực hiện cũng như tổ chức phổ biến hướng dẫn và phân công cho các đơn vị các cá nhân thực hiện các quy định đó * Nhiệm vụ của bộ máy văn phòng Sau khi hoàn thành công việc được giao các bộ phận trong bộ máy văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp, đánh giá kết quả hoàn thành công việc và báo cáo cho lãnh đạo, đồng thời tiếp tục tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp tiếp theo phục vụ hoạt động trong văn phòng. 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng Bộ phận văn phòng cũng có chức năng đảm bảo thông tin tham mưu giúp việc bởi lẽ văn phòng theo định nghĩa này là một bộ phận trong bộ máy văn phòng nhưng chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng có một số điểm khác biệt so với các bộ phận khác trong bộ máy văn phòng cụ thể như sau: * Chức năng của bộ phận văn phòng 18
- Với chức năng đảm bảo thông tin: Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ tổ chức quản lý hệ thống thông tin văn bản của cơ quan phục vụ cho lãnh đạo. Bao gồm thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và những thông tin từ văn bản nội bộ, để thực hiện chức năng này bộ phận văn phòng được giao trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra văn phòng cũng là đau nối tiếp nhận nguồn thông tin trực tiếp qua hệ thống điện thoại chung, qua hoạt động tiếp dân, … Thông qua việc quản lý theo dõi những nguồn thông tin cơ bản này bộ phận văn phòng sẽ bao quát được tình hình hoạt động chung của cơ quan cũng như tiếp nhận những yêu cầu của cấp trên gửi xuống. Từ đó bộ phận văn phòng có thể cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ cho lãnh đạo và các bộ phận chức năng trong bộ máy văn phòng. - Với chức năng tham mưu: Sự khác biệt của bộ phận văn phòng là tham mưu tổng hợp, có nghĩa là việc tham mưu được thực hiện trên cơ sở tổng hợp các nguồn thông tin cơ bản của cơ quan. Để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp bộ phận văn phòng có nhiệm vụ sau đây: tổng hợp và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan hàng ngày, hàng tuần, trong tháng cho lãnh đạo đồng thời đề suất với lãnh đạo những vấn đề đặt ra cũng như thời hạn và yêu cầu cần giải quyết. Chức năng tham mưu của bộ phận văn phòng có phạm vi rộng vì liên quan đến rất nhiều vấn đề nhiều lĩnh vực và là kết quả từ việc tổng hợp các nguồn thông tin từ văn bản đi văn bản đến văn bản nội bộ qua các báo cáo từ cấp dưới gửi lên. * Nhiệm vụ của bộ phận văn phòng - Về đảm bảo điều kiện phương tiện làm việc, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ tổ chức việc bố trí và tổ chức nơi làm việc cho lãnh đạo các cơ quan đơn vị, thiết kế tổ chức cảnh quan và môi trường làm việc mua sắm Bảo dưỡng sửa 19
chữa các thiết bị điều kiện làm việc như bàn ghế máy móc văn phòng phẩm phương tiện đi lại phục vụ công việc văn phòng. - Về duy trì hệ thống thông tin liên lạc, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thiết lập hệ thống thông tin nội bộ thông tin liên lạc qua điện thoại với các cơ quan tổ chức với đối tác khách hàng. - Về kiểm soát thủ tục hành chính, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thường xuyên giúp lãnh đạo rà soát các thủ tục hành chính chung của cơ quan để bãi bỏ những thủ tục không còn phù hợp để suất các thủ tục mới để lãnh đạo ban hành phổ biến thủ tục hành chính cho các đối tượng liên quan kiểm tra việc thực hiện các thủ tục hành chính và báo cáo kết quả để lãnh đạo có biện pháp kịp thời xử lý. - Về thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết bộ phận văn phòng có nhiệm vụ giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện kiểm tra đánh giá, thực hiện các nghi thức lễ tân trong đón tiếp khách trong hội họp và trong các sự kiện quan trọng nghi thức lễ tân trong quan hệ giao tiếp ứng xử của cán bộ nhân viên. 1.3. Vai trò, vị trí của văn phòng 1.3.1. Vai trò của văn phòng Sự xuất hiện và tồn tại của văn phòng cũng như hoạt động và những đóng góp của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức là một thực tế không thể bàn cãi. Văn phòng đóng vai trò là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan. Có thể nói ở vị trí này, văn phòng được coi là “cánh tay phải”, là “bộ não thức hai” của các nhà lãnh đạo Vai trò quan trọng của văn phòng được thể hiện như sau: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lí, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bộ phận văn phòng cần phải đảm nhận trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định, điều hành, quản lý và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng trước khi 20